IV.

RELACIÓN DEL ALMACÉN CON

OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA

1. Dentro de la empresa

El almacenamiento corporativo normalmente, forma parte de una división, de una

gerencia, un ente más grande dentro de la organización de la empresa.
El almacén puede formar parte de la Gerencia Logística, de producción, de Ventas o
de Compras. En realidad, depende de la naturaleza de la empresa (industrial,
comercial o de servicio), y de la envergadura o magnitud de éstas.
Lo interesante es conocer que el almacenamiento es un servicio muy valioso, el cual
va a ser utilizado por la organización que lo controle en beneficio de su propio interés
y el de la empresa.
El almacenamiento debe ser dependiente, hasta donde sea posible, de la Gerencia de
Logística o Gerencia de Abastecimiento, (mientras unas de éstas existan en la
empresa), sin dejar de tener relación directa o indirecta, con otras dependencias de la
empresa.
El Almacén debe informar directamente al más alto funcionario logístico de la empresa,
por ser el encargado de la función de distribución física; y a la vez, recibe información
de Compras, de Tráfico y de otras dependencias de suministro y de control de
materiales.
Sin embargo, si la empresa no tiene un ente de esa categoría y si el almacenamiento
no tiene el tamaño suficiente, la información debe hacerse al departamento o división
que proporcione sus servicios principales.

1.1 Relación con el área de Producción (Ventas)

Las relaciones que deben establecer almacenes con ventas (comercio), o

producción (industria), son de suma importancia, puesto que son estas
dependencias las que mueven con sus consumos, los artículos que se encuentran
en almacén.
En ambos casos (producción o ventas), es conveniente llevar a cabo un
planeamiento coordinado, que les permita adquirir los materiales que van a tener
salida y no van a constituir una carga para el almacén y por consiguiente para la
empresa.

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 El almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor demanda,
indicándosele en lo posible:

1. La cantidad aproximada que se utilizará o venderá en determinado tiempo.

2. Los artículos o materiales cuya adquisición debe cesar, sea por que han sido
puestos fuera de uso o por que la demanda no justifica su adquisición.
3. Las condiciones en que necesita el consumidor el o los artículos (embalados
o no), y la fecha en que deberán estar en su poder.

Asimismo, el almacén debe dar a conocer a ventas o producción, los datos

referente a las existencias, como por ejemplo, existencias críticas de algunos
artículos, documentación referente a los artículos y que son enviadas por las casas
productoras o proveedoras, solicitudes que hace para entregarlos de los que está
pidiendo.
Sin embargo en un almacén ideal se deben contar con esos datos para simular los
volúmenes de inventario que necesitará el área de producción para fabricar un
número determinado de productos y prever el tamaño de sus inventarios y sus
necesidades de reabastecimiento, las áreas de control de inventarios
dependiendo de las empresas dependen de los jefes de almacén.

1.2 Relación con el área de Compras

Como se sabe, Compras proporciona al Almacén los artículos que adquiere y que
son solicitados por Almacén o por quien lo va a usar.
Es decir, que Compras procura los artículos o materias primas que el almacén
debe guardar y por ello sus relaciones se efectúan alrededor de esos artículos que
Almacén solicita para reponer sus existencias.
Por consiguiente, es de gran interés para ambas dependencias, estar informados
del movimiento de los artículos, fluctuaciones del mercado, cantidades
económicas, etc., que permitan determinar cómo, cuándo y cuánto adquirir.
Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son los siguientes:

a. Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el consumo

de las existencias y el volumen de adquisición más bajo, para que el precio
resulte compatible con el menor costo.
b. Información sobre existencias disponible, rapidez de consumo, necesidades
futuras, por parte del almacén, para que Compras pueda fijar las cantidades a
pedir y los plazos de entrega en que deben cumplir los proveedores.
c. Información sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado, y en
condiciones de compra, para que Almacén anticipe sus solicitudes.

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 d. Proporcionar registros de las cantidades más económicas de adquisición, por
cada artículo, de manera de determinar con exactitud el máximo de existencias
por obtener y la época de efectuar las solicitudes, procurando establecer
cantidades estándar.
e. Recabar del almacén la autorización de compra, antes de efectuar cualquier
adquisición. Esta autorización, consiste en proporcionar los datos
correspondientes a existencias de artículos en los depósitos o por llegar, así
como los consumos promedios de los meses o años anteriores.
f. Acordar la cantidad y el precio que abarcarán, los compromisos de adquisición
o los contratos futuros que establezca Compras.
g. Determinar el espacio disponible en los almacenes, para fijar el volumen de las
compras y obtener mejores precios.
h. Planear las adquisiciones en común acuerdo, teniendo en cuenta los puntos ya
mencionados.

Todos estos puntos de contacto, son informaciones que se proporcionan

mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las mejores
condiciones de precios, sin gravar a su entidad, inmovilizando grandes cantidades
de capital.
Las relaciones entre dos elementos, pueden liberar gran parte del capital
destinado a adquisiciones, mediante la buena rotación de los artículos y de esa
manera obtener mayores utilidades y disponer al mismo tiempo de ese capital
liberado, para invertirlo en otros aspectos del negocio.

