PROCESOS ADMINISTRATIVOS

INFORME DE CONSULTORÍAS SOBRE CONTROL

TUTOR

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO

Facultad de Ciencias Empresariales
Administración financiera
Bogotá D.C.2018

INTRODUCCIÓN

La presente consultoría se hace en función del control administrativo e indicadores de gestión

a tener en cuenta en una entidad, empresa o compañía, enfatizando así que estas requieren de muchas
estrategias para implementar una buena administración, ya que sin esto, es difícil de realizar de
manera adecuada, todos los procesos a ejecutarse de forma directa con cada paso, las cuales ayudan
en gran manera a diferenciar una actividad de otra, no sin antes hacer hincapié que cada una de las
fases para cada proceso administrativo; las cuales tienen su importancia para hacer que un entidad,
empresa y/o compañía den, un giro de manera acertada y positiva. En esta oportunidad hablaremos
acerca de la clasificación y la influencia del control administrativo en las organizaciones haciendo un
pequeño énfasis en la empresa Flexport de Colombia S.A.

INFORME DE CONSULTORÍAS SOBRE CONTROL ADMINISTRATIVO

1. DEFINICIÓN DEL CONCEPTO DE CONTROL ADMINISTRATIVO Y SU

APLICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
 1.1. DEFINICIÓN DEL CONTROL ADMINISTRATIVO:

Consiste en el proceso de medir las actividades que desarrolla la organización, para que estas
coincidan con los objetivos y expectativas establecidas en sus planes. También es considerado como
un sistema de retroalimentación, cuyo propósito es identificar oportunidades de mejoramiento, en las
optimizaciones de sus recursos y una mejora en su competitividad.

1.2. APLICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN:

En el siguiente informe queremos dar a conocer, la estructura que posee la Compañía Flexport
de Colombia, en uno de los departamentos donde nuestro equipo de trabajo hizo un análisis detallado
acerca del manejo que allí se lleva, este departamento es el departamento de tesorería. Teniendo
conocimiento de que es una de las áreas donde más cumplimiento y supervisión debe hacerse.

Inicialmente comenzamos con un estudio basado en el manual de procedimientos, en los

cuales notamos y tuvimos el conocimiento de cuáles eran las partes que hacían participación en la
elaboración de estos manuales y quien tenía la supervisión de estos mismos. Por otro lado, teniendo
claro la definición de control administrativo hicimos nuestra ejecución en unos de los procesos.

1.3. PAGO A TERCEROS:

Como primer objetivo de este manual, es garantizar que los compromisos adquiridos por la
empresa con los pagos a proveedores, contratistas y prestadores de servicios se realizan con los
controles establecidos en la empresa, dentro del tiempo programado y las cuantías pactadas, con el
fin de mantener la imagen corporativa de la empresa y los niveles de seguridad necesarios. este
procedimiento está proyectado para el cumplimiento de pagos a proveedores de bienes y servicios
desde la recepción de las cuentas, autorizaciones pagos y firma de conformidad del beneficiario, uno
de los resultados esperados es la realización de pagos a proveedores de bienes y servicios dentro de
los parámetros del control del gasto, la ejecución de labores, recepción de insumos y autorización del
desembolso. teniendo como resultado final podemos notar en esta compañía se cumple con este
control administrativo y que se ejecuta de una forma ordenada y supervisada.

2. ANÁLISIS DE LOS ENFOQUES, ELEMENTOS DEL CONTROL Y SU INTEGRACIÓN

CON EL SISTEMA DE GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
 2.1. ENFOQUES:

Son indicadores de gestión de antes durante y después de que un proceso o tarea y se denominan:

❖ Control Anticipado: Este tipo de control se realiza como su nombre lo indica,

anticipadamente antes de que los procesos se implementen y tienen como finalidad evitar que
se presenten problemas antes de la ejecución de las actividades.

❖ Control Concurrente: El control que se realiza durante la ejecución de la actividad es el

control también denominado control durante o concurrente. La supervisión directa durante las
actividades de trabajo.

❖ Control Posterior o de retroalimentación: Es el control que se lleva a cabo para realizar

retroalimentación sobre procesos desarrollados o actividades realizadas, informa sobre los
procesos realizados e implementa retroalimentaciones y evaluaciones.

2.2. ELEMENTOS BÁSICOS DEL PROCESO DE CONTROL

Todos los procesos de control deben tener unos elementos básicos que se desarrollan a
continuación:

❖ Claridad Sobre los Objetivos y Estrategias Organizacionales: Como bien sabemos las
organizaciones establecen controles para evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos
durante el desarrollo de sus actividades, también tenemos que tener en cuenta que cuando
planeamos un control administrativo el primer paso es tener claro los objetivos y las
estrategias organizacionales de forma que el respectivo control se realice sobre su
cumplimiento.

❖ Establecimiento de Estándares: Es un proceso de control administrativo que consiste en

determinar parámetros o estándares específicos, es decir de aquellas actividades que depende
el lograr los objetivos, por ende, es necesario realizar un control.
 ❖ Medición de Resultados: Para tener un buen control es necesario ciertos indicadores que
permitan medir las actividades y los resultados de las acciones realizadas teniendo en cuenta
que es exactamente lo que se quiere medir y cómo y cada cuanto se medirá.

Un ejemplo de esto podría ser, una empresa cuyo principal objetivo es la innovación de
productos, la empresa puede medir cada semestre cuántos productos nuevos se han creado, estos
datos se le solicitará a la división de producción.

