Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
SEMINARIO
TRABAJO FINAL
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN:
INTRODUCCION.
1.4 SANATORIO…………………………………………………………………………...…17
1.4.1 DEFINICIÓN DE SANATORIO……………………………………………………17
1.4.2 A N T E C E D E N T E S … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 1 8
1.4.3 OBJETIVOS DEL SANATORIO……………………………………..…19
1.4.4 CARACTERÍSTICAS DE UN SANATORIO…………………………...20
2.2 ORGANIGRAMA……………………………………………………………...34
2 .2 .1 C O N C E P T O … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 3 5
2 . 2 . 2 F U N C IO N E S… … …… …… … …… …… … …… …… … …… …… … … . 35
2 . 2 . 3 R E Q U I S I T O S… … …… …… … …… …… … …… …… … …… …… … …3 6
2.2.4 CLASIFICACIÓN………………………………………………………..37
2.5 DIAGRAMAS………………………………………………………………..58
2.5.1 SIMBOLOGÍA DE LOS DIAGRAMAS …………………………….59
2.5.2 R E G L A S P A R A E S T R U C T U R A R U N D I A G R A M A … … … … … . . 6 1
3.2 P A Q U E T E C O N T A B L E … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … 6 3
3.2.1 DESCRIPCION DEL SISTEMA………………………………….63
3.6 I N S T R U C T I V O S Y F O R M A S … … … … … … … … … … … … … … … … . . 7 5
3.6.1 INSTRUCTIVOS…………………………………………………….75
3.6.2 FORMAS……………………………………………………………..76
CONCLUSIONES……………………………………………………………………………………….218
GLOSARIO………………………………………………………………………………………………219
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………………………………..221
DEDICATORIAS
AL IPN
Por ser un instituto de los de mayor prestigio y haberme permitido formar parte del mismo,
por exigir lo mejor de cada uno de sus miembros para que puedan brindarnos como
estudiantes lo mejor de ellos y por la calidad que envuelve a todas sus escuelas.
A LA ESCA
Primeramente por ofrecernos la carrera de Contaduría Pública y permitirnos ser parte de
una generación más de triunfadores para el país, en su tarea por formar gente profesional,
con calidad humana, con valores firmes, así mismo, por tener una planta docente de primer
nivel y por haber sido mi casa durante el desarrollo de mis estudios y por permitirme seguir
cerca de ella al siempre tener sus puertas abiertas.
A MIS PROFESORES
Por compartir con nosotros sus experiencias tanto profesionales como humanas, por
reafirmar nuestros valores, por enseñarnos lo que es el esfuerzo, por sus exigencias, pero
sobre todo y lo más valioso por transmitirnos eso que no se paga con nada “el
conocimiento”, gracias.
INTRODUCCIÓN
Los años ochenta en nuestro país se presentaron como una época difícil sobre todo con
respecto a los cambios suscitados en materia económica; una de las mayores
preocupaciones era la deuda externa y la creciente inflación. A finales de 1983 se inició una
política relativa a un cambio en la participación estatal. El cambio se centró en dos factores
importantes: la reducción del tamaño del Estado y el paso a un Estado propietario de
empresas a un Estado promotor de bienestar social.
En esa década, el apoyo a los servicios de salud se restringió gradualmente. Por ejemplo,
los presupuestos per cápita del IMSS y del ISSSTE fueron 44 por ciento más bajos que en
1983; y en la Secretaría de salud fue de 50 por ciento menos que en 1985. La consecuencia
inmediata de esta reducción se observó en la desvalorización de las instituciones de salud,
bajos salarios de los trabajadores, restricciones en la compra de equipo y mayor cobertura
de la población atendida sin aumento de recursos, así como en un cuestionamiento sobre el
prestigio médico y social a estas instituciones La tendencia política y económica era
disminuir la intervención del Estado en ciertos rubros entre ellos el sector salud por lo que
las reformas al Sector Salud se basan en un estrategia neoliberal que dirige las necesidades
en salud a ser cubiertas por los individuos, la familia o el mercado, por lo que al Estado sólo
corresponde impulsar dichos servicios pero no financiarlos. De ahí que se de margen a los
Sanatorios Privados o Clínicas Particulares como empresas de capital privado en el ramo
de los servicios, que necesitan una adecuada administración, organización e implantación
de control interno y sistema contable que les permita operar adecuadamente.
En el primer capítulo hacemos una breve introducción referente al término de empresa, sus
objetivos, clasificación, en donde podemos localizar la ubicación del Sanatorio como una
empresa de Servicios con objetivos y características específicas.
Según Zoilo Pallares, Diego Romero y Manuel Herrera, en su libro "Hacer Empresa: Un
Reto", la empresa es considerada como "un sistema dentro del cual una persona o grupo de
personas desarrollan un conjunto de actividades encaminadas a la producción y/o
distribución de bienes y/o servicios, enmarcados en un objeto social determinado".
Desde el punto de vista del escritor Lair Ribeiro, en su obra "Generar Beneficios", define
que la empresa es "solo una conversación, un diálogo que existe y se perpetúa a través del
lenguaje usado por quienes la componen". Este concepto se apoya en la afirmación de
Rafael Echeverría, autor del libro "Ontología del Lenguaje", donde menciona que las
organizaciones son fenómenos lingüísticos "unidades construidas a partir de conversaciones
específicas que están basadas en la capacidad de los seres humanos para efectuar
compromisos mutuos cuando se comunican entre sí. Por tanto, una empresa es una red
estable de conversaciones. Si se quiere comprender una empresa, se debe examinar las
conversaciones que la constituyeron en el pasado y las que la constituyen en la actualidad".
En ese sentido, según Lair Ribeiro, si una empresa "cambia de localización, de producto o
de personal sin cambiar de conversación, la misma empresa subsiste. La empresa solo
cambiará cuando cambie su estructura conversacional.
“Organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de
recursos (financieros, materiales, tecnológicos y humanos) para lograr determinados
objetivos, como la satisfacción de una necesidad o deseo de su mercado con la finalidad de
11
lucrar o no; y que es construida a partir de conversaciones específicas basadas en
compromisos mutuos entre las personas que la conforman.
La finalidad de todo ente económico es definida como los resultados que se desean
alcanzar o los propósitos hacia los cuales dirige su comportamiento una organización o
empresa; la cual al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida del ser
humano, necesita un patrón deseable que le permita satisfacer las necesidades del medio
en que actúa, fijándose así los objetivos empresariales que se clasifican de forma general
en:
1. De servicios
2. Social
3. Económico
1. De Servicios.- Toda compañía tiene diferentes objetivos o fines entre los cuales uno
muy fundamental es el de servicios el cual corresponde a la misión de la compañía, que
representa la declaración fundamental de propósitos de la empresa, definiendo el lugar
dentro del entorno en el cual se sitúa la organización, es decir, quiénes somos, qué
hacemos y hacia dónde nos dirigimos.
2. Social.- La empresa, además de ser una entidad económica, es un grupo social. Está
formada por hombres y para hombres. Está insertada en la sociedad a la que sirve y no
puede permanecer ajena a ella. La sociedad le proporciona la paz y el orden garantizados
por la ley y el poder público; la fuerza de trabajo y el mercado de consumidores; la
educación de sus obreros, técnicos y directivos; los medios de comunicación y la llamada
infraestructura económica. La empresa recibe mucho de la sociedad y existe entre ambas
una interdependencia inevitable. Es ésta la razón por la que Darwin Córdoba Flores
escribe “No puede decirse que las finalidades económicas de la empresa están por encima
de sus finalidades sociales. Ambas están también indisolublemente ligadas entre sí y se
debe tratar de alcanzar unas, sin detrimento o aplazamiento de las otras”.
12
3. Económico.- Las organizaciones son una unidad de producción que tiene como objetivo
económico el lograr beneficios monetarios, ya que en esencia es un grupo humano, al que
unos hombres le aportan capital, otros, trabajo y, otros más, dirección.
Las finalidades económicas para su estudio son divididas a su vez de la siguiente manera:
Las entidades a través de la historia han sufrido grandes cambios, debido al desarrollo
continuo del mundo de los negocios, el cual va cambiando de acuerdo a las necesidades
sociales y de mercado que se van presentando en el desarrollo de las economías, motivo
por el cual es necesario agruparlas con el fin de facilitar su estudio e identificación, de ahí
que se clasifiquen de diferentes formas como se menciona a continuación:
1.- POR SECTORES ECONÓMICOS.- Las empresas como parte activa del mercado y de
la producción de bienes y servicios constituyen una parte fundamental de la economía,
razón por la que es necesario analizarlas y para facilitar su estudio se les ha agrupado
de acuerdo a la actividad económica que desarrollan o también nombrada giro, como se
describe a continuación:
a) Extractivas
b) Servicios
c) Comercial
d) Agropecuaria
e) Industrial
13
a) Extractivas.- Son las empresas dedicadas básicamente a explotar los recursos
naturales.
Ejemplo: Organizaciones pesqueras, madereras, petroleras, las dedicadas a la
extracción de minerales o metales preciosos.
b) Servicios.- En este rubro se clasifican los entes cuyo objeto es brindar un servicio a
clientes o a la comunidad.
Ejemplo: Sanatorios, salones de belleza, los cines, las compañías dedicadas al
transporte de bienes o personas, Firmas de Consultores, Auditores, Contadores,
Arquitectos, Abogados, Diseñadores, etc.
e) Industrial.- todas aquellas que tienen como fin elaborar o convertir materias primas,
productos semi-elaborados y productos terminados, con la finalidad de tranzarlos en
el mercado nacional o internacional y dentro de estas tenemos: Empresas que
producen bienes de producción, estas tienen como fin satisfacer la demanda de
empresas de consumo final, y Empresas que producen bienes de consumo final, las
que se alimentan de las empresas que producen bienes de producción.
Ejemplo: Grupo Chocolate Ibarra, Compañía Industrial de Parras S.A. de C.V.
(Telas Parras) (CIPSA), Derivados Acrílicos, S.A. de C.V., Laboratorios Le Roy,
S.A. de C.V. , Grupo CEMEX.
2.- POR SU TAMAÑO.- Si nos basamos en las características de la empresa, tales como
el volumen de trabajadores, la cantidad de capital aportado y los ingresos que percibe las
podemos clasificar en:
a) Grande
b) Mediana
c) Pequeña
14
a) Grande.- Su constitución se soporta en grandes cantidades de capital, un gran
número de trabajadores y el volumen de ingresos al año, su número de trabajadores
excede a 100 personas.
Ejemplo: Grupo Garci-Crespo, Grupo Herdez, Grupo Parisina, Grupo Cruz Azul,
Avon Cosmetics, Grupo Bacardi, Cinemex, Colgate.
a) Publico
b) Privado
c) Economía Mixta
b) Privado.- Son aquellas empresas donde el origen del capital proviene de particulares.
Ejemplo: Grupo Bimbo, Corporación Durango (Papelera), Grupo Yoli.
a) Multinacionales
b) Grupos Económicos
c) Nacionales
15
a) Multinacionales.- En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en
diferentes países del mundo
Ejemplo: Coca-Cola, Microsoft, McDonald.
b) Grupos Económicos.- Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen
al mismo grupo de personas o dueños.
Ejemplo: Grupo Modelo, Grupo Quaker State, Grupo Comex.
a) Individuales
b) Unipersonales
c) Sociedades
a) Individuales.- Su dueño es la empresa, por lo general es él solo quien tiene el peso del
negocio.
6.- POR LA FUNCIÓN SOCIAL.- Al centrarnos en el fin con el cual se constituyen las
empresas, tales como necesidades de un grupo de personas y objetivos monetarios,
obtenemos la siguiente agrupación:
16
b) Trabajo Asociado.- Grupo organizado como empresa para beneficio de los
integrantes.
Ejemplo: Sociedad de Padres de Familia de las Escuelas Primarias o
Secundarias, Sociedades de Colonos de una comunidad en beneficio de la
seguridad o de compra de bienes o alimentos para vecinos.
c) Sin Ánimo de Lucro.- Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas
es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.
Ejemplo: Asociación a Favor de lo Mejor, A.C., Fundación Grupo Modelo, A.C.,
Asociación Civil Zoe, Reforestamos México,A.C.
d) Economía Solidaria.- En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a
que actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su
familia.
Ejemplo: Cooperativa Caja Popular Puerto Vallarta, S.C.L., Cooperativa Mexicana
de Transportes y Servicios, S.C.L., Cooperativa La Cruz Azul, S.C.L, Sociedad
Cooperativa Trabajadores de Pascual, S.C.L.
1.4 SANATORIO
La asistencia médica que se brinda en ella representa todo el cúmulo de actividades que se
orientan a reparar la salud, en el menor tiempo posible; reflejando así mayores beneficios
para todos tanto para las personas que requieren el servicio, como para aquellos que los
que lo brindan.
La necesidad de las comunidades por conservar la salud de sus seres queridos buscando
una mayor calidad y rapidez en el servicio que el ofrecido por la unidades gubernamentales
de salud, ha originado la creación de organizaciones dedicadas a la atención de
enfermedades definidas como: Centros sanitarios habilitados para la estancia y atención de
enfermos que necesitan someterse a tratamientos médicos o quirúrgicos, que tienen como
fin fundamental el realizar un negocio redituable, a través de proporcionar atención a la
salud de quienes acceden a él; llamados sanatorios, cuya característica principal es que
están constituidos con capital privado.
17
1.4.2 ANTECEDENTES
A comienzos del siglo XX, al enfermar un sujeto de las muchas afecciones sencillas que
ocurren en la vida de un ser humano –se dice que el 85% de los casos los padecimientos
son sencillos y sencilla debe ser la curación--, la primera medida que en casa se tomaba era
el hacer que el enfermo guardara reposo en cama. Ya fuera que el paciente tuviera fiebre o
dolor ésta era la primera medida aconsejable. No era raro entonces que la atención del
médico ocurriera visitando la casa del paciente para ahí atenderle. Al consultorio los
pacientes asistían principalmente para afecciones crónicas, que sencillas o no mantenían al
enfermo ambulatorio.
