Guia UnidadTemat AdministracionDeInventarios V6

CON ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL
DE ALTA CALIDAD
Profundización Habilidades Financieras Y

Comerciales Para El Manejo De Establecimientos
Farmacéuticos Independientes
Acción de formación
Diplomado
Todos los procesos de formación del SENA son

GRATUITOS e INCLUYENTES.
Título:
Unidad Temática 3 - Administración de Inventarios y Proveedores
Autor:
Fundación de Coopidrogas para la Educación y la Asesoría Técnica FUNDECOPI.
Autor:
Jose A. Suarez J.
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previo y por escrito del editor.
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2018
DE ALTA CALIDAD
Acción de formación
- Diplomado -
Profundización Habilidades Financieras Y

Comerciales Para El Manejo De Establecimientos
Farmacéuticos Independientes
Bloque Financiero
Unidad Temática 3
Administración
de Inventarios y
Proveedores
Unidad Temática - Marketing Relacional
Presentación
La creciente necesidad de las empresas de reducir los

costos en su gestión diaria y aumentar sus beneficios, las
ha llevado a ver las actividades de inventario con mayor
objetividad y a buscar enfocarse en su optimización, para
alcanzar estos objetivos. Esta situación se refuerza con la
exigencia que hay en el mercado de bajos precios, mejor
calidad y buen servicio al cliente, elementos que todas las
empresas buscan continuamente. Así mismo, el control
de las compras y la administración con los proveedores
permite una mejor administración del capital de trabajo de
la empresa.
El manejo de inventarios y la gestión de los proveedores

hacen parte de la función logística y se controlan a nivel
financiero, por medio de los indicadores de control que
se revisarán en detalle más adelante. Una buena adminis-
tración permite optimizar los niveles de inventario y, al
mismo tiempo, cumplir con la demanda de los clientes, sin
faltantes de producto en la entrega, sin excesos de capital
invertido y generando mejores utilidades.
5
Objetivo
Objetivo general
Sensibilizar al participante sobre la importancia de la

correcta administración de los inventarios de mercancías,
con el propósito de dar el uso adecuado a sus recursos de
capital y al manejo de su endeudamiento. Así como del
manejo, control y seguimiento a los proveedores del negocio.
Objetivos específicos
»» Presentar al asociado un método útil de clasificación

de productos de inventario para su análisis y toma de
decisiones
»» Proveer al asociado de los Indicadores para la gestión

y seguimiento del inventario.
»» Concientizar al asociado de los diferentes costos y fac-

tores críticos del manejo de inventario.
»» Dar a conocer las herramientas para una mejor admi-

nistración de los proveedores y las compras
Acción de formación - Diplomado -
Profundización habilidades financieras y comerciales para el
manejo de establecimientos farmacéuticos independientes
Tabla de Contenido
1. Justificación del manejo del inventario. 11
1.1 Introducción
1.2 El margen de contribución del producto
1.3 El punto de equilibrio
2. Clasificación de Inventarios 19
2.1 Introducción
2.2 Clasificación ABC y la empresa.
2.3 Inventarios cíclicos o rotativos.
2.4 Clase de toma de inventarios.
3. Costos y factores críticos en el manejo de inventario 27

3.1 Ventas
3.2 Aspectos financieros. ( sobreinversión en
inventarios)
3.3 Pérdidas no cuantificables (imagen del negocio
y confianza del cliente)
3.4 Costos de mantener el inventario
8
4 Diagnostico e indicadores de control 31
4.1 Aspectos de los indicadores de gestión de
inventarios
4.2 Indicadores financieros para la gestión del
inventario
4.3 Indicadores operativos para la gestión del
inventario
4.4 Indicadores de servicio al cliente para la
gestión del inventario
4.5 Indicadores de proveedores
5 Planificación de compras 41
5.1 Claves de la planificación
5.2 La administración de los proveedores
6 Impacto del inventario en la generación de la

utilidad 45
6.1 Recomendaciones para el manejo de
inventarios
7. Bibliografía 51
1. Justificación del manejo del

inventario
1.1 Introducción
Mantener inventarios altos exige una inversión que podría

llevar al negocio a tener problemas de liquidez financiera,
como consecuencia del inventario excesivo inmovilizado
o de baja rotación, que congela dinero que podrían ser
utilizado en otras alternativas de inversión de forma más
productiva por la organización. Lo anterior sin considerar
otras consecuencias relacionadas al alto nivel de inventarios
como son la obsolescencia, la pérdida, el daño o avería que
pueda sufrir dicho inventario. Cuando la empresa no tiene
la capacidad de reaccionar a las fluctuaciones del mercado,
pierde confiabilidad y esta situación la aprovecha muy bien
la competencia para captar los clientes. Se sabe que atender
menos de un 90% en la entrega de los productos requeridos
por un cliente, genera que exista un 30% de probabilidad
que se convierta en cliente de la competencia.
11
El manejo inadecuado de los inventarios y la falta

de administración de la bodega, así como la compra de
productos en un momento innecesario o en cantidades
incorrectas, generan siempre un aumento de los costos y
disminuciones en los márgenes, al igual que un mayor
esfuerzo logístico del personal.
Se consideran como parámetros importantes dentro de

la administración de los inventarios la reducción del costo de
adquisición o compra, del costo de transporte, de almacenaje
y demás gastos de comercialización de los productos, para
ofrecer el suministro a tiempo, en la variedad y cantidad
solicitadas y en el lugar requerido por el cliente. Así mismo,
el costo financiero asociado al capital de trabajo requerido
para el mantenimiento de inventarios puede estar acorde al
costo de los recursos de la empresa, podemos tomar como
referencia un costo de crédito bancario que puede oscilar
entre el 12% y el 18%.
Por lo tanto, si un producto tiene margen bruto positivo,

debemos repotenciar su rotación anual o número de veces
que se vende esa unidad de producto, para lograr su mayor
contribución superando el costo financiero de su inventario
y todos los demás costos variables asociados con esas ventas.
1.2 El margen de contribución del producto
El margen de contribución total de una determinada

operación es el resultado de restar los ingresos ocasionados
por esta operación menos todos los costos y gastos variables
que se derivan de la misma.
12
Ejemplo:
Ventas $ 1.000.000
- Costos de ventas $ 400.000
- Gastos de administración $150.000
- Gastos de ventas $150.000
Utilidad Operacional $ 300.000
Por lo tanto:
Ventas $ 1.000.000
Menos: Costos variables de producción $250.000
Gastos variables de ventas y admón $50.000
$ 300.000
Margen de contribución $700.000
Menos: costos fijos de producción $150.000
Gastos fijos de ventas y administración $250.000
$400.000
Utilidad Operacional $300.000
Así mismo, el margen de contribución unitario se

refiere al mismo concepto, pero con relación a cada unidad
resultante de la operación.
Por tanto:
Margen de contribución Unitario (Contribución marginal) =

(Precio de Venta Unitario – costo variable unitarios)
Ejemplo:
¿Si el precio de venta unitario es de $ 20 y el costo

variable unitario es de $ 10, cual es el margen de contri-
bución unitario?
Margen de contribución unitario = $20 - $10 = $10
13
También es importante el margen bruto del producto y

se calcula:
(Precio de venta unitario – costo variable unitarios) / Precio

de venta unitario
Margen bruto del producto = ($ 20 - $ 10) / $ 20 = 50%
»» Identifiquemos algunos costos fijos y variables
Ejemplos de costos fijos
◊ Arriendos
◊ Servicios
◊ Sueldos
◊ Parafiscales
◊ Cargos fijos
◊ Depreciaciones y amortizaciones
◊ Gasto de intereses
Ejemplos de costos variables
◊ Materias primas e insumos

◊ Combustible
◊ Horas extras
◊ Mano de temporal
◊ Reparaciones y mantenimiento
◊ Aseo
14
◊ Elementos de oficina
◊ Gastos de representación
◊ Comisiones de ventas.
Concluyendo de lo anterior: si un producto se vende

cubriendo todos los costos asociados con su venta, debemos
comprarlo y venderlo todas las veces como sea posible, pues
cada unidad vendida nos contribuye al pago de todos los
costos fijos del negocio que son todos aquellos costos en
que se incurre en el negocio, independiente de que se venda
o no se venda producto.
1.3 Punto de equilibrio
Ahora es importante conocer cuánto tenemos que vender

ya sea en dinero o en cantidad de unidades, para pagar los
costos fijos del negocio.
Se calcula:
Punto de equilibrio en dinero = (total costos fijos $ / margen

bruto del producto)
Punto de equilibrio en unidades = (total costos fijos $ / contri-

bución unitaria $)
Ejemplo:
El total de costos fijos estimado que incluye todos los

costos y gastos en que incurre el negocio por estar abierto,
venda o no venda, por monto es de $7.250.000 mensuales.
15
Supongamos tres posibles valores calculados del margen

bruto promedio del que serían 8.5%,12.5% y 18.5% para cada
cálculo realizado tomando todo el portafolio de productos
vendidos. De esta forma podemos ver tres resultados del
cálculo del punto de equilibrio:
Caso 1.
Punto de equilibrio en $= $ 7.250.000 / 0,085 de

margen bruto
Punto de equilibrio en $ = $85.294.118 Venta mínima

(no se gana nada)
Caso 2.

margen bruto

(no se gana nada)
Caso 3.

margen bruto

(no se gana nada)
La recomendación es siempre mantener controlado el

margen bruto en un nivel alto y reducir todos aquellos costos
y gastos fijos o convertirlos a costos y gastos variables que
solo existen si se realiza la venta de una unidad de producto.
16
Para ver una simulación de cálculo de los puntos de

equilibrio, diligencie para su caso específico el Anexo 2. taller
simulación de cálculo de punto de equilibrio.
Concluyendo
»» El punto de equilibrio depende no solo del nivel de

costos y gastos fijos, sino del margen bruto, lo que sig-
nifica que deben ser productos de margen aceptable
por encima de un mínimo definido para cada produc-
to, con una velocidad de venta o rotación mínima de-
finida, con suministro constante asegurado para no
perder esfuerzos de posicionamiento ni imagen, y con
un nivel de existencia mínimo, mientras se renuevan
existencias con el proveedor.
»» El elemento clave del inventario está en la definición

del portafolio de productos para la venta, partiendo
del análisis de contribución marginal en pesos y del
porcentaje de margen bruto, calificando dicho porta-
folio seleccionado con la velocidad de venta potencial,
para determinar el nivel de inventario que se necesita
para cumplir con el volumen de ventas proyectado.
»» Así mismo la función de tener un inventario es aten-

der las variaciones de la demanda por cambios defini-
dos por los clientes, por incumplimiento de los provee-
dores en sus entregas y sirve para amortiguar también
variaciones de costos o precios de compra.
17
18
2. Clasificación de inventarios
2.1 Introducción
La literatura sobre el manejo de inventarios muestra la

clasificación de materiales por ABC o Pareto, que fue un
economista italiano que hacia 1897 afirmó que el 20 % de
las personas poseen el 80 % de las riquezas. Este principio
puede aplicarse a muchas cosas y conforma un estilo de
gerencia de forma focalizada, manejando los elementos
que impactan con mayor contundencia la mayor parte del
resultado.
En gestión de inventario el principio de Pareto significa

que unos pocos materiales representan la mayor parte del
valor de uso o del capital de trabajo invertido en el inventario;
entendiendo por valor de uso, el resultado multiplicar la
cantidad de un producto por su precio o costo promedio en
un periodo determinado que es de un año.
19
Tabla 1. Valor de uso de un producto
COSTO PROMEDIO VALOR DE

