FORMATO ACTA DE REUNIÓN

Proceso: Direccionamiento Estratégico Autoridad: JEPLAN

Código: DIREST-FT-002-JEPLAN-V07 Rige a partir de: 25/04/2019 Página 1 de 1

ACTA No. 001

1. LIDER DE LA REUNIÓN: CC. LILIAN BUITRAGO
2. DEPENDENCIA: Proceso Central de Citas
11 de septiembre de
3. FECHA: 2020 HORA: 1700R
4. PARTICIPAN:
Grado Apellidos y Nombres Firma Grado Apellidos y Nombres Firma
CC LILIAN BUITRAGO SSCIM RINCON JORGE
TF KAREN NARVAEZ BORJA
SVCIM ALEXI MANCERA HERRERA
RAUL HERNEY GARCIA
SSCIM
ALVAREZ

5. PROPÓSITO DE LA REUNIÓN:

Dar a conocer al Jefe del ESM1049 de la Base de Entrenamiento de Infantería Marina, los resultados de Auditoria
del proceso de la central de citas y plasmar en este documento las recomendaciones para el óptimo funcionamiento
de la dependencia.

6. TIEMPO ESTIMADO PARA EL TRABAJO:

2 Horas

7. CONCLUSIONES RESPECTO DE LOS PROPÓSITOS DEL TRABAJO:

Teniendo en cuenta la auditoría realizada en la Dependencia Centra de Citas del ESM1049 de la Base de
Entrenamiento de Infantería Marina, se evidenciaron los siguientes hallazgos que afectan el normal funcionamiento
de esta dependencia y ponen en tela de juicio ante los beneficiarios, el trabajo que a diario realiza el ESM1049 así:
1. La Central de citas depende de la disponibilidad de médicos, especialistas y psicólogos para la asignación
del servicio, sin embargo se pudo notar que el personal del cual se espera disponibilidad, no supera las
expectativas para el normal funcionamiento del proceso, debido a que la demanda que ejercen los
beneficiarios en cuanto a solicitud de citas es sumamente mayor a la capacidad y disponibilidad con la que
se cuenta, se evidencia la falta de personal en las siguientes áreas así psicología 02, medicina general 01,
y especialistas en el área de oftalmología, urología, dermatología y citología
2. Los recursos tecnológicos existentes necesitan ser reforzados ya que de estos dependen la atención
brindada al usuario, se evidencio que falta un teléfono celular institucional y un teléfono fijo que sirva como
alterno, así mismo no se cuenta con servicio de internet comercial en caso de que falle el internet
institucional
3. El espacio de trabajo debe ser dotado con sillas ergonómicas que no afecten la salud de los funcionarios, se
evidencio que la oficina de agendamiento no cuenta con sillas de escritorio.
 FORMATO ACTA DE REUNIÓN

Proceso: Direccionamiento Estratégico Autoridad: JEPLAN

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8. TAREAS A REALIZAR: RESPONSABLE PLAZO

1. El jefe de la dependencia efectuara un oficio
dirigido a quien sea necesario para la gestión
de 01 médico general, 02 psicólogos y 04 20 de septiembre de
SSCIM RINCON JORGE
especialistas de acuerdo el hallazgo 2020
encontrado, esta actividad verificada por el jefe
del ESM1049
2. El jefe de la dependencia debe solicitar como
primera medida al jefe de contratación, un
Teléfono fijo con direccionamiento IP, un
teléfono celular con minutos ilimitados y un 20 de septiembre de
SSCIM RINCON JORGE
plan de internet comercial, con el fin de mitigar 2020
el riesgo de ejercer una mala atención al
personal de beneficiarios, esta actividad debe
ser verificada por el jefe del ESM1049
3. El jefe de la dependencia solicitara mediante
plan de compra la adquisición de sillas
ergonómicas para el personal de agendatarios,
SSCIM RINCON JORGE 16 de octubre de 2020
con el fin de mejorar el estado de la
dependencia y la salud de los que laboran en
esa dependencia.

Consideraciones relevantes:

Teniendo en cuenta el objetivo de las Auditorías Internas se establece un plan de mejoramiento con el fin de
monitorear y hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades mencionadas, es responsabilidad del personal
involucrado velar y hacer cumplir lo establecido en el presente documento.

Autentica,

CC, LILIAN BUITRAGO

Jefe del ESM1049 (Líder de la reunión)

Vo Bo. TF Karen Narváez Borja

Cargo en mayúscula inicial

Anexo: Documentos Soportes de Auditoria

Plan de mejoramiento

Elaboró: SVCIM MANCERA HERRERA ALEXI

Auditor Asignado