Los hospitales en México, en los siglos anteriores, se utilizaban solo para enfermedades
muy graves, casi terminales y esa era la razón del miedo a asistir a estos centros. Otra
razón en esos tiempos de la asistencia a hospitales públicos, de caridad, fue la atención a
sujetos sin casa, que en ocasiones entraban para ser asistidos en su alimentación o por
dolencias muy especiales como los nosocomios para leprosos o enfermos mentales.
El internar a enfermos en hospitales se propició por los avances de la cirugía. Así, tanto en
el siglo XIX como en la primera mitad del siglo XX la mayoría de los internamientos en
hospitales fue motivada por la necesidad de sufrir una intervención quirúrgica. Pocos eran
hasta entonces los pacientes que requerían internamiento en hospitales por problemas que
requirieran la atención de un internista.
En la segunda mitad del siglo XX esta tendencia de internamiento por la necesidad de actos
quirúrgicos se mantuvo, aunque se inició la costumbre de internar enfermos para realizar
pruebas de diagnóstico o para tratamientos médicos que aunque sin requerir maniobras de
cirugía requirieran para el paciente de los numerosos implementos que la medicina moderna
utiliza para el diagnóstico y tratamiento, que desde entonces han aumentado y que solo se
encuentran en el hospital moderno.
El nosocomio de fines del siglo XIX y el de la primera mitad del XX fue llamado sanatorio, es
decir el sitio donde un sujeto ingresa para recibir atención a su salud perdida. En la
actualidad es importante señalar que la organización de estos sanatorios no es igual a la de
los modernos hospitales. La estructura de organización de estos últimos tiene peculiaridades
que aseguran criterios uniformes de procedimientos de diagnóstico y tratamiento, lo cual
consigue una calidad uniforme de la atención médica.
18
En el sistema privado cuyo objetivo es primordialmente comerciar servicios de salud
permanece en la mayoría el concepto de sanatorio, tal como existió a principios del siglo XX.
Como toda compañía en los sanatorios también se establecen los fines específicos o
metas para los cuales se constituyó como se detallan a continuación:
1. Objetivos Generales
2. Objetivos basados en la función Asistencial
3. Objetivos basados en la Función Administrativa
2.- Objetivos basados en la función Asistencial.- Como parte primordial de las metas de la
prestación de servicios médicos se encuentra la eficiencia en la atención a los pacientes
que requieren de atención médica y para lograrlo necesitamos lograr los siguientes
objetivos:
19
9 Proporcionar a nuestros pacientes, clientes, usuarios la mejor asistencia de
enfermería posible, en función de los recursos disponibles, teniendo en
cuenta los aspectos biopsicosociales de cada usuario.
9 Lograr la internación conjunta, visitas con más rango horario y la presencia
del padre en el parto.
9 Establecer y mantener cinco estándares de calidad globales a la atención de
enfermería, tres estándares de calidad específicos para la atención de
Enfermería en cada unidad.
9 Diseñar una pagina en Internet del Sanatorio, para que los usuarios puedan
ingresar a ella fácilmente y conocer en forma virtual la estructura del mismo,
resolver sus dudas en línea y otorgarles citas para cada especialidad.
9 Establecer un Proceso de Atención de Enfermería (P.A.E.) común para todas
las unidades de hospitalización y lograr que el 100% del personal de
enfermería aplique dicho Proceso.
Las empresas como parte de un mercado específico con relación a su giro tienen
cualidades propias que las distinguen de las demás compañías, en el caso de las
organizaciones prestadoras de servicios de salud privadas son las siguientes:
20
1. Diversidad de procesos y actividades.- Los sanatorios son organizaciones que cuentan
con muchos procesos y actividades ; ya que junto a los procesos principales de atender la
demanda asistencial, investigar y desarrollar sus servicios y formar y desarrollar
profesionales, encontramos otros de soporte, pero imprescindibles y que pueden ser
considerados más importantes por los pacientes o tener más recursos asignados , como
son disponer de servicios de internamiento, gestionar pacientes (sus flujos en el sanatorio) y
gestionar recursos ( disponer de información, de infraestructura).
21
CAPITULO 2
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en
un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los
esfuerzos del personal operativo”. (3)
22
Analizando los conceptos anteriores, podemos decir que el Manual de Organización:
“Es un documento escrito normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo
o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales
establecidas en el Reglamento de una Organización”
9 Constituye una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades,
pueden clasificarse como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las
actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los
procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
Cuando nosotros como parte de una organización, no tenemos ningún tipo de manual y
tomamos la decisión de implementar uno, no sabemos si realmente será de utilidad por ello
en nuestra investigación decidimos exponer algunas de las ventajas que nos brinda esta
herramienta administrativa.
(1)Graham Kellog, M. PREPARACION DEL MANUAL DE OFICINA. Estudios de investigación nº 36. Barcelona. Editorial
Reverté. 1962. Pag. 70
(2) Terry G. R. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN. – México : CECSA, 197. –163. 2. Ibidem . P. 190. Hicks, H.G.
Administración. – 2ª ed. – México : CECSA, 1987
(3) Continolo, G. EL ARCHIVO EN LA ORGANIZACIÓN MODERNA. La Habana: Centro de Información Científico Técnica,
Universidad de La Habana, 1973. 259 p.
23
2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento,
sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través
del tiempo, un ejemplo de esto sería establecer una política interna en que se les
haga un examen antidoping a todo personal que tenga algún contacto con
medicamentos controlados, para evitar un mal uso de está materia prima para el
sanatorio y si surge algún inconveniente respecto a una situación de está índole
plasmar el la política que como se va a proceder en cuanto a la persona que incurrió
en la falta.
3. Otro aspecto importante es que los manuales nos sirven para clarifican la acción a
seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden
surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o
ejecución, por ejemplo; en nuestro Manual hay una política en la que se indica que
hacer en una situación de emergencia como un temblor o incendio, que es lo que se
debe de hacer, quienes son los encargados de llevar a cabo las acciones pertinentes
de evacuación y auxilio, etc.
5. Otro de los propósitos al crear un manual, es que Sirven para ayudar a que la
organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un
sistema, esta ventaja nos permite a establecer parámetros necesarios que ayudarán
a alcanzar los objetivos de la organización con el manejo efectivo del manual, por
ejemplo; Optimizar los recursos en el área de enfermería en el que se lleva la política
en el estricto control de los insumos que se ocupan para la atención médica básica,
los recursos económicos asignados a está área son cantidades significativas,
aunque el costo de los insumos es mínimo, pero por la cantidad de material utilizado
es recurrente, esto propicia a que el costo de uso sea significativo, significando así la
importancia de la política que nos ayuda a alcanzar un objetivo que es el no de tener
perdidas económicas por desperdicio de material.
6. Otro beneficio de suma importancia es que los manuales, son un elemento cuyo
contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo, como se ha venido
mencionado la organización es un ente cambiante y por lo tanto se van adecuando
los procedimientos y políticas de acuerdo a las necesidades de la organización.
7. Por otro lado los manuales Facilitan el control por parte de los supervisores de las
tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los
actos delegados; por ejemplo en el manual se establece la función de los servicios
médicos.
24
9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían
ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
12. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan
en procedimientos homogéneos y metódicos.
Una vez que examinamos las ventajas de la utilización del nuestras guías documentales,
debemos tomar en cuenta que como toda herramienta administrativa es susceptible a tener
errores y limitaciones si se decide implementar se le debe de dedicar el tiempo y atención
necesaria los principales puntos clave de error y limitación para hacer un útil manual de
procedimientos son:
4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean
útiles y suficientemente flexibles, nos quiere decir que en la mayoría de los casos
quien hace los manuales es alguien del departamento de administración o recursos
humanos, y en el caso de nuestro sanatorio el describir exactamente las funciones
de un especialista como un obstetra para alguien con pocos conocimientos en esta
rama es difícil establecer las funciones especificas, las obligaciones y procedimientos
25
a seguir por este especialista, y por lo mismo cuando elabora las políticas no tiene la
visión para prever los factores que afectarán al ejercicio de la practica del obstetra .
2.1.4 CLASIFICACIÓN
Dentro de lo que son los manuales de Organización hay diversos tipos , los cuales son
clasificados de la siguiente forma:
1. Por su contenido.
2. Por su función específica.
1. Por su contenido.-Se lleva a cabo está agrupación basada en el tipo de información que
conforma el manual y se divide dependiendo las características expresadas en ellos.,
dentro de este tipo tenemos los siguientes:
a) Manual de Historia
b) Manual de organización
c) Manual de políticas
d) Manual de procedimientos
e) Manual de contenido múltiple
26
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:
Producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
2.- Por su función específica.- Esta clasificación se refiere a una función operacional
específica, es decir como es el funcionamiento de cada departamento o área dentro de una
organización en especifico, por las necesidades de la empresa y el departamento ya que
requieren de manera mas precisa el detalle del funcionamiento de cada área y operación por
la complejidad con que se maneja el departamento.
Estos manuales se refieren a una función operacional específica a tratar. Dentro de este
apartado puede haber los siguientes manuales:
a) Manual de producción
b) Manual de compras.
c) Manual de ventas
d) Manual de Finanzas
e) Manual de contabilidad
f) Manual de crédito y cobranzas
g) Manual de personal
h) Manual técnico
i) Manual de adiestramiento o instructivo
b) Manual de compras.- El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir
el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que
afectan sus actividades.
c) Manual de ventas.- Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas
de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.) Al personal de ventas es necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones cotidianas.
27
d) Manual de Finanzas.- Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras
en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones
específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero,
protección de bienes y suministro de información financiera.
h) Manual técnico.- Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional
determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad
administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal
interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria
administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como
fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de
asesoría.
Para poder estructurar un manual hay elementos básicos, los que más interesan son los que
serán objeto de consulta y que se encontrarán ubicados en lo que se denomina “cuerpo
Principal” en el se establecen de manera general funciones, normas, instrucciones,
procedimientos, lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del tipo de manual de que se
trate.
28
En primer lugar comenzará el texto con una sección denominada “contenido”, donde se
enunciarán las partes o secciones integrantes del manual.
Esta sección será seguida de un “índice” en el que, al igual que todos en el texto, se indicará
el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un índice numérico, cuyo
ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual.
Pero también puede existir un índice temático, en el que los temas se presentan ordenados
alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo general, el índice
temático se ubica como última sección del manual.
La cuarta sección contendrá la “instrucciones para el uso del manual”. Esto es, explicará de
que manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien
en que forma se actualizarán las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y
reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a
cubrir.
La quinta sección es el “cuerpo principal”; es la parte más importante y la verdadera razón
del manual. (4)
Para poder estructurar nuestro manual encontramos que es necesarios que tenga varios
rubros estos nos van a mostrar como esta constituida la organización y sus características,
por ello es necesario tener todos los elementos para que se cumpla el propósito de realizar
un manual de organización. Como partes integrantes de dicha guía podemos desglosar las
siguientes:
a) Identificación
b) Contenido
c) Objetivo del manual
d) Objetivos y políticas de la organización
e) Jerarquía
f) Autoridad
g) Control
h) Misiones y Funciones
i) Atribuciones
j) Delegación
k) Reemplazo
l) Información
m) Relaciones
n) Responsabilidades
o) Organigramas
p) Régimen de autorizaciones
q) Presentación
(4) “COMO HACER EL MANUAL DE CALIDAD”, según ISO 9001 2000,5ta Edición, Ed. Fundación Café Metal Pag. 223-
236
29
a) Identificación.- La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de
Organización la cuál da a conocer los datos más elementales como son:
En los recuadros siguientes se incluyen, aparte de los datos de la portada, las firmas de
quien elabora, aprueba y valida el documento.
(1) Enunciar el puesto del Titular de la Unidad Administrativa, así como su nombre y firma
de elaboración del documento.
(2) Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia correspondiente. Cuando sea el
caso de una Entidad, sólo se contempla un apartado donde se anota el nombre y firma del
Titular del organismo, el cual elabora y aprueba.
30
9 Introducción.-Se refiere a la presentación que el titular de la Unidad Administrativa
dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y
propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. Además, incluye
información sobre el ámbito de competencia de la organización que se trata, cómo se
usará, y cuando se harán las revisiones y actualizaciones. La redacción deberá ser
concisa, clara y comprensible y habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas.
31
9 Marco Jurídico – Administrativo.- En este capitulo se relacionan los principales
ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la
entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Formalmente, los
ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en forma enunciativa,
sin incluir textos explicativos adicionales. Se deberán ordenar y jerarquizar los
documentos jurídicos – administrativos vigentes, en forma descendente, según se
muestra a continuación.
Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y
administrativos, indicando fecha de publicación y número de Boletín Oficial, en forma
cronológica en cuanto a su aparición. Cualquier ordenamiento que presente modificaciones
posteriores se integrará cronológicamente según su última fecha de reforma.
32
b) Contenido.-Incluirá la enunciación de cae páginas que corresponda a cada una.
c) Objetivo del manual.-En esta parte se indicará los fines y alcances generales del
manual de organización. Por ejemplo se determinará que el objetivo del manual es
definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización.
m) Relaciones.- Se indicarán los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes
internos de la organización o externos a la misma. Define los tipos de relaciones
formales entre autoridades.
33
n) Responsabilidades.- Se definirán las obligaciones que emergen del ejercicio de una
determinada atribución.
