Manual Unidad de Correspondencia

MANUAL UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL

MENTAL DE ANTIOQUIA
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
Primera versión
Bello, Antioquia
Abril de 2016
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 2 de 68
TABLA DE CONTENDIO
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 4
1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 5
2. ALCANCE .................................................................................................................................... 5
3. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 5
4. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 6
5. CONTENIDO ............................................................................................................................. 12
5.1 BENEFICIOS EN LA UTILIZACIÓN DEL SOFTWARE SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN
INTEGRAL DE ARCHIVO (SAIA). ................................................................................................ 12
5.2 COMUNICACIONES OFICIALES. .................................................................................... 12
5.2.1 COMUNICIONES EXTERNAS:................................................................................. 13
5.2.2 COMUNICIONES INTERNAS: .................................................................................. 13
5.2.3 COMUNICIONES RESERVADAS O CONFIDENCIALES:. ...................................... 14
5.2.4 CORRESPONDENCIA PERSONAL:. ....................................................................... 14
5.3 HORARIO DE ATENCIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: .................................... 14
5.4 GESTIÓN Y TRÁMITE: ..................................................................................................... 15
5.4.1 COMUNICIONES EXTERNAS RECIBIDAS. ............................................................ 17
RECEPCIÓN: ................................................................................................................ 17
RADICACIÓN DE ENTRADA: ....................................................................................... 17
DISTRIBUCIÓN: ............................................................................................................ 20
TRÁMITE: ...................................................................................................................... 30
5.4.2 COMUNICIONES EXTERNAS ENVIADAS. ............................................................. 39
PRODUCCIÓN: ............................................................................................................. 39
RECEPCIÓN: ................................................................................................................ 44
RADICACIÓN DE SALIDA: ........................................................................................... 45
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Fecha de actualización: 28 de abril de 2016
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
DISTRIBUCIÓN: ............................................................................................................ 45
TRÁMITE: ...................................................................................................................... 50
5.4.3 COMUNICIONES INTERNAS RECIBIDAS. ............................................................. 52
RECEPCIÓN: ................................................................................................................ 52
RADICACIÓN DE ENTRADA: ....................................................................................... 52
DISTRIBUCIÓN: ............................................................................................................ 53
TRÁMITE ....................................................................................................................... 53
5.4.4 COMUNICIONES INTERNAS ENVIADAS................................................................ 61
PRODUCCIÓN: ............................................................................................................. 61
RECEPCIÓN: ................................................................................................................ 66
RADICACIÓN DE SALIDA: ........................................................................................... 66
DISTRIBUCIÓN: ............................................................................................................ 67
TRÁMITE: ...................................................................................................................... 67
5.5 SOLICITUD DILIGENCIA DE MENSAJERÍA .................................................................... 67
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN
Para la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia, HOMO, es importante cumplir con

la normatividad referente al programa de gestión documental siguiendo los
lineamientos estipulado por el Acuerdo 060 de 2001 “Por el cual se establecen
pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas” y los lineamientos de la
política Cero Papel en la administración pública emitida por la Directiva
Presidencial NRO. 04 de 2012 “Eficiencia Administrativa y lineamientos de la
política cero papel”; por tal razón se realizará este manual con el objetivo de
garantizar la aplicación de la normatividad archivística expedida por el Archivo
General de la Nación.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
1. OBJETIVO
Establecer la centralización y normalización de los procesos establecidos en

el programa de gestión documental como lo son: Producción, Gestión y
Trámite y Organización por medio del software de gestión documental
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE ARCHIVO (SAIA),
garantizando que la información cumpla con su trazabilidad en el menor
tiempo posible para los usuarios externos e internos de la E.S.E Hospital
Mental de Antioquia - HOMO.
2. ALCANCE
El Manual de unidad de correspondencia está dirigido a las unidades

administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia- HOMO.
3. DEFINICIONES
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos,

producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico -
funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona
o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que

llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcio nario.
No generan trámites para las instituciones.
Distribución de comunicaciones oficiales: Actividades tendientes a

garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,

recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en

el ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los

rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad e integridad.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio

del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a
partir del día siguiente de radicado el documento.
Recepción de comunicaciones oficiales: Conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Registro de comunicaciones oficiales: Ingreso o anotación de los datos del

documento en los modelos de control o aplicativos electrónicos.
SAIA: Sistema de administración integral de archivo.
Trámite de comunicaciones oficiales: Curso del documento desde su

producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa .
4. NORMATIVIDAD
 Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el

acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de
las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones”
- El Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y

documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos,
registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará
satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
1. Que la información que contengan sea accesible para su

posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el

formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún
formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la
información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita

determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora
en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el
documento.
4. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información

que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los
mensajes de datos.
5. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en

cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
- El Artículo 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de

documentos a través de terceros. El cumplimiento de la
obligación de conservar documentos, registros o informaciones en
mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de
terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas
en el artículo anterior.
- El Artículo 21. Presunción de recepción de un mensaje de