1.3 Relación con Contabilidad

La Contabilidad ejerce control sobre el Almacén, constituyéndose en un

fiscalizador de su funcionamiento. La relación almacén-contaduría es sumamente
estrecha, por cuanto el capital de una empresa se encuentra invertido en las
existencias que el almacén guarda, de esta manera la contabilidad es el elemento
controlador de ese capital inmovilizado.
El control que se realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud de los
registros que lleva, comparándoselos con la realidad, de manera de evitar
pérdidas, sustracciones, deterioros, etc., que atentan contra el capital invertido.
Para poder determinar si los valores están de acuerdo con las existencias realiza
inventarios que le permita hacer dichas comparaciones. Es preciso, que el
almacén debe proporcionar todos los datos necesarios para que pueda llevar sus
registros. Estos datos se refieren generalmente a:

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 a. Ingresos y salidas efectuadas diariamente.
b. Distribución de las existencias dentro del almacén (ubicación).
c. Pérdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento.
d. Ajustes que se efectúen.

Con estos datos la contabilidad realiza sus registros, los que se constatan con la
realidad por medio de los inventarios, que le proporcionan elementos
fundamentales, para los balances y estados de cuenta, facilitando de esta manera
a los dirigentes, los datos necesarios para fijar precios de ventas o de productos
y dirigir y controlar la marcha de sus negocios.
Otro aspecto de las relaciones entre el almacén y la contabilidad, es el referente a
la contabilidad de costos, que para la industria o el comercio es sumamente
esencial, por cuanto sabiendo cuánto ha costado el producto, se podrá determinar
un mejor precio de venta y hacer frente a la competencia del mercado, al mismo
tiempo que obtener las relaciones de utilidades para los que invierten su dinero.
Los artículos que se encuentran almacenados, se gravan con gastos que se
efectúan en el cuidado y manipuleo, en los salarios del personal encargados de
él, en seguros, inventarios, interés de capital invertido, etc., que constituyen un
costo especial, que se denomina “costo de posesión y almacenaje”, diferente al
costo de adquisición de compra. Siendo todos estos gastos propios del
almacenamiento, es lógico que a contabilidad le interese este aspecto, lo mismo
que a almacenamiento, y de allí nace otro vínculo entre estas dos dependencias.

1.4 Otras relaciones internas

A parte de las relaciones ya tratadas, el almacén como toda dependencia, tiene

relaciones de subordinación y mando, es decir, que tiene jefes de subordinados,
y con ellos deben mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, en lo
referente a informar o recibir información en forma periódica sobre las
necesidades, ocurrencias y labor desarrollada.
Tiene relaciones también con otras dependencias, como por ejemplo:
mantenimiento, seguridad, transporte y tránsito, inspección y control de calidad,
así como con el área de ingeniería.
En conclusión, debemos recordar que una organización que reúne a diversos
elementos con una finalidad común y, que todos los que forman parte de ella, y el
óptimo funcionamiento sólo se logrará por medio de la coordinación y el
planeamiento de manera de prever los tropiezos que se puedan presentar y
hacerles frente en forma conjunta.

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2. Fuera de la empresa

Fuera de la empresa, las actividades de almacenamiento, normalmente no tienen

relaciones directas, pero sí, están tácitamente autorizadas con:

a. Los proveedores de los artículos o materias primas, que se van a utilizar en los
procesos de fabricación de la empresa de quienes debe conocer la seriedad con
que prestan sus servicios, así como de la bondad debe conocer la seriedad con
que se prestan sus servicios, así como de la bondad de los materiales o artículos
que producen y que proporcionan.
b. Los clientes, de quienes requiere conocer principalmente, cómo acostumbran o
desean que se remitan los productos que se le envían: debe conocer los plazos
de entrega de los artículos que solicitan, a fin de atenderlos oportunamente y así
mantener la buena imagen de la empresa; así como para conocer los medios de
transporte a emplearse, cantidad a despacharse, número de vehículos a emplear,
etc.
c. Con los propietarios de compañías de transportes de terceros, cuando se requiere
su empleo, en caso que nuestra empresa ni la del cliente dispongan de medios
necesarios. De ellos es preciso conocer capacidades de transporte, medios
disponibles, estados de mantenimiento de sus vehículos, seriedad y garantía que
ofrecen, así como la forma y momento de cargar los vehículos.
d. Con las compañías de seguros, con sus agentes o ajustadores, a fin de que
puedan concurrir oportunamente a verificar el estado en que se reciben o llegan
las cargas a los almacenes y determinar los daños o disconformidades en los
artículos que sido adquiridos o solicitados por la empresa. De acuerdo con el
informe de los ajustadores es que se procederá a la recepción de las mercancías,
para en caso necesario, proceder al cobro del seguro (de transporte) respectivo.
e. El resultado de estas relaciones, debe ser motivo de informes oportunos que se
deben hacer llegar al ente de quien dependa el Jefe de Almacén, para así asegurar
una correcta tramitación administrativa y deslindar responsabilidades.