Manual de Procedimientos Administrativos Fábrica Ataúdes

Fábrica de Ataúdes América SAC
“Manual de Procedimientos Administrativos - MPA”
Lima, Febrero del 2011

FÁBRICA DE ATAÚDES AMÉRICA SAC
CONTENIDO
1. GENERALIDADES
 Introducción
 Finalidad
 Alcance
2. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:
 Área de Contabilidad y Tesorería:
- Sistema Contable
- Contabilidad
- Tesorería
 Área de Logística:
- Sistema Logístico
- Requerimiento de Materiales e Insumos
- Cotizaciones
- Orden de Compra
- Guía de Internamiento
- Inventario de Existencias
- Registro de Distribución o Entregas
- Registro de Proveedores
 Área de Informática:
- Base de Datos - Sistemas
 Área de Recursos Humanos:
- Control de Asistencia y Puntualidad

- Planilla de Pagos
- Información y Pago de Tributos y Otros
 Área de Marketing
- Publicidad y Relaciones Interinstitucionales

- Contratos
 Área de Ventas y Cobranzas:
- Tarifas y Proformas
- Compromiso de Entregas
- Orden de Trabajo / Entrega
- Sistema de Facturación
- Facturación
Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

- Reporte de Ventas
 Área de Almacenamiento:
- Sistema de Inventario de Productos Terminados

- Control de Inventarios
3. ANEXOS:
 01 - Gráficos de Sistemas y Procesos

 02 - Formatos de Procedimientos
Lima, 03 de Marzo del 2011

GENERALIDADES
INTRODUCCIÓN:
El Manual de Procedimientos Administrativos - MPA, es un instrumento técnico que

tiene como propósito orientar la actividad administrativa que se desarrolla en la Fábrica
de Ataúdes América SAC, estableciendo los pasos que deben ejecutarse para el
procesamiento y control de la documentación e información referida al financiamiento,
abastecimiento y utilización de la mano de obra requerida en el proceso de producción,
así como al sistema de comercialización y cobranzas.
El uso adecuado de este instrumento técnico permitirá, fundamentalmente, optimizar el

sistema administrativo. Su aplicación práctica está sujeta a la responsabilidad con que
cada integrante de la organización desarrolle las actividades que le compete, señaladas
en este Manual, basándose en una lógica interpretación del mismo.
FINALIDAD:
La finalidad del presente Manual de Procedimientos Administrativos - MPA, es

proporcionar información al personal sobre los pasos que debe cumplir al realizar su
trabajo; buscando maximizar su desempeño y obtener mejores resultados, tanto en
calidad como en productividad.
ALCANCE:
El ámbito de aplicación del presente Manual de Procedimientos Administrativos - MPA,

alcanza a toda la organización de la Fábrica, incluyendo al personal que labora en la
misma. Los usuarios del MPA deberán cumplir estrictamente con lo prescrito en éste,
proponiendo, de ser el caso, los ajustes y mejoras que se pudieran introducir; siendo
responsabilidad de los Gerentes de Línea su aplicación y cumplimiento.

ÁREA DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA

SISTEMA CONTABLE
CONCEPTO:
Es el sistema operativo usado para registrar y contabilizar, en forma pormenorizada,

según el Plan Contable, las operaciones de compra y venta, así como para registrar las
cuentas por pagar y por cobrar de la Fábrica y formular los Estados Financieros
(Balances, Estados de Ganancias y Pérdidas, Análisis de Cuentas, etc.).
OBJETIVO:
Integrar y procesar, en forma automática, la información del Área de Contabilidad y

Tesorería y realizar los registros y operaciones contables que corresponden y tener al
día los Estados Financieros.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Contabilidad y Tesorería; sin embargo, el sistema

operativo debe integrar las demás Áreas que se vinculan; coordinando su elaboración y
operatividad con el Área de Informática.
DISPOSICIONES GENERALES:
1. El responsable del Área de Contabilidad y Tesorería debe diseñar el “Sistema

Operativo” que requiere y coordinar con el Área de Informática para su elaboración y
funcionamiento
2. Todas las operaciones contables y de tesorería, tanto de ingresos como de gastos,

que realice la Fábrica deben ser registradas y ejecutadas a través del Sistema
Contable, según su naturaleza
3. Las órdenes de pago de cualquier naturaleza deben ser autorizadas a través del
Sistema Contable. No proceden pagos fuera del Sistema
4. Igualmente, los ingresos que se obtengan por ventas y otros conceptos, deben ser
registradas en el Sistema Contable. El incumplimiento de la presente disposición
constituye grave falta disciplinaria, pasible de destitución

CONTABILIDAD
Normado por el Sistema de Contabilidad, aplicable a la actividad empresarial, según el

Plan Contable vigente. Comprende, básicamente:
 REGISTRO DE COMPRAS
 REGISTRO DE VENTAS
 ESTADOS FINANCIEROS
- Balances
- Estado de Ganancias y Pérdidas
- Análisis de Cuentas
TESORERÍA
Normado por el Sistema de Tesorería, aplicable a la actividad empresarial, según el

Plan de Cuentas vigente. Comprende, básicamente:
 FLUJO DE CAJA
 CUENTAS POR PAGAR
 CUENTAS POR COBRAR
 OPERACIONES EN BANCOS
- Depósitos y Transferencias
- Giro de Cheques