CONSUMO PARTICIPACIÓN
DEL MISMO USO
Producto 1 100 100 10.000 90%

Producto 2 1 1.000 1.000 9%
Producto 3 1.000 0,1 100 1%
TOTAL 1.101 11.100 100%
Fuente. Elaboración propia.
Se observa que el producto que representa el mayor

monto de dinero en el periodo de análisis no corresponde al
de mayor precio ni es el de mayor consumo. Así se define en
el análisis que el producto de interés es el número uno para
concentrarnos y realizar una buena gestión de inventarios.
La administración eficiente, por parte del responsable

del área de inventarios, debe controlar su nivel óptimo dado
que puede convertirse en un problema que afecta la gestión
financiera de la droguería.
Algunos productos del inventario, aunque no son

especialmente costosos, tienen una rotación baja y en
consecuencia exigen una inversión considerable; otros
productos, aunque tienen un costo unitario alto, rotan o se
venden con rapidez requiriendo o representando una baja
inversión.
En términos generales, la distribución de los productos

del inventario debería ser el 20 % correspondiente al 80 % de
la inversión, mientras que el 80 % restante de los productos
deberían representar el 20 % del valor del inventario.
20
2.2 Clasificación ABC y la empresa
La aplicación del sistema de clasificación ABC en una

empresa para el control de inventarios comienza por la
clasificación en grupos de productos así:
»» Los productos “A”: son aquellos en los que la empresa

tiene la mayor inversión, estos representan el 10 % de
los productos del inventario que absorben el 80 % de
la inversión. Estos son los más costosos o los que rotan
más lentamente en el inventario.
»» Los productos” B”: son aquellos que les corresponde

la inversión siguiente en términos de costo. Correspon-
den al 30 % de los artículos que requieren el 15 % de
la inversión.
»» Los productos “C”: son aquellos que normalmente en

un gran número de artículos correspondientes a la in-
versión más pequeña. Consiste aproximadamente del
60 % de todos los artículos del inventario, pero solo se
requiere el 5 % de la inversión.
Las cifras son indicativas, lo que realmente importa

es el concepto de que la concentración del análisis en la
realización del control del inventario, debe llevarse a cabo en
una cantidad reducida de productos que son los tipos A y
que el porcentaje importante de productos en cantidad que
son los productos C permitiría aceptar una administración
menos rigurosa y por tanto menos costosa.
21
Método para la creación de una gráfica de Pareto:
»» Obtener la lista de productos con el costo o precio

promedio y el volumen real en un periodo de tiempo.
»» Multiplicar el costo por la cantidad.
»» Listar en orden de mayor a menor el resultado del
punto anterior.
»» Sumar todos los valores de forma vertical, y dividir para
cada producto el valor de su costo total entre el total
de la suma vertical de todos los productos.
»» Sumar estos valores hasta llegar a 0.80.
»» Colocar “A” a estos productos.
»» Repetir hasta 0.95 para “B” y hasta 1.0 para “C”.
Figura 1. Gráfica de Pareto.

PORCENTAJE DE VALOR
CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS
Ver Anexo 3.
Clasificación de productos ABC pareto costo de inventarios

para su consulta
22
Diligencie para su caso específico el Anexo 4.
Clasificación de productos ABC pareto costo de inventarios

taller.
Además de la clasificación de productos del inventario

por el consumo de dinero invertido o costo de inversión,
se puede tener una visión ampliada de esta clasificación al
considerar otros parámetros asociados a los productos como
son:
»» El valor potencial de ingreso por ventas del producto o

su valor de liquidación a precio de mercado.
»» El volumen de unidades estimado de ventas al corto
plazo del producto en inventario.
»» El porcentaje de margen de utilidad bruta de cada
producto.
»» Calificación cualitativa del grado de complejidad o de
consumo de recursos logísticos por el mantenimiento
del inventario de cada producto.
A continuación, un resumen de lo anterior:
23
Tabla 2. Clasificación de productos ABC
Tabla de clasificación de Productos ABC Descendente

Margen Uso de
Inversion Ventas Volumen Resumen del
Criterio de Recursos
Costo ingresos Ventas Producto
Utilidad Logisticos
Producto Valor Valor Valor
A % Mayor Alto A1
A1 Mayor Mayor Mayor
% Medio Medio A2
A2 Medio Medio Medio
Valor Valor Valor
: % Menor Bajo A3
Menor Menor Menor
;
B % Mayor Alto B1
B1 Mayor Mayor Mayor
% Medio Medio B2
B2 Medio Medio Medio
Valor Valor Valor
: % Menor Bajo B3
Menor Menor Menor
;
C % Mayor Alto C1
C1 Mayor Mayor Mayor
% Medio Medio C2
C2 Medio Medio Medio
Valor Valor Valor
: % Menor Bajo C3
Menor Menor Menor
;
Observar la clasificación del inventario en productos

“A”, “B” y “C” permite que la droguería determine el nivel de
inventario de cada producto y los tipos de procedimientos
de control de inventario.
»» El control de los productos tipo “A” debe ser rigurioso

por su nivel de inversión. A este tipo de productos se
le aplica las mejores técnicas de control de inventario.
24
»» A los productos tipo “B” se les debe aplicar técnicas que

aseguren la obtención de resultados sin que se exceda
en costos innecesarios, es decir que el control no sea
mayor que el beneficio o que un porcentaje máximo
del beneficio.
»» Para los productos tipo “C” el control debe hacerse
teniendo en cuenta el valor referente de mejora para
la droguería y el impacto en la utilidad, teniendo en
cuenta que se aumentan los gastos operativos y tiempo
para aplicar dicho control.
2.3 Inventarios cíclicos o rotativos
Es un método de conteo de inventarios que se realiza a un

porcentaje determinado de productos cuando se determine.
Esto complementa el inventario total que es contado un
mínimo de una vez en un periodo anual.
El inventario es inversión que representa un alto

