CURSO MS EXCEL

ohuatucol@ucvvirtual.edu.pe
HORARIO: Sab. y dom. 3- 5:30 pm
Cel. 997033707
Prof. Huatuco L. John
FUNCIONES LÓGICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES
1) Función SI:
Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y
otro valor si se evalúa como FALSO.

Sintaxis:
=SI (prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)
Donde:
Prueba_lógica: Condición a evaluar, para conocer si el resultado es VERDADERO o
FALSO.
Valor_si_verdadero: Valor a mostrar, si se cumple la prueba lógica.
Valor_si_falso: Valor a mostrar, si no se cumple la prueba lógica.

OjO: Debemos considerar que los valores (resultados) que devolverá la función SI, luego de evaluar
la prueba lógica (condición), puede ser: un texto, una fórmula o un número.

Ejem1: REVISAR la carpeta señalada por el prof

- VENDEDORES.XLS
- ETC

2) Función Y:
Esta función nos permite evaluar varias expresiones lógicas, devuelve VERDADERO si todos los argumentos
son verdaderos y devuelve FALSO, si algún argumento es FALSO.

Sintaxis:
=Y (valor_lógico1; valor_lógico2; …)
Donde:

Valor_lógico1; valor_lógico2; …: Condiciones que se desea comprobar, para conocer

si el resultado es VERDADERO o FALSO.

EJEMS:

- LISTA EMPLEADOS
- ETC.
 3) Función O:
Esta función nos permite evaluar varias expresiones lógicas, devuelve VERDADERO si alguno de
los argumentos es VERDADERO y devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSOS.
Sintaxis:
=O(valor_lógico1; valor_lógico2; …)
Donde:
Valor_lógico1; valor_lógico2; …: Condiciones que se desea comprobar, para conocer
si el resultado es VERDADERO o FALSO.

EJEM: NOTA DE ALUMNOS

Aki sab 07-03-2020

4) Función SI.ERROR
Está función devuelve un valor determinado (o mensaje) en caso que una fórmula o celda contenga un error.
Utilice la función SI.ERROR para interceptar y controlar errores en una fórmula.

Sintaxis:
=SI.ERROR (valor; valor_si_error)
Donde:
Valor: Expresión a mostrar, si no hay error.

Valor_si_error: Expresión a mostrar si existe error.

Ejem: Notas De Alumnos.XLS, Columna: Promedio

Función SI anidada:
La función SI anidada aumenta la flexibilidad de la función SI, al ampliar el número de posibles resultados a
probar, así como las acciones que podemos ejecutar.

Ejem: categorización de empleados.xls y tareas pendientes

TAREA: EN EL ARCHIVO : CATEGO DE EMPLEADOS.XLS

SI: PUNTAJE<600  CATEG.=C

SI: 600<=PUNTAJE<800  CATEG.=B
SI: PUNTAJE>800  CATEG.=A

PARA EL EJERCICIO DE COLUM DESCRIP1

 FUNCIONES CON CRITERIOS LÓGICOS
1.1 Función CONTAR.SI.CONJUNTO:
Esta función realiza el conteo de las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios.

Sintaxis:
=CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterios1; criterio1; rango_criterios2; criterio2; …)
Donde:
Rango_criterios1; rango_criterios2; …: Es el rango de celdas que desea evaluar para la
condición determinada.
Criterio1; criterio2; …: Condiciones a evaluar en cada rango.

EJEM: DESARROLLE EL ARCHIVO: PENSION DE ESTUDIANTES.XLS

PARA COMPROBAR RESULTADOS:

1.2 Función SUMAR.SI.CONJUNTO:
Esta función suma las celdas de un rango de valores, pero sólo de aquellos que cumplen con los
criterios especificados.
Sintaxis:
=SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma; rango_criterios1; criterio1, …)
Donde:
Rango_suma: Suma las celdas que cumplen con determinados criterios.
Rango_criterios1; …: Es el rango de celdas que desea evaluar para la condición
determinada.
Criterio1; …: Es el criterio o condición que determina las celdas que deben sumarse.

EJEM: PENSION DE ESTUDIANTES.XLS

 Total, de pensiones de los estudiantes de Escuela de Derecho:

 Total, de pensiones de los estudiantes con pensión igual a 500:
 Total, de pensiones de los estudiantes del Año >=2016 del semestre 1:
 Total, de pensiones de los estudiantes del género femenino del Año >2019:

1.3 Función PROMEDIO.SI.CONJUNTO:

Esta función promedia las celdas de un rango de valores, pero sólo de aquellos que cumplen con los criterios
especificados.

Sintaxis:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO (rango_promedio; rango_criterios1; criterio1; …)
Donde:
Rango_promedio: Promedia las celdas que cumplen con determinados criterios.
Rango_criterios1; …: Es el rango de celdas que desea evaluar para la condición
determinada.
Criterio1; …: Es el criterio o condición que determina las celdas que deben
promediarse.

EJEM: VER ARCHIVO PENSION DE ESTUDIANTES.XLS

Promedio de pensiones de los estudiantes del género masculino:

Promedio de pensiones de los estudiantes del género femenino de Escuela Psicología:

Promedio de pensiones de los estudiantes del Año 2020 en el semestre 2:

Promedio de pensiones de los estudiantes del género masculino con pensión >500:

Aki dom. 08-03-2020

 SESION3
En esta sesión aprenderá acerca del uso de las funciones financieras en los rubros de crédito e
inversión.

La importancia del análisis en las finanzas, en los rubros de crédito e inversión, para facilitar las
operaciones relacionados a la administración del dinero y también para evaluar situaciones y tomar
decisiones adecuadas a partir de los resultados.

Valor Temporal del Dinero.

Sera lo mismo?
1) Hoy dia te entregan 5000 soles
2) Te entregue 6000 soles dentro de un año
3) Te entregue 17000 soles dentro de tres años
4) Te entregue c/mes 300 soles durante los próximos 3 años
El dinero, por lo gral. Esta sujeto a una determinada tasa de interés
1) Interés Simple. - Aquel que no se capitaliza
Préstamo = 10000
Tasa de interés (i) = 20%
¿Cuánto tendrías que pagar dentro de 3 años?
2) Interés Compuesto. - Si se capitaliza, durante el transcurso del tiempo
Préstamo = 10000
Tasa de interés (r) = 20%
Cuanto tendrías que pagar dentro de 3 años

Funciones de análisis financiero

La importancia del Ms Excel en las finanzas para evaluar situaciones de crédito e inversión a partir de las
funciones que desarrollaremos, nos permitirá tomar decisiones adecuadas a partir de los resultados.

Conceptos Básicos
Anualidad: Es el conjunto de pagos iguales o rentas (R) realizados a intervalos iguales de tiempo
(periodos uniformes).
Considere:

 Anualidad vencida: Cuando el pago se realiza al final de cada periodo uniforme.

Ejemplo: Seguros, depreciaciones, amortizaciones de un préstamo, etc.

 Anualidad anticipada: Cuando el pago se realiza al inicio de cada periodo.

Ejemplo: la pensión de enseñanza, alquileres, etc.

 Amortización: Son los pagos periódicos vencidos o anticipados que extinguen progresivamente

un préstamo sometido a una tasa de interés.