ÁREA DE LOGÍSTICA

SISTEMA LOGÍSTICO
CONCEPTO:
Es el sistema operativo usado para desarrollar e integrar el proceso de compra de los

bienes requeridos por la Fábrica y registrar, en forma detallada, todos los productos que
ingresan y salen del Almacén y el destino y usuario de los mismos.
OBJETIVO:
Registrar y conocer la magnitud de las compras y programar su adquisición, buscando

racionalidad y economía para la Fábrica.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, el sistema operativo debe ser
elaborado en coordinación con el Área de Informática.
1. El responsable del Área de Logística debe diseñar el “Sistema Operativo” que

requiere y coordinar con el Área de Informática su elaboración y funcionamiento
2. Todos los materiales e insumos que requiere la Fábrica deben ser registrados en el
Sistema Logístico, según su naturaleza
3. Toda compra de materiales e insumos que realice la Fábrica y su distribución, se

hará a través del Sistema Logístico. No proceden compras fuera del Sistema

REQUERIMIENTO DE MATERIALES E INSUMOS
CONCEPTO:
Es un Instrumento (Cuadro) en el que se describen todos los materiales e insumos que

se utilizará, durante el año, en la fabricación de los productos, indicando el nombre del
material o insumo y características, la unidad de medida, la cantidad y los precios
(unitario y total) de los mismos. Este cuadro se elabora, de preferencia, al inicio del año.
OBJETIVO:
Concentrar y conocer, en detalle, todos los materiales e insumos que requiere la Fábrica
y programar (fraccionar) la compra de los mismos, a lo largo del año.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete, básicamente, al Área de Logística; sin embargo, para conocer

todas las necesidades de la Fábrica, ésta debe coordinar con las demás Áreas usuarias,
a fin de que proporcionen su requerimiento.
1. El responsable del Área de Logística debe elaborar, en el mes de Enero, el “Cuadro

de Requerimiento de Materiales e Insumos”, para todo el año y solicitar, en forma
mensual, la autorización de compra respectiva acuerdo al requerimiento del usuario
2. Cada responsable de Área, debe informar al Área de Logística, la cantidad y

características o especificaciones de los materiales e insumos que requerirá, para la
programación de compra respectiva

3. El “Cuadro de Requerimiento de Materiales e Insumos”, contendrá, únicamente,

aquellos productos que son de uso común y permanente en la Fábrica, evitando la
compra de productos no utilizables y/o el exceso o desperdicio de los mismos
4. Para los efectos indicados precedentemente, se utilizará el Formato 01
REQUERIMIENTO DE MATERIALES E INSUMOS

(Formato 01)
UNIDAD DE PRECIO EN SOLES

DESCRIPCIÓN CANTIDAD
MEDIDA UNITARIO TOTAL
Pintura 30.00 1,500.00
Cola 15.00 525.00
Tachuelas 3.00 30.00
Masilla 5.00 150.00
Laca 18.00 360.00
Tela seda 10.00 1,500.00
Clavos de 2” 3.00 90.00
COTIZACIONES
CONCEPTO:
Es un Instrumento (Cuadro) en el que se describen, en forma detallada, todos los

materiales e insumos que se requieren comprar, a través del cual se solicita al
proveedor indique el precio de los mismos y las condiciones de compra/venta (tiempo de
entrega, forma de pago, etc.). Este Cuadro se elabora cada vez que se requiere realizar
compras, especialmente si se trata de grandes volúmenes.
OBJETIVO:
Comparar precios y conocer las condiciones de venta que oferta el proveedor (tiempo de
entrega, forma de pago, etc.) a fin de direccionar la compra, según costo/beneficio.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, el Área usuaria puede sugerir
o recomendar aquella que considere conveniente, con base a la calidad y costo de
oportunidad del producto.
1. El responsable del Área de Logística debe elaborar el “Cuadro de Cotizaciones” de

los materiales e insumos que se requieren, de acuerdo a la programación mensual,
con base al Cuadro de Requerimientos del año y remitirlo al proveedor respectivo

2. El proveedor que recibe el Cuadro de Cotizaciones, debe completar la información

requerida en éste (recuadros rojos), indicando los precios, el plazo de entrega y las
condiciones de pago y devolverlo al cotizante. Los precios deben incluir impuestos
3. El responsable del Área de Logística comparará el precio de cada producto cotizado

y decidirá la compra, según las condiciones que más favorezca a la Fábrica. En
algunos casos, por el costo y volumen de compra, no se requiere cotización
CUADRO DE COTIZACIONES
(Formato 02)
Señores:
CORPORACIÓN SANTA MARÍA
Av. El sol 580 – San Juan de Lurigancho
Sírvanse cotizarnos los materiales e insumos siguientes:

UNID CANT PRECIO PLAZO FORMA
PRODUCTO CARACTIRÍSTI
ADDE I UNITA TOTAL DE DE
CAS
MED DAD RI ENTREG PAGO
A
Masilla blanca Bl 30 25.00 750.00 Inmediato Cash
Grapas de cobre 0.25 x 0.75 x 1.00 Kg 25 15.00 375.00 05 días 30 días
TOTAL 1,125. (Llenado por el

