Centro de Extensión y Proyección Social CEPS UNI

CURSO: EXCEL – INTERMEDIO (52186)

PROFESORA: Úrsula Becerra Flórez

SEGUNDA SESIÓN

Temas a desarrollar en esta sesión:

- Función ESPACIOS
- Pegar Valores
- Función SUSTITUIR
- Insertar Tabla Dinámica
Archivo de Trabajo de Excel: 02 Venta de Vehículos
DESARROLLO DEL EJERCICIO

Se trata de una Lista o Base de Datos que guarda la información de las ventas de 4 tipos de
vehículos de 3 marcas, en Lima y Provincias. Hasta la actualidad, cuenta con 46 registros
(ventas).
En este listado, falta completar la información de 3 campos: La Comisión que recibirá cada
empleado, El Monto Total de la Venta y el Precio de la Póliza de Seguro. Esta información,
la traeremos de los 3 cuadros que están ubicados en la parte superior.
COMISIÓN:
La Comisión, depende del tipo de vehículo. Por tanto la vamos a resolver utilizando la
Función BUSCARV y además multiplicar por la Cantidad
- Dar nombre al rango B4:C7: Comisiones
- En la celda I13 escribimos la fórmula:
=BUSCARV(C13,Comisiones,2,0)*H13

Al copiar la fórmula hacia abajo, observamos que en varios casos se muestra el valor
de error: #N/A (Valor de error no disponible – NOD):

Y estos resultados, se da en los casos en que el tipo de vehículo (valor buscado), en

Camión y Omnibus; datos que aparentemente sí se encuentran en la parte superior.
Lo que está ocurriendo, es que en el cuadro de Comisiones, después de algunos
nombres de vehículos hay un espacio adicional.

En este caso, solo hay cuatro textos y esto es muy fácil de detectar, pero podría
tratarse de cientos o miles de casos.
FUNCIÓN ESPACIOS
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras.
Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un
espaciado irregular.

Sintaxis

ESPACIOS(Texto)

- Ver y resolver el ejercicio de la Hoja de Cálculo: Espacios

- Volvamos a la Hoja de Cálculo: Ventas
- En la celda: D4, ingresamos la fórmula:
=ESPACIOS(B4)
- Copiamos la fórmula hasta la celda B7
- Seleccionamos el rango que contiene las fórmulas: D4:D7
- Ejecutamos el comando Pegar (Ctrl + C)
- Hacemos clic en la celda: B4
- Desplegamos las opciones del comando Pegar – Pegar Valores
Con esta operación, se habrán eliminado los espacios extra del rango B4:B7
MONTO:
El Monto se calculará multiplicando Precio de la tabla de Precios de la parte superior por la
cantidad:
Los Precios dependen del tipo de vehículo y la marca (Intersección)
Para traer el Precio, usaremos el operador Intersección con la función INDIRECTO
En la celda J13, ingresamos la fórmula:
=INDIRECTO(C13) INDIRECTO(D13)*H13
PÓLIZA:
Los precios de las pólizas, se encuentran en el tercer cuadro de la parte superior y también
dependen del tipo de vehículo y la marca:
Si deseamos resolver el precio de la póliza con la Función INDIRECTO, tendríamos que dar
nombres a los rangos del cuadro de las pólizas.
El problema es que no se puede dar un mismo nombre a rangos diferentes.
Entonces, a los rangos del cuadro de las Pólizas, le daremos los nombres:
Ford1, Volvo1, Hyundai1, Automóvil1, Camión1, Camioneta1, Omnibus1.

Y luego, nos ayudaremos del operador de Concatenación (&) para resolver el ejercicio.
En la celda: K13, ingresamos la fórmula:
=INDIRECTO(C13&1) INDIRECTO(D13&1)*H13

INDIRECTO CON SUSTITUIR

Archivo de Trabajo de Excel: 03 Equipos Móviles

Se trata de una Lista o Base de Datos que guarda la información de las ventas de Equipos
de telefonía móvil: Se vende 4 tipos de equipos y 2 planes
En este caso, los precios también están dados por la intersección de los precios de los
Equipos, con los precios de los Planes
Pero, la mayoría de los nombres de los Equipos y Planes, tienen espacio. Por ejemplo:
Samsung 8500 Wave; o también Plan Internet Total
Y, los nombres de rangos, no pueden tener espacios.
Procederemos de la siguiente manera:
- Seleccionamos el rango de precios B4:D8 para darles nombres:

- Ficha Fórmulas – Nombres definidos – crear desde la selección

- Marcamos las casillas: Fila Superior y Columna Izquierda

Al crear los nombres con este procedimiento, Excel habrá asignado nombres con
guiones en lugar de los espacios:
Samsung_8500_Wave; o también Plan_Internet_Total
Es decir, en lugar de los espacios, les habrá insertado un Guión bajo (_).

