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Informe AA2
Informe AA2
-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.
-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información.
-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
DOCUMENTO
Política
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados
obtenidos se caracterizan por:
Ø No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y
dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros
impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos
los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de
ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el
caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros impresos
y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten
los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la
universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas,
Exámenes ocupacionales, etc.
4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Ø Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable.
Ø Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo.
Ø Legible.
Ø Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena.
INICIO
Auxiliar del
SG-QHSE
6 NO Informa al Coordinador Si es una solicitud de anulación, se
Aprobada
líder del del Área de registra y el proceso termina.
proceso
Salud, Cuando se considere necesario
Seguridad e define la intervención de un experto
Higiene en el a fin de retroalimentar el documento
SI Trabajo antes de su aprobación final.
3
Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.
7 Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del registro
Registra
Aprobación
En
La
Solitud
De
SG-QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o
Creación,
Mejora
O
Anulación
De
Documentos
Anulación del Documento F-SO-
OH-12, marcando la casilla de
aprobado, Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.
8 Profesional Para el caso de creación de
de Apoyo documentos se realiza la respectiva
Codifica
y/o
actualiza
la
versión
SG-QHSE codificación y para mejora se
actualiza la versión.
Auxiliar del
SG-QHSE
9 Coordinador Al editar los documentos se deben
del Área de registrar las firmas de elaboro, reviso
Emite
y
Aprueba
documento
Salud, y aprobó, si aplica. El Coordinador
Seguridad e del Área de Salud Ocupacional
Higiene en el informa al líder sobre la aprobación
Trabajo. del documento.
11 Actualiza
Listado
Profesional Actualizar Listado Maestro Control
Listado
Maestro
Maestro
Control
de
Control
de
de Apoyo De Documentos F-SO-OH-13
de
Documentos
Documentos
SG-QHSE.
2
Auxiliar del
2
SG-QHSE
12 Coordinador Se comunica al líder que el
del Área de documento se encuentra liberado y se
Socializa
con
el
líder
del
Salud, autoriza su uso.
proceso
y/o
funcionario
que
realizo
solicitud.
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo.
13 Líder del Informar los cambios de la
Aplica
documento
en
el
Proceso documentación a los participantes
proceso
correspondiente
del proceso.
3
Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
para que autorice la creación,
Mejora o anulación.
6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA