GERENCIA DE

PROYECTOS PMI
3. PLANEANDO EL PROYECTO

Ing. Doris Amparo Ortega Moreno

 Grupos de procesos de Dirección
2
de Proyectos
I. Grupo de Procesos de Iniciación

II. Grupo de Procesos de Planificación

III. Grupo de Procesos de Ejecución

IV.Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

V. Grupo de Procesos de Cierre

3 Objetivos
 Revisar los conceptos de la Planeación
del proyecto y todos los procesos
involucrados.
 Conocer las Entradas, Técnicas y
Herramientas, Salidas.
 Analizar la importancia del Acta de
Constitución del Proyecto.
 Revisar de manera general los demás
componentes de este grupo de
procesos.
4 Contenido
Procesos del grupo de Planeación de todas las gestiones:
 Integración
 Alcance
 Tiempo
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Interesados
 Procesos de la Gestión de
5
Integración
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección
del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar el trabajo del
proyecto
4.4 Gestionar el conocimiento del
proyecto
4.5 Monitorear y controlar el trabajo del
proyecto
4.6 Realizar el Control Integrado de
Cambios
4.7 Cerrar el Proyecto o Fase
 4.2. Desarrollar el Plan para
la Dirección del Proyecto
6

 Concepto: Es el documento formal, aprobado, que

define como el proyecto es ejecutado,
monitoreado y controlado.
 Este documento es desarrollado por el equipo de
proyecto, los interesados y el equipo de gestión.
 En este plan se incluyen actividades tales como la
definición, elaboración e integración de todos los
planes subsidiarios para la gerencia de un
proyecto.
 4.2. Desarrollar el Plan para
la Dirección del Proyecto
7

 Incluye especificar:

• Como los cambios serán monitoreados y controlados

• Como se realizará la gestión de las configuraciones
• Como se mantendrán las líneas base del proyecto
• Técnicas de comunicación para la gestión de los
interesados
• Cuando las reuniones de seguimiento de la gerencia
deben ser programadas para la resolución de eventos
y monitoreo del avance del proyecto
8 El Plan para la Dirección del
Proyecto
 Integra y consolida todas las líneas base y los
planes de gestión subsidiarios
 Líneas base: Cronograma, Costos, Alcance
 Planes subsidiarios (Gestiones): Alcance,
Tiempo, Costos, Calidad, RRHH,
Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones
Los Planes de cada Gestión:
9

 Deben incluir los procesos que conforman esa

gestión.

 Ejemplo: El documento que se genera en el

proceso “Planear Gestión del Alcance” debe
incluir los procesos:
 Recopilar Requisitos
 Definir el Alcance
 Crear la EDT (Estructura de Desglose del
Trabajo)
 Validar el Alcance
 Controlar el Alcance
 Ejemplo: El plan de gestión de alcance :
10

Crear la EDT
(Estructura
de Desglose
del Trabajo)
Definir el Validar el
Alcance Alcance

PLAN DE
Recopilar GESTIÓN Controlar el
Requisitos DE Alcance
ALCANCE
Gestión de Alcance (Scope) –
Definición:
11

El objetivo principal es definir y

controlar qué se incluye y qué no
se incluye en el proyecto.

Incluye los procesos necesarios

para garantizar que el proyecto
incluya todo el trabajo requerido
para completarlo con éxito.
12 Gestión de Alcance (Scope):
Producto - Proyecto
Alcance del producto: es la
descripción de las características y
funciones del producto o del servicio
resultante del proyecto.

Alcance del proyecto: es la

descripción del trabajo que se debe
realizar para lograr entregar el
producto, con sus características
definidas.
 Procesos de la Gestión del Alcance
13 (Capítulo 5):

5.1 Planificar la Gestión del Alcance

5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT (Estructura de Desglose
del Trabajo)
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
14 Planificar la Gestión del
Alcance
 Concepto:

 La gestión del alcance toma parte de diferentes grupos

de procesos para poder cumplir con las necesidades, es
de vital importancia comprender en que grupo de
procesos intervienen los procesos de la gestión del
alcance.

