ENSAYO DE LOS TIPOS DE COMUNICACIÓN QUE MANEJAN LAS

ORGANIZACIONES POR MEDIO DE DOCUMENTOS

Identificar las normas técnicas de la gestión documental estandarizada (norma ISO,

dirección organizacional documental España EFQM).

INTRODUCCIÓN

Todas las organizaciones tanto pequeñas, medianas y grandes, manejan documentos

internos que se mueven o trasladan entre departamentos o personas, ya sea para toma de
decisiones, para ejecutar alguna acción dentro de la organización o simplemente como
informativos.

Para llevar un manejo correcto, coordinado y eficiente de la documentación de la

organización existe la gestión documental, la misma que le permite gestionar la información
que se genera en las organizaciones.

En el presente documento se abordará temas importantes que permitirán conocer

cuales son las principales normas que existen para la gestión documental, los perfiles
profesionales que son requeridos para llevar adecuadamente el manejo de archivos, las
condiciones de mantenibilidad de la documentación tanto física como digital y sobre todo
entender el aspecto de importancia que tiene la gestión documental en una organización.

DESARROLLO

Según la organización ATS Gestión Documental, que es una organización que brinda
servicios y asesoría referente a la información de las organizaciones define a la gestión
documental como “el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta
administración de la información de una empresa”[ CITATION ATS18 \l 12298 ].

Los autores Rodríguez, Castellanos y Ramírez mencionan que la gestión documental

según la Norma ISO 15 489 es “el campo de la gestión responsable del control eficaz y
sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso, la disposición y la
preservación de registros, en la que son determinantes los procesos de captura y
mantenimiento de la evidencia y la información sobre las transacciones y actividades de
negocios de la organización”[ CITATION Rod16 \l 12298 ].

Con estas premisas es evidente pensar que el manejo documental de la información es

un aspecto primordial en el proceso de gestión de la propia organización, dándole una ventaja
al momento de realizar toma de decisiones por ejemplo y facilita el engranaje de las partes de
la organización.

Por estos motivos antes mencionados existen diversas entidades que han desarrollado
herramientas o estándares para facilitar el manejo de la información dentro de las
organizaciones. Una de estas instituciones es el Organismo Internacional de Estandarización
el cual ha desarrollado normas y guías que las organizaciones pueden implementar para
realizar la gestión documental.

Norma ISO 15 489

Esta norma representa un conjunto de buenas prácticas aplicables en la gestión

documental de las organizaciones y aunque no es una norma requerida para llevar a cabo
procesos de certificación es una herramienta muy útil para llevar procesos estandarizados al
momento de gestionar la información documental de una organización.

Esta norma técnica consta de dos partes, la primera con las generalidades que
permiten identificar todos los aspectos principales para llevar a cabo un plan de gestión
documental. Y una segunda parte con las directrices que permite la implementación de la
norma.

Existen dentro de las normas ISO otras que complementa a esta y hacen referencia
sistemas informáticos que permiten la gestión electrónica de los documentos, como la 15801,
17799, 18492, 19005 y la 32000.

De este modo le permite a las organizaciones acceder y disponer de la información

para desarrollar de manera eficaz sus procesos y actividades, ayudarles a cumplir con los
marcos legales y le permite la rendición de cuentas a quien corresponda acerca de sus
actividades.

El modelo EFQM, que es un modelo de excelencia enfocado en la calidad de la

gestión administrativa ha sido usado como base en la construcción de esta norma.

Los tipos de archivos de las organizaciones

Toda la documentación e información generada por una organización casi en su

totalidad y por lo general es de carácter privado, por lo que muchas organizaciones custodian
mucho la información, la reservan y crean incluso contratos de confidencialidad con la
finalidad de controlar de esta manera su divulgación.
 En base a estas ideas existen los siguientes tipos de archivos que se pueden manejar
dentro de una organización:

 Archivos Centrales, Descentralizados y Descentralizados con control central.

 Archivos Centrales: Representa los documentos cuya protección y responsabilidad se
encuentra a cargo de un área central, esta área debe tener personal calificado que se
encarga de esta información.
 Archivos Descentralizados: Representa los documentos cuya custodia se encuentra en
cada departamento de la organización, para este tipo de archivos se recomienda la
aplicación de normas que permitan gestiona resta información.
 Archivos Descentralizados con control central: En este caso existirá un área central
que receptará por intervalos de tiempo regulados los archivos de diversos
departamentos.

