PROCEDIMIENTO

Cód. : DE -PR – 09

Fecha: Octubre de 2017

Versión: 01
GESTION DEL CAMBIO

OBJETO 

Identificar y planificar de manera oportuna cualquier cambio que pueda afectar los procesos de
la empresa tanto en sus peligros y riesgos como en el logro de sus objetivos.

ALCANCE 

Este procedimiento es de aplicación obligatoria para los cambios del sistemas de gestión,
Instalaciones o infraestructura, materiales, equipos, procedimientos, procesos, servicios y
productos; asegurando que los peligros y riesgos sean identificados y valorados determinando
los controles a implementar antes de que se generen los cambios. 

DEFINICIONES:

LUGAR DE TRABAJO: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas

con el trabajo, bajo el control de la organización. Cuando se considera lo que constituye un
lugar de trabajo, se debe tener en cuenta los efectos de la seguridad y salud ocupacional sobre
el personal que, por ejemplo, se encuentra de viaje o en tránsito (por ejemplo: va en automóvil,
en avión, en barco o en tren), está trabajando en las instalaciones de un cliente, o está
trabajando en su propia casa.

PERSONAL: Conjunto de individuos que trabajan en el mismo lugar de trabajo, organismo ó

empresa. 

MODIFICACIONES: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad o un

proceso. Introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto a fondo y a la forma
de un documento. 

ACTIVIDADES: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin determinado o son
propias de una persona, una profesión o una entidad. 

MATERIALES Y EQUIPOS: Conjunto de máquinas, herramientas u objetos de cualquier clase,

necesarios para el desempeño de un servicio o el ejercicio de una profesión. 

CONTRATISTAS: Persona o empresa que presta servicios a la compañía, tales como

automóviles, helicópteros, lanchas, catering, plantas de tratamiento de aguas entre otras. 
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Versión: 01
GESTION DEL CAMBIO

INCIDENTE: evento relacionado con el trabajo, en el que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión
o enfermedad independiente de su severidad, o víctima mortal.

AMENAZA: Peligro presente, proveniente de alguna fuente específica. Probabilidad de

Ocurrencia de un Siniestro.

VULNERABILIDAD: Grado de exposición frente a la amenaza. Medida del impacto que pueda
generar la materialización de un riesgo.

PROVEEDOR: productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un

servicio o información. Un proveedor puede ser interno o externo a la organización. En una
situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista". 

PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados. 

PROYECTO: proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y

controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo
conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos. 

PROCEDIMIENTO: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 

Documento: Información y sus medios de soporte. 

RESPONSABLES: 

Responsable de la identificación del Cambio:

JEFE ADMINISTRATIVO:

 Evaluar todo cambio o nuevo proyecto antes de la ejecución mediante el proceso de

Gestión de Cambio. 

 la revisión de la Gestión de Cambio. Implementar los controles definidos en la Gestión

de Cambio.  Actualizar la Gestión de Cambio de ocurrir modificaciones que no fueron
contempladas en el análisis inicial. 

 Revisar y aprobar la Gestión de Cambio. 

 Facilitar el proceso de Gestión de Cambio y orientar a los participantes de acuerdo a la

metodología. 
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Fecha: Octubre de 2017

Versión: 01
GESTION DEL CAMBIO

Trabajadores:

 Contribuir con su experiencia y participar de manera activa en el proceso de Gestión de

Cambio. 

PROCEDIMIENTO:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO

 Se identificaran en base a criterios como generación de nuevos procesos, identificación de

nuevos requisitos legales, nuevos contratistas, proveedores, productos, maquinaria, tecnología,
insumos, estructura organizacional, nuevos proyectos y licitaciones. Los responsables de esta
identificación serán entre otros: Las Gerencias, las jefaturas y las coordinaciones.

2. GESTIÓN DEL CAMBIO 

Cualquier cambio que prevea la alta dirección debe ser analizado desde la óptica de riesgos y
peligros para determinar la mejor opción para la empresa, la más productiva y la menos
riesgosa.

Cuando se genere un cambio en cualquiera de las estructuras, equipos o procesos, los

responsables de identificar los cambios deben diligenciar el FORMATO DE REPORTE DE
RIESGOS Y EMERGENCIAS el cual deberá ser entregado al Coordinador SIG, para ser
estudiado y aprobado conjuntamente con la Gerencia General.

Dentro del proceso de gestión de cambios se deben clasificar los cambios en alguno o algunos
de estos tres tipos: 

1. Tecnología nueva o modificada (incluido el software), equipos, instalaciones, construcción de

locaciones, áreas de trabajo, almacenamiento entre otros. Ambiente de trabajo, procedimientos
nuevos o actualizados, prácticas de trabajo, especificaciones o normas de diseño.

2. Modificaciones de los dispositivos de seguridad: Cambios significativos en la estructura

organizacional y en el personal de los diferentes puestos de trabajo. Para ello el coordinador
operativo el FORMATO DE REPORTE DE RIESGOS Y EMERGENCIAS .
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Fecha: Octubre de 2017

Versión: 01
GESTION DEL CAMBIO

Una vez sea aceptado y aprobado, se ejecutará el proceso de la gestión del cambio, ninguna
gestión de proceso de cambio se puede realizar si no es aprobada y revisada por el Gerente
General o su delegado.

El proceso de gestión de cambio se realizará mediante la identificación Riesgos en seguridad

física y de la calidad y peligros sst.

Luego de realizar el diligenciamiento del formato de reporte de cambios. El responsable de la

identificación y/o generación del cambio debe utilizar los procedimientos que apliquen del
sistema de gestión de riesgos y aspectos ambientales, de acuerdo al cambio que se va a
generar.

3. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

Finalmente se realiza la actualización de la matriz de riesgos y los panormas de riestos sst. De

acuerdo al cambio que se establezca, se debe determinar si los controles existentes dentro de
las matrices y en general en el sistema de gestión son suficientes ó si se requieren implementar
otros controles. 

a. Utilice los documentos Procedimiento para identificación de peligros, evaluación y control de

los riesgos y/o procedimiento para la Gestión de riesgos.

b. Divulgar los nuevos documentos y/o procedimientos. 

DOCUMENTOS ASOCIADOS:

 Formato de reporte de riesgos y emergencias

 Formato Gestión de cambios