UNIDAD I: ADMINISTRACIÓN GERENCIAL

1. LA ADMINISTRACIÓN Y SU IMPORTANCIA

La administración es una actividad

indispensable en cualquier organización,
de hecho, es la manera más efectiva para
garantizar su competitividad. Existen
diversos conceptos de administración,
coloquialmente se dice que:
“administración es hacer algo a través de otros”, otra acepción es lo que se conoce
como la “ley de oro de la administración”, entendida como hacer más con menos.

La administración es el proceso de coordinación de recursos para obtener la

máxima productividad, calidad, eficacia, eficiencia y competitividad en el logro de
los objetivos de una organización.

Para entender el proceso de administración basta con analizar en qué consisten

cada uno de los elementos de la anterior definición:

a. Objetivos. La administración siempre está enfocada a lograr fines o

resultados.
b. Eficiencia. Se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de
recursos
c. Eficacia. Hace referencia a la capacidad que tienen las personas (o
empleados) para poder conseguir aquello que se proponen,
independientemente del número de recursos o empleados.
d. Competitividad. Es la capacidad de una organización para generar
productos y/o servicios con valor agregado en cuanto a costos,
beneficios, características y calidad, con respecto a los de otras
empresas de productos similares.
e. Calidad. Implica la satisfacción de las expectativas del cliente mediante
el cumplimiento de los requisitos.

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 f. Coordinación de recursos. Es cuando se optimizan los recursos
necesarios para lograr la operación de cualquier empresa a través de la
administración.
g. Productividad. Es la relación que existe entre la cantidad de insumos
necesarios para producir un determinado bien o servicio y los resultados
obtenidos.

Si se analizan los elementos anteriores es posible concluir que la administración

es la herramienta más poderosa para la permanencia y competitividad de cualquier
organización.

La importancia de la administración es indiscutible debido a que reporta

múltiples ventajas:

 A través de sus técnicas y procesos se

logra mayor rapidez, efectividad y
simplificación en el trabajo con los
consecuentes ahorros de tiempo y costo.

 De acuerdo con lo anterior, incide en la

productividad, eficiencia, calidad y
competitividad de cualquier organización.

 Propicia la obtención de los máximos

rendimientos y la permanencia en el
mercado

2. CARACTERÍSTICAS INHERENTES DE LA DISCIPLINA ADMINISTRATIVA

La administración posee ciertas características que la diferencian de otras disciplinas:

Universalidad. Es indispensable en cualquier grupo social, ya sea una empresa pública

o privada o en cualquier tipo de institución.

Valor instrumental. Su finalidad es eminentemente práctica, siendo la administración un

medio para lograr los objetivos de un grupo.

Multidisciplinaria. Utiliza y aplica conocimientos de varias ciencias y técnicas.

Especificidad. Aunque la administración se auxilia de diversas ciencias, su campo de

acción es específico, por lo que no puede confundirse con otras disciplinas.

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Versatilidad. Los principios administrativos son flexibles y se adaptan a las necesidades
de cada grupo social en donde se aplican.

Figura: Características de la disciplina administrativa.

3. PROCESO ADMINISTRATIVO

A principios del s. XX, el industrial francés Henri Fayol (en su libro

Administración general e industrial) describió cuatro actividades gerenciales
básicas, a lo que le llamo proceso administrativo que es un conjunto de fases o
etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración.

En la administración de cualquier empresa existen dos fases: una estructural,

en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos; y
otra operacional, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para
lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

3.1. Etapas del proceso administrativo

Existen diversos criterios acerca del número de etapas que constituyen el proceso
administrativo, aunque, de hecho, para todos los autores los elementos o funciones
de la administración sean los mismos. A continuación, se menciona el criterio que
utilizaremos:

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 3.1.1. Planeación
Es cuando se determinan los escenarios futuros y el rumbo hacia donde se
dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se pretenden obtener
y las estrategias para lograrlos minimizando riesgos.

3.1.2. Organización
Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones
y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de
técnicas tendientes a la simplificación del trabajo.

3.1.3. Dirección.
Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo
mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo.

3.1.4. Control
Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen
estándares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.

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 3.2. TABLA DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Etapa/concepto Importancia Etapa/proceso Técnica
Planeación Determinación de escenarios futuros y Importancia • Filosofía Cuantitativas
del rumbo a donde se dirige la empresa, Permite encaminar y aprovechar mejor • Valores • CPM
y de los resultados que se pretenden los esfuerzos y recursos. • Visión • PERT
obtener para minimizar riesgos y definir las Reduce los niveles de incertidumbre. • Misión Cualitativas
estrategias para lograr la misión de la organización Permite hacer frente a las • Propósitos • Gráfica de Gantt
con una mayor probabilidad de éxito. contingencias. • Premisas • Análisis FODA
• Es un sistema racional para la toma • Investigación
de decisiones, evitando las • Objetivos
corazonadas. • Estrategias
• Es la base para el • Políticas
sistema de control. • Programas

Organización Suministra los métodos División del trabajo • Organigramas

• Consiste en el diseño y determinación de las para que se puedan • Jerarquización • Manuales
estructuras, procesos, funciones y desempeñar las actividades • • Diagramas de flujo
responsabilidades, eficientemente. Departamentalizaci o de procedimiento
así como del establecimiento de métodos, y la • Reduce costos e incrementa la ón • Carta de
aplicación de técnicas tendientes a la simplificación productividad. • Descripción de distribución del
del trabajo. • Reduce o elimina la funciones trabajo
duplicidad de funciones. • Análisis de puestos
Coordinación
Integración • De la calidad de los • Definición de Recursos humanos
Selección y obtención insumos dependen necesidades y Exámenes
de los recursos los resultados: implica requerimientos de psicométricos
necesarios para una reducción de costos. los recursos, La entrevista
ejecutar los planes. Correcta selección de estándares de El análisis de
Comprende recursos recursos humanos. calidad y tiempos puestos
materiales, humanos Especificación de las • Determinación de
tecnológicos y características, cantidades y calidad de fuentes de Otros recursos
financieros. los recursos. abastecimiento Cuantitativas
• Elección de Cualitativas
proveedores
• Selección de
recursos
de acuerdo a
estándares
Dirección • Ejecución de • Toma de Cuantitativas
• Es la ejecución de actividades. decisiones . Modelos
todas las etapas del • Toma de decisiones. • Motivación matemáticos
proceso administrativo • Comportamiento, • Comunicación . Programación lineal
mediante la conducción y orientación del actitudes y conductas • Liderazgo . Estadística
factor humano, y el adecuadas. . Camino crítico
ejercicio del liderazgo • Influir, guiar o dirigir
hacia el logro de la a grupos de trabajo. Cualitativas
misión y visión de . Tormenta de ideas
la empresa. . Técnica Delphi

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Control • Sirve para comprobar • Establecimiento • Sistemas de
Establecimiento de los la efectividad de la de información
estándares para evaluar gestión. estándares • Gráficas y
los resultados obtenidos, con el objeto de • Promueve el asegura- • Medición diagramas
comparar, corregir miento de la calidad. • Corrección • Estudio de métodos
desviaciones, prevenirlas y mejorarlas • Protege los activos • Indicadores
continuamente. de la empresa. Retroalimentación • Control interno
• Establece las medidas • Métodos
para prevenir errores, cuantitativos
reducir costos y tiempo.

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4. LA PLANEACIÓN

4.1. Concepto

La planeación es la determinación del rumbo hacia el que se

dirige la organización y los resultados que se pretende o
btener mediante el análisis del entorno y la definición de
estrategias para minimizar riesgos tendientes a lograr la
misión y visión organizacional con una mayor probabilidad de
éxito.

4.2. Importancia de la planeación

A través de la planeación se plantea el rumbo hacia donde se dirige la organi-

zación, por eso la planeación es el punto de partida del proceso administrativo. De
esta forma, gran parte del éxito de cualquier empresa depende de la planeación.

Mediante la planeación se responde a las preguntas: ¿qué queremos?,

¿quiénes somos?, ¿hacia dónde nos dirigimos? De esta forma, con la planeación
se promueve la eficiencia, se optimizan recursos se reducen costos y se incre-menta
la productividad al establecer claramente los resultados por alcanzar.

4.3. Ventajas de la planeación son:

 Define el rumbo de la organización de tal forma que todos los esfuerzos y

recursos se dirijan hacia su consecución.
 Establece alternativas para hacer frente a las contingencias que se pueden
presentar en el futuro.
 Reduce al mínimo las amenazas, se aprovechan las oportunidades del
entorno y las debilidades se convierten en fortalezas.
 Establece la base para efectuar el control.
4.4. Tipos de planeación

De acuerdo con el nivel jerárquico en el que se realice, con el ámbito de la

organización que abarque y con el periodo que comprenda, la planeación puede
ser:
 Estratégica. Se realiza en los altos niveles de la organización. Se refiere a
la planeación general; generalmente es a mediano y a largo plazo, y a partir
de ésta se elaboran todos los planes de los distintos niveles de la empresa.

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 Táctica o funcional. Comprende los planes que se elaboran en cada una de
las áreas de la empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.

 Operativa. Se diseña de acuerdo con los planes tácticos; y, como su nombre

lo indica, se realiza en los niveles operativos.

4.5. Características de la planeación

4.5.1. Unidad
Todos los planes se realizan simultáneamente, en una empresa a pesar de tener
cada uno sus propios objetivos, deberán ser congruentes en sus fines y sus
medios de tal manera que puedan ingresarse y acomodarse para formar un solo
plan general.

4.5.2. Continuidad
La planeación es una actividad de los administradores que nunca terminan.

4.5.3. Presición
Los cursos de acción a seguir deben ser bien definidos reduciendo en lo posible
la improvisacion y haciendo énfasis, en la elaboración de planes desarrollados.

4.5.4. Penetrabilidad
La planeación no es una actividad exclusiva de los niveles jerárquicos superiores
más bien la actividad de formular planes es obligatoria para todo ejecutivo dentro
de su área específica de trabajo.

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4.6. Etapas esenciales del proceso de planificacion