Rodrigo Carrillo Act1

CASO DE NEGOCIO1
IMPLEMENTACIÓN DE UNA PLATAFORMA EDUCATIVA ONLINE QUE OPTIMICE LOS CANALES DE

COMUNICACIÓN Y GESTIÓN DE BASES DE DATOS DE LA I.E JOSÉ MARÍA CÓRDOBA DEL MUNICIPIO
DE TAURAMENA CASANARE
RODRIGO CARRILLO OLARTE
ACTIVIDAD 1. GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DE UN PROYECTO.
22 DE MARZO DE 2021
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE TI
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
1
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MAESTRÍA EN GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
CURSO: GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Anexo 1 - Actividad evaluable No. 1
Profesora: PhD Gina Paola Maestre Góngora
TABLA DE CONTENIDOS
1. RESUMEN EJECUTIVO...............................................................................................................3
2. PROBLEMA A SOLUCIONAR.......................................................................................................3
a. Descripción del problema..................................................................................................................................3
b. Árbol de problemas o Diagrama causa-efecto...................................................................................................3
c. Objetivos............................................................................................................................................................3
3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN......................................................................................................3
a. Análisis Matriz DOFA.......................................................................................................................................3
b. Análisis PEST....................................................................................................................................................3
4. JUSTIFICACIÓN..........................................................................................................................4
5. MODELADO DE REQUERIMIENTOS.............................................................................................4
a. Requerimientos Funcionales..............................................................................................................................4
b. Requerimientos NO Funcionales.......................................................................................................................4
6. HERRAMIENTAS USADAS (opcional)........................................................................................4
7. REFERENCIAS.......................................................................................................................4
CITACIÓN EN APA...........................................................................................................................4
1.
2
1. RESUMEN EJECUTIVO
La I.E José María Córdoba del municipio de Tauramena, cuenta con una población
estudiantil de 2600 estudiante, los cuales son atendidos por un personal docente de más de
100 profesores, 5 directivos docentes y administrativos. Gestionar la información de tal
población estudiantil requiere una comunicación eficiente entre docentes y administrativos
con el fin de mejorar procesos y optimizar el tiempo que se dedica a la atención de los
estudiantes.
La falta de eficiencia en los canales de comunicación existentes en la I.E hace que el docente
deba realizar procesos ajenos a su labor como pedagógica, generando sobre carga laboral y
por consiguiente estrés en los maestros.
Es por eso que se propone la implementación de una plataforma educativa online que
mejore los canales de comunicación, que enlace la información que llega a los docentes y
que optimice los procesos relacionados con el manejo de bases de datos de información de
los estudiantes y docentes de la I.E.
2. PROBLEMA A SOLUCIONAR
a. Descripción del problema

La Institución Educativa José María Córdoba de Tauramena, presta sus servicios educativos
en: preescolar, básica, media académica, técnica con énfasis en Comercio, Medio Ambiente,
Electricidad y Sistemas, también en educación para adultos, llegando con sus servicios a una
población heterogénea de 2600 estudiantes. La institución cuenta con una planta docente
de más de 100 profesores, 4 coordinadores, rector y demás personal administrativo. Lograr
una comunicación eficiente entre todo el personal de la institución ha sido un reto
constante que se ha abordado desde diferentes estrategias como: publicación de carteleras
físicas, uso de correo institucional, redes sociales, entre otras. Dichas herramientas no han
resultado del todo eficientes ya que muchas veces la información enviada desde los entes
administrativos hacia los docentes no llega o llega con retraso a la totalidad de estos.
La ineficiente comunicación institucional genera sobre carga laboral en los docentes, ya que
deben estar recibiendo comunicados constantes del ingreso o retiro de estudiantes y
actualizar su plataforma y planillas de forma manual, muchas veces interrumpiendo y
reduciendo el tiempo de servicio a los estudiantes.
3
b. Árbol de problemas o Diagrama causa-efecto
Perdida y retraso Pérdida de tiempo de los Disminución en el tiempo de

en las docentes buscando la atención a estudiantes debido al
comunicaciones información en diferentes tiempo dedicado a actualización
institucionales. canales de planillas.
Sobre carga laboral en Docentes y Administrativos de la I.E JOMACO debido a la

deficientes canales de comunicación.
Comunicación deficiente Falta de un canal directo de Constante actualización de

entre el personal de la I.E comunicación. la información de
estudiantes que se hace
forma manual.
Varios Movimiento constante de