datos. Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario,
se presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos.
Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda

al mensaje recibido. Cuando en el acuse de recibo se indique que el
mensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos técnicos
convenidos o enunciados en alguna norma técnica aplicable, se
presumirá que ello es así.
- El Artículo 22. Efectos jurídicos. Los artículos 20 y 21 únicamente

rigen los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a

las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho
mensaje de datos.
 La Ley 594 de 2000 . “Ley General de Archivos”, tiene por objeto

establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la
Nación”
- El Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado

podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico,
electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando
cumplan con los siguientes requisitos:
o Organización archivística de los documentos.
o Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión,

teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las
condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información contenida en
estos soportes, así como el funcionamiento razonable del
sistema.
PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados

medios gozarán de la validez y eficacia del documento original,
siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad
de la información.
PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores

históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
 El Acuerdo 060 de 2001. Expedida por el Archivo General de la

Nación establece las pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
- El Artículo 3 Unidades de Correspondencia del Acuerdo 060 de

2001. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su
estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera
centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicac ión y
distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a los
procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrale s e
históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de

correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias
sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara conforme
a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de
las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia deberán contar con personas

suficientes y debidamente capacitados y de los medios necesarios,
que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite
de las comunicaciones de carácter oficial, mediantes de servicios
de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros,
que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los
ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rige la administración pública.
 La Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
- El Artículo 56. Notificación electrónica. Las autoridades podrán

notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el
administrado haya aceptado este medio de notificación.
Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado
podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se
realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros
medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el

administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá
certificar la administración.
- El Artículo 58. Archivo electrónico de documentos.

Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 2609 de 2012.
Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando
medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en
este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos,
todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
La conservación de los documentos electrónicos que contengan

actos administrativos de carácter individual, deberá asegurar la
autenticidad e integridad de la información necesaria para
reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y
archivo.
- El Artículo 59. Expediente electrónico. Reglamentado

parcialmente por el Decreto Nacional 2609 de 2012. El expediente
electrónico es el conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que
sea el tipo de información que contengan.
El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante

un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o
entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad
del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se
requiera.
La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas

que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios
electrónicos, de conformidad con la ley.
- El Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por parte

de las autoridades. Para la recepción de mensajes de datos dentro
de una actuación administrativa las autoridades deberán:
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos

en los sistemas de información incluyendo la fecha y hora de
recepción.
2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad

suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección
de la información.
3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones

entrantes indicando la fecha de la misma y el número de
radicado asignado.
- El Artículo 61. Prueba de recepción y envío de mensajes de

datos por la autoridad. Para efectos de demostrar el envío y la
recepción de comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas:
o El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo

de una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el
interesado como de su recepción por la autoridad.
o Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, que

impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o
documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro de los
tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio
dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia
de los hechos constitutivos de la falla en el servicio.
 Directiva Presidencial NRO. 04 de 2012. “Eficiencia Administrativa y

lineamientos de la política cero papel en la administración pública”.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
5. CONTENIDO
5.1 BENEFICIOS EN LA UTILIZACIÓN DEL SOFTWARE SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE ARCHIVO (SAIA).
 Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos.

 Acceso rápido y seguro a la información del HOMO reduciendo los
tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
 La automatización de los procesos permitiendo el control del propio
proceso y de los documentos que se generan en ellos.
 Mejora los tiempos de tramitación y gestión.
 Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos
y recibidos.
 Menor necesidad de trasladar los documentos.
 Mayor seguridad de la información
 integrar los procesos de gestión de información
5.2 COMUNICACIONES OFICIALES.
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es
pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en
que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en
el Acuerdo 060 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Se consideran oficiales las comunicaciones que son recibidas,

enviadas y radicadas por la Unidad de Correspondencia a través del
software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA); por
lo tanto ningún empleado del HOMO no podrá recibir ni distribuir
mensajería.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
5.2.1 COMUNICIONES EXTERNAS: Es la transmisión y recepción de datos,

pautas, imágenes, referidas a la entidad y su contexto. Para la entidad
que tiene su atención centrada en sus usuarios externos, es
fundamental mantener un doble flujo de comunicaciones.
 RECIBIDAS: Son las comunicaciones que ingresan a través de la

