Academics – Biblioteca

En este módulo podemos registrar, administrar y

hacer seguimiento a todas los libros y materiales de la
biblioteca, así mismo permite registrar y revisar
préstamos, devoluciones y sanciones tanto para los
estudiantes como para funcionarios.

14.1. Administración

En la administración de la biblioteca se debe registrar toda la información correspondiente a los

materiales presentes en la biblioteca (Autor. Editorial, tipos de Presentación, Ubicación…), además
de definir las posibles sanciones que se aplicaran a las faltas, y también agregar (o en su defecto
dar de baja) nuevos ejemplares de cualquier título, teniendo en cuenta que en la biblioteca
pueden existir diversos ejemplares (o libros, o tomos) de un mismo título, en este apartado se
dará la inducción de cómo debe ser el proceso para adicionar un título, y posteriormente un
ejemplar (o libro) de ese título al inventario, con la información de la ubicación de donde se
encontrara en la biblioteca y la forma en que se realiza el préstamo para ese libro en particular.

Lo primero que se debe registrar serán los diferentes autores de los materiales presentes en la
biblioteca, para ello se da clic en la pestaña AUTOR:

Para registrar un autor, se da clic al link Adicionar NUEVO Autor de esta manera se abre el modulo
para adicionar el autor, se digita el nombre del autor y se selecciona el país de nacionalidad del
autor, por ejemplo.
En el momento que le demos al botón Adicionar (si el proceso es exitoso) se registra el autor,
aparece un mensaje validando que el proceso se ha realizado exitosamente; se visualizara una
tabla con la información del autor registrado y adicionalmente con un campo denominado EDITAR
que dándole clic nos da la posibilidad de modificar el autor (bien sea su nombre o la nacionalidad),
o de eliminarlo; y nuevamente aparecerá el botón Adicionar NUEVO Autor para agregar un nuevo
autor, de la misma manera.

Posterior a que se halla registrado el autor, se procede con la editorial que es un proceso similar,
clic a la pestaña EDITORIAL que abrirá el modulo para registrar una editorial

Para registrar una editorial, se da clic al link Adicionar EDITORIAL de esta manera se abre el
modulo para adicionar la editorial, se digita el nombre de la editorial y se selecciona el país de
origen, por ejemplo.
En el momento que le demos al botón Adicionar (si el proceso es exitoso) se registra la editorial,
aparece un mensaje validando que el proceso se ha realizado exitosamente; se visualizara una
tabla con la información de la editorial registrada y de la misma manera que con el autor un
campo denominado EDITAR que nos da la posibilidad de modificar la editorial (su nombre o el país
de origen), o de eliminarla; y nuevamente aparecerá el botón Adicionar EDITORIAL para agregar
una nueva editorial de la misma manera.

Luego de que se halla registrado la editorial, se procede con el tipo de presentación del material
(lo que da a conocer si el material se trata de un libro, o un video, o un casete, etc…) para este
proceso de registrar los diferentes tipos de presentación se da clic a la pestaña TIPOS DE
PRESENTACION que abrirá el modulo para registrarlos.

Para registrar un tipo de presentación, se da clic al link Adicionar TIPO presentación de esta
manera se abre el modulo para adicionarlo, se digita el tipo de presentación:
En el momento que le demos al botón Adicionar (si el proceso es exitoso) se registra el tipo de
presentación, aparece un mensaje validando que el proceso se ha realizado exitosamente; se
visualizara una tabla con la información del tipo de presentación registrado y un campo
denominado EDITAR que nos da la posibilidad de modificar el tipo de presentación (su nombre), o
de eliminarlo; y nuevamente aparecerá el botón Adicionar TIPO presentación para agregar un
nuevo tipo de la misma manera.

Luego de que se halla registrado el tipo de presentación del material, se procede con el tipo de
ubicación del material (lo que informara en qué lugar del colegio se podrá encontrar el material
para revisarlo) teniendo en cuenta que dentro del colegio pueden existir varias bibliotecas, cada
una de ellas con diferentes estantes, y cada estante con diversas filas, estos distintos “lugares” en
los que se puede encontrar un material de la biblioteca se registra en esta sección, para ello se da
clic a la pestaña TIPOS DE UBICACION que abrirá el modulo para registrar estos tipos.

