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GUÍA DEL PROCESO DE VENTAS DE EVENTOS PROPIOS

F2F MÉXICO

Partiremos de la siguiente ilustración que representa el proceso de ventas mediante un embudo, ya que la idea de que
todas las ventas empiezan con un gran número de clientes potenciales y terminan con un número mucho menor de
personas que finalmente terminan comprando nuestros eventos.

Un embudo de ventas sano te ayuda a conseguir prospectos calificados, agiliza tu ciclo de ventas, aumenta tus cierres y te
ayuda a ahorrar tiempo.
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FASE 1 PROSPECTOS DE CLIENTES

Primer contacto e identificar al interlocutor adecuado.

1. Investigación de clientes potenciales.

Generar una base de prospectos calificados mediante otras exposiciones del sector, contactos, referidos, redes sociales,
Asociaciones de la industria.

2. Crear un perfil del cliente.

 De acuerdo a su giro, tamaño de empresa, quiénes son sus clientes, participación en otras Expos y tamaño de
stand.
 Buscar contacto con toma de decisión para participar en un evento (Gerente de mkt, de ventas, comercial, director
general, propietario).

Esta información nos ayudará a crear un mensaje personalizado e identificar el tamaño de la oportunidad.

3. Categoriza a tus clientes potenciales.

Crea un plan de contactos clasificando el comportamiento de los mismos como Frío (azul), Tibio (amarillo), Caliente
(naranja) y Urgente (rojo), con la finalidad de priorizar contactos, agendar llamadas y retomar clientes más adelante.
Agregar a BDD para que reciban newsletter pertinente.

FASE 2 IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES

Visión de la solución, del contacto clave y de su poder de compra.

Compramos lo que necesitamos, por lo que debemos descubrir si las necesidades del prospecto coinciden con lo que
nuestra propuesta de valor les ayudará a lograr y la mejor forma de saberlo es generando preguntas efectivas:
 ¿Cuáles son tus metas comerciales a corto plazo? ¿A largo plazo?
 ¿A qué asociaciones comerciales o industria estás afiliado?
 ¿Qué beneficios es lo que buscas en las exposiciones en las que participas?
 ¿Qué te gustaría cambiar de los eventos?
 ¿Cuáles son tus criterios para participar en una nueva Expo? (precio, alcance, antigüedad del evento, organismos
de apoyo, publicidad, credibilidad).
 ¿Qué es lo que buscas en una relación con un proveedor de eventos?
 Si no nos permiten realizar preguntas ¿Cuál sería el mejor momento para volver a comunicarme contigo?

Las respuestas obtenidas nos ayudarán a entender, identificar y lo más importante, determinar y abordar las necesidades
reales de los prospectos.

No siempre vamos a obtener respuesta de un prospecto al primer punto de contacto, pero debemos ir generando confianza,
seguridad y relaciones estrechas con los clientes potenciales.
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FASE 3 DIAGNÓSTICO
Razón del problema, diferencia del producto y acuerdo de solución

Un negocio debe dirigir sus esfuerzos en cubrir, satisfacer y rebasar las expectativas y necesidades de sus clientes.
Los mejores vendedores son contadores de historias.

Por lo que en este punto debemos ayudar a nuestro cliente potencial a descubrir nuestra oferta única de valor y a generar
un sentido de necesidad para adquirir nuestro evento mostrándole:
 Características del evento
 Foros paralelos
 Conocer las líneas de venta (stands, patrocinios, eventos paralelos)
 Organismos de apoyo
 Difusión
 Beneficios
 Oportunidades
 Experiencias
 Para realizar un intercambio: Analizar que ambas partes se beneficien. Que genere un ahorro, es decir que supla
una necesidad del evento en lo que de otra manera habría que invertir. Que sean marcas ancla que generen más
venta de stands.

La fórmula por excelencia para despertar el interés de nuestros clientes potenciales es mediante una secuencia de correos
electrónicos (como apoyo y evidencia), llamadas y seguimiento puntual (de acuerdo al interés se prioriza y agendan
llamadas), así como escribir detalles de conversaciones pasadas. Todo ello nos permitirá tener argumentos para la
propuesta y para el cierre, o bien, para abandonar el proceso.

FASE 4 PROCESO DE DECISIÓN

Entrevista con CEO, presentación de solución, mostrar beneficios, ROI (retorno de inversión) y diferencia de competidor.

En esta fase la dificultad aumenta, cuando el cliente potencial reflexiona sobre las opciones y beneficios que representa
nuestro evento, pero también manifestará objeciones, complicaciones o preocupaciones sobre la compra, por lo que se
sugiere:
 Ser empático y escuchar las preocupaciones del cliente.
 Entender sus problemas.
 Superar sus objeciones.
 Nuestro prospecto no solo estará evaluando nuestro evento si no también buscará otras opciones.
 Es clave guiar y acompañar al cliente potencial con todas sus dudas.
 Ayuda al cliente a tomar una mejor decisión, esto generará confianza y tomarás un rol consultivo.
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Objeciones más comunes:

 Precio: pueden venir de prospectos que realmente están interesados en adquirir un stand por lo que se debe hacer
hincapié en el gran valor que ofrece el evento, en demostrar el ROI (retorno de inversión).