Unidad de Correspondencia en el ejercicio de las actividades propias
de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO, son recepcionadas
de forma personal, correo físico (empresas de mensajería), correo
electrónico gestiondocumental@homo.gov.co o
noficacionesjudicales@homo.gov.co y Fax.
 ENVIADAS: Son las comunicaciones dirigidas a los usuarios externos,

entidades públicas y privadas a través de la Unidad de
Correspondencia en el ejercicio de las actividades propias de la E.S.E.
Hospital Mental de Antioquia - HOMO, las cuales son elaboradas,
proyectadas automáticamente desde el software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA); esta comunicaciones son
distribuidas de forma personal (mensajero externo del HOMO), correo
físico (empresas de mensajería), correo electrónico
gestiondocumental@homo.gov.co y Fax.
5.2.2 COMUNICIONES INTERNAS: Es la transmisión y recepción de datos,

pautas, imágenes elaboradas por el usuario interno (funcionario) en el
cumplimiento de las funciones asignadas las cuales permiten cruzar
información entre unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de
Antioquia – HOMO.
 RECIBIDAS: Son las comunicaciones recepcionadas por una o varias

unidades administrativas en el ejercicio de las actividades propias de la
E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO, de forma electrónica,
mediante el software Sistemas de Administración Integral de Archivos
(SAIA).
 ENVIADAS: Son las comunicaciones elaboradas, proyectadas y

distribuidas automáticamente por los usuarios internos (funcionarios), a
través del software Sistemas de Administración Integral de Archivos
(SAIA); en el ejercicio propio de sus funciones.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
5.2.3 COMUNICIONES RESERVADAS O CONFIDENCIALES: Son las

comunicaciones que ingresan en sobre o empaque de papel o plástico con
sello plasmado indicando reservado o confidencial a través de la Unidad de
Correspondencia de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO.
 Esta comunicaciones conservadas en sobre o empaque de papel o

plástico que haga explicita la categoría de confidencial o reservado
dirigidas a la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, serán
abiertas y sometidas al proceso de radicación mediante el software
Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) en la unidad de
correspondencia, solo se respetará la apertura cuando la información
esté dirigida exclusivamente al Centro de Investigación y/o al Comité de
Ética en Investigaciones.
 Para las a las invitaciones públicas, las cuales se reciben en la Unidad

de correspondencia en sobre sellado, una vez se verifique que el sobre
este debidamente sellado, se procede a plasmar el radicado encima sin
abrirlo y es remitido a la Oficina Asesora Jurídica.
5.2.4 CORRESPONDENCIA PERSONAL: Son aquellas comunicaciones que

llegan en la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, a título personal
y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario, cuando esta
comunicación, sobre o empaque en papel o plástico haga explícita la
categoría de personal (documentos bancarios, tarjetas, invitaciones,
revistas, entre otros) no se podrá recibir en la Unidad de Correspondencia,
por lo tanto será devuelto sin excepción alguna.
5.3 HORARIO DE ATENCIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
El horario de atención en la Unidad de Correspondencia de la E.S.E.

Hospital Mental de Antioquia – HOMO, está estipulado de la siguiente
forma:
 Lunes a jueves desde las 07:00 am hasta las 05:00 pm.

 Los días viernes desde las 07:00 am hasta las 05:00 pm.
 Para los días sábados, domingos y festivos la Unidad de
Correspondencia no estará en funcionamiento.
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CORRESPONDENCIA
5.4 GESTIÓN Y TRÁMITE:
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un

trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la
descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para
consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que
surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
 Estos procesos documentales se llevan a cabo mediante el software

Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) en los Módulos
1 Mis documentos y 2 Radicación.
 Cada uno de los funcionarios de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia

– HOMO, tiene asignado un usuario y clave de acceso solo para el
Módulo 1 Mis documentos en el software Sistemas de Administración
Integral de Archivos (SAIA), con el objetivo de evidenciar la trazabilidad
de los documentos generados y recibidos de manera externa e interna.
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CORRESPONDENCIA
5.4.1 COMUNICIONES EXTERNAS RECIBIDAS.
 RECEPCIÓN: Las comunicaciones oficiales externas son

recepcionadas en la Unidad de Correspondencias de la E.S.E.
Hospital Mental de Antioquia – HOMO, por la auxiliar administrativa
del Área de Gestión Documental de forma personal, correo físico
(empresas de mensajería), correo electrónico
gestiondocumental@homo.gov.co o
noficacionesjudicales@homo.gov.co y Fax.
 RADICACIÓN DE ENTRADA: Cada vez que se recepciona la

comunicación oficial externa, la auxiliar administrativa del Área de
Gestión Documental ingresa al software Sistemas de Administración
Integral de Archivos (SAIA) con su usuario y clave de acceso personal,
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MANUAL DE UNIDAD DE
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una vez habilitado su usuario se dirige al Módulo 2 Radicación

realizando los siguientes pasos:
 Paso 1 y 2.
 Paso 3.
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 Paso 4 y 5.
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 Paso 6.
 Paso 7:
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CORRESPONDENCIA
 DISTRIBUCIÓN: Una vez radicado y asignado en el software Sistemas

de Administración Integral de Archivos (SAIA) el responsable de la
comunicación oficial recibida en la Unidad de Correspondencia, la
auxiliar administrativa del Área de Gestión Documental es la
responsables de ubicarla en el casillero de correspondencia donde se le
asignó un cubículo a cada unidad administrativa del HOMO.
La Unidad de Correspondencia de la E.S.E. Hospital Mental de