2.2 ORGANIGRAMA
34
2.2.1 CONCEPTO
De los datos arrojados según la investigación realizada creemos conveniente hablar de una
herramienta gráfica que sirve para establecer a grandes rasgos la estructura interna de una
organización, en nuestro caso, el sanatorio; para poder definir con mayor exactitud la utilidad
del organigrama se enuncian los siguientes conceptos de diversos autores:
“Un organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una
estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales
de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función
respectiva”. (5)
En conclusión y basados en los conceptos expresados por diferentes autores podemos decir
que:
El organigrama es un modelo gráfico abstracto y sistemático, que permite obtener una idea
uniforme acerca de la estructura formal de una organización. Representa las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema
sobre las relaciones jerárquicas y competencia les de vigor en la organización. Nos ayudan
a ver de manera general como está constituida una organización de manera rápida y
sencilla.
2.2.2 FUNCIONES
(5) Terry G. R. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN. – México : CECSA, 197. –163. 2. Ibidem . P. 190. Hicks, H.G.
Administración. – 2ª ed. – México : CECSA, 2002
(6) Benjamín Franklin Finkowsky, Mc Graw Hill, México. 2004, P,205
35
Podemos concluir que las funciones de desempeñar un papel informativo, al permitir que los
integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel
global, sus características generales
2.2.3 REQUISITOS
1. Los organigramas deben de ser claros; por ello se recomienda que no contengan un
número excesivo de cuadros o puestos, ya que esto en vez de ayudar a la estructura
administrativa de la empresa puede producir mayores confusiones. Por ello, los cuadros
deben quedar separados entre sí por espacios apropiados.
7. El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta
será una cifra de control.
8. Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la
autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.
9. Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que
comprenden cada puesto.
10. Información sobre relaciones.- Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de
relaciones tiene cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura
administrativa.
36
2.2.4 CLASIFICACION
1. Por su naturaleza.
2. Por su ámbito.
3. Por su contenido
4. Por su presentación
a) Micro administrativos
b) Macro administrativos
c) Mezo administrativos
a) Generales
b) Específicos
37
Ejemplo:
a. Integrales:
b. Funcionales
c. De puestos, plazas y unidades
38
c) De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el
número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También
se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].
39
4. Por su presentación.- Este grupo se divide en los siguientes tipos
a) Verticales
b) Horizontales
c) Mixto
d) De Bloque
e) Circular
a) Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en
la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los
manuales de organización recomiendan su empleo.
Ventajas:
Desventajas:
Ventajas:
40
Desventajas:
41
d) De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar
un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura,
permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].
e) Circular.- Son formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima
en la organización, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los
cuales constituye un nivel de organización, cada uno de esos círculos se coloca a
los jefes inmediatos, y se les liga con líneas que representan los canales de
autoridad y responsabilidad.
Ventajas:
9 Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.
9 Eliminan o disminuyen al menos, la idea del status más alto al mas bajo
9 Permiten colocar un mayor número de puestos al mismo nivel.
Desventajas:
42
43
2.3 ANÁLISIS DE PUESTOS
El trabajo total que se realiza dentro del sanatorio va siendo retroactivo de acuerdo a las
funciones que se realizan por el personal dentro de la unidad médica, reuniendo funciones
de un mismo genero, estableciendo departamentos que realizan, agilizan y controlan el
movimiento de todas las actividades, así como su adecuado desempeño, siendo que cada
puesto dentro del esquema sea importante desarrollando la actividad que le corresponda.
En su mayor parte, el análisis de puestos se utiliza para preparar tanto descripciones como
especificaciones de puestos.
2.3.1 DEFINICION
La información que nos arroja el análisis de puestos es de suma importancia para las
relaciones laborales y empleados de una entidad, cuando se esta pensando en ciertos
miembros de la organización para su ascenso, transferencia o degradación.
44
2.3.3 METODOS PARA EL ANALISIS DE PUESTOS
Debido a las diferentes necesidades y recursos con las que cuenta determinada entidad
económica se realizan numerosas formas de llevar acabo un análisis de puestos, de ahí que
se opte por seleccionar el método específico que mejor satisfaga ala empresa tomando en
cuenta que información es la que se necesita y el enfoque que sea más factible para la
organización.
Enseguida enlistaremos algunos de los métodos más comunes para llevar a cabo un
adecuado análisis de puestos.
1. Cuestionarios
2. Observación
3. Entrevistas
4. Registro del Empleado
45
necesarios. El analista debe emplear básicamente la combinación de técnicas necesarias
para realizar el análisis efectivo de puestos.
La persona que realiza el análisis de puestos esta interesada en reunir datos sobre todo lo
que se necesita para desarrollar un puesto específico. Las personas que participan en el
análisis de puestos deben incluir, como mínimo, al empleado y al supervisor inmediato de
éste. Las grandes organizaciones pueden tener uno o más analistas de puestos, pero en las
pequeñas empresas los supervisores pueden ser responsables del análisis de puestos. Las
entidades económicas que carecen de los expertos técnicos a menudo utilizan consultores
externos para desarrollar el análisis de puestos. Antes de llevarlo al cabo, el analista
aprende todo lo que es posible acerca del puesto mediante la revisión del organigrama y
llevar a cabo platicas con individuos familiarizados con el puesto que se va a estudiar. Antes
de comenzar, el supervisor debe presentar el analista a los empleados y explicarles el
propósito del análisis de puesto. Aunque la actitud de los empleados hacia el puesto esta
fuera del control del analista, este debe tratar de entablar una relación de confianza y
seguridad con aquellas personas cuyo puesto será sometido a análisis. Una falla en este
aspecto reducirá el valor de un análisis de puestos.
La información que se obtiene por medio del análisis de puestos es crucial para el desarrollo
de la descripción de puestos. Dichas descripciones, deben contener declaraciones concisas
de lo que se espera que hagan los empleados en el puesto, e indicar exactamente lo que
estos hacen, como lo hacen y las condiciones en que desempeñan sus deberes. Entre los
elementos que se incluyen con mayor frecuencia en una descripción de puestos están:
El contenido de la descripción del puesto varía en alguna medida según el propósito para el
cual se vaya a utilizar. Consideremos las secciones que se incluyen más comúnmente en
una descripción del puesto.
b) Fecha del análisis del puesto.- Esta se registra en la descripción del mismo para
ayudar a identificar aquellos cambios que harían que la descripción fuera obsoleta.
Algunas empresas han encontrado que es útil poner una fecha de caducidad al
documento. Esta práctica asegura una revisión periódica del contenido del puesto y
minimiza el número de descripción de puestos obsoletos.
c) Propósito del puesto.- Este proporciona una visión global y concisa del puesto. Por lo
regular, es un párrafo corto que indica el contenido del puesto.
Todas las áreas de cualquier empresa deben de mostrar las capacidades mínimas
aceptables que deben de tener una persona a fin de desempañar un puesto específico.
Dichas cualidades se ven reflejadas en el documento conocido como especificación de
puesto en el cual se revelan los requerimientos educacionales, la experiencia, los rasgos de
la personalidad y las habilidades físicas. Cabe mencionar que en la práctica las
especificaciones del puesto a menudo se incluyen como una sección principal de la
descripción del puesto.
Ejemplo:
En Estados Unidos de Norteamérica, se estableció un método para estudiar los puestos y
ocupaciones de manera sistemática, al que se llama Programa de Análisis de Puestos (Job
Análisis Schedule JAS). Cuando se utiliza dicho método, un analista capacitado reúne la
información necesaria para saber si los puestos están siendo utilizados por el personal
adecuado.
47
El componente JAS de la clasificación del trabajador se relaciona principalmente con los
datos de requerimientos del puesto. Se incluyen los temas de designación de educación
general, actitudes, temperamentos, intereses, exigencias físicas y condiciones ambientales,
y la sección de descripción de tareas. En ocasiones se incluyen tanto las actividades
rutinarias como las extraordinarias. Todo ello teniendo como finalidad primordial el buen
desempeño de cada uno de los integrantes en el puesto que se les asigno.
Toda organización requiere de un estudio amplio de las funciones que se desempeñan por
parte de los miembros que laboran dentro de la misma, dicha revisión no es otra cosa que
un examen detallado al análisis de puestos que se concentra en las interacciones entre el
trabajo el trabajador y la organización, orientado precisamente hacia el trabajador, que sirve
para identificar lo que realmente realiza una persona en vez de fijarse en sus
responsabilidades, eso es lo que conocemos como análisis funcional del puesto (AFP).
Las organización requieren de la especificación de las actividades que cada miembro debe
llevar a cabo, es por ello que cada área de trabajo, debe cubrir ciertas cualidades para el
adecuado desempeño de sus funciones sin olvidar los lineamiento, normas y condiciones
con las cuales se debe actuar, tomando en cuanta el sanatorio la descripción de funciones
permite la estabilidad tanto para el paciente como para el médico que labora dentro de este.
Apoyándose mutuamente en todas las aéreas, teniendo una buena comunicación, para
lograr una satisfacción global con la calidad de los servicios prestados.
2.4.1 DEFINICION
En primera instancia y como punto de partida para nuestra organización en este caso el
sanatorio hacemos hincapié en la asamblea general de accionistas ya que va ser el de
mayor nivel jerárquico y por consiguiente controlar la administración, esta asamblea es el
órgano supremo del sanatorio constituido como sociedad anónima y que es la agrupación de
los poseedores de las acciones, las cuales representan el capital social.
48
a) Asamblea general constitutiva.- Es aquella que tiene por objeto formar la sociedad, y
una vez aprobada se procederá a la protocolización y registro del acta de la junta de
los estatutos.
b) Asamblea general ordinaria.- Esta asamblea se celebrara por lo menos una vez al año y
en épocas fijadas por los estatutos, siendo su objeto examinar los estados
financieros y aprobarlos, votar la distribución de dividendos, nombrar administradores
y algunos hechos normales. Solo se considerara legal esta asamblea cuando este
representada por lo menos la mitad del capital social y las resoluciones solo serán
validas cuando se tomen por mayoría de votos.
9 Prorroga de la duración
9 Disolución anticipada de la sociedad
9 Aumento o reducción de capital social
9 Cambio de objeto de la sociedad
9 Cambio de nacionalidad
9 Transformación de la sociedad
9 Fusión con otra sociedad
9 Emisión de acciones privilegiadas
9 Amortización por sociedad de sus propias acciones y misión de acciones de
goce
9 Emisión de bonos
9 Cualquier otra modificación al contrato social
9 Los demás asuntos para loa que la ley o el contrato social exija un quórum
especial
Los acuerdos anteriores deben protocolizarse ante notario e inscribirse en el registro público
de comercio.
Según la Ley General de Sociedades Mercantiles en sus artículos 164 al 171, dice que la
Vigilancia de la Sociedad estará a cargo de uno o varios comisarios quienes podrán ser
socios o personas ajenas a la misma.
Entre las facultades y obligaciones de los comisarios podemos encontrar las siguientes:
Cualquier accionista podrá denunciar por escrito a los comisarios los hechos que estime
irregulares en la administración, los comisarios serán individualmente responsables con la
sociedad por el cumplimiento de las obligaciones que se le imponen.
Desde tiempos remotos se tuvo la necesidad de llevar a cabo exámenes o revisiones a los
registros contables de las empresas, lo anterior a grandes rasgos es a lo que se le
denomina auditoria.
Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables,
dedicándose a observar si los mismos eran exactos. Con el tiempo, el campo de acción de
la auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan
como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud
de los registros.
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico,
sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado
por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas
determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera
el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.
El resultado de llevar a cabo una auditoria externa es el dictamen, el cual contiene una
opinión independiente del auditor la cual tiene trascendencia a los terceros, pues da plena
50
validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe
Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
Entre las funciones de la dirección general del sanatorio se encuentran las siguientes:
En lo que compete al sanatorio aparte de tener una buena dirección que va a regular y
controlar los lineamientos que se deben tener, es muy importante tener en consideración al
responsable de la subdirección medica ya que primordialmente llevará las riendas dentro de
los departamentos médicos puntualizando y dando ordenes para cumplir con las normas
que se establezcan dentro del sector para mantener la calidad del sanatorio y así lograr la
satisfacción del paciente.
51
9 Autorizar las solicitudes referentes a internación de enfermos en el sanatorio
exceptuando los casos de urgencias.
9 Autorizar la alta y salida de pacientes hospitalizados.
9 Dar orientación a los médicos en casos difíciles y celebrara sesiones clínicas
para discutir diagnósticos.
9 Autorizar las intervenciones quirúrgicas que se presenten en el sanatorio,
exceptuando los casos de urgencias justificadas, en que se podrá operar bajo
la responsabilidad del medico del paciente o del medico de guardia.
Debido a la responsabilidad que representa, este puesto deberá ser desempeñado por un
médico cirujano calificado, con una trayectoria intachable dentro de sus actividades y será
nombrado por el consejo de administración.
La duración del cargo de subdirector medico será de acuerdo con su capacidad profesional
y habilidad comprobadas ampliamente tanto en la parte relacionada con la medicina como
en su función de organización, sin embargo no debe formar parte del cuerpo administrativo.
2.4.7.1 DEPARTAMENTOS MÉDICOS
1. Cuerpo Médico
2. Hospitalización
3. Urgencias
4. Quirófanos
5. Sala de partos
6. Enfermería
7. Dietología
8. Archivo clínico
a) Médicos externos
b) Médicos residentes
c) Médicos internos
Por lo tanto un medico externo podrá ser responsable de un piso. También sus
obligaciones serán las de estudiar y vigilar que el historial clínico de los pacientes este
al corriente, comentar con los médicos residentes los resultados ya que halla cumplido
con lo ordenado.
52
b) Médicos residentes.- Deben encargarse de las labores de rutina de los servicios que se
les ha señalado y tienen que conocer los reglamentos.
El personal residente debe permanecer en el sanatorio los días que están de servicio,
ya que generalmente son los encargados de las emergencias d acuerdo con su
preparación.
c) Médicos internos.- Son los que hacen un internado rotatorio pasando por cada uno de
los servicios que existen en el sanatorio por lo que tendrán que hacer los historiales
clínicos ayudados por las notas clínicas de los residentes y dentro de sus
obligaciones están las de asistir a las conferencias que se dicten, asistir a quirófanos
como observadores o ayudantes.