porcentaje del activo circulante y diariamente se le debe
prestar mayor atención y control al manejo de este.
Descuidar el inventario, conlleva a tres consecuencias: exceso,
desperdicio y variabilidad.
»» Exceso. Corresponde a un elevado nivel de inventarios

que toman más de dos meses para la venta, y con un
costo financiero como mínimo equivalente al costo del
dinero o costo de los recursos de la empresa (indicativo
del 12 % al 18 % anual). Ese costo financiero es relati-
vamente menor que el costo de oportunidad de
vender otro producto que se hubiera podido tener con
rotación.
25
»» Desperdicio. Se asocia al alto nivel de inventario

porque se aumenta la probabilidad asociada de daño
o al vencimiento.
»» Variabilidad. Los inventarios en exceso contienen los
problemas que se presentan con las variaciones en
la demanda, por ejemplo, en temporadas. Contienen
productos que no se necesitan y faltan otros necesarios
para la venta.
2.4 Clases de toma de inventario
El inventario físico que se utiliza para validar las existencias

reales y su estado físico frente a los registros contables se
obtiene de diferentes formas.
»» Inventario general o inventario total. Se hace para
toda la droguería mínimo una vez al año y sirve como
soporte a los estados financieros.
»» Inventario selectivo. Se hace parcialmente para
comprobar que el inventario este actualizado, que
coinciden los datos del sistema de inventario con el
inventario físico para una línea o grupo de productos.
Su utilización sirve para tomar decisiones soportadas
para negociaciones, compra y administración del
inventario.
»» Inventario por barrido. Que ejecuta el conteo de
productos iniciando por un punto definido de la
droguería, y que corresponde a una revisión orientada
según la distribución del local.
»» Inventario aleatorio. Se hace con propósitos puntuales,
principalmente de auditoria o de control interno para
confirmar la consistencia del inventario de un producto
entre el inventario físico y la contabilidad.
26
3. Costos y factores críticos en

el manejo de inventario
La deficiente administración de los inventarios provoca una

serie de fallas en la operación que se refleja principalmente
en las ventas y en el aspecto financiero.
3.1 Ventas
Productos faltantes o entregas aplazadas diferidas;

surtido incompleto de pedidos con pérdida de ventas;
pérdida gradual participación de mercado; cancelación de
facturas y devoluciones con la carga operativa y manejo
fiscal de notas de crédito. Todos estos hechos generan
ineficiencias en las ventas que tienen como impacto la
disminución de los ingresos, y la reducción de los márgenes
presupuestados en ventas. El extremo de esta situación es
la pérdida del cliente, al no poder satisfacer la urgencia del
uso de los medicamentos, para lo cual en muchos casos se
tiene la política cumplimiento total, con compra directa a
otro Asociado o a un tercero para cumplir con el 100 % de la
entrega, de forma inmediata.
27
3.2 Aspectos financieros. (sobreinversión en

inventarios)
»» La acumulación de inventarios innecesarios, generados

por exceso medicamentos sin movimiento, dañados
y obsoletos, las adquisiciones a terceros, diferentes de
Coopidrogas, fuera de presupuesto con sobrecostos y
otros gastos de abastecimientos, generan sobrecostos.
»» Otro punto a tener en cuenta desde el punto de vista
fiscal es que se deben tener la factura de compra
como soporte para que dicho costo de la mercancía se
tome como deducible dentro del costo de ventas. No
tener factura es perder la deducción. Y, por otra parte,
tener factura sin que esta tenga separado el impuesto
a las ventas IVA, es asumir también este valor del 19
% como parte del costo de ventas. Por esta razón en
las compras se debe tener separado el impuesto de
ventas para tomarlo como impuesto deducible y poder
compensarlo frente al impuesto a las ventas que se
recauda en las facturas de venta.
3.3 Pérdidas no cuantificables (imagen del negocio

y confianza del cliente)
Existen otros impactos no cuantificables como son la

pérdida de imagen por causas del manejo de mercancías o
inventarios tales como:
»» El voz a voz de la compra o entrega de productos de

dudoso origen o cuestionada calidad, que se expande en
el mercado sobre algunos establecimientos, afectándonos
potencialmente con proveedores y clientes.
28
»» La presentación de sustitutos y otras marcas a nuestros

clientes que quedan en su imagen y recordación por
nuestra asesoría cuando no se tiene disponible en
inventario.
»» El riesgo de responsabilidad de suministro de un
medicamento o mercancía fuera de especificaciones
u otra condición que podría responsabilizarnos de
la venta y ante la falta de respaldo o garantía de un
proveedor nuevo que ofrece condiciones comerciales
aparentemente imbatibles.
3.4 Costos de mantener el inventario
Para disponer de inventarios de mercancías para la venta

se debe contar con capital propio, asignación de cupos de
crédito de proveedores o de líneas de crédito bancario o
de terceros. El monto necesario de dinero invertido en el
inventario forma parte del capital de trabajo del negocio y
como tal este dinero tiene costo para la empresa:
»» Costos de los recursos. Lo constituye el costo de

oportunidad del capital propio asignado al inventario,
más los intereses por pagar por el endeudamiento tanto
a bancos como a terceros, más los intereses incurridos
con proveedores cuando se causen.
»» Costos o gastos administrativo o de mantener el
inventario. Que lo constituyen todos aquellos conceptos
en que incurre la empresa en el sostenimiento del
inventario, y se componen fundamentalmente de:
◊ Gastos o costos de almacenamiento: arrenda-
miento de área proporcional en metros cuadra-
dos de local, refrigeración, estantería, consumi-
bles.
29
◊ Gastos de personal logístico

