APRENDIZ: GABRIELA MORALES PIZARRO
tener la documentación actualizada y disponible
FICHA :2206636
PROGRAMA: SST
INFORME AA2
Con el propósito de aplicar y transferir el
aprendizaje desarrollado, realice un informe luego
de investigar sobre las actividades de diseño
y patronaje, que día a día realizan las empresas de
Confecciones. Una vez realizada la investigación
y utilizando lineamientos establecidos por usted
mismo en el Caso de Estudio para documentar el
Procedimiento de “Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel
de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro,
conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en
un paradigma de la documentación.
SOLUCION
OBJETIVO: Este procedimiento se establece para
efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros. La
empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
1
manufactura de prendas de vestir con el fin de
para su uso por parte de todos los usuarios
1. Opción número uno
2. Opción numero dos
3. Opción número tres
4. Opción número cuatro
.
ALCANCE: Aplica para todos los
documentos (Manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, guías, registros,
entre otros.) los documentos de origen
externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El
procedimiento inicia con l identificación
de la necesidad de crear o modificar un
documento y finalización con la
divulgación del documento por parte del
responsable del proceso.
RESPONSBILIDAD: El responsable de la
adecuada aplicación de este
procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los lidere de Procesos de
Gestión.
 -Los documentos permanezcan legibles y fácilmente
Coordinador Trabajo:
identificables.
Asesora a los líderes de los procesos para
la gestión, control y administración del
-Se socialicen los documentos.
SGC en forma coherente, congruente y
consistente de acuerdo con la naturaleza
del servicio. -Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos.

Asistente – Practicante Profesional:

-El control de los documentos en medio magnético,
El Asistente del Área – Practicante Profesional, con el fin de preservar y proteger la información.
específicamente interviene en la adecuación de la
presentación de documentos antes de la revisión
para su aprobación.
-Mantener una codificación única, según las
directrices que se dan en este documento.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar

que:
-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea

necesario y se aprueben nuevamente.
-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión
actual de los documentos.
Líderes de Procesos:
Todos los líderes de procesos son los responsables
de cumplir el procedimiento establecido sobre la
creación, actualización o anulación de los
documentos.

-Las versiones pertinentes de los documentos

aplicables se encuentren disponibles en la intranet.

2
 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE
FORMATOS
PRECISIONES

En todo caso se privilegia la presentación y

ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SGC de la empresa
CONFECCIONES S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir se presenta en la
siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.
diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para
estos casos, una vez aprobados el líder del proceso
envía una copia en medio digital al proceso de
gestión de publicaciones, para su correspondiente
reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza
luego de su aprobación la empresa empleara los
inventarios de formatos impresos hasta agotar
existencias.

DOCUMENTO
REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan

Política
evidencias objetivas de actividades realizadas o
Mapa de procesos
resultados obtenidos se caracterizan por:

Procedimientos - instructivos

Son consecuencia
Manuales inmediata de ejecutar un
- Matrices
procedimiento y documentar sus resultados.
Protocolos - Programas

Formatos – Fichas y Guías

3
Proporciona la evidencia necesaria para impresos y en los registros digitales deben quedar
establecer si la actividad o la tarea se adecuó al constancia de quien y cuando lo hizo.
proceso correspondiente.

Todos los registros deben estar supervisados por la

No están sujetos a actualizaciones porque no deben
persona encargada de esto, garantizando que se
ser modificado (salvo en casos especiales) y dejado
constancia de todas las circunstancias de cambio, respeten los procedimientos y queden archivados de
siguiendo el procedimiento al respecto. forma segura y de fácil identificación. Por otra
parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran
Los registros pueden realizarse en medios (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.
impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un
papel, como un material fotográfico o similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en
estos medios.
LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

La Empresa debe garantizar que los registros no

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:
pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo,
especialmente cuando sea más susceptible a las Veraces: debe describir lo que realmente
modificaciones, como es el caso de los registros sucedió, pasó u ocurrió.
guardados de forma digital.

Exactos: debe ser verificado.

Los registros deben estar firmados y fechados por
el personal encargado, en el caso delos registros

4
Permanentes: se debe diligenciar con elementos Los registros pueden utilizarse para documentar y
de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable. monitorear las actividades o los resultados de los
procedimientos.

Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar

perdida de información por el paso del tiempo. Algunos ejemplos de sus usos son:

Claros: debe ser entendible para todos. Toma de muestras

Procesamiento y análisis de información

Coherentes: Almacenamiento y distribución

en lo que respecta fechas, temperaturas,
Exámenes realizados
tiempo, etc.
Calibración de equipos

Abastecimiento y vigencia de los insumos

Legible.
Control de calidad

No conformidades
No alterable: no debe tener tachones,
enmendaduras, uso de correctores, etc. Acciones correctivas

Completo: no deben tener espacios en blanco, DESCRIPCION DEL PROCESO

debe cruzar con una raya lo que no se llena.

USO DE LOS REGISTROS

FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

5
 4 Coordinador de Re
Revisar solicitudes o
Gestión en Salud, ne
necesidades de registros Seguridad e an
Higiene en el
Trabajo.
FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS 5 Coordinador de Si e
Informa al Gestión en Salud, se
Aprobación líder del Seguridad e
NO ACTIVIDAD RESPONSABLE de solicitud
OBSERVACIONES Higiene en el Cu
proceso
o necesidad Trabajo. de
1 de registros
INICIO exp
el d
ap
2 Coordinador de Los lidere de proceso con apoyo
Identificar los registros a Gestión en Salud, del Coordinador del Área de Seg
controlar Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el al C
Higiene en el Trabajo identifican los registros au
Trabajo. incorporados en el Sistema de an
gestión en Salud, Seguridad e
6
Líderes de Higiene en el Trabajo. Coordinador de El C
Se autoriza y controla los
procesos Gestión en Salud, Sal
registros Seguridad e Tra
3 Líderes de Enviar por correo al
NO procesos Coordinador de Gestión en Higiene en el qu
Hay Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo. nu
1
SI Solicitud Trabajo con copia a la rel
Profesional de Apoyo del SG- de
QHSE el formato solicitud de QH
7 Creación, Mejora o Anulación Coordinador de Co
1 de documento F-SO-OH-12 Gestión en Salud, Sal
junto con
Establecer criterios deel documento Seguridad e Tra
control desometido
registro a consideración. Higiene en el sob
Trabajo.

6
8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro
Actualización del Listado
Gestión en Salud, Control de Documentos F-SO-
Listado Maestro Maestro de
Control de
Seguridad e OH-13
Documentos Higiene en el
Trabajo.

9 Socializa con el líder del Coordinador de Se comunica al líder que el

proceso y/o funcionario que Gestión en Salud, documento se encuentra
realizo solicitud. Seguridad e liberado y se autoriza su uso.
Higiene en el
Trabajo.

1
10 Líder del proceso Informar los cambios de la
1 documentación a los
participantes del proceso.

Socializa el contenido de los

Aplica documento en el
documentos a fin de garantizar
proceso
su debida aplicación.
correspondiente

FIN

7
DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Gestión Intranet/Proceso Gestión en
CREACION, MEJORA en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en
O ANULACIONNDE Higiene en el Trabajo/ el Trabajo y/o Aplicativo del
DOCUMENTOS Líder del Proceso. Sistema.
F-SO-OH-013 LISTADO MAESTRO Coordinador de Gestión Intranet/Proceso Gestión en
CONTROL DE en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en
DOCUMENTOS Higiene en el Trabajo/ el Trabajo y/o Aplicativo del
Profesional de Apoyo. Sistema.

8
9