00 proveedor)
ÓRDEN DE COMPRA
CONCEPTO:
Es un Instrumento en el que se detallan todos los materiales e insumos que se van

comprar, indicando el nombre y características, unidad de medida, cantidad y precios de
los mismos. Esta Órden se emite cada vez que se compra un producto requerido por la
Fábrica, cumpliendo previamente con el proceso de cotización respectivo.
OBJETIVO:
Ordenar al proveedor la compra/venta de los materiales e insumos requeridos por la

Fábrica, con base a los Cuadros de Requerimientos y de Cotizaciones.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, la Gerencia General puede

negociar las condiciones que más convenga a la Fábrica, según ofertas del proveedor.
1. El responsable del Área de Logística debe elaborar la Órden de Compra de los

materiales e insumos que requiere comprar la Fábrica, con base al Cuadro de
Cotizaciones presentado por el proveedor favorecido

2. El proveedor debe atender la Órden de Compra en el plazo indicado, entregando los

productos solicitados en ésta y adjuntar la Guía de Remisión y la Factura respectiva.
Los productos de bajo costo y en menor escala no requieren de Orden de Compra
3. Previo a la compra de cualquier producto debe verificarse la existencia física

suficiente de éste en el Inventario de Existencias en Almacén. Por ningún motivo
procederán compras de productos existentes en el Almacén
4. Los productos próximos a agotarse deben ser repuestos de inmediato, tratando de

mantener un stock mínimo aconsejable, para casos de urgencias o imprevistos
ÓRDEN DE COMPRA
(Formato 03)
Señores:
Sírvanse remitirnos, en calidad de compra/venta, los materiales e insumos siguientes:

PRECIO
PRODUCTO CARACTERÍSTICAS CANTID
UNITAR TOTAL
AD
IO
1. Masilla blanca 30 25.00 750.00
2. Grapas de cobre 0.25 x 0.75 x 1.00 25 15.00 375.00
3.
4.
TOTAL 1,125.00
GUÍA DE INTERNAMIENTO
CONCEPTO:
Es un Instrumento en el que se describen, en forma detallada, todos los materiales e

insumos que, en atención a la Órden de Compra, hace entrega el proveedor, los cuales
deben ingresar al Almacén debidamente revisados y/o chequeados; indicando la
cantidad y las características de los mismos. Esta Guía se elabora cada vez que ingresa
al Almacén un producto nuevo comprado por la Fábrica.
OBJETIVO:
Asegurar el ingreso al Almacén del material o insumo comprado por la Fábrica y su

registro en el inventario respectivo; garantizando el stock mínimo de existencias.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Logística.

1. El responsable del Área de Logística debe elaborar la “Guía de Internamiento” de los

materiales e insumos que ingresan al Almacén, con base a la Guía de Remisión
entregada por el proveedor
2. Cada producto que ingresa al Almacén debe ser registrado e inventariado, según
detalle y características del mismo, a fin de hacerle el seguimiento respectivo
3. Debe recibirse sólo la mercadería indicada en la Orden de Compra y controlar que la

cantidad entregada no supere la solicitada en la misma
4. Este Instrumento puede obviarse si se cuenta con un Sistema de Inventario, en que

se descarga directamente los ingresos y salidas de los materiales e insumos
GUÍA DE INTERNAMIENTO
(Formato 04)
UNID DE
CÓDIGO PRODUCTO CARACTERÍSTICAS CANTIDA
MEDIDA
D
00154937 Pintura Tekno blanco Tr 50
2.
3.
4.
5.
INVENTARIO DE EXISTENCIAS EN ALMACÉN
CONCEPTO:

insumos que han ingresado al Almacén y aún continúan en éste, indicando las
características y cantidad de los mismos. Este Inventario se actualiza cada vez que
ingresa o sale del almacén un producto de propiedad de la Fábrica.
OBJETIVO:
Conocer las existencias en Almacén y asegurar el abastecimiento de materiales e

insumos y la entrega oportuna al usuario y controlar el uso racional de los mismos,
evitando compras indebidas o desproporcionadas.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Logística.

1. El responsable del Área de Logística debe elaborar y llevar al día el “Inventario de

Existencias en Almacén” de los materiales e insumos que ingresan y salen, con
base a la Guía de Remisión y al Registro de Distribución emitidos oportunamente
2. El Inventario de Existencias en Almacén contiene la información detallada de todos

los materiales e insumos existentes físicamente en éste, como: código, nombre del
producto, características, marca, modelo, unidad de médica, cantidad, etc.
3. Cada producto que ingresa o sale del Almacén debe ser registrado e inventariado,
según detalle y características del mismo; incrementando o disminuyendo el stock
respectivo, según corresponde.
4. El Inventario de Existencias en Almacén implica, además, el recuento periódico y

minucioso de todas las existencias física de mercaderías o materiales y la
recuperación de aquellos que no registren salida conforme a lo establecido
INVENTARIO DE EXISTENCIAS EN ALMACÉN

(Formato 05)
CÓDIGO PRODUCTO CARACTERÍSTI MARC MODE UNID CANTIDA

CAS A LO MED D
1.
2.
3.
4.
5.
REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN O ENTREGAS
CONCEPTO:

insumos que se entregan o distribuyen a los usuarios o solicitantes de la Fábrica,
indicando el nombre, las características y la cantidad de los mismos. Este Registro se
actualiza cada vez que se entrega o sale del Almacén un producto inventariado.
OBJETIVO:
Controlar la entrega del material o insumo al usuario y hacerle el seguimiento, a fin de

asegurar su empleo en el propósito para el que fue entregado. Implica, así mismo, el
control del rendimiento respecto de la cantidad de piezas que dicho material produce.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, el control del rendimiento del
material o insumo, está a cargo del Jefe directo del trabajador que lo utiliza.