◊ Gastos por equipos y herramientas: valores de
depreciación
◊ Gastos de seguros y servicios públicos asociados
a la bodega.
En el caso de las farmacias, se pueden resumir estos

gastos de mantenimiento al del arrendamiento propor-
cional en metros cuadrados y al de personal en el manejo
logístico, si este lo amerita. Cuando es difícil establecer
gastos directamente, por simplicidad se asocian a gastos
fijos asociados al negocio.
Costos de obsolescencia y deterioro. El deterioro del valor

de los inventarios se puede presentar por diversas causas,
tales como daños físicos, obsolescencias, vencimientos,
bajas rotaciónes, bajas en el precio de venta, entre otros. Sin
embargo, también es posible que los costos de liquidación
y venta de los inventarios hagan que su costo total supere
el valor por el cual se pueden vender. Por lo anterior, la
evaluación de esta categoría de costos, del valor, debe
realizarse para cada una de las partidas de inventario, es
decir, uno a uno, a menos que sea impracticable hacerlo.
En el caso de establecimientos farmacéuticos esta

evaluación puede limitarse a los productos de baja rotación,
categoría en la cual el vencimiento y el costo de liquidación
son los más importantes.
30
4. Diagnostico e indicadores de
control
Los indicadores de control son herramientas que

nos ayudan a realizar una mejor gestión del manejo
de los inventarios y proveedores, permitiendo realizar
el seguimiento necesario para establecer los controles
necesarios para hacer más eficiente la administración.
4.1 Aspectos de los indicadores de gestión de

inventarios
Para disponer de la información asociada al inventario se

deben tener en cuenta los siguientes aspectos en la farmacia:
»» Disponer de equipo de procesamiento de información y

del aplicativo correspondiente.
»» Ingresar todas las compras de mercancía al sistema. Podría
definirse un grupo de productos, pero esto generaría
una división de los procesos de compras entre los que
están sistematizados y los que no lo están, doblando la
31
operación o controlando más operaciones. Por esta razón

amerita manejar todo el portafolio de mercancías de la
misma forma. No hay restricción del manejo de revistas
ni periódicos en el software de Dominiun Plus.
»» Facturar total por el sistema en tiempo real, con el fin
de mantener conciliado el inventario físico con el del
sistema y decidir correctamente tanto en compras como
en decisiones de rotación y promoción de productos.
»» Información mensual contable para disponer de estados
financieros y analizar periódicamente la evolución
de indicadores con el mismo criterio del manejo de
información y de forma periódica.
4.2. Indicadores financieros para la gestión del

inventario
Para una buena gestión del área encargada o del adminis-

trador del inventario, es necesario contar con las herramientas
que permitan evaluar el desempeño de múltiples variables
y de esta forma tomar decisiones al respecto. La gestión
medida por indicadores es quizás la herramienta más
práctica para este propósito, porque mediante la relación de
diferentes variables determinan el desempeño y el compor-
tamiento de los inventarios. Estos indicadores atienden
mediciones de la inversión, las finanzas y el servicio al cliente.
32
4.2.1 Porcentaje de Activos
Un indicador importante desde el punto de vista

financiero, es el porcentaje de activos que son inventario en
la droguería. La fórmula para calcular este indicador es:
Valor Inventario Físico

Porcentaje de Activos = X 100%
Activos Fijos
Interpretación
Este indicador en el negocio de retail o minorista puede

ser muy alto, porque el negocio de conveniencia supone
tener el inventario ya para la entrega. Se debe separar cuánto
es de inventario de baja rotación y cuánto es el monto de
inventario de rotación para realizar el seguimiento indepen-
dientemente, logrando mejorías en cada uno.
4.2.2 Valor económico del inventario
Este indicador permite conocer el valor que tiene el

inventario con relación a las ventas de la compañía, con lo
cual es posible tener un índice que tan alto es este valor. La
ecuación para su cálculo es:
Valor Inventario Físico

Valor activo del Inventario =
Valor ventas en el mes
33
Interpretación
Nos indica el número de meses que puedo soportar de

ventas con el inventario actual. Esto debe optimizarse con el
análisis y las decisiones para disponer de los productos que
más se venden y evitar los que no se venden. Si el inventario
está vencido, deteriorado o no corresponde a la temporada
que se inicia, seguramente no se podrá soportar el número
de meses de ventas calculado.
4.2.3 Porcentaje de ventas perdidas
Este indicador permite conocer cuál es el efecto de no

realizar una entrega completa a los clientes, debido a la
falta de existencias en la droguería o a la falta de compra
inmediata para cumplirle al cliente. El indicador mide el
impacto en las ventas mediante la siguiente ecuación:
Porcentaje Valor ventas perdidas por falta de inventario

de ventas =
perdidas Ventas Totales
Interpretación
Esto se interpreta como la proporción de ventas perdidas

en el mes, el año según las cifras que se utilicen en el cálculo,
El objetivo es bajarlo de forma continua y mantenerlo por
debajo de un porcentaje definido por cada Asociado, porque
bajarlo puede pensarse que debe lograrse ampliando el
portafolio, pero se logra con acuerdos y compras en plaza
para cumplirle al cliente.
34
4.3 Indicadores operativos para la gestión del

inventario
4.3.1 Rotación del inventario
Este indicador busca medir las veces en que la mercancía

entra y sale de la droguería (rotación del inventario), se
compra y se vende, y es expresado como las veces en que el
capital invertido en el inventario se recupera a través de las
ventas.
La ecuación para el cálculo de la rotación del inventario es:
Ventas Acumuladas
Rotación de en Número
=
Inventario de Veces
Inventario Promedio
Interpretación
Es el mejor indicador de la velocidad con la que el

inventario genera utilidad a través de las ventas. Lo importante
es enfocarnos principalmente en aquellos productos con el
mejor margen de utilidad bruta o margen de contribución.
Vender los productos más rentables la mayor cantidad de
veces con el mismo nivel de inventario.
35
4.3.2 Porcentaje de inventario sin rotación
Un indicador que puede desprenderse del anterior y que

es importante medir, es la cantidad de mercancía que no
tiene rotación en la bodega, y debemos reducir de forma
inmediata, aunque en la mayoría de los casos nos genera
pérdidas por una única vez.
Valor Inventario sin