2. Hospitalización.- Son aquellos servicios en los que se suministra a los pacientes una
cama las veinticuatro horas del día, así como todas las facilidades que se requieren para su
internamiento, en el cual podemos encontrar:
a) Cuartos individuales
b) Salas generales
c) Cunas
a) Cuartos individuales.- Representan una parte muy especial dentro del sanatorio porque
es donde se atiende a los pacientes en una forma individual, ya que consta de la
cama y todo el equipo necesario para su mejor estancia mientras dure su
tratamiento, antes y después de la intervención quirúrgica, si es que se le practica.
b) Salas generales.- Son las secciones del sanatorio en la que se atiende a los pacientes
en general, y se destina a la hospitalización para tratamiento o para permanecer
antes y después de una intervención quirúrgica.
c) Cunas.- Son las asignadas a los niños recién nacidos y están destinadas para tener un
uso regular las veinticuatro horas del día y mientras permanezca tanto la madre
como el niño hasta ser dados de alta.
5. Sala de partos.-En éste departamento se atiende a las mujeres listas para el parto
siguiendo un proceso por el que pasara hasta que nazca el bebe.
Algunas de las actividades que se deben realizar en el departamento para atender este caso
son:
9 Tener una central de enfermeras por cada piso o sección del sanatorio
9 Contar con enfermeras tituladas, auxiliares y mixtas.
9 Informar al medico sobre el estado de sus pacientes y vigilar que todos los
informes relacionados con su atención sean completos y verídicos.
9 Asignar al personal de enfermería que deberá ayudar al medico en la
exploración, exámenes y tratamientos que se requieran en su piso.
9 Tener a la mano el equipo y el material necesario para auxiliar el diagnostico
o tratamiento de los pacientes.
9 Acompañar al medico a visitar a los pacientes, sea en la ronda o visita
establecida en forma reglamentaria o cuando éste haga las visitas
individuales.
Hay que tomar en cuenta que la historia clínica también ayudara en la planeación y
valoración de los programas hospitalarios.
54
El historial clínico es un reporte escrito de cada paciente el cual debe contener diversos
puntos importantes como son:
9 Identificación.
9 Enfermedad principal.
9 Antecedentes clínicos.
9 Antecedentes familiares.
9 Resultado del examen físico y diagnostico provisional.
9 Consultas.
9 Reportes especiales.
9 Hallazgos patológicos.
9 Hallazgos radiológicos y clínicos.
9 Tratamiento medico o quirúrgico.
9 Ordenes del medico
9 Notas sobre el desarrollo del padecimiento.
9 Diagnostico final.
9 Condiciones la ser dado de alta.
9 Notas adicionales para vigilancia posterior.
Hemos precisado algunos objetivos específicos que se cumplirán por parte de ésta
subdirección entre los cuales encontramos:
55
2.4.8.2 DEPARTAMENTO CONTABLE
Aquí es en donde llevaremos a cabo la contabilidad y todo lo que va ligado a ella, como
sabemos la contabilidad en general es un área que abraza dentro de sí misma a muchas
más es por ello que para un mayor control sobre la misma la hemos subdividido en
diferentes áreas, las cuales son:
1. Contraloría
2. Auditoria interna
3. Contabilidad
4. Caja
5. Compras
6. Almacén
2. Auditoria interna.- Para que en el sanatorio exista una vigilancia constante de sus
principales operaciones y de los elementos que en ella intervienen, es necesario que exista
un departamento de auditoria interna, en la cual se revisaran las operaciones, registros y
controles, con el propósito de cerciorarse de que se están cumpliendo con los planes y
políticas previamente establecidas por la dirección, así como la recomendación de posibles
cambios y mejoras para evitar deficiencias en el control interno, con el propósito de proteger
los intereses del sanatorio.
56
3. Contabilidad. -El departamento de contabilidad es una guía en el sanatorio ya que a
través de los informes que nos proporciona, permite conocer con la oportunidad debida los
datos necesarios para nombrar el criterio de la dirección y administración a la vez que se
obtiene un mejor control de los servicios así como el de sus bienes y propiedades.
4. Caja.- Este departamento como todos los demás es muy importante ya que tendrá a
cargo la recepción del importe cobrado a los pacientes en efectivo, los depósitos de la
cobranza en bancos, la formulación de los cheques, la elaboración de los reportes diarios de
ingresos y egresos y gastos menores.
5. Compras.-Lo más congruente es que cada ingreso que tengamos lo vamos a invertir en el
sanatorio para que tenga un mejor funcionamiento y su capacidad de rendimiento y calidad
en el servicio sea mucho mejor por ello el departamento de compras se dedicara a lo
siguiente:
6. Almacén.- Se encargará del control de todos aquellos productos que ingresen al sanatorio
ya sea para su venta o para el uso del mismo, es importante señalar que este departamento
se debe mantener bajo el mando de una persona con la mayor honradez necesaria para
poder cuidar y suministrar solo los productos necesarios a quién tenga el carácter para
poder solicitarlo.
Dentro del almacén se llevaran una serie de funciones para tener un control del almacén
tales como son:
57
1. Admisión.
2. Personal.
3. Mantenimiento y Limpieza.
4. Lavandería y ropería.
2. Personal.- Para que exista un buen desempeño en el sanatorio se contará con personal
altamente capacitado para poder así ser competentes y aumentar la productividad tanto de
los mismos empleados como del sanatorio en general, para esto será necesario establecer
una adecuada comunicación entre el personal y los niveles jerárquicos superiores.
9 Recolección de ropa.
9 Selección de la misma.
9 Lavado y desinfección.
9 Planchado.
9 Zurcido.
9 Manufactura.
2.5 DIAGRAMAS
Dichos esquemas son una representación gráfica que muestran en forma clara y específica
las diferentes actividades, que se llevan a cabo durante un proceso industrial y
administrativo, los cuales se clasifican en:
58
1. Diagramas de proceso
2. Diagramas de operación
3. Diagramas de recorrido
a) Tipo Material
b) Tipo Hombre
a) Tipo Material.- Es el que representa el proceso según los hechos ocurridos al material.
b) Tipo Hombre.- Es aquel que muestra el proceso referido a las actividades del hombre.
Las diversas organizaciones usan distintos símbolos, pero el comité sobre computadoras y
procesadores de información de la Asociación Norteamericana de Normas ha hecho un
gran esfuerzo para normalizar los símbolos de los diagramas de flujo. Esa normalización
permite comprender cualquier diagrama de flujo que use los símbolos recomendados.
59
Expresa condiciones y asociaciones alternativas de una decisión
lógica.
60
Expresa operación cíclica repetitiva.
9 Las líneas de flujo no deben cruzarse, para evitar los cruces se utilizan los conectores.
9 De un símbolo excepto el de decisión, solo puede salir una línea de flujo.
9 Los símbolos Terminal, Conector dentro de página y conector fuera de página solo
pueden estar conectados al diagrama por una sola flecha, ya que por su naturaleza es
imposible que tenga una entrada y una de salida.
9 Los émbolos de decisión tendrán siempre una sola flecha de entrada y dos o tres
flechas de salida según la cantidad de alternativas que se presentan.
61
CAPITULO 3
SISTEMA CONTABLE
Así mismo, dicho sistema, debe ser capaz de seleccionar y procesar adecuadamente los
datos y brindarnos información útil al personal responsable de la toma de decisiones con el
fin de mantener a la empresa en un ambiente competitivo de mercado y promover el
desarrollo de la entidad.
El sistema contable sin importar cual sea, debe ejecutar tres pasos como se menciona a
continuación;
Los puntos mencionados anteriormente constituyen las bases de un sistema contable para
que este opere adecuadamente.
62
3.2 PAQUETE CONTABLE
En ocasiones se ha dicho que los paquetes contables al día de hoy, sustituyen el trabajo
humano, si bien es cierto, se reconoce que los sistemas han facilitado al hombre el realizar
en menor tiempo el trabajo, sin embargo no sustituyen el valor del recurso humano
En el caso especifico del sanatorio, se implementara un sistema que nos ayude en materia
contable-administrativa para un mejor control interno, dicho programa es llamado SIHOWIN.
Dicho sistema sirve para controlar integralmente la operación del hospital, desde la
celebración de convenios con empresas y aseguradoras, la atención de pacientes ya sean
citas como paciente externo, reservación de cuartos, hospitalización, prescripción médica,
vigilancia de que se cumplan la instrucciones médicas, hasta la alta del mismo paciente,
pasando por la programación de quirófanos, en su caso, expediente clínico y datos
generales de los pacientes frecuentes.
En un módulo especial, registra estudios de trabajo social y puede manejar base de datos
de los pacientes. Cargos de servicios, medicamentos, material de curación, etc. se obtienen
estados de cuenta en línea y análisis de las cuentas y consumos de pacientes. y manejo de
paquetes, facturación por empresas, particulares, seguros, notas de crédito, Estados de
cuenta, estadísticas al INEGI, precisión en manejo de medicinas vía código de barras,
reportes a la dirección, programación de quirófanos, surtimiento automático de sub-
almacenes, medicamentos controlados, Control de solicitudes de servicio a laboratorios,
estadísticas internas y oficiales, catálogos pre cargados: enfermedades, manejo de seguros
médicos, etc.
63
3.3 CATALOGO DE CUENTAS
Es fundamental la creación de un índice o instructivo, que nos detalle en forma ordenada y
sistemática, las cuentas enfocadas a las actividades a que determinada organización se
dedique, sin olvidar que debe ser flexible para la incorporación de cuentas ya que debe ser
adaptable a los cambios que pueda sufrir dicha entidad con el fin de evitar problemas de
aplicación en cada uno de los rubros sobre los cuales se va a trabajar, esto es lo que
conocemos como; catalogo de cuentas. Dicho Instructivo, agrupa las cuentas de la siguiente
manera:
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital
4.- Cuentas de Resultados Acreedoras
5.- Cuentas de Resultados Deudoras
64
65
66
67
68
69
70
3.4 MOVIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPALES CUENTAS
Podrá parecer ocioso dar instrucciones a un contador acerca de cómo manejar las cuentas
de un catálogo, pues es de suponerse que este conocimiento forma parte de su preparación
técnica; sin embargo, debe recordarse que en la práctica existen reglas, costumbres y
conveniencias particulares en cada compañía que no tienen más justificación que ciertas
normas establecidas en vista de su experiencia particular. Es por ello que suele ser
necesario dar instrucciones precisas acerca del tratamiento contable a que deban sujetarse
ciertas instalaciones, depreciaciones y amortizaciones, así como las normas a seguir en el
caso de las mismas, que con frecuencia se prestan a distintas interpretaciones según el
criterio de quien las maneje. En estos casos no sólo es indispensable el catalogo de cuenta
sino que se hace necesario también complementarlo con un instructivo para su manejo,
instructivo tan amplio y detallado como las circunstancias lo ameriten.
Al Instructivo que nos enfocaremos es precisamente de un sanatorio, basándonos solo en
las cuentas de resultados acreedoras y deudoras por que presentan un movimiento peculiar
en este tipo de organización como a continuación se muestra;
Créditos: Por el importe del cuarto con alimentación , salas generales con alimentación,
cunas , curaciones, atención medica, atención medica especial, medicinas,
material de curación, oxigeno, cama ortopédica, televisión y otros.
Cargos: Traspaso de la cuenta de Perdidas y Ganancias, al Cierre del ejercicio.
Nota: Durante el ejercicio el saldo de esta cuenta, representara el importe de los
ingresos brutos por concepto de hospitalización, hasta el cierre del ejercicio.
Créditos: Por el importe de las cuotas fijas por el sanatorio, por el examen o tratamiento
prestado a pacientes y que no sean especiales.
Cargos: Traspaso a la cuenta de Perdidas y Ganancias, al cierre del ejercicio.
Nota: Durante el ejercicio el saldo de esta cuenta representara el importe de los
ingresos brutos, por concepto de servicios de urgencias hasta el cierre del
ejercicio.
71
DEDUCCION A LOS INGRESOS
Cargos: Por la diferencia entre la cuota establecida, por el sanatorio, por el servicio o
servicios prestados y la cantidad cobrada realmente al paciente interno o
empleado del sanatorio.
Créditos: Traspaso a la cuenta de Perdidas y Ganancias, al cierre del ejercicio.
Nota: Durante el ejercicio el saldo de esta cuenta representara el importe de los
descuentos y rebajas a pacientes, hasta el cierre del ejercicio.
OTROS INGRESOS
Créditos: Por el importe de las rentas de los consultorios, locales, concesiones y
teléfonos.
Cargos: Traspaso a la cuenta de Perdidas y Ganancias, al cierre del ejercicio.
Nota: Durante el ejercicio el saldo de esta cuenta representa el importe de los
ingresos por concepto de ingresos, concesiones y cobros por llamadas
telefónicas, hasta el cierre del ejercicio.
CUENTAS DE EGRESOS
GASTOS DE ADMINISTRACION
Nota: Se abrirá esta cuenta por este concepto, reuniéndose los gastos de todos los
departamentos administrativos, abriéndose subcuentas por cada concepto de
gastos; se abrirá una cuenta por cada departamento.
GASTOS DE MANTENIMIENTO
Cargos: Por los gastos efectuados por el mantenimiento del hospital, sueldos y salarios
del personal encargado de la planta, elevadorista, etc.
Créditos: Traspaso de su saldo a la cuenta de Perdidas y Ganancias, al cierre del
ejercicio.
Nota: Durante el ejercicio, el saldo de esta cuenta representara el monto de los gastos
incurridos en el mantenimiento del sanatorio.
