Manual 3 Excel Cec Politecnica Nacional

versión 2.
mayo del 2020

“Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una oportunidad para
penetrar en el bello y maravilloso mundo del saber.” Es lo que Albert Einstein describe como
una célebre expresión para recalcar la grandeza de aprender; y ustedes estimados amigos
han tomado la decisión de instruirse para enfrentar exitosamente su vida profesional, con la
ayuda de la excelente capacitación que están por recibir.
Es importante indicarle que nuestros procesos institucionales, cuentan con Certificación

de Calidad ISO 9001:2008 y en el año 2013 hemos obtenido la “Medalla de Oro a la
Excelencia”, premio basado en el Modelo de Evaluación institucional Malcolm Baldrige. Todo
ello porque nos interesa sinceramente mantener permanentemente en el campo de la
Educación Continua, un compromiso de servicio de calidad con nuestros clientes,
entendiendo sus requerimientos, logrando su satisfacción con oportunidad, mejoramiento
continuo, creatividad y visión de país.
Todos los que conformamos el “Centro de Educación Continua de la Escuela

Politécnica Nacional”, deseamos que su paso por este centro de formación sea del total
agrado de ustedes y que además puedan llevar los mejores conocimientos y experiencias
formativas para sus espacios de trabajo.
Bienvenidos y bienvenidas !!
Franklin Guevara
Coordinador de Capacitación y Consultoría.
2
PREFACIO
El objetivo de esta guía es preparar a los participantes para una competencia profesional,
académica y personal, altamente calificada. La guía tiene una orientación que está regida hacia
aspectos objetivos en cada una de las unidades planteadas.
La implementación de esta guía añade mucha información nueva respecto a la

administración efectiva en el ambiente estructural de Excel, además de incorporar valores
agregados y de ofertar innovación constante.
Como indica su título, Excel 3 - Gestión de Datos con tablas dinámicas, adopta un punto
de vista adelantado y, al mismo tiempo, se comprende que es el espíritu estudiantil lo que
impulsa a gran parte del éxito personal y profesional.
La perspectiva es esencial porque las competencias de aprendizaje se están

incrementando y se forman nuevas habilidades entre usuario y aplicación Excel.
En esta guía como en las anteriores se recurre a la experiencia dentro de las aulas de clase
como también en los negocios, e integran la teoría con la práctica. A partir de esa experiencia
se busca incluir una perspectiva innovadora a la práctica de la aplicación Excel.
Mi agradecimiento a las personas que han contribuido con sus sugerencias al diseño de
esta guía.
Jorge Zapata
Instructor de cursos especiales
3
Índice de contenido
Contenido
Unidad 1. Gestión de datos .................................................................7
Base de datos en Excel ....................................................................7
Esquemas en Excel ..........................................................................7
Subtotales en Excel ..........................................................................8
Consolidar datos ..............................................................................9
Consolidar por posición. ...........................................................10
Consolidar por categoria. .........................................................12
Unidad 2. Funciones ...........................................................................15
Funciones Matemáticas.................................................................15
SumaProducto ...........................................................................15
Sumar.Si .....................................................................................15
Sumar.Si.Conjunto ....................................................................15
Funciones Estadísticas ..................................................................16
Contar.Si.....................................................................................16
Contar.Si.Conjunto ...................................................................16
Promedio.Si ................................................................................16
Promedio.Si.Conjunto ...............................................................17
Funciones Búsqueda y referencia ................................................17
ConsultaH...................................................................................17
ConsultaV ...................................................................................17
Elegir ...........................................................................................18
Coincidir .....................................................................................18
Índice ..........................................................................................18
Indirecto .....................................................................................19
Unidad 3. Formatos condicionales .....................................................21
Definición........................................................................................21
4
Tipos de Formato condicional ......................................................21
Resaltar reglas de celdas ...........................................................21
Reglas superiores e inferiores ..................................................22
Barra de datos ............................................................................22
Escalas de color ..........................................................................23
Conjunto de iconos ....................................................................23
Crear reglas ....................................................................................24
Fórmula que determine las celdas para aplicar formato ......25
Administrador de reglas ...........................................................25
Unidad 4. Validación de datos ...........................................................28
Tipos de datos que se pueden validar ..........................................28
Validar por longitud de texto ...................................................28
Validar celdas por números .....................................................29
Validar celdas por fecha ...........................................................31
Validar celdas por listas ............................................................32
Validar celdas Personalizadas ..................................................34
Tipos de mensajes que se puede mostrar ....................................35
Mensajes entrantes ....................................................................35
Mensajes de error ......................................................................35
Entradas no válidas en una hoja ..............................................35
Unidad 5. Analizar datos con tablas ...................................................39
Convertir rango en una tabla .......................................................39
Filtrar datos de tabla.................................................................39
Ordenar una tabla .....................................................................40
Orden personalizado .................................................................41
Diseño de una tabla .......................................................................42
Nombre de tabla ........................................................................43
Cambiar tamaño de la tabla .....................................................43
Resumir con tabla dinámica .....................................................43
Quitar duplicados ......................................................................43
5
Convertir en rango ....................................................................43
Fila de totales .............................................................................44
Fila de encabezado ....................................................................44
Filas con bandas ........................................................................44
Primera columna .......................................................................44
Última columna..........................................................................44
Columnas con bandas ...............................................................45
Utilizando fórmulas dentro de la tabla ...................................45
Formulario de datos ......................................................................45
Agregar filas a una tabla por formulario ...............................45
Unidad 6. Tablas y Gráficos Dinámicos ............................................48
Definición........................................................................................48
Cómo funcionan las tablas dinámicas .....................................48
Terminología de las tablas dinámicas .....................................48
Crear tablas dinámicas .................................................................48
Trabajar con lista de campos ...................................................50
Cambiar la vista de la lista de campos ....................................51
Configuración de campo de valor ............................................51
Cambiar el diseño de datos.......................................................52
Segmentación de datos ..................................................................53
Rangos de consolidación múltiple ................................................53
Campos de página en consolidaciones de datos .....................55
Campos y elementos calculados ...................................................56
Restricciones en la creación de campos calculados................56
Gráficos dinámicos ..............................................................................57
Crear un gráfico dinámico ...........................................................57
Diseño de un gráfico dinámico .................................................59
6
Unidad 1. Gestión de datos
Objetivos Específicos
 Saber establecer base de datos, ordenar los mismos, realizar subtotales y aplicar filtros.
Base de datos en Excel
Una base de datos es una colección de información organizada de forma que la aplicación
Excel pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite.
Los datos están organizados dentro de una lista con cabeceras de columna que definen
campos y filas que contienen registros. Un campo es un elemento específico de información de
su lista de datos como por ejemplo, Título, Nombre Autor, y Precio. Un registro contiene toda
la información sobre un apartado concreto de su lista.
Esquemas en Excel
En Excel, el uso de esquemas permite expandir o contraer la apariencia de una hoja de

