AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Diagnóstico y Presentación de la Auditoria Administrativa, de

acuerdo con el Análisis Factorial

Programa de Administración de Empresas

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Auditoria administrativa

Diagnóstico y Presentación de la Auditoria Administrativa,

de acuerdo con el Análisis Factorial
Tarea Eje3
Auditoria Administrativa

Alexi Mancera Herrera

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras
Programa de Administración de Empresas
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Auditoria administrativa

Coveñas 10 de septiembre de 2020

Índice

pag.

1. Combinar los hallazgos y diagnosticar.................................................................................................6

1.1. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?..............................................................6
1.2. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo a lo planeado?.....................................6
1.3. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?................................................7
1.4. ¿A qué factores podemos poner mayor atención?..............................................................................7
1.5. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse con estas condiciones y cuáles no?..........................................8
2. Presentación del diagnostico...............................................................................................................8
2.1. Documentos del diagnostico................................................................................................................8
2.2. Problemática y factores que lo generan..............................................................................................9
2.3. Personal involucrado...........................................................................................................................9
2.4. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar a que se hagan...........................................................9
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Auditoria administrativa

1. Introducción

En este trabajo se investiga sobre las causas relacionadas con el manejo de procedimientos en los

procesos financieros que se desarrolla en el Establecimiento de Sanidad Militar 1049 de la Base

de Entrenamiento de Infantería Marina con sede en el municipio de Coveñas del departamento de

Sucre, escogida para el análisis como una empresa real y llevar a cabo el objetivo real del

presente trabajo, del cual consiste en tomar lo desarrollado en el plan de auditoria y el plan de

actividades del eje 2 y llevarlo a cabo para elaborar un informe diagnóstico y un plan de

mejoramiento en caso de tener hallazgos.

También pretende ilustrar, sobre la puesta en práctica del plan de Auditoria y del plan de

actividades desarrollado en el eje2 en el Establecimiento de sanidad militar 1049 de la Base de

Entrenamiento de Infantería Marina, cuyo enfoque se encuentra centralizado en los procesos de

apoyo asistencial en el área de Central de citas y Proceso contractual, con el fin de llevar a cabo

la auditoria de los procedimientos de las áreas descritas en el plan, de las áreas mencionadas

anteriormente para posteriormente elaborar un informe diagnóstico de cómo se encuentra la

empresa y luego concertar unas acciones de mejora para que se desarrollen normalmente dichos

procedimientos en caso tal se encuentre hallazgos en la presente Auditoria, de tal forma que valla

de acuerdo a lo orientado en la guía de aprendizaje del eje 3 del curso de Auditoria

administrativa.
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Auditoria administrativa

2. Desarrollo del trabajo

Empresa de preferencia

La empresa destinada para el desarrollo de la auditoria administrativa es el

Establecimiento de Sanidad Militar 1049, De la Base De Entrenamiento de Infantería de

Marina con sede en Coveñas Sucre, en la cual replican directamente los procesos

institucionales enmarcados en la atención de pacientes en salud, tanto en personal militar y

beneficiarios adscritos, este se encuentra alineado con los procesos del Sistema de Gestión de

la Calidad, a través de la Norma ISO 9001, para el cumplimiento de la misión de la Armada

Nacional.

Teniendo en cuenta lo desarrollado en el eje 2, se continua el proceso partiendo del plan

de auditoria y el cronograma de actividades como se ilustran a continuación así:

Imagen 1

Plan de Auditoria
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Auditoria administrativa

Fuente, formato institucional establecido diligenciado

Imagen 2

Plan de Actividades

Fuente, formato institucional establecido diligenciado

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Auditoria administrativa

Se efectuó la visita en puesto como se había programado

Imagen 3

Visita en puesto para la Auditoria de Control de Citas del ESM1049

Fuente: Archivo desde el celular

2.1. Combinar los hallazgos y diagnosticar

a. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

En el siguiente cuadro se muestra el resultado y las fallas encontradas en el ESM1049

durante el ejercicio de Auditoria en el proceso de Central de Citas, en cuanto a capacidad

óptima para el logro de los objetivos así:

Cuadro de capacidades

Recurso Humano
Capacidad diagnosticada Capacidad optima Hallazgos %
Optimización
Agendadores 02 02 No presenta 100 %
Psicología 05 07 Falta 02 71.4 %
Medicina General 02 03 Falta 01 66.6 %
Especialistas 06 10 Falta 04 60 %

Recursos Tecnológicos y de Comunicación

Equipos de Cómputo 02 02 No presenta 100 %

Teléfonos institucionales 01 02 Falta 01 50 %
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Auditoria administrativa

Telefonía ip fija 0 01 Falta 01 0%

Internet institucional Si No presenta 100 %
Internet comercial no Falta el servicio 0%

Insumos
Papelería 02 resmas carta mensual Suministro No presenta 100 %
Implementos de aseo mensual No presenta 100 %
Suministro
mensual
Espacio de trabajo
Oficina de Atención 01 01 No presenta 100 %
Sillas de escritorio tipo ejecutivo 0 02 Falta 02 0%
Escritorios de oficina 02 02 No presenta 100 %

b. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo a lo planeado?