1. El responsable del Área de Logística debe elaborar el “Registro de Distribución o

Entregas” de los materiales e insumos que hace entrega, con base al Inventario de
Existencias en Almacén y hacer el descargo o rebaja respectiva, en forma inmediata
2. Cada producto que sale del Almacén debe registrarse previamente, indicando el
código y nombre del producto, sus características, cantidad, fecha y usuario a quien
se entrega, debiendo éste firmar un cargo de recepción
REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN O ENTREGAS

(Formato 06)
CÓDIGO PRODUCTO CARACTERÍSTI CANTID FECH USUARIO FIRMA

CAS AD A
1.
2.
3.
4.
5.
REGISTRO DE PROVEEDORES
CONCEPTO:
Es un Instrumento en el que se registra a proveedores de los productos que requiere la

Fábrica, por tipo de producto o servicio que proveen, indicando las características,
marcas, precios referenciales, tiempo de entrega, etc. Este Registro se actualiza cada
vez que haya variación en los datos o se produzca alguna alta o baja de proveedores.
OBJETIVO:
Contar con un registro o listado de empresas proveedoras de los diferentes productos

que requiere la Fábrica; incorporándolos, al mismo tiempo, como “socios estratégicos”
para facilitar la relación comercial entre las partes.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, el Área usuaria puede sugerir
o recomendar a aquel que considere conveniente, con base a la calidad del producto.

1. El responsable del Área de Logística debe elaborar y actualizar constantemente, el

“Registro de Proveedores”, con base a los distintos productos y/o servicios que
utiliza o requiere la Fábrica
2. El Registro de Proveedores contendrá el nombre o razón social y dirección de la

empresa, el producto que vende, el precio referencial (si fuera el caso), la capacidad
y tiempo de atención (inmediata o diferida en días) y la forma de pago y descuentos
que aceptaría
3. El Registro de Proveedores implica que cada proveedor está obligado a cotizar los
productos requeridos por la Fábrica, cuando ésta le solicite
4. Los proveedores que no aceptan cotizar o que incumplan las condiciones de

compra/venta acordadas, serán retirados del Registro, sin aviso previo y no vueltos
a invitar a los procesos de compras que convoque la Fábrica
REGISTRO DE PROVEEDORES
(Formato 07)
NOMBRE O PRODUCTO PRECIO TIEMPO

DIRECCIÓN FORMA DE
RAZÓN QUE VENDE REFERENC DE
PAGO
SOCIAL IAL ATENCIÓN
Antonia EIRL Av. Grau 105 – La Cola blanca S/. 10.00 Inmediato Cash
Victoria Kg
Pinturas Av. Iquitos 345 – Pinturas en S/. 50.00 Gl 15 días Crédito 30 días
Vencedor Surquillo general
Maderera Jr. Moquegua 729 - Maderas S/. 8.00 p” 30 días Contraentrega
Gutiérrez Breña

ÁREA DE INFORMÁTICA
BASE DE DATOS - SISTEMAS
CONCEPTO:
Es el conjunto de información técnica clasificada (datos) producida por la Fábrica en el

desarrollo de sus actividades productivas, que se deposita en una base (servidor) para
ser procesada y usada en la gestión y toma de decisiones.
OBJETIVO:
Almacenar información técnica clasificada para desarrollar los sistemas de gestión de la

Fábrica y orientar y/o sustentar la toma de decisiones.
APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Informática; sin embargo, todas las demás Áreas
están obligadas a alimentar la Base de Datos (Data) con la información que producen.
1. El responsable del Área de Informática debe desarrollar la “Base de Datos” y los

“Sistemas Operativos” que requiera la Fábrica aplicables al proceso de producción,
así como a los sistemas contable, logístico, ventas, facturación, inventarios y otros
2. Todos los sistemas funcionan en forma integrada, utilizando la misma información

respecto del proceso que desarrolla cada Área
3. Cada Área procesa su propia información y alimenta constantemente la Base de

Datos, según el sistema operativo que le corresponde

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD
CONCEPTO:
Es el conjunto de actividades que se desarrollan para ejercer un control sobre el

comportamiento del personal respecto de su asistencia y puntualidad al centro de
trabajo, así como la permanencia en el mismo, dentro de la jornada y horario de trabajo;
en respaldo de la planilla de sueldos.
OBJETIVO:
Controlar que el personal cumpla con asistir diaria y puntualmente a su centro de trabajo
y asegurar el desarrollo de las labores y la producción diaria.
APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Recursos Humanos; sin embargo, dentro de la

jornada, horario y Área de trabajo, el control compete al Jefe directo del trabajador.
1. El responsable del Área de Recurso Humanos debe implementar el “Sistemas de