Cargos: Por los gastos efectuados en ele departamento de lavandería y ropería, como
son los sueldos y salarios del jefe del departamento, las lavanderas, los
operadores de las lavadoras, de las planchadoras, del personal de recepción,
etc.,
Créditos: Traspaso de su saldo a la cuenta Perdidas y Ganancias, al cierre del ejercicio.
Nota: Durante el ejercicio, el saldo de esta cuenta representara el monto de los gastos
incurridos en el departamento de lavandería y ropería del sanatorio.
GASTOS DE HOSPITALIZACION
Cargos: Por los sueldos, salarios y honorarios del personal, pagados al supervisor
medico, médicos internos, enfermera en jefe, cuerpo de enfermeras,
practicantes y otro personal originado a alas cuentas individuales, salas
generales y cunas.
Créditos: Traspaso de su saldo a la cuenta Perdidas y Ganancias, al cierre del ejercicio.
Nota: Durante el ejercicio, el saldo de esta cuenta representara el monto de los gastos
incurridos en el departamento.
GASTOS DE URGENCIAS
Cargos: Por el importe de sueldos y salarios del personal de urgencias y demás cuentas
detalladas en el catalogo.
Créditos: Traspaso de su saldo a la cuenta Perdidas y Ganancias, al cierre del ejercicio.
Nota: Durante el ejercicio, el saldo de esta cuenta representara el monto de los gastos
incurridos en el departamento de urgencias.
73
3.5 GUIA CONTABILIZADORA
Como parte primordial del registro contable den las operaciones de una entidad se
encuentra la necesidad de unificar criterios, motivo por el cual se han creado
lineamientos que orienten a las personas encargadas de la codificación de información
en el sistema contable , con el fin de reducir al máximo los errores y que los datos que
arroje el sistema sean comparables año con año.
9 No. De la operación.
9 Descripción de la operación.
9 Documentación de soporte, integrado por:
• Documento fuente (o principal)
• Documento conexo (o complementario)
9 Documento contabilizador.
9 Cuentas de cargo y abono, según el catálogo de cuentas.
74
Operaciones mas frecuentes de un sanatorio
Documento Documento Cuenta
Descripción
No.
operación Cargo Abono
Contabilizador
Ventas Ficha Ingresos
Copia de Póliza de
1 medicamentos de Bancos
factura ingreso
a contado depósito
Ventas Ingresos
Copia de
2 medicamentos Póliza de diario Clientes
factura
a crédito
Copia de
Servicio
3 Estado de Póliza Cheque Gastos Bancos
telefónico
Cuenta
Pago a
4 Factura Póliza Cheque Proveedores Bancos
proveedores
Recibos
5 Pago Nomina Póliza Cheque Sueldos Bancos
firmados
3.6.1 INSTRUCTIVOS
Ocupándonos de tener un buen orden y control en el registro contable de las operaciones de
una organización, recurrimos a unos sencillos pasos para el llenado de nuestras formas que
nos serán muy útiles para llevar a cabo el registro de los movimientos contables que se
generen.
Las pólizas que comúnmente se utilizan en la mayoría de las organizaciones son las
siguientes;
Nombre de la póliza: Póliza de Diario.
Objeto de la forma: Registrar las operaciones diversas al movimiento de ingresos y egresos.
Quien la prepara: Contabilidad.
Con que base la prepara: Con la documentación requisitaza y autorizada.
75
Objeto de la forma: Dejar evidencia de los gastos que se generan día a día en dicha entidad,
controlada con la expedición de cheques.
Quien la prepara: Contraloría.
Con que base la prepara: En base a los comprobantes de gastos.
Las pólizas mencionadas anteriormente nos permitirán tener un buen control tanto de los
ingresos como el reconocimiento de los gastos que se deben de liquidar en algún momento
del ciclo operativo de la organización, con ello evitando gastos innecesarios y fugas de
efectivo teniendo como resultado la utilidad que se espera.
3.6.2 FORMAS
Todo movimiento dentro de las organizaciones debe estar controlado bajo ciertos
comprobantes entre los cuales podemos encontrar los siguientes:
POLIZA DE DIARIO FECHA: POL. No.
SUB-
CUENTA CTA NOMBRE PARCIAL DEBE HABER
SUMAS IGUALES
CONCEPTO
76
POLIZA DE INGRESOS FECHA: POL. No.
SUB-
CUENTA CTA NOMBRE PARCIAL DEBE HABER
SUMAS IGUALES
CONCEPTO
77
POLIZA DE CHEQUE
FIRMA CHEQUE
CONCEPTO DE PAGO: RECIBIDO:
SUB-
CUENTA CTA NOMBRE PARCIAL DEBE HABER
SUMAS IGUALES
78
3.7. ASPECTO LEGAL Y REGIMEN FISCAL.
Es de vital importancia que toda entidad, no importando el giro, tenga en cuenta que debe
contar con derechos y obligaciones establecidos por la autoridad, esto con la finalidad de
tener claro cuales son las leyes que regulan determinada organización esto es lo que
conocemos como régimen fiscal y legal.
Los lineamientos que nos marca la LGSM con los cuales debemos cumplir para ser
considerados como sociedad son los siguientes:
9 Estar inscritas en el Registro Público de Comercio ya que tendrá una
personalidad jurídica propia independiente a la de sus socios;
Su Administración
Una vez contando con los puntos para ser considerada como sociedad, debemos de cumplir
con los lineamientos siguientes;
9 Las aportaciones distintas, se formalizarán al protocolizarse el acta de la
asamblea constitutiva de la sociedad.
Los administradores son solidariamente responsables para con la sociedad según lo que a
continuación se estable:
9 De la realidad de las aportaciones hechas por los socios;
9 Del cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios establecidos con
respecto a los dividendos que se paguen a los accionistas.
9 De la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control,
registro, archivo o Información que previene la ley.
9 Del exacto cumplimiento de los acuerdos de las Asambleas de Accionistas.
80
Vigilancia
Para poder Verificar que se este llevando a cabo el control adecuado y ver que se este
respetando las decisiones del Consejo de Administración esto se prevé y se establece en el
artículo 164 al 171, que nos dicen:
9 La vigilancia de la sociedad anónima estará a cargo de uno o varios
Comisarios, temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas
extrañas a la sociedad.
En nuestro sanatorio hay personas contratadas como asalariados y están amparados bajo el
uso de la LFT, enfocado al respeto de sus derechos y exponiendo las obligaciones de la
relación laboral consiguiendo con ello lo que se menciona en el art. 2º, el equilibrio y la
justicia total entre trabajadores y patrones.
81
LEY FEDERAL DEL TRABAJO
Tema Artículos
Art. 353
Para una mayor comprensión de lo que nos enfocaremos en este artículo comenzaremos
por definir los siguientes términos;
Médico Residente.- El profesional de la medicina con Título legalmente expedido y
registrado ante las autoridades competentes, que ingrese a una Unidad Médica Receptora
de Residentes, para cumplir con una residencia.
Unidad Médica Receptora de Residentes.- el establecimiento hospitalario en el cual se
pueden cumplir las Residencias, que para los efectos de los artículos 161 y 164 del Código
Sanitario de los Estados Unidos Mexicanos, exige la especialización de los profesionales de
la Medicina.
Residencia.- El conjunto de actividades que deba cumplir un Médico Residente en período
de adiestramiento; para realizar estudios y prácticas de postrado, respecto de la disciplina
de la salud a que pretenda dedicarse, dentro de una Unidad Médica Receptora de
Residentes, durante el tiempo y conforme a los requisitos que señalen las disposiciones
académicas respectivas.
82
Las relaciones laborales entre los Médicos Residentes y la persona moral o física de
quien dependa la Unidad Médica Receptora de Residentes.
Son derechos especiales de los Médicos Residentes, que deberán consignarse en los
contratos que se otorguen, a más de los previstos en esta Ley, los siguientes:
9 Disfrutar de las prestaciones que sean necesarias para el cumplimiento de la
Residencia;
Dentro del tiempo que el Médico Residente debe permanecer en la Unidad Médica receptora
de residentes, conforme a las disposiciones docentes respectivas, quedan incluidos, la
jornada laboral junto al adiestramiento en la especialidad, tanto en relación con pacientes
como en las demás formas de estudio o práctica, y los períodos para disfrutar de reposo e
ingerir alimentos.
La relación de trabajo será por tiempo determinado, no menor de un año ni mayor del
período de duración de la residencia necesaria para obtener el Certificado de
especialización correspondiente, son causas especiales de rescisión de la relación de
trabajo, sin responsabilidad para el patrón, además de la que establece el artículo 47, las
siguientes:
9 El incumplimiento de las obligaciones del medico residente;
83
9 La comisión de faltas a las normas de conducta propias de la profesión
médica, consignados en el Reglamento Interior de Trabajo de la Unidad
Médica Receptora de Residentes.
Son causas de terminación de la relación de trabajo, además de las que establece el artículo
53 de esta Ley:
9 La conclusión del Programa de Especialización;
Fundamento legal
84
Empresas obligadas a repartir utilidades a sus trabajadores
Son sujetos obligados a participar utilidades todas las unidades económicas de producción y
distribución de bienes o servicios de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo y, en general,
todas las personas físicas o morales que tengan trabajadores a su servicio, sean o no
contribuyentes del impuesto sobre la renta.
Los criterios que al respecto se han sustentado por las autoridades del trabajo y que en la
práctica se aplican son los siguientes:
Las empresas exentas en forma parcial o total del pago del impuesto sobre la renta, que
tengan trabajadores a su servicio, están obligadas a repartir utilidades por la parte de la
exención, puesto que dicha exención es sólo para efectos fiscales y no puede extenderse a
los laborales.
85
3 Las empresas de nueva creación dedicadas a la elaboración de un producto
nuevo durante los dos primeros años de funcionamiento. Las empresas
deben justificar, primeramente, que son de nueva creación y, segundo, que
fabrican un producto nuevo; la novedad del producto lo determina la
Secretaria de Economía y no la empresa, por lo que ella debe de acreditar
este hecho ante los trabajadores y, en su caso, ante la autoridad
correspondiente.
3 Las instituciones de asistencia privada, reconocidas por las leyes, que con
bienes de propiedad particular ejecuten actos con fines humanitarios de
asistencia, sin propósitos de lucro y sin designar individualmente a los
beneficiarios, como son los caos de los asilos, fundaciones, etcétera, La ley a
que se refiere este artículo es la de Asistencia Privada. Las empresas que no
tengan propósitos de lucro, que realicen los citados actos pero que no tengan
el reconocimiento de la Secretaria correspondiente, estarán obligadas a
repartir utilidades a sus trabajadores.
La ley del Seguro Social se enfoca primordialmente en los riesgos y prestaciones con los
cuales puede contar los trabajadores, en los artículos mencionados a continuación;
Riesgo de Trabajo (R.T.) varía según el registro patronal
(Arts. 41 a 83)
87
periodos de pagos establecidos, tratándose de patrones que se dediquen
permanente o esporádicamente a la actividad de la construcción.
La mayoría de los daños obstétricos y los riesgos para la salud de la madre y del niño
pueden ser prevenidos, detectados y tratados con éxito, mediante la aplicación de
procedimientos normados para la atención, entre los que destacan el uso del enfoque de
riesgo y la realización de actividades eminentemente preventivas y la eliminación o
racionalización de algunas prácticas que llevadas a cabo en forma rutinaria aumentan los
riesgos. Las acciones propuestas tienden a favorecer el desarrollo normal de cada una de
las etapas del proceso gestacional y prevenir la aparición de complicaciones, a mejorar la
sobre vivencia materno-infantil y la calidad de vida y adicionalmente contribuyen a brindar
una atención con mayor calidez.
De esta manera procedimientos frecuentemente usados para aprontar el parto, por señalar
sólo algunos ejemplos, la inducción del mismo con oxitocina o la ruptura artificial de las
membranas Amnióticas, han sido revalorados en vista de que no aportan beneficios y sí
contribuyen a aumentar la mortalidad materno-infantil, por lo que su uso debe quedar
limitado a ciertos casos muy seleccionados. Otros como la anestesia utilizada
indiscriminadamente en la atención del parto normal, efectuar altas proporciones de
cesáreas en una misma unidad de salud o el realizar sistemáticamente la revisión de la
cavidad uterina posparto, implican riesgos adicionales y su uso debe efectuarse en casos
cuidadosamente seleccionados. Algunos de estos procedimientos aún persisten como parte
de las rutinas en la atención del parto, por lo que deben modificarse en las instituciones. No
se trata de limitar el quehacer de los profesionistas, sino que a partir del establecimiento de
lineamientos básicos se contribuya a reducir los riesgos que pudieran asociarse a las
intervenciones de salud. En la medida que se cuente con tecnología de mayor complejidad y
88
por ende con el personal idóneo para su manejo e indicación precisa, este tipo de avances
en la medicina deben ser utilizados.
Las acciones de salud pueden ser reforzadas si la madre recibe la orientación adecuada
sobre los cuidados prenatales y los signos de alarma que ameritan la atención médica
urgente y se corresponsabiliza junto con su pareja (o familia), y con el médico en el cuidado
de su propia salud.
A fin de mejorar los servicios a la población materno-infantil, en algunas instituciones se han
desarrollado normas y procedimientos para la atención en la materia, como es el caso del
partopsicoprofiláctico, pero no tienen difusión generalizada ni un carácter uniforme, bien sea
porque no son revisadas periódicamente o porque en algunos casos se adolece del
conocimiento actualizado.
Este tipo de prácticas en las unidades que han desarrollado su utilización y cuando la mujer
lo solicite lo pueden llevar a cabo. Como puede verse, es necesario efectuar algunos
cambios en los procedimientos de la atención materno-infantil que deben ser normados a fin
de garantizar su cumplimiento en todo el país. De esta manera la norma contribuirá a
corregir desviaciones actualmente en uso, que afectan la calidad de la atención y señalará
pautas específicas a seguir para disminuir la mortalidad materna e infantil, atribuible a la
atención por parte de los prestadores de servicios y las instituciones.
a) Objetivo.- Establecer los criterios para atender y vigilar la salud de la mujer
durante el embarazo, parto y puerperio y la atención del recién nacido normales.