También es necesario que definamos los principales argumentos utilizados por las funciones

financieras que veremos:

 Tasa: Es la tasa efectiva de interés del período del préstamo.

 Pago: Es la renta uniforme vencida o anticipada, el cual debe ingresarse con signo negativo, ya que
descontará el monto prestado.

 Va: Es el importe de un préstamo o inversión, ubicado en el momento 0.

 Vf: Es el monto de una anualidad simple o capital final.

 Tipo: Asume los valores 0(si la renta es vencida) o 1 (si la renta es anticipada).

Funciones financieras en operaciones de Crédito

1. Función TASA:
Devuelve la tasa de interés periódica de un préstamo o una inversión.
Sintaxis:
=TASA (nper; pago; va; vf; tipo)

Dónde:

 Nper: N° de periodos al cual se somete el capital prestado.

 Pago: Monto a pagar periódicamente, para devolver el capital prestado.

 Va: valor actual o préstamo realizado.

 Vf: valor futuro o acumulado.

 Tipo: tipo de pago a realizar. Puede asumir los valores 0 (si la renta es vencida) o 1 (si

la renta es anticipada).

Ejercicio:

El Banco del Norte, ofrece un préstamo de 1500 soles para ser cancelados en 15 cuotas mensuales de S/125
cada una. Determine la tasa efectiva de interés mensual aplicada a dicho préstamo.

Del enunciado:

 ¿Cuál es la tasa efectiva…? le indican que use la función TASA.

 El préstamo es de 1500, este importe indica que VA=1500

 15 cuotas mensuales, te indican que el argumento NPER=15

 Cada cuota es de 125, te indica que Pago=-125 (con signo negativo)

 Asumimos que las cuotas se pagan cada fin de mes, es decir Tipo=0

 Localizados los datos, ingrese en la hoja de cálculo para obtener el resultado.

Ver archivo: sesion3.xls

2. Función PAGO:
Llamada también cuota o renta. Calcula el importe de la renta uniforme vencida o anticipada en una
anualidad simple, en función al préstamo realizado.

Sintaxis:

=PAGO (tasa, nper; va; vf; tipo)

Dónde:

 Tasa: tasa de interés a la cual se somete el crédito.

 Nper: N° de periodos al cual se somete el capital prestado.

 Va: valor actual o préstamo realizado.

 Vf: valor futuro o acumulado.

 Tipo: tipo de pago a realizar. Puede asumir los valores 0 (si la renta es vencida) o 1 (si

la renta es anticipada)

Ejercicio:

Un préstamo de S/3,000 debe cancelarse con 24 cuotas uniformes mensuales aplicando una tasa efectiva
mensual del 3%. Calcule el importe de las cuotas si los pagos se realizan cada fin de mes.

Del enunciado:

 Pide que calcule el importe de las cuotas, es decir que use la función PAGO.

 Un préstamo de 3000, le indica que VA=3000

 24 cuotas uniformes, le indica que el argumento NPER=24

 Una tasa efectiva mensual del 3%, lee indica que el argumento TASA=3%

 Los pagos se realizarán cada fin de mes, le indican que el argumento Tipo=0.

 Localizados los datos, ingrese en la hoja de cálculo para obtener el resultado. Observe

que la TASA y NPER, deben estar en las mismas unidades.

Use archivo: sesion3.xls

3. Función NPER

Devuelve el número de pagos (rentas) constantes vencidas o anticipadas de una anualidad simple, donde la
tasa de interés efectiva no varía durante el período de la operación.

Sintaxis:

=NPER (tasa; pago; va; vf; tipo)

Donde:

 Tasa: Tasa de interés a la cual se somete el crédito.

 Pago: Importe de la cuota periódica a pagar, para devolver el crédito.

 Va: valor actual o préstamo realizado.

 Vf: valor futuro o acumulado.

 Tipo: tipo de pago a realizar. Puede asumir los valores 0 (si la renta es vencida) o 1 (si

la renta es anticipada).

Ejercicio:

Cuántos pagos mensuales vencidos, serán necesarios para cancelar un préstamo de S/3,000, el mismo que
usa una tasa efectiva mensual del 3% y se amortiza con pagos uniformes de S/200 cada mes.

Del enunciado:

 Al hablarle de cuantos pagos, le indica que use la función NPER

 Al decirle pagos mensuales vencidos, le indica que el argumento Tipo=0

 Un Préstamo de 3000, le indica que VA=3000

 A una tasa efectiva mensual del 3%, se compara que los pagos también sean mensuales.

 Localizados los datos, ingrese en la hoja de cálculo para obtener el resultado. Observe que el pago debe
ser negativo para descontar el préstamo en el cálculo.

4. Función VA
Es uno de los indicadores más importantes utilizados en la evaluación de inversiones, por medio de ella se
trae al momento 0 (actual) un conjunto de flujos de caja ubicados en el futuro, con las siguientes
características:

 Son de importes iguales

 Están distribuidos en períodos uniformes durante la vida útil del proyecto.

 Evalúa solo flujos de ingresos (de signos positivos) o sólo flujos de egresos (de signos negativos). Si los
flujos del proyecto tienen cambio de signo, entonces no se utiliza la función VA, en su reemplazo se utiliza la
función VNA.

Sintaxis:
=VA (tasa, nper; pago; vf; tipo)
Donde:

 Tasa: es la tasa de interés a la cual se somete el capital prestado.

 Nper: N° de periodos al cual se somete el capital prestado.

 Pago: Monto a pagar periódicamente, para devolver el capital prestado.

 Va: valor actual o préstamo realizado.

 Vf: valor futuro o acumulado.

 Tipo: tipo de pago a realizar. Puede asumir los valores 0 (si la renta es vencida) o 1 (si la renta es
anticipada).
Ejercicio:
La empresa CEAS S.A. desea comprar un torno, para lo cual lleva a cabo una licitación de precios, donde se
presentan varios proveedores, entre los que clasifican 2 de ellos con las siguientes propuestas económicas:

Los pagos en el mes 0 representa la cuota inicial (cuota adelantada). Asumiendo que el costo de

oportunidad mensual de CEAS S.A. es 4% (tasa de adquisición) y que ambas propuestas han

calificado técnicamente. ¿Cuál sería la mejor oferta?

OjO

1. Las tasas son las mismas: 4% (costo de oportunidad de la empresa).

2. Los NPER, son diferentes ya que el crédito se realiza en 4 meses (Proveedor A) y 5

meses (Proveedor B).

3. Los PAGOS también son diferentes, depende de la propuesta establecida por el proveedor.

4. Los TIPOS, son iguales a 1, ya que ambos se generan un PAGO anticipado en su

propuesta.

Use archivo sesion3.xls, Hoja: VA

5. Función VF
Devuelve el valor futuro de un conjunto de pagos (rentas) uniformes o flujos netos de caja vencido o
anticipado de una anualidad simple; a partir de una tasa efectiva periódica.

Sintaxis:

=VF (tasa; nper; pago;va; tipo)

Dónde:

Tasa: Tasa de interés a la cual se somete el capital prestado.

 Nper: N° de periodos al cual se somete el capital prestado.

 Pago: Monto a pagar periódicamente, para devolver el capital prestado.

 Va: Valor actual o préstamo realizado.