Control de Asistencia y Puntualidad” que aseguren la asistencia de los trabajadores
al centro laboral y la permanencia dentro del mismo
2. Todos los trabajadores de la Fábrica están obligados a asistir diaria y puntualmente

a su centro de trabajo y permanecer en éste, dentro de la jornada y horario
establecido
3. El trabajador deberá registrar su asistencia al centro de trabajo, antes de vencerse

la hora de ingreso y luego de cumplida la de salida del mismo
4. El registro de asistencia, puntualidad y permanencia es el sustento técnico de la

planilla de remuneraciones; por tanto, no está permitido pagar sueldos por días no
laborados y/o justificados conforme a las normas vigentes
5. El sistema de control lo establece la Fábrica, acorde a la política de personal que

implemente en su condición de empleador
PLANILLA DE PAGOS
CONCEPTO:
Es un instrumento en el que se detallan las personas que laboran en la Fábrica,

especificando los datos establecidos por la autoridad administrativa del Ministerio de
Trabajo y cumpliendo las características señaladas por la SUNAT.
OBJETIVO:
Cumplir las normas legales y tributarias que rigen la actividad laboral respecto del pago
de remuneraciones a los trabajadores de la Fábrica.
APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Recursos Humanos; sin embargo, el dinero para

cubrir los montos de la planilla debe ser habilitado por el Área de Tesorería.
1. El responsable del Área de Recurso Humanos debe elaborar, en forma mensual, la

planilla de remuneraciones de los trabajadores de la Fábrica, siguiendo los
parámetros establecidos para el efecto
2. La planilla de remuneraciones contiene todos los conceptos de pago que deben

efectuarse en el mes al trabajador, así como los descuentos y/o retenciones que
corresponden, de acuerdo a Ley o Reglamento Interno de Trabajo de la Fábrica
3. La planilla de pagos se sustenta en el registro de asistencia, puntualidad y

permanencia del trabajador producido en el mes; por tanto, los días no asistidos o
no justificados no son pagados
INFORMACIÓN Y PAGO DE TRIBUTOS Y OTROS
CONCEPTO:
Es el conjunto de información clasificada que se remite a distintas entidades respecto de

las retenciones y obligaciones de pago que corresponde realizar por tributos o aportes
tanto al trabajador como a la Fábrica en su condición de empleador.
OBJETIVO:
Cumplir las normas legales y tributarias que rigen la actividad laboral respecto del pago
de tributos y aportaciones derivados de la actividad laboral de la Fábrica.
APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Recursos Humanos; sin embargo, el dinero para

cubrir los montos de los tributos y aportes debe ser habilitado por el Área de Tesorería.
1. El responsable del Área de Recurso Humanos, al momento de elaborar la planilla de

pagos, debe efectuar la retención de los tributos y aportes de Ley, así como los
descuentos que corresponden por inasistencias y/o autorizados por el trabajador
2. Los tributos y aportes obligatorios son:
A CARGO DEL EMPLEADOR:
 Aportes a EsSalud: 9%
 Depósito de la CTS (medio sueldo en Mayo y medio sueldo en Noviembre, en el
Banco que indique el trabajador)
A CARGO DEL TRABAJADOR:
 Impuesto a la renta por quinta categoría (a la SUNAT)

 Aportes al sistema pensionario: Promedio 13% (AFP u ONP)
 Otros aportes o descuentos autorizados
3. Tanto la información como el pago relativo a estos conceptos se remite y efectúa,

dentro del plazo establecido, a la entidad correspondiente. El incumplimiento genera
pagos de multas y sanciones, por lo que debe tenerse mucho cuidado

ÁREA DE MARKETING
PUBLICIDAD Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
CONCEPTO:
Es el conjunto de acciones y eventos orientados a promocionar la venta y/o colocación,

en gran escala, de los productos en el mercado de consumo.
OBJETIVO:
Promocionar y lograr la venta de los productos de la Fábrica, buscando abarcar un

amplio margen del mercado local y nacional, con proyección al internacional.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Marketing.

1. El responsable del Área de Marketing debe elaborar un “Programa de Publicidad y

Relaciones Interinstitucionales” que considere eventos de difusión y promoción de
los productos, a gran escala
2. La publicidad estará orientada a hacer comprender a la población la irrenunciable

necesidad de contar, en su momento, con un producto de innegable utilización
3. Las relaciones con instituciones se orienta a entidades que cuentan con gran
cantidad de trabajadores o que incorporen personas con fines de servicios sociales;
llámense afiliados, asociados, asegurados, etc.
4. Los eventos podrán considerar reuniones individuales o en conjunto, así como

exposición de los productos y ofertas especiales, previamente concertadas, en los
que se distribuirán folletos y otros elementos relativos a los productos que atraigan
la atención e interés de los asistentes
CONTRATOS
CONCEPTO:
Es un instrumento que suscriben las partes para comprometer la compra/venta de

productos luego de una negociación previa, en la que se establecen las condiciones
comerciales que se cumplirán al respecto.
OBJETIVO:
Concretar la compra/venta de los productos requeridos por el cliente; comprometiendo la

entrega y pago de los mismos en precios, plazos y fechas definidas.
APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Marketing.
1. El responsable del Área de Marketing debe concretar la firma de contratos de

compra/venta de productos, coordinando para ello con el Área de Ventas en cuanto
al costo y disponibilidad, el que incluirá un cronograma de entregas
2. El contrato de compra/venta suscrito debe remitirse al Área de Ventas y Cobranzas

para su atención y facturación, así como para la entrega respectiva, según el
cronograma establecido en dicho contrato
3. Las condiciones del contrato, en la medida de lo posible, no deben ser tan rígidas;
asegurando, básicamente, la entrega y pago oportuno de los productos vendidos