cálculo, de manera que la información se pueda ver con más o menos detalle. Excel puede crear
un esquema de modo automático. Para ello busca celdas con fórmulas que sean un resumen de
las filas por encima o bien de las columnas a la izquierda.
Los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en formato delista, en que cada
columna tenga un rótulo en la primera lista y contenga información similar, y de modo que la
lista no contenga filas ni columnas en blanco.
Ejemplo, se desea mostrar los totales parciales de las regiones de la Sierra y la Costa (filas) y por Trimestre
(columna).
7
1. Seleccione las filas 2, 3 y 4
2. Active
Datos/Esquema/Agrupar.
3. Repita los pasos 1 y 2 para las
filas 6, 7 y 8.
4. Seleccione las columnas B, C
yD
5. Repita el paso 2
6. Por último expanda y
contraiga las filas y
columnas esquematizadas.
Las líneas que ve en el margen a la izquierda y los números por encima de las líneas son
símbolos de esquema que le permiten controlar cuántos detalles ve en su informe. Puede plegar
su esquema, pulsando los símbolos del nivel de fila y columna.
Para borrar un esquema seleccionamos Datos/Desagrupar/Borrar esquema
Subtotales en Excel
Se calculan con una función de resumen (tipo de cálculo que combina datos de origen
cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos).
Ejemplo, Se desea mostrar los Subtotales por País que tres empresas tienen su espacio físico en cada uno de ellos.
8
1. Ordene la columna de País (A-Z)
2. Seleccione la tabla
3. Active Datos/Esquema/Subtotal
4. En el cuadro de diálogo
Subtotales active los siguientes
parámetros;
5. Para cada cambio en: PAÍS
6. Usar función: Suma
7. Agregar subtotal a:
BENEFICIOS
8. Por último pulse el botón
Aceptar
Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal

vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos.
El comando Subtotal también esquematiza (esquema: datos de una hoja de cálculo donde las
filas o columnas de datos de detalle están agrupadas de manera que pueda crear informes
resumidos.)
Consolidar datos
La herramienta Consolidar de Excel le permite agregar una serie de datos que están
reflejados en diferentes hojas ya sea dentro del mimso libro de Excel o en otros libros. Al
consolidar datos lo que hace es lograr que de forma rápida se agreguen en una única tabla los
datos y estén actualizados cada vez que se realice un cambio o variación en los datos iniciales.
9
Consolidar por posición.
Cuando los datos de las áreas de origen se organizan en el mismo orden y utiliza las
mismas etiquetas.
Ejemplo, se necesita consolidar las ventas de varios vendedores de una empresa tanto en venta directa como
indirecta de los tres primeros meses del año.
Ventas de enero
Ventas de febrero
Hablamos de consolidación por
posición, cuando las hojas a
consolidar poseen la misma
estructura en dimensiones,
planteamiento y organización de
datos, y además, en la hoja
consolidada queremos que los
datos resumidos, tengan la
misma estructura.
Ventas de marzo
10
1. Situar el cursor en la celda B2 de la
hoja Resumen
2. Active Datos/Herramientas de
datos/Consolidar
3. En el cuadro combinado Función
elija la función SUMA
4. En el cuadro combinado
Referencia indicamos la celda o
rango de celdas de las otras hojas.
5. Una vez seleccionado el rango
pulsamos el botón Agregar.
6. Verificamos que los rangos sean
añadidos al cuadro Todas las
referencias.
7. Active el casillero Crear vínculos
con los datos de origen.
8. Por último pulsamos el botón
Aceptar
Esquema desplegado o expandido, indicando el origen de las ventas de todos sus

vendedores realizando la función Suma.
11
Consolidar por categoria.
Cuando los datos de las áreas de origen NO se organiza en el mismo orden, pero utiliza
las mismas etiquetas. Utilice este método para consolidar los datos de una serie de hojas de
cálculo que tienen diseños diferentes pero que tienen los mismos rótulos de datos.
Ejemplo, se necesita consolidar las ventas de vehículos en tres ciudades de América del Sur del primer trimestre
del año 2015.
Ventas concesionaria BOGOTA
Hablamos de consolidación por

categorías, de modo que aunque
los rangos a consolidar no sean
Ventas concesionaria QUITO iguales en el orden en el que
están dispuestos en sus hojas
originales, sus rótulos sí que
coinciden en cada hoja, son los
mismos rótulos como en el
ejemplo anterior, de manera que
seleccionando esas celdas de
rótulos en las hojas a consolidar
y marcando las casillas de Fila
superior y Columna izquierda en
el cuadro de diálogo de
Consolidar, los datos serán
consolidados y operados según
Ventas concesionaria LIMA les corresponda el rótulo, no a la
posición.
12
1. Situar el cursor en la celda B3 de
la hoja Ventas2015
2. Active Datos/Herramientas de
datos/Consolidar
3. En el cuadro combinado Función
elija la función PROMEDIO
4. En el cuadro combinado
Referencia indicamos la celda o
rango de celdas de las otras hojas.
5. Una vez seleccionado el rango
pulsamos el botón Agregar.
6. Verificamos que los rangos sean
añadidos al cuadro Todas las
referencias.
7. Active los casilleros Fila superior
y Columna izquierda.
8. Por último pulsamos el botón
Aceptar
Esquema desplegado o expandido, indicando el origen de las ventas de autos realizando

la función Promedio.
13
Cuestionario. Selección múltiple, única respuesta
1. La base de datos es:

a. Un conjunto de datos que almacena información.
b. Un conjunto de objetos relacionados entre sí.
c. Un conjunto de conexiones relacionadas con hojas.
2. Con la herramienta esquema puedo:
a. Ocultar y desplegar hojas.
b. Ocultar y desplegar ventanas.
c. Ocultar y desplegar filas y columnas.
3. Con la herramienta subtotal permite:
a. Solo aplicar esquema.
b. Ordenar y filtrar.
c. Aplicar funciones pro grupo de elementos de una base de datos.
4. Para crear un Esquema en Excel es necesario:
a. Que la tabla este consolidada.
b. Que no exista fórmulas en la tabla.
c. Que exista fórmulas en la tabla.
5. Para ejecutar Subtotales en Excel el proceso es:
a. Primero ordenar los datos según el criterio y luego agrupar elementos.
b. Primero agrupar elementos y luego ordenar los datos según el criterio.
c. Primero esquematizamos y luego agrupamos elementos.
Ejercicio.
1. Una compañía está formada por tres delegaciones, cada una tiene unos ingresos que se
detallan en distinto archivos de Excel y en otro libro necesitamos averiguar los ingresos
totales de la compañía.
1.
2.
3. Los libros se llaman Zona SUR.xlsx, Zona CENTRO.xlsx y Zona NORTE.xlsx
4. Realice la consolidación de datos por Posición y Categoría.
5. El libro TotalesCompañia.xlsx llevara la consolidación de datos.
14
Unidad 2. Funciones
 Realizar cálculos predefinidos aportando únicamente los valores que se aporten.
Las funciones disponibles en el Excel permiten la realización automática de diversos