Antioquia – HOMO, cuenta con el formato “Código: SI - FR -17
Versión: Sexta”, el cual hace parte del Sistema Integrado de
Gestión de Calidad SIGD.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
ENTREGA MENSAJERIA INTERNA

Codigo: SI - FR -17 Version: Sexta Fecha Actualizacion: 4 de abril de 2016 pagina 1 de 1
NOMBRE
RESPONSABLE
FECHA RECORRIDO RADICADO REMITENTE ASUNTO DESTINATARIO QUIEN
DEL TRAMITE
RECIBE
Para dar cumplimiento a la distribución y entrega de las

comunicaciones externas recibidas mediante la mensajería interna a
cada una de las unidades administrativas del HOMO, la auxiliar
administrativa del Área de Gestión Documental debe dirigirse al
Módulo 2 Radicación del software Sistemas de Administración
Integral de Archivos (SAIA) y realizar los siguientes pasos:
 Paso 1. En el módulo "2.Radicación" de clic al botón "Ingresados"
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 2: Seleccione los documentos que va a despachar.
 Paso 3: De clic al botón "Seleccionados" y luego clic a la opción

"Entrega interna".
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 4: Seleccione el mensajero que va a realizar la entrega de los

documentos. En caso que la persona que entrega los documentos
es la misma persona que esta logueada en el sistema, no se debe
seleccionar el mensajero. Finalmente de clic en el botón "Continuar".
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 5: Se genera la planilla en PDF con la información respectiva

de los documentos seleccionados inicialmente para la entrega. Se
debe tener en cuenta que cada planilla que se genere va a quedar
con un No. de radicado.
La auxiliar administrativo del Área de Gestión Documental responsable

del alistamiento de la distribución de los recorridos de mensajería
interna deberá guarda uno a uno las comunicaciones oficiales en los
sobres de correspondencia de color Verde o Blanco (sobre verde para
el recorrido de la mañana y sobre blanco para el recorrido de la tarde)
que se encuentras ubicadas en el casillero de correspondencia
asignadas a cada una de las unidades administrativas correspondientes
según el ejercicio de sus funciones.
La distribución de los recorridos de mensajería interna de la E.S.E.

Hospital Mental de Antioquia – HOMO, están programados de lunes a
viernes en el siguiente horario:
o Distribución del recorrido de mensajería interna en la mañana es

a las 09:30 am.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
o Distribución del recorrido de mensajería interna en la tarde es a

las 02:30 pm.
Realizado la distribución de los recorridos de mensajería interna en los
horarios estipulados por el Área de Gestión Documental, la auxiliar
administrativa del área deberá revisar los sobres de correspondencia de
color Verde o Blanco con el fin de: a) verificar que la documentación
enviada haya sido recibida y firmada por la unidad administrativa
responsable del trámite, b) qué documentación ha sido enviada de una
unidad administrativa a otra c) cuales documentos o expedientes han
sido enviados al Área de Gestión Documental para ser archivados en su
respectiva serie o subserie documental.
Para vincular el soporte de entrega de la distribución de los recorridos

de mensajería interna de las unidades administrativas debe dirigirse al
Módulo 2 Radicación del software Sistemas de Administración Integral
de Archivos (SAIA) y realizar los siguientes pasos:
 Paso 1: Para relacionar el comprobante de la entrega interna de

documentos debe tener claro el No. de radicado de la planilla con la
cual se realizó la entrega. En el módulo "2.Radicación" de clic al
botón "Ingresados".
 P
a
s
o
2
:
D
e
c
l
i
c
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
al botón "Búsqueda".
 Paso 3: En el campo "Consecutivo Entrega Interna" digite el No. de

radicado de la planilla y luego de clic al botón "Buscar".
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 4: Se listan los documentos que fueron relacionados para

entrega con dicha plantilla.
 Paso 5: Seleccione los documentos que fueron entregados y a los

cuales les va a relacionar el comprobante de entrega.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 6: De clic al botón "Seleccionados" y luego clic a la opción

"Cargar soporte".
 Paso 7: Adjunte el comprobante y de clic en el botón "Adicionar".
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 TRÁMITE: Las unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de

Antioquia – HOMO, deberán dar respuesta por el software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA) a cada una de las
comunicaciones oficiales recibidas en formato electrónico y físico
realizando los siguientes pasos:
 Paso 1: Dirigirse al buzón “Documentos pendientes” y visualizar los

documentos recibidos.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 2: Seleccionar la comunicación oficial a la que se le dará

respuesta dando un Clic sobre el número de radicado asignado al
documento.
NÚMERO DE
RADICADO
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 3: Se observará los datos asignados a la comunicación oficial

los cuales fueron ingresado al momento de radicar el documento
desde la Unidad de correspondencia del HOMO.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 4: Para dar respuesta a la comunicación oficial recibida se

deberá ubicar el curso en el icono “dar respuesta al documento” y
con un Clic se abrirá el listado de las plantillas disponibles las cuales
permitirán responder el asunto al que se refiere el documento
pendiente en el buzón de entrada.
DAR RESPUESTA AL
DOCUMENTO
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
LISTADO DE PLANTILLAS
DISPONIBLES
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 5: Ubicar el cursor en el link “Comunicación externa” y dar

un Clic sobre él, así se abrirá la plantilla automáticamente
desplegando un formulario el cual debe ser diligenciado en su
totalidad por el funcionario responsable del HOMO.
FORMATO COMUNICACIÓN
FORMULARIO
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 6: Diligenciado el formulario para dar respuesta a la

