INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL LAURA

VICUÑA

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

LEY 594 DE 2000

ACUERDOS 37 Y 49 2000

ESTUDIANTE: NICOLE GONZÁLEZ

GRADO: ONCE CUATRO

DOCENTE: ROSA LEGUÍA

2021

SANTA MARTA (D.T.C.H)

El Decreto N ° 594 de 2000 establece la Ley General de Archivos y establece la importancia
de conservar los documentos producidos por la empresa cuando la empresa realiza sus
actividades de toma de decisiones.
Para las empresas es importante mantener archivos, categorizarlos y organizarlos para
poder tomar la decisión correcta, porque estos archivos representan su memoria y son
fundamentales para su normal funcionamiento y supervivencia.
Una buena gestión, clasificación y conservación de documentos puede hacer que las
empresas actuales sean más competitivas frente a la globalización y las condiciones
actuales del mercado, y pueden utilizar los centros de información disponibles para
mejorar los procesos y cumplir con los requisitos de consultoría e información. Organice la
base de datos sin perder tiempo buscando.
Sin esta ley, una entidad estará muy confundida, y no sabrá dónde está la empresa,
institución, municipio, departamento o incluso los diferentes documentos generados
dentro de un país. Además, la ley nos permite adquirir una gran cantidad de
conocimientos, como saber que los registros de información generados o recibidos por
entidades públicas o privadas con motivo de sus actividades o funciones quedan
registrados en documentos. También incluye la función de archivo, que es una actividad
relacionada con todo el trabajo de archivo, donde se expone la descripción detallada del
archivo hasta que el archivo se borra o se guarda para siempre.
Se evitará la pérdida y deterioro de la información, y es posible realizar un proceso de
protección para evitar daños o deterioros provocados por el comportamiento natural.
Debe ser utilizado para gestionar el proceso de clasificación y ordenamiento estipulado
por la normativa, podrá lograr sus objetivos y contribuir a la sistematización y
modernización.
Asimismo, la gestión documental forma parte de los parámetros básicos de las actividades
de gestión administrativa, pues estas tecnologías están diseñadas para planificar,
gestionar y organizar los documentos producidos y recibidos por las entidades desde su
organización original hasta su destino final, con el fin de promover su uso y protección.
Al mismo tiempo, el decreto permite a los ciudadanos acceder a determinados
documentos o información que necesitamos en ese momento a través del sistema de
archivos nacionales, y también puede proteger documentos confidenciales en
organizaciones o empresas.
Estos lugares deben cumplir con las condiciones de conservación relacionadas con el
medio ambiente, seguridad, mantenimiento y recolección de documentos.
Ubicación, no hay riesgo de humedad o inundaciones, y manténgase alejado de industrias
contaminantes o posibles peligros de ataque; proporcione suficiente espacio y fluidez para
la próxima serie. Aspectos estructurales, la altura debe ser de 2,20 metros; la resistencia
del tablero del piso es de 1200 k / m2; este número debe incrementarse según la altura, y
la pintura utilizada debe mantener la resistencia al fuego para evitar que se liberen
sustancias nocivas para el registro. Seguridad, debe tener clima, manejo y seguridad
adecuados. Distribución, estas áreas deben tener elementos de control y aislamiento para
garantizar la seguridad de la colección, y el área de consulta no puede estar en el espacio
de almacenamiento.
Área de depósito.
Características técnicas de almacenamiento:
Estante, evite la acumulación de bordes que provoquen daños o roturas. Debe diseñarse
como un metal fuerte y resistente. La altura mínima es de 2,20 metros y cada altura
soporta un peso de 100 kg. Utilice el mismo material para fijar el piso y la cubierta lateral a
la distancia entre el primer soporte y el piso es de 10 cm. Todos deben estar identificados
por su colección correspondiente.

Distribución de estantería.
No se apoyará en la pared y la distancia mínima es de 30 cm. Espacio de circulación de 70
cm y pasillo central de 120 cm. Para unidades de almacenamiento como libros, archivos o
carpetas, se recomienda utilizar tabiques metálicos para evitar deslizamientos y
deformaciones de los archivos.

Archivar muebles en el siguiente formato.

Microfilm, Cinta de audio, Filmar con una videocámara, Carrete de película, Fotografía,
disco flexible, Disco comprimido, Sistemas de almacenamiento, como gabinetes, gabinetes
o estantes con diseños a juego, revestimientos antioxidantes y antiestáticos.

Envase.
Deben ser de cartón neutro, no se utilizan adhesivos, deben almacenarse en sobres y cajas
separados con un pH de 7, y nunca deben ser de plástico; respecto a documentos
similares, como fotos y negativos. Para los disquetes y los discos ópticos, el embalaje debe
estar hecho de polipropileno estable y no emitirá un sabor amargo. Su capacidad máxima
no excederá de una unidad.
Condiciones ambientales.
Ventilación, renovación continua y permanente de aire de una o dos veces por hora.
Iluminación, evitar la luz directa a la documentación, emplear luz artificial fluorescente,
pero de baja intensidad y filtros ultravioleta, proveer señalización necesaria en caso de
desastre y rutas de evacuación.

Con todo, podemos concluir que la ley rige y supervisa la parte documental y la parte de
archivo. Por eso estos principios básicos pueden ser elaborados y presentados. Esto hace
que no sea tan difícil encontrar documentos. Lo más importante, da a todos un tipo de
título o legitimidad del documento.