 Tipo: Tipo de pago a realizar. asume los valores 0 (si la renta es vencida) o 1 (si la renta

es anticipada).
Ejercicio:

¿Qué monto se habrá acumulado en el plazo de un año, depositando en una cuenta de ahorros

al final de cada mes, una renta constante de $ 700 por la cual se percibe una TEA del 6%?

Del enunciado:

 ¿Qué monto se habrá acumulado…? le indican que use la función VF.

 Plazo de 1 año, le indica que NPER=12

 Depositando al final de cada mes una renta de 700, le indican que el argumento Tipo=0

y PAGO=-700.

 Se percibe una TEA (tasa efectiva anual) de 6%. Observe que la tasa es anual y al realizar

pagos mensuales, debe usar tasa mensual.

Use archivo: sesion3.xls, hoja VF

EJERCICIOS:

1) Un empresario desea comprar una máquina, valorizada en $85 000. Los tipos de interés, a los k se
encuentran los prestamos están a un 9.89% anual y el empresario puede pagar una cuota mensual
de $2100. ¿En cuánto tiempo pagara esta deuda?
2) Juan se acaba de casar y conjuntamente con su pareja, deciden comprar la casa de sus sueños. Un
corredor de inmuebles le presenta la sgte. alternativa: El precio de un Dpto. De 120m2 , en el distrito
de San isidro, tiene un precio al contado de $/. 245 000, se puede pagar hasta 25 años y la tasa
nominal anual de financiamiento que cobra el banco es 11.42%. Ayudemos a Juan a calcular la cuota
que deberá pagar mensualmente.
3) Sandra, alumna de la UCV, ha sido contratada, por una importante Firma Consultora, que le está
asegurando un Ingreso mensual neto de S/. 8500, como gerente de proyectos, y le aseguran que lo
quieren por un largo plazo. Sandra pensando en su futuro, se propone que dentro de 15 años, quiere
juntar su 1er millón de nuevos soles, por lo cual ha decidido empezar a ahorrar inmediatamente, en
un fondo fijo, k le asegura una Tasa efectiva anual de 7.8%. Tomar en cuenta, k Sandra a lo max.
Podrá ahorrar el 40% de su ingreso neto, de lo contrario la aventura no será posible. Hallar, ¿cuál
será el ahorro mensual que debe realizar Sandra? Y si será factible esta aventura.
 4) John acaba de recibir, una herencia de S/. 200 000 y decide k va a colocarlo, en un fondo de
inversión, durante 8 años, hasta k termine su carrera universitaria como Ingeniero, este fondo le
asegura una TEA de 9.68%, se quiere saber: Cuanto llegara a retirar John, una vez cumplido los 8
años de ahorro.

5) Hallar la tasa de interés trimestral k debe rendir el dinero en una cuenta de ahorros, para k un
depósito de 50000, hoy, se convierta en 110780, dentro de 33 meses

Funciones Financieras en Operaciones de Inversión

1. Función TIR
Devuelve la Tasa Interna de Retorno (TIR) en proyectos de inversión o financiación, considerando flujos
de caja no necesariamente constantes, pero si en plazos uniformes.

Sintaxis:

=TIR (valores; estimar)

Dónde:

 Valores: deben contener por lo menos un valor negativo y uno positivo para calcular la TIR.

 Estimar: es una tasa estimada. Por defecto es 10%

OjO:

Esta función es muy usual para definir la factibilidad de un proyecto de inversión, ya que permite,
recuperar el capital invertido a un valor periódico resultante, el cual será comparado con los existentes en
el mercado financiero.

Ejercicio:

Se tiene que evaluar dos proyectos mutuamente excluyentes que tienen los siguientes flujos de caja
netos proyectados durante su vida útil. Se desea saber cuál de ellos es el más factible.

OjO:

Los montos del Año 0, es la inversión a realizar en el proyecto y el resto son los flujos de caja proyectados.

Use archivo: sesión3-desarrollado en clase.xls, hoja TIR.

Aki. Sab. 14-03-2020

Sesion3.xls, hoja VF

2. Función VNA
Devuelve el Valor Actual Neto o Valor Presente Neto, de una anualidad general cuya inversión inicial
empieza a fines del periodo y los flujos futuros de caja que ocurren a fines de cada periodo no
necesariamente tienen que ser uniformes.

El VAN mide, en términos presentes, cuanto más rico (en relación a la inversión), será el inversionista, si
decide hacer el negocio en vez de mantener su dinero al costo de oportunidad de su capital (cok). También
se le conoce como TREMA (tasa de rendimiento aceptable) ó “Mejor alternativa especulativa de igual riesgo”
n
FC ( k )
VAN =∑ k
k=0 (1+r )

Cuando la inversión inicial empieza a inicios del primer periodo debe agregarse este importe a VNA.

Sintaxis:

=VNA(tasa;valor1;valor2,....)

Donde:

 Tasa: es la tasa de descuento de un periodo

 Valor1; valor2;…: son pagos e ingresos igualmente espaciados (uniformes) y que tienen lugar al final de
cada periodo.

Regla de Decisión:
Si VAN> 0  Es rentable hacer el negocio.

Si VAN= 0  Es “indiferente” hacer el negocio.

Si VAN< 0  No es rentable hacer el negocio.

TIR> cok  Es rentable hacer el negocio.

TIR=cok  Es indiferente hacer el negocio.

TIR<cok  No es rentable hacer el negocio.

Ejercicio 01:

Calcule el valor presente neto de un proyecto cuyo diagrama de flujo de caja trimestral es el siguiente:

 Se sabe que el costo de oportunidad (tasa) es de 5% efectivo trimestral.

 Ingrese los siguientes datos a la hoja de cálculo

Ejercicio 02:
Un proyecto de inversión demanda una inversión inicial de $ 50 000 y durante sus 10 años de vida útil se
esperan los siguientes flujos netos de caja:

Calcule el valor presente neto considerando un costo de oportunidad (cok) del 12% anual.
OjO:
Al cok, Tmb se le conoce como TREMA (tasa de rend. Mínimo aceptable)

Use archivo: sesión 3, hoja VNA.

Tareas:

Un Proyecto con una inversión inicial de 60 mil dólares genera flujos de efectivo durante su vida económica
de 4 años: De 20 mil, 25 mil, 30 mil y 38 mil dólares respectivamente.

Si la tasa de dscto (r ) es del 15%.

a) Calcular el VAN,
b) Hallar el TIR
c) Es rentable este proyecto
d) Hágalo matemáticamente y luego compruébelo con Excel
 Funciones de búsqueda y referencia
Las funciones de búsqueda y referencia en MS. Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja
de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de
referencia de las celdas.

Función BUSCARV
Esta función se usa para buscar un valor (dato) específico en forma vertical en una tabla de datos. Esta
función hace la búsqueda en la primera columna de una matriz y encuentra el resultado en la misma fila de
una columna específica de la matriz de búsqueda.

Sintaxis:

=BUSCARV (Valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)

Donde:

 Valor_buscado: dato a buscar para encontrar el resultado.

 Matriz_buscar_en: Rango de celdas donde se hará la búsqueda del valor y se

encontrará el resultado a obtener.

 Indicador de columna: Número de columna en la matriz del resultado a obtener.

 Ordenado: Puede usar Verdadero (Coincidencia aproximada del dato a buscar) o Falso (Coincidencia
exacta del dato a buscar).