“Comunicación externa”, se deberá especificar y seleccionar si la
comunicación posee anexos físicos o electrónicos, además se debe
clarificar y seleccionar si debe ser firmada por el funcionario que la
está elaborando o por mas funcionarios, una vez culminado los
campos obligatorios dar un Clic en el icono continuar.
CONTINUAR
 Paso 7: Se desplegará la comunicación proyectada por el

funcionario del HOMO, donde permitirá visualizar el contenido del
documento, mostrando la opción editar si posiblemente presentara
errores ortográficos o modificar el texto, para llevar a cabo este
procedimiento se deberá dirigir a la parte inferior del formulario y dar
Clic en el icono editar, si no se requiere editar el texto se deberá dar
Clic en el icono confirmar el cual se encuentra al lado del icono
editar.
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
ICONO
EDITAR
ICONO
CONFIRMAR
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MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 8: Confirmada la comunicación permitirá ser visualizada y

enviada automáticamente a la Unidad de Correspondencia del
HOMO, donde la auxiliar administrativa es la responsable de
descargar e imprimir la comunicación, posteriormente seleccionar si
esta comunicaciones debe ser entregada por el mensajero externo
del HOMO o por el correo físico (empresa de mensajería).
5.4.2 COMUNICIONES EXTERNAS ENVIADAS.
 PRODUCCIÓN: Cada uno de los funcionarios de la E.S.E. Hospital

Mental de Antioquia – HOMO, tiene asignado un usuario y clave de
acceso solo para el Módulo 1 Mis documentos en el software
Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), con el objetivo
de producir, recepcionar, enviar y evidenciar la trazabilidad de los
documentos generados y recibidos de manera externa e interna. Por lo
tanto para elaborar una comunicación externa en las unidades
administrativas se debe realizar los siguientes pasos:
39
39
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 1: Para elaborar una comunicación oficial externa se deberá

ubicar el curso en el icono “Formatos” y con un Clic se abrirá el
listado de las plantillas disponibles para su elaboración.
FORMATOS
DISPONIBLES
40
40
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 2: Ubicar el cursor en el link “Comunicación externa” y dar

FORMULARIO
41
41
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 3: Diligenciado el formulario se deberá especificar y

seleccionar si la comunicación posee anexos físicos o electrónicos,
además se debe clarificar y seleccionar si debe ser firmada por el
funcionario que la está elaborando o por mas funcionarios, una vez
culminado los campos obligatorios dar un Clic en el icono continuar.
CONTINUAR
 Paso 4: Se desplegará la comunicación proyectada por el

editar.
42
42
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
ICONO
EDITAR
ICONO
CONFIRMAR
43
43
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 5: Confirmada la comunicación permitirá ser visualizada y

enviada automáticamente a la Unidad de Correspondencia del
HOMO, donde la auxiliar administrativa es la responsable de
descargar e imprimir la comunicación, posteriormente seleccionar si
esta comunicaciones debe ser entregada por el mensajero externo
del HOMO o por el correo físico (empresa de mensajería).
COMUNICACIÓN
OFICIAL
 RECEPCIÓN: Las comunicaciones oficiales externas enviadas son

recepcionadas automáticamente en la Unidad de Correspondencia de la
E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, mediante el software
Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), las cuales son
enviadas por los funcionarios de cada una de las unidades
administrativas del HOMO.
El funcionario del Área de Gestión Documental responsable de la

Unidad de Correspondencia es el encargado de descargar e imprimir
la comunicación.
44
44
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 RADICACIÓN DE SALIDA: Cada vez que se confirma una

comunicación oficial externa enviada, el software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA) automáticamente asigna el
número consecutivo correspondiente de forma ascendente, este
consecutivo numérico es continuo e inicia en 0000 desde el 01 de enero
de cada año.
RADICADO
AUTOMATICO
1014
 DISTRIBUCIÓN: Confirmado, radicado y recepcionado la comunicación

oficial externa enviada en el software Sistemas de Administración
Integral de Archivos (SAIA), la Unidad de Correspondencia es la
responsable de realizar el descargue, impresión y empaque de la
comunicación oficial externa enviada generadas por las unidades
administrativas del HOMO, cabe resaltar que esta Unidad de
Correspondencia es la única que realiza este procedimiento con el fin de
centralizar y normalizar la distribución de la correspondencia en el
HOMO.
45
45
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
La Unidad de Correspondencia de la E.S.E. Hospital Mental de