Verificando el plan de acción y el cronograma de actividades de la dependencia, muestra

una sobre carga en la asignación de citas al personal que labora en el área de psicología,

esto teniendo en cuenta la demanda que ejercen los beneficiarios y el personal nuevo que

ingresa a prestar el servicio militar, cuya atención es prioritaria para el cumplimiento de

la misión institucional, actual mente el ESM1049 tiene una demanda de usuarios como se

muestra en la figura2.

Figura 2

Relación central de citas – beneficiarios

PERSONAL EN
CENTRAL DE CITAS USUARIOS
PARA LA ATENCION
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Auditoria administrativa

Fuente: Elaboración propia diseño en documento de Word

c. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

El Factor Recurso Humano es indispensable en toda organización ya que este es el que

realiza las labores por la cual se soportan las empresas en cada proceso, la sobre carga

laboral hace que el personal sea afectado por la desmotivación y el resto de factores giran

alrededor de capital humano, hay recursos que se consideran hallazgos al no existir en

una dependencia tan importante como esta, que presta un servicio de atención al personal

de beneficiarios.

d. ¿A qué factores podemos poner mayor atención?

Recurso Humano:

El recurso humano en una empresa es vital para el logro de los objetivos de la

organización por tal motivo en el ESM 1049, teniendo en cuenta la demanda de

beneficiarios que maneja, se recomienda una mayor atención a fortalecer la planta de

personal de la salud sobre todo en el área de psicología ya que esta juega un papel muy

importante en el desarrollo de los planes estratégicos de la institución y que reposa en

ellos esa verificación constante de problemas que se generan en el ámbito militar

Recursos tecnológicos y de comunicación:

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Auditoria administrativa

otro aspecto que también es muy importante son los medios con que cuenta una

dependencia como esta, ya que es aquí donde inicia la atención al usuario, aquí depende

en cuanto gestión de calidad se habla de que el usuario o beneficiario valore o encueste de

forma positiva las actividades que desarrolla la central de citas por tal motivo se debe

contar con medios tecnológicos seguros, confiables, alternos y constantes para que se le

dé prioridad al usuario.

e. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse con estas condiciones y cuáles no?

Teniendo en cuenta los resultados que se muestran en el cuadro de la página 6, se puede

dar de que existan fallas en el proceso, sin embargo, el capital humano que labora y hace

parte de este, tienen vocación de servicio y profesionalmente aceptan las condiciones

existentes para el cumplimiento de la misión encomendada.

2.2. Presentación del diagnostico

a. Documentos del diagnostico

Imagen 4
Formato lista de verificación
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Auditoria administrativa

Fuente: formato de la suite visión Empresarial de la Armada nacional

b. Problemática y factores que lo generan

Falta de gestión de jefes de dependencias, coordinadores y directivos

c. Personal involucrado

Jefes

coordinadores

y directivos

d. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar a que se hagan

Se encuentran consignados en el acta de reunión de cierre

Imagen 5
Acta de Reunión de cierre
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FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO INSPE

Proceso: Evaluación Independiente
Codigo: EVALIND-FT-012-IGAR-V03 Rige a parti
Fuente: formato de la suite visión Empresarial de la Armada nacional

UNIDAD INSPECCIONADA: ESM 1049 CENTRAL DE CITAS

COMANDANTE: LILIAN BUITRAGO
FECHA DE SUSCRIPCIÓN DEL PLAN: 10 de septiembre de2020
No. DE
PROCESO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CORRECCION Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN CAUSA RAÍZ
HALLAZGO ACTIVIDAD PR
1. La Central de citas depende de la disponibilidad de falta de gestion de los directivos de solventar la necesidades
médicos, especialistas y psicólogos para la asignación del de personal y fortalecer el servicio de atencion por consulta al
servicio, sin embargo se pudo notar que el personal del cual se personal de beneficiarios
1. El jefe de la depende
espera disponibilidad, no supera las expectativas para el
Solicitar el personal faltante para garantizar el logro de los dirigido aquiensea necesa
normal funcionamiento del proceso, debido a que la demanda
1 CENTRAL DE CITAS objetivos en la Centrald de Citas del ESM1049 de la Base de 10 de enereo de 2021 médico general, 02 psicól
que ejercen los beneficiarios en cuanto a solicitud de citas es
Entrenamiento de I.M de acuerdo el hallazgo en
sumamente mayor a la capacidad y disponibilidad con la que
verificada por el jefe del ES
se cuenta, se evidencia la falta de personal en las siguientes
áreas así psicología 02, medicina general 01, y especialistas
en el área de oftalmología, urología, dermatología y citología
falta de gestion del jefe de la dependencia en mantener los
2. El jefe de la dependen
2. Los recursos tecnológicos existentes necesitan ser recursos tecnologicos necesarios para la atencion al personal
primera medida al jefe de c
reforzados ya que de estos dependen la atención brindada al de beneficiarios
Slcitar los requerimientos tecnologigos faltantes para dotar de fijo con direccionamiento IP
usuario, se evidencio que falta unteléfono celular institucional y
2 CENTRAL DE CITAS recurtsos tecnologicos y de comunicaciones de la Centrald de 10 de enereo de 2021 minutos ilimitados y un pla
un teléfono fijo que sirva como alterno, así mismo no se cuenta
Citas del ESM1049 de la Base de Entrenamiento de I.M con el fin de mitigar el ries
con servicio de internet comercial en caso de que fal e el
atención al personal de ben
internet institucional
debe ser verificada por el je
falta de gestion del jefe de la dependencia en solicitar la 3.El jefe de la dependencia
1. El espacio de trabajo debe ser dotado con sillas
dotacion de muebles de oficina para de compra la adquisición
ergonómicas que no afecten la salud de los funcionarios, se Dotar la oficina de agendamiento de la central de citas del
3 CENTRAL DE CITAS 10 de enereo de 2021 para el personal de agen

Plan de mejoramiento
evidencio que la oficina de agendamiento no cuenta con sil as ESM1049 con sil as ergonomicas
mejorar el estado de la de
de escritorio.
los que laboran en esa depe
Auditoria administrativa

Imagen 6
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empresa, ya que esta le permite conocer el entorno procesal, a través de normas métodos
La auditoría administrativa va de la mano con el sistema de gestión de la calidad en una
particular, que los directivos consideren que puede afectar las actividades normales de
IONES

Esta busca obtener una evaluación y conduce a una reorganización de lo planeado en

dicho proceso para lograr corregir los llamados cuellos de botella (obstrucción en un
Autoridad: IGAR
Teniendo en cuenta lo desarrollado en el presente trabajo podemos concluir que:

/04/2019 Pag 1 de 1 La auditoría interna permite la verificación de procedimientos en un proceso en

Fuente: formato de la suite visión Empresarial de la Armada nacional

PLAN DE MEJORAMIENTO PROPUESTO

FECHA FECHA RESPONSABLE (GRADO, NOMBRES, APELLIDOS,
PRODUCTO A ENTREGAR INICIACIÓN TERMINACIÓN CARGO-CORREO INSTITUCIONAL)
ACTIVIDAD ACTIVIDAD

y procedimientos que se llevan a cabo en un proceso.

Conclusión
un oficio
tión de 01
20 de septiembre 10 de enereo de
pecialistas Oficio solicitando personal acuerdo necesidades SSCIM RINCON JORGE
de 2020 2021
actividad
citar como
n Teléfono
celular con
Oficio solicitando los recursos necesarios acuerdo 20 de septiembre 10 de enereo de
comercial, SSCIM RINCON JORGE
faltantes en la auditoria realizada de 2020 2021
una mala

3.
a actividad
49
diante plan oficio solicitando la inclusion en el plan de compra
gonómicas para el año 2021 la dotacion de escritorios
16 de octubrede 10 de enereo de
el fin de ergonomicos para la oficina de central de citas SSCIM RINCON JORGE
2020 2021
salud de
Auditoria administrativa

una empresa.

proceso).
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Auditoria administrativa

Permite a la empresa obtener una evaluación de los procesos donde se determine el

estado en que se encuentra y las acciones de mejora para contribuir a la mejora constante

de las actividades de la empresa.

4. Referencias bibliográficas

Sánchez, C. (31 de enero de 2020). Introducción. Normas APA (7ma edición). https://normas-

apa.org/introduccion/

[CITATION Arm \l 9226 ]IGAR, Formato Plan de Mejoramiento Inspecciones

[CITATION Arm \l 9226 ]JEPLAN, formato Acta de Reunión

[CITATION Arm \l 9226 ]COARC, Formato Inspección General

[CITATION Arm \l 9226 ]IGAR, formato plan de actividades

(Armada Nacional,2020) IGAR, formato Plan de Auditoria

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