I.

CONCEPTOS, OBJETO E
IMPORTANCIA DEL ALMACÉN

1. Origen de los almacenes

La necesidad del ser humano de mantener reservas y otros bienes necesarios para su
subsistencia, generó la idea desde las primeras épocas, de contar con algún medio o
lugar donde guardar aquellas cosas de las cuales necesitaba proveerse. Se puede
decir entonces, que la idea o necesidad de almacenar, es tan antigua, como la del
hombre mismo.
Sin embargo, para pensar en una forma incipiente de organización a la cual se pueda
denominar almacén, tendremos que referirnos a las primeras épocas del comercio en-
tre regiones. Se puede hablar de depósitos organizados, según la lógica y el interés
de cada uno, cuando los comerciantes que transportan de un lugar a otro, bienes para
su trueque, haciendo recorridos extensos y de larga duración, requerían llevar canti-
dades de cierta magnitud a fin obtener un beneficio de dicho viaje. Requiere así, de
lugares más o menos protegidos, donde depositar temporalmente los bienes con los
cuales comerciaban.
Más adelante, con la llegada de la revolución industrial, las empresas productivas tu-
vieron que recurrir al almacenamiento en cantidades adecuadas de insumos, que les
permitieran alcanzar sus metas de producción, introduciéndose también las primeras
ideas de organización en el almacenamiento.
Para llegar a esta conclusión, debemos recordar que producir significa contar con ma-
teria prima conveniente, para que, elaborada en la fábrica pueda convertirse en el pro-
ducto, el cual ofrecido o solicitado por el cliente será vendido y dará lugar a una nueva
producción. De esta manera se forma el ciclo que podemos denominar CICLO DE
PRODUCCIÓN, y que comprende los elementos siguientes: materia prima, fábrica, pro-
ducto y cliente.
Es este ciclo el que da origen a la concepción moderna de almacenes en razón de
que:
Nunca se podrá contar con la materia prima en el momento preciso y en cantidad su-
ficiente, si no se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se
le necesite (almacenes industriales).
Tampoco, una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo adquiera
apenas se termine su fabricación, sino, que es necesario guardarlo, después de ela-
borado y mientras es adquirido (almacenes comerciales).

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En un principio, la bonanza y facilidad para obtener la mayoría de los bienes materiales
que requería una empresa y la existencia de un dinero barato, hizo que las primeras
técnicas concebidas con el objeto de racionalizar, fueran abandonándose, hasta que
los almacenes llegan a constituir lugares en los cuales se acumulaban tanto las cosas
útiles, como aquellos que habían ido quedando obsoletas o discontinuas.
De otra parte, se conoce que existen factores, tales como la demanda, la escasez, la
obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de obtención, etc. que obligan a las
organizaciones, a abastecer de materias primas o de productos, en cantidades sufi-
cientes para progresar y seguir adelante. Estos factores exigen un adecuado almace-
namiento.
En nuestro medio, esta situación de abandono se ha mantenido hasta después de la
década de los sesenta. En cambio en países desarrollados ya se habían creado méto-
dos, técnicas y recursos, que habían hecho evolucionar considerablemente la teoría y
la práctica de la gestión de inventarios al punto que existen empresas, cuyos almace-
nes resultan relativamente pequeños, sin que produzca dificultades en el abasteci-
miento, y al punto también, de crearse y aparecer empresas encargadas de dar
asesoramiento y servicio de almacenamiento.
Recién en nuestro medio, las técnicas modernas se están asimilando y adaptando, y
lo que es más importante, la conciencia de racionalización de los recursos materiales
ha sido forzosamente puesta en evidencia por el alto costo del dinero y por las dificul-
tades para obtener determinados materiales importados. La falta de seriedad y com-
petencia de algunos proveedores locales, ha hecho más difícil la gestión de materiales
en la empresa. Esta situación, constituye un reto a la creatividad, capacitación y dedi-
cación de las personas que laboran en el área de abastecimiento.

2. Objeto de los almacenes en la organización

En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio

para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este
concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función prin-
cipal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera
científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, producción y distribución.
Por lo tanto, se desprende cómo es lógico, que el objeto de los almacenes, consiste
en permitir a la empresa, contar permanentemente con los recursos materiales que ella
requiere para el desarrollo normal de sus actividades y la consecución de sus metas.
También se da al almacén la altura que debe tener dentro de la organización en la
selección de su personal: desde el puesto ejecutivo o de control de inventarios, hasta
el último puesto de mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, las
medidas adecuadas de su área, división de sus espacios, los medios de almacena-
miento y manejo de productos y materiales, los diseños más indicados de estantería y,
muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han de normar

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su funcionamiento económico y eficiente. Con todo esto debe partir la definición y es-
tablecimiento de objetivos y políticas.

3. Definición de almacén

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una em-

presa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, con-
trol y abastecimiento de materiales y productos.
Con un ejemplo fácil de comprender, se plantea el de una empresa de producción,
cuya maquinaria e instalaciones, requieren de un abastecimiento y mantenimiento con-
tinuo; para lo cual es necesario contar con almacenes diseñados y organizados para
satisfacer eficientemente sus requerimientos. Esta fábrica puede tener procesos par-
ciales que transforman insumos en productos semielaborados, los que a su vez debe-
rán ser almacenados de manera conveniente, constituyendo un ciclo de producción,
que se inicia con la previsión de insumos y otros materiales y continúa con la adquisi-
ción, el almacenamiento, transformación o fabricación y concluye con la entrega al
cliente.
El almacén debe controlar los materiales que guarda, de manera de estar alerta para
solicitar la reposición o impulsar su movimiento según se observe su agotamiento o su
acumulación.
Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que está al lado del artículo,
el que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tiene cada uno de los artículos
que guarda, sabe dónde se encuentra, quién lo necesita, en qué forma sale, en qué
cantidades, etc., y por consiguiente, su vida dentro de la empresa gira alrededor de
las existencias que está obligado a cuidar y mantener, para que en todo momento se
pueda encontrar en su almacén, lo necesario para continuar produciendo o vendiendo.
Elemento importante dentro de esa organización lo constituyen las personas y los mé-
todos y procedimientos que le permiten a la empresa estar alerta para evitar roturas de
stock y la acumulación de existencias.

4. Importancia del almacén

La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta tanto desde el punto
de vista empresarial, como del nacional, por cuanto representa:
Una enorme economía en el periodo de entrega de los artículos requeridos, desde los
proveedores hasta los consumidores. En muchas líneas de productos, los clientes es-
peran recibir los materiales, el mismo día que hacen el pedido, convirtiéndose el pe-
riodo de entrega, en un elemento esencial de la mercadotecnia. El conveniente
almacenamiento, ha hecho que se convierta en frecuente, el planteamiento de ofrecer

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los clientes, periodos de entrega más cortos, en vez de rebajas en los precios de venta
de ciertos artículos.
En la economía nacional, el almacenamiento tecnológicamente desarrollado, ha permi-
tido reducir muchos campos de actividad, especialmente en la industria minera del
país, por cuanto es posible proporcionar un mejor servicio a los clientes, y permite
también obtener costos unitarios de producción más bajos, sobre todo cuanto el pro-
ceso de producción se realiza en periodos largos.
Mantener la continuidad en la producción (cuando se trata de empresas industriales),
o en el abastecimiento de artículos terminados (para empresas comerciales).
En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la cantidad
deseada de un artículo o materia prima que va a intervenir en el proceso de produc-
ción, significaría cuantiosa pérdida, ya que podría implicar inclusive, la paralización
total o parcial del proceso integral de la producción.
Vale decir, que en este periodo de inadecuado abastecimiento, se va a tener que pagar
personal de operadores que no trabajan, pago de energía consumida sin ser utilizada
convenientemente, así como pago por asuntos administrativos que no se puede para-
lizar. Y lo más importante, se dejará de tener utilidades, por la ausencia de venta de
mercaderías no producidas. Todo esto, por falta de un conveniente almacenamiento.
La calidad y oportuna adquisición de cada uno de los recursos e insumos necesarios
en el proceso de producción, dependerán del funcionamiento de los almacenes, que
deben marchar coordinadamente con los sistemas de compras y de inventarios de la
empresa. De allí la importancia que tiene para los Gerentes de Producción y Logística,
el tener personal adecuado para el manejo y administración de los almacenes, permi-
tiendo tener un stock óptimo para no incurrir en un costo oculto.
El almacenaje de materias primas o artículos semimanufacturados o fabricados, visto
en relación con la totalidad de la empresa, es un factor económico nacional de gran
importancia, ya que sirve para regular la distribución de las mercancías que por razo-
nes estacionales (productos agrícolas), de producción (fabricación en grandes series),
o de transporte (barcos o trenes), se convierten en disponibles en masa.
Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones, cuyo objeto
es permitir a esta, una uniformidad de marcha adecuada al programa de producción o
consumo.
Todas estas razones, hace que el reorganizar una empresa, se comience, general-
mente, por el almacén, que constituye el eje o número de las actividades administra-
tivo-contables, razón por la cual debe dedicarse a su organización y buen
funcionamiento el mayor esmero posible, tratando de obtener precisión y simplicidad
en sus labores.