Use sesion4.xls, hojas 1,2 y 3.

Función BUSCARH
Esta función se usa para buscar un valor (dato) específico en forma horizontal en una tabla de datos.
Esta función hace la búsqueda en la primera fila de una matriz y encuentra el resultado en la misma
columna de una fila específica de la matriz de búsqueda.

Sintaxis:

=BUSCARH (Valor_buscado; Matriz_buscar_en; Indicador_filas, Ordenado)

Donde:

 Valor_buscado: dato a buscar para encontrar el resultado.

 Matriz_buscar_en: Rango de celdas donde se hará la búsqueda del valor y se encontrará el resultado
a obtener.

 Indicador de filas: Número de fila en la matriz del resultado a obtener.

 Ordenado: Puede usar Verdadero (Coincidencia aproximada del dato a buscar) o Falso

(Coincidencia exacta del dato a buscar).

Ejercicio 1:
Encuentra el valor buscado de ventas dado el mes y el número del año.

Use file: sesion4, hoja 4

Práctica 2:
 En la siguiente aplicación, se desea determinar el sueldo base y la comisión de cada
vendedor. El sueldo base y el porcentaje de la comisión dependen de la zona del vendedor.

Use file: sesion4, hoja 5

Función INDICE
Devuelve un valor o la referencia (posición) a un valor en una tabla o rango. La función INDICE
presenta dos formas: matricial y de referencia. Esta técnica es la más sencilla, ya que se basa
en localizar un dato en una matriz, a partir de su ubicación en dicha matriz: Nº fila y Nº columna,
Aquí no se busca un dato referencial, solo la ubicación del valor.

Sintaxis:

=INDICE (Matriz; Num_fila; Num_col)

Dónde:

 Matriz: Rango de celdas donde se hará la búsqueda del elemento a partir de un N°

Fila
y N° Columna determinado.
 Num_Fila: N° Fila donde está el elemento a localizar.
 Num_Columna: N° Columna donde está el elemento a localizar.
Ejercicios:
- Revise archivo sesion4.xls, hoja 6

Función COINCIDIR
Busca un valor en una fila o columna de celdas. Si COINCIDIR encuentra una
coincidencia, devuelve la posición relativa de la coincidencia en fila o columna.
Sintaxis:
=COINCIDIR(Valor_buscado;Matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)
Donde:

 Valor_buscado: Es el valor que se quiere encontrar.

 Matriz_buscada: La fila o columna de celdas que quiere utilizar para la búsqueda.

 Tipo_de_coincidencia:

Normalmente, no se utiliza la función COINCIDIR por sí sola, se combina con la función

BUSCARV, BUSCARH o INDICE.

Use archivo: sesion4.xls, hoja7

 SESIÓN 5
DESCRIPCIÓN
El trabajo de gestión datos en las oficinas se hace muy efectivo, por ello que Ms. Excel a través de
las técnicas ordenación de datos, filtros automáticos, filtros avanzados, esquema de datos y
subtotales realizan este proceso en forma rápida y sencilla.
En esta sesión reforzará sus conocimientos en el uso de las funciones de búsqueda, lo cual le
facilitará enormemente el trabajo de localizar y gestionar datos sobre grandes bloques de
información.

TEMÁTICA
Gestión de datos 1:

 Ordenación de datos

 Filtros automáticos

 Filtros avanzados

 Esquema de datos

 Subtotales

Gestión de datos 1

La gestión de datos se aplicará con los criterios establecidos para cada ejercicio
dado que también nos ayudan a obtener información filtrada.
Entre las que destacan tenemos:
1. Ordenación de datos
¿Qué es una base de datos? Una base datos es un conjunto de datos que
ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está
almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de
datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o
cualquier otra cosa.

Los elementos de una base de datos se consiguen detallar como:

 Los campos: son las columnas de la base de datos y contienen siempre

un mismo tipo de información.
 Los registros: son las filas de la base de datos y contienen un conjunto
de registros relacionados a un mismo elemento.

CAMPOS
Ejemplos:

 Una base de datos de alumnos de la UCV.

 Una base de datos de historias clínicas de un Hospital.
 Una base de datos de procesos judiciales del Poder Judicial.
 Una base de datos de empleados de una Empresa.

Ordenación de registros
REGISTRO

En una base de datos, los registros deben ser ordenados frecuentemente,

alfabéticamente, de mayor a menor, por colores o por íconos.

En Excel se tiene 2 métodos para ordenar datos que describimos a continuación:

Orden Ordenación
a por más de un
c campo
i
ó
n

p
o
r
u
n

c
a
m
p
o

Ordenación por un campo (Ordenación Simple)

Realiza la ordenación de los registros usando solo un campo de la base de datos.

Ejercicio 01: (Use el archivo sesion5.xlsx y la hoja Ordenar)

Realice la ordenación de los registros de la base de datos siguiente, usando
el campo Ciudad, en forma ascendente (De A a Z).
 Solución:

1. Hacer clic en alguna celda del campo Ciudad (Ej.: celda I7).
2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en
el botón
Ordenar de A a Z.

Ejercicio 02: (Use el archivo sesion5.xlsx y la hoja Ordenar)

Realice la ordenación de los registros de la base de datos siguiente, usando

el campo Años de Experiencia Profesional en forma descendente (De Z a
A).
Solución:

1. Hacer clic en alguna celda del campo Ciudad (Ej.: celda F11).
2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en
el botón
Ordenar de Z a A.
 OjO: Cada nueva ordenación de registros por este método hará que la anterior
ordenación se desordene, puesto que no podremos ordenar varios campos
simultáneamente.

Ordenación varios Campos

Permite ordenar los registros de la base de datos, usando más de un campo, los
que se activarán solo cuando exista duplicidad de datos en el campo anterior.

Ejercicio 01: (Use el archivo Sesion5.xlsx y la hoja Ordenar varios-1)

Ordenar los registros de la base de datos a partir del campo Profesión (De Z a A). Si
hubiese duplicidad de datos en el campo, ordene por Ciudad (A a Z), luego por
Tarjeta Profesional (Z a A).

(1°) (3°)
(2°)

Solución:

1. Hacer clic en cualquier celda dentro de la base de datos.

2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en
el botón
Ordenar.
1. Iniciamos la configuración de los niveles de ordenación:
 a. En la opción Ordenar por: Elija el primer campo de ordenación (Ej.:
Profesión), en
Criterios de Ordenación: Z a A.

b. Hacer un clic en el botón Agregar nivel, para establecer el segundo

nivel de ordenación.
c. En la opción Luego por: Elija el segundo campo de ordenación (Ej.:
Ciudad), en
Criterios de Ordenación: A a Z.

d. Hacer un clic en el botón Agregar nivel, para establecer el tercer nivel de

ordenación.
e. En la opción Luego por: Elija el tercer campo de ordenación (Ej.:
Tarjeta Profesional), en Criterios de Ordenación: Z a A.

2. Hacer clic en el botón Aceptar.

3. Los resultados son los siguientes:
OjO: Se realizó la ordenación de los registros por los campos establecidos, podrá verificar
duplicidad en el campo Profesión el segundo y tercer registro son de Economista, pero los
registros se reordenan por el campo Ciudad. Caso similar ocurre en los registros de Contador
Público que se reordenan por Ciudad y luego por Tarjeta Profesional.