Antioquia – HOMO, cuenta con el formato “Código: SI - FR -18
Versión: Quinta”, el cual hace parte del Sistema Integrado de
Gestión de Calidad SIGD.
ENTREGA MENSAJERIA EXTERNA

Codigo: SI - FR -18 Version: Quinta Fecha Actualizacion: 8 de octubre de 2015 pagina 1 de 1
FIRMA Y
FECHA RECORRIDO RADICADO ASUNTO REMITENTE DESTINATARIO DIRECCIÓN SELLO DE
RECIBIDO
Para dar cumplimiento a la distribución y entrega de las

comunicaciones oficiales externas enviadas mediante el mensaje ro
externo del HOMO o correo físico (empresa de mensajería), la
auxiliar administrativa del Área de Gestión Documental debe
dirigirse al Módulo 2 Radicación del software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA) y realizar los siguientes
pasos:
46
46
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 1. En el módulo "2.Radicación" de clic al botón "Tramitados"
 Paso 2. Seleccionar los documentos.
47
47
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 3. Dirigir el cursor al icono seleccionados y dar Clic sobre él,

desplegando varias opciones, lo cual permitirá seleccionar la que se
ajuste a la necesidad del servicio requerido.
 Paso 4. Desplegada las opciones se deberá seleccionar y dar Clic al

despacho por medio del cual se realizará la distribución de las
comunicaciones oficiales externa enviadas.
48
48
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 5. Al seleccionar el medio por el cual se realizará la

distribución de las comunicaciones oficiales enviadas externas se
desplegará la planilla que debe ser utilizada por el mensajero
externo o correo físico (empresa de mensajería) como evidencia y
prueba de la entrega.
PLANILLA
MENSAJERO
EXTERNO
PLANILLA CORREO
FÍSICO (EMPRESA
DE MESAJERÍA)
49
49
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 TRÁMITE: Una vez cumplida la actividad de entrega de las

comunicaciones oficiales externas envidas, el mensajero deberá
entregar los soportes de recibido junto con la planilla firmada en la
Unidad de Correspondencia, la auxiliar administrativa de la Unidad de
Correspondencia al recibir los soportes de entrega del mensajero
externo o correo físico (empresa de mensajería) deberá realizar los
siguientes pasos:
 Paso 1. Dirigirse al Módulo 2 Radicación y dar Clic en “tramitados”.
 Paso 2. Seleccionar el documento el cual fue entregado a la

persona o entidad competente y dar Clic sobre el radicado
(consecutivo numérico).
50
50
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 3. Después de dar el Clic se visualizará el documento el cual

fue entregado, se debe ubicar el cursor en el icono “Adicionar
nuevas páginas al documento”, seleccionar de nuevo escanear y
agregar el soporte con la firma de recibido.
ESCANEAR
 Paso 4. Para las comunicaciones que son envidas por correo físico
(empresa de mensajería), la auxiliar administrativa de la Unidad de
51
51
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
Correspondencia deberá diligenciar los campos en el formulario

“Despachar documentos” de cada una de las comunicaciones que
son envidas por correo físico (empresa de mensajería).
5.4.3 COMUNICIONES INTERNAS RECIBIDAS.
 RECEPCIÓN: Las comunicaciones internas recibidas son

recepcionadas automáticamente por el software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA), cada vez que los
funcionarios de las unidades administrativas se comuniquen entre sí.
 RADICACIÓN DE ENTRADA: Cada vez que se recepciona la

comunicación interna en el buzón de los funcionarios del HOMO en el
software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA),
automáticamente asigna un número consecutivo ascendente a las
comunicaciones internas.
52
52
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 DISTRIBUCIÓN: Una vez radicado y asignado el responsable del

trámite de la comunicación interna en el software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA), es distribuido
automáticamente con el fin que permita visualizarse en el buzón de
entrada de los funcionarios de las unidades administrativas del HOMO
que tiene relación con el requerimiento.
 TRÁMITE: Las unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de

Antioquia – HOMO, deberán dar respuesta por el software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA) a cada una de las
comunicaciones internas recibidas en formato electrónico para dar
cumplimiento a su trazabilidad realizando los siguientes pasos:
 Paso 1: Dirigirse al buzón “Documentos pendientes” y visualizar los

documentos recibidos.
53
53
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 2: Seleccionar la comunicación interna recibida a la que se le

dará respuesta dando un Clic sobre el número de radicado asignado
al documento.
NÚMERO DE
RADICADO
54
54
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 3: Se observará los datos asignados a la comunicación interna

recibida los cuales fueron ingresado por el funcionario responsable
por la elaboración de la comunicación interna.
55
55
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 4: Para dar respuesta a la comunicación interna recibida se

deberá ubicar el curso en el icono “dar respuesta al documento” y
con un Clic se abrirá el listado de las plantillas disponibles las cuales
permitirán responder el asunto al que se refiere el documento
pendiente en el buzón de entrada.
DAR RESPUESTA AL
DOCUMENTO
56
56
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
DISPONIBLES
57
57
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 5: Ubicar el cursor en el link “Comunicación interna” y dar