ÁREA DE VENTAS Y COBRANZAS
TARIFAS Y PROFORMAS
CONCEPTO:
Tarifas, son los precios de los productos que comercializa la Fábrica, fijados en función
al costo de producción más el costo de venta, con un margen que permita negociar.
Proformas, son las cotizaciones o presupuestos que proporciona la Fábrica a sus

clientes con fines de venta de sus productos que, en algunos casos, incluyen cierto
porcentaje de descuento, cuando la venta es a gran escala (al por mayor).
OBJETIVO:
Tener tarifas competitivas que permitan lograr grandes volúmenes de venta y negociar
en forma adecuada y ventajosa con clientes reales y potenciales.

APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, en la negociación

también puede intervenir el Área de Marketing.
1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe fijar las tarifas de los
productos que comercializa la Fábrica, con un margen que permita negociar y, en su
momento, darlas a conocer a clientes potenciales, a través de proformas
2. Las proformas pueden ser enviadas a: Entidades y empresas públicas y privadas,

clientes corporativos actuales (Policía Nacional, Ejército Peruano, Cafaes, Fopasef,
etc.), agencias funerarias particulares a nivel nacional, clientes particulares
atendidos con anterioridad, clientes potenciales y público en general
3. La Gerencia General, a propuesta de la Gerencia de Comercialización, aprobará la

política de descuentos aplicable a ventas masivas, sin afectar el costo de producción
PROFORMA
(Formato 08)
Señores:
En atención a su grata solicitud, le cotizamos los productos siguientes:
PRECIO PLAZO FORMA

PRODUC MODEL TIPO COLOR TONO CANTI UNITAR TOTAL DE DE
TO O D ENTRE PAGO
GA
Ataúd Príncipe Madera Natural Cedro 500 1,200.0 600,000 15 días Contado
0 .00
Ataúd Imperial Metal Entero Natur 200 800.00 160,000 5 días Contado
al .00
TOTA 700 760,00

L 0.00
COMPROMISO DE ENTREGAS
CONCEPTO:
Es un instrumento en el que se detallan los compromisos adquiridos con los clientes en

cuanto a la entrega de los productos, según contrato o pedido, que permite controlar lo
entregado y los saldos pendientes, así como las fechas de las próximas entregas.
OBJETIVO:

Controlar las entregas a los clientes en aplicación de los contratos o pedidos y prever la
producción oportuna para cubrir/cumplir los compromisos al vencimiento de los mismos.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, para una mejor
aplicación, debe coordinar con el Área de Producción.
1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe elaborar el Compromiso de

Entregas y hacer el seguimiento respectivo, el cual considerará:
 Nombre del cliente

 Nº y fecha del Contrato o Pedido
 Cantidad
 Modelo
 Tipo
 Color
 Tono
 Cantidad entregada
 Saldo pendiente
 Fecha de la próxima entrega
2. Las entregas se realizarán en función a las condiciones y fechas que figuran en el

contrato o pedido de compra/venta; debiendo establecerse un cronograma que
permita cumplir con dichos compromisos
COMPROMISO DE ENTREGAS
(Formato 09)
CONTRATO/PE CAN MODE ENTR PROXIM

CLIENT TIPO COLOR TONO SALD
DIDO TI LO E A
E O
Nº FECHA DAD GADO ENTREG
A
PNP 2547 22.02.1 1,50 Príncip Mader Entero Arena 1,300 200 30.03.11
0 0 e a
500 Imperi Metal Marmol Caoba 280 220 05.04.11
al ead
EP 1836 17.03.1 700 Fígaro Mader Natural Cedro 350 350 10.04.11
0 F a
300 Marqu Metal Laquead Brillos 120 180 15.04.11
ez o o
ORDEN DE TRABAJO / ENTREGA
CONCEPTO:

Es un instrumento en el que se detallan los datos del cliente, según contrato o pedido de
compra/venta, para ordenar al Área de Producción - Acabados la preparación del
producto solicitado, siempre que en el Almacén no se cuente con stock suficiente.
OBJETIVO:
Ordenar el acabado o preparación inmediata de productos próximos a entregarse o

atender pedidos urgentes.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, el Área de

Producción - Acabados, debe proceder de inmediato a culminar y entregar el producto.
1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe elaborar la “Orden de Trabajo”

indicando la fecha de entrega, modelo, cantidad, tipo, color y tono del producto
solicitado y remitirlo al Área de Producción - Acabados para su atención inmediata
2. Las Órdenes de Trabajo deben ser atendidas por el Área de Producción - Acabados
en el más breve tiempo posible; debiéndose facilitar y/o apoyar dicha labor
ÓREDEN DE TRABAJO / ENTREGA