AKI AVANCE CON ALUMNOS. DOM 15-03-2020, 17:30H

Ejercicio 02: (Use el archivo Sesion5.xlsx y la hoja Ordenar varios-2)

Ordenar los registros de la base de datos a partir del campo Años Experiencia Profesional (De
Menor a mayor). Si hubiese duplicidad de datos en el campo, ordene por Tipo Persona (De A a
Z), luego por Fecha Inscripción (De los más antiguos a los más recientes).

(2°) (1°) (3°)

Solución:

1. Hacer clic en cualquier celda dentro de la base de datos.

2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botón
Ordenar.

3. Iniciamos la configuración de los niveles de ordenación:

a. En la opción Ordenar por: Elija el primer campo de ordenación (Ej.: Años Experiencia
Profesional), en Criterios de Ordenación: Menor a mayor.
b. Hacer un clic en el botón Agregar nivel, para establecer el segundo nivel de ordenación.
c. En la opción Luego por: Elija el segundo campo de ordenación (Ej.: Tipo Persona), en
Criterios de Ordenación: A a Z.
d. Hacer un clic en el botón Agregar nivel, para establecer el tercer nivel de ordenación.
e. En la opción Luego por: Elija el tercer campo de ordenación (Ej.: Fecha Inscripción), en mas
antiguos a mas recientes.

4. Hacer clic en el botón Aceptar.

Ejericicio.-
Ahora, desarrollará una aplicación usando listas personalizadas. Suponiendo que deseamos
ordenar nuestra base de datos anterior por Profesión, pero el ordenamiento lo queremos de la
siguiente manera: ECONOMISTA, CONTADOR, ADMINISTRADOR PUBLICO, INGENIERO

INDUSTRIAL, ADMINISTRADOR EMPRESAS, ABOGADO (es decir, orden personalizado).

Solución:

1. Hacer clic en cualquier celda dentro de la base de datos.

2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botón
 Ordenar.

3. En la ventana que se muestra, seleccione el campo que iniciará la ordenación: Ordenar por:
PROFESIÓN y en Criterio de Ordenación: Lista personalizada…

4. Ahora, deberá:
a. Hacer clic en la sección Entradas de lista (derecha de la ventana)
b. Escribir cada dato y pulse Enter (según el orden que desee).

c. Hacer clic en el botón Agregar para crear la lista.

5) Hacer clic en el botón Aceptar.

6) Nuevamente, hacer clic en el botón Aceptar.

7) Los resultados son los siguientes:

2. Filtros automáticos

Cuando manejamos bases de datos es muy usual que realicemos consultas, esto
exige que, en muchos casos, extraer registros bajo ciertas condiciones sea la forma más
adecuada.
Los autofiltros son herramientas de MS Excel, que permiten extraer registros de una
base de datos que cumplen con determinadas condiciones o criterios.

Activación de autofiltros:

Para iniciar todo proceso de filtrado, debemos activar el autofiltro.

1. Haga clic en cualquier celda dentro de la base de datos.

2. En la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botón Filtro.
3. En cada campo se activarán las listas desplegables, las cuales nos van a permitir realizar los
filtros.
 Aplicación de autofiltros

(Use archivo SESION5.xlsx, hoja Filtro-01)

Ejercicio 01: Mostrar los candidatos que son de profesión Abogados.

Solución:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable de Profesión.

2. Hacer clic en la opción: (Seleccionar todo) para desmarcar todas y luego seleccione solo el
criterio (condición) del filtro (Ej.: Abogado).
3. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.
 Borrar un filtro

Si tiene que realizar una nueva consulta o filtro, debe de borrar los filtros.

1. Hacer clic dentro de la base de datos (que tiene el filtro activado)

2. Seleccione la ficha Datos y hacer clic en el botón Borrar.
3. ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botón Borrar.

Ejercicio 02: (Use archivo Sesion5.xlsx, hoja Filtro-02)

Mostrar los 3 candidatos con menos años de experiencia profesional.

Solución:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo Años de Experiencia
Profesional.
2. Seleccione Filtros de número y luego la opción Diez mejores…

3. En la siguiente ventana, establezca los criterios solicitados para el filtro. Hacer clic en el
4. botón Aceptar.

OjO: Se pidió los 3 candidatos con menos años de experiencia, pero se muestran 4, debido a
que hay dos candidatos con el mismo tiempo (5 años).

Ejercicio 03: (Use archivo Sesion 05.xlsx, hoja Filtro-03)

Mostrar los candidatos que se inscribieron en el primer trimestre del año 2009.

Solución:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo FECHA
INSCRIPCIÓN.
2. Hacer clic en la opción: (Seleccionar todo) para desmarcar todas y luego seleccione solo
los criterios (condiciones) del filtro (Ej.: Enero, Febrero y Marzo).
3. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.

4. Los resultados del filtro seran:

 Ejercicio 04: (Use archivo Sesion 05.xlsx, hoja Filtro-04)

Mostrar los candidatos que se pertenecen a la CIUDAD de Bogotá o Medellín.

Solución 01:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo CIUDAD.
2. Hacer clic en la opción: (Seleccionar todo) para desmarcar todas y luego seleccione solo
los criterios (condiciones) del filtro (Ej.: Bogotá, Medellín).
3. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.

4. Los resultados serán:

Solución 02:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo CIUDAD.
2. Seleccione la opción: Filtro de texto y luego hacer clic en Es igual a…

3. Establezca los criterios solicitados del filtro y luego hacer clic en el botón Aceptar.
4. Los resultados serán?

Ejercicio 05: (Use archivo: Sesion 05 datos.xlsx, hoja Filtro-05)

Mostrar los candidatos que son especialistas en Derecho y se inscribieron en Julio de 2007.

Solución:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo ESPECIALIZACIÓN.
2. Seleccione la opción: Filtro de texto y luego hacer clic en Comienza por…
3. Configure las opciones del filtro de acuerdo a lo solicitado, escriba DERECHO

4. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.

5. Ahora, deberá filtrar los que se inscribieron en Julio de 2007:
a. Hacer clic en la lista desplegable del campo FECHA INSCRIPCIÓN.
b. Hacer clic en la opción: (Seleccionar todo) para desmarcar todas y luego seleccione solo el
criterio (condición) del filtro (Ej.: Julio).
c. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.
6. El resultado de ambos filtros es??
3. Filtros avanzados
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado
proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es
conocido como Filtro avanzado.

¿Por qué usar Tablas de Criterios en un filtro avanzado?

La tabla de criterio permitirá definir el campo(s) y la(s) condición(es) a usar en los filtros.

Creación de filtros avanzados

Ejercicio 01: (Use archivo Sesion 05.xlsx, hoja Avanzado-01)

Mostrar los candidatos que son de profesión Abogados.

Solución:

1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:

 Hacer clic en la celda D61 y D62 para crear la tabla de criterios. Sugiero que se copie el
contenido para dichas celdas.

2. Hacer clic dentro de la base de datos.

3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic en el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
a. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
b. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos. Ej.:
 $A$7:$O$58
c. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.:
$D$61:$D$62
d. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado del filtro.
Ej.: $D$64
e. Hacer clic en el botón Aceptar

5. Los resultados serán:

 Ejercicio 02: (Use archivo Sesion 05.xlsx, hoja Avanzado-02) Mostrar el

Candidato(s) con más años de experiencia profesional.