Pero, las columnas que contienen la relación de Equipos y Planes, tienen espacios:

Equipo Plan
Samsung 8500 Wave Prepago
Motorola MB300 Prepago
Samsung 8500 Wave Plan Internet Total
Sony Ericsson Xperia X10 Plan Internet Total
Motorola MB511 Plan Internet Total
Sony Ericsson Xperia X10 Prepago
Samsung 8500 Wave Prepago
Sony Ericsson Xperia X10 Plan Internet Total
Motorola MB300 Prepago

Entonces, vemos a utilizar la Función SUSTITUIR para sustituir los Espacios con
guiones.
FUNCIÓN SUSTITUIR
Sustituye texto_original por texto_nuevo dentro de una cadena de texto. Use
SUSTITUIR para reemplazar texto específico en una cadena de texto

Sintaxis

SUSTITUIR(texto, texto_original, texto_nuevo, [núm_de_repetición])

Ver el ejemplo en la Hoja de cálculo: SUSTITUIR

Volvemos a la Hoja de Cálculo Ventas
Los rangos ya tienen nombres con guiones
Ejercicio:
- En la celda G13, escriba la Fórmula que le permita traer los Precios del cuadro de
Precios.
- En la celda H13 escriba la Fórmula para calcular el Monto Total
- Guarde el archivo.

TABLAS DINÁMICAS
Archivo de trabajo de Excel: 04 Electrodomésticos - Tablas dinámicas
Cuando se tienen listas grandes de datos, la manera más práctica y potente de analizar y
resumir esta lista es haciendo uso de las llamadas Tablas Dinámicas; y a pesar de lo
potente que es esta herramienta, su creación es muy fácil.
PROCEDIMIENTO
- Convertir la Lista en Tabla
- Clic en una celda de la Tabla
- Ficha Insertar – Tablas – Tabla Dinámica

Observe que en la opción Seleccione una Tabla o rango ya se muestra Tabla1, que es el
rango que contiene los datos de todos los pedidos.
- En la opción Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, dejamos
marcado el botón Nueva hoja de cálculo
- Hacemos clic en Aceptar
A la izquierda de esta ventana se observará un esquema de cómo se verá la tabla dinámica
y que elementos deberá tener en su interior. En esta posición, se ubicará la Tabla
Dinámica.
A la derecha, de muestra un Panel, que en la parte superior muestra la lista de campos de
la Base de Datos y, en la parte inferior las Áreas de la Tabla dinámica
Veamos un ejemplo:

En la Tabla Dinámica anterior, veamos los campos que se encuentran en cada Área

Áreas de una Tabla Dinámica:

• Columnas Campo Tienda
• Filas Campo Vendedor
• Valores Campo Monto
• Filtro del Informe No se muestra (más adelante lo usaremos)

- Del Panel superior, arrastre los campos que desea a las distintas áreas
Filtrar la Tabla Dinámica con los campos de Fila o Columna
Puede realizar filtros en los campos de Fila o de Columna.
Esta clase de filtros sería útil si es que deseamos que la tabla anterior oculte los pedidos de
la marca LG y deje visible los pedidos de las marcas Daewoo y Samsung.
Procedimiento:

- Hacemos clic en el botón del filtro Marca y desmarcamos la casilla de la marca LG.
- Luego hacemos clic en Aceptar.

Área de Filtros del Informe:

En la parte superior de la tabla aparecen los campos Mes, Tienda y Artículo. Estos
permitirán realizar filtros en la tabla. O sea que podríamos filtrar aquí el Mes de Abril, y
entonces la tabla mostrará resultados de los pedidos únicamente en ese Mes. Y lo mismo
podríamos hacer filtrando la Tienda y el Artículo si se desea.
TRABAJAR CON VARIOS NIVELES
Puede tener varios campos en una misma área como distintos niveles. Veamos el siguiente
ejemplo:

Crear Grupos
Ejemplo, distrito por Zona

- Seleccione los datos que desea agrupar, por ejemplo algunos distritos
- Haga clic secundario en cualquiera de los datos seleccionados
- Elija la opción Agrupar
Agregar subtotales a los grupos:
- Clic secundario en cualquier Grupo – Agregar subtotal
Mostrar Detalles
- Haga doble clic en uno de los valores de la Tabla dinámica

Los detalles se muestran en una nueva hoja de cálculo y se muestra como una Tabla
- Puede insertar una fila de Totales al final, como se muestra en la figura anterior.
Para ello, haga clic en la celda siguiente a la última celda de la tabla
- Luego haga clic en Autosuma
Actualizar una Tabla dinámica

En las celdas de la Tabla Dinámica no existen fórmulas; por tanto, los resultados no se
recalcularán automáticamente cuando los datos de la Relación de Pedidos sean
modificados o cuando agregue nuevos registros.

El recálculo en la Tabla Dinámica, deberá hacerse manualmente, y para esto:

- Haga clic en una celda dentro de la Tabla Dinámica

- ficha Analizar de Herramientas de tabla dinámica, grupo Datos,
- Haga clic en el comando Actualizar, o del menú contextual de la Tabla elegir la
opción Actualizar.

Actualizar al abrir el archivo:

- Haga clic secundario en cualquier parte de la Tabla dinámica
- Elija Opciones de Tabla dinámica

- En la Ficha Datos, marque la casilla Actualizar al abrir el archivo