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Secretaría Virtual UP
ÍNDICE
1 Introducción ...................................................................................................................... 1
2 Requisitos técnicos ........................................................................................................... 1
3 Acceso a la Secretaría Virtual ........................................................................................ 2
3.1 Descripción ................................................................................................................ 2
3.2 Proceso ....................................................................................................................... 3
3.3 Cuenta de correo institucional ............................................................................... 6
4 La Secretaría Virtual: servicios disponibles .................................................................... 7
4.1 Gestión del Usuario ................................................................................................... 7
4.2 Gestión de los Trámites ............................................................................................. 9
4.3 Gestión de la Información ..................................................................................... 11
5 Primer trámite de la Secretaría Virtual: Matrícula 2013 ............................................. 13
5.1 Introducción ............................................................................................................. 13
5.2 Proceso ..................................................................................................................... 13
5.2.1 Acceso al trámite de Matrícula ..................................................................... 13
5.2.2 Pantalla de Instrucciones ................................................................................ 13
5.2.3 Pantalla de Datos Generales ......................................................................... 14
5.2.4 Pantalla de Asignaturas y Grupos ................................................................. 15
5.2.5 Pantalla Reservar cupo ................................................................................... 18
5.2.6 Pantalla Realizar pago .................................................................................... 20
5.2.7 Pantalla Finalizar matrícula ............................................................................. 22
Secretaría Virtual UP
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1 Introducción
La Secretaría Virtual de la Universidad de Panamá (SEVUP) es un servicio mediante
el cual sus usuarios pueden realizar, vía Internet, trámites administrativos con las
distintas unidades de la UP. De esta forma se evitan los desplazamientos para
realizar dichos trámites, y se facilita el acceso a los servicios administrativos de la UP.
2 Requisitos técnicos
Para que la experiencia de uso con la Secretaría Virtual sea lo más satisfactoria
posible, habrán de tenerse en cuenta una serie de requisitos técnicos:
Foxit: http://www.foxitsoftware.com/Secure_PDF_Reader/
Sumatra PDF:
http://blog.kowalczyk.info/software/sumatrapdf/download.html
3.1 Descripción
Durante la primera etapa de implantación de la Secretaría Virtual, el grupo de
usuarios que tendrá acceso a la misma será el de los Estudiantes, tanto aquellos que
ya son estudiantes de la UP, como los de nuevo ingreso en el curso académico
2013. Poco a poco se irán desarrollando e implementando nuevos servicios y
funcionalidades que darán cobertura a necesidades de otros colectivos
universitarios, de tal forma que todos puedan beneficiarse de las ventajas que
ofrece un sistema como el descrito.
3.2 Proceso
Para acceder a la Secretaría Virtual, el sistema solicitará el número de cédula del
usuario y una contraseña. En este punto, debemos distinguir entre los siguientes
grupos de usuarios:
1. Grupo 1: Estudiantes que continúan estudios y que han utilizado los Servicios
de acceso restringido del área de Estudiantes en el Portal UP (“Servicios para
estudiantes”). Tan sólo tendrán que introducir su cédula y su contraseña,
como hasta ahora vienen haciendo en la pantalla de acceso a “Servicios
para estudiantes” del Portal de la UP.
2. Grupo 2: Estudiantes que continúan estudios pero que no han utilizado los
Servicios de acceso restringido del área de Estudiantes en el Portal UP
(“Servicios para estudiantes”). En este caso, el estudiante deberá solicitar el
registro en la Secretaría Virtual a través de la opción “Regístrate ya” de la
pantalla de acceso. Aquí se le solicitará que introduzca su cédula, su correo
electrónico personal y el número del último recibo (o de documento de
pago) emitido para el estudiante. En breve, el usuario recibe en el correo
indicado su contraseña de acceso.
Otro de los recursos que tienen disponibles los usuarios de la Secretaría Virtual en la
pantalla de acceso es la descarga de la Guía de acceso al sistema.
Datos personales. Consulta de los datos personales del usuario. De los datos
que se muestran en esta pantalla, algunos pueden modificarse (Editables) y
otros no (No editables):
Datos Editable No
editable
Cédula X
Nombre X
Fecha de nacimiento X
Dirección X
Zona postal X
Sexo X
Correo electrónico personal X
Correo electrónico institucional X
Celular X
Lugar de trabajo X
Tipo sangre X
Imagen X
Borrador
Pendiente de pago
Finalizado
En función del estado del trámite, podrán realizarse con el mismo una serie de
acciones:
Editar
Generar recibo
Pagar
Notas. En esta pantalla se podrán consultar las notas obtenidas en los distintos
semestres en los que el estudiante haya estado matriculado en la UP. La
información aparece organizada por cada semestre del año académico.
También se puede consultar esta información atendiendo a un doble
agrupamiento:
o Créditos por Plan de Estudios actual. Muestra los créditos obtenidos en
el Plan de Estudios en el que actualmente estás matriculado.
o Créditos completos. La información mostrada puedes exportarla en
formato Excel o PDF pulsando en el icono correspondiente.
5.1 Introducción
El primer trámite activo en la SEVUP es el de la Matrícula 2013. Los requisitos de
usuario que serán necesarios para acceder al trámite, por tanto, son exactamente
los mismos que los comentados en el apartado 2 de este instructivo (Acceso a la
Secretaría Virtual).
Para utilizar la Secretaría Virtual y los trámites disponibles, como el de Matrícula, será
necesaria una conexión a internet así como los navegadores al uso en sus últimas
versiones: Mozilla Firefox, Chrome, Internet Explorer (8 ó superior) y Opera.
5.2 Proceso
Horario gráfico del estudiante: pulsando sobre el icono con la etiqueta “Ver
horario completo”, se despliega un horario semanal con las materias
seleccionadas por el estudiante organizadas por tramos horarios.
Datos generales
Datos de asignaturas y grupos
Datos de pago (Desglose/Tipo/Medio)
Actualmente sólo es posible realizar un Tipo de pago (pago completo), de ahí que
este dato sea tan sólo informativo.
Una vez realizada la revisión de toda la información de esta pantalla, se debe pulsar
el botón “Confirmar reserva” para hacer efectiva la reserva de las plazas en los
Grupos/Materias solicitados. El sistema comprobará que se ha seleccionado una
forma de pago antes de continuar. En caso de no haberlo hecho, se muestra un
mensaje de aviso.
Pero ahora aparecen tres botones nuevos que permiten realizar las siguientes
acciones:
El recibo puede generarse siempre que se desee desde la pantalla “Mis trámites” de
la Secretaría Virtual durante el año académico en curso. Para ver recibos de años
académicos anteriores (histórico de recibos), debe ir al menú Información de
interés.