Solución:
1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:
 Hacer clic en la celda D61 y D62 para crear la tabla de criterios. En la celda D61 sugiero que
copie el contenido del título del campo. Ej. Años de Experiencia Profesional y en la celda
D62 escriba la función =MAX(F8:F58)

2. Hacer clic dentro de una celda cualesquiera, de la base de datos.

3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic n el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
a. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
b. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos.
Ej.: $A$7:$O$58

c. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.:

$D$61:$D$62
d. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado del filtro.
Ej.: $D$64
e. Hacer clic en el botón Aceptar
 Ejercicio 03: (Use archivo Sesion 05.xlsx, hoja Avanzado-03)

Mostrar los candidatos que se inscribieron en el primer trimestre del año 2009.

Solución:

1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:

 En el rango C28:D29 cree la tabla de criterios. En la celda C28 y D28 sugiero que copie el
contenido del título del campo. Ej. Fecha Inscripción, en la celda C29 escriba la condición
1: >=01/01/2009, y en la celda D29 escriba la condición 2:
<=31/03/2009. Para unir las condiciones con el conector “Y”.

2. Hacer clic dentro de la base de datos.

3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic en el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
a. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
b. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos.
Ej.: $A$8:$O$25

c. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.:

$C$28:$D$29
d. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado del filtro.
Ej.: $C$31
e. Hacer clic en el botón Aceptar.

5. Los resultados serán los siguientes:

 Ejercicio 04: (Use archivo Sesion05.xlsx, hoja Avanzado-04)

Mostrar los candidatos que pertenecen a la CIUDAD de Bogotá o Medellín.

Solución:

1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:

 En el rango C27:C29 cree la tabla de criterios. En la celda C27 sugiero que copie el
contenido del título del campo. Ej. CIUDAD, en la celda C28 escriba la condición 1:
BOGOTÁ, y en la celda C29 escriba la condición 2: MEDELLÍN. Para unir las condiciones con
el conector “O”.

2. Hacer clic dentro de la base de datos.

3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic n el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
f. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
g. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos.
Ej.: $A$8:$O$24

h. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.: $C$27:$C$29

i. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado del filtro.
Ej.: $C$31
j. Hacer clic en el botón Aceptar

Ejercicio 05: (Use archivo Sesion 05.xlsx, hoja Avanzado-05)

Mostrar los candidatos que son especialistas en Derecho y se inscribieron en Julio de 2007.
 Solución:

1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:

 En el rango C49:E50 cree la tabla de criterios. En las celdas C49, D49 y E49: sugiero que
copie el contenido del título del campo. Ej. ESPECIALIDAD, FECHA INSCRIPCIÓN, FECHA
INSCRIPCIÓN en la celda C50 escriba la condición 1: DERE*, en la celda D50 escriba la
condición 2: >=01/07/2007 y en la celda E50 escriba la condición 3: <=31/07/2007. Para
unir las condiciones con el conector “y”.

2. Hacer clic dentro de la base de datos.

3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic n el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
k. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
l. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos.
Ej.: $A$8:$O$46

m. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.: $C$49:$E$50

n. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado del filtro.
Ej.: $C$53
5. Hacer clic en el botón Aceptar
6. Los resultados serán los siguientes:

4. Esquema de datos
Permite agrupar y resumir por filas o columnas, los datos de una lista de 1 a 8 niveles, uno
para cada grupo, en el que cada nivel interno, muestra datos de detalle del nivel externo
anterior. Puede crear un esquema de filas, un esquema de columnas o un esquema de filas
y columnas, como verá en las aplicaciones.

Crear un esquema de filas

Ejercicio:
Use archivo Sesion 05.XLS, Hoja: Esquema
Se tiene el reporte de ingresos y egresos de la Clínica “San Carlos” y se pide resumir dicha
información por FILAS (Ingresos y Egresos).

Agrupando para Ingresos:

1. Seleccione el rango A7:A9
2. Hacer clic en la ficha Datos y en el grupo Esquema, seleccione la opción Agrupar y
luego Agrupar…

3. Del cuadro, seleccione la opción Filas y hacer clic en

el botón Aceptar.
4. Observe en el resultado que se muestra, el nivel
creado.

Agrupando para Egresos:

5. Ahora, seleccione el rango A12:A14.

6. Hacer clic en la ficha Datos y en el grupo Esquema, seleccione la opción Agrupar y luego
Agrupar…
7. Del cuadro, seleccione la opción Filas y hacer clic en el botón Aceptar.
8. Observe el nuevo nivel que se genera para los egresos.

Crear un esquema de columnas

Ejercicio:
Usando el reporte de ingresos y egresos de la Clínica “San Carlos” y se pide resumir dicha
información por COLUMNAS (Meses).
Agrupar por Meses (enero, febrero, marzo)
1. Seleccione el rango B5: D5

2. En la ficha Datos, del grupo Esquema, seleccione

el botón Agrupar y luego Agrupar…
3. Del cuadro de diálogo Agrupar, seleccione la
opción Columnas y luego hacer clic en el botón
Aceptar.
4. Observe el nuevo nivel que genera:

Agrupar por Meses (abril, mayo y junio)

5. Ahora, seleccione el rango: F5:H5

En la ficha Datos, del grupo Esquema,

seleccione el botón Agrupar y luego
Agrupar…
Del cuadro de diálogo Agrupar, seleccione la opción Columnas y luego hacer clic en el botón
Aceptar.
El resultado será el siguiente:

9. Cómo podrá observar, se crearon los esquemas de filas y columnas.

10. Ahora, podremos resumir información del cuadro de datos. Hacer clic en cada cuadradito
que contiene el signo menos (-) para ocultar los detalles y mostrar sólo los totales o en el
signo (+) para mostrar los detalles.

Eliminar los esquemas

Para eliminar los esquemas creados.

Eliminar un esquema de fila o columna:

1. Seleccione las filas o columnas que conforman el esquema a

borra. Ej.: B5:D5
2. En la ficha Datos, del grupo Esquema, seleccione la opción
Desagrupar y luego Borrar esquema.

3. Observe se borró solo el esquema de Columnas del rango seleccionado.

 Eliminar todos los esquemas
1. Hacer clic dentro del cuadro de datos. Ej.: B8
2. En la ficha Datos, del grupo Esquema, seleccione la opción Desagrupar y luego
Borrar esquema.
5. Subtotales
Cuando tenemos base de datos grande y necesitamos crear resúmenes personalizados, Ms
Excel crea esquemas que logran mostrar y ocultar filas de detalle de cada subtotal, que nos
pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información.

Ejercicio 01: (Use archivo Sesión 05.xlsx, hoja SUBTOTALES-03)  Corregir, ya que Subtotales
01, No Figura.

Calcular el número de capacitadores agrupados por PROFESIÓN.

 Solución:

1. Lo primero que debe realizar, es ordenar la base de datos por el campo a agrupar. Ej.:
Profesión.
 Hacer clic en una de las celdas del campo PROFESIÓN. Ej.: D10
 Hacer clic en el botón De A a Z

2. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Esquema, hacer clic en el botón Subtotal.

