La base de todo sistema de costos lo constituyen las respectivas fichas,
donde deben registrarse ordenadamente la incidencia de los elementos del Costo en total o por departamentos. Al prepararse estas fichas para cada producto, mostrará el costo estimado de ese producto en el periodo. La forma comprenderá una sección para cada elemento del costo para el cálculo y la revisión. La sección de materiales comprenderá tanto las unidades necesarias para fabricar como lo que se espera utilizar, la calidad y el precio. La sección de mano de obra tendrá las operaciones de trabajo, el tiempo a emplearse y el salario por cada unidad. La sección de gastos indirectos deberá tener las cuotas normales por horas hombres computadas. La ficha de costo estimado debe basarse en un análisis completo de la producción. La aplicación de los costos estimados a las fichas será, conforme avance la producción. Las fichas se encuentran vinculadas a la acumulación que tienen lugar en cuentas representativas de los productos elaborados y en proceso de fabricación, puesto que conforme se ven estos rubros se contabilizan a los costos estimados. Por eso, mientras más detallados y precisos sean, las especificaciones de estas fichas, mejor será la exactitud que proporcionará la aplicación de este sistema de costos especialmente si se lleva debida cuenta de la producción física. Durante el periodo de costo, los costos reales registraos en sus elementos se llevan normalmente a sus cuentas respectivas. Al final del periodo tenemos pues una forma de comparación entre las inversiones efectuadas y las estimaciones que se efectuaron.