(Formato 10)
CLIENTE : Policía Nacional del Perú

REFERENCIA : Contrato Nº … / Pedido Nº … / Factura Nº …
CANTIDAD TOTAL : 165 Ataúdes
FECHA DE ENTREGA : 30 de Marzo del 2011
LUGAR DE ENTREGA : Av. Brasil Nº 2745 - Magdalena – Lima
MODELO CANTIDAD TIPO COLOR TONO
SISTEMA DE FACTURACIÓN
CONCEPTO:

Es el sistema operativo usado para procesar la facturación de la Fábrica, registrando

detalladamente, todas las ventas y cobranzas realizadas. Este sistema permite llevar un
control estricto del movimiento económico de la Fábrica, en cuanto a sus ingresos y
ordena el proceso de emisión de los Comprobantes de Pago.
OBJETIVO:
Registrar y procesar la facturación de la Fábrica y controlar los ingresos generados por

la actividad empresarial que desarrolla.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, el sistema

operativo debe ser coordinado y elaborado por el Área de Informática.
1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe diseñar el “Sistema Operativo”

que requiere y coordinar con el Área de Informática para su elaboración
2. Todos los Comprobantes de Pago deben registrarse y emitirse a través del Sistema
de Facturación
3. El Sistema de Facturación se sustenta en las ventas realizadas y se integra con el

Sistema Contable y procesa automáticamente las operaciones de registro, emisión y
control que corresponden
FACTURACIÓN
CONCEPTO:

Es el proceso de emisión del comprobante de pago y el requerimiento al cliente para su

cancelación respectiva, conforme a lo normado por la SUNAT, que contiene la relación
detallada de los productos vendidos, según contrato o pedido de compra/venta.
OBJETIVO:
Cobrar el valor de los productos vendidos y registrar los ingresos obtenidos por la
Fábrica, cumpliendo con la normatividad vigente al respecto.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, el Área de

Contabilidad y Tesorería debe efectuar los registros contables que corresponden.
1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe elaborar el “Comprobante de

Pago” respectivo y entregarlo al cliente para su cancelación, en la fecha acordada
2. Conforme a las normas vigentes, el Comprobante de Pago puede ser: Factura,

Boleta de Venta o Recibo, según corresponda
3. El Comprobante de Pago (Factura o Boleta de Venta) se elabora atendiendo la

órden de compra o pedido del cliente, el cual debe adjuntarse a dicho comprobante,
como sustento del mismo
4. Ninguna Factura o Boleta de Venta será cancelada (firmada y sellada como tal) sin
antes haber recabado o hecho efectivo el cobro del monto que en ésta se indica
5. Todo Comprobante de Pago será registrado y archivado en el Área de Contabilidad

y Tesorería, siguiendo el orden cronológico de su emisión
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN
REPORTE DE VENTAS
CONCEPTO:

Es un instrumento en el que se detallan las ventas realizadas a una determinada fecha,

para conocer el nivel de producción y contrastarlo con los ingresos obtenidos;
permitiendo a la gestión realizar los reajustes necesarios.
OBJETIVO:
Conocer el nivel de producción y ventas a una determinada fecha y realizar los ajustes a
la gestión, que resulten necesarios.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, los resultados

deben ser conocidos por las Gerencias de Línea para la acción correspondiente.
1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe elaborar el Reporte de

Ventas, indicando el documento que originó la venta (contrato, pedido, etc), modelo,
tipo, cantidad, cliente, fecha de entrega y estado del producto que se entrega
2. El Reporte de Ventas es una información elemental para la evaluación de la gestión

y para la toma de decisiones respecto de la producción de la Fábrica. Debe emitirse
con periodicidad mensual
REPORTE DE VENTAS
(Formato 11)
DOCUMENTO DE FECHA DE
MODELO CANTIDAD CLIENTE ESTADO
VENTA ENTREGA
OC = Órden de Compra
FC = Factura
BV = Boleta de Venta

ÁREA DE ALMACENAMIENTO
SISTEMA DE INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS
CONCEPTO:

Es el sistema operativo usado para inventariar los productos terminados de la Fábrica,

asignándoseles un código a fin de conocer con exactitud el stock existente, lo que
permitirá programar la producción, en función a los requerimientos de los clientes.
OBJETIVO:
Conocer el stock de productos terminados que se encuentran listos para su venta y

programar la producción de la Fábrica.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Almacenamiento; sin embargo, el sistema operativo

debe ser coordinado y elaborado por el Área de Informática.
1. El responsable del Área de Almacenamiento debe diseñar el Sistema Operativo que

requiere y coordinar con el Área de Informática para su elaboración
2. Todos los productos terminados deben codificarse e inventariarse, indicando código,

producto, modelo, tipo, color, tono, cantidad y estado
3. El Sistema de Inventario de Productos Terminados se sustenta en los resultados de

producción y se relaciona con el Sistema de Facturación por efectos de las ventas y
entregas al cliente
INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS

(Formato 12)
CÓDIGO PRODUCT MODELO TIPO COLOR TONO CANTID ESTADO
O AD
1.
2.
3.
CONTROL DE INVENTARIOS
CONCEPTO:

