PROCEDIMIENTO VERSIÓN:

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1. OBJETIVO.
Describir y establecer un mecanismo eficaz para el control de los mantenimientos de
los equipos de oficina, herramienta y maquinaria que posee la organización y las
gestiones que se requieran para el alquiler de equipos de medición u otros.

2. ALCANCE.
Aplica a todos los equipos de la organización (oficina) y aquellos alquilados a sus
proveedores.

3. DEFINICIONES.

Calibración: Conjunto de operaciones que establecen, en condiciones

especificadas, la relación entre los valores de magnitudes indicados por un
instrumento de medición o por un sistema de medición, o los valores
representados por una medida materializada o por un material de referencia,
y los valores correspondientes determinados por medio de patrones.

Patrón: Instrumentos de medición para definir parámetros reales de medida de

una magnitud para transmitirla por comparación a otros instrumentos de
medición; deben conservarse en condiciones ambientales controladas.

Exactitud: Cercanía del acuerdo entre el resultado de una medición y un valor

verdadero de la magnitud por medir.

Ajuste: Operación de ubicar un instrumento de medición en un estado de

funcionamiento adecuado para su uso.

Trazabilidad: Propiedad del resultado de una medición o de valor de un patrón, en

virtud del cual ese resultado se puede relacionar con referencias estipuladas,
generalmente patrones internacionales, a través de una cadena
ininterrumpida de comparaciones que tengan todas incertidumbres
determinadas.

Instrumentos de medición calibrados: Son aquellos instrumentos utilizados en las

mediciones finales y con las cuales se determina la conformidad final del
producto.

4. RESPONSABILIDAD.

Son directos responsables de su aplicación y cumplimiento el Líder de Compras y

Logística o las personas que el Gerente delegue para esta función.

5. DESCRIPCIÓN.
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5.1. RM-P-04-R01 “Registro Relación de Dispositivos de Medición”. Se

tendrá una relación de los equipos de medición que pertenecen a la
organización. En este formato se registrará su marca, tipo de equipo, modelo,
serie, fecha de calibración y la fecha de vencimiento (del certificado de
calibración) y sus observaciones en caso de haber.

5.2. RM-P-04-R02 “Registro Programa de Mantenimiento de Equipos de

Oficina”. Como los equipos de oficina pertenecen a la organización, por
medio de este registro, en ayuda del Coordinador de Calidad, el Líder de
Compras y Logística programa los mantenimientos anuales que deben
realizarse.

Este programa debe cumplirse aunque no haya contrato en ejecución.

5.3. RM-P-08-R06 “Registro Contrato de alquiler de equipo y maquinaria”.

Contrato que se diligencia entre M&C Ltda. y el proveedor, cuando se
requiera el alquiler de equipos, maquinarias, medios de transporte, etc.

5.4. RM-P-11-R07 “Registro Control de equipos alquilados”. En este

registro, el Director de Obra o su designado es la persona que debe
diligenciar datos tales como: la clase de equipo que fue alquilado, su
propietario, marca, modelo, serie, etc., y su fecha de entrada y salida para
realizar el cálculo del tiempo de alquiler.

5.5. RM-P-11-R08 “Registro Control diario de equipos alquilados”.

Diariamente, el Director de Obra debe realizar el diligenciamiento del registro
M&C-P-11-R08 “Control diario de equipos alquilados”, el cual va a permitir a
la organización los días reales de trabajo al cual fue sometido dicho equipo
para realizar una comparación con el tiempo para el que realmente se
contrato.

5.6. RM-P-11-R09 “Registro Inventario de Equipos y Herramientas de M&C

Ltda.”. Formato en el cual se consigna la información de cuanta herramienta
posee la organización en sus bodegas y las que han sido asignadas a los
diferentes proyectos.

