Buenos dias para todos: agradecemos la colaboración que de parte de sus áreas se ha

prestado al memorando adjunto, enviado por la Dra. Paola Palmariny, Secretaria

General del Ministerio.

Con base en este documento, se ha programado revisión física (vía team) sobre
los archivos de sus dependencias para los días 23 y 25 de noviembre de 2020, a partir
de las 8 am. Por lo anterior, agradecemos nos envíen el correo electrónico del servidor
públicos que nos colaborara con el tema a más tardar para el próximo 13 de
noviembre de 2020, para citar la reunión virtual.

Para desarrollar la actividad, el servidor público designado, debe estar ubicado en la

Dirección Territorial y contar con un equipo de cómputo con audio y
video, cumpliendo con los protocolos establecidos por el Grupo de Seguridad y Salud
en el Trabajo para la permanencia dentro de las instalaciones de cada una de las
Direcciones Territoriales.

La actividad se desarrollará de la siguiente manera:

1. La revisión de los expedientes será de manera física (vía team) en cada una de
las áreas respectivas.
2. Toma de registro fotográfico y grabación de la evidencia.
3. Con base en el inventario documental que llevan cada una de las áreas
realizado por serie documental, se tomará una muestra aleatoria de entre 10 y
20 expedientes
4. Dichos expedientes deben contar con rotulación (formato del SIG), legajado
completo, foliación completa y al día, Hoja de Control (para aquellos
posteriores a marzo 19 de 2019) diligenciada de manera correcta, retiro de
ganchos de cosedora y ganchos clip.

Cordial Saludo

Diana Rocío Castiblanco V.

Coordinadora
Grupo de Administración Documental
Ministerio del Trabajo
carrera 14 No. 99 33 Piso 6, 7 10, 11, 12 y 13
Ext 11545
Gestor documental: https://172.20.43.62:9444/ProcessPortal/login.jsp