Porcentaje de movimiento último año
Inventario sin = X 100%
Valor Inventario
rotación
promedio último año
Interpretación
Esta medición puede hacerse la información de los

últimos seis o los últimos tres meses y compararla frente al
cálculo anterior para determinar si vamos en mejoría o en
perdida de rotación. También se debe tomar el valor del
monto de inventario como cifra absoluta de comparación
mes a mes y que es otra forma de definir la meta.
4.3.3 Duración del inventario
Este indicador busca determinar el tiempo promedio

que la mercancía está en el inventario esperando para la
siguiente venta, de manera que pueda conocerse el nivel de
inventario en riesgo de perderse o quedar obsoleto.
Inventario Final
Duración del Inventario = X 30 días
Ventas Promedio mensual
36
Interpretación
El indicador nos da el número de días de ventas que se

requiere para rotar el monto del valor en inventario
4.3.4 Inventario no disponible
Este indicador permite determinar el porcentaje de

material que no está disponible para su utilización a causa
de daños, obsolescencia o vencimiento.
Unidades dañadas+ Obsoletas+ Vencidas

Inventario no
=
disponible
Unidades disponibles en inventario
Interpretación
Este indicador puede calcularse para un producto, una

línea de producto o para todo el inventario de forma global, y
debe tomarse el nivel de agrupación que sea más adecuado
para su cálculo. Para el caso de la farmacia además del
cálculo por línea de producto, se puede complementar con
el cálculo de la misma fórmula usando los valores en dinero
de las unidades dañadas, obsoletas o descontinuadas y el
monto de la mercancía vencida.
4.3.5 Exactitud en inventarios
Este indicador busca entregar información sobre la

cantidad real de la mercancía en stock en las droguerías. Su
cálculo se realiza determinando la diferencia del inventario
37
en libros y el inventario real físico (contado manualmente)

y dividiendo el valor de esta diferencia por el valor del
inventario total, de manera que se pueda determinar el
porcentaje faltante de inventario.
Valor diferencia ($)

Exactitud del Inventario = X 100%
Valor total del inventario
Interpretación
El indicador de exactitud del inventario puede ser

calculado con el valor del inventario o las unidades inventa-
riadas, y puede ser usado a nivel de producto, línea de
producto o de forma global atendiendo a la necesidad
especifica.
4.4. Indicadores de servicio al cliente para la gestión

del inventario
La gestión de inventario tiene un impacto importante en

el servicio al cliente, ya que a partir del cumplimento de
las ordenes al cliente, se mide la satisfacción del mismo.
Algunos indiciadores relacionados con el inventario para la
medición de la satisfacción del cliente son:
4.4.1 Nivel de servicio
El indicador de nivel de servicio busca medir el cumpli-

miento a los requerimientos de los clientes, y puede ser
expresado en términos de unidades, referencias y órdenes,
mediante las siguientes ecuaciones.
38
Unidades despachadas
Nivel de servicio por Unidad =
Unidades pedidas
Referencias Despachadas
Nivel de servicio por referencia =
Total de Referencia Pedidas
Ordenes Despachadas
Nivel de servicio por Ordenes =
Total ordenes pedidas
4.4.2 Tasa de abastecimiento de pedidos (porcentaje de

pedidos abastecidos correctamente)
Este indicador es un complemento al indicador de nivel

de servicio, ya que se basa en analizar cuales ordenes son
abastecidas a los clientes sin ningún tipo de inconvenientes
(faltantes, demoras, etc.).
Exactitud de Pedidos abastecidos correctamente

abastecimiento = X 100%
por pedido Total de pedidos
39
4.5. Indicadores de Proveedores
»» % de cumplimiento
Entregas a tiempo / Entregas totales
Muestra el nivel de cumplimiento del proveedor

acorde con las condiciones pactadas
»» Indice de devoluciòn (Calidad)

Devoluciones / Total compras
Mide el volumen de devoluciones al proeveedor

frente al total de compras
40
5. Planificación de compras
»» Para la planificación de compras hay que diferenciar

entre productos estratégicos, tácticos y promocionales.
»» El producto estratégico es aquel que tiene una calidad
reconocida, con precio medio de mercado y de margen
para la droguería lo más alto posible. Es de rotación lenta
y nuestro objetivo es aumentar la frecuencia de venta.
»» El producto táctico es aquel que tiene buena calidad con
precio justo y de margen promedio para la droguería.
Tiene media y alta rotación.
»» El producto promocional es de alto volumen, de
contribución baja. Con el apoyo del fabricante busca
mantener alta rotación.
41
5.1 Claves de la planificación
»» La clave para una buena planificación de compras está

en diferenciar y clasificar los productos en estratégicos,
tácticos y promocionales, midiendo el comportamiento
del inventario de forma continua. Se deben evitar las
compras presupuestadas en donde se define de forma
anticipada el portafolio de productos que se quiere
vender.
»» Debemos promover la compra y la venta de un producto
de mayor monto de utilidad frente a un producto que,
aunque tenga un mayor porcentaje de utilidad nos
genere un menor monto absoluto de contribución.
»» Otro factor de preferencia en la selección de productos a
incluir en el plan de compras es seleccionar el producto
de mayor rotación, aunque se tenga que sacrificar
algunos puntos del margen comercial puesto que esa
velocidad de venta representada en el número de veces
que se realiza, es lo que genera el factor multiplicador del
beneficio lo cual se expresa la siguiente ecuación.
»» Beneficio = Rotación X Margen= velocidad en número de
veces x % de utilidad obtenida cada vez que se vende
el producto.
42
5.2 La administración de los proveedores
»» Hay que mantener el flujo de pagos al proveedor