90
Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998, Del expediente Clínico.
91
Obligaciones
Dado que es una persona moral aparte de tener que cumplir con el pago de impuestos por
los recursos que fueron generados por la sociedad, también está obligado como patrón a
llevar a cabo lo que a continuación se expone:
II. De las personas a las que les hubieran otorgado donativos en el año de
calendario inmediato anterior.
Obligaciones
El sanatorio está obligado a pagar y presentar según el art. 1 según la fracción II que implica
el giro del sanatorio que es prestación de servicios independientes el Impuesto al Valor
Agregado como se menciona enseguida:
9 El impuesto se calculará aplicando los valores que señala esta Ley, la tasa
del 15%. El impuesto al valor agregado en ningún caso se considerará que
forma parte de dichos valores.
9 Están obligados a efectuar la retención del impuesto que se les traslade, los
contribuyentes que se ubiquen en alguno de los siguientes supuestos:
92
I. Reciban servicios personales independientes, o usen o gocen
temporalmente bienes, prestados u otorgados por personas físicas,
respectivamente.
Excepciones
Obligaciones
El sanatorio está obligado a pagar y presentar según el art. 1 según la fracción II que implica
el giro del sanatorio que es prestación de servicios independientes, el impuesto empresarial
a tasa única, este se calculara aplicando la tasa del 16.5% a la cantidad que resulte de
disminuir de la totalidad de los ingresos percibidos por las actividades a que se refiere este
artículo, las deducciones autorizadas en esta Ley.
93
3.7.2.4. PTU PARA EFECTOS FISCALES
La base sobre la que se debe participar a los trabajadores en la renta gravable, como lo
índica el artículo 120 de la Ley Federal del Trabajo, determinada de conformidad con lo
dispuesto en los artículos 16, 17 último párrafo, 132 y 138 último párrafo, de la Ley del
Impuesto Sobre la Renta, según el régimen de tributación de que se trate. En la mayoría de
los casos, dicha renta gravable es la que resulta de restar a los ingresos obtenidos en el
ejercicio fiscal las deducciones autorizadas.
Lo señalado en los contratos de trabajo (individual, colectivos y de ley) que estipulen como
participación de utilidades una cantidad determinada, en un plazo determinado, surten sus
efectos siempre que la cantidad recibida no resulte inferior a la participación de los
trabajadores en las utilidades de las empresas determinada conforme al porcentaje
establecido por la Comisión referida en el párrafo anterior.
94
CAPITULO 4
CONTROL INTERNO
El Control Interno, es un factor básico que opera en una u otra forma en la administración de
cualquier organización ya sea mercantil o de cualquier otra índole y siempre en cualquier
caso, el costo de implantar un sistema de control será inferior a los beneficios que el mismo
traerá consigo.
Aun cuando el control interno algunas veces se identifica con el propio organismo
administrativo, frecuentemente se caracteriza como el sistema motor que activa las políticas
de operación en su conjunto y las conserva dentro de campos de acción factibles. Un
sistema particular de control interno, a pesar de su parecido superficial con los modelos
comunes de organización y administración, es usualmente único en detalle, por haberse
desarrollado en torno a individuos con autoridad y capacidad de supervisión variables y con
aptitudes distintas para delegar o asumir autoridad.
En los Estados Unidos de Norteamérica, no existe una completa unificación del significado
de la expresión control interno y se utilizan con frecuencia denotando lo mismo, los vocablos
internal check e internal control, mientras que en el idioma castellano se usan expresiones
tales como: "control interno" (la más amplia o utilizada), "comprobación interior" o
"comprobación interna y control". Sin embargo el termino "control interno" carece de una
definición apropiada o universal, o que sea aceptada o aprobada por todos los que
investigaron el tema.
Para un mejor entendimiento de las distintas definiciones que existen sobre el tema, se
detallan a continuación algunas de ellas:
De acuerdo con el Instituto Americano de Contadores Públicos Diplomados (IACPD).
Comité de Procedimientos de Auditoría. Regla para Procedimientos de Auditoría 29. El
Control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y
medidas adoptadas dentro de una empresa, para salva-guarda de sus activos, controlar la
exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y alentar la
adhesión a las políticas gerenciales establecidas.
95
De acuerdo con GEORGE E. BENNETT, en su libro Fraud - Its Control Through, D.
Appleton Century Co. Inc., Nueva York, 1930. Un Sistema de Control Interno puede
definirse; como la coordinación del sistema de contabilidad y de los procedimientos de
oficina, de tal manera que el trabajo de un empleado, llevando a cabo sus labores
delineadas en una forma independiente, compruebe continuamente el trabajo de otro
empleado, hasta determinado punto que pueda involucrar la posibilidad de fraude.
96
Los objetivos básicos del control interno son: (7)
Sin embargo para el desarrollo de éste tema tomaremos los enunciados en la tabla anterior.
1
(7) Para respaldar o fundamentar esta clasificación de los objetivos tomamos como base la información aportada por:
a) INSTITUTO AMERICANO DE CONTADORES PÚBLICOS
b) SEGUNDA CONVENCIÓN NACIONAL DE AUDITORES INTERNOS DE LA REPÚBLICA DE ARGENTINA
97
4.2.1 PROTECCIÓN DE LOS ACTIVOS
La empresa, ente o institución, para alcanzar el logro de sus objetivos y metas, se ve en la
necesidad de tener un patrimonio, y está obligada a realizar o adoptar una serie de medidas
que tiendan a su conservación con el fin de no tener que interrumpir su gestión o que se
genere un debilitamiento de dicho patrimonio y cause perjuicios en su normal
desenvolvimiento o desarrollo económico institucional.
Es decir, el concepto fundamental está en la idea de proteger el patrimonio contra cualquier
hecho, evento o circunstancia no deseada.
El responsable de la protección del patrimonio es la dirección de la empresa, ya que esta
tarea es una de sus funciones principales.
Por lo tanto, se trata de establecer una serie de medidas tendientes a localizar errores no
intencionales e intencionales, así como también localizar las irregularidades cometidas en
forma premeditada o intencional en perjuicio de los bienes que posee la empresa.
Para proteger el patrimonio, la dirección de la empresa debe adoptar una serie de medidas
que son aplicadas conjuntamente para prevenir lo expresado en el párrafo precedente. Esa
aplicación conjunta significa que las medidas adoptadas no son excluyentes entre sí, sino
que por el contrario interactúan en el mismo contexto, ya que están encadenadas y su buen
funcionamiento se logra cuando todas dan resultados al unísono.
Las organizaciones deben contar con un programa, que en caso de que la sociedad este
amenazada por el fuego, una red contra incendios la cual tiende a proteger al patrimonio de
la misma; para ello es necesario:
9 Determinar la ubicación geográfica de áreas con mayor riesgo dentro de la
empresa y la cantidad necesaria de mangueras, matafuegos, baldes de
arena, sprinklers, etcétera.
9 Establecer un sistema de alarma y de sensores que indiquen el aumento de la
temperatura.
98
9 Controlar el estado de los equipos mediante el correcto mantenimiento
preventivo del mismo.
9 Establecer instrucciones escritas sobre las funciones que deben cumplir los
individuos en caso de incendio y cuáles son sus responsabilidades sobre los
bienes que se pueden salvar o rescatar en caso de producirse este
imprevisto.
9 Realizar simulacros para ver si lo explicado en el punto anterior es cumplido
en tiempo y forma preestablecido.
9 Verificar que el seguro contra incendio cubra el patrimonio expuesto a riesgo.
Los bienes de una empresa están sujetos a hechos fortuitos e inciertos o imprevisibles
como: pérdidas, robos, hurtos, sustracción, destrucción total o parcial, etc., que causan un
perjuicio económico a la compañía.
Por lo tanto, para proteger un bien se realiza un cálculo actuarial entre "el valor que tiene un
seguro", "el patrimonio que se quiere proteger" y "el riesgo o probabilidad que tiene frente a
hechos inciertos", y se elabora un "Programa de seguros", ya que el costo del seguro debe
ser menor al valor del bien que se quiere proteger. Se trata de minimizar el riesgo de
perderlo parcial o totalmente, lo que se relaciona con el gasto de contratar un seguro por un
período.
Así como existe una escala jerárquica o funcional, debe existir un registro de rubricas de
todas las personas que conforman o autorizan operaciones relevantes en el
funcionamiento de la organización. Pero, a su vez, se debe conocer cuáles son las
facultades o qué le está permitido ejecutar a cada uno de los integrantes del ente, esto
debe estar en un manual de autorizaciones, aprobado por la dirección superior.
Tanto el registro de firmas como el manual de autorizaciones deben estar
permanentemente actualizados. Cuando alguna persona se retira de la empresa se deben
hacer todas las comunicaciones internas y externas que desliguen la responsabilidad de la
empresa, esto con el propósito de evitar fraudes.
4.2.1.12 ARCHIVOS
Los registros que se generen dentro de un tiempo determinado dentro de cualquier
organización se respaldan en un lugar seguro en donde se conserva la historia de la
organización, por lo tanto, su conservación y cuidado es muy importante respecto de los
hechos que puedan comprometer a la entidad y los elementos de prueba que se
encuentren almacenados en ellos. Debe haber responsables de los archivos y métodos
que detallen su forma de acceso, cómo se pueden consultar dichos archivos, y cuando se
saque un elemento del mismo, debe reemplazarse el original por una fotocopia y debe
anotarse quién recibió el original y cuándo lo debe devolver.
101
4.2.2 OBTENCION DE INFORMACION ADECUADA O INFORMACION CONFIABLE Y
EFICIENTE
Todos los datos que se generen dentro de cierta organización deben mantener un constante
estudio o conciliación de la información analítica con la sintética. Como la contabilización es,
en su primera fase, analítica, y mediante distintos procesos de agrupamiento se va
generando información de tipo condensada, se debe tener la certeza que durante ese
proceso todos los datos analíticos fueron incorporados para formalizar el dato resumido. En
la parte contable expresaríamos este concepto de la siguiente forma: "la sumatoria de las
cuentas analíticas es igual a la cuenta colectiva" o "la sumatoria de las cuentas colectivas es
igual a la cuenta compuesta".
En la parte operativa podríamos decir que "el total de horas trabajadas en un sector de la
empresa es igual a la sumatoria de todas las fichas de reloj de los operarios que conforman
la plana".
En el punto 4.2.2.1 cuando hablamos del manual de cuentas contables, dijimos que éste
trataba de lograr uniformidad en la imputación de los hechos o registros contables.
En el presente punto queremos expresar que para el resto de la información no contable o la
combinación de datos contables entre sí o con otros datos de procedencia no contables, el
objetivo es "lograr datos comparables" entre dos o más períodos o situaciones.
Por lo tanto, la información debe contener la particularidad de ser "homogénea" y
"consistente" en cuanto a su preparación y presentación.
Para ello es importante que se creen instrucciones que detallen la fuente y concepto del
dato, cuál es la elaboración matemática que sufrió, cómo la misma es expuesta o
presentada, y quiénes son sus destinatarios, sin olvidarse del tiempo o momento en que
cada uno de esos pasos debe realizarse para no caer en el concepto de "información
inoportuna o extemporánea", que sólo sirve como dato histórico.
103
4.2.2.5 COMPARACIÓN DE DATOS ACTUALES CON DATOS HISTÓRICOS
Muy a menudo se recurre a los archivos de la organización para hacer comparaciones un
periodo con otro, siempre y cuando los conceptos de homogeneidad de los datos y la
uniformidad de la elaboración se mantengan constantes, lo que permite extraer conclusiones
importantes sobre el contenido de la información procesada.
El movimiento de los datos debe ser constante, de manera que no genere los denominados
"picos" o "cuellos de botella" que alteran el concepto de oportunidad. Cuando se producen
estos hechos es muy normal que se salten procesos de control o verificación y la
información producida contenga "vicios" por la sobrecarga y el dato final no sea muy
consistente. La prontitud y oportunidad en la elaboración de los datos asegura la eficiencia
de la información para tal fin debe poseer la organización un cronograma de la información
que debe procesarse. Cuando se trabaja en "tiempo real" se elimina este problema, ya que
las transacciones se registran en el momento que se producen.
Lo eficiencia de un ente puede ser medido o evaluado por 'el conjunto de los recursos
humanos, naturales, materiales, etc., que utiliza o empleo la empresa poro alcanzar, generar
o producir uno unidad o bien de cambio.
104
La eficiencia operativa tiende a aumentar cuando los recursos empleados tienden a
decrecer en comparación a los costos de realizar esa gestión de producción, o cuando ésta
crece permaneciendo estables aquéllos, o ante cualquier combinación ventajosa de ambos
factores.
Para cumplir con los objetivos de la organización, debe existir una serie de disposiciones,
prácticas. El resultado "real" o "práctico" de dichas disposiciones en forma correcta, ideal,
positiva o idónea, es el que tiende a lograr lo que denominamos "eficiencia operativa".
Los objetivos finales de la organización provienen del órgano volitivo, el cual delega en el
órgano directivo la función de alcanzados. Este genera las políticas y metas a seguir que
deben ser cumplidas por el cuerpo ejecutivo, es decir que los funcionarios toman contacto
con la realidad y dentro de ese medio deben cumplirse los fines para los cuales fue creada
la empresa, y no debemos olvidar que el principal fin de las organizaciones económicas o
haciendas es el lucro o la utilidad final.
Es tarea, entonces, del cuerpo ejecutivo, entrenar y coordinar los movimientos o funciones
que los niveles intermedios y finales deben realizar para alcanzar el objetivo fundamental
que el ente quiere lograr.
