Actividad 1: AP01-AA1-EV01.

Identificación de la
necesidad de sistemas de información

Aprendiz

KAREN ANDREA GAVIRIA OSPINA

FICHA:2348679

INSTRUCTOR

Belkis Güell Muñoz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (Sena)

CENTRO NACIONAL COLOMBO ALEMAN – REGIONAL ATLANTICO
TECNÓLOGO EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

✓General

✓Específicos

ALCANCE Y DELIMITACIÓN

✓Alcance

✓Delimitación

HIPÓTESIS

MARCO JURÍDICO Y LEGAL

✓Identificación de la Entidad

✓Función

✓Misión

✓Visión

✓Organización (árbol estructural organización jerárquica)

DISEÑO METODOLÓGICO
PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO
TABULACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

BIBLIOGRAFIA - WEBGRAFIA
 INTRODUCCIÓN

Este trabajo de investigación formativa se realiza con el propósito de encontrar las respuestas

lógicas y objetivas, que permitan identificar si existe la necesidad de la implementación de un

sistema de información para llevar de forma más ordenada y automatizada el registro de la

compra de insumos y el precio de venta al Público de los productos del establecimiento en

los intervalos deseados por el establecimiento por medio de un inventario del negocio de “MOTOR
AGRO”

Para llevar a cabo este proyecto se aplicarán los conocimientos proporcionados por el Sena

a través del material de formación correspondiente a la guía 1, es decir, Técnicas de

Recolección de Datos además de las recomendaciones y documento guía suministrado por

el Instructor Líder Técnico: BELKIS MILENA GUELL.

Con el fin de obtener la necesidad o problema que se requiere solucionar como proyecto

formativo de Sistemas de Información. Se realizó el diseño metodológico, construcción del

instrumento para la recolección de datos como lo es la encuesta, y el desarrollo de la

aplicación de las técnicas apropiadas de recolección de datos por medio de 3 entrevistas.

Luego, se procedió a tabular y analizar los resultados de las respuestas de las encuestas a

las 3 (tres) personas seleccionadas como muestra de la población establecida previamente y

que a su vez laboran en el establecimiento de comidas rápidas. Por último, se presentan los

resultados estadísticos para el control y la toma de decisiones, en la necesidad de

implementar un sistema de información, en este caso, un inventario, para llevar a cabo la

automatización del registro del precio de compra de los insumos y el precio de venta al público

de los productos del menú, permitiendo tener al adquisidor del software disponer de los datos

de forma ordenada, en los intervalos deseados para hacer consultar y en caso de requerirlo

disponer de herramientas como gráficos y reportes para que sus futuras decisiones entorno
al establecimiento tengan mayor fundamento al disponer de más recursos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Utilizar los métodos, técnicas e instrumentos necesarios para la recolección de datos,

permitiendo la identificación de la necesidad de un sistema de información, para facilitar el

registro y control de los insumos comprados y el precio de venta al público de los repuestos de
maquinaria agrícola del establecimiento por medio de un inventario.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

✓Identificar la empresa y sus necesidades.

✓Determinar el planteamiento metodológico para la investigación.

✓Diseñar el instrumento con las respectivas preguntas para la recolección de datos.

✓Aplicar las técnicas para la recolección de datos a través de la realización de 3 entrevistas.

✓Tabular y analizar las encuestas realizadas para conocer mediante reportes estadísticos,

las necesidades de la implementación del sistema de información.

ALCANCE Y DELIMITACIÓN
Se describen los procesos que contienen los objetivos:

✓Identificar el ámbito empresarial: Este hace referencia a los factores externos de la

empresa que influye en esta y condicionan su actividad, lo cual limita el campo de actuación

de la empresa (Ver marco jurídico y legal)

✓Determinar el planteamiento metodológico para la investigación: Este planteamiento

metodológico será basado en la investigación cuantitativa cuyo fin está basado estrictamente

en el paradigma explicativo. Utilizando información cuantificable para tratar de explicar los

fenómenos estudiados, en este caso el problema que presenta el cliente respecto a sus

necesidades.
✓Diseñar el instrumento con las respectivas preguntas para la recolección de datos:

Comprende la implementación de técnicas variadas que permitan obtener información desde

fuentes primarias, en este caso el cliente, determinando por parte del analista las variables,

atributos y elementos de datos asociados a recopilar de la muestra.