Coopidrogas para liberar el cumplimiento de su plan de
compras, obteniendo los descuentos por pronto pago
con el fin de ser competitivos en la zona y manteniendo
un alto margen de utilidad.
»» En los casos de productos nuevos recomendar el
proveedor al área de compras de Coopidrogas, con
el fin de mejorar las condiciones de negociación y de
incorporar nuevos productos para el portafolio general
de los asociados.
»» Hay que tener en cuenta los descuentos financieros
otorgados por Coopidrogas.
»» Revisar las alternativas que tiene Coopicrédito para
el pago de facturas y el aprovechamiento del crédito
rotativo.
43
6. Impacto del inventario en la

generación de la utilidad
La rentabilidad se mide frente al uso de los activos de la

empresa, por eso gestionar una buena administración del
inventario contribuye a ser más productivo y a generar mayor
utilidad. Los indicadores presentados anteriormente son las
herramientas para la toma de decisiones que aseguran la
mejora continua de los resultados financieros, provenientes
de las cuentas de inventario y de sus cuentas asociadas.
Al nivel central, en el sistema SIP de Coopidrogas, se

disponen de las estadísticas de compras, del manejo de las
cuentas por pagar y del indicador de la toma de descuentos
financieros. Al nivel de punto de venta se dispone de las
estadísticas e indicadores de gestión para el control de
inventarios, lo que permite traducir en beneficios financieros
para el Asociado y una mejor gestión administrativa de los
inventarios.
45
6.1 Recomendaciones para el manejo de inventarios
El inventario es el recurso para ejecutar la generación de

utilidades por ventas, según el presupuesto establecido que
identifica el segmento objetivo, sus clientes, el portafolio de
productos, las cantidades, los precios promedio de venta y
los porcentajes de utilidad para cada tipo de producto.
6.1.2 Estrategias básicas
»» Selección de productos estratégicos (contribución en $,

margen %, rotación, volumen de ventas)
»» Selección y negociación de proveedores y aliados
»» Precios de venta
»» La definición del nivel de servicio al cliente,
»» Manejo de indicadores
6.1.3 En el punto de venta
»» Asesorarse por su proveedor Coopidrogas informando

sus necesidades de asistencia en la venta de
productos de baja rotación, en la incorporación de
nuevos productos al portafolio, en la presentación
de nuevos proveedores para mejorar las condiciones
de negociación, en el reporte de variaciones en el
mercado y de condiciones de informalidad en los
procesos de suministro y de ventas de terceros en su
área de cobertura.
»» Evaluar el conocimiento y el uso de las funciones del
SIP en el punto de venta, que apoyan el manejo de
inventarios.
◊ Pedidos (Plazos 30 días y extendidos + 30 y 60 días)
◊ Productos no codificados
46
◊ Rechazo de transferencias
◊ Precios más bajos en la competencia
◊ Semanas feriales y promociones.
»» El inventario más costoso es el que no se tiene para

cumplir con una venta.
»» El inventario es la materia prima para el volumen de
ventas y debe corresponder a los estimados de venta
presupuestados.
»» Promueva las ventas a domicilio como forma de
cobertura en ventas.
»» El inventario de baja rotación aun al 80 % de descuento
es costoso. Lo que no se vende en un término máximo
de 60 o máximo 90 días empieza a generar costos y
a ser una perdida potencial. Tome decisiones de rotar
estos productos lo antes posible.
»» No compre por precio únicamente, no tome decisiones
emocionales de compra, no se sienta comprometido
con la reciprocidad.
»» Un proveedor de calidad con nombre reconocido con
un suministro flexible, constante y con precio adecuado,
es la base del crecimiento de su negocio. Un proveedor
no calificado pone en riesgo su reputación y la de su
droguería.
»» El nivel de inventario óptimo debe ser igual al volumen
de venta que se realiza durante el número de días corres-
pondiente al de la reposición o entrega del pedido, más
una holgura del volumen para soportar unos días de
ventas adicionales.
47
»» El tiempo de reposición incluye el trámite de la orden

de compra, la aprobación del pedido, la aprobación
de cartera o ampliación del cupo de crédito, el alista-
miento de la programación de rutas de transporte,
recepción del producto, la conformidad del despacho
en referencia cantidad y buen estado, y para terminar, el
ingreso de la mercancía al sistema.
»» Psicológicamente el cliente cuando ve abundancia en
su droguería se motiva a comprar, pero no implica llenar
la estantería de inventario, maneje la categorización
empaques de exhibición si es necesario.
»» Tenga en cuenta que el Inventario se compone
del inventario inicial(+) las entradas de mercancía
-compras-(+) el inventario en tránsito(+) el inventario
dado en consignación(+) los ajustes por mayor inventario
físico(-) las salidas por ventas(-) las salidas por devolu-
ciones, deterioro o por vencimiento(-) los ajustes por
perdida de inventario para obtener el inventario final.
»» El inventario por mercancías de consignación recibidos y
los pedidos pendientes por entregar deben controlarse
de forma separada o en cuentas independientes porque
no son propiedad de la droguería.
»» Utilice el modelo PULL (Es cuando se atiende la
demanda real del cliente) y no el 100 % PUSH (Es
cuando se le ofrecen productos al cliente). Parta de los
pedidos del cliente para atender su demanda, compre
el producto vendido (Pull) y no compre para impulsar
ventas inciertas ( Push).
»» Sea racional con las compras para introducir inventario
para la venta al mercado cuando no tiene una
demanda real. No adquiera compromisos de volumen
en lanzamientos. Considere consignación de inventario,
48
compra del menor volumen o la posibilidad de cambio

o devolución de mercancía si es necesario.
»» Su negocio no es de especulación ni de incertidumbre.
No especule con compras no presupuestas ya sean por
expectativas de aumentos de precios.
»» Prefiera la liquidez para obtener descuentos financieros,
para la compra de productos en promociones o ferias,
frente a tener dinero invertido sin rendimiento en
inventario.
»» Liquide el inventario de baja rotación. Si no se vende
liquídelo o empaquételo en una venta cruzada como
promoción.
»» Mantener inventario de reserva o de seguridad o un
inventario mínimo para colocar un pedido de sus
productos Pareto (aquellos que generan el 80% de sus
ingresos), como una medida de responder a variaciones
impredecibles en la demanda de los clientes o a
problemas en el suministro.
»» Aproveche siempre los descuentos financieros. aun
usando la opción de financiamiento con Coopicrédito
porque su costo es menor que el descuento del
proveedor Coopidrogas.
»» Contribuya al posicionamiento de marcas propias ICON
en su droguería como medida de competitividad. La
marca propia le genera mejores márgenes y condiciones
internas de competitividad. Incentive las ventas ICON en
el grupo de ventas deforma variable y por crecimiento.
»» El crecimiento sostenido supone el respaldo de un
proveedor confiable en entrega calidad y precios.
Proveedores puntuales pueden dar un buen beneficio
específico, pero para una sola farmacia no mantendrán
49
este ofrecimiento porque no le garantizamos el

crecimiento y la cobertura deseada. Si considera tiene
un buen proveedor, recomiéndelo a Coopidrogas para
repotenciar el beneficio para todos los Asociados.
Lo que se hace bien, lo que genera

beneficio debemos hacerlo muchas
veces para generar resultados arriba
de lo esperado
50
7. Bibliografía
Zapata Cortes, J. A. (2014). Fundamentos de la gestión de

inventarios. Medellín: Ed. Esumer Institución Univer-
sitaria.
FIAEP. (2014). Control y manejo de Inventarios. FIAEP.
Sierra y Acosta, J.; Guzmán Ibarra, M. V. y García Mora, F. (s.f.).

Administración de almacenes y control de inventarios.
Ed. Servicios académicos internacionales.
Palomares Borja, R. (2015). Merchandising, auditoria de

marketing en el punto de venta. Madrid: Ed. ESIC.
Martínez Cruz, H. (2018). El arte de seducir merchandising,

Ed. ECOE
Katre H. (2016). Inventory management techniques to cut

losses. Recuperado de https://medium.com/@harsha-
l/12-inventory-management-techniques-to-cut-los-
ses-d5891b62ff3b
Sapra, A. y Muckstadt. J. A. (s.f.). Principles of inventory

management.
Barfield Jesse T, Raiborn Cecily, (2014) Cotabilidad de

Costos, Editorial Thomsom, ed. 5ta , Mèxico
Burbano J Antonio (2006) Costos y presupuestos. Ed. 2,

Editorial Alfaomega
51
Guerrero Sales Humberto (2011) Inventarios manejo y

control, Ecoe ediciones, Bogotá
Holguín Carlos Julio, (2010) Fundamentos de control y

gestión de inventarios, Editorial universidad del valle
Muller Max, (s.f.). Fundamentos de administración de

inventarios, Editorial Norma.
52
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Fundación de Coopidrogas para la Educación y la Asesoría Técnica FUNDECOPI.

Profundización Habilidades Financieras Y

La creciente necesidad de las empresas de reducir los

El manejo de inventarios y la gestión de los proveedores

Sensibilizar al participante sobre la importancia de la

»» Presentar al asociado un método útil de clasificación

»» Proveer al asociado de los Indicadores para la gestión

»» Concientizar al asociado de los diferentes costos y fac-

»» Dar a conocer las herramientas para una mejor admi-

1. Justificación del manejo del inventario. 11

3. Costos y factores críticos en el manejo de inventario 27

3.4 Costos de mantener el inventario

6 Impacto del inventario en la generación de la

1. Justificación del manejo del

Mantener inventarios altos exige una inversión que podría

El manejo inadecuado de los inventarios y la falta

Se consideran como parámetros importantes dentro de

Por lo tanto, si un producto tiene margen bruto positivo,

1.2 El margen de contribución del producto

El margen de contribución total de una determinada

Así mismo, el margen de contribución unitario se

Margen de contribución Unitario (Contribución marginal) =

¿Si el precio de venta unitario es de $ 20 y el costo

Margen de contribución unitario = $20 - $10 = $10

También es importante el margen bruto del producto y

(Precio de venta unitario – costo variable unitarios) / Precio

Margen bruto del producto = ($ 20 - $ 10) / $ 20 = 50%

»» Identifiquemos algunos costos fijos y variables

Ejemplos de costos fijos

Ejemplos de costos variables

◊ Materias primas e insumos

Concluyendo de lo anterior: si un producto se vende

1.3 Punto de equilibrio

Ahora es importante conocer cuánto tenemos que vender

Punto de equilibrio en dinero = (total costos fijos $ / margen

Punto de equilibrio en unidades = (total costos fijos $ / contri-

El total de costos fijos estimado que incluye todos los

Supongamos tres posibles valores calculados del margen

Punto de equilibrio en $= $ 7.250.000 / 0,085 de

Punto de equilibrio en $ = $85.294.118 Venta mínima

Punto de equilibrio en $= $ 7.250.000 / 0,125 de

Punto de equilibrio en $ = $58.000.000 Venta mínima

Punto de equilibrio en $= $ 7.250.000 / 0,185 de

Punto de equilibrio en $ = $39.189.189 Venta mínima

La recomendación es siempre mantener controlado el

Para ver una simulación de cálculo de los puntos de

»» El punto de equilibrio depende no solo del nivel de

»» El elemento clave del inventario está en la definición

»» Así mismo la función de tener un inventario es aten-

La literatura sobre el manejo de inventarios muestra la

En gestión de inventario el principio de Pareto significa

Tabla 1. Valor de uso de un producto

COSTO PROMEDIO VALOR DE

Producto 1 100 100 10.000 90%

Fuente. Elaboración propia.

Se observa que el producto que representa el mayor

La administración eficiente, por parte del responsable

Algunos productos del inventario, aunque no son

En términos generales, la distribución de los productos