 Descripciones de producto: en Iniciación son

preliminares, en Planificación son mas detalladas.

 Análisis de Variación tiene un significado de medición

de rendimiento.
15 Recopilar Requisitos
Concepto: proceso que consiste
en precisar y documentar lo que
se necesita para cubrir la
necesidad planteada.
16 Definir el Alcance

Concepto: proceso que consiste en

describir detalladamente el
proyecto y el producto.
17 Crear la EDT
 Concepto: proceso que consiste en
subdividir los entregables y el trabajo del
proyecto en partes mas pequeñas y
mas fáciles de manejar.
 "Divide et vinces"
 “Divide y vencerás“ (Frase célebre de
Julio César ).
18 Características de la EDT
 Define la jerarquía de los entregables.
 Soporta la definición de todo el trabajo
requerido para lograr un objetivo.
 Provee una representación gráfica
 Permite ver todos los entregables a
través del ciclo de vida del proyecto
 Facilita la asignación de recursos
19
Gestión del Cronograma

Definición:
Es el proceso de definir las normas
y documentos requeridos para
planear, ejecutar y controlar el
cronograma del proyecto.
Se busca mantener vigente el
cronograma a lo largo del ciclo
de vida del proyecto.
 20

Procesos de la Gestión del Cronograma (Capítulo 6):

 6.1 Planificar la gestión del cronograma

 6.2 Definir las Actividades
 6.3 Secuenciar las Actividades
 6.4 Estimar la Duración de las Actividades
 6.5 Desarrollar el Cronograma
 6.6Controlar el Cronograma
21 Planificar la gestión del
cronograma
Concepto: es el proceso de establecer
las políticas, los procedimientos y la
documentación necesarios para
planificar, desarrollar, gestionar,
ejecutar y controlar el cronograma del
proyecto.
22 Definir las Actividades

Concepto: proceso que consiste

en identificar las acciones
específicas a ser realizadas para
elaborar los entregables del
proyecto.
23 Generalidades de la
Definición de Actividades
 Rolling Wave Planning (Planificación
Gradual): no se definen actividades en
detalle hasta no haber iniciado el
proceso de gestión del proyecto.
 Milestones (Hitos): son actividades
significativas dentro del proyecto. No
son Actividades de Trabajo.
24 Secuenciar las Actividades

Concepto: proceso que consiste

en identificar y documentar las
interrelaciones entre las
actividades del proyecto.
25 Generalidades de la
Secuencia de Actividades
 Con las actividades definidas se
puede determinar el orden de ellas
en un diagrama de red (Network
Diagram).
 Método para dibujar diagramas de
red: PDM (Precedence Diagramming
Method),
 Las técnicas de diagramación son
para ver interdependencia de
actividades
26 Generalidades de la Secuencia
de Actividades - PDM

 También llamado AON (Activity On Node).

 Es el método utilizado por la mayoría de software de
gestión de proyectos.
 Usa cajas y flechas
 Actividades Predecesoras y Sucesoras
 Tiene cuatro tipos de relación de actividades (F:Finish,
S:Start).
27 Generalidades de la Secuencia
de Actividades - PDM

 Finish to Start: el inicio de la actividad

sucesora depende de la finalización de la
actividad predecesora
 Start to Start: el inicio de la actividad sucesora
depende del inicio de la actividad
predecesora.
 Finish to Finish: la finalización de la actividad
sucesora depende de la finalización de la
actividad predecesora
 Start to Finish: la finalización de la actividad
sucesora depende del inicio de la actividad
predecesora
28 Generalidades de la Secuencia
de Actividades - PDM
29 Estimar la Duración de las
Actividades
 Concepto: proceso que consiste en
establecer aproximadamente la cantidad de
períodos de trabajo necesarios para finalizar
cada actividad con los recursos estimados.
 Estimar la Duración de las
30
Actividades – Three Point
Estimate
 La precisión de los estimados de la
duración puede mejorarse si se tiene en
cuenta el grado de incertidumbre y el
riesgo de estimación.
 Concepto originado con el PERT:
Program Evaluation and Review
Technique.
 Utiliza tres estimados de tiempo:
O:Optimistic, P:Pessimistic, M: Most likely
 Estimar la Duración de las
31
Actividades – Three Point
Estimate
Calcula una duración esperada
(EAD: Expected Activity Duration)
= (P + 4M + O)/6
 Desarrollar el Cronograma
32