✓Aplicar las técnicas para la recolección de datos a través de la realización de las 3

entrevistas: es la realización de las 3 entrevistas (en este caso la muestra) aplicando la

encuesta para llevar a cabo la recolección de datos del objetivo específico anterior.

✓Tabular y analizar las encuestas realizadas para conocer mediante reportes

estadísticos, las necesidades de la implementación de un Sistema de Información: Este

proceso con el fin de facilitar el análisis y toma de decisiones, además la información tabulada

se puede graficar para que sea mucho más comprensible en pro de lo anterior mencionado.

DELIMITACIÓN
Es importante especificar hasta donde se pretende abarcar el estudio de investigación por

ello:

Delimitación del espacio: Únicamente será tratado en el establecimiento del negocio de “MOTOR
AGRO”

Delimitación del tiempo: Se limitará a 3 días continuos de trabajo.

Delimitación de la población: Se limitará a una población estratificada de 3 personas

que laboran en el establecimiento.

HIPÓTESIS
(Fuentes primarios - los investigadores)

A través del análisis, diseño y elaboración de la hipótesis de la hipótesis se llegó a la

afirmación, que, a través de la integración de un SI para llevar de forma más automatizada

las finanzas de establecimiento por medio de un inventario, se dispondrá de un mayor orden,

una menor inversión de tiempo en el análisis de los ingresos y egresos por parte de los

responsables del local respecto a los recursos del establecimiento, lo que se traduce en mejor

información para la toma de decisiones futuras, y una menor huella ecológica en el medio

ambiente por parte de ellos, ya que se dejará de utilizar cuadernos, hojas y demás
implementos necesarios cuyo origen está en el medio ambiente.

Es así, como se debe disponer de un S.I. que permita llevar el inventario detallado de los

ingresos y egresos del local, y disponer así de información más organizada y mejor procesada

por el sistema, lo que se traduce en información de calidad para la toma de decisiones,

ahorrando así la organización manual por fechas, tipos de productos (insumos o productos

de venta del producto) o número de los tipos de productos del inventario en un intervalo fijado

de tiempo por parte de los laborantes en el local, ya que estas serán realizadas por el sistema,

y también podrán obtener estadísticas, informes, reportes y demás.

MARCO JURÍDICO Y LEGAL

IDENTIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD

El establecimiento del negocio “MOTOR AGRO”, fue fundado en 2017 por la

Señora MARIA DEL PILAR OSPNA, se encuentra ubicado en la calle 5 número 5-02, en el barrio
centro, en el municipio de Rovira Tolima.

FUNCION
El establecimiento del negocio “MOTOR AGRO” tiene como función poner a

disposición del público una variada lista de productos, los cuales podrán ser

ordenados a petición del cliente, basado en sus gastos y preferencias del producto.

MISIÓN
Ofrecer al cliente una de las mejores experiencias en atención, servicio y producto, ofrecida por el
personal más atento y cualificado tanto en la atención como en la reparación y ventas, en un
adecuado balance calidad - precio que siempre busca la satisfacción del cliente, que es lo más
importante y la razón por la cual existe “MOTOR AGRO”.
VISIÓN
Para el año 2023 el establecimiento del negocio “MOTOR AGRO” será reconocido por contar con la
mejor calidad humana posible, además de ofrecer una de las mejores experiencias en atención,
servicio y producto en toda Rovira. Y estar a la vanguardia de nuevos en Rovira.
 ORGANIZACIÓN

Organigrama del negocio de motor agro

DISEÑO METODOLÓGICO

Elaboración de Hipótesis.
* Plantear una solución desde el punto de vista de SI

* Que vamos a medir “usted cree que la idea propuesta puede solucionar el problema”

*” Se necesita un S.I. para llevar el seguimiento de los ingresos y egresos del negocio”.

