Código GS1.2.

1-IN-02
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Versión 09
Fecha iniciación
INSTRUCTIVO EDICION DE 30/11/2016
vigencia
DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO

Demostrar la forma como se deben presentar los documentos del Sistema de Gestión
Integral que componen la estructura documental de la empresa.

2. INSTRUCCIONES

A continuación se indica la forma de presentar cada uno de los documentos que

conforman la estructura documental del Sistema de Gestión Integral.

3. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

4. DIAGRAMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

4.1. ENCABEZADO DE DOCUMENTOS

Código:
LOGOTIPO DE TITULO DEL DOCUMENTO Versión:
LA EMPRESA Fecha:
Página:
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4.2. ENCABEZADO DE REGISTRO

Código:
LOGOTIPO DE TITULO DEL DOCUMENTO Fecha:
LA EMPRESA Página:

4.3. CUERPO DE FICHA GENERAL DE CONTEXTO

NOMBRE DEL PROCESO
CARGO DUEÑO DEL PROCESO
AREA FUNCIONAL

FINALIDAD
(Qué y Para qué)

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

DIAGRAMA CONTEXTO

Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)

Q: Q:
t: t:
$: $:
ENTRADAS SALIDAS

Q: Q:
t: t:
$: $:

DOCUMENTOS APLICABLES DEL SGI

DEFINICIONES ASOCIADAS

TERMINO DEFINICION

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÒN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO NUMERAL
ACTUALIZACIÒN

ELABORO REVISO APROBO

Dueño del proceso Constanza Camacho Parra Yamil Sabbagh Correa

Cargo del Dueño del proceso Director de Gestión Integral Gerente General
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4.4. CUERPO DE FLUJO DE PROCESO (PROCEDIMIENTO)

ROLES DEL PROCESO
Actividad Descripción de actividades
GERENTE SUBGERENTE LIDERES DE JEFES DE Documentos Observaciones
(Qué) GERENTE (Cómo, Dónde, Cuándo)
GENERAL GENERAL ADMINISTRATIVO NEGOCIO AREA

INICIO

6 6 6

7 7 7

8 8 8

9 9 9 9

10

11

12

13 13 13 13 13

14

FIN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE ACTUALIZACIÒN VERSIÒN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO NUMERAL

ELABORO REVISO APROBO

Dueño del proceso Constanza Camacho Parra Yamil Sabbagh Correa

Cargo del Dueño del proceso Director de Gestión Integral Gerente General

Símbolos

Ref.
Actividad Decisi Inicio - Fin Documento
ón
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4.5. CUERPO DE DOCUMENTOS OPERATIVOS ESTANDAR (Instructivo,

Plan, Guía y Programa)

4.6. CUERPO DE OTROS DOCUMENTOS

Existen otros tipos de documentos como: planes de calidad, reglamentos, informes,

protocolos, etc., que no requieren de estructura específica y podrán ser diseñados de
acorde a los requerimientos y necesidades.
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5. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGI.

La documentación del Sistema de Gestión Integral debe cumplir con la siguiente

estructura:

CÓDIGO: En este espacio se colocará el código del documento cuya estructura

consta de tres partes distribuidas así:

XY### - AB ## - V #

XY### Dos Letras y números que identifican el proceso.

AB Indica el Tipo de documento.
## Consecutivo por tipo de documento.
V# Establece el número de versión (solo aplica para registros)

Identificación de proceso

CODIGO DEL
NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO
GE1 Gestión Estratégica
GE2 Revisión Gerencial
GS1.1.1 Selección Personal
GS1.1.2 Liquidación Nomina
GS1.1.3 Retiro Personal
GS1.1.4 Gestión Bienestar
GS1.1.5 Estructura Organizacional
GS1.1.6 Formación Plan
GS1.2.1 Sistema Integrado Gestión
GS1.3.1 Gestión Documental
GS1.3.2 Servicios Generales
GS2.1 Estrategia Cierre Negociaciones
GS2.2 Adquisición Bienes Servicios
GS3.1 Cuentas x Pagar
GS3.2 Conciliación Bancaria
GS3.3 Informe Mensual
GS4.1 Adm Flujos Caja
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GS4.2 Tesorería
GS5.1 Planificación SST
GS5.2 Medicina Preventiva
GS5.3 Higiene Industrial
GS5.4 Seguridad Industrial
GS5.5 Emergencia Contingencia
GS6.1 Planeación Social
GS6.2 Gestión Comunitaria
GS6.3 Seguimiento Evaluación
GS7.1 Planeación Ambiental
GS7.2 Implecion Operación Ambiental
GS7.3 Acción Correctiva Ambiental
GN1.1 Gestión Comercial
GN1.2 Elaboración Análisis Opor
GN1.3 Legalización Contratos
GN2.1 Planeación Proceso Constructivo
GN2.2 Constructivo
GN2.3 Control Calidad Constructivo
GN3.1 Elaboración Presupuestal
GN3.2 Alm. Control Calidad Insumos
GN3.3 Gestión Costos

COLOCAR EQUIPO Y MAQUINARIA Y CONTROL DE CAMBIOS

Tipo de documentos:

 MA :Manual
 MP: Modelo de Gestión por Proceso
 FG :Ficha General
 PR: Procedimiento
 IN : Instructivo
 PG: Programa
 GU: Guía
 RE: Reglamento
 PL : Planes
 IF : Informe
 RG: Registro
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6. CONTROL DE CAMBIOS DE LA DOCUMENTACIÓN

Son los cambios o actualizaciones que requieren los documentos del SGI.

VERSIÓN FECHA DE
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO NUMERAL DEL
N° REVISION
DOCUMENTO

7. RESPONSABLES DEL DOCUMENTO

Se debe llenar la casilla por quien elabora el documento, El responsable por revisar la
documentación del SGI es el Director de Gestión Integral y debe asegurar que lo que
está escrito corresponde con lo que hace; y quien aprueba los documentos es el
Gerente General quien verifica que lo documentado corresponde con las políticas y
objetivos de la compañía y constituye la autorización para iniciar o continuar la
aplicación del documento.

Elaboró Revisó Aprobó

Dueño del proceso Constanza Camacho Parra Yamil Sabbagh Correa
Cargo del Dueño del proceso Director de Gestión Integral Gerente General

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO NUMERAL DEL
N° REVISIÓN
DOCUMENTO

V1 2002-02-08 Creación del documento Todo el documento

V2 2006-03-23 Cambio actividades 7.4.3
V3 2006-04-21 Cambio explicaciones 4.2.2
V4 2006-05-20 Cambio actividades 2
V5 2006-07-25 Cambio explicaciones 4.2.2
V6 2010-05-31 Cambio de logo, formato, explicaciones 2
V7 2014-07-30 Inclusión de control de cambios 2.3
V8 2016-05-01 Actualización de metodología de nueva Todo el documento
estructura por procesos
V9 Unificación para las empresas que conforman la Todo el documento
alianza YDN.