Normas de regulación de tipos de archivos

En la creación de normas y regulación de la administración archivística ha habido

muchas dificultades para plantear dicha normativa general, principalmente por los siguientes
aspectos, los archivos en muchos casos son únicos y no se los puede generalizar como se lo
hacen con los libros o revistas por lo que para cada archivo o tipo de archivo se ha tenido que
buscar normativas específicas. Otro aspecto importante para considerar en la estructuración
de normas es la independencia de los archivos, ya que de acuerdo con su naturaleza estos no
se pueden deslindar de sus generadores, de las funciones con las que se crearon inclusive de
la propia organización interna. Se pueden añadir otros aspectos como el volumen documental
generado por las organizaciones e inclusive los formatos de presentación que cada una
maneja.

Una norma internacional de descripción archivística es la “Norma Internacional de

descripción archivística ISAD (G)”, que ayuda en la administración de archivos con una
descripción elemental de los mismos, otra norma es “Norma Internacional sobre los registros
de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias ISAAR (CPF)” son
normas que relacionan los archivos con sus productores. Otra norma internacional es la
“Norma internacional para la descripción de funciones (ISDF)”, permite identificar las
funciones institucionales y “Norma Internacional para describir instituciones que custodian
fondos de archivos (ISDIAH)” [ CITATION Lóp11 \l 12298 ]. En Ecuador existe la “Ley
Nacional del Sistema de Archivos” [ CITATION LAC09 \l 12298 ].
Perfil de los profesionales que administran el archivo

En la página del Instituto de Estadísticas y Censos, existen documentos donde se

pueden consultar información acerca de los cargos y perfiles que se necesitan de
profesionales a cargo del archivo de una organización.

De acuerdo con esta documentación pueden existir tres cargos relacionados con la
administración de archivos:

Técnico en Archivo: No se requiere un nivel profesional, posee un rol técnico, el nivel

de instrucción requerido es Nivel Técnico Superior, el área de conocimiento requerido es
Bibliotecología y Documentación, Administración Secretarial o en Ciencias Sociales y la
especificidad de la experiencia es Clasificación de Documentación, Atención al Cliente y
Técnicas de Archivo.

Analista de Documentación, Archivo y Certificación: Se requiere un nivel profesional,

posee un rol de ejecución de procesos, el nivel de instrucción es Tercer Nivel, el área de
conocimiento requerido es Jurisprudencia o Derecho, y la especificidad de la experiencia es
Leyes y Normas de la República, Clasificación de documentación y Atención al Cliente

Director de Secretaría General Gestión Documental: Se requiere un nivel profesional,

posee un rol de dirección de secretaría general y gestión documental, el nivel de instrucción
es Tercer Nivel, el área de conocimiento requerido es Jurisprudencia, Derecho o Leyes y la
especificidad de la experiencia es Dirección de Secretaria General y Gestión Documental.

Condiciones físicas y ambientales de los archivos físicos y digitales

Los principales factores para los documentos se deteriores son los factores
ambientales como la humedad, temperatura o el polvo, factores biológicos como
microorganismos o insectos, factores catastróficos como terremotos y factores realizados por
el hombre.

Debido a estas razones se deben tener lugares especialmente adaptados para

almacenar los archivos físicos donde se puedan minimizar la afectación de estos factores en
la mantenibilidad de los archivos.

En cuanto a los archivos digitales, estos factores no afectan a su mantenibilidad más

bien aparecen otros factores que pueden afectar a este tipo de archivos como el robo de
información, la infección de algún virus informático, pero la portabilidad, el almacenamiento
y si se lo realiza correctamente la seguridad forman parte de los aspectos más beneficiosos de
tener documentación digital.

Se recomienda en lo posible actualmente tener documentación digital y no física.

A que se conoce como documentación física y tácita

En cuanto a lo que se entiende como documentación física es todo documento que

puede ser percibido por nuestros sentidos y existe, mientras que la documentación tácita es
documentación que existe como sobrentendida o supuesta, como un contrato verbal entre dos
partes.

CONCLUSIÓN

Con esta información se concluye que es muy complicado determinar una normativa
general para llevar a cabo la gestión documental debido a la naturaleza en si individual y
única de cada archivo, pero cada organización debe adaptar una normativa que mejor se
acople a sus necesidades ya que es algo importante para la entidad.

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