1

FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Proyecto - análisis de casos en sistemas de información productivos y logísticos

Segunda entrega. Semana 5

Subgrupo 23 - grupo 1

Integrantes
García Botero James - 1611982469
Maldonado Pinilla Mireya - 1821981142
Motta Trujillo Carlos Andrés - 1821981627
Pacheco Díaz Doris Emilcen - 1821982119
Rojas Martínez Nicoll Vanessa - 1821982053

Tutor
Javier Cipamocha

Junio 2020
Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Sistemas de información en gestión logística
 2
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Introducción

A medida del paso del tiempo las empresas están sistematizando sus procesos y el flujo de su
información con el fin de disminuir costos en mano de obra en procedimientos de atender y dar
solución a sus clientes por medio de la tecnología de forma precisa y eficaz. En el presente
trabajo escogimos la empresa VAR TEC SAS una empresa que se dedica a el diseño y
levantamiento topográfico, mantenimientos y ejecución de obras civiles.

Así mismo, investigaremos tecnologías de información que aplican a este caso con el fin de
identificar problemas en su organización con el fin de realizar una propuesta de mejoramiento al
sistema logístico y sistemas de información de la empresa escogida para este proyecto.

Objetivos específicos

 Identificar las problemáticas logísticas y de flujo de información de la empresa VAR

TEC SAS
 Realizar propuesta de mejoramiento al sistema logístico de la empresa VAR TEC SAS
 Analizar los resultados de la aplicación del modelo referencial en logística.
 3
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Semana 3
VAR TEC SAS

Es una microempresa cuyas actividades son: el diseño y levantamiento topográfico,

mantenimientos y ejecución de obras civiles. Cuenta con 25 trabajadores aproximadamente, de
los cuales 6 son del área admirativa y 19 del área operativa.
Su principal cliente es Colsubsidio, donde la empresa presta su servicio a los colegios, jardines,
droguerías, supermercados, tiendas y oficinas, en todo lo relacionado con servicios de pintura,
instalaciones eléctricas, plomería y acabados.
 4
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Misión
Brindar soluciones Integrales con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes,
consolidando relaciones a largo plazo por medio de servicios presididos por la alta calidad
eficiencia y experiencia.

Visión
VAR-TEC S.A.S, se consolidará como una empresa líder en Latinoamérica, cumpliendo con los
estándares de calidad, seguridad y confiabilidad. Dando solución a las necesidades de nuestros
clientes con el compromiso y la excelencia que nos caracteriza.

Objetivos estratégicos
 Ser líder en el mercado local y extendernos al mercado nacional en servicios de ingeniería
civil.
 Cumplir con las expectativas de nuestros clientes, haciendo uso de los mejores materiales.
 Garantizar nuestra mano de obra, y brindar confianza en los sitios de trabajo.
 Ofrecer un servicio de forma eficiente y ameno a nuestros clientes

Competencia y análisis
Esta microempresa a través de los años ha venido implementando más servicios de ingeniería
civil para mantenerse en el mercado laboral ya que en este medio se encuentran varios rivales a la
hora de captar clientes, es por eso que debemos conocer y analizar a nuestros competidores, esto
nos permite identificar las ventajas que podamos tener sobre el mercado y saber que tan fuertes o
potentes son estos rivales, debemos conocer sus fortalezas, sus debilidades y en si los productos y
servicios que estos ofrecen para sobresalir brindando mayor calidad y obtener mayores resultados
y posesionar nuestra empresa en un mayor nivel. Nuestra microempresa debería contar con redes
sociales para ofrecer sus servicios y así vincular mas clientes.

FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS
PROYECTO GRUPAL
Sistemas de información
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
(según área funcional)
 Datos estadísticos de las
ventas mensuales
 Informes de ventas y
Ventas y
garantías
mercadeo
 Libro en Excel de
servicios atendidos
 Fijación de precios 2020
 Control de inventario
Manufactura y  Programación de la
atención del servicio,
producción
disponibilidad del punto
y del personal interno
 Estados financieros
Finanzas y  Facturas de venta
contabilidad  Facturas de compra
 Nómina de la empresa
Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano
VENTAJAS
 Con los informes
estadísticos, podemos
conocer qué tipo de
servicio estamos
ejerciendo más al mes,
si es pintura, plomería,
electricidad, entre otros
 Con la fijación de
precios, podemos
realizar la cotización
para cuales punto, ya es
hacer el cálculo
dependiendo de las
cantidades.
 La programación del
personal, se hace de
acuerdo a los servicios
autorizados por el cliente
 Los estados financieros
se realizan a través de un
programa contable
5
DESVENTAJAS
 Una sola persona puede
acceder a la información
de las ventas y servicios
tendidos, para que otros
puedan tener acceso es
necesario que la persona
encargada haga el envío
del archivo
 El control del inventario
es manual, por lo que si
se requiere una
herramienta, se debe
contactar a la persona
encargada del almacén y
esperar hasta que ella
realice la revisión
 Actualmente, se radican
las facturar de forma
física, por lo que no se
cuenta con facturación
electrónica y se debe
digitar de forma manual
los servicio prestados
para ser cobrados
 La nómina se realiza a
través de Excel, por lo
que se deben digitar de
forma manual los datos
del personal (prestamos,
auxilios, descuentos)
 6
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

 Control ausentismo
 Perfil laboral
 Se alimentan los
 Normatividad del sector
Recursos archivos de forma
humanos y  Perfiles manual en Excel y
seguridad y salud sociodemográficos o de mensual, o dependiendo
en el trabajo estratificación de laguna anomalía en la
 Hojas de vida e empresa
información de salud del
personal activo

Principal problemática
Una de las principales problemáticas que tenemos es el manejo de la información ya que solo una
persona es la que puede acceder a esta y se maneja en un Excel si llegase a colapsar se podría
perder gran parte de los avances que se han logrado hasta ahora.
Otra problemática es la competencia que se maneja en el mercado laboral ya que no somos los
únicos que brindamos estos servicios de ingeniería civil.
Actualmente la automatización, conectividad y digitalización de los servicios que se prestan a
nivel mundial juega un papel crucial en la expansión de las compañías, podemos ver que la
empresa aún tiene demasiados procesos manuales que hacen depender muchas de las decisiones y
procesos del factor humano y el cual para temas específicos como acceso a la información
inmediata y actualización de la información la hacen quedar rezagada. En un ambiente
competitivo donde la mayoría de los contratos para obras civiles se obtienen por medio de
licitaciones que tienen como uno de sus puntos más relevantes que tan a vanguardia se encuentra
la empresa aspirante, la falta del automatización, conectividad y digitalización ponen en
desventaja a esta compañía frente a muchos competidores en el mercado actual.

Valor agregado y competitividad en el mercado

La innovación se percibe, entonces, como significativa para los desafíos tecnológicos
de innovar continuamente para responder a las cambiantes demandas de los mercados y seguir
siendo competitivos.
Además, el ambiente empresarial para la innovación tecnológica está cambiando
 7
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

rápidamente también es más complejo, involucra sistemas plurales y múltiples fuentes de

innovación. “está abriendo espacio para un amplio rango de actores en la innovación, incluyendo
los ingenieros civiles, el sector privado y las organizaciones de la sociedad civil. El enlace del
progreso tecnológico con la innovación empresarial y los mercados, para involucrar a este diverso
conjunto de actores, se encuentra en el corazón del futuro crecimiento de la productividad.
Estos cambios enfocan la atención sobre más amplios sistemas de innovación. Con el desarrollo
de los mercados, la innovación se hace menos determinada por la ciencia (el lado de la oferta) y
más por los mercados (el lado de la demanda). Las nuevas perspectivas lideradas por la demanda
enfatizan el poder de los usuarios ya en una búsqueda de crecimiento de la empresa dentro del área
nacional que nos ayudara a realizar nuestras compras en línea acceder a los materiales mucho más
rápido para realizar unas tareas de ingeniera civil satisfaciendo nuestros clientes.

