ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTION

BRIGITE XIMENA VELASQUEZ MOYANO

CARLOS YUSEFFI DURAN MARTINEZ

INSTRUCTOR

CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL SENA

TAOA 2278519 TECNICO EN ASITENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
2021
 TALLER
1. ¿Conoce usted la evolución histórica de la archivística en Colombia y en el mundo?
- La verdad no conocía muy a fondo de esta historia, pero a lo largo de este técnico me
ha entrado curiosidad y he investigado algunas cositas para informarme mejor.
2. ¿Ha escuchado acerca del Sistema Nacional de Archivos, qué es, cómo está conformado y
cuáles son sus funciones?
- Según tengo entendido, este sistema es el que abarca todo lo relacionado con planear
y coordinar la función archivística de la Nación, proteger el patrimonio documental del
país y, sobre todo, ponerlo al servicio de toda la comunidad.
3. ¿Conoce el concepto de estructura orgánico-funcional en una empresa?
- Este concepto es el que define con claridad la variedad de funciones que se llevan a
cabo en las diferentes unidades administrativas de una empresa, apoyando el
cumplimiento del plan estratégico y facilitando la coordinación institucional.
4. ¿Comprende cuál es la función de los manuales de funciones, procesos y procedimientos?
- Tienen varias funciones, pero una de ellas es permitir el cumplimiento de objetivos y
metas, de esta manera, que también contribuyan al mejoramiento y desarrollo de una
empresa.
5. ¿Identifica los principios rectores de la archivística?
- La finalidad de los archivos, la importancia de los archivos y la responsabilidad, son los
principios generales de la archivística.
6. ¿Por qué es importante la organización de los archivos de gestión?
- Es importante porque evita la perdida de documentación y datos, también le facilita la
localización de datos a los trabajadores, entre muchas mas funciones que lo hacen
importante. Para no abarcar tanto, es importante porque todo se puede realizar con
eficiencia y eficacia.
7. ¿Conoce los procesos archivísticos para organizar un archivo de gestión?
- Si, se trata de ocho pasos en específico, los cuales son:
✓ Planeación
✓ Producción
 ✓ Gestión y trámite
✓ Organización
✓ Transferencia
✓ Disposición de documentos
✓ Preservación a largo plazo
✓ Valoración
8. ¿Sabe que instrumentos archivísticos se deben tener en cuenta en este archivo?
- Los instrumentos archivísticos que se deben tener en cuenta para un archivo de gestión
son:
✓ Tablas de retención documental
✓ Cuadros de clasificación documental
✓ Cuadros de clasificación de documentos de apoyo
✓ Plan de transferencia documental
9. ¿Conoce la metodología para el diseño del plan de transferencias documentales primarias
y secundarias?
- Se basa en la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al
histórico. El primario consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión
o de oficina al archivo central; y el secundario, en la remisión de documentos del
archivo central al archivo histórico para su conservación permanente.
10. Realizar una línea de tiempo, donde indique a grandes rasgos los cambios importantes que
han tenido los archivos, desde los inicios hasta la actualidad. NOTA: Esta actividad deberá
subirse en el mismo documento de las preguntas a la plataforma territorium, tenga
presente la ortografía y aspectos relevantes de la gramática, no suministre información
innecesaria.
Línea de tiempo :
Historia del archivo

en Colombia

1781
1826
ORIGEN DE FONDOS FACTICIOS

Fueron creados a lo largo del tiempo así

como a la colección Comuneros de 1781

que se quedó custodiada en la

Biblioteca Nacional . INICIO TRABAJO ARCHIVÍSTICO

POR JOSÉ MANUEL RESTREPO

Primer secretario del Interior de

Colombia y también el primero de sus

historiadores , 25 de marzo del presente

año ya se observaba el principio de

procedencia institucional .

1827
RESPONSABILIZACIÓN DEL CUIDADO

DEL ARCHIVO

Funcionarios públicos fueron

responsabilizados del cuidado de los

1830
LA NUEVA GRANADA HEREDO

archivos que producían . CINCO ARCHIVOS

Clasificación y orden cronológico de los

:
Los cuales fueron Interior y Relaciones
.
documentos Se establece la importancia
, ,
Exteriores Hacienda Guerra y Marina ,
del archivo en Colombia . pero solo se quedaron con tres archivos

generales propios .

1864
ARREGLO DE LOS ACERVOS

El secretario Santiago Peréz fue quien dio

1869
los primeros pasos para el arreglo del NUEVO REGLAMENTO DE ARCHIVO

.
acervo pero fue el 10 de agosto de 1866 ,
Se origino el destino departamento al

que se realizo con el objeto de arreglar y cual los archivistas tenían que organizar

preparar unos inventarios del acervo de los documentos .

esta Secretaría .

1881
1907
CONTRATACIÓN DEL DOCTOR LUIS

MARÍA CUERVO

Para arreglar la sección “

Archivo de la

Colonia” de los Archivos Nacionales que

estaba en completo abandono en uno de

CREACIÓN DEL EMPLEO DE
los salones de Escuela Nacional de

Institutoras . INSPECTOR GENERAL DE LOS

ARCHIVOS

Enrique Álvarez Bonilla asignado al

cargo dejo el tipo de empaste

escogido y el tamaño de los legajos .

 1920
LA ADMINISTRACIÓN DE MARCO

FIDEL SUÁREZ

Que en el artículo 22 de la ley 47,

aprobada en 1920, la creación de la

Mapoteca Colombiana integrada por ,

todos los mapas y cartas geográficas

que existían en el acervo de los Archivos

Nacionales y en otras bibliotecas

1932 29

1938
ORIGEN AL ARTICULO DE LA LEY

40 DEL 30 DE NOVIEMBRE DE 1932

Fue creada debido a que los archivistas

vieron que las primeras notarías de

Bogotá habían acumulado desde el siglo

XVI . TRASLADO DEL ACERVO A LA

BIBLIOTECA NACIONAL

Ya que reposaban en el antiguo

convento de Santo Domingo pero fueron

trasladados por una demolición del

edifico .

1940
1989
REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

EDIFICIO DE LA BIBLIOTECA

NACIONAL

Dos representantes a la Cámara Fabio ,

CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL
Lozano y Lozano y Gustavo Gómez

,
Hernández tramitaron el proyecto de DE LA NACIÓN

ley 140 del 21 de diciembre de 1940 La Ley 80 del 22 de diciembre de 1989

quienes fueron los encargados de esta convirtió el antiguo Archivo Nacional de

labor . Colombia en el Archivo General de la

Nación la cual su nueva función de

promoción de la organización de todos los

,
archivos públicos del país para lo cual

tendría que organizar un Sistema Nacional

de Archivos .

1998
GESTIÓN DEL PROYECTO DE LEY

GENERAL DE ARCHIVOS

La cual comenzó en el Senado La .

2000
LEY GENERAL DE ARCHIVO
ponencia para el primer debate en la
El objetivo de esta ley es establecer las
Cámara de Representantes fue escrita

en mayo de 1999 por los representantes

reglas y principios generales que

regulan la función archivística del

Juan Ignacio Castrillón Roldán y José

Arnoldo Parra Duque la República Estado .

2001
APARICIÓN DE MEDIOS

DIGITALES AL ARCHIVO
2006
ACUERDO 027 DE 2006