Es un instrumento que sirve para controlar el estado y ubicación de los productos

terminados, en cuanto y en tanto éstos se encuentren en proceso de acabado;
controlando, al mismo tiempo, la fecha en que ingresaron al proceso siguiente.
OBJETIVO:
Conocer en qué estado, dónde se encuentran y cuándo ingresaron los productos

terminados y cuánto tiempo demora en el proceso de acabado.
APLICACIÓN:
Su aplicación compete al Área de Almacenamiento; sin embargo, la información debe

ser proporcionada por el Área donde se encuentra el producto.
1. El responsable del Área de Almacenamiento debe realizar el Control de Inventarios

en cuanto y en tanto el producto terminado se encuentre en proceso de acabado;
determinando los tiempos de demora en el Área de destino
2. Semanalmente el área de Almacenamiento debe realizar el control de inventarios,

recabando información de las Áreas donde se encuentre el producto terminado
3. Salvo imprevistos, en ningún caso el producto terminado debe permanecer por más
de tres (03) días en el Área de destino; debiendo informar a la Gerencia respectiva
los retrasos que se produzcan, a fin de dar solución a los impases
4. Los productos que se encuentran en almacenamiento deben ser considerados en el

Inventario de Productos Terminados y reportados a las Áreas de Marketing y de
Ventas para las acciones de su competencia
CONTROL DE INVENTARIOS
(Formato 13)
Al …… de ….……………. del 2011
MODELO CANTIDAD UBICACIÓN

FECHA DE INGRESO
Depósito Temporal 21.02.2011
Sala de Pulido 08.02.2011
Sala de Pintado 27.01.2011
Sala de Tapizado 10.01.2011
Almacenamiento 17.02.2011
Sala de Exhibición 15.01.2011

ANEXO 01
Gráficos de Sistemas y Procesos

ANEXO 02
Formatos de Procedimientos

Manual de Procedimientos Administrativos Fábrica Ataúdes

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Procedimientos Administrativos Fábrica Ataúdes

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Fábrica de Ataúdes América SAC

“Manual de Procedimientos Administrativos - MPA”

Lima, Febrero del 2011

 Área de Contabilidad y Tesorería:

- Base de Datos - Sistemas

 Área de Recursos Humanos:

- Control de Asistencia y Puntualidad

- Publicidad y Relaciones Interinstitucionales

 Área de Ventas y Cobranzas:

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

- Sistema de Inventario de Productos Terminados

 01 - Gráficos de Sistemas y Procesos

Lima, 03 de Marzo del 2011

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

El Manual de Procedimientos Administrativos - MPA, es un instrumento técnico que

El uso adecuado de este instrumento técnico permitirá, fundamentalmente, optimizar el

La finalidad del presente Manual de Procedimientos Administrativos - MPA, es

El ámbito de aplicación del presente Manual de Procedimientos Administrativos - MPA,

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

ÁREA DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

Es el sistema operativo usado para registrar y contabilizar, en forma pormenorizada,

Integrar y procesar, en forma automática, la información del Área de Contabilidad y

Su aplicación compete al Área de Contabilidad y Tesorería; sin embargo, el sistema

1. El responsable del Área de Contabilidad y Tesorería debe diseñar el “Sistema

2. Todas las operaciones contables y de tesorería, tanto de ingresos como de gastos,

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

Normado por el Sistema de Contabilidad, aplicable a la actividad empresarial, según el

Normado por el Sistema de Tesorería, aplicable a la actividad empresarial, según el

 CUENTAS POR PAGAR

 CUENTAS POR COBRAR

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

Es el sistema operativo usado para desarrollar e integrar el proceso de compra de los

Registrar y conocer la magnitud de las compras y programar su adquisición, buscando

1. El responsable del Área de Logística debe diseñar el “Sistema Operativo” que

3. Toda compra de materiales e insumos que realice la Fábrica y su distribución, se

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

REQUERIMIENTO DE MATERIALES E INSUMOS

Es un Instrumento (Cuadro) en el que se describen todos los materiales e insumos que

Su aplicación compete, básicamente, al Área de Logística; sin embargo, para conocer

1. El responsable del Área de Logística debe elaborar, en el mes de Enero, el “Cuadro

2. Cada responsable de Área, debe informar al Área de Logística, la cantidad y

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

3. El “Cuadro de Requerimiento de Materiales e Insumos”, contendrá, únicamente,

4. Para los efectos indicados precedentemente, se utilizará el Formato 01

REQUERIMIENTO DE MATERIALES E INSUMOS

UNIDAD DE PRECIO EN SOLES

Es un Instrumento (Cuadro) en el que se describen, en forma detallada, todos los

1. El responsable del Área de Logística debe elaborar el “Cuadro de Cotizaciones” de

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

2. El proveedor que recibe el Cuadro de Cotizaciones, debe completar la información

3. El responsable del Área de Logística comparará el precio de cada producto cotizado

4. Para los efectos indicados precedentemente, se utilizará el Formato 02

Sírvanse cotizarnos los materiales e insumos siguientes:

TOTAL 1,125. (Llenado por el

Es un Instrumento en el que se detallan todos los materiales e insumos que se van

Ordenar al proveedor la compra/venta de los materiales e insumos requeridos por la

Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, la Gerencia General puede

1. El responsable del Área de Logística debe elaborar la Órden de Compra de los

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA

2. El proveedor debe atender la Órden de Compra en el plazo indicado, entregando los