 Sin presupuesto: Podría no ser lo suficientemente grande o no estar generando los ingresos necesarios para poder
participar. Determina cómo puedes ayudar a que la empresa llegue al estado ideal en el que pueda adquirir un
stand (plan de pagos, descuentos y paquetes creativos previa autorización). Convéncelos de que el evento es una
prioridad para ellos en este momento y que la inversión vale la pena.

 Asignado el presupuesto en otros eventos: Ayuda al prospecto a recibir más presupuesto por parte de los
directivos (o si es el caso con su corporativo) o bien programa una llamada de seguimiento para cuando logre
obtener más financiación. Es excelente que el prospecto ya participe en eventos de la competencia debido a que
identificó una necesidad y una solución, no habrá que ocuparse en educar sino en comunicar las ventajas de
nuestro evento.

FASE 5 ACUERDOS
Condiciones, contrato y propuesta económica.

El momento idóneo para el cierre de la venta es cuando la motivación está en su punto máximo y pudo encontrar el cliente
potencial respuestas a todas sus preguntas.

Para el cierre debemos:

 Asegurar que la información está clara.
 Requerir documentación (Solicitud de espacio, Contrato de arrendamiento, Logotipos para ser anunciados,
Manual del expositor).
 Forma y acuerdo de pago.
 Suscribir a la BDD de vendidos para que reciban newsletter pertinente.

FASE 6 CIERRE
Firma y cierre, plan piloto y consenso de usuarios.

Aquí culmina la labor de ventas, se cierra la negociación, se logra la compra.

Los tratos cerrados NUNCA deben ser el final de las interacciones con nuestros clientes. El equipo de ventas debe
aprovechar todas las oportunidades para crear relaciones estrechas con los clientes. También es clave mantener el
contacto, pedir referencias y fidelizar a los clientes con el evento al grado de “evangelizar”, es decir impulsar las
recomendaciones de nuestros clientes satisfechos a otros potenciales compradores.

PREGUNTAS FRECUENTES
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 Debemos manejar toda la información del evento como: qué incluye la contratación del stand, foros paralelos,
patrocinios, fechas de montaje, evento, desmontaje, formatos del Manual del expositor, acuerdos con proveedores
que pudieran requerir los expositores, etc.

 ¿Cómo me aseguras el ROI (retorno de inversión)?

Los resultados de los eventos son medibles y cuantificables de acuerdo a los objetivos que se plantee (generación de
ventas, incrementar la base de datos, énfasis en la imagen corporativa, contratar a nuevos distribuidores, fortalecer
relaciones con los clientes).
Somos un canal de comunicación efectiva, con atención al cliente-visitante cara a cara lo que permite al expositor lograr
negocios que posiblemente ni en varios meses de visitas a otras empresas hubiera conseguido.

 ¿Me entregarás la base de visitantes?

De acuerdo a la ley de protección de datos no podemos entregar la información de los clientes previa autorización, por lo
que le sugerimos generar fichas de contacto para recabar la información de los compradores potenciales que reciba en su
stand.

 Al ser primera edición los resultados son impredecibles.

Como organizadores sabemos que conlleva cierto riesgo el participar en una primera edición, sin embargo al evaluar que
contamos con la experiencia, que estamos avalados por las asociaciones, que organizamos foros especializados y
programas académicos de gran nivel y con contenido de valor, que nuestras estrategias de comunicación están enfocadas
en el perfil del visitante (mercado meta), y que con la suma de todos estos esfuerzos el resultado será atraer a los
profesionales con capacidad de compra y toma de decisiones, entonces podemos garantizar que el evento será todo un
éxito (ideal para la obtención de sus resultados planteados).

 ¿Por qué participar en tu evento en medio de esta crisis?

1. Las exposiciones comerciales son herramientas de REACTIVACIÓN ECONÓMICA para tu empresa. Son una
herramienta estratégica para la aceleración de tus ventas en tiempos de resiliencia empresarial.
2. Los grandes negocios se cierran en grandes exposiciones. Aunque el consumo de medios digitales crece
exponencialmente, el valor del contacto directo y los negocios cara a cara no cambia. El contacto personal que
generas con clientes y prospectos en las exposiciones comerciales es una herramienta de negocios insustituible
para cerrar ventas o mejorar tus relaciones comerciales.
3. Las exposiciones regionales se proyectan al mundo mediante medios y plataformas digitales. La nueva
normalidad cambió el paradigma de las exposiciones globales. Las exposiciones comerciales mantienen su
influencia geográfica regional, al mismo tiempo que proyectan un alcance mundial complementándose con las
plataformas digitales.
4. Cuida la salud de tus colaboradores y clientes asistiendo a exposiciones con protocolos de salud garantizados.
Conoce los protocolos y buenas prácticas sanitarias probadas e incorporadas por nuestro evento y el International
Convention Center ICC.

• Existe mucha incertidumbre si para la fecha en la que se realizará el evento, éste se podrá llevar a cabo.