Conclusión

Al elegir una empresa como VAR TEC SAS cuya actividad es desarrollar obras civiles en el
desarrollo de la necesidad del cliente en mejoramiento de su estructuración
Conociendo esta destacada empresa hemos visto las oportunidades de emprendimiento que se
proyecta a nivel nacional a futuro.
Sus estrategias es brin un buen servicio, aunque se evidencias falencias en su información
sistemática.
 8
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Semana 5
VARTEC sistema de CRM
VARTEC es una compañía que en estos momentos depende de un solo cliente como ingreso
continuo situación que es muy peligrosa para la estabilidad de una compañía a largo plazo, por lo
cual la excelencia en la atención de nuestro cliente y la captación de nuevos clientes es primordial.
Para este ejercicio práctico hemos creado un sistema CRM orientado a ayudar a las pequeñas y
medianas empresas en la automatización e implementación tecnológica en sus interacciones con
clientes y clientes potenciales.

1. Descripción general:
VARTEC sistema de CRM es un sistema de CRM pensado para diversificar la cartera de clientes
actual de la compañía, digitalizar y automatizar los procesos internos y crear canales de
comunicación entre departamentos. Por ser una compañía pequeña que depende tanto del factor
humano para la mayoría de sus procesos implementar este sistema va a permitir aprovechar la
capacidad laboral para procesos de expansión mientras el sistema se encarga del procesamiento de
datos dando así más tiempo para la investigación e incursión en el mercado.

2. Estrategias y pilares en la empresa:

Pilares:
 Automatización: implementar un sistema que permita procesar datos y obtener conclusiones
reduciendo el factor humano en la opinión lo que haría tomar decisiones con objetividad.
 Expansión: incursionar en plataformas que actualmente no se están aprovechando para
promocionar la compañía y diversificar el portafolio de clientes.
 Integración: crear canales de comunicación entre todos los actores en el proceso de la prestación
del servicio teniendo como principal fuente la opinión del cliente.
 Organización: generar una estructura que permita potencializar de mejor manera las funciones
de cada uno de los actores en la cadena de producción entiendo las necesidades del mercado.
 9
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

 Universalidad: preparar la empresa para tener unas bases competitivas a nivel global con
procesos estandarizados y reglamentados.
 Estrategia:
 La vía que vamos a usar para que la implementación del sistema sea exitosa es crear un
ambiente en el que todos los sistemas de la compañía trabajen en pro de cumplir los estándares
requeridos por el sistema CRM implementado creando así un sentido de pertenencia por la
marca sin importar el área en la que los empleados se desempeñen.

3. Actividades y procesos:
Creación de formularios inteligentes: enlazaremos el sistema CRM a la página web para convertir
la información de cualquier cliente potencial que visite la página en un formulario de respuesta que
nos permite contactarnos con el cliente e iniciar un acercamiento con sus intereses.
Asistente virtual: disponible para generar recordatorios en cualquier actividad comercial o de
producción dentro de la organización mientras se realiza un estudio de clientes potenciales en el
mercado actual con el objetivo de mantenernos informados y prepararnos para nuevas licitaciones.
Registro virtual de satisfacción al cliente: es importante cuantificar la calidad del trabajo que se
está prestando actualmente para poder mostrar a clientes potenciales en informes corporativos
como vamos en cuestión de satisfacer la necesidades de nuestros clientes, para esto se crea una
encuesta automática que llega a la base de datos de nuestro sistema donde vamos a calificar varios
factores como, imagen de la marca, satisfacción con el trabajo terminado, satisfacción con el
profesional que desarrollo el proyecto y satisfacción con la guía y soporte durante la duración del
proyecto.
4. Funcionamiento de los módulos:
 10
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