Para registrar una ubicación, primero se debe registrar la biblioteca (el nombre) en este caso
vamos a denominar a la biblioteca “PRINCIPAL” para dar a conocer que ese material se encuentra
en la biblioteca denominada principal, para crearla se da clic al botón Agregar, que se encuentra
debajo del campo de biblioteca, luego de esto se digita el nombre de la biblioteca:
En el momento que le demos al botón Adicionar (si el proceso es exitoso) se registra el nombre de
la biblioteca, aparece un mensaje validando que el proceso se ha realizado exitosamente; en la
pestaña (o combo) de Biblioteca ya se podrá visualizar la Biblioteca que se ha registrado y
adicionalmente aparecerá visible el botón de Modificar debajo del campo de biblioteca (para
modificar el nombre de esa biblioteca) y el botón de Agregar debajo del campo Estante, que nos
permitirá agregar un estante a esa biblioteca registrada

En este caso se registrar a la biblioteca “PRINCIPAL” un estante llamado “Literatura” para saber
que el libro estará ubicado en ese estante dentro de la biblioteca,

En el momento que le demos al botón Adicionar (si el proceso es exitoso) se registra el nombre del
estante, aparece un mensaje validando que el proceso se ha realizado exitosamente; en la pestaña
(o combo) de Estante ya se podrá visualizar el Estante que se ha registrado y adicionalmente
aparecerá visible el botón de Modificar debajo del campo de estante (para modificar el nombre de
ese estante) y el botón de Agregar debajo del campo Fila, que nos permitirá agregar una fila a ese
estante registrado.
De la misma manera se agregara la fila que dará a conocer la fila del estante en que se encuentra
el material, en este caso se creara una fila denominada “1a” a ese estante

En el momento que registremos la fila (si el proceso es exitoso) se registra el nombre de la fila del
estante, aparece un mensaje validando que el proceso se ha realizado exitosamente; en la pestaña
(o combo) de Fila ya se podrá visualizar la Fila del estante que se ha registrado y adicionalmente
aparecerá visible el botón de Modificar debajo del campo de fila (para modificar el nombre de esa
fila) y el botón de Agregar debajo del campo Fila, que nos permitirá agregar otra fila a ese estante,
por ejemplo fila “1b”

Luego de que se halla registrado la ubicación, se procede a definir las posibles sanciones que se le
asignaran (a estudiantes o funcionarios) en caso de cometer una falta con el material solicitado,
para este proceso de registrar los diferentes tipos de sanción se da clic a la pestaña DEFINIR
SANCIONES que abrirá el modulo para crear los tipos de sanción que se aplicara.
En este caso se han registrado dos tipos de sanción, si se quisiera registrar uno nuevo clic en el
botón Adicionar tipo Sanción que nos abrirá el modulo para registrarla. En este caso vamos a crear
una nueva sanción que contara con un valor (monetario) de sanción que deberá pagar y también
con días de sanción (días sin que la persona este autorizada para solicitar préstamo en la
biblioteca)

En el momento que le demos al botón Adicionar (si el proceso es exitoso) se registra el tipo de
sanción, aparece un mensaje validando que el proceso se ha realizado exitosamente; se visualizara
en la tabla la información del tipo de sanción registrado y un campo denominado EDITAR que nos
da la posibilidad de modificar el tipo de sanción (su nombre, valor y/o días de sanción); y
nuevamente aparecerá el botón Adicionar TIPO sanción para agregar un nuevo tipo.
Para registrar un tipo de presentación, se da clic al link Adicionar TIPO presentación de esta
manera se abre el modulo para adicionarlo, se digita el tipo de presentación:

En el momento que le demos al botón Adicionar (si el proceso es exitoso) se registra el tipo de
presentación, aparece un mensaje validando que el proceso se ha realizado exitosamente; se
visualizara una tabla con la información del tipo de presentación registrado y un campo
denominado EDITAR que nos da la posibilidad de modificar el tipo de presentación (su nombre), o
de eliminarlo; y nuevamente aparecerá el botón Adicionar TIPO presentación para agregar un
nuevo tipo de la misma manera.

Luego de que se halla registrado esta información ya es hora de registrar los diferentes títulos de
material con que contara la biblioteca, para esto se da clic en la pestaña TITULO y posteriormente
al botón Adicionar Título que abrirá el modulo para ingresar el titulo.