3. En la ventana que se muestra, siga el siguiente proceso:

a. En la opción Para cada cambio en, seleccione: PROFESIÓN (por el cual se agrupó).
b. En Usar función, seleccione Cuenta (función a aplicar).
c. En Agregar subtotal a, active la casilla PROFESIÓN (al cual se aplicará el subtotal).
d. Hacer clic en el botón Aceptar.
 Quitar subtotales.
Si desea eliminar un Subtotal siga el siguiente proceso:

1. Hacer clic en una de las celdas de la base de datos

2. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Esquema, hacer clic en el botón Subtotal.

3. En la parte inferior izquierda, hacer clic en el botón Quitar todos.

Ejercicio 03: (Use archivo SESION 05.xlsx, hoja SUBTOTALES-03)

Aplicar el subtotal que permita mostrar el total de inscripción de candidatos agrupados por
CIUDAD.
 Solución:

1. Lo primero que debe realizar, es ordenar la base de datos por el campo a agrupar. Ej.:
CIUDAD.
Hacer clic en una de las celdas del campo
CIUDAD.
Hacer clic en el botón De A a Z
2. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Esquema, hacer clic en el botón Subtotal.

3. En la ventana que se muestra, siga el siguiente proceso para obtener el TOTAL DE CANDIDATOS
inscritos por CIUDAD:
a. En la opción Para cambio en, seleccione: CIUDAD (por el cual se agrupó).
b. En Usar función, seleccione Cuenta (función a aplicar).
c. En Agregar subtotal a, active la casilla Fecha Inscripción (a las que se aplicará el subtotal).
d. Hacer clic en el botón Aceptar.
 Sesion06
El ingreso de los datos y la gestión rápida de la información son pilares muy importantes en la
eficiente obtención de los resultados, es por ello que para lograr una mejor funcionalidad en los
procesos generados en una hoja de cálculo y tener un mejor control en el ingreso de los datos,
usaremos las herramientas de controles de formulario y herramientas de datos. Esta sesión le
permitirá reforzar sus conocimientos en cuanto al uso de las herramientas que automaticen el
control de la información en la hoja de cálculo, esto le facilitará enormemente el trabajo cuando
gestione muchos datos para obtener información

1. HERRAMIENTAS DE DATOS

Las herramientas de datos son opciones útiles para analizar, consolidar, validar y quitar elementos
contenidos en las tablas, considerado como información.

1.1. Texto en columnas

Divide el contenido de una celda de Excel en varias columnas.

El éxito de este proceso dependerá del tipo de delimitador del contenido de las celdas, el
cual podrá ser: un espacio o un carácter (como una coma, un punto o un punto y coma) o
puede dividirlo en función de la ubicación específica de un salto de columna en los datos.
1.2. Dividir el contenido con delimitador: Espacio

Use archivo Sesión 06.xls, hoja: Lista alumnos

Utilice este método si los nombres están delimitados por espacio.

Ejercicio: Dividir en columnas el texto del rango de celdas de B3:B29, que tienen como
delimitador un espacio.

Solución:

1. Seleccione el rango de datos que desea dividir. Ej.: B3:B29

2. Hacer clic en la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, seleccione con
clic en
Texto en columnas.

3. En la ventana que se muestra, seleccione la opción Delimitados.

4. Hacer clic en el botón Siguiente.
5. Seleccione el tipo de delimitador (separador), según el texto que tiene. Ej.: en nuestro caso:

Espacio y desactiva las demás casillas. (Ver Vista previa)

6. Hacer clic en el botón Siguiente.

7. Seleccione en Formato de los datos en columnas, En Destino, elija donde desea se

muestren los resultados. Ej.: A1
8. Hacer clic en el botón Finalizar.
1.3. Dividir contenido delimitado por caracteres: Coma

Utilice este método si los nombres están delimitados por una coma.
Ejercicio:

Dividir en columnas el texto del rango de celdas de A1:A7, que tienen como delimitador un
espacio.

Use archivo Sesion 06.xls, hoja: Lista alumnos

Solución:

1. Seleccione el rango de datos que desea convertir. Ej.: B3:B29

2. Seleccione la ficha de datos y en el grupo Herramientas de dato, hacer clic en el botón
Texto en columnas.

3. Seleccione la opción: Delimitados y luego hacer clic en el botón Siguiente.

 4. Seleccione en tipo de Separadores, la opción Coma y desactive las demás casillas (ver
vista previa)
5. Haga clic en el botón siguiente

1.4. Quitar duplicados

Este proceso permitirá eliminar registros duplicados en una tabla.
Ejercicio:

Se tiene el siguiente cuadro de información en la cual existen registros duplicados. Se pide

eliminar dichos registros.

Solución :
1. Hacer clic dentro del cuadro de datos
2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en la opción
Quitar duplicados.
 3. Seleccione las columnas de las cuales desees eliminar los datos duplicados. Ej.: Código,
Paciente, Edad, Peso, Talla, IMC, ya que se desea quitar a todas las columnas.

4. Hacer clic en Aceptar.

5. Se mostrará la cantidad de valores duplicados eliminados y la cantidad de valores
únicos que permanecerán. Haz clic en Aceptar.

6. Los resultados serán los siguientes, ya no hay registros duplicados.

Aki avance, con alumnos: Dom. 22-03-2020

Y con el archivo: Sesión 06.xls, hoja: Esquema

1.5. Validación de datos

Con esta herramienta podrá asegurar la entrada correcta de datos a un rango de celdas o
limitar las opciones empleando una lista a partir de criterios establecidos previamente.
También permite configurar mensajes de ayuda inmediata a los usuarios para dar
instrucciones antes y después del ingreso de los mismos.
Ejercicio 01:

Cree una regla de validación en el rango H13:H44 de Documento de Identidad, tal que los
datos ingresados sean solo valores numéricos enteros con una longitud de 8 caracteres. Si
hubiese un error en el ingreso del dato, debe mostrar el mensaje “Dato No Válido”.

Validando Ingreso de Números Enteros

1. Seleccione el rango a validar, en este caso H13:H44

2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en el

botón Validación de datos.

3. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos, donde deberá configurar la

validación de los datos a ingresar en cada una de las fichas: o Hacer clic en la ficha
Configuración:
Para establecer los criterios de validación, es decir que va y que no puede ser
ingresado en la celda, en Permitir actualmente está por defecto cualquier valor porque
inicialmente todo ingresa. Ej.: Número entero, que puede aceptar valores entre 0 y 9.
 o Hacer clic en la ficha Mensaje de entrada:

Para establecer un mensaje flotante que aparece al ingresar el dato en la celda. Ej.:
Escriba en Título: “INGRESO DE DATOS” y en Mensaje de entrada: “Ingrese el
Documento de Identidad”.

o Hacer clic en la ficha Mensaje de error:

Para establecer un mensaje cuando no se cumple con los criterios de la opción Permitir
(Ficha Configuración), podrá configurar mensajes a los usuarios ante un error en el
ingreso del dato. Ej.: Escriba: Título: UNIVERSIDAD CÉSAR VALLEJO” y en el mensaje de
error: “Dato No Válido”. Contiene los siguientes estilos:
 Detener No te permitirá ingresar datos fuera del criterio
configurado. Ej.: en Título: “UNIVERSIDAD CÉSAR VALLEJO” y en mensaje de error
“Dato Válido”.

Advertencia: Te permitirá ingresar valores fuera de criterios pero arrojará un

mensaje de advertencia.