FORMULARIO
58
58
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 6: Diligenciado el formulario para dar respuesta a la

“Comunicación interna”, se deberá especificar y seleccionar si la
comunicación posee anexos físicos o electrónicos, además se debe
clarificar y seleccionar si debe ser firmada por el funcionario que la
está elaborando o por mas funcionarios, una vez culminado los
campos obligatorios dar un Clic en el icono continuar.
CONTINUAR
 Paso 7: Se desplegará la comunicación interna proyectada por el

editar.
59
59
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
ICONO
EDITAR
ICONO
CONFIRMAR
60
60
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 8: Confirmada la comunicación interna permitirá ser

visualizada y enviada automáticamente al funcionario de la unidad
administrativa del HOMO responsable del trámite.
COMUNICACIÓN
INTERNA
5.4.4 COMUNICIONES INTERNAS ENVIADAS.
 PRODUCCIÓN: Cada uno de los funcionarios de la E.S.E. Hospital

Mental de Antioquia – HOMO, tiene asignado un usuario y clave de
acceso solo para el Módulo 1 Mis documentos en el software
Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), con el objetivo
de producir, recepcionar, enviar y evidenciar la trazabilidad de los
documentos generados y recibidos de manera externa e interna. Por lo
tanto para elaborar una comunicación interna en las unidades
administrativas se debe realizar los siguientes pasos:
 Paso 1: Para elaborar una comunicación interna se deberá ubicar el

curso en el icono “Formatos” y con un Clic se abrirá el listado de las
plantillas disponibles para su elaboración.
61
61
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
FORMATOS
DISPONIBLES
62
62
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 2: Ubicar el cursor en el link “Comunicación interna” y dar

FORMULARIO
63
63
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 3: Diligenciado el formulario se deberá especificar y

seleccionar si la comunicación posee anexos físicos o electrónicos,
además se debe clarificar y seleccionar si debe ser firmada por el
funcionario que la está elaborando o por mas funcionarios, una vez
culminado los campos obligatorios dar un Clic en el icono continuar.
CONTINUAR
 Paso 4: Se desplegará la comunicación interna proyectada por el

editar.
64
64
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
ICONO
EDITAR
ICONO
CONFIRMAR
65
65
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 5: Confirmada la comunicación interna permitirá ser

visualizada y enviada automáticamente al funcionario de la unidad
administrativa del HOMO responsable del trámite.
COMUNICACIÓN
INTERNA
 RECEPCIÓN: Las comunicaciones internas recibidas son

recepcionadas automáticamente por el software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA), cada vez que los
funcionarios de las unidades administrativas se comuniquen entre sí.
 RADICACIÓN DE SALIDA: Cada vez que se envía la comunicación

interna a los funcionarios del HOMO mediante en el software Sistemas
de Administración Integral de Archivos (SAIA), automáticamente asigna
un número consecutivo ascendente a las comunicaciones internas y se
visualiza en el buzón de entrada del funcionario responsable del trámite.
66
66
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 DISTRIBUCIÓN: Una vez radicado y asignado el responsable del

trámite de la comunicación interna en el software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA), es distribuido
automáticamente con el fin que permita visualizarse en el buzón de
entrada de los funcionarios de las unidades administrativas del HOMO
que tiene relación con el requerimiento.
 TRÁMITE: Cada vez que un funcionario de las unidades administrativas

de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, elabore, proyecte y
confirme una comunicación interna en el software Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA), es enviada automáticamente
al funcionario de la unidad administrativa responsable del trámite con el
fin que éste realice la trazabilidad al requerimiento.
5.5 SOLICITUD DILIGENCIA DE MENSAJERÍA
Es una herramienta de comunicación utilizada por los funcionarios de

las unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia –
HOMO, con el objetivo de solicitar y programar el mensajero externo,
cada vez que se requiera el servicio y este no esté vinculado a una
comunicación oficial como lo son: Consignaciones bancarias, envío de
formularios a EPS, Fondo de Pensiones y Caja de Compensación
Familiar, entre otros.
Cabe resaltar que la “Solicitud Diligencia de Mensajería” solo puede ser

utilizada para diligencias relacionadas con el ejercicios de las funciones
del HOMO, más no a título personal.
Cada uno de los funcionarios de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia

– HOMO, tiene asignado un usuario y clave de acceso solo para el
Módulo 1 Mis documentos en el software Sistemas de Administración
Integral de Archivos (SAIA), con el fin de realizar la Solicitud Diligencia
de Mensajería se deberá tener en cuenta los siguientes pasos:
 Paso 1: Ingresar usuario y clave.
 Paso 2: Dirigirse al Módulo 1 Mis documentos y dar Clic al icono

formatos, el cual desplegará la lista de plantillas disponibles.
67
67
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
DISPONIBLES
68
68
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 3: Seleccionar y dar Clic en el link Solicitud Diligencia de