cálculos y operaciones extremadamente útiles, que completan todo el poder del aplicativo de
la planilla.
Funciones Matemáticas
SumaProducto
Devuelve la suma de los productos de rangos o matrices correspondientes.
Sumar.Si
Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición.
Sumar.Si.Conjunto
Suma las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios.
15
Funciones Estadísticas
Contar.Si
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.
Contar.Si.Conjunto
Cuenta el número de celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o

criterios.
Promedio.Si
Busca el promedio de las celdas que cumplen un determinado criterio o condición.
16
Promedio.Si.Conjunto
Busca el promedio de las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o

criterios.
Funciones Búsqueda y referencia
ConsultaH
Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma
columna desde una fila especificada.
ConsultaV
Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un

valor en la misma fila desde una columna especificada.
17
Elegir
Elige un valor o una acción de una lista de valores a partir de un número de índice.
Podemos especificar hasta 254 valores en la lista entregada a la función.
Coincidir
Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz, que coincide con un valor
dado en un orden especificado.
Índice
Devuelve un valor o referencia de la celda en la intersección de una fila y columna en

particular, en un rango especificado.
18
Indirecto
Devuelve una referencia especificada por un valor de texto. Puede utilizar esta función
para crear una referencia que no cambiará aun cuando se inserten filas o columnas a la hoja.
19
1. La función SUMAPRODUCTO pertenece al grupo:

a. Cubo.
b. Ingeniería.
c. Matemáticas y trigonométricas.
2. La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO pertenece al grupo:
a. Financiera.
b. Estadísticas.
c. Información.
3. La función COINCIDIR determina con la coincidencia exacta:
a. La posición del valor buscado en una matriz.
b. Extrae el valor de una fila o columna.
c. Extrae la posición en la que se encuentra el valor buscado en una fila o columna.
4. La sintaxis CONSULTAV tiene como parámetro [ordenado] esto se refiere a:
a. VERDADERO - FALSO.
b. 0 - 1.
c. Ninguna de las anteriores.
5. La función ELEGIR toma valores de respuesta de:
a. 1 – 255 valores en lista.
b. 1 – 254 valores en lista
c. 1 – 253 valores en lista
Ejercicio.
1. Crear la Lista de ventas:

1. En Hoja1 crear la siguiente información de datos
2.
3. Encontrar el nombre del cliente sobre la base del número de factura.
4. El proceso debe ser trabajado con las funciones de búsqueda INDICE y COINCIDIR
5. Trabaje con nombres de rango, al rango C3:C10 asigne el nombre de clientes y lo
mismo al rango D3:D10 con el nombre de facturas
6. El nombre del archivo será Ventas2015.XLSX
20
Unidad 3. Formatos condicionales
 Aplicar características de formato a determinadas celdas con determinadas condiciones.
Definición
Es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que

puede dar un formato especial a un grupo de celdas.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan
una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, para
destacar valores inusuales y ver datos empleando Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos
de iconos.
Tipos de Formato condicional
Resaltar reglas de celdas
Esta opción nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de
formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando
los argumentos necesarios para crear la regla.
Ejemplo, se trata del avance de cumplimiento a las ventas de 3 personas durante los trimestres del año. El tercer
trimestre se necesita resaltar a los porcentajes que son mayores al 83%.
1. Seleccionar las celdas D3:D5

2. Active Inicio/Estilos/Formato
condicional/Resaltar reglas de celdas/Es mayor
que
3. En el cuadro de diálogo Es mayor que escribir
el porcentaje 83%
4. Por último pulsar el botón Aceptar
21
Reglas superiores e inferiores
La regla 10 superiores… le permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que

contengan los 10 valores o un proporcional con mayor valor dentro del rango de celdas.
Ejemplo, se trata de un listado de personas con el género y la edad, se necesita identificar las personas cuya edad
está por encima del promedio.
1. Seleccionar el rango C3:C7

condicional/Reglas superiores e inferiores/Por
encima del promedio…
3. En el cuadro de diálogo Por encima del
promedio seleccionar el parámetro Relleno rojo
claro
El proceso es el siguiente; en primer lugar calcula el valor promedio de las celdas del
rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que
tienen un valor por encima del promedio recién calculado.
Barra de datos
Muestra una barra coloreada en la celda. La longitud de la barra representa el valor en la

celda.
Ejemplo, se trata de identificar y resaltar cuales son las ventas más altas registradas en el mes.
1. Seleccionar el rango C3:C7
condicional/Barras de datos/Relleno degradado
Rojo
3. La acción ejecutará de manera inmediata.
22
Escalas de color
Muestra un degradado de dos o tres colores en un rango de celdas. La sombra del color
representa el valor en la celda.
Ejemplo, se trata de representar por asignación de colores las ventas de 5 personas en los años 2012- 2014.
1. Seleccionar el rango B3:D7

condicional/Escalas de color/Opción verde,
amarillo y rojo
En este caso los valores más altos se tonificaran de color verde, los valores más bajos
serán de tono rojo y los valores intermedios estarán de tono amarillo.
Conjunto de iconos
Muestra un icono del conjunto de iconos anteriores en cada celda. Cada icono representa
un valor en la celda.
Ejemplo, se trata de representar de manera iconica (clasificación) los valores del campo Líquido.
1. Seleccionar el rango D3:D7

2. Active Inicio/Estilos/Formato condicional/
Conjuntos de iconos/Valoración
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Crear reglas
Permite aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas
celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.
Ejemplo, si queremos resaltar con símbolos a aquellos promedios que han superado los 14 (aprobados), los que
están entre 11 y 14 (insuficiencia) y aquellos que no han superado los 10 (pierden).
1. Seleccionar el rango D3:D7

2. Active Inicio/Estilos/Formato condicional/
Nueva regla…
3. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato
seleccione los siguientes parámetros…
Es de notar que solo definimos dos valores, 14 y 10, y Excel define los límites de las tres
condiciones mostrándolas en la parte izquierda del formulario.
24
Fórmula que determine las celdas para aplicar formato
La adición de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayuda a agilitar

acciones que las reglas integradas no pueden realizar.
Ejemplo, supongamos que necesitamos investigar las filas de negocio en las que tenemos pérdidas.
1. Seleccionar el rango A2:E6

condicional/ Nueva regla…
3. En el cuadro de diálogo Nueva regla
de formato seleccione el tipo de
regla Utilice una fórmula que
determine las celdas para aplicar
formato.
4. En el cuadro de valores edite
=$E2<0
Administrador de reglas
Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condicional del libro,
utilice el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales. Cuando se
aplican dos o más reglas de formato condicional a un rango de celdas, estas reglas se evalúan
por orden de prioridad en función de cómo aparezcan en este cuadro de diálogo.
Una regla más alta en la lista tiene una mayor prioridad que una regla más baja en la lista.
De manera predeterminada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y por
tanto, tienen una mayor prioridad, pero puede cambiar el orden de prioridad empleando las
fechas Subir y Bajar del cuadro de diálogo.
25
Subir Bajar
Nueva regla: Abre el cuadro de diálogo Nueva regla de formato que nos permite seleccionar el
tipo y configuración de la nueva regla.
Editar regla: Abre el cuadro de diálogo Editar regla de formato para modificar la configuración
de la regla.
Eliminar regla: Borra la regla de formato seleccionada en la lista inferior.
Puede activar o desactivar la casilla Detener si es verdad para cambiar la conducta

predeterminada:
 Para evaluar únicamente la primera regla, active la casilla Detener si es verdad para la
primera regla.
 Para evaluar únicamente la primera y la segunda regla, active la casilla Detener si es
verdad para la segunda regla.
 Para evaluar únicamente la primera, la segunda y la tercera regla, active la casilla
Detener si es verdad para la tercera regla.
26
1. El objetivo de un formato condicional es:

a. Resaltar de forma gráfica valores que cumplen con ciertos criterios
b. Modificar la apariencia de valores numéricos
c. Crear estructuras complejas de valores
2. Suponga que tiene el rango A1:D10 y necesita resaltar las filas pares de un color, que
formato condicional aplicado como fórmula sería el correcto;
a. =RESTO(FILA();2)=1
b. =RESTO(FILA();2)=0
c. Ninguna de las anteriores
Ejercicio.
1. Crear la tabla Gran Premio de F1:

1. En la lista de resultados del Gran Premio de Australia de F1 del año 2010, se ha
añadido una columna para calcular, al final de la carrera, los puestos que adelantó cada
piloto con respecto a su posición en la parrilla de salida
2.
3. Encontrar los Puestos adelantados restando la ubicación de Parrilla con la posición del
Puesto.
4. En el rango de Puestos adelantados además se necesita resaltar con 3 FLECHAS (de
color) aquellos pilotos que avanzaron algún puesto ([mayor o igual a 1], flecha verde),
los pilotos que terminaron la carrera en el mismo puesto que tenían en la parrilla de salida
([están entre 0 y 1], flecha amarilla), y los que se retrasaron ([menor a 0], flecha roja).
27
Unidad 4. Validación de datos
 Restringir la carga de datos en una celda.
La validación de datos permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden
o se deben escribir en una celda. También se pueden proporcionar mensajes que definan la
entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir
errores.
Tipos de datos que se pueden validar
Validar por longitud de texto
Permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en
una celda con un límite de texto.
Ejemplo, se necesita validar el dato del campo RUC en un formato de facturade una empresa, la longitud de texto
deben ser los 13 caracteres que tiene un número de RUC, además debe existir un mensaje de entrada y un mensaje
de error en caso de escribir datos que estén fuera del rango de valores.
1. Seleccionar la celda B4
2. Active Datos/Herramientas de datos/Validación de
datos/Validación de datos…
3. Al momento se desplegará el cuadro de diálogo Validación de
datos.
4. En la ficha Configuración del cuadro combinado Permitir:
escogemos Longitud del texto
5. Luego en el cuadro combinado Datos: escogemos la orden
igual a
6. Seguido en Longitud: editamos el número 13
28
7. Luego activamos la ficha Mensaje de entrada y en el cuadro de texto Título: escribimos Dato del RUC
8. Y en el cuadro de texto Mensaje de entrada: escribimos Válido 13 dígitos
9. Ahora bien activamos la ficha Mensaje de error y en el cuadro combinado Estilo: escogemos Detener
10. En el cuadro de texto Título: escribimos RUC errado
11. Y en el cuadro de texto Mensaje de error: editamos Escriba un número de RUC correcto
12. Por último pulsamos el botón Aceptar
Validar celdas por números
Permite establecer la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una
celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro.
Ejemplo, se necesita validar un rango de celdas que permiten solamente ingresar datos numéricos enteros para
registrar edades.
29
1. Seleccionar el rango B2:B5
3. Se desplegará el cuadro de diálogo Validación de datos.
escogemos Número entero
mayor o igual que
6. Seguido en Mínimo: editamos el número 0
7. Luego activamos la ficha Mensaje de entrada y en el cuadro de texto Título: escribimos Edad
8. Y en el cuadro de texto Mensaje de entrada: Solo se permite ingresar números enteros
10. En el cuadro de texto Título: escribimos Dato Inválido
11. Y en el cuadro de texto Mensaje de error: editamos En esta celda solo puede ingresar Números Enteros
30
Validar celdas por fecha
Permite establecer la validación de fechas establecidas en un rango de datos o celdas

especificas.
Ejemplo, en un escenario de procedimiento de ingreso de fechas de nacimiento, se establece una validación para
que las fechas sean desde el año 1980.
1. Seleccionar la celda B5
3. Se desplegará el cuadro de diálogo Validación de datos.
escogemos Fecha
mayor que
6. Seguido en Fecha inicial: editamos 01/01/1980
7. Luego activamos la ficha Mensaje de entrada y en el cuadro de texto Título: escribimos Fecha…
8. Y en el cuadro de texto Mensaje de entrada: de nacimiento
31
10. En el cuadro de texto Título: escribimos Error
11. Y en el cuadro de texto Mensaje de error: editamos Fecha no válida
Validar celdas por listas
Excel permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir un
valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada.
Ejemplo, en una empresa expendedora de productos comestibles, se necesita validar en formato lista las sucursales
que tiene la mencionada empresa.
32
1. Seleccionar rango C2:C5
3. Al momento se desplegará el cuadro de diálogo Validación
de datos.
escogemos Lista
5. Luego en el cuadro combinado Origen: editamos
Norte;Sur;Centro
6. Luego activamos la ficha Mensaje de entrada y en el cuadro de texto Título: escribimos Seleccione…
7. Y en el cuadro de texto Mensaje de entrada: escribimos sucursal
9. En el cuadro de texto Título: escribimos RUC errado
10. Y en el cuadro de texto Mensaje de error: editamos Escriba un número de RUC correcto
33
Validar celdas Personalizadas
Condicionar la introducción de datos atraves de fórmulas o funciones.
Ejemplo, validar un rango de celdas de fechas que tengan una semana o menos de antigüedad. Seleccione el rango
B4:B8 e ingrese la fórmula.
1. Seleccionamos rango A2:A5

3. Al momento se desplegará el cuadro de diálogo Validación de
datos.
escogemos Personalizada
5. Luego en el cuadro combinado Fórmula: editamos
=A2>(HOY()-7)
Cualquier fórmula que ingrese en esta sección deberá ser, en realidad, una expresión
lógica; es decir, una expresión cuyos únicos resultados posibles sean o VERDADERO o FALSO.
En nuestro caso, si en la celda B4 tenemos la fecha del día de ayer, la fórmula devolverá
34
VERDADERO. Y si tenemos una fecha de hace más de un mes, devolverá FALSO. Cada vez que
el resultado de la expresión sea VERDADERO, Excel aplicará el formato que se haya
especificado.
Observe ahora que la referencia que hace a la celda A2 es una referencia relativa. Al
hacerlo, estamos forzando a Excel a ajustar las referencias al resto de las celdas (recuerde que
ha seleccionado el rango A2:A5), tal y como sucede cuando copiamos una fórmula
normalmente. De esta manera, si revisa las condiciones de cada celda, vera que son:
=A2>(HOY()-7) =A3>(HOY()-7) =A4>(HOY()-7)…
Tipos de mensajes que se puede mostrar
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que
aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el
usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos.
Mensajes entrantes
Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede
utilizar para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.
Mensajes de error
Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona
la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
 Mensaje de detención.- Evita que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un
mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar
 Mensaje de advertencia.- Advierte a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos,
pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios
pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para
quitarla.
 Mensaje de información.- Informa a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos,
pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece
un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el
valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.
Entradas no válidas en una hoja
35
Al recibir hojas de cálculo de usuarios que pueden haber introducido datos no válidos,
puede configurar Excel de modo que muestre círculos rojos alrededor de los datos que no
cumplan los criterios, facilitando así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo.
Ejemplo, validar las columnas con los siguientes parámetros, Año (mayor o igual que 2014), semestre (sólo 1 ó
2), canal (Correo, Nacional o Internacional).
1. Lo primero que se debe hacer es validar cada

columna según sus condiciones.
2. Seleccionar el rango A2:C5
datos/Rodear con un círculo datos no válidos
4. El valor de las celdas serán rodeadas con un círculo
porque no cumplen una regla de validación.
36
1. Qué validación personalizada es la correcta para no permitir códigos repetidos en un

rango:
a. =PROMEDIO.SI($B$4:$B$8;4)=1
b. =SUMAR.SI($B$4:$B$8;4)=1
c. =CONTAR.SI($B$4:$B$8;4)=1
2. Qué validación personalizada es la correcta para ingresar 5 dígitos y solo números:
a. =SI(LARGO(B2)=5;VALOR(B2)<>0)
b. =Y(LARGO(B2)=5;VALOR(B2)<>0)
c. =O(LARGO(B2)=5;VALOR(B2)<>0)
3. Qué validación personalizada es la correcta para introducir sólo valores únicos en una
columna:
a. =CONTAR.SI(A:A;A1)=1
b. =CONTAR (A1:A;A1)=1
c. =CONTARA(A:A;A1)=1
4. Qué validación personalizada es la correcta para introducir sólo números pares:
a. =RESIDUO(A1;2)=0
b. =RESTA(A1;2)=0
c. =PARES(A1;2)=0
Ejercicio.
1. Crear un control de autos rentados

1. En hoja1 crear el formato que muestra la figura
2.
3. En hoja2 crear la base de datos que muestra la figura
4.
37
5. Validar y dar apariencia a las siguientes celdas;
6. No. Renta, validar valores entre 1 y 100 & Apariencia ► 00000
7. Cliente, validar con nombres completos
8. Dirección, validar con dirección completa
9. C.I., validar cédula completa & Apariencia ► 000000000-0
10. Teléfono, validar para registro celular & Apariencia ► (000)-0000000
11. Edad, validar para >18 y <60 & Apariencia ► 18 años
12. Marca, modelo, año y color validar en modo lista que esta relacionada a la base de datos
13. No. puertas, alarma, rines, polarizado, estéreo y clima en modo lista que esta relacionada
a la base de datos
14. Placas, validar al formato de placa ecuatoriana
15. Renta, validar en valores decimales & Apariencia ► #.#00,00
16. Fecha, validar solamente para fecha del mes actual del sistema
17. Hora, validar con horarios de atención desde 9:00am hasta las 6:00pm
18. Servicio, costo y responsable en modo lista que esta relacionada a la base de datos.
38
Unidad 5. Analizar datos con tablas
 Analizar y administrar información.
Convertir rango en una tabla
Cuando se crea una tabla (antes denominada lista) en una hoja de cálculo, los datos se
pueden administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla.
Ejemplo, se necesita cambiar la lista de una base de datos a un formato de tabla, para poder registrar de manera
automática filtros de información.
1. Seleccionamos el rango A1:D8

2. Active Insertar/Tablas/Tabla
3. Al momento se desplegará el cuadro de diálogo
Crear tabla.
4. En el cuadro de texto se visalizará el rango que fue
seleccionado al inicio del proceso con referencias
absolutas.
Si no desea trabajar con los datos en una tabla, puede convertirla en un rango normal a
la vez que conserva el formato de estilo de tabla que ha aplicado.
Filtrar datos de tabla
39
Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto
de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.
Ejemplo, se necesita realizar un filtrado del campo 1er trimestre el cual tenga como subconjunto las cantidades
que estén entre 2000 y 5000 usd.
1. De un clic en el campo 1er trimestre

2. Active Filtros de número/Entre…
Autofiltro personalizado.
4. Ubique los argumentos como se visualiza en la
figura.
La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este ícono para indicar que hay
un filtro aplicado.
Ordenar una tabla
40
Una de las ventajas de las tablas es que podemos ordenar los registros alfabéticamente o
numéricamente. Esto nos permite ver los datos ordenados por nombre o número de producto.
Ejemplo, ordenar de manera descendente los productos que se encuentra en venta de la tabla.
1. De un clic en el campo Producto

2. Active Ordenar de Z a A
3. Al momento se desplegará la tabla ordenada de
manera descendente.
La flecha de ordenado del encabezado de tabla cambia a este ícono para indicar que
hay un ordenamiento de información.
Orden personalizado
41
Excel nos permite ordenar los datos de una manera personalizada e incluye hasta 64
niveles de ordenación de manera múltiple.
Ejemplo, consideramos la tabla de productos donde se necesita ordenar la información por Producto de manera
ascendente y posteriormente por 1er trimestre de mayor a menor.
1. De un clic en el campo Producto

2. Active Ordenar personalizado…
Ordenar el cual nos permitirá ordenar los datos
por múltiples niveles.
4. En el segmento Columna escogemos como
parámetro Producto y en el segmento Criterio de
ordenación escogemos el parámetro A a Z.
5. Dar un clic en el botón ¡Agregar nivel
6. Ahora en el segmento Columna escogemos
como parámetro 1er trimestre y en el segmento
Criterio de ordenación escogemos el parámetro
De mayor a menor.
Las flechas de ordenado de los encabezados de tabla cambian a este ícono para indicar
que hay un ordenamiento de información.
Diseño de una tabla
42
La tabla puede ser modificada en tamaño, resumida a tabla dinámica, eliminar valores
duplicados, cambiar de estilo y convertirla nuevamente a un rango de datos.
Nombre de tabla
Edita el nombre de esta tabla utilizada para hacer referencia a la misma en fórmulas.
Cambiar tamaño de la tabla

Cambia el tamaño de esta tabla agregando o quitando filas y columnas.
Resumir con tabla dinámica

Resume los datos en esta tabla usando una tabla dinámica. Las tablas dinámicas le
permiten ordenar u resumir datos complicados y profundizar en los detalles.
Quitar duplicados
Elimina filas duplicadas de una hoja. Puede especificar las columnas en las que se
buscará información duplicada.
Ejemplo, de la tabla de productos se necesita eliminar los registros duplicados en información.
1. Active Herramientas de
tabla/Diseño/Herramientas/Quitar duplicados
Quitar duplicados y aquí seleccionará las
columnas que contengan duplicados.
3. Por último pulse el botón Aceptar.
Convertir en rango
Convierte esta tabla en un rango normal de celdas. Todos los datos se mantienen.
43
Fila de totales
Activa o desactiva la fila de totales de la tabla. La fila de totales es una fila de la tabla
que muestra los totales de cada columna.
Ejemplo, de la tabla de productos se necesita saber el subtotal (suma) de las ventas del tercer trimestre.
1. Active Herramientas de
tabla/Diseño/Opciones de estilo de tabla/Fila
de totales
2. Al momento se desplegará al final de la tabla la
palabra Total y en la última columna el
subtotal.
Fila de encabezado
Activa o desactiva la fila de encabezado de la tabla. La fila de encabezado da formato a
la fila superior de la tabla.
Filas con bandas

Muestra filas con bandas, en las que las filas pares tienen un formato diferente a las
impares. Estas bandas hacen que sea más fácil leer las tablas.
Primera columna
Muestra el formato especial para la primera columna de la tabla.
Última columna
Muestra el formato especial para la última columna de la tabla.
44
Columnas con bandas
Muestra columnas con bandas, en las que las columnas pares tienen un formato diferente
a las impares. Estas bandas hacen que sea más fácil leer las tablas.
Utilizando fórmulas dentro de la tabla

Conocida como referencia estructurada, este tipo de fórmulas toma como referencia las
columnas para realizar su proceso de cálculo.
Ejemplo, agregar una columna a la tabla llamado Subtotal la cual tendrá la suma entre la columna 1er trimestre
y la columna 2do trimestre.
1. Ubicarse en la celda E1 y digitar la
palabra Subtotal
2. Al momento se desplegará una
columna con las mismas
características de las anteriores
columnas.
3. Escriba la fórmula planteada y pulse
enter.
4. La fórmula creada se ejecutará
automáticamente en todas las celdas
de la columna.
Formulario de datos
A través de un formulario de datos puede mostrar al usuario una sola fila de nuestra tabla
de datos. En este formulario se puede realizar la edición de la información e inclusive crear un
nuevo registro para la tabla.
Agregar filas a una tabla por formulario
Después de que ha creado una tabla, se puede pensar en varios métodos para agregar
nuevas filas a una tabla de Excel. La forma más directa de agregar una nueva fila es
seleccionando la última celda de la tabla (celda inferior derecha) y oprimir la tecla Tabulador.
Al hacer esto, Excel añadirá una nueva fila a la tabla en donde podrá introducir la información
apropiada para el nuevo registro.
Existe otra forma de agregar filas a una tabla de Excel y es utilizando un formulario de
captura de datos en el ejemplo se detalla el proceso a seguir.
Ejemplo, se necesita registrar información en la tabla Proyectos a través de un formulario de datos.
45
1. Buscar el comando Formulario que se
encuentra en Archivo/Opciones/Barra de
acceso rápido/Todos los comandos
2. Agregar el comando a la barra de acceso
rápido.
3. El comando (Formulario) debe ser
ejecutado para poder registrar la
información.
46
1. Crear una tabla para administrar y analizar datos relacionados es un concepto de:
a. Tablas dinámicas
b. Tabla
c. Listas
2. Usar referencias estructuradas hacen que el trabajo con los datos …:
a. … de las tablas sea más fácil y más intuitivo cuando se utilizan fórmulas
b. … de las tablas sea más difícil y menos intuitivo cuando se utilizan fórmulas
c. … de las tablas sea más exaustas cuando se utilizan fórmulas
3. El nombre de una tabla hace referencia a:
a. Todo el rango de datos de la tabla
b. Todo el rango de datos de la tabla, incluyendo solo las filas de encabezado
c. Todo el rango de datos de la tabla, exceptuando las filas de encabezado y de totales
4. Un operador de referencia en una tabla se identifica a través de :
a. =[@Proyectado]-[@Real]
b. =(Proyectado)-(Real)
c. =Proyectado-Real
5. La opción Fila de totales ejecuta funciones como:
a. Operadores de +, /, *
b. Suma, Promedio, Cuenta
c. Ninguna
6. Un rango normal de celdas es:
a. Una tabla
b. Una lista
c. Ninguna
7. Un formulario de datos le permite:
a. Agregar, modificar, buscar y eliminar filas de funciones
b. Agregar, modificar, buscar y eliminar filas de gráficos
c. Agregar, modificar, buscar y eliminar filas de datos
8. Los comodines de búsqueda en un criterio de comparación son:
a. ? (signo de interrogación), * (asterisco)
b. ¿ (signo de interrogación), + (operador suma)
c. ¡ (signo de admiración), - (operador resta)
9. El comodin ? busca:
a. Un único caracter
b. Cualquier número de caracteres
c. Dos caracteres
10. El comodin * busca:
a. Un único caracter
b. Cualquier número de caracteres
c. Dos caracteres
47
Unidad 6. Tablas y Gráficos Dinámicos
 Estructurar informes de manera resumida.
Definición
El análisis de grandes cantidades de datos sin las herramientos adecuadas puede ser muy
complejo. Para ayudarnos, Excel ofrece una poderosa herramienta de análisis de datos
denominada Tabla dinámica, que permite resumir cientos de registros en un formato tabular
abreviado.
El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista
pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados. Con las Tablas Dinámicas también
podemos preparar los datos para ser utilizados en la confección de gráficos.
Cómo funcionan las tablas dinámicas
En su versión más sencilla, las tablas dinámicas sirven para resumir los datos en un
campo denominado campo de datos y los clasifica en función de los datos de otro campo.
Terminología de las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas tienen su propia terminología, a continuación se anuncia algunos

términos más habituales:
 Origen de datos: Los datos originales. Se puede utilizar un rango, una tabla, datos importados
o un origen de datos externo.
 Campo: Una categoría de datos, como Importe o Doctor.Como la mayoría de las tablas
dinámicas derivan de tablas o bases de datos, un campo de tabla dinámica es directamente
análogo a un campo de tabla o de base de datos.
 Etiqueta: Un elemento en un campo.
 Campo de fila: Un campo con un conjunto limitado de valores de texto, numéricos o de fecha
para utilizar como etiqueta de fila en la tabla dinámica.
 Campo de columna: Un campo con un conjunto limitado de valores de texto, numéricos o de
fecha para utilizar como etiqueta de columna en la tabla dinámica.
 Filtro de informe: Un campo con un conjunto limitado de valores de texto, numéricos o de
fecha que utilizamos para filtrar la tabla dinámica y mostrar diferentes vistas.
Crear tablas dinámicas
El origen más común de las tablas dinámicas es una tabla de Excel, aunque también
podemos utilizar datos configurados como un rango normal. Podemos utilizar casi cualquier
tabla o rango para crear una tabla dinámica, pero los más adecuados para las tablas dinámicas
presentan dos características principales:
48
 Al menos uno de los campos contiene datos agrupales. Es decir, el campo contiene datos con
un número limitado de valores diferenciados de texto, numéricos o de fecha.
 Todos los campos de la lista deben tener un encabezado.
La figura muestra una tabla que se usará como ejemplo para mostrar cómo crear una tabla
dinámica.
Ejemplo, suponga que una empresa que se dedica a urgencias domiciliarias, y atiende a tres barrios. Los doctores
van dejando partes de asistencia de forma algo desordenada y según la gravedad de la intervención, horarios y
desplazamientos, perciben unos honorarios distintos en cada intervención.
Deseamos calcular los honorarios de los doctores

según su actuación en los distintos barrios.
 Seleccione con el ratón cualquier celda de la
tabla de datos
 Active Insertar/Tabla/Tabla dinámica.
 Se iniciará el cuadro de diálogo Crear tabla
dinámica.
 Seleccione el rango de la tabla y elija donde
colocar la tabla dinámica.
 Por último pulse el botón Aceptar
Seleccione el campo Doctor en la lista de campos y arrástrelo hasta Rótulos de Columna,

haga lo mismo con el campo Barrio, arrástrelo hasta Rótulos de Fila. Por último, arrastre el
campo Importe a la zona de Valores.
49
Es sorprendente la construcción de la tabla, porque Excel lo ha organizado todo sin
nuestra intervención, incluidos totales por filas y columnas.
Trabajar con lista de campos
Cuando crea una tabla dinámica, Excel muestra la lista de campos de tabla dinámica para
que pueda agregar campos a la tabla dinámica, reorganizar y ajustar la posición de ellos como
sea necesario o para quitarlos de la tabla dinámica. De forma predeterminada, la lista de campos
de tabla dinámica se muestra en dos secciones:
Sección de campos en la parte superior para agregar y quitar campos a la

tabla dinámica
Sección de diseño en la parte inferior para reorganizar y ajustar el

posicionamiento de los campos.
50
Puede acoplar la lista de campos de tabla dinámica en algún lado de la ventana de Excel
y cambiarle el tamaño en sentido horizontal. También puede desacoplarla, en cuyo caso podrá
cambiarle el tamaño tanto en sentido vertical como horizontal.
Cambiar la vista de la lista de campos
La lista de campos de tabla dinámica tiene cinco vistas diferentes que están diseñadas y
optimizadas para diferentes tipos de tareas de tabla dinámica.
Sección de campos y sección de áreas apiladas. Ésta es la vista

predeterminada y está diseñada para un número pequeño de
campos.
Sección de campos y sección de áreas en paralelo. Esta vista está
diseñada para agregar y quitar campos cuando hay más de cuatro
campos en cada área.
Sólo sección de campos. Esta vista está diseñada para agregar y
quitar muchos campos.
Sólo sección de áreas (2 por 2). Esta vista está diseñada para
reorganizar muchos campos.
Sólo sección de áreas (1 por 4). Esta vista está diseñada para
reorganizar muchos campos.
Configuración de campo de valor
Los datos del área Valores resumen los datos de origen subyacentes en el informe de
gráfico dinámico de la siguiente forma: los valores numéricos utilizan la función SUMA, y los
valores de texto la función CONTAR. No obstante, puede cambiar la función de resumen.
Suma. Suma los valores de los datos subyacentes.

Contar. Muestra el número total de valores de los datos subyacentes.
Promedio. Calcula el promedio de los valores de los datos subyacentes..
Max. Devuelve el valor más alto de los datos subyacentes.
Min. Devuelve el valor mas bajo de los datos subyacentes
Producto. Calcula el producto de los valores de los datos subyacentes
Contar números. Muestra el número total de valores numéricos que hay en los datos subyacentes.
51
Cambiar el diseño de datos
Excel proporciona unos estilos predeterminados para asignar un formato a una tabla
dinámica, esto con el fin de mejorar su presentación y dar un toque más agradable a la
presentación de la información.
En el grupo Estilos de tabla dinámica se puede personalizar y agregar un estilo más

presentable a su tabla.
52
Segmentación de datos
La segmentación de datos muestra controles visuales que nos permiten filtrar

datos rápidamente en nuestra tabla dinámica de forma interactiva e intuitiva; usando botones
para segmentar y/o filtrar rápidamente los datos para mostrar únicamente lo que se necesita.
Active Ficha Opciones (Tabla dinámica)/Ordenar y filtrar/Insertar Segmentación de datos
Rangos de consolidación múltiple
Excel 2010 podemos crear Tablas Dinámicas con información que proviene de varias
tablas que pueden estar en la misma hoja, en distintas hojas, o incluso en distintos libros. Esto
es lo que se conoce como Rangos de Consolidación Múltiples.
Como primer paso es obtener los datos, que para el efecto vamos a dirigirnos a la página
web http://www.elpais.com/archivo/anuario/ la cual contiene información estadística y nos la
proporciona en formato de hoja de cálculo.
Vamos a tomar como datos de partida los correspondientes al anuario 2007, seguido
seleccionamos apartado Internacional opción Economía.
53
Dentro de este enlace seleccionamos Países y territorios según población y descargar el
archivo xPoblamun.xls
Nos centraremos en la Hoja3 que contiene información y a continuación preparamos los

datos.
Cada rango de datos debe organizarse en formato de tabla de referencias cruzadas, con
los nombres coincidentes de fila y columna de los elementos que desea resumir. No incluya
ninguna fila o columna de total del origen de datos al especificar los datos del informe. En el
siguiente ejemplo se muestran cuatro rangos en formato de tabla de referencias cruzadas.
A continuación realizamos la secuenciación para el informe de Tabla dinámica con

rangos de consolidación multiple.
54
Campos de página en consolidaciones de datos
La consolidación de datos puede emplear campos de página que contengan elementos

que representen uno o más de los rangos de origen. En el siguiente ejemplo se muestra un
informe de tabla dinámica consolidado con un campo de página y varios elementos
seleccionados.
55
Campos y elementos calculados
Restricciones en la creación de campos calculados
 No se puede usar una referencia a celda, dirección de rango ni nombre de rango como operando en una
fórmula personalizada.
 No se pueden utilizar subtotales, totales de fila, totales de columna ni totales generales de la tabla
dinámica como operando en una fórmula de cálculo personalizada.
 En un campo calculado, Excel utiliza por defecto la función SUMA cuando se hace referencia a otro
campo diferente en la fórmula personalizada. Sin embargo, esto puede provocar problemas.
 Para un elemento calculado, la fórmula personalizada no puede hacer referencia a un elemento de
cualquier campo, sólo a aquél en el que reside el elemento calculado.
 No se puede crear un elemento calculado en una tabla dinámica que tiene al menos un campo agrupado.
Se deben desagrupar todos los campos de la tabla dinámica antes de crear un elemento calculado.
 No se puede utilizar un elemento calculado como filtro para un informe.
 No se puede insertar un elemento calculado en una tabla dinámica en la que se ha utilizado un campo
más de una vez.
 No se puede insertar un elemento calculado en una tabla dinámica que utiliza los cálculos de resumen
Promedio, Desest, Desvestp, Var o Varp.
Ejemplo, supongamos la siguiente tabla dinámica en donde tenemos el resumen de las ventas de nuestros
productos para el año pasado. Ahora queremos insertar una nueva columna que contendrá nuestro pronóstico
de ventas para el próximo año y el cual hemos estimado que tendrá un crecimiento del 4%.
56
Gráficos dinámicos
 Analizar grandes volúmenes de datos.
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y
que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de
gráfico podrás ayudar en la compresión de los datos de una tabla dinámica.
Crear un gráfico dinámico
Un informe de gráfico dinámico es interactivo, lo que significa que se puede ordenar y

filtrar para mostrar subconjuntos de los datos de la tabla dinámica. Cuando se crea un informe
de gráfico dinámico, se muestran filtros de informe de gráfico dinámico en el área del
gráfico para poder ordenar y filtrar los datos subyacentes del informe de gráfico dinámico.
Ejemplo, de la tabla de pedidos de la empresa XXX se necesita crear un reporte de ventas de cada uno de los
vendedores.
1. Seleccionar el rango A1:E7

2. Active Insertar/Tablas/Tabla dinámica
3. Se visualizará el cuadro de diálogo Crear
tabla dinámica y seleccione los argumentos
como lo muestra la imagen
4. Y por último pulse el botón Aceptar
57
5. Arrastre los campos a las áreas asignadas como se muestra en la figura sección de diseño
6. La tabla dinámica debe estar a modo de filtro de informe
7. Active Insertar/Gráficos/Columna/Columna agrupada

8. El gráfico dinámico tiene en su presentación Controles
de filtro, los cuales permiten analizar rápidamente un
subconjunto de datos.
Controles de filtro
58
Diseño de un gráfico dinámico
Excel incorpora herramientas que permiten mejorar la apariencia de un gráfico dinámico.
Ejemplo, al gráfico dinámico de Ventas colocar un estilo tipo 48.
1. Seleccionar el gráfico dinámico Ventas

2. Active Herramientas del gráfico dinámico/Diseño/Estilos de diseño/Estilo 48
3. Y por último pulse el botón Aceptar
Ejercicio.
59
1. Crear un control de ventas
1. En hoja1 crearse la siguiente base de datos
2.
3. Para sacar Beneficio = Ventas – (Gastos + Comisión)
4. Aplicar tablas dinámicas y resumir los registros en un formato tabular.
5. Calcular el total de Ventas y el Beneficio máximo obtenido por cada Vendedor en cada
zona.
6. Calcular la Comisión media pagada y el Total de Ventas obtenidas en cada Zona.
7. Calcular la Venta media realizada por cada Vendedor a cada cliente en la zona Norte.
8. Calcular el Beneficio máximo obtenido por cada Vendedor distribuido por Clientes y
Zonas.
2. Crear un control de ventas

1. En hoja1 crearse la siguiente base de datos
2.
3. Aplicar tablas dinámicas y resumir los registros en un formato tabular.
4. ¿Cuáles son los importes de los pedidos de cada vendedor?
5. ¿Cuáles son los importes de los pedidos de los vendedores de un país específico?
6. ¿Qué bonificación deberá recibir cada vendedor? Si, todos los vendedores reciben una
bonificación del 10%, pero desea conceder una bonificación del 15% si los importes de
pedido superan los 2000 dólares
7. Crear un gráfico dinámico cualitativo Vendedor vs Bonificación y ordene de menor a
mayor por bonificación.
60
3. Crear el siguiente dashboard
Índice alfabético
61
A
Administrador de reglas 26
Analizar datos con tablas 39
Autofiltro 40
B
Base de datos 7
C
Campo 7
Campo de datos 49
Campos calculados 57
Círculos rojos 36
Consolidar 9
E
Esquemas 7
F
Formato condicional 21
Formulario de datos 46
G
Gestión de datos 7
Gráfico dinámico 58
L
Listas desplegables 32
O
Orden de prioridad 26
R
Rangos de Consolidación 54
Registro 7
S
Segmentación de datos 54
Subtotales 8
T
Tabla dinámica 49
V
Validación de datos 28
Bibliografía
 Luis Muñiz (2013). Tablas Dinámicas con Excel. Barcelona: PROFIT editorial
 Videotutorial, Tablas dinámicas en práctica [en línea]. Disponible en:
http://stilomiomaterial.blogspot.com/2012/11/videotutorial-trabajar-con-tablas.html
[2012, 14 de noviembre]
 Microsoft Excel 2010 Profesional, Herramientas y funciones avanzadas [en línea].
Disponible en: https://www.video2brain.com/mx/cursos/microsoft-excel-2010-
profesional [2011, 28 de diciembre].
63

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Base de datos en Excel

En Excel, el uso de esquemas permite expandir o contraer la apariencia de una hoja de

Para borrar un esquema seleccionamos Datos/Desagrupar/Borrar esquema

Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal

Esquema desplegado o expandido, indicando el origen de las ventas de todos sus

Ventas concesionaria BOGOTA

Hablamos de consolidación por

Esquema desplegado o expandido, indicando el origen de las ventas de autos realizando

1. La base de datos es:

Las funciones disponibles en el Excel permiten la realización automática de diversos

Devuelve la suma de los productos de rangos o matrices correspondientes.

Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición.

Suma las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios.

Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.

Cuenta el número de celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o

Busca el promedio de las celdas que cumplen un determinado criterio o condición.

Busca el promedio de las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o

Funciones Búsqueda y referencia

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un

Devuelve un valor o referencia de la celda en la intersección de una fila y columna en

1. La función SUMAPRODUCTO pertenece al grupo:

1. Crear la Lista de ventas:

Es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que

Tipos de Formato condicional

Resaltar reglas de celdas

1. Seleccionar las celdas D3:D5

La regla 10 superiores… le permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que

1. Seleccionar el rango C3:C7

Muestra una barra coloreada en la celda. La longitud de la barra representa el valor en la

1. Seleccionar el rango B3:D7

1. Seleccionar el rango D3:D7

1. Seleccionar el rango D3:D7

La adición de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayuda a agilitar

1. Seleccionar el rango A2:E6

Eliminar regla: Borra la regla de formato seleccionada en la lista inferior.

Puede activar o desactivar la casilla Detener si es verdad para cambiar la conducta

1. El objetivo de un formato condicional es:

1. Crear la tabla Gran Premio de F1:

Tipos de datos que se pueden validar

Validar por longitud de texto

Validar celdas por números

Permite establecer la validación de fechas establecidas en un rango de datos o celdas

Validar celdas por listas

Condicionar la introducción de datos atraves de fórmulas o funciones.

1. Seleccionamos rango A2:A5

Tipos de mensajes que se puede mostrar

Entradas no válidas en una hoja

1. Lo primero que se debe hacer es validar cada

1. Qué validación personalizada es la correcta para no permitir códigos repetidos en un

1. Crear un control de autos rentados

Convertir rango en una tabla

1. Seleccionamos el rango A1:D8

Filtrar datos de tabla

1. De un clic en el campo 1er trimestre

Ordenar una tabla

1. De un clic en el campo Producto

1. De un clic en el campo Producto

Diseño de una tabla