VARTEC sistema de SCM

1. Dibujo y descripción de la cadena de suministro de la empresa.
Se debe identificar el proveedor que tenga relación calidad – precio – disponibilidad, puesto que,
las solicitudes de los servicios se hacen de un día para otro, o hasta para el mismo día, después se
necesita de un sitio para almacenar los insumos que sobran, o los insumos que se requieren para
ejecutar el servicio contratado, se realiza la venta del servicio, es decir, la aplicación de pintura, el
levantamiento del muro o el suministro de un vidrio.
 11
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

2. Descripción general de cómo sería el sistema SCM en la organización y su

funcionalidad.
Teniendo en cuenta que VARTEC es una empresa que presta servicios de ingeniería civil y obras,
la cena empe4zaria con la solicitud de la sede que requiera un servicio puntual, es decir, pintura de
un muro, instalación de un vidrio o una toma, o desmonte de algún aviso, seguiría con la logística
y la obtención del insumo o el material necesario para llevar a cabo la prestación del servicio, y la
venta seria cuando ya se haya ejecutado el servicio en la sede que contrato Colsubsidio.

3. Descripción del sistema de planificación de la cadena de suministro y su funcionalidad

en la organización.
Si se entiende que planificar es el proceso por el cual se organizan, asignan recursos y tiempo en
función de los requerimientos que provienen generalmente de procesos de pronóstico, es posible
entender lo importante que es lograr la mejor comprensión de la demanda. De esta manera, la
planificación de la demanda es el comienzo de una planificación efectiva de la cadena de
suministros, que permite obtener una visión de los requerimientos del mercado.
El pronóstico de la demanda debe ser capaz de responder a las preguntas fundamentales: qué, quién,
cuándo y cuánto; para lo cual es necesario contar con tres dimensiones fundamentales:
 12
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

• El producto: El análisis del portafolio de productos de una empresa es necesario para

obtener información sobre los distintos factores de demanda. Así también lo es para predecir las
futuras ventas de los productos, tales como: ciclo de vida, comportamiento de la demanda
(estacionalidad, ciclos, etc.), estrategia de inventarios, etc.
• El cliente: El análisis de la base de clientes en una empresa es necesario para obtener
información sobre diferentes patrones de demanda y para predecir las ventas futuras de sus
productos y servicios. Toda empresa debe poder responder a las preguntas: ¿quiénes son nuestros
clientes y donde se ubican? ¿qué tan leales son nuestros clientes? ¿cómo son sus patrones de
consumo?
• El horizonte de tiempo: El horizonte de predicción determina el número de periodos que
necesitan ser pronosticados y dependen de la interacción y madurez de otros procesos de
planificación. Este horizonte dependerá del comportamiento de la demanda, de la estabilidad o
volatilidad del mercado, y de la flexibilidad o capacidad de respuesta que tenga la organización
frente a cambios en la demanda
La funcionalidad en nuestra organización ha sido el enfoque tradicional de la cadena de suministros
de carácter logístico, en la actualidad este ha evolucionado a una visión de intermediación de
mercado. Su objetivo actual es balancear la oferta y la demanda además de garantizar que la
cantidad y variedad de productos ofertados sean los que el cliente requiere y espera en realidad.
Estas nuevas exigencias han hecho también que el proceso de planificación evolucionara y se
extendiera fuera de la empresa a fin de integrar todos los proveedores, clientes, canales de
distribución, entre otros. De tal modo que la planificación se ha hecho más compleja al involucrar
a actores que actúan en tiempo real. Y lograr mantenernos como los primeros en servicios de obras
civiles.
4. Descripción del sistema de ejecución de la cadena de suministro y sus funcionalidades.
El proveedor, es decir, la persona o empresa que vende el insumos necesarios, se escoge, en
ocasiones por necesidad y urgencia, u otras ocasiones por cercanía al punto, de tal forma, que la
selección de proveedor para materiales pequeño y en pocas cantidades no tiene una selección
detallada, y el cliente, es la sede donde Colsubsidio nos reporte la falla para atender, desde el norte
 13
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

hasta el sur de Bogotá, y sus alrededores, VARTEC presta el servicio 24 horas al día los 7 días de
las semana se presenta disponibilidad.