Insuficiente
intermediarios Varios canales de estudiantes
manejo de
de la comunicación
herramientas
comunicación ineficientes.
TIC.
desde su Población flotante
origen hasta su
destino.
Ilustración 1. Árbol de Problema
4
c. Objetivos
General: Implementar un canal de comunicación efectivo a través de una plataforma
online que mejore la comunicación institucional en la I.E José María Córdoba de
Tauramena Casanare.
Disminuir la carga laboral de los docentes de la I.E por medio de la comunicación
efectiva que optimice los procesos de gestión de datos de los estudiantes.
Incentiva el uso de las TIC en los docentes de la I.E por medio del uso de una plataforma
online que facilite la gestión de datos concernientes a la labor docente.
3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
a. Análisis Matriz DOFA
Ilustración 2. Matriz DOFA
5
b. Análisis PEST
Ilustración 3. Análisis PEST
6
4. JUSTIFICACIÓN
El bienestar de los trabajadores debe ser una prioridad en todas las empresas que aspiren a
prestar un buen servicio a sus clientes, ya que si el trabajador se siente cómodo realizando sus
funciones lo más seguro es que sus buenas condiciones laborales se vean reflejadas en el buen
servicio prestado a los clientes. Es así que la implementación de una plataforma online que
mejore los canales institucionales de comunicación redundará en beneficio de docentes,
directivos docentes y demás personal administrativo de la I.E.
El bienestar de los trabajadores debe ser una prioridad en todas las empresas que aspiren a
prestar un buen servicio a sus clientes, ya que si el trabajador se siente cómodo realizando sus
funciones lo más seguro es que sus buenas condiciones laborales se vean reflejadas en el buen
servicio prestado a los clientes. Es así que la implementación de una plataforma online que
mejore los canales institucionales de comunicación redundará en beneficio de docentes,
directivos docentes y demás personal administrativo de la I.E.
Sistematizar procesos no solo genera que las comunicaciones lleguen a todos los integrantes de
la I.E, sino que los directivos docentes y docentes puedan dedicar el tiempo que se invierte en
los procesos manuales a la atención de estudiantes y padres de familia.
La implementación de herramientas de T.I ayuda además a generar confianza en la I.E por parte
de la comunidad ya que se mantiene una comunicación constante y efectiva.
El tener que realizar de forma manual procesos que pueden estar sistematizados, genera
confusiones, pérdida de información, sobre carga y estrés laboral que muchas veces se ve
reflejado en la inasistencia del personal a la I.E pues lo nombrado anteriormente genera
afectaciones en su salud tanto física como psicológica.
7
5. MODELADO DE REQUERIMIENTOS
a. Requerimientos Funcionales
Caso de uso 1. Asignar usuario
Ilustración 4. Caso de uso Asignar usuario
RF-1 Asignar Administrador Informático del Sistema

Versión 1.0 Fecha 21/03/2021
Autores Rodrigo Carrillo Olarte
Fuentes Proveedor del Sistema
Descripción El Proveedor asignara rol de Administrador Informático del Sistema
Actor Proveedor del Sistema
Precondición Ninguna
Secuencia Normal Paso Acción
1 El Proveedor asigna rol de Administrador del Sistema
2 El sistema almacena los datos y dependiendo del rol asignado
proporciona permisos de acceso y modificación del sistema
8
3 El Proveedor finaliza sesión

Post Condición Usuarios guardados como Administrador del Sistema.
Excepciones Paso Acción
1 El proveedor puede salir del sistema
Prioridad Alta
Estado Validado
Estabilidad Alta
Comentarios No
Tabla 1. Tabla descripción de requerimientos Funcionales.
Caso de uso 2. Ingresos al Sistema
Ilustración 5. Caso de uso Ingreso al sistema
RF-2 Ingreso al sistema

Fuentes Administrador Informático del Sistema
Descripción El sistema permitirá o no el ingreso al sistema
Actor Usuario del sistema
Precondición Ninguna
9
1 El usuario ingresa Id de usuario y contraseña

2 El sistema verifica el Id y contraseña y dependiendo del usuario
le proporciona permisos de acceso
3 El usuario finaliza sesión
Post Condición Periodo electivo guardado en la Base de Datos
1 El usuario puede salir del sistema o cancelar el ingreso al
sistema
Prioridad Alta
Estado Validado
Estabilidad Alta
Comentarios No
Caso de uso 3. Ingreso de estudiantes al Sistema
Ilustración 6. Caso de uso matrícula de estudiante
10
RF-3 Matrícula de estudiante

