RÓTULO CAJA DE ARCHIVO

REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE TRABAJO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA

SEDE Regional Huila/ Centro de Desarrollo CÓDIGO 41-9526

Agroempresarial y turístico del Huila

UNIDAD Despacho Subdirector de Centro CÓDIGO 9526

ADMINISTRATIV
A
OFICINA Unidad de Correspondencia CÓDIGO
PRODUCTORA
SERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL CONSECUTIVO 46
SUBSERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL Consecutivo de correspondencia Recibida 04
FECHAS INICIAL FINAL
EXTREMAS 2018/01/05 2018/01/31
NOMBRE DEL
EXPEDIANTE Correspondencia recibida Enero

FOLIOS DEL 01 AL 59

CARPETAS No. 1 De 13 No. POSICIÓN 1

TRANSFERENCIA NÚMERO AÑO 2018

CAJA 1 DEPOSIT ESTANTE

O
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ADMINISTRATIV
A
OFICINA Unidad de Correspondencia CÓDIGO
PRODUCTORA
SERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL CONSECUTIVO 46
SUBSERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL Consecutivo de correspondencia Recibida 04
FECHAS INICIAL FINAL
EXTREMAS 2018/02/01 2018/02/23
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE Correspondencia recibida Febrero
FOLIOS DEL 01 AL 199

CARPETAS No. 2 DE 13 No. POSICION 02

TRANSFERENCIA NÚMERO AÑO 2018

CAJA 1 DEPOSIT ESTANTE

O
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ADMINISTRATIV
A
OFICINA Unidad de Correspondencia CÓDIGO
PRODUCTORA
SERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL CONSECUTIVO 46
SUBSERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL Consecutivo de correspondencia Recibida 04
FECHAS INICIAL FINAL
EXTREMAS 2018/03/01 2018/03/23
NOMBRE DEL
EXPEDIANTE Correspondencia recibida Marzo
FOLIOS DEL 01 AL 110

CARPETAS No. 3 DE 13 No. POSICION 3

TRANSFERENCIA NÚMERO AÑO 2018

CAJA 1 DEPOSIT ESTANTE

O
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ADMINISTRATIV
A
OFICINA Unidad de Correspondencia CÓDIGO
PRODUCTORA
SERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL CONSECUTIVO 46
SUBSERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL Consecutivo de correspondencia Recibida 04
FECHAS INICIAL FINAL
EXTREMAS 2018/04/02 2018/04/30
NOMBRE DEL
EXPEDIANTE Correspondencia recibida Abril
FOLIOS DEL 01 AL 167

CARPETAS No. 4 DE 13 No. POSICION 4

TRANSFERENCIA NÚMERO AÑO 2018

CAJA 1 DEPOSIT ESTANTE

O
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PRODUCTORA
SERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL CONSECUTIVO 46
SUBSERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL Consecutivo de correspondencia Recibida 04
FECHAS INICIAL FINAL
EXTREMAS 2018/05/02 2018/05/31
NOMBRE DEL
EXPEDIANTE Correspondencia recibida Mayo
FOLIOS DEL 01 AL 220

CARPETAS No. 5 DE 13 No. POSICION 5

TRANSFERENCIA NÚMERO AÑO 2018

CAJA 1 DEPOSIT ESTANTE

O
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PRODUCTORA
SERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL CONSECUTIVO 46
SUBSERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL Consecutivo de correspondencia Recibida 04
FECHAS INICIAL FINAL
EXTREMAS 2018/06/01 2018/06/29
NOMBRE DEL
EXPEDIANTE Correspondencia recibida Junio
FOLIOS DEL 01 AL 196

CARPETAS No. 6 DE 13 No. POSICION 6

TRANSFERENCIA NÚMERO AÑO 2018

CAJA 1 DEPOSIT ESTANTE

O
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INSTRUCCIONES

FAVOR OMITIR LA IMPRESIÓN DE ESTA PAGINA

*Imprimir de acuerdo con el tamaño de la caja

Se debe diligenciar en MAYÚSCULA SOSTENIDA todos los campos del rótulo.

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO – RÓTULO DE CAJA

- SEDE: Se registra el nombre de la sede en la que se encuentra la oficina productora,

acorde con el organigrama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓN GENERAL, REGIONAL SUCRE. En
caso de ser una Centro de Formación, se identificará con el nombre de la Regional seguido
del nombre del Centro de Formación. Ej: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO DE COMERCIO Y
TURISMO
- CÓDIGO: escribir el código de la sede
- UNIDAD ADMINISTRATIVA: registrar allí el nombre de la dependencia de superior jerarquía
de la que depende la oficina productora.
- CÓDIGO: se registra el código de la Unidad Administrativa
- OFICINA PRODUCTORA: escribir el nombre de la dependencia de donde procede la
documentación a rotular.
- CÓDIGO: registrar el código de la oficina productora
- SERIE DOCUMENTAL: escribir el nombre de la serie documental que aparece en la Tabla de
Retención Documental (TRD)
- CÓDIGO: consignar el código que aparece en la TRD sobre la serie documental
- SUBSERIE DOCUMENTAL: escribir el nombre de la subserie documental que aparece en
TRD si aplica.
- CÓDIGO: consignar el código que aparece en la TRD de la subserie documental si aplica.
- FECHAS EXTERMAS: consignar en la respectiva casilla las fechas extremas (inicial y final) en
la línea correspondiente con los dígitos requeridos completos AAAA=1983, 2001, 1999,
etc.
- CARPETA: registrar en la casilla respectiva el número de las carpetas almacenadas,
siempre iniciando con el número 1 para cada caja.
Ej.: la caja 1 tiene 5 carpetas, se diligencia: DE 1 A 5
la caja 2 tiene 6 carpetas, se diligencia: DE 1 A 6
la caja 3 tiene 6 carpetas, se diligencia: DE 1 A 6
- TRANSFERENCIA: No se diligencia ninguna casilla (Espacio para diligenciar por parte del
responsable del Archivo Central en las respectivas Regionales y/o Centros de Formación)
- CAJA: consignar el número de caja en donde están almacenadas las carpetas.
- DEPÓSITO Y ESTANTE: no se diligencia ninguna casilla (Espacio para diligenciar por parte
del responsable del Archivo Central en las respectivas Regionales y/o Centros de
Formación)
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