Delimitación de la población y muestra:

*Describir la situación problema e identificarlo: Bajo los niveles de aplicación S.I. para el
inventario automatizado de la compra de insumos y venta de productos con que

cuenta el establecimiento, de distintos establecimientos pequeños negocios.

*Delimitar población: negocios pequeños de Rovira que no dispongan de software

para llevar de manera más automatizada sus finanzas.

*Tipo de muestra: La encuesta esta realizada para: Dueño(s), empleados y secretaria.

*Tamaño de la muestra: 3 (Dueño, empleados, secretaria)

*Aplicar el procedimiento de selección: La Encuesta

*Área seleccionada: Registro y gestión de datos relacionadas con la compra de insumos, y

los precios de venta al público de los productos que ofrece la empresa motora agro.

PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO

DESCRIPCIÓN DE LAS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN.

MÉTODOS COLECTA DE DATOS.
“INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN”
DISEÑO Y APLICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN.

Dentro de las técnicas de recolección de información, se tuvo en cuenta como medio directo

de interacción “La Encuesta”.

El diseño de la encuesta se basó en el enfoque que proporciona inicialmente el objetivo

principal de este proyecto, soportado y desarrollado a su vez dentro del planteamiento del

problema y el marco jurídico legal, lo cual tiene una validación y consolidación, apoyado en

el proceso de aplicabilidad de las herramientas empleadas.

El tipo de preguntas que se usaron fueron cerradas y abiertas, para facilitar un control sobre

los datos y proporcionar así, una clara conclusión acerca de lo que se ha pretendido

involucrar en el campo de la investigación.

DURACIÓN DEL ESTUDIO: 3 DÍAS.

 MODELO DEL CUESTIONARIO

RESTAURANTES PEQUEÑOS

IMPLEMENTACIÓN SISTEMATIZACIÓN DEL INVENTARIO

ENCUESTA MEDICIÓN DEMANDA DEL CLIENTE EXTERNO

Versión: 01 Página: 2 de 3

Fecha: _________________ Dependencia: _____________________

Estimado plantel del establecimiento (Dueño, empleados y secretaria).

El presente cuestionario pretende conocer su grado de relevancia respecto a la utilización

de Sistemas de Información para el control de las finanzas y la contabilidad del

establecimiento por medio de un inventario.

Considerando que su opinión nos ayuda a mejorar nuestra gestión diaria, esperamos y le
agradecemos sus opiniones.

La valoración se realiza de acuerdo con la siguiente escala, siendo:

1.SI 2.NO

Por favor marque la respuesta que considere se ajuste más a la situación presentada:

MODELO DEL CUESTIONARIO

RESTAURANTES PEQUEÑOS

IMPLEMENTACIÓN SISTEMATIZACIÓN DEL INVENTARIO

ENCUESTA MEDICIÓN DEMANDA DEL CLIENTE EXTERNO

Versión: 01 Página: 2 de 3
Criterio de Evaluación. SI NO

Considera que es importante implementar un SI para llevar x

mejor las
finanzas del establecimiento por medio de un inventario?
Cree usted que este software le podría dar información más al x
detalle para una mejor toma de decisiones que involucran el
establecimiento?
Considera que la sistematización del inventario reduciría el tiempo x
que se necesita para generar consultas, reportes y/o datos
estadísticos?
Cree usted que la implementación de un S.I. para la x
automatización de las finanzas por medio de un inventario
contribuye con la automatización
de sus procesos funcionales, visiónales, misionales aumentando la
calidad del servicio e imagen del establecimiento?

Realiza las operaciones aritméticas y estadísticas de su actual x

inventario, así como las comparaciones de ingresos vs egresos de
forma manual,
causando ocasionalmente errores en los cálculos y/o
comparaciones?
Su actual inventario es llevado de forma física y manual lo cual x
hace que las comparativas entre distintos datos registrados sean
difíciles de comparar entre sí y como consecuencia se invierta
demasiado tiempo en su análisis?

Si evidencia los beneficios esperados con el SI adquirido considera x

adquirir más SI para automatizar otros procesos de su
establecimiento?
Estaría dispuesto a invertir en la adquisición de software para el x
control del inventario?