105
4.2.3.2 DIVISIÓN DEL TRABAJO
La repartición de las actividades a desarrollar en una área especifica, dentro de alguna
organización, se basa en la partición de una tarea determinada en sus componentes más
sencillos.
Cuando más especializada es la labor, el individuo que la practica se transforma en más
hábil por lo tanto, se logra una mayor eficiencia; pero existe un delicado problema que
proviene de la extrema división de las tareas y es que el individuo tiende a enajenarse y
pierde, como consecuencia, eficiencia operativa; entonces es conveniente, que el personal
rote de puestos dentro de períodos razonables.
La buena división del trabajo debe hacerse teniendo en cuenta los siguientes puntos:
9 Estableciendo la base de especialización por la "finalidad" del trabajo.
Ejemplo: producción, comercialización, administración, etcétera.
9 La especialización puede ser también por "procesos" que requieren el
conocimiento, técnicas o procedimientos similares. Ejemplo: tesorería, control
de calidad, compras, etcétera.
9 También la especialización puede ser por área geográfica o por tipos de
clientes.
La división del trabajo va formando unidades de control; por ejemplo: un grupo de operarios
es conducido por un supervisor, éste sería una unidad de control, pero a su vez un grupo de
supervisores, sería guiado por un jefe seccional, y éste también es una unidad de control.
De esta manera se crea una pirámide de control que llega hasta el máximo director de la
organización.
En resumen, la división del trabajo tiende a lograr la mayor eficiencia operativa, pero la
excesiva especialización puede ser tan contraproducente como la mano de obra ociosa.
En el mundo actual en que nos toca vivir se producen cambios constantes, rápidos e
importantes, debido al vertiginoso avance de la ciencia y la tecnología, que hace que los
productos se encuentren reemplazados por otros nuevos con mejores virtudes o
características, que suelen también minimizar costos o acelerar procesos productivos, hace
que la organización deba ser lo suficientemente permeable para absorber esos cambios o
modificaciones del contexto y no perder la eficiencia operativa.
Como las organizaciones actúan en un medio ambiente dinámico, este ritmo hace que -a su
vez- las políticas de la organización tengan que adaptarse a las nuevas circunstancias y
verse obligadas a cambiar o modificarse total o parcialmente. Es decir que la organización
debe prever, dentro de ella, la existencia de un mecanismo o dispositivo que permita rever
las políticas y, al mismo tiempo, adaptadas al momento en que se vive.
Muchas veces una política correcta mal aplicada puede ser tan mala como una política que
no se adapte al momento que se vive, produciendo un daño económico, moral o institucional
difícil de salvar posteriormente. Por lo tanto, la revisión de las políticas es una tarea
permanente dentro de la empresa y estos cambios pueden provenir como sugerencia de los
niveles inferiores a la dirección superior o por el nivel staff o asesor de ésta.
Todo cambio de política debe provenir indefectiblemente de la autoridad que oportunamente
la creó, y hasta que la misma no sea cambiada o modificada, todos los integrantes de la
organización deben acatar las vigentes.
Las medidas prácticas destinadas a cumplir con este objetivo pueden ser, entre otras:
a) Manual de organización
b) Organigrama
c) Manual de funcione:
d) Manual de procedimientos
e) Manual de autorizaciones
a) Manual de organización; Este reúne los lineamientos generales del ente, expresando
los objetivos principales a seguir definiendo los fines a alcanzar, detallando los medios
y estableciendo las políticas a cumplir. En este manual se agrupan las funciones que
han de cumplir los integrantes según la estructura organizativa que se adopte y se
determina cuál es la responsabilidad asignada o correspondiente a cada tarea.
También quedan expresadas en él, las relaciones entre los distintos departamentos y
sectores de la empresa, y, en caso de conflicto, actúan como medio regulador o
107
atenuante de las diferencias, para que el motivo de conflicto se solucione sin alterar la
estructura de la empresa. Dentro de este manual también encontramos los
procedimientos, los sistemas; las normas y las instrucciones vigentes para el
movimiento administrativo de la organización.
d) Manual de procedimientos; Dicho manual describe claramente las etapas o pasos que
deben cumplirse para ejecutar una función, cuáles son los soportes documentales y
qué autorización requiere. Bajo este rótulo podemos incorporar al manual de sistemas
administrativos, las normas, las instrucciones, los memorandos, etcétera. Sabemos
que dentro de la organización el elemento humano es un factor vital para la vida de la
misma, y que sufre constantemente cambios, ya sea por nuevas incorporaciones, por
despidos, por renuncias, por ascensos, etc. por lo tanto, hay que entrenar a nuevos
individuos y mantener la uniformidad de criterios en cuanto a las tareas que se
ejecutan. Por eso todo lo que es están dar dentro de una empresa debe ser
incorporado por escrito a este manual, que permitirá conocer completamente, desde
que se comienza hasta que se termina una tarea y en caso de producirse una
variación en el factor humano, quien asuma luego esta labor tendrá -por escrito- su
historia y podrá ejecutarla sin mayor dificultad. Por lo tanto, aquí también es importante
que los mismos se encuentren actualizados y siempre expresados por escrito.
e) Manual de autorizaciones; Este fija los límites de actuación de las personas, expresado
en valores monetarios o unidad de moneda. Este manual expresa los límites de
autoridad de los individuos, detallando qué le está permitido aprobar y comprometer a
la organización. También indica hasta que monto puede una persona autorizar un
gasto o compras o firmar un cheque o documentación comercial.
108
4.3 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
3. Por las incidencias del personal de la entidad.- Puede ser que la compañía tenga
implementado un adecuado sistema de control interno, pero que debido a circunstancias
ajenas a su proceso de transacciones, tales como el ausentismo, incapacidades por
enfermedad, cambios de personal, etc. de sus empleados, dicho proceso tenga
desviaciones que interrumpan el logro de sus objetivos.
109
La finalidad del Control Interno es comprobar si la organización encuentra, cumple o alcanza
los objetivos que persigue.
A modo de resumen y con el objetivo de que se entienda de forma clara el tema, hemos
preparado el siguiente cuadro, que muestra por un lado los elementos del control interno y
por otro las medidas a adoptar para que dichos elementos se cumplan. Cabe destacar que
estas medidas son solamente enunciativas o ejemplificativas.
110
1. Separación de funciones
2. Sistema de Control Interno integrado
3. Identificación de proveedores
4. Licitaciones o cotizaciones varias
5. Control de ingreso y egreso de
productos
3. Prácticas sanas o
cumplimiento de los planes 6. Control de documentación
de acción
7. Hermeticidad de los depósitos
8. Seguros de fidelidad
9. Licencias o vacaciones
10. Rotación de las tareas o funciones
11. Prioridad a lo importante en vez de a
lo urgente
1. Selección
2. Entrenamiento
3. Capacitación
4. Evaluación
5. Promoción
4. Personal adecuado o
dotación 6. Remuneración
de personal
7. Identificación
8. Rotación
11. Incompatibilidad
111
4.6 CICLOS DE CONTROL INTERNO
Como hemos mencionada en puntos anteriores, es de suma importancia realizar cada una
de las funciones de todos las áreas con cierto orden para el buen funcionamiento de toda la
organización, es por ello, que nos vemos en la necesidad de mencionar los procedimientos
de control interno los cuales a su vez abarcan los ciclos de operación de la entidad.
Los ingresos que se pueden generar en un sanatorio primordialmente pueden ser originados
por los siguientes conceptos:
1. Ingresos por atención a pacientes.- Para llevar las cuentas de los pacientes con rapidez y
exactitud, todos los días, hacia la media noche se saca fotostática de la lista alfabética
visible que contiene el nombre, el número del cuarto y el precio diario del mismo, sobre un
fondo apropiado con espacios para insertar las cantidades que hay que cargar por
asistencia y material de curaciones, cantidades que llegan de los diversos departamentos
del sanatorio en forma de notas de cargo. Esos registros son el medio que se utiliza para
hacer por medio del sistema los cargos a las cuentas de los pacientes. Los cargos
especiales por cuidados médicos y quirúrgicos, y otros semejantes, llegan en notas de cargo
que se usan directamente para hacer los asientos. De esta manera, a medio día, todas las
cuentas de pacientes están completas hasta la medianoche anterior. De la misma manera,
se conocen los ingresos, completamente clasificados.
2. Otros Ingresos. Dentro de este tipo de entradas podemos mencionar las siguientes:
a) Arrendamientos y Concesiones.
b) Teléfono.
9 Los recibos deben emitirse consignando todos sus datos con la mayor
precisión posible, a saber; lugar y fecha de emisión número, nombre de la
persona que hace el pago; cantidad recibida en letra y cifras; sí el pago
se efectúa con cheque, número de este y banco contra el cual se ha
girado; concepto a que responde el pago y firma de la persona que recibe
los fondos.
9 El concepto en virtud del cual se realiza al pago suele expresarse
mediante alguno de los siguientes conceptos: por renta del mes del
consultorio, del local o por concesión de..., según contrato…
112
9 Los recibos se expiden en dos ejemplares: el original se entrega a la
persona que hizo el pago y el duplicado queda en la caja como
comprobante del ingreso.
9 La numeración de los recibos, tanto el original con en el duplicado, tiene
que estar en la empresa.
9 Recibos anulados no deben destruirse, para facilitar el control mediante
la numeración.
9 Diariamente hay que controlar todos los recibos utilizados a fin de
verificar el ingreso de la cobranza.
9 Los cheques ingresados deben confrontarse con los recibos a que
correspondan, con el fin de evitar errores en la cobranza.
9 Debe adoptarse un régimen severo para la emisión de los recibos.
Asimismo, hay que prevenir a los deudores que no se tendrán por válidos
los recibos expedidos en formularios no oficiales.
b) Teléfono. Todos los pacientes que son internados dentro del sanatorio cuanta con este
medio de comunicación, este ingreso representa para el sanatorio uno de los
renglones en que se obtiene una utilidad muy relativa y que, sin embargo, debe
proporcionarse a los pacientes con la eficacia y amplitud que es indispensable hoy en
día.
3. Caja.- Antes de estudiar el control de los gastos que se genera dentro del sanatorio,
expondremos el ingreso por medio de la caja, que este puede ser generado como se
menciona a continuación:
113
9 Hay que inutilizar los comprobantes de los ingresos para impedir que
puedan ser usadas con fraudes posteriormente.
9 Por razones de seguridad, para la emisión de los cheques debe
requerirse siempre la firma de dos personas autorizadas.
9 Los pagos en efectivo deben ser aprobados previamente por un
funcionario facultado para ello.
9 Los pagos menores se pagan por medio del fondo fijo de caja.
La comprobación de gastos realizados por fondo fijo puede constituir una ocasión propicia
para cometer irregularidades, si la persona encargada de la verificación de estas
erogaciones cae en la rutina y efectúa un control superficial, sobre todo si se tiene presente
que a estas comprobaciones se adjuntan muchos comprobantes de pago. Por ello puede
suceder que entre los gastos del fondo fijo existan erogaciones ficticias justificadas con
comprobantes falsos. En consecuencia, antes de autorizar el cheque para la reposición del
fondo fijo o entregar el dinero efectivo que sea necesario, hay que examinar detenidamente
los comprobantes presentados. Para los gastos que carezcan de documentación se utiliza
un formulario denominado comprobante de caja, a fin de justificar dichas erogaciones; por
ejemplo: propinas, pasajes, etc. En todos los casos ese comprobante debe ser firmado por
la persona que reciba los fondos.
Todas las erogaciones o gastos que sean generados en todo momento en cualquier
organización por la operación normal de las entidades como el caso del sanatorio pueden
originarse a través de las necesidades mencionadas enseguida:
Emisión de Cheques.
Pago de compras.
Pagos Diversos.
Nota.- En caso de que el cheque se expida para comprar algún giro bancario se seguirán los
siguientes pasos:
2. Pago de compras.- Es de suma importancia que toda organización cubra con las
necesidades con las cuales cuenta, en este sentido en el sanatorio se sujeta a la adquisición
de medicamentos y materiales, los cuales a su vez deben de contar con la calidad adecuada
y en las cantidades apropiadas, en la fecha oportuna, en el lugar exacto y a precio justo e
indagar sobre medicinas, materiales, nuevas líneas, estabilidad de precios y aumento de
crédito para el sanatorio.
Para dichas compras existen una serie de políticas para evitar excesos en los almacenes y
compras innecesarias en el caso de equipos médicos. Para que esta función se lleve a cabo
es necesario especificar lo siguiente:
a. Solicitud de compra
b. Autorización de la compra
c. Cotización de precios
d. Orden de compra
e. Recepción de los materiales
f. Verificación de las facturas
115
a). Solicitud de compra.-La solicitud de compra es un formulario mediante el cual los
distintos departamentos del sanatorio solicitan al departamento de compras la
adquisición de mercancías, máquinas, herramientas, instrumental quirúrgico u otros
bienes que necesitan para el cumplimiento de sus funciones.
9 Los emitirán los departamentos que necesitan los bienes a comprar, conforme
a los planes generales o presupuestos aprobados con antelación.
9 Tratándose de artículos de reposición automática, es el departamento de
almacén el que hace los pedidos según el stock mínimo fijado para cada uno.
9 En el caso de las compras urgentes o especiales no comprendidas en los
apartados anteriores, el departamento que las solicita deberá justificar
fehacientemente la causa de la adquisición.
La solicitud de compra, cuya numeración debe venir impresa, se hará por duplicado. El
original se envía al departamento de compras y la copia queda en el departamento
emisor para constancia y verificación del curso posterior del pedido.
116
c) Cotización de precios.- Una vez autorizada la compra se solicitarán a los proveedores
estimación de precios. Para ello se les envía un pedido de cotizaciones, con las
especificaciones detalladas de los bienes a comprar, mediante el cual se les solicita:
9 Precio
9 Condiciones de pago.
9 Condiciones de entrega.
9 Plazo durante el cual se mantiene la cotización.
También se les indicará a los proveedores, que si no tuvieran los bienes comprendidos
en el pedido, ofrezcan otros semejantes, con la mención de sus características y
especificaciones.