5.7. RM-P-11-R10 “Registro Inventario de Equipos y Herramientas de M&C

Ltda. por Proyectos.”. En este registro, el Almacenista deberá diligenciarlo,
para realizar un control mayor de con que y cuanta herramienta cuenta para
que el personal de obra continúe laborando, además, permite detectar que
herramienta o equipo puede darse de baja y el diligenciamiento respectivo
para la adquisición o reemplazo de este equipo.

5.8. RM-P-04-R03 “Registro Inventario Entrega de Vehículos.”. Este

registro debe ser diligenciado por el almacenista o líder de logística
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encargado del parque automotor asignado a cada proyecto, en el cual se

registran las condiciones del vehículo al momento de ser asignado a un
funcionario de M&C.

5.9. RM-P-04-R04 “Registro Hoja de Vida de Equipos.”. En este registro, el

almacenista, ya sea de la bodega principal o de las bodegas ubicadas en cada
proyecto, deberá diligenciar los datos correspondientes a los equipos, tanto
de medición como electrónicos y de oficina así como los vehículos que
pertenecen a la ejecución de las actividades diarias de M&C Ltda. Se deberá
contar con un registro único para cada equipo donde se podrá controlar el
estado del mismo y los patrones de calibración y ajuste necesarios.

5.10. RM-P-4-R05 “REPORTE DIARIO DE OPERACIÓN Y CONSUMO DE

COMBUSTIBLE DE VEHÍCULO, EQUIPOS Y MAQUINARIAS”. Este
formato debe ser llenado diariamente por todos los operarios responsables de
maquinarias, equipos y vehículos y entregarlo mensualmente al responsable
de logística, Al final de cada mes se deben obtener las aprobaciones
correspondientes y se entrega procesado al responsable de logística quien lo
revisa, y reporta al área encargada.

5.11. RM-P-04-R06 “REGISTRO PARA EL REPORTE DE MANTENIMIENTO DE

EQUIPOS Y MAQUINARIAS.” Este registro deberá ser diligenciado por el
almacenista, ya sea de la bodega principal o de la bodega ubicada en cada
proyecto o líder de logística en cargado de cada proyecto, el cual se deberá
contar con un registro único para cada equipo donde se podrá controlar el
estado del mismo al momento de realizar el mantenimiento de los equipos y
maquinaria.

5.12. RM-P-04-R07 “REGISTRO DE ENTREGA DE EXCAVADORA”. Este formato

debe ser diligenciado por todos los operarios responsables de maquinarias
cada vez que llegue ala las instalaciones de M&C LTDA la maquinaria y
entregársela inmediatamente al responsable de logística, para su
autorización para el ingreso a Refinería.
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6. REGISTROS.

RM-P-04-R01 REGISTRO RELACIÓN DE DISPOSITIVOS DE MEDICIÓN.

RM-P-04-R02 REGISTRO PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
DE OFICINA.
RM-P-04-R03 REGISTRO INVENTARIO ENTREGA DE VEHÍCULOS
RM-P-08-R06 REGISTRO CONTRATO DE ALQUILER DE EQUIPO Y
MAQUINARIA.
RM-P-11-R07 REGISTRO CONTROL DE EQUIPOS ALQUILADOS.
RM-P-11-R08 REGISTRO CONTROL DIARIO DE EQUIPOS ALQUILADOS.
RM-P-11-R09 REGISTRO INVENTARIO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
DE CONSORCIO RM
RM-P-11-R10 REGISTRO INVENTARIO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
DE CONSORCIO RM.
RM-P-04-R04 REGISTRO HOJA DE VIDA DE EQUIPOS.
RM-P-04-R05 REPORTE DIARIO DE OPERACIÓN Y CONSUMO DE
COMBUSTIBLE DE VEHÍCULO, EQUIPOS Y MAQUINARIAS
RM-P-04-R06 REGISTRO PARA EL REPORTE DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS Y MAQUINARIAS
RM-P-04-R07 REGISTRO DE ENTREGA DE EXCAVADORA