MODELO DEL CUESTIONARIO

RESTAURANTES PEQUEÑOS

IMPLEMENTACIÓN SISTEMATIZACIÓN DEL INVENTARIO

ENCUESTA MEDICIÓN DEMANDA DEL CLIENTE EXTERNO

Versión: 01 Página: 2 de 3

1: ¿Cuántos trabajadores tiene la empresa?

 Respuesta: 3

2: ¿Cuál es su cargo?

Respuesta: técnico

3: ¿Cuál es su misión?

Respuesta: es reparación y mantenimiento de máquinas agrícolas

4: ¿Qué servicios presta la empresa y cuáles son sus principales funciones?

Respuesta: la venta y mantenimiento de máquinas y repuestos los beneficios que presta es el

servicio a los clientes del campo

5: ¿Cuántos años lleva la empresa ejerciendo esta actividad económica?

Respuesta: la empresa lleva ejerciendo 4 años

6: ¿Qué productos y servicios ofrece la empresa?

Respuesta: venta de máquinas agrícolas y repuestos de la maquinaria

7: ¿Utiliza algún medio de comunicación para difundir su negocio?

Respuesta: para difundir el negocio se utiliza el medio de comunicación el cl.

8: ¿Cuál cree usted que es el punto débil de la empresa o el proceso que se pueda mejorar?

Respuesta: el punto débil es la escasez de los repuestos debido a la pandemia

9: ¿cómo ve a futuro la empresa?

Respuesta: a futuro la empresa se ve creciendo a nivel de ventas y generando mas empleos y mas
servicio para el agro

10: ¿Cuáles medios considera usted que servirían de mayor impulso para dar a conocer la empresa
que ejerce?

Respuesta: los medios que yo considero son, visitando los campos y ofreciendo los servicios y
venta de nuestros productos que vendemos

TABULACION Y ANALISIS DE DATOS

Análisis de Datos Cuantitativos: Considerando los datos recolectados, gracias a las
herramientas de recolección de información.

Porque los entrevistados consideran importante para el establecimiento implementar

un SI para llevar mejor las finanzas del establecimiento por medio de un inventario.

Para el tamaño de la muestra manejado, toda perteneciente al plantel del establecimiento de

“MOTOR AGRO” en Rovira. Encontrándose un índice del 100% de importancia hacia la necesidad de
implementar un Sistema de información para llevar de una forma más automatizada las finanzas por
medio de un inventario.

Porque los entrevistados consideran que este software les podría dar información más al detalle
para una mejor toma de decisiones que involucran el establecimiento.
 Es evidente que el establecimiento al momento de tomar decisiones, se ven limitados a realizar
dicha tarea de una forma paulatina ya que el inventario actual no les proporciona las herramientas
suficientes, consideradas importantes al momento de tomar estas decisiones.

Porque los entrevistados consideran que la sistematización del inventario reduciría el tiempo que
se necesita para generar consultas, reportes y/o datos estadísticos.

La causa principal de este indicador es debido a que los integrantes del establecimiento pasan
muchas horas a fin de mes, haciendo gestión de los datos registraos en su inventario (un
cuaderno) de formas manuales acerca de los insumos comprados y los productos vendidos por
 parte del establecimiento en un intervalo deseado de tiempo, la cual a veces hace que deban
repetir varias el proceso para descartar errores o ubicar errores.

Que hace pensar a los entrevistados que la implementación de un S.I. para la automatización de
las finanzas por medio de un inventario contribuye con la automatización de sus procesos
funcionales, visiónales, ¿misionales aumentando la calidad del servicio e imagen del
establecimiento?

Lo anterior es debido a que un negocio automatizado en sus procesos permite una mayor inversión
de tiempo en verificar y hacer seguimiento de que se esté cumpliendo con su función, misión y
visión, la cual está ligada a la expansión de los negocios.

Que hace que las operaciones aritméticas y estadísticas del actual inventario del establecimiento,
así como las comparaciones de ingresos vs egresos de forma manual, cause ocasionalmente
errores en los cálculos y/o comparaciones.
 Esto es debido a que nuestro factor humano aumenta el margen de error de cometer errores en
cálculos numéricos y comparaciones, pero esto se ve reducido casi al 100% cuando es llevado a cabo
por un software.

