Guía y buenas prácticas

La plantilla de estructura de carpetas es una representación gráfica de cómo se

organizan los archivos dentro de las carpetas de su unidad de nube compartida
como Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive o sus servidores de archivos internos

Cómo crear un diagrama de estructura de carpetas

 Definir sus necesidades en función de las necesidades
de su empresa. Decida cómo quiere que se organicen
sus archivos, ya sea por proyecto, por año o por función
 Identificar los archivos que se crean como parte de los
procesos de negocio y los archivos que se utilizan como
referencias (como los documentos de registro de la
empresa)
 Cree un diagrama para organizar carpetas utilizando
una plantilla de estructura de carpetas.
 Cree una carpeta para cada categoría de documento y
luego haga subcarpetas para cada aspecto de esa
categoría.
 Cree una carpeta”no categorizada” para colocar los
archivos que no caben en ninguna otra carpeta.
 Codifique por colores las diferentes carpetas del
diagrama para que sea más fácil para cualquiera
entender la jerarquía de carpetas.
 Identificar las reglas de propiedad y compartición para
diferentes carpetas. Utilice códigos de color para asignar
funciones a las carpetas. Algunas carpetas pueden ser
compartidas en toda la empresa y algunas pueden ser
personales, mientras que otras pueden tener acceso a
nivel departamental o de funciones.
 Consiga que su equipo de TI y la dirección aprueben y
ajusten la estructura planificada invitándoles a colaborar
en el diagrama.
 Incruste el diagrama en su intranet u otros sitios web
internos mediante Creately Viewer para que su equipo lo
tenga en cuenta al guardar sus documentos.