INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un
proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

DESARROLLO

En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia prima o

insumos, importantes y significativas para el desarrollo y función oportuno y
acertado de una organización o empresa es necesario tener muy presente la
relación existente con la gestión de calidad por cuanto es de suma importancia;
por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar a dudas el
departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de representación
misional como procesos de carácter de apoyo que despliega una organización. Ya
que la gestión impacta directamente en los resultados y logros que la empresa
busca, si se tiene en cuenta que la importancia va concertada principalmente a
los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la
satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se
da cuenta que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para
resolverla.

Determinar los productos clave a comprar: Los productos clave son parte del
negocio, pero el factor negativo asociado es que al momento de determinar qué
productos son productos clave, se deben reorganizar los aspectos con las
características del producto o servicio. La empresa, para poder determinar la
diferencia entre productos clave y productos no críticos, así como a qué proceso y
producto final pertenece, es importante enfatizar si el producto tiene un impacto, si
se compra en un paquete, porque también ayuda a mostrar que el rol será el
aspecto que tenga, aunque se le puede llamar índice crítico.
Definir las especificaciones de los productos a comprar: En cada
organización, es necesario establecer de manera clara los métodos y
responsabilidades para comunicar los requisitos de compra al proveedor para la
compra, y pasar el método al proveedor. Las especificaciones son para El proceso
de adquisición. La forma de definición está relacionada con los requisitos: por
ejemplo, cantidad, material, forma, tamaño, fecha, etc. Estos requisitos varían
mucho según las necesidades de los departamentos y organizaciones.

Compras planificadas: Para el plan de compras, use pronósticos de demanda

definidos y, por lo tanto, induzca tipos de ganancias. Preste atención a establecer
un tipo de ganancias que se comercialice más para un producto que para otro,
porque el tipo de producto proporciona un tipo de demanda que depende del
comprador. Además de lo anterior, lo importante es la cantidad a comprar y el
momento adecuado para ejecutar dicha compra

Evaluación y selección de proveedores: Toda organización o empresa

operativa debe tener siempre una lista de proveedores importantes que puedan
satisfacer las necesidades de aprovisionamiento de la empresa o de las grandes
organizaciones en algunos casos. Para la selección de proveedores, la
organización debe aplicar evaluación para resaltar la función de la capacidad ya
adquirida de la empresa para suministrar directamente productos para la venta,
debido a que la empresa también puede brindar productos, cabe señalar que esto
también aplica a las empresas que prestan servicios.

Ejecutar el proceso de adquisiciones: Una vez seleccionado el proveedor, el

gerente de adquisiciones prepara la llamada "orden de compra" y obtiene la
autorización del personal de autorización de gastos para asegurar que la junta
directiva apruebe.

Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben ser supervisados e
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización, siempre
se debe realizar esta acción al recibido solicitado, realizándose una breve
inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto.
Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de
cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter
crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad.
Por lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor
crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual
puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de
control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.

Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora):

La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al
equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la
compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar.

Importancia del proceso de compras en la organización

Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los

proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los productos
que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los artículos y
proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo económico que
ésta presente en los ciclos de tiempo.

Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos

impactará directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la
percepción del cliente.

Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un

proceso dimensionan la calidad que el producto tendrá al final.

Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada
proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros procesos
necesarios para realizar su labor. Si estos no son aptos, creara conflictos en el
desarrollo de los objetivos de los otros procesos.
 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA
INTERNOS EXTERNOS
Donde específicas características de un Son los requisitos legales, y normas
producto o servicio a vender se recogen, tales internacionales, donde se ajustan las
como cuantitativos o cualitativos relacionados características estándares que debe tener
con el producto a la venta, compra, cantidad, y cada producto.
crítica, entre otras cosas.
Donde se carga cada metodología del proceso Catálogos de los equipos, necesarios para
de compra y subcontrataciones. obtener el producto o servicio a realizar.
Documentos alimentados de los datos y Hojas de seguridad, y de utilidad de la
resultados de la selección y evaluación de materia prima o insumos, con las cuales se
proveedores que hacen parte de la empresa y obtendrá el producto y servicio.
los que están en el proceso evaluativo.
En este se describe tanto el producto como el La orden de compra, facturas y Registros
plazo solicitado, así como otros de lo comprado
condicionantes entre los que se encuentran el
presupuestos, plazos de entrega, y
características del producto entre otros.
Todos aquellos que contengan la realización
de los pedidos, como el proceso de la
aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo
solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de

compra/subcontratación con la finalidad de
asegurar que los productos y servicios
cumplen con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra,
formato de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de
evaluación de proveedor, que son el registro
de la información solicitada a los proveedores
para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras),
formato de la hoja de no conformidad de
servicio (para subcontrataciones).

YESENIA AVILA ORTEGA