Mensajería
FORMATO SOLICITUD
DILIGENCIA DE MENSAJERÍA
 Paso 4: Se desplegará el formulario “Solicitud Diligencia de

Mensajería”, el cual debe ser diligenciado en su totalidad por el
funcionario de la unidad administrativa que requiera el servicio.
69
69
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
FORMULARIO
 Paso 5: Diligenciado el formulario se debe ubicar el cursor y dar Clic

en el icono continuar.
70
70
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 6: Se desplegará la “Solicitud Diligencia de Mensajería”

proyectada por el funcionario del HOMO, donde permitirá visualizar
el contenido de la solicitud, mostrando la opción editar si
posiblemente presentara errores ortográficos o modificar el texto,
para llevar a cabo este procedimiento se deberá dirigir a la parte
inferior del formulario y dar Clic en el icono editar, si no se requiere
editar el texto se deberá dar Clic en el icono confirmar el cual se
encuentra al lado del icono editar.
71
71
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Paso 7: Confirmada la “Solicitud Diligencia de Mensajería” esta

permitirá ser visualizada y enviada automáticamente con el
consecutivo correspondiente asignado a la Unidad de
Correspondencia, la auxiliar administrativa del Área de Gestión
Documental es responsable de dar trámite al requerimiento
programando al mensajero externo del HOMO.
SOLICITUD
DILIGENCIA DE
MENSAJERIA
72
72
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
Paso 8: Los funcionarios de las unidades administrativas de la E.S.E.

Hospital Mental de Antioquia – HOMO, deberán tener en cuenta los
siguientes requisitos para solicitar las diligencias de mensajería
externa.
73
73
MANUAL DE UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
TABLA DE CAMBIOS
VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN MOTIVO
Requerimiento normativo
Primera
TABLA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
PROYECTÓ REVISÓ APROBÓ VIGENCIA

Técnico Administrativo Profesional de Gerente (e)
CARGO
Gestión Documental calidad
NOMBRE Yeison Cifuentes Liliana Morales Z Paulo Gutiérrez M
28 de
FIRMA
74
74

Manual Unidad de Correspondencia

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MANUAL UNIDAD DE

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 2 de 68

5.2 COMUNICACIONES OFICIALES. .................................................................................... 12

5.2.1 COMUNICIONES EXTERNAS:................................................................................. 13

5.2.2 COMUNICIONES INTERNAS: .................................................................................. 13

5.2.3 COMUNICIONES RESERVADAS O CONFIDENCIALES:. ...................................... 14

5.2.4 CORRESPONDENCIA PERSONAL:. ....................................................................... 14

5.3 HORARIO DE ATENCIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: .................................... 14

5.4 GESTIÓN Y TRÁMITE: ..................................................................................................... 15

5.4.1 COMUNICIONES EXTERNAS RECIBIDAS. ............................................................ 17

RADICACIÓN DE ENTRADA: ....................................................................................... 17

5.4.2 COMUNICIONES EXTERNAS ENVIADAS. ............................................................. 39

RADICACIÓN DE SALIDA: ........................................................................................... 45

Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 3 de 68

5.4.3 COMUNICIONES INTERNAS RECIBIDAS. ............................................................. 52

RADICACIÓN DE ENTRADA: ....................................................................................... 52

5.4.4 COMUNICIONES INTERNAS ENVIADAS................................................................ 61

RADICACIÓN DE SALIDA: ........................................................................................... 66

5.5 SOLICITUD DILIGENCIA DE MENSAJERÍA .................................................................... 67

Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 4 de 68

Para la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia, HOMO, es importante cumplir con

Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 5 de 68

Establecer la centralización y normalización de los procesos establecidos en

El Manual de unidad de correspondencia está dirigido a las unidades

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos,

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que

Distribución de comunicaciones oficiales: Actividades tendientes a

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,

Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 6 de 68

Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio

Recepción de comunicaciones oficiales: Conjunto de operaciones de

Registro de comunicaciones oficiales: Ingreso o anotación de los datos del

SAIA: Sistema de administración integral de archivo.

Trámite de comunicaciones oficiales: Curso del documento desde su

 Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el

- El Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y

Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 7 de 68

1. Que la información que contengan sea accesible para su

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita

4. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información

5. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en

- El Artículo 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de

- El Artículo 21. Presunción de recepción de un mensaje de

Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda

- El Artículo 22. Efectos jurídicos. Los artículos 20 y 21 únicamente

Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 8 de 68

consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a

 La Ley 594 de 2000 . “Ley General de Archivos”, tiene por objeto

- El Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado

o Organización archivística de los documentos.

o Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión,

PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados

PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores

 El Acuerdo 060 de 2001. Expedida por el Archivo General de la

Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 9 de 68

- El Artículo 3 Unidades de Correspondencia del Acuerdo 060 de

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de

Las unidades de correspondencia deberán contar con personas