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DAT
PARA SER TRANSFERIDOS AL SISTEMA COA
Se tomará como ejemplo el archivo de compras, ya que en este se presentan todos los
formatos necesarios para la preparación de los archivos. El proceso se sintetiza en
cinco pasos básicos:
Para empezar se debe preparar un archivo de EXCEL, el cual sirva de base para
preparar nuestro archivo de texto, este debe contar con la información que es solicitada
en el manual del COA, es preciso que tenga la información siguiente:
- NIT O NRC
- Período en el cual fue declarado el crédito fiscal
- Fecha de emisión del documento
- Tipo de documento
- Número de documento
- El Valor del IVA generado en la transacción, expresado en dólares
estadounidenses.
NOTA: Para los comprobantes de retención el campo que corresponde al NIT no puede
quedar vacío, de lo contrario en la transferencia dará error.
2. ELIMINACION DE GUIONES
El NIT o NRC, deben presentarse sin guiones, para eliminar el guión, insertaremos una
columna entre el NIT o NRC y el período, se accede al asistente de fórmulas (fx)
Para convertir la fecha al formato AÑO MES DIA (YYYYMMDD) sin los separadores, se
selecciona toda la columna, se accede a la opción Formato de Celdas, seleccionando
PERSONALIZADA y se busca el formato dd/mm/yyyy, modifíquelo, dejándolo de la
siguiente manera yyyymmdd, esto lo puede hacer en el área dispuesta dentro del
formato de celdas
Para convertir el valor del IVA, se necesita que este sea presentado sin el punto
decimal, pero sin dejar de lado los decimales, por ejemplo: si tenemos un IVA de
$35.45, el valor debe ser expresado 00000003545, para que pueda ser incorporado al
COA, así mismo los valores negativos deben ser expresados como cantidades
positivas, esto se puede lograr multiplicando por menos 1 (-1), o eliminando el signo si
no muchos valores.
Para eliminar el punto decimal se multiplica el valor por 100, seleccione las celdas en la
cual se encuentra el nuevo monto, convierta esta fórmula en valor, acceda al Formato
de Celdas, elija la opción de Número, en el área de Posiciones decimales le asigna
cero (0) y se tendrá el valor como se necesita.
Ahora rellenaremos con ceros a la izquierda el valor, para ello accedemos nuevamente
al Formato de Celdas, seleccionamos Personalizada, eligiendo la opción 0.00, esta se
modifica en el área dispuesta para tal fin reemplazando por 11 ceros (00000000000), se
presenta una muestra del registro.
Para ello se elimina la primera fila, en al cual se encuentran los identificadores de las
columnas, recuerde de disponer el archivo con la estructura que se solicita en el Manual
del Usuario del COA desde el principio.
ANCHO 14
ANCHO 2
ANCHO 8
ANCHO 1
ANCHO 25
ANCHO 11
Es preciso recordar que MS DOS no acepta nombres con mas de ocho caracteres, si el
nombre del subdirectorio los supera deberán digitarse los primeros seis caracteres
adicionando ~ (por medio de teclado o con la combinación ALT-126) y 1, para
complementar los 8 caracteres (Ejm: MISDOC~1)
NOTA:
Es preciso señalar que este documento ha sido elaborado con una finalidad
ilustrativa a fin de proporcionar una guía para el proceso de transformación de un
archivo EXCEL a DAT. No nos cabe duda que un experto en informática, la
existencia de otros procedimientos o nuevos adelantos en esta materia puedan
hacer más eficiente el proceso.