 Concepto: proceso que consiste en

analizar la secuencia de las actividades,
su duración, los requisitos de recursos y
las restricciones del cronograma para
crear el cronograma del proyecto.
33 Desarrollar el Cronograma

 Análisis de la red del cronograma: técnica

para generar el cronograma que emplea
otras técnicas analíticas (ruta crítica,
cadena crítica, ¿Qué pasa si?, nivelación de
recursos). Se hace para calcular las fechas
de inicio y finalización tempranas y tardías
de las actividades del proyecto.
Desarrollar el Cronograma
34

Ruta crítica: es la duración mas larga en el

diagrama
Método de la ruta crítica: calcula las fechas
teóricas de inicio y finalización tempranas y
tardías para las actividades del proyecto.
No considera limitaciones de recursos.
Hace un análisis que recorre hacia
adelante y hacia atrás toda la red del
cronograma
Desarrollar el Cronograma
35

 Método de la cadena crítica: permite

modificar el cronograma del proyecto para
adaptarlo a los recursos limitados.
 Nivelación de recursos: se aplica a un
cronograma que ya ha sido analizado por la
ruta crítica. Es necesaria si los recursos han sido
sobre asignados.
 ¿Qué pasa si?: análisis de escenarios.
 Aplicación de Adelantos y Retrasos:
refinamientos que se aplican para tener un
cronograma viable.
Nivelación de Recursos
36
Desarrollar el Cronograma
37

 Aplicación de adelantos y atrasos:

refinamientos que se aplican durante el
análisis de la red para desarrollar un
cronograma viable
 Compresión del cronograma: reduce el
calendario sin modificar el alcance para
cumplir con las restricciones del
cronograma o fechas impuestas. Técnicas:
Intensificación, Ejecución rápida.
38 Comprensión del
Cronograma
Método de la ruta crítica
39

 CPM: Critical Path Method.

 Hay que saber el camino mas largo en tiempo
 Ruta crítica: es la duración mas larga en el
diagrama
 Ayuda a determinar cuanto tiempo durará el
proyecto
 Float = Slack = Holgura = Margen
 Float  Total Float, Free Float, Project Float
 Actividades en la ruta crítica tienen una
holgura de cero
40 Gestión de Costos

La Gestión de Costos es el conjunto de

procesos para planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener
financiamiento, gestionar y controlar los
costos del proyecto de modo que se
mantenga dentro del presupuesto
aprobado.
 Gestión de Costos
41

Procesos de la Gestión de Costos (Capítulo 7):

 7.1. Planear la Gestión de Costos
 7.2. Estimar los Costos
 7.3. Determinar el Presupuesto
 7.4. Controlar los Costos
42 Planear la gestión de costos:

Concepto: Es el proceso que establece

las políticas, los procedimientos y la
documentación necesarios para
planificar, gestionar, ejecutar el gasto y
controlar los costos del proyecto.
 Estimar los costos:
43

 Concepto: Proceso que consiste en desarrollar una estimación

de los recursos monetarios necesarios para llevar a cabo las
actividades del proyecto, permitiendo conocer cuánto cuestan
los recursos requeridos para completar el trabajo del proyecto.

 Se debe tener en cuenta el balance entre costos con sus

riesgos, para lo cual hay que analizar entre: hacer o comprar
o alquilar, o compartir recursos.

 Las estimaciones se deben ir ajustando a medida que se va a

avanzando en el proyecto.
 Determinar el presupuesto:
44

 Concepto: Es el proceso que consiste en sumar

los costos estimados de las actividades
individuales o de los paquetes de trabajo para
establecer una línea de costo autorizada.
Proceso: Determinar el presupuesto:
45

Línea base de costos:

Reserva de
Gestión

Reserva para
contingencias
Monto Total ---->

Presupuesto Reserva para

del Contingencia
Proyecto Línea base de Cuentas de de las
Estimaciones de
Costos Control Actividades
costos de los
paquetes de
trabajo Estimación de
costos de las
Actividades
 Valor Ganado (EVM: Earned Value
46 Management):

Concepto: Es una metodología que combina medidas de

alcance, cronograma y recursos para evaluar el desempeño
y el avance del proyecto.

Requisitos para aplicar el Valor Ganado:

a). Asignación de costos a cada recurso.
b). Establecer la línea base para el cronograma.
 Valor Ganado (EVM: Earned Value
47 Management):

PV: Planned Value: Valor Planificado:

Es el presupuesto asignado (autorizado) a:

Un trabajo que debe completarse para completar una actividad
Un componente de la EDT (WBS)
 VALOR GANADO (EVM: EARNED VALUE
48 MANAGEMENT):

EV: Earned Value: Valor Ganado:

 Es el valor del trabajo completado expresado en

términos del presupuesto aprobado asignado a ese
trabajo para una actividad del cronograma o un
componente de la EDT
 Es el trabajo autorizado que se ha completado mas el
presupuesto autorizado para dicho trabajo completado
 Generalmente se usa para describir el porcentaje
completado de un trabajo
 VALOR GANADO (EVM: EARNED VALUE
49 MANAGEMENT):

AC: Actual Cost: Costo Real:

 Es el costo total generado realmente y se ha registrado al
ejecutar el trabajo realizado para una actividad o un
componente de la EDT
 Es el costo total en el que se ha incurrido para llevar a cabo
el trabajo medido por el EV
 VALOR GANADO (EVM: EARNED VALUE
50 MANAGEMENT):

SV: Schedule Variance: Variación del Cronograma:

 Es una medida de desempeño del cronograma de un proyecto

 Fórmula:
SV = EV – PV

Valores posibles:
0: No hay variación.
> 0 : Hay variación positiva.
< 0: Hay variación negativa.
 VALOR GANADO (EVM: EARNED VALUE
51
MANAGEMENT):

CV: Cost Variance: Variación de Costo:

 Es una medida del desempeño del costo de un proyecto

 Fórmula:
CV = EV – AC

Valores posibles:
0: No hay variación.
> 0 : Hay variación positiva.
< 0: Hay variación negativa.
 VALOR GANADO (EVM: EARNED VALUE
52 MANAGEMENT):

SPI: Schedule Performance Index: Indice de Desempeño del Cronograma:

 Es una medida del avance logrado en un proyecto en comparación
con el avance planificado

 Fórmula:
SPI = EV / PV

 Valores posibles
SPI > 1.0 : OK: Cantidad de trabajo realizado es mayor a la prevista
SPI = 1.0 : OK: Cantidad de trabajo realizado es igual a la prevista
SPI < 1.0 : NO OK: Cantidad de trabajo realizado es menor a la prevista
 VALOR GANADO (EVM: EARNED VALUE
53 MANAGEMENT):

CPI: Cost Performance Index: Indice de Desempeño del Costo:

 Es una medida del desempeño del costo de un proyecto

 Fórmula:
CPI = EV / AC

 Valores posibles
CPI > 1.0 : OK: Costo inferior con respecto al desempeño a la fecha
CPI = 1.0 : OK: Costo igual al esperado al desempeño a la fecha
CPI < 1.0 : NO OK: Costo superior con respecto al desempeño a la
fecha
54 Bibliografía

 PMBOK 6ta. Edición