Control

Control como función administrativa

Forma parte del proceso administrativo, del mismo modo que la planeación, la organización y la dirección.
Es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la función” de control. La función es de carácter administrativo y
es la respuesta al principio de la delegación: esta no se podría dar sin el control. Cuanta mayor delegación se necesite,
se requiere mayor control. Por lo mismo, el control como función solo corresponde al administrador. En cambio “las
operaciones son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello,
deben actuar como staff. De ahí la necesidad de convencer y no “imponer”, los medios de control.

La función de controlar en el proceso administrativo

Controlar

✓ Definir los patrones de desempeño.

✓ Monitorear el desempeño.
✓ Comparar el desempeño con los estándares.
✓ Emprender la acción correctiva para garantizar el logro de los objetivos.

Premisas del Control

✓ La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se planeó, organizó y dirigió, se ajusten
tanto como sea posible a los objetivos establecidos.
✓ La esencia del control reside en comprobar si la actividad controlada consigue o no los objetivos o los resultados
esperados.
✓ El control es, fundamentalmente, un proceso que guía la actividad ejecutada hacia un fin determinado.
✓ Como proceso, el control presenta etapas que deben explicarse.
✓ El control se relaciona estrechamente con la función de planear.

¿Qué es el control administrativo?

En las ciencias de la administración, se habla de control para referirse a una de las principales funciones administrativas,
junto con la planeación, la organización y la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que las acciones de
la organización se realice de acuerdo a lo planificado, o evaluar la eficacia de los resultados obtenidos, es decir, su
grado de proximidad con el ideal esperado. Las dinámicas administrativas de control usualmente implican la obtención
de información respecto al proceso empresarial y a los resultados, y la aplicación de las correcciones que sean
pertinentes para enmendar los errores y maximizar la eficiencia. Se trata de un mecanismo de retroalimentación de la
organización empresarial, que para su implementación o funcionamiento depende de las otras tres funciones del proceso
administrativo, sobre todo de la planeación, fase en donde se fijan los objetivos y las metas.

En teoría, una organización cuyos procesos y resultados se ciñen más a lo planeado será mucho más eficiente que otra
que se salga del carril. Así, los procesos de control permiten no sólo medir el rendimiento organizacional, sino además
establecer justamente los estándares de calidad idóneos para ello, y además evaluar y tomar las medidas correctivas
pertinentes. El proceso de control idóneo, en este sentido, debe ser económico, flexible y preventivo, pero, además, debe
responder a los objetivos organizacionales trazados.

Definición de control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes,
una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real
de la organización y no existe un mecanismo que cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar
el desempeño general frente a un plan estratégico. A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del
concepto, se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

✓ Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la
razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
✓ George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario,
aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
 ✓ Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos.
✓ Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que
tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
✓ Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un
plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
✓ Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de
las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
✓ Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.

Es la función del proceso administrativo, mediante la cual se avalúa, mide o supervisa la ejecución de los planes para
detectar y regular desviaciones con el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos de la
empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.

Definición corta: Medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes
diseñados para alcanzarlos se logren.

Elementos del concepto

➢ Relación con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los objetivos establecidos en la
planeación.
➢ Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
➢ Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es la de descubrir las diferencias que se
presentan entre la ejecución y la planeación.
➢ Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentación, el control prevee y corrige los errores, de manera
que se hagan los ajustes en los planes.
Niveles del Control

✓ Mientras que la planeación inicia el proceso administrativo, el control lo cierra.

✓ De igual manera que en la planeación, la organización y la dirección, el control también puede ser global,
departamental y operacional, dentro de los planes estratégicos, tácticos u operacionales, respectivamente.
 Etapas del Control

Establecimiento de estándares o criterios

Los estándares representan el desempeño deseado. Los criterios representan las normas que guían las decisiones. Son
disposiciones que proporcionan medios para establecer que deberá hacerse y cuál es el desempeño o resultado que se
aceptará como normal o esperado. Constituyen los objetivos que el control deberá asegurar o mantener. Los estándares
pueden estar expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos, o por medio de indicadores.
Observación del desempeño

Para controlar el desempeño es necesario conocer algo respecto de este. El proceso de control permite ajustar las
operaciones a determinados estándares previamente establecidos, y funciona basado en la información que recibe. La
observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa sobre la operación que se
está controlando.