Fuentes Secretaria
Descripción Secretaria de admisión y registro matricula estudiante
Precondición El usuario debe haber ingresado al sistema y accedido al módulo de
matrículas.
1 El usuario accede al módulo de matrículas y selecciona la opción
matricular estudiante.
2 El sistema presenta formulario para ingreso de datos del
estudiante.
3 El sistema almacena los datos ingresados por el usuario
4 El usuario asigna grado al estudiante ingresado.
5 El sistema comprueba que se hayan ingresado correctamente
los datos y actualiza base de datos de estudiantes.
6 El usuario imprime comprobante de matrícula.
Post Condición Periodo electivo guardado en la Base de Datos
1 El sistema no permite ingreso de estudiante nuevo si faltan
requisitos en formulario.
Prioridad Alta
Estado Validado
Estabilidad Alta
Comentarios No
Caso de uso 4. Reporte Inasistencia de estudiantes al Sistema
11
Ilustración 7. Caso de uso matrícula de estudiante
RF-4 Reporte de inasistencias al sistema

Fuentes Docente
Descripción El Docente reportará inasistencia de estudiantes al sistema.
Precondición El usuario debe haber ingresado al sistema y accedido al módulo de
estudiantes.
1 El usuario accede al módulo de estudiantes y selecciona la
opción reportar inasistencia estudiante.
2 El sistema almacena los datos ingresados por el usuario.

Post Condición Reporte guardado en la Base de Datos
1
Prioridad Media
12
Estado Validado
Estabilidad Alta
Comentarios No
Caso de uso 4. Reporte Inasistencia de estudiantes al Sistema
Ilustración 8. Caso de uso reporte de notas
RF-5 Reporte de notas finales

Fuentes Estudiante
Descripción El estudiante accederá al reporte de notas finales.
Precondición El usuario debe haber ingresado al sistema y accedido al módulo informes
1 El usuario accede al módulo de informes y selecciona la opción
boletín de calificaciones.
2 El sistema accede a la base de datos de notas de los estudiantes.
13
3 El sistema genera reporte de notas de los estudiantes.

Post Condición Reporte de visita guardado en Base de Datos.
1
Prioridad Media
Estado Validado
Estabilidad Alta
Comentarios No
b. Requerimientos NO Funcionales
RNF1: El navegador soportado será Google Chrome. (las opciones de usar Firefox,
Opera, Microsoft Edge, serán válidas si son escogidas.
RNF2: En el caso de carga de notas a las bases de datos, si se produce un error en la
conexión a la red, el sistema le garantizará al usuario la recuperación de los datos ya
ingresados y continuar a partir del punto donde se produjo la falla.
6. HERRAMIENTAS USADAS
https://app.creately.com/
https://lucid.app/
https://app.diagrams.net
7. REFERENCIAS
Citación en APA
14

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CASO DE NEGOCIO1

IMPLEMENTACIÓN DE UNA PLATAFORMA EDUCATIVA ONLINE QUE OPTIMICE LOS CANALES DE

RODRIGO CARRILLO OLARTE

ACTIVIDAD 1. GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

a. Descripción del problema

b. Árbol de problemas o Diagrama causa-efecto

Perdida y retraso Pérdida de tiempo de los Disminución en el tiempo de

Sobre carga laboral en Docentes y Administrativos de la I.E JOMACO debido a la

Comunicación deficiente Falta de un canal directo de Constante actualización de

Varios Movimiento constante de

Ilustración 1. Árbol de Problema

a. Análisis Matriz DOFA

Ilustración 2. Matriz DOFA

Ilustración 3. Análisis PEST

Caso de uso 1. Asignar usuario

Ilustración 4. Caso de uso Asignar usuario

RF-1 Asignar Administrador Informático del Sistema

3 El Proveedor finaliza sesión

Ilustración 5. Caso de uso Ingreso al sistema

RF-2 Ingreso al sistema

1 El usuario ingresa Id de usuario y contraseña

Caso de uso 3. Ingreso de estudiantes al Sistema

Ilustración 6. Caso de uso matrícula de estudiante

RF-3 Matrícula de estudiante

Caso de uso 4. Reporte Inasistencia de estudiantes al Sistema

Ilustración 7. Caso de uso matrícula de estudiante

RF-4 Reporte de inasistencias al sistema

3 El usuario finaliza sesión

Caso de uso 4. Reporte Inasistencia de estudiantes al Sistema

Ilustración 8. Caso de uso reporte de notas

RF-5 Reporte de notas finales

3 El sistema genera reporte de notas de los estudiantes.

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