Para adicionar el titulo debimos haber registrado la información detallada previamente en este
manual (al menos autor, tipo de presentación y editorial), ya que para elegirlos se selecciona con
combo que toma en consideración todo lo que se halla registrado antes, en este caso se va a crear
el titulo 100 años de soledad del autor Gabriel García Márquez, esto sería de la siguiente manera.
Los campos de Clase, División y Sección son la clasificación del título que estemos registrando, esta
clasificación se basa en estándares de bibliotecología para clasificación de material, estos ya están
definidos (lo único que se puede adicionar es una sección a determinada Clase/División, si se
adicionar una sección, se da clic en el botón Adicionar Sección de esta manera se abrirá un panel
en el cual se podrá crear una nueva Sección para determinada Clase/División) Luego de que
hallamos elegido esta información, digitamos el Código ISBN que se le asignara al título, si es
necesario y dado el caso se le asigna un segundo Código ISBN (ninguno de estos dos códigos es
obligatorio) y una breve nota o descripción del título. De esta manera quedara registrada toda la
información del título.

En el momento que le demos al botón Adicionar (si el proceso es exitoso) se registra el título,
aparece un mensaje validando que el proceso se ha realizado exitosamente; se visualizara una
tabla con la información del título registrado y un campo denominado EDITAR que nos da la
posibilidad de modificar cualquier información del título, o de eliminarlo; y nuevamente aparecerá
el botón Adicionar TITULO para agregar un nuevo título de la misma manera, teniendo en cuenta
que si se va a registrar un título de otro autor u otro editorial se debió haber registrado
previamente estos campos para poder seleccionarlos en esta pantalla.

En caso de que se desee crear una nueva sección se da clic en Adicionar Sección en el módulo, en
ese momento en la parte inferior de la pantalla se abrirá una división en la cual se elegirá la CLASE,
posteriormente la DIVISION (teniendo en cuenta que el resultado de este último depende de la
selección del primero) y posteriormente se digita el nombre de la nueva sección que se desea crear,
en este caso se creara sección: La Fábula, y damos clic en el botón Grabar.
Recordemos que esta sección estará presente únicamente para cuando se elija de clase
GENERALIDADES y división OBRAS GENERALES, y ya estara disponible para grabar el titulo con esta
clasificación de material.

En el momento que ya se halla registrado el nuevo título, este se visualizara en la pestaña TITULO
junto con la información principal registrada de este título:

Luego de que se halla registrado el título será necesario registrar un ejemplar (un libro) para ese
título, teniendo en cuenta que en la biblioteca pueden existir varios libros de ese título y que un
libro puede estar en una biblioteca para préstamo a sala, otro libro para préstamo a domicilio o
incluso en diferentes bibliotecas o estantes, para registrar un nuevo libro de determinado título al
inventario vamos a la pestaña INVENTARIO, allí se encontrara un combo con los diferentes títulos
que se hallan registrado para registrar un nuevo libro de ese título seleccionado, continuando con
el ejemplo seleccionamos el título 100 años de soledad y clic en el botón Adicionar al inventario,
en ese momento aparece el modulo para registrar un nuevo libro al inventario.

Aquí se debe registrar la ubicación (Biblioteca / Estante / Fila) en la que estará el libro físico para el
préstamo, y adicionalmente la forma de préstamo (Sala o Domicilio) dependiendo el caso, en el
momento de darle clic en Grabar (si el proceso es exitoso) queda registrado la información del
libro al inventario de la ubicación en biblioteca y tipo de préstamo, adicionalmente se mostrara un
mensaje validando que el proceso fue exitoso, entregando la información del Numero Único de
Libro que el sistema le asignara a ese libro, este número será incremental a cada libro que se
registre y será la base para realizar búsquedas de ese libro y préstamos.

Luego de que se hayan registrado los libros al inventario, la única opción que haría falta por revisar
en el módulo de administración biblioteca sería la pestaña DAR DE BAJA. Esta opción da la
posibilidad de modificar la información de un libro (actualizar su ubicación en la biblioteca, o el
lugar para préstamo), que ya se ha registrado previamente en el la pestaña de INVENTARIO o bien
dar de baja del inventario al libro por perdida de material o deterioro, o bien cualquier sea el caso
por el cual se le valla a dar de baja al material. Para actualizar el libro del inventario en la pestaña
DAR DE BAJA, se visualizara un buscador por código único de libro, en este se debe digitar el
número único del libro que se quiera actualizar, en este caso vamos a modificar el estado del libro
recién registrado al inventario, cuyo número único de libro asignado es 1. Se digita el número y se
da clic en la lupa, luego de este procedimientos se cargara la información relacionada a ese libro
especifico, se visualizara una tabla que da la información del material: título, autor, editorial, tipo
de presentación, el lugar para préstamo (sala o domicilio) y adicionalmente en la columna EST el
estado del material (recordemos que todos los libros registrados al inventario quedaran
automáticamente con el estado 'DIS' es decir disponible, que en pocas palabras nos da a entender
que este material ya estará activo y disponible para ser prestado). Adicionalmente de la tabla en la
parte inferior encontraremos unos combos que nos indican la ubicación en biblioteca del material
estos combos se pueden modificar en caso de que se desee cambiar el lugar en que se encuentra
el material, y adicionalmente encontraremos un botón para elegir el lugar para su préstamo (sala
o domicilio) en caso de que también se desee modificar este parámetro

Si se desea modificar alguno de estos aspectos, editamos los parámetros (los combos
determinados de la ubicación y/o el lugar para préstamo) que se quieren modificar y se da clic en
el botón Actualizar, si el proceso es exitoso aparecerá un mensaje validando que el proceso se
realizó de la manera correcta y se cargara la tabla con la nueva información del material que se
acaba de modificar.
Si dado el caso el material se dañó o se extravió y se desea darle de baja, se busca el material de la
misma manera con su código único de libro y posterior a que se halla cargado la información del
material se da clic en el botón Dar de Baja, en ese momento se desplegara en la parte inferior un
cuadro de texto en el cual es OBLIGATORIO digitar una descripción de la razón por la cual se le
dará de baja al material, luego de que se halla digitado esta información se da clic en el botón
Confirmar Baja, si el proceso es exitoso aparece un mensaje validando la información.

Posteriormente a que se halla dado de baja cualquier material, su estado pasara de DIS a BAJ, lo
cual indicara que ese material ya está dado de baja y NO SERA POSIBLE modificar NINGUNA de sus
características nuevamente.
De esta manera concluye el módulo de administración de biblioteca y su funcionamiento, ahora
solo quedara registrar prestamos, devoluciones y sanciones a las personas (estudiantes o
funcionarios) que lo requieran.

14.2 Registro de Estudiantes

Esta opción permitirá revisar TODA la información relacionada con un estudiante en específico en
lo que refiere a préstamos, devoluciones y sanciones en biblioteca de una manera muy sencilla,
eficaz e integrada. El modulo cuenta con un buscador por código de estudiante que en el
momento de buscarlo trae los datos principales del estudiante.

Si se registra un código errado o equivocado, el sistema validara que no se encontró la

información.

Para realizar la búsqueda de alumno ingresamos a la pantalla de registro de estudiantes, digitamos

el código del estudiante que se desee verificar y clic en la lupa, para traer los datos del estudiante.

Como se puede apreciar en la imagen en el momento en que se cargan los datos básicos del
alumno, se habilitan tres botones: ESTADO DEVOLUCION y PRESTAMO que serán los encargados
de entregar la información requerida al usuario, correspondientes al alumno. El primer botón
ESTADO dará a conocer el estado del alumno correspondiente a las sanciones, si el estudiante no
tiene sanciones ACTIVAS y se da clic en el botón ESTADO aparecerá un mensaje validando esta
información.

El segundo botón DEVOLUCION dará a conocer los prestamos activos del alumno correspondiente
a los libros que todavía no halla devuelto, si el estudiante no tiene préstamos y se da clic en el
botón DEVOLUCION aparecerá un mensaje validando esta información.

El tercer botón PRESTAMO permite realizar préstamos al estudiante en caso de que este habilitado
para hacer prestamos, esta función cuenta con un buscador de código único del Material (el
número incremental que asigna el sistema en el momento en que se registra el libro al inventario),
para realizar el préstamo de determinado material se digita este número en el buscador y
posteriormente clic a la lupa para revisar la información del material. El primer ejemplo se va a
realizar buscando el Código único de Material 1 (el que se dio de baja en el ejemplo anterior de la
administración), este libro como esta dado de baja y con estado ‘BAJ’ no sería posible solicitarlo en
préstamo.

Ahora se realizara el ejemplo con el código de material 2, que a priori no debería presentar
inconvenientes para solicitarlo a préstamo debido a que este material si se encuentra disponible.
Como se puede apreciar en la imagen con este libro cuyo estado es ‘DIS’ se habilita el botón
Préstamo Ordinario que será el que nos permitirá confirmarle el préstamo de este material al
estudiante, en el momento en que se dé clic a este botón el sistema validara el procedimiento y de
la misma manera arrojara la información de la fecha de devolución, que es la fecha máxima para
hacer la devolución del material sin que haya sanción por demora en entrega del material, en este
ejemplo se estableció que los días para préstamo de material a los estudiantes es de 5 días
calendario, claro está que este parámetro se puede modificar en función de los días que el colegio
permita tener prestado el material a los estudiantes. Además de entregar la información para la
fecha de la devolución se cargara la tabla de libros prestados actualmente al estudiante en la que
ahora estará presente el libro que recién se solicitó en préstamo, con la información de la fecha de
préstamo y fecha de devolución. Esta misma tabla será la que se visualice en el momento en que
se le dé clic al botón de DEVOLUCION

Como se puede apreciar en la imagen, la tabla de préstamo tiene una columna en la parte
izquierda con encabezado ‘DEVOL’ y una imagen de un checkmark que en realidad es un botón
que en el momento de darle clic abrirá un mensaje emergente en el que nos permitirá confirmar la
devolución de ese material.
En el momento que se dé clic en Aceptar del mensaje emergente se estará confirmando la
devolución del material, además de esto el sistema validara con un mensaje que el proceso se
realizó exitosamente y además entregara la información de los días de demora que tuvo el
estudiante en la devolución de ese material (en este ejemplo existirá demora si el estudiante
devuelve el material después del día 28/02/2015 09:06:00).

Adicionalmente a esto en el momento que se confirme la devolución se cargara la tabla de

sanciones (la misma que saldrá si le damos clic en el botón ESTADO) junto con un botón
REGISTRAR SANCION POR LA DEVOLUCION que permite registrarle una sanción al estudiante por
el libro que acabo de devolver, en este ejemplo el estudiante NO tubo días de demora, pero
supongamos que devolvió el material deteriorado (con algún daño físico) entonces aplicaría a una
sanción por el mal uso que le dio al material, por lo tanto se da clic en el botón REGISTRAR
SANCION POR LA DEVOLUCION y de esta manera se abrirá una ventana para registrar sanción por
la devolución al estudiante, que permitirá elegir el tipo de sanción (dentro de los tipos de sanción
que ya se hallan registrado en el módulo de administración, DEFINIR SANCIONES) que se le
aplicara al estudiante.
Posteriormente a que se halla elegido el tipo de sanción que se le aplicara al estudiante y se dé clic
en el botón Aceptar el sistema validara con un mensaje si el proceso se realizó satisfactoriamente
y se podrá visualizar esa sanción en la tabla de sanciones activas del alumno de la sección ESTADO
del módulo de registro de estudiantes, esta tabla dará la información detallada de la sanción como
la fecha en que se aplicó, la fecha hasta la que se extiende la sanción, el número único de libro por
el cual se generó la sanción, el tipo de sanción, el valor económico de la sanción y los días de
amonestación, además de un checkmark con encabezado ‘ACT’ que validara si la sanción se
encuentra activa.

Como se aprecia en la imagen esta sanción quedo registrada el día 23/02/2015, tiene como días de
sanción 1 y valor (monetario) de sanción 5000, es decir la sanción se extiende hasta el 24/02/2015,
cabe aclarar que si bien el sistema identifica hasta que fecha se extiende la sanción, el sistema NO
ANULA AUTOMATICAMENTE LA SANCION POSTERIORMENTE A QUE ESTA SE HALLA CUMPLIDO O
QUE LA FECHA HAYA PASADO, será labor del funcionario de la biblioteca validar las sanciones, las
fechas a las que se extiende y si estas fechas ya se cumplieron será esta la persona encargada de
anular la sanción para dejar a paz y salvo al estudiante y de esta manera permitirle nuevamente
solicitar en préstamo otros materiales, ya que si un estudiante tiene una sanción activa
independientemente del tipo de sanción o del código de libro por el cual se le haya generado la
sanción, NO TENDRA LA POSIBILIDAD DE SOLICITAR UN NUEVO PRESTAMO PARA NINGUN
MATERIAL hasta que la sanción haya sido previamente anulada por el funcionario de la biblioteca.
Para anular cualquier sanción basta solo con ir a la pestaña de ESTADO en la que se cargan las
sanciones activas del estudiante, y en la parte izquierda de la tabla se encuentra una columna con
encabezado ‘ANULAR’ y en cada sanción una botón en forma de equis, que permitirá anular esa
sanción, como se dijo anteriormente el funcionario en biblioteca será la persona quien valide y
anule las sanciones destacando que cualquier sanción se puede anular así ya se haya superado o
no la fecha hasta la que se extiende la sanción. En el momento en que se le dé clic al botón de
anular en la sanción, un mensaje emergente de la página saldrá pidiendo confirmar la sanción.

Luego de que se dé clic en Aceptar al mensaje emergente de la página, el sistema validara el

procedimiento con un mensaje y obviamente si el estudiante quedo sin sanciones aparece
nuevamente la información de que el estudiante no tiene sanciones activas.

Ahora supongamos que este estudiante fue el que perdió el libro con código único de material 1
(el que se dio de baja en el ejemplo del módulo de administración), por lo tanto se le debería
aplicar una sanción debido a esto, para registrar este tipo de sanción (diferente a la sanción por
devolución de material) vamos al módulo de ESTADO y como ya se dijo en este se cargara las
sanciones activas del alumno, y adicionalmente se encontrara el botón REGISTRAR NUEVA
SANCION el cual despliega una nueva división que permite registrar sanciones como la que en este
momento hemos planteado, eligiendo el tipo de sanción a aplicar y el código único del material
por el cual se le aplicara la sanción (en este caso el libro que se dio de baja código único: 1)

En el momento que se le dé clic Aceptar el sistema validara el procedimiento con un mensaje, y

adicionalmente se cargara la tabla de sanciones con la sanción registrada.

Ahora supongamos que este estudiante CON LA SANCION ACTIVA intenta solicitar un préstamo,
recordemos que ningún préstamo estará habilitado al estudiante en caso de tener CUALQUIER
sanción activa, en este momento el sistema tendrá que impedir el procedimiento. Vamos a la
pestaña PRESTAMO elegimos un código único de material para solicitarlo y luego clic en Préstamo
Ordinario para pedir el préstamo del material.

El sistema entrega ese mensaje que informa que el estudiante en el momento de tener sanciones
activas no puede solicitar ningún préstamo hasta que estas sanciones se hayan anulado.

De esta manera concluye el módulo de registro de estudiantes, que permite verificar la

información de un estudiante con respecto a las sanciones activas, préstamos y devoluciones de
material.
14.3 Registro de Funcionarios

Esta opción permitirá revisar TODA la información relacionada con un funcionario de la institución
en específico (igual que en el módulo de estudiante) en lo que refiere a préstamos, devoluciones y
sanciones en biblioteca de una manera muy sencilla, eficaz e integrada. El modulo cuenta con un
buscador por tipo y número de identificación del funcionario, que en el momento de buscarlo trae
los datos principales del funcionario.

Para realizar la búsqueda del funcionario, en el campo TIPO IDE: elegimos el tipo de identificación
registrado del funcionario, y en el campo NUM. IDE: se digita el número de identificación del
funcionario. Para esto ingresamos a la pantalla de registro de funcionarios, y seleccionamos el
funcionario que se desea verificar y clic en la lupa, para traer los datos del funcionario.

Como se puede apreciar en la imagen en el momento en que se cargan los datos básicos del
funcionario, se habilitan tres botones: ESTADO DEVOLUCION y PRESTAMO (los mismo botones que
en el módulo de estudiante) que serán los encargados de entregar la información requerida al
usuario, correspondientes al funcionario. Cada uno de estos botones actúa exactamente de la
misma manera que para los estudiantes, por lo tanto no se va a profundizar más allá debido a que
son para la misma funcionalidad tanto para estudiantes como para funcionarios.