Comparación del desempeño con el estándar establecido

Toda actividad experimenta alguna variación, error o desviación. Es importante determinar los límites de esa variación
aceptada como normal o deseable. No toda variación exige correcciones; sólo aquellas que sobrepasan los límites
normales. El control separa lo que es excepcional para que la corrección se concentre únicamente en las excepciones o
desviaciones. El desempeño debe compararse con el estándar para verificar eventuales desviaciones o variaciones. La
comparación del desempeño con el estándar establecido se lleva a cabo, generalmente, por medio de gráficas, informes,
indicadores, porcentajes, medidas estadísticas, etc.
Estos medios de presentación son técnicas al servicio del control para tener mayor información sobre lo que debe ser
controlado.

Acción correctiva

El objetivo del control mantener las operaciones dentro de los estándares establecidos para conseguir los objetivos de la
mejor manera. Las variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las operaciones se normalicen. La
acción correctiva busca que lo realizado corresponda exactamente con lo que se pretendía realizar.

El control como forma de garantizar la consecución de los objetivos

Principios básicos del Control

✓ Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos suficientes para verificar que se está
cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
✓ Los objetivos: El control debe estar en función de los objetivos.
✓ Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de forma que se puedan tomar
medidas correctivas sin anticipación.
✓ Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y situaciones futuras de las desviaciones
para evitarlas.
✓ De excepción: Se debe aplicar principalmente en actividades representativas a fin de reducir los costos y
tiempo.
✓ De la función controlada: La función controladora debe ser separada de la función controlada. Esto es,
adecuada segregación de funciones para evitar actos fraudulentos. La función controladora por ningún motivo de
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala
que la persona o la función que realiza el control no debe de estar involucrada con la actividad a controlar. Una
aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados
financieros no será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en dicha
evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

El control es fundamental dentro del proceso administrativo ya que nos permite conocer el grado de satisfacción del
proceso administrativo y encontrar mejoras. Esto es imprescindible porque cuando acaba la etapa de control empieza de
nuevo el ciclo del proceso administrativo, y no deberíamos empezar si existen posibilidades de mejorarlo, algo que no
podemos valorar si no controlamos y evaluamos los resultados.
Requisitos de un buen control

✓ Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o
dirección.
✓ Previsión de fallas o errores futuros El control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores
futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

Importancia del control dentro del proceso administrativo

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los
objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo. De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el
control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso
de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo, es conveniente recordar que
no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una
labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares
no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan
los errores del pasado.

Además, siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer
retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de
información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

➢ El control es de vital importancia dado que:

✓ Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas
correctivas.
✓ Proporciona información sobre la ejecución de las actividades.
✓ Determina y analiza las causas de las desviaciones.
✓ Implanta medidas para corregir las actividades y alcanzar los objetivos.
✓ Retroalimenta a la nueva planeación.
✓ Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.
✓ Al controlar se salvaguardan los recursos de la empresa.
✓ Se incrementa la productividad en la empresa
✓ Mejora calidad.
✓ Agregar más valor a la empresa.
✓ Facilitar la delegación del trabajo.

➢ Propósito y función del control

El propósito del control es garantizar que los planes tengan éxito, porque al detectar desviaciones con oportunidad, se
pueden adoptar acciones de corrección que permitan lograrlos. Para conseguir los objetivos, se deben considerar los
siguientes factores para controlar:

Cuantitativos. Cantidad (mide volumen), tiempo (determina estimaciones de tiempo) y egresos (desembolsos
realizados). Ejemplo: el objetivo es aumentar las ventas en 15% dentro de los siguientes cuatro meses, para lograrlo se
estima incrementar las promociones con un presupuesto de $50 000, manejando los factores tenemos los
siguiente:

Cantidad: Aumento en ventas de 15%.

Tiempo: cuatro meses.
Egreso: $ 50.000.

Cualitativo. Calidad, es la combinación de esfuerzos para realizar una actividad. Calidad. Aumentar las ventas en los
siguientes cuatro meses no disminuirá la atención a los clientes. La función del control es proporcionar los elementos
adecuados a los supervisores, gerentes, directores, para garantizar que se cumpla con los planes establecidos.

Consideramos que les surge la duda, ¿quién es el que controla?, y la respuesta es sencilla:

Cada uno de nosotros controla sus actividades en costo y tiempo.