Cómo estos dos sistemas SCM, y CRM de información brindan crecimiento a la cadena de
valor y permiten la toma de decisiones en la organización seleccionada.
SCM y CRM, hemos visto la transformación integral y simultánea de procesos, tecnología,
estructura, información, y gente, lo que hemos denominado la transformación del capital
estructural”,
Claro, estas aplicaciones no son la panacea, ni la verdad revelada para el éxito en los negocios y
menos aún para lograr el liderazgo en una industria; de hecho, en la medida en que más empresas
implementan tales tecnologías, el umbral competitivo basado en ellas sube.

Entonces, se debe hacer más complejo el parque tecnológico alineado con la administración de la
cadena del negocio, y por ende aumentar las inversiones. Así que sea cuidadoso con lo que compra,
a quién se lo compra y con qué tipo de acuerdos de soporte y consultoría pacta a futuro. Y esto no
tiene que ver con marcas ni países de origen, sino con su flujo de caja y los costos futuros de
mantenimiento y actualización que tengan alto valor agregado, esto con el fin de aumentar su
aprovechamiento.

BENEFICIOS
Los proyectos de CRM basan sus beneficios en el aumento de la fidelidad de los clientes y la
disminución en el costo de servir, beneficios que se deben principalmente al análisis estratégico de
la información de los clientes y a la construcción de planes y estrategias de mercadeo apalancadas
en procesos y no debe verse como un proyecto de mejoramiento puntual; debe entenderse como
una cultura de administración del cliente que se basa en la estrategia y se transforma de acuerdo
con las necesidades de este y del negocio.
 14
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Además, las soluciones brindan, entre otros beneficios, la automatización de la mayoría de los
procesos de negocio que interactúan con el cliente (ventas, mercadeo y servicio), de la
organización. Algunos de los procesos son: automatización de fuerza de ventas, automatización de
servicio al cliente y soporte.
Al abarcar toda la cadena de valor, esta clase de programas ERP repercute tanto en los clientes
como en los proveedores de la empresa.
Respecto a los clientes, el programa SCM hace la labor de un Software CRM, en otras palabras,
facilita a las organizaciones la captación de nuevos clientes, así como la retención de los actuales
administrando su lealtad. La empresa poseerá más información y de mayor calidad sobre sus
clientes, por lo que podrá ejecutar acciones más segmentadas.
Respecto a los proveedores, este ERP emite automáticamente las órdenes de compra en función de
las necesidades de producción que, obviamente, irán condicionadas con los recursos disponibles
en los almacenes.
Esta tecnología también administra los inventarios, optimizando la utilización del espacio y de las
estanterías. Pero yendo todavía más lejos… en caso de que nuestra empresa disponga de varios
almacenes el Software SCM avisará de posibles desajustes posibilitando la reasignación de los
inventarios.
Las posibilidades de estos programas también llegan al área de los Recursos Humanos. Al tener
una visión global de toda la cadena de suministro se podrán repartir todas las tareas entre los
trabajadores en función de las necesidades de cada momento.
Y, finalmente, al disponerse de información calidad y en el momento oportuno se dispondrá de una
base mucho más sólida que mejorará en la toma de decisiones.
En definitiva, el software SCM aumenta la eficiencia de toda la cadena de valor, reduciendo
tiempos y costes. Por supuesto, esta reducción de costes repercutirá, a la larga, en un aumento del
beneficio.