Porque al ser su actual inventario de forma física y manual lo cual hace que las comparativas entre
distintos datos registrados sean difíciles de comparar entre sí y como consecuencia se invierta
demasiado tiempo en su análisis.

Esto es debido en su mayor parte a que los registros llevados y analizados de forma física por
humanos, demandan más tiempo y esfuerzo, mientras que un SI como una base de datos lo hace de
forma inmediata permitiendo así al ser humano destinar ese tiempo en pro de otras áreas que
permitan el crecimiento y expansión del lugar.
 Por qué Si evidencia los beneficios esperados con el SI adquirido considera adquirir más SI para
automatizar otros procesos de su establecimiento?

Esto da mayor certeza a lo mencionado anteriormente, en una empresa por pequeña o grande que
sea es importante comparar intervalos muy cortos o muy largos de tiempo, o se encuentra igual de
un periodo a otro.

Porque el establecimiento estaría dispuesto a invertir en la adquisición de software para el control

del inventario?
 Esto se debe a que el costo beneficio de la implementación de sistemas de información para un
establecimiento ya sea pequeño o grande permite, su crecimiento y mejoramiento gracias a la
automatización de procesos tecnológicos. Lo cual hace que los establecimientos que ya cuentan con
SI están a la vanguardia de mejoras o nuevas herramientas que ayuden a llevar a cabo la visión del
lugar.

RECOMENDACIONES

Organizar reuniones con todos aquellos miembros del establecimiento que tengan participación en
las decisiones económicas del negocio “MOTOR AGRO” para acordar el presupuesto a gastar en la
automatización del inventario.

Buscar trasladarse a un inventario automatizado lo más rápido posible para poder tener información
de calidad a la mano, tal como datos, reportes estadísticos y demás para tener mayor información a
la hora de tomar decisiones que comprometan a la empresa en el ámbito financiero relacionado a
los productos.

En caso de adquirir el software, solicitar a la compañía proveedora del software la capacitación de

los laborantes del establecimiento en caso de ser necesario.
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Se concluye que en la actualidad la implementación de sistemas de información en los procesos

gerenciales, administrativos y operativos dentro de una organización se convierte en una ventaja
competitiva, al apoyarlos en la toma de decisiones que son de vital importancia en el
funcionamiento.

Razón por la cual es nuestra obligación y deber adquirir habilidades y destrezas que nos faciliten la
construcción, diseño y administración de sistemas de información y así poder ofrecer servicios de
elaboración de proyectos de software.

Todo esto para construir un pensamiento analítico, cognitivo, significativo y critico constructivo
sobre la capacidad de actualización constante de nuestras habilidades y destrezas en la innovación
del uso y aplicación de tecnologías de informática, y así convertirnos en verdaderos ingenieros de
sistemas.

RECOMENDACIONES

Seguir estudiando sobre el diagnóstico de las necesidades informática de la empresa, de acuerdo

con su estructura y requerimientos presentados, siguiendo normas y protocolos.

Apropiar los conocimientos metacognitivos en la aplicación de las técnicas de recolección de

información de acuerdo con el objetivo planteado para dar respuesta al requerimiento del usuario
según normas y procedimientos establecidos.
 Entender a identificar y diseñar instrumentos para la recolección de información, de acuerdo con
situación planteada por el usuario y siguiendo normas y procedimientos técnicos.

Aplicar técnicas e instrumentos para recolectar información a utilizar, que permitan la organización y
análisis de los datos recolectado, según las normas establecidas.

Estar abiertos de mente y pensamiento al aprender y aprender, al cambio, al actualizarnos

constantemente y si queremos ser profesionales competitivos en el mundo del análisis y el
desarrollo de sistemas de información.

BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA

Material pedagógico de estudio en la plataforma territorium suministrado por el SENA.

Documento guía suministrado por el Instructor Técnico: Ingeniero Belkis Güell Muñoz.