Los supervisores, jefes de departamento, gerentes, directivos deben controlar las actividades que realizan sus
subordinados.
El gobierno controla las actividades de sus funcionarios públicos y de sus diferentes dependencias (ejemplo: Secretarias
de Estado).
Los profesores controlan el acceso al salón de clases, así como la entrega de tareas, participaciones, entre otros.

Como se puede ver, en los diferentes sistemas existentes se establecen estándares con el objeto de llegar a objetivos y
el control viene a identificar que se cumplan, en caso de no hacerlo, obtiene las desviaciones y las causas, corrige y
retroalimenta con el propósito de mejorar los objetivos.

➢ Resistencia al control

Uno de los fenómenos más importantes del comportamiento humano es la resistencia al control, debida principalmente al
sentimiento de pérdida de la libertad. Empero, los objetivos y patrones de control son parte del proceso de
administración. Para ser eficaces en el propósito de disminuir la resistencia de las personas, los controles deben:

Definir patrones de control que sean reconocidos como legítimos (necesarios para el desempeño de la organización).
Promover la participación de las personas en la definición y evaluación de su propio desempeño.
Ser flexibles para posibilitar el error.

➢ Evaluación del desempeño

Una de las finalidades más importantes del proceso de control es dar retroalimentación a los integrantes del equipo del
gerente. Ésta informa a las personas cuál es su desempeño, para reforzarlo (retroalimentación positiva) o inhibirlo
(retroalimentación negativa).

✓ Rapidez: Para ser eficaz, la retroalimentación debe ser rápida. El intervalo entre la observación del desempeño y
la aplicación del refuerzo o corrección debe ser el menor posible. Un comportamiento que se evalúa mucho
tiempo después de que ha ocurrido seguramente se habrá olvidado y entonces el refuerzo o corrección será
ineficaz.
✓ Describir en lugar de juzgar: La manera en que el evaluador comunica sus observaciones al evaluado ejerce
un papel importante en la eficacia de la retroalimentación. Para hacerlo de modo más eficaz y completo, sobre
todo en las situaciones que buscan corregir un comportamiento indeseable, es mejor cambiar el hecho de juzgar
por la descripción. En lugar de juzgar los actos o motivos del evaluado, el evaluador describe las expectativas u
objetivos, y el desempeño que debe tenerse para cumplir con los dos.
✓ Administración de recompensas: El buen desempeño se incentiva por medio de recompensas. Éstas son más
eficaces que los castigos, los cuales suprimen temporalmente los comportamientos indeseables, pero no los
eliminan en forma definitiva. Una pregunta importante en la aplicación de recompensas consiste en decidir su
frecuencia. Los principios del conductismo defienden el patrón intermitente de la recompensa después de haber
establecido el comportamiento deseado. De esta forma, las recompensas preservan su eficacia.

➢ Autocontrol

El sistema de control que es totalmente compatible con las prácticas modernas de gestión de personas es el autocontrol.
La disciplina interior es el mejor sustituto para la obediencia dictada por los controles. Son tantas las ventajas del
autocontrol que muchas organizaciones recurren a él en lugar de los sistemas formales. Por ejemplo, en numerosas
industrias, el inspector de calidad fue sustituido por el autocontrol de la calidad. El autocontrol es una de las herramientas
de autogestión. Como todas las demás herramientas, depende del compromiso y la disciplina interior. Crear una cultura
orientada al compromiso y la disciplina interior es uno de los principales desafíos del administrador moderno.

Tipos De Control
Existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.

• Control preliminar o previo, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por adelantado.

Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después,
pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de
desarrollar.
Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio,
respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo
se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su
departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del
mismo.

• Control concurrente o de vigilancia, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los
planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden
ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las
acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del
empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.

Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuestas
inmediatas si se presenta algún error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el
comando y todavía así pueden indicarle por qué es el error.

• Control de retroalimentación o sobre resultados, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información
de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los
resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.

El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el
daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y
Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras
dos sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa
suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando.
Errores comunes del control

✓ En ocasiones el sistema parece una cacería de brujas, busca culpables, en lugar de causas y soluciones.
✓ Es agresivo y provoca hostigamiento, o que el personal se sienta atacado.
✓ Obsesivo, existen demasiadas inspecciones, provocando que sea costoso.
✓ Es recursivo, repetitivo en lo que paso lo que limita la toma de medidas correctivas.