República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Instituto Universitario de Tecnología “Juan Pablo Pérez Alfonzo”

San Cristóbal Estado - Táchira

Funciones y Tareas del Departamento de

Organización y Métodos en la empresa

Organización y Métodos II

Estudiante:

Scarlet Andreina Pérez Guirigay

CI: 27.124.968

Contabilidad y Finanzas

3er semestre

SECCION: 4033

SAN CRISTÓBAL SEPTIEMBRE DEL AÑO 2021

Funciones y Tareas del Departamento de Organización y
Métodos en la Empresa
Cabe destacar primeramente que estudia los problemas y procedimientos
administrativos para poder así idear un asesoramiento o modelo estructural, sobre
como dividir las actividades, como agrupar las tareas y finalmente poder disponer
de los procedimientos necesarios para llevar a cabo correctamente los trabajos
administrativos con una eficiencia y una eficacia para lograr ver los resultados.

Así mismo tiene a su frente a un gerente, quien debe poseer una capacitación y
experiencia profesional en el área que lo ubique en ese nivel, dicha experiencia y
capacidad del gerente de la unidad son fundamentales para lograr los objetivos de
la empresa, generan confianza y credibilidad en el personal.

Resaltando que las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial y
administrativo, será allí en donde se decida si se ponen en práctica o si son
rechazadas las propuestas.

Funciones

 Estudio de la estructura

Consiste principalmente en el análisis formal de la estructura de la empresa y

modificaciones dentro de la misma, los ajustes que se realicen deben seguir el
cumplimiento de los objetivos que se vayan estableciendo, tanto para la empresa
como para las áreas que la componen, de la misma forma es comprendido por la
investigación de la estructura actual y la creación de planes administrativos,
definiendo su relación con otras unidades de la empresa y con el medio externo.

 Análisis de Funciones

De acuerdo a los objetivos que se han planteado en las diferentes áreas de la

empresa, es necesario describir el procedimiento adecuado para lograrlos y por
consiguiente, determinar cuáles son las funciones a cargo de cada área, esto
permite la definición de los cargos que componen la estructura de la empresa,
adicionalmente al perfil y requerimientos para cada uno de ellos.
  Estudio de los Procedimientos

Tiene en su análisis funciones relevantes, puesto que en ellos deben buscar la

máxima eficiencia, que se traduce en rapidez, economía y fácil control.

Entre las que destacan:

a) analizar y determinar de las funciones de las unidades actuales y por

crearse.

b) establecer las labores necesarias para cumplir con esas funciones, midiendo
sus exigencias técnicas y el tiempo que demanda su realización.
c) describir los cargos que deben desempeñarse para el cumplimiento de las
labores.

d) formar las relaciones que deben mantener cada cargo con los restantes,
sean estos componentes de la misma unidad o bien pertenezcan a otras, y
también con el medio externo.

 Diseño de Formularios

Esta función establece primordialmente reglas para el diseño de formularios,

revisión de formularios vigentes en la empresa proponiendo las modificaciones
necesarias para mejorarlo claro está dentro de las normativas establecidas.

A su vez Proponer nuevos formularios que mejoren el rendimiento de la empresa y

que se cumplas de manera ordenada.

 Redacción de Manuales

La revisión de los manuales vigentes forma parte de las tareas del análisis de la
estructura y de los procedimientos que realizan, sirviéndole como antecedentes
para el conocimiento de una situación dada.

Es preciso que el conjunto de manuales forme una totalidad homogénea y de fácil

consulta, antes de ser aplicados, los manuales deben ser discutidos con el gerente
y aprobados por la dirección superior.
  Ordenamiento del Espacio Físico

En definitiva, se pretende un mejor aprovechamiento del espacio, rapidez y

facilidad de circulación tanto de personas como de documentos, en consecuencia,
esta función se concreta con los siguientes aspectos que se enumeran a
continuación:

a) distribución de las actuales oficinas, estipulando un plan general.

b) determinan las necesidades de cada oficina respecto a los equipos, muebles

y útiles que exija el buen desempeño de las actividades bajo su
responsabilidad.

c) modificaciones que pueden introducirse a futuro en la distribución propuesta,

por reestructuraciones, nuevos procedimientos, nuevos cargos y
estandarización.

Tareas
Poseen a su cargo las siguientes tareas:

 Planificación del trabajo

Lo ideal, dentro de las tareas, es la elaboración de un plan de trabajo que

obedezca a un plan estratégico trazado por la dirección superior, cabe destacar así
mismo que para estructurarlo se consulta con los gerentes de área ya que es
sumamente importante, por cuanto permite recabar de ellos datos necesidades
para poder reorganizarse, Esto debe completarse con los criterios que tenga el
mismo gerente sobre los problemas que afecten a la organización, estableciendo
un orden de prioridades.

 Ejecución de las Tareas

Las labores más comunes que se realizan son las que a continuación se nombran:

 Recolectar información sobre las estructuras y procedimientos.

 analizar los datos obtenidos.
 proponer las modificaciones e innovaciones.
 consultar a los jefes y gerentes sobre las propuestas.
 Informar a la dirección superior y a los gerentes sobre dichas proposiciones.
 discutir las propuestas realizadas.
 comunicar los cambios que se introduzcan.
 revisiones periódicas de las implantaciones efectuadas.
 Organización Departamental

 asignarlas tareas entre los auxiliares o analistas, de acuerdo con las

necesidades emergentes del cumplimiento del plan aprobado.
 crear y mantener los archivos de papeles de trabajo y documentación
generada en la realización de los estudios a cargo de la unidad.
 Obtener y mantener los elementos de trabajo (mobiliario, equipos, libros,
útiles, etc.).
 Educar, compensar y entrenar al personal.
 Seguir y controlar los costos de operación de la unidad.

 Información a la Dirección

 Informar a la dirección superior, sobre el desarrollo del trabajo.

 Comunicar los estudios realizados para su análisis y aprobación.
 Notificar a las gerencias de área, sobre el desarrollo del trabajo, en lo que a
ellas les corresponde.
 Participar los estudios realizados dentro de cada una de ellas, para su
análisis y aprobación.
 Comunicar en general, a las diversas unidades de la empresa, sobre las
tareas a cargo de la oficina, como síntesis de divulgación y conocimiento de
la labor desarrollada.
 Departamento de Organización y
Funciones Tareas
Métodos en la Empresa

Estudio de la estructura Diseño de Formularios Planificación del Trabajo

Redacción de Manuales

Análisis de Funciones
Ejecución de las Tareas

Formar

Describir Analizar Ordenamiento del espacio físico

Estudio de los procedimientos Establecer