Información: También permitirá ingresar valores fuera de criterios y sólo te

arrojara un mensaje de información.
4. Hacer clic en el botón Aceptar.

Validando la longitud del dato: 8 caracteres:

5. Vuelva a seleccionar el rango a validar, en este caso H13:H44

6. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en el

botón Validación de datos.
 7. Seleccione la ficha Configuración para validar lo solicitado: Longitud de 8
caracteres:
• Para establecer los criterios de validación, es decir que va y que no puede ser
ingresado en la celda, en Permitir actualmente está por defecto cualquier valor
porque inicialmente todo ingresa. Ej.: Longitud de 8 caracteres.
• Hacer clic en el botón Aceptar.

Ejercicio 02:

Configure la validación de las fechas de alta de los pacientes, tal que solo se permita el ingreso de
fechas de alta dos días después de la fecha actual.
Solución:

1. Seleccione el rango a validar, en este caso G51:G58

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en Validación de datos.
3. En la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validación de datos, seleccione lo
siguiente:
 En lista desplegable Permitir, seleccione Fecha
 En la lista desplegable Datos, seleccione mayor o igual que
 En el cuadro Fecha inicial, ingrese =HOY()+2
 4. En ficha Mensaje de Error, configure el mensaje de error con el título “ERROR DE
INGRESO”
y mensaje “La Fecha de Alta debe ser dos días después de la fecha actual”

Crear una lista desplegable a partir de un rango de datos:

Puede limitar el ingreso de datos con listas desplegables, obteniendo un ingreso seguro de
los mismos.
Ejercicio 03: (Use el archivo Sesión 07.xlsx - hoja Validación datos)

Configure el campo Sentencia, con las opciones “Favorable” o “Desfavorable” para el

llenado de los datos.

Solución:

1. Seleccione el rango a validar, en este caso L13:L44

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en Validación de datos.
3. Configure la validación:
a. En la ficha Configuración:
b. En lista desplegable Permitir, seleccione Lista En Origen: Favorable; Desfavorable

4. Hacer clic en el botón aceptar

5. El resultado es
2. Funciones de base de datos

Si va a manejar información en Ms. Excel como base de datos, es sumamente importante que
desde el principio piense que información debe contener, de tal manera que se facilite el obtener
información de ella por cualquier método posible.
Las funciones de base de datos son aquellas que permiten analizar y realizar cálculos en base a
listas. En Ms. Excel "lista" es una tabla de datos que en su primera fila tiene encabezamientos.

Todas las funciones de base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en común:
= Nombre_Función_Base_datos (base_de_datos; campo; criterios)

Donde:
 base_de_datos: es la tabla/lista que contiene los datos.
 campo: es la columna sobre cuyos datos queremos realizar el cálculo.
 criterios: es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel.
Nombre
Descripci
de
ón
Funció
n
1 BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un número.
2 BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor.
3 BDMAX Obtiene el valor máximo.
4 BDMIN Obtiene el valor mínimo.
5 BDPRODUCT Obtiene el producto de los valores indicados.
O
6 BDPROMEDI Obtiene el promedio de los valores indicados.
O
7 BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados.
Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio
8 BDEXTRAER
de selección.
9 BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores.
10 BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo.
11 BDDESVEST Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores.
12 BDDESVEST Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un
P campo.

Para insertar una función de base de datos debemos seguir la siguiente secuencia:
1. Seleccione la ficha Fórmulas y en el grupo Biblioteca de funciones, hacer clic en el botón
Insertar función.
 2. Seleccione la categoría Base de datos y luego la función respectiva:

Ejercicio 01:

Empleando la Base de datos de Productos (mostrada a continuación), genere un resumen que

permita obtener el precio máximo, mínimo, promedio y total de la marca SONY y además que nos
diga cuantos productos de dicha marca existen en la Base de Datos.

Solución:

1. En la hoja: Ej01-Hoja 1:
Asignar un nombre DATOS al rango A6:E29 de la base de datos Productos:
  Seleccione desde la celda A6:E29, y en el cuadro de nombres (barra de fórmulas)
escriba el nombre DATOS y pulse Enter.

2. En la hoja: Ej01-Hoja 2:
 En la celda D2 y D3 debe crear las celdas de criterios necesarias para usar las
funciones de base de datos.
 Crearemos los cuadros resúmenes necesarios para obtener la información requerida
(Ver imagen siguiente).

 En la celda D3, escriba el criterio de la marca a considerar. Ejemplo: SONY

 Ahora se ingresarán las funciones de base de datos necesarias para obtener los cuatro
parámetros necesarios para el resumen que se solicita.
 En la celda B8, digita lo siguiente: =BDMAX(DATOS;5;D2:D3)
 En la celda C8, digita lo siguiente: =BDMIN(DATOS;5;D2:D3)
 En la celda D8, digita lo siguiente: =BDPROMEDIO(DATOS;5;D2:D3)
 En la celda E8, digita lo siguiente: =BDSUMA(DATOS;5;D2:D3)
 En la celda E11, digita lo siguiente: =BDCONTARA(DATOS;5;D2:D3)
Donde:
 DATOS: nombre de la base de datos creado en el paso 1.
 5: N° del campo Precio $ en la base de datos DATOS.
 D2:D3: rango de la tabla de criterios.
 El resultado será el siguiente:
Ejercicio 02:

Se tiene una base de datos de Empleados de la empresa CORPORATION ARIES S.A. y se pide crear
un resumen en el cual se permita extraer el tiempo de servicio de la empleada Norma Tapia,
extraer la cantidad de Secretarias inscritas en AFP Prima y extraer la cantidad de Auxiliares con

hijos.

Solución:

1. En la hoja Ej02-Hoja 1
Asignar un nombre EMPLEADOS al rango A2:G20
 Seleccione el rango A2:G20 y en el cuadro de nombres (barra de fórmulas) escriba el
nombre EMPLEADOS y pulse Enter.
2. En la hoja Ej02-Hoja 2
 De acuerdo a las tablas mostradas, ingrese los datos en las celdas establecidas para definir
las celdas de criterios y los cuadros de resúmenes.
3. Ahora deberá ingresar las funciones de base de datos necesarias:
 Tiempo de servicio: En la celda D4, digite:
=BDEXTRAER(EMPLEADOS;7;B3:B4). Donde:
 EMPLEADOS: es el nombre de la base de datos
 7: es el número del campo Tiempo de Servicio en la base de datos
EMPLEADOS.
 B3:B4: es las celdas de criterio para extraer el resultado.
 Cantidad de Secretarias afiliadas a AFP Prima: En la celda D8, digite:
=BDCONTARA(EMPLEADOS;3;B7:C8)
Donde:
 EMPLEADOS: es el nombre de la base de datos
 3: es el número del campo Cargo en la base de datos EMPLEADOS.
 B7:C8: es las celdas de criterio para extraer el resultado.
 Cantidad de Auxiliares con hijos: En la celda D12,
digite:
=BDCONTARA(EMPLEADOS;3;B11:C12)
Donde:
 EMPLEADOS: es el nombre de la base de datos
 3: es el número del campo Cargo en la base de datos EMPLEADOS.
 B11:C12: es las celdas de criterio para extraer el resultado.

4. Obtendrá el siguiente resultado: