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Lineamiento para el cierre de No conformidades /

Solicitud de acción Correctiva
Versión 1

INDICE

Lineamiento para el cierre de No Conformidades

/ Solicitud de acción Correctiva 2

Los cuatro Diamantes 4

Herramienta para analizar causa-raíz

1. Diagrama de Ishikawa (Pescado) 5

2. “Los 5 Por Qué” 7

3. Lluvia de ideas 8

BASC Capitulo Pichincha. 06 de mayo del 2013

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Las No Conformidades deben ser revisadas en tres partes que son fundamentales:

- Corrección
- Análisis de Causa Raíz
- Acción Correctiva

El registro de acción correctiva debe ser enviado en un plazo de 15 días calendario. Para
evidenciar estas acciones, deben ser enviadas en un plazo de 60 días calendario a partir de la
fecha del cierre de la auditoría.

En caso que acciones correctivas o correcciones requieren más del tiempo estipulado, se debe
evidenciar el plan de acción así como su avance y su aplicación.

Esto deberá verificarse de acuerdo a un seguimiento en próximas auditorias.

Deben tomar en cuenta que la Corrección, el Análisis de Causa raíz y la Acción Correctiva son
consecutivas; es decir, que les permiten evidenciar las correcciones y las acciones correctivas
que se aplican.

Corrección: Sólo se elimina o repara la no conformidad detectada, no su causa. Para que una
corrección pueda ser aceptada, debe constar de:

 Alcance de la No Conformidad, evidencia el impacto a la(s) áreas que esta(s) afecta.

 La corrección de la No Conformidad, reduce el impacto de la misma.
 Si la corrección no es inmediata, debe existir un plan apropiado para corregir la No
Conformidad.

El plan de corrección constara de:

 Identificación de responsables y acciones.

 Un calendario para la aplicación.
 Evidencias del avance del plan.

En caso de proceder la corrección, deberán estar informadas las partes implicadas sobre el
problema y la medida de acción.

Nota: Se debe evidenciar la corrección o el plan de acción que se está aplicando.

Análisis de la Causa raíz: Es la Causa principal de las No Conformidades. El análisis de

causa raíz se considera:

 La causa fundamental debe centrarse en la raíz del problema.

 Pueden ser una o varias causas que generan el problema.
 Se debe analizar y recopilar información para determinar la verdadera causa.
 Se deben presentar acciones correctivas de las causas que se hayan encontrado.

Acción correctiva: acción correctiva es una acción tomada para eliminar las causas de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.

La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, es distinto a una
acción preventiva se toma para evitar que algo suceda.

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Cualidades de una acción correctiva o plan de acción:

 Debe ser coherente y consecutivo con la causa raíz; es decir, que tenga relación.
 Debe tener medidas para eliminar la causa raíz.
 Debe identificar los responsables.
 Debe cumplir con fechas de aplicación del plan.
 Debe presentar evidencias de satisfacción de las acciones o el plan aplicado que
demuestre su efectividad.

FLUJOGRAMA:

Auditor Auditado

Inicio

Entrega reporte de NC Toma conocimiento y

establece fecha

Acuerdo Investiga causa Registro de causa

Acuerdo Propone acción

correctiva

Verificar efectividad Implementa y notifica

Fin

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Los cuatro Diamantes:

Los diamantes son cualquier punto de decisión. Cada uno de esos diamantes deben contener
una pregunta objetiva que debe ser contestada por “si” o por “no”.

Cada pregunta debe tener relación con la corrección o acción correctiva que se tome en la no
conformidad que va a ser cerrada.

Ejemplo completo:
Si No
1
¿El proceso seguido es el correcto? ………………………………………………………….....    
2 ¿Las herramientas y equipos utilizados son los correctos? ………………………………......
   

3
   
¿Las acciones requeridas se despliegan en toda la organización de manera oportuna?......    
4 ¿Son claras las definiciones de identificación, evaluación y aplicación de una Corrección?..

Si todos los diamantes fueron "SÍ", entonces proceda al análisis de la causa raíz más probable.
Sí algunos de los diamantes fue "NO", completar el análisis de los 5 porqué en la página
siguiente.

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HERAMIENTAS PARA ANALIZAR CAUSA-RAIZ DEL PROBLEMA

1. Diagrama de Ishikawa (Pescado)

Causa

El problema analizado puede provenir de diversos ámbitos como la salud, calidad de productos
y servicios, fenómenos sociales, organización, etc. A este eje horizontal van llegando líneas
oblicuas -como las espinas de un pez- que representan las causas valoradas como tales por las
personas participantes en el análisis del problema. A su vez, cada una de estas líneas que
representa una posible causa, recibe otras líneas perpendiculares que representan las causas
secundarias. Cada grupo formado por una posible causa primaria y las causas secundarias que
se le relacionan forman un grupo de causas con naturaleza común. Este tipo de herramienta
permite un análisis participativo mediante grupos de mejora o grupos de análisis, que
mediante técnicas como por ejemplo la lluvia de ideas, sesiones de creatividad, y otras, facilita
un resultado óptimo en el entendimiento de las causas que originan un problema, con lo que
puede ser posible la solución del mismo.

Procedimiento

Para empezar, se decide qué característica de calidad, salida o efecto se quiere examinar y
continuar con los siguientes pasos:

1. Hacer un diagrama en blanco.

2. Escribir de forma concisa el problema o efecto.
3. Escribir las categorías que se consideren apropiadas al problema: máquina, mano de obra,
materiales, métodos, son las más comunes y se aplican en muchos procesos.
4. Realizar una lluvia de ideas de posibles causas y relacionarlas con cada categoría.

5. Preguntarse ¿por qué? a cada causa. ¿Por qué no se dispone de tiempo necesario?, ¿Por
qué no se dispone de tiempo para estudiar las características de cada producto?.
6. Empezar por enfocar las variaciones en las causas seleccionadas como fácil de implementar
y de alto impacto.

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Causas y Espinas

Para crear y organizar las espinas de un diagrama, hay que considerar lo siguiente:
1. Todas las espinas deben ser causas posibles.
2. Todas las causas deben ser presentadas en las vías que indiquen cómo se relacionan con el
problema.
3. La disposición de las espinas debe reflejar las relaciones entre las causas

Ejemplo concreto:

Requisitos de los
Seguridad del
asociados del
contenedor y de
negocio
la carga
No existen procedimientos documentados para No mantienen sus
la selección de sus asociados contenedores en una área
seguro y controlado

No certificación
de la empresa

No mantienen registros de afiliación

Social y de orden legal y laboral No cuenta con medidas
de protección de
información y
documentación

Seguridad del Seguridad del

personal proceso

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2. “Los 5 Por Qué”

Utilizamos este herramienta cuando estamos ante una situación debemos encontrar la

causa raíz del problema, en la gran mayoría de los casos se ha determinado que un problema
técnico es en realidad un problema en las personas esperando a ser encontrado.

Si un  servidor sufre una falla, debemos hacer las pregunta ¿Por qué el servidor falló? la
respuesta sería porque estaba fallando una aplicación en ese servidor ¿Por qué estaba fallado?
porque la estaba mal configurada ¿Por qué estaba mal configurada? porque estaba trabajando
sobre ella un analista que no la conocía  ¿Por qué no la conocía? porque el analista
no había recibido la debida formación ¿Por qué no había recibido capacitación? porque el
gerente del área no cree en los planes de capacitación.

Así funciona entonces, cada  vez que haya una situación inesperada por aspecto técnico,
pregunta, por lo menos, 5 veces el porqué de esa situación, hasta encontrar el problema
humano detrás de esa falla técnica y realiza la inversión proporcional a cada uno de esos
niveles. Esta es una poderosa herramienta para poder construir una cultura de adaptación a
realizar automáticamente las inversiones solo cuando sea necesario.

En conclusión, las tareas que debemos efectuar son las siguientes:

- Encontrar el problema humano.

- Hacer una inversión proporcional
- Evitar los problemas operativos
- Encontrar el ritmo óptimo de trabajo

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3. Lluvia de ideas:

Es la exposición de posibles soluciones a un problema en la cual se respetan y se toman en

cuenta todas y cada una de ellas para luego escoger la más opcionada y aplicable.

Objetivos de esta herramienta:

- Desarrollo y ejerce la imaginación creadora y busca soluciones al problema.

- Impulsa un comportamiento autónomo, original y libre.
- Enseña a no emitir juicios, escuchar positivamente la idea de los demás, evitando que
se frustre el proceso creativo.

Partes de la lluvia de ideas:

Preparación y motivación por parte del formador

- El objetivo es producir ideas para la solución y no analizar (estudiar el problema).

- Debe existir un tiempo determinado para la recepción de las posibles soluciones
motivando el grupo sin miedo al ridículo o equivocación.

Desarrollo:

- Debe durar un periodo de 20 a 30 minutos.

- El formador coordina y estimula la producción de ideas.
- Se toma nota en una lista visible que sirve de refuerzo y motivación para todos.

Evaluación de las ideas:

- Se elige y estudia las mejores ideas que se puedan aplicar como una solución al
problema.

Plan de acción:

- Haber evaluado la mejor solución y dar un proceso de aplicación para su efectividad.

- Se debe tomar en cuenta que la solución es del agrado de todos y así evitar la
dispersión y la confusión del grupo.

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Las preguntas del

examen no son claras

No asistir a clases
No hacer las tareas

Reprobar el Examen

No estudiar
No se participa en clase

No hay interés para

aprender

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