2.3. INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

En la empresa Flexport de Colombia S.A que amablemente nos brindó la información acerca
de la organización pudimos verificar que maneja controles oportunos, ya que se evidencia que realiza
la preparación oportuna, diseña las estrategias de control, ante, durante la ejecución de las diferentes
actividades, especialmente en la función de contratación de servicios tercerizados y manejo de
proveedores, para hacer la oferta de los diferentes servicios.
 3. TABLERO DE MANDO Y HERRAMIENTAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

El tablero de mando nos permite monitorear la organización Flexport de Colombia S.A con
indicadores adicionales a los puramente financieros, ofreciendo la posibilidad de medir de la forma
en que las unidades de negocio crean un valor para sus clientes presentes y futuros, y la forma de que
se pueden potencializar las capacidades internas y las inversiones en personal, sistemas y
procedimientos que son necesarios para las mejoras futuras.

Este tablero muestra la visión integral y la estrategia de la organización en un conjunto de

indicadores. Las organizaciones se deben analizar y evaluar por cuatro perspectivas:
 I. Perspectiva financiera:

Es la manera de medir de forma actual el desempeño financiero de la organización Flexport de

Colombia S.A en función de su actual comportamiento y suponiendo el futuro.

Los indicadores utilizados en la perspectiva financiera son:

Índice de liquidez.

Índice de endeudamiento.

Índice de Dupont.

Índice de rendimiento de capital invertido.

II. Perspectiva del cliente:

Con esta perspectiva se busca comprender el cómo el cliente ve la organización Flexport de

Colombia S.A y que se puede realizar para que este se mantenga fielmente con ella. Es la medición
de las relaciones con los clientes y las expectativas que ellos tienen de los bienes y servicios que
ofrecen las organizaciones.

Buscan un favoritismo entre el cliente y la organización, estando siempre al tanto de sus

expectativas y solucionando sus necesidades.

III. Perspectiva interna o de procesos de negocio:

Se busca analizar qué procesos de la empresa Flexport de Colombia S.A son importantes para
satisfacer a los accionistas y a los clientes, cómo lograr una ventaja competitiva a través de tres
subprocesos:
· Proceso de innovación: Es la evaluación de productos nuevos que aporten a la creación de la
ventaja competitiva, la creación de nuevos productos y el comportamiento del sector al que pertenece
la organización.

· Procesos de operaciones: Se orienta al análisis de criterios de calidad y reingeniería, buscan

evaluar con indicadores de costos, calidad, tiempo o flexibilidad de los procesos.

· Procesos de servicios posventa: Es el análisis de las acciones que se realizan para conservar
los clientes y atraer nuevos, midiendo con ellos el tiempo de respuesta, la calidad y la flexibilidad de
cada proceso.

IV. Perspectiva de la innovación y el aprendizaje:

Esta permite evaluar, analizar las habilidades de la organización Flexport de Colombia S.A para
mejorar y aprender en la búsqueda del favoritismo del cliente, de se analizan tres factores
fundamentales:

· Capacidad y competencia de las personas: Satisfacción de los empleados, productividad y

necesidad de formación en la organización.

· Sistemas de información: Estos sistemas permiten que a través de ellos se midan los
indicadores básicos en la estrategia.

· Cultura, clima, motivación para el aprendizaje y la acción: Con ellos se puede medir el
compromiso de los empleados con la organización, la iniciativa de cada uno, la capacidad de trabajo
en equipo y su compromiso con la visión organizacional.

4. Plan de mejora que le recomienda a la organización para optimizar su sistema de

control haciendo énfasis en los indicadores de gestión.

En este momento algunas compañías, empresas o entidades indagan para mejorar su sistema de
gestión, buscando así una gestión fuerte y eficientemente. Para ello, una gestión basada en la mejora
de procesos es la mejor opción.
 Teniendo en cuenta la importancia de un plan de mejora para la empresa en mención se podría
crear en un plan de mejoramiento enfocado para optimizar su sistema de control haciendo énfasis en
los indicadores de gestión, realizando un seguimiento a la gestión que se efectúa a través de unas
metodologías de seguimientos, realizando así un rastreo de metas programadas, computándose por
medio de los indicadores que se reporten en un tiempo determinado, que por lo general se realizan
mensualmente o trimestralmente, hecho así por las dependencias que desarrollan cada una de las
actividades que se adelante en la empresa, permitiendo como determinar el porcentaje de avance o
cumplimiento.

De igual manera, se establece el resultado acumulado al trimestre correspondiente y el total d de

la misma y la ejecución en la vigencia con respecto a la programación establecida por los
responsables de cada indicador.

La mejora de procesos reside en optimizar tenazmente los métodos que se desarrollen en la

empresa. Esta mejora seria de adaptarse a todos los procesos que para la empresa sean cruciales para
su progreso, no obstante, también es bueno tener mejorado hasta el último de las técnicas
sistemáticas que se llevan a cabo en la empresa.

Es importe tener en cuenta que,

“La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su
propósito y su dirección estratégica y que afectan a su capacidad para lograr los resultados
previstos de su sistema de gestión de la calidad.” ISO 9001 2015.
 CONCLUSIONES

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los

empleados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo
de la manera que ayude al crecimiento empresarial. Es muy importante realizar la
implementación de los tres enfoques del control administrativo ya que se debe realizar antes,
durante y en la ejecución de cada una de las actividades y en cada área de la empresa,
organización y/o compañía.

Es fundamental la participación de cada uno de los funcionarios en la implementación

del cuadro de control de este depende el desempeño óptimo y el de la organización, así mismo
su participación, favoritismo en el mercado de la flora por parte de la empresa Flexport de
Colombia S.A y el cumplimiento de las expectativas de sus clientes.
 REFERENCIAS

PEARSON (2013) Proceso administrativo para las organizaciones del siglo XXI, segunda edición.
Capítulo 9. Pag 211 - 224