Una vez que se tengan las cotizaciones, se hará una confrontación para decidir la
compra.
Para evitar actos dolosos, la adjudicación debe ser aconsejada por funcionarios que
intervengan directamente en la tramitación de los pedidos. Así, por ejemplo, las
adquisiciones que excedan de un determinado importe, pueden someterse al análisis
de una comisión integrada por los jefes de los departamentos, de compras y
contabilidad y el jefe del departamento que formuló la solicitud de compra.
e) Recepción de los materiales. Conviene establecer una sección separada del almacén,
que se dedique a recibir las mercancías encargadas a los proveedores. En todo caso,
es indispensable que no tenga inherencia directa en este departamento o sección el
departamento de compras.
118
En el departamento de compras se compara el duplicado de la orden de compra y el
informe de recepción contra las propias facturas, verificándose los precios unitarios y
los cálculos respectivos. Se usará un sello para estampar en la factura, y de este modo
asegurarse que la verificación se lleva a cabo de acuerdo con los procedimientos
instituidos. Los sellos, llevarán los siguientes datos: número de la orden de compra,
fecha de recepción de las mercancías, firma de la persona que verificó los precios
unitarios y los cálculos; número de la póliza o comprobantes de contabilidad; firma de
la persona que aprueba el pago y número del cheque expedido.
3. Pagos Diversos.- Además de los pagos que se han explicado anteriormente pueden
existir otros: por ejemplo, pago de hipotecas, retiros personales de los socios, adquisición de
valores mobiliarios o pago de dividendos.
Como norma general, para todo egreso es preciso emitir sus correspondientes
comprobantes de pago. A fin de solicitar la autorización pertinente, se acompañará la
documentación necesaria para la emisión del cheque.
Sin duda alguna, el personal es un factor de singular relieve, no sólo porque el elemento
humano es el sostén del sanatorio y constituye la fuerza que impulsa su funcionamiento,
sino también porque de la calidad del personal, depende la mayor o menor eficiencia del
sanatorio.
119
Para dicho control y con la intervención directa del departamento de contabilidad, auxiliado
por la información de los otros departamentos, es conveniente utilizar las siguientes medidas
de control general.
Nómina.
1. Selección del Personal.-Para reclutar al personal, conviene precisar los atributos que se le
han de exigir según sean las funciones que deba desempeñar. En general, esas condiciones
pueden resumirse de este modo:
Estado físico
Inteligencia
Capacidad técnica
Condiciones morales
Cultura general.
A los aspirantes se les hace llenar una solicitud en formulario impreso por el sanatorio, en el
cual se incluyen los datos necesarios para poder evaluar sus condiciones personales,
además de otros datos. Así mismo, en dicha solicitud deben de dar los nombres de dos o
tres personas que puedan ofrecer referencias sobre el postulante. De la información que
debe recogerse mediante las solicitudes, los datos fundamentales son los siguientes:
El nombramiento del personal debe realizarse una vez que se haya comprobado la absoluta
necesidad de la designación. A este respecto hay que proceder con la máxima rigurosidad y
120
no aceptar sin razones fehacientes los requerimientos de los jefes en demanda de personal,
pues de este modo, poco a poco, puede llegarse a mantener una cantidad excesiva de
empleados, con el costo consiguiente.
3. Tarjeta de Control de Personal.- Esta tarjeta será individual, con todos los datos
personales, en la cual se indican percepciones, descuento, etc., que servirán grandemente
para la formulación del anexo para la declaración del impuesto sobre la renta que
anualmente deberá presentarse. Esta misma tarjeta conviene anexarla al expediente
particular del trabajador.
4. Tarjeta de Asistencia (entrada y salida).- También se le conoce con los nombres de tarjeta
de tiempo y de tarjeta de entrada y de salida. Sirve para registrar las asistencias del
personal, diariamente. Se utilizará una tarjeta electrónica, para cada empleado, en la que se
registra el día y las horas de entrada y salida. Al terminar la quincena se concentran en el
departamento de personal, a fin de computar el tiempo que estuvo cada empleado dentro
del sanatorio, así como para hacer el cálculo correspondiente al sueldo o salario devengado
para preparar la nómina quincenal.
Como el trabajo de liquidación de sueldos y salarios de cada empleado, es una labor que
debe hacerse con sumo cuidado, se requiere que las tarjetas, al calcularse, sean obtenidas
con cierta anticipación a fin de que el día de pago esté preparada la nómina, considerando
además que la Ley Federal del Trabajo exige que dicha liquidación le sea hecha al
trabajador antes de terminar sus labores del día; en tal virtud, se acostumbra cortar con uno
o dos días de anticipación la quincena.
5. Nómina.-Es un documento en el cual se registran los sueldos que deben cubrirse al final
de la quincena, concentrando los datos de las tarjetas de asistencia.
Pago de la nómina. Es importante dar tiempo al departamento de personal para que pueda
hacer el cálculo y cubrir sin errores los sueldos devengados; acostumbrarse, por lo tanto,
cerrar la quincena uno o dos días antes del día de pago, como anteriormente se explicó.
Los directivos de las organizaciones privadas son poco propensos a creer que sus
colaboradores, proveedores o contratistas se encuentran involucrados en casos de
corrupción y fraude, ya que esta actitud es propia de los criminales y delincuentes. Se
piensa que ambas son acciones que se utilizan en el ámbito exclusivo del Estado. A veces
se conforman con pensar que existen algunos casos aislados y de pequeña importancia y
no se toma una mayor conciencia de lo que puede ocurrir. Cuando hay indicios o sospechas
de una posible irregularidad, se profundiza el tema y se comienzan las investigaciones o
auditorías especiales, cuyo objetivo es la búsqueda de lo que realmente ocurre en la
empresa para ver qué están haciendo las personas en sus puestos de trabajo.
La falta de transparencia de las transacciones y los registros inadecuados hacen posible que
los ilícitos sean ocultados más fácilmente. En aquellas organizaciones donde hay atraso en
el manejo de datos e información se crea un campo propicio para los fraudes.
4.7.1 EL FRAUDE
El Sistema de Control Interno debe ser lo suficientemente fuerte como para permitir
identificar en forma automática o sistematizada los errores, los actos ilegales, las
irregularidades, los fraudes y los actos corruptos que se producen en la organización.
No hay empresas corruptas o fraudulentas, sino que hay personas, que trabajan en ellas
que pueden ser corruptas o delincuentes.
9 Desfalcos.
9 Pagos indebidos.
9 Cobranzas demoradas.
9 Malversación de fondos.
9 Violación de las leyes.
9 Fraudes provocados por el nivel superior.
9 Uso de activos fijos en beneficio propio.
9 Aprovechamiento de privilegios y recursos ajenos.
Los principales perjuicios económicos que produce el fraude en las empresas son:
9 Aumento de los costos operativos.
9 Pérdida de la competitividad.
9 Deterioro de la imagen de la empresa que tiene el público en general u
opinión pública.
9 Reducción del acatamiento de las políticas, métodos, sistemas, normas y
procedimientos.
9 Desgaste de la imagen que tienen algunos funcionarios ante el resto del
personal.
9 Merma de la motivación del personal.
9 Disminución de la capacidad de mando gerencial.
123
CASO PRÁCTICO
124
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE UN
SANATORIO DE ASISTENCIA MÉDICA
GENERAL
DICIEMBRE, 2008
MANUAL DE ORGANIZACION
Página 2 de 29
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 5
III. ANTECEDENTES 8
V. CODIGO DE ETICA 11
12
VI. POLITICAS INSTITUCIONALES
13
VII. MARCO LEGAL
14
VIII. REGIMEN FISCAL
15
IX. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
16
1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
16
1.1 Objetivos
16
1.2 Funciones
17
2. CONSEJO DE ADMINISTRACION
17
2.1 Objetivos
17
2.2 Funciones
18
3. COMISARIO
18
3.1 Funciones
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
18
4. AUDITORIA EXTERNA
18
4.1 Objetivo
18
4.2 Funciones
19
5. DIRECCION GENERAL
19
5.1 Objetivo
19
5.2 Funciones
19
6. SUBDIRECCION MEDICA
19
6.1 Funciones
20
7. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
20
7.1 Objetivo
20
7.2 Funciones
21
X. ESTRUCTURA OPERATIVA
21
1. DEPARTAMENTOS MEDICOS
21
1.1 Cuerpo Medico
22
1.2 Urgencias
22
1.3 Quirófanos
22
1.4 Sala de Partos
23
1.5 Enfermería
23
1.6 Dietologia
23
1.7 Archivo Clínico
24
2. DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS
24
2.1 Contraloría
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
24
2.2 Contabilidad
25
2.3 Caja
25
2.4 Compras
25
2.5 Almacén
25
2.6 Jefatura Administrativa
26
2.6.1 Admisión
26
2.6.2 Personal
26
2.6.3 Mantenimiento
26
2.6.2 Lavandería y Ropería
27
XI. DIRECTORIO
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
INTRODUCCIÓN
Con el objetivo fundamental de la plena confianza de los pacientes para con el personal que
labora dentro del sanatorio “Santa María Tepepan, S.A de C.V”, se ha creado un manual de
organización, en el cual se visualicen las funciones de sus unidades administrativas, los niveles
de autoridad y responsabilidad, los puestos y sus perfiles básicos así como las relaciones que
puedan mantener con otros unidades dentro de la misma organización, teniendo como finalidad la
satisfacción plena de los pacientes que ingresen al sanatorio.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
El propósito del presente manual es establecer los lineamientos y las políticas para poder brindar
la mayor atención personalizada y de alta calidad siendo la mejor alternativa en servicios médicos
para cada paciente que ingrese al sanatorio al contar con personal médico especializado e idóneo,
teniendo el equipo e instalaciones de primer nivel y calidad para el tratamiento del paciente.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Fortalecer nuestras actividades actuales y expandirnos a nuevos lugares, así como desarrollar
nuevos servicios.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Nombre, denominación o razón social: Sanatorio Santa María Tepepan, S.A. de C.V.
Organización: Sociedad Anónima de Capital Variable, regida por la Ley General de Sociedades
Mercantiles con fines de lucro y Las Normas Sanitarias a las que se apega.
Domicilio: Camino Real al Ajusco No. 514 Col. Tepepan Del. Xochimilco, México, D.F.
Ubicación Geográfica:
El Capital Social: Esta integrado inicialmente por mil acciones contempladas en una sola serie A.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
III. ANTECEDENTES
El Sanatorio Santa María Tepepan nace en el año de 1987 como consultorio; y es hasta 1994 que
comienza labores de hospitalización abriendo su primer quirófano. Para el año 2000 este recinto
médico evoluciona en cuanto a tecnología, instalaciones y filosofía de operación, la cual lo ha
llevado a ser una institución dedicada a conservar la salud y bienestar de la sociedad mexicana
con instalaciones de calidad que satisfagan todas las necesidades de nuestros pacientes y
manteniendo la convicción de ofrecer precios bajos siempre.
Esta unidad medica se encuentra ubicada en Camino Real al Ajusco No. 514 Col. Tepepan Del.
Xochimilco, México, D.F.
Dentro de este recinto constituido desde el año de 1987 como un sanatorio privado asistencia
medica general, quedando asentada en el acta no. 39,654 por el notario público Lic. Erick
Salvador Pulliam Aburto titular de la notaria no. 196 del D.F.
Formalizan su creación:
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
MISION
Ofrecer atención personalizada y de alta calidad a cada uno de nuestros pacientes al contar con
personal médico especializado, equipo e instalaciones de primer nivel a precios accesibles.
VISION
Ser la mejor alternativa en servicios médicos y de urgencia para las personas que vivan al sur de
la Ciudad de México, al estar al alcance de las posibilidades físicas, tecnológicas y económicas de
cada paciente.
VALORES
En la vida hay que tener metas, propósitos y objetivos y para lograr esto debemos buscar los
medios necesarios; pero para lograr cualquier cosa existen caminos distintos que pueden llegar a
una misma meta, ahí es donde se dan las diferencias entre las personas, el medio para llegar a un
fin son los valores que son los que nos permiten poner en práctica las reglas y las leyes que
mueven la sociedad.
El sanatorio considera que todos los principios y valores con los cuales debe de cumplir el
personal que labora dentro de el deben ser fundamentalmente los mencionados a continuación;
• Compromiso
• Honestidad
Ser honestos en cada acción realizada para que el paciente tenga la seguridad de las personas
que lo están atendiendo.
• Ética
Seguir un código de ética que permita seguir un lineamiento de las normas a seguir para una
mejor atención y calidad en el servicio y evitar mal entendidos entre el paciente y el doctor.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
• Calidad
• Comunicación
La institución moderna necesita líneas abiertas a la comunicación, sin límites ni cuellos de botella.
Las personas y los grupos, las comunidades, etc. han de colaborar entre si y comprenderse.
Importancia y respeto a toda persona como ser diferente, exclusivo y con valores. El respeto es
esencial porque toda institución se apoya en las personas.
• Creatividad e Innovación
• Espiritualidad
Una Institución sin espiritualidad estaría muerta, le faltaría el elemento esencial que le trasciende
le apoya y le da sentido. El equilibrio entre espiritualidad y acción es imprescindible.
• Servicio
Toda institución debe conceder una máxima atención al servicio. Este es un valor que debe
trascender e implicar a todas las personas, es la razón de ser de la institución.
• Crecimiento
La persona tiene necesidad de desarrollarse. A nivel profesional necesita de una organización que
crezca para poder crecer con ella. Este crecimiento también ha de ser espiritual y material.
• Liderazgo
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
V. CODIGO DE ETICA
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Ser una institución hospitalaria comprometida en brindar servicios de salud de calidad, utilizando
alta tecnología, con calor humano y en la búsqueda permