CONCEPTOS BÁSICOS

AUDITORIA EN SST

Estudiante ANGIE JURLANNY LARGO HERNÁNDEZ

DOCENTE DIANA MARCELA BOHÓRQUEZ

TÉCNICO INSPECTOR DE SANIDAD, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

INSTITUTO CRUZ ROJA COLOMBIANA

SECCIONAL BOYACÁ
TUNJA
2021
 INTRODUCCIÓN

En Colombia la auditoria se ha convertido en una herramienta que mediante la prevención

ayuda al correcto cumplimiento de los objetivos y metas de las organizaciones,
minimizando el riesgo del mal uso de los recursos o la perdida de los mismos. Es una
herramienta fundamental para el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el trabajo. Es una fase que debe afrontar un responsable del SG-SST
al ser auditado o al convertirse en auditor, por lo que se deben conocer los pasos para la
planificación de la auditoría, así como los tipos de auditorías que puede realizar o recibir la
empresa.

En el presente documento se pretende hablar sobre los términos básicos en auditoria para
que con los mismos se entre a profundidad en el tema nosotros como estudiantes de
Seguridad y Salud en el Trabajo aplicando lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 en su
Artículo 2.2.4.6.29. y en la Resolución 0312 de 2019
 AUDITORÍA

Proceso sistemático, independiente y documentado para la obtención de evidencias, las

cuales deben ser evaluadas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado de
cumplimiento de los criterios establecidos.

La auditoría del SG-SST es un proceso metódico para obtener evidencias que al evaluarse
de manera objetiva permiten determinar la conformidad del SG–SST de acuerdo a los
requisitos.

Los resultados de la auditoría deben proporcionar información objetiva de los logros

alcanzados, así como de las dificultades encontradas, de manera que cada conclusión sea
soportada en evidencias claras en materia de seguridad y salud en el trabajo; las cuales
orientarán soluciones enfocadas hacia el mejoramiento continuo del sistema.

De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, el empleador debe realizar una auditoría anual, la
cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud
en el Trabajo. Sí la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser
independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación. (Ni juez, ni parte).
 AUDITADO

Organización o persona que se somete a una

auditoría.

PARA LA ORGANIZACIÓN

La organización auditada deberá comenzar a

prepararse incluso antes de la llegada del equipo
auditor. En este sentido, resulta conveniente
emprender las siguientes acciones:

Difundir la documentación íntegra del sistema de

gestión a todos los integrantes de la empresa algunas semanas antes de la auditoría, con el
fin de que todos tengan un buen conocimiento del mismo y estén preparados para responder
a cualquier pregunta que lance el auditor.

Revisión por la dirección del sistema y de la documentación dejando preparada una

planificación para el próximo año.

Poner en marcha la mayoría de los procedimientos de seguridad, llegando, incluso, a aplicar

el programa de simulacro de situaciones de emergencia.

Controlar las actualizaciones de las diferentes leyes y reglamentos que le sean de

aplicación.

Emprender una campaña de sensibilización de todo el personal.

Informar al personal sobre la celebración de la auditoría, explicándole la causa y objetivos

de la misma, con el fin de que comprendan que no se trata de buscar culpables y mantengan
una predisposición positiva a lo largo de todo el proceso.

Cuidar la parte organizativa y logística de la auditoría, poniendo a disposición de los

auditores una sala de reuniones adecuada, evitando cualquier tipo de perturbaciones (ruido,
teléfono, tránsito de personal…) y planificando el material indispensable para que la
reunión se pueda celebrar (papel, bolígrafos, ordenador, cañón, pantalla de proyección, …).
Gestionar el alojamiento de los miembros del equipo auditor y proporcionar información
detallada del acceso a la planta.

Asimismo, la dirección de la organización auditada definirá los objetivos, alcance y

criterios de auditoría, trasladando dicha información a la entidad auditora y al resto de
partes interesadas, como, por ejemplo, responsables de departamentos o representantes de
los trabajadores.

CRITERIOS DE AUDITORÍA

Una auditoría tiene, entre sus objetivos, determinar el grado de conformidad del sistema de
gestión que se va a auditar con los criterios de auditoría.

Así que, previamente, debemos determinar cuáles son dichos criterios; es decir, cuál va a
ser la referencia frente a la que determinar la conformidad e identificar posibles áreas de
deficiencias que pueden representar un riesgo para el desempeño del sistema de gestión.

ISO 19011, define, criterios de auditoría como el conjunto de requisitos usados como
referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva.

Los criterios de auditoría determinan, entre otros factores, la competencia del auditor, los
métodos de auditoría seleccionados para llevarla a cabo, la extensión de la auditoría, etc.

Los criterios de auditoría conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

 NOTA Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la
cual se compara la evidencia de la auditoría

HALLAZGO

Un hallazgo es el resultado de evaluar una evidencia contra un criterio y como resultado se

pueden obtener fortalezas, debilidades, observaciones o no conformidades, los hallazgos en
la auditoría, se definen como asuntos que llaman la atención del auditor y que, en su
opinión, deben comunicarse a la entidad

De acuerdo a la norma ISO 19011:2011 el hallazgo de auditoría es el “Resultado de la

evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría”.

Se podrán encontrar hallazgos de conformidad o no conformidad con el criterio de auditoría

y hallazgos de cumplimiento o incumplimiento de un requisito legal.

El conocimiento de las normas de referencia que se toman como criterios de auditoría es

fundamental por parte del auditor, ya que es necesario que el auditor esté en la capacidad de
identificar los diferentes requisitos presentes en el criterio de auditoría, con los cuales
deberá comparar la evidencia y obtener el hallazgo de auditoría soportado en dichos
requisitos; de lo contrario no se podrá realizar la evaluación contra criterio y por ende no se
obtendrán hallazgos.
 PROGRAMA DE AUDITORÍA

Es el conjunto de una o más auditorias planificadas para un período

de tiempo determinado. En el programa de auditoria establece una
agenda de las diferentes auditorias que se realizarán en un tiempo
determinado.

El Programa de auditoria es la planificación de todas las

auditorias que se llevarán a cabo en un período determinado (por ejemplo,
durante el año 2021). En el Programa de auditoria se pondrán fecha a las
distintas auditorias que tendrán lugar en la organización, tanto las auditorías
internas como externas. En algunas empresas las auditorías internas se
realizarán en un único momento en el tiempo, pero habrá otras organizaciones,
que por su tamaño o por decisión interna, se realizarán dos o incluso tres
auditorías internas al año.

En el programa de auditoria se establecen aspectos tales como:

a. Los procesos a auditar: Es importante tener en cuenta qué procesos llevarán
más tiempo de revisión que los demás y no se debe olvidar incluir nuevos
procesos o cambios en el sistema de gestión para que sean auditados.

b. La Frecuencia: cada cuanto tiempo se realizarán las auditorias.

c. Tipo de auditoria que se realizará: interna o externa

d. Las fechas de cuando se realizarán las auditorias.

El Programa de auditoria debe de ser elaborado por el responsable de la

calidad de la organización, generalmente se crea cada año planificando las
distintas fechas de auditorías que tendrán lugar durante dicho año (internas y
externas).

Se informa del Programa de auditorías que se ha elaborado a los compañeros

para sepan en qué momento se realizarán las auditorías internas y cuándo
tendrán lugar las auditorías externas.

Desde un punto de vista Cronológico:

1º viene el programa de auditoria que se elabora con la planificación de las

distintas auditorias.

2º viene el plan de auditoria que se elabora con la agenda de trabajo a realizar

en cada una de las auditorias que se han programado.

INFORME DE AUDITORIA
Es la comunicación de hallazgos de auditoría a los responsables del SG-SST en la
organización. El informe de auditoría es un informe realizado por un auditor externo donde
expresa una opinión no vinculante sobre la auditoría realizada.

Hay varios factores a tener en cuenta para entender cómo funcionan los informes de
auditoría:

El auditor puede ser tanto una persona física como jurídica. En este último caso, es una
empresa dedicada a la auditoría. El auditor puede ser externo. Un auditor puede ser externo
(si no pertenece a la empresa) o interno (si pertenece a la misma). Ambos pueden realizar
informes de auditoría, pero los realmente válidos son los realizados por las auditorías
externas. Los internos son un mecanismo de control dentro de la propia organización.

El informe de auditoría expresa una opinión no vinculante del auditor. Es decir, el auditor
expresa su conformidad o no conformidad frente a la organización.

NO CONFORMIDAD

En el ámbito de las normas ISO y específicamente de auditorías, una

no conformidad es el hallazgo de evidencias de que un proceso no
cumple con los requisitos exigidos por el estándar o no se realiza de
acuerdo a lo planificado.

Durante la auditoría se compara lo planificado con lo que sucede en la práctica para

verificar que no se está produciendo ninguna desviación respecto a lo esperado o situación
de riesgo. Cuando esto sucede nos encontramos ante una no conformidad.

Es en este momento en el que se debe redactar una no conformidad dentro del informe de
auditoría.

PAUTAS PARA REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD EFICAZ

Es importante tener en cuenta el propósito con el que se elabora una no conformidad. Más
allá de cumplir con el requisito de ISO 9001, redactar una no conformidad permite al
auditado tomar medidas para corregir la falla y eliminar la causa.

Para lograr el objetivo es preciso seguir algunas pautas:

Describir el problema con detalles: para que el auditado pueda investigar por qué se está
presentando la no conformidad debe conocer con todos los detalles la forma en que se
detectó el problema.

Mencionar el requisito: es necesario asegurar que la persona que abordará el problema

comprenda cuál es el requisito de ISO 9001 que se está incumpliendo.

Incluir evidencia de auditoría: es necesario incluir la o las evidencias de auditoría que

comprueban la existencia de la no conformidad. La evidencia es, para el auditado, el punto
de partida de la investigación que lo llevará a descubrir la causa raíz del problema.

Cualquier información adicional que el auditor considere importante será bienvenida a la

hora de redactar una no conformidad encontrada en una auditoría de la norma ISO 9001.

¿Qué no debemos mencionar a la hora de redactar una no conformidad?:

 Adjudicar culpas o responsabilidades.

 Determinar soluciones

Aunque no existe un formato de uso obligatorio para redactar una no conformidad, existe
un modelo que garantiza el cumplimiento de las pautas que hemos mencionado. Este
modelo se conoce como “debería ser / como se encontró”.

Debería ser: es una declaración de lo que se esperaba encontrar en el proceso. Si no es

posible escribir una declaración “debería ser” con respecto a un proceso, es poco probable
que realmente estemos frente a una no conformidad.

Como se encontró: en esta parte declaramos el hallazgo que no cumple con el

requisito/planificación, registrando así mismo la evidencia y toda la información pertinente
que apoye la existencia de la no conformidad.
Recuerde que una buena declaración de no conformidad hace valioso el hallazgo de
auditoría.

ORGANIZACIÓN

Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte de la

combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o
privada, que tiene sus propias funciones y administración.

EL PERFIL DEL AUDITOR:

Las características de un auditor constituyen el elemento principal dentro de un proceso de
auditoría, ya que sobre el auditor recaen todas las responsabilidades de la auditoria, ya sea
conceptualizarla, practicarla, y además lograra todos los resultados necesarios para
proponer medidas para elevar el desempeño de la organización. Es recomendable apreciar
algunos de los siguientes niveles de formación, referente al perfil de un auditor:

Formación académica: Estudios a niveles técnicos, cualquier grado en informática,

ingeniería en sistemas derecho…. En nuestro caso técnico en Seguridad y Salud en el
Trabajo

Formación Complementaria: Instrucción en la materia obtenida a lo largo de su vida

profesional a través de conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos y en nuestro caso el
curso de las 50 horas

HABILIDADES:

Las habilidades y destrezas que pueda tener un auditor, harán que consiga desenvolverse
con naturalidad dentro de su trabajo y sepa enfrentar con mayor facilidad obstáculos que se
encuentre a la hora de desarrollar su trabajo. Entre esas habilidades que deben tener se
pueden nombrar las siguientes:

 Actitud positiva
 Saber escuchar
 Mente analítica
 Capacidad de negociación
 Iniciativa
 Facilidad de trabajaren equipo
 Etc.

COMPETENCIAS:

La ejecución del trabajo en un auditor, puede estar destinado como auditor interno o
externo. El auditor interno se encuentra como parte de la organización en gestión, y en
donde tendrá un papel importante ya que deberá ser capaz de responder retos de acuerdo a
la visión de la organización. En el caso de un auditor externo su participación es valiosa ya
que tiene una apreciación objetiva de los hechos además de estar limitados en el tiempo de
realización de la auditoria

COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR:

 Formación y Capacidad Profesional

 Independencia, Integridad y Objetividad
 Diligencia Profesional
 Responsabilidad
 Secreto Profesional

INFOGRAFÍA

Areté geStiona. (18 de 06 de 2018). Criterios de auditoria . Obtenido de

http://www.aretegestiona.es/criterios-de-auditoria/#:~:text=ISO%2019011%2C%20define
%2C%20criterios%20de,se%20compara%20la%20evidencia%20objetiva.

INGENSO. (14 de Marzo de 2013-2021 ). Obtenido de https://ingeso.co/auditoria-del-sgsst/

PREVENSIONAR.COM . (31 de 07 de 2014). El papel del auditado en una auditoria . Obtenido de

Formación en PRL : https://prevencionar.com/2014/07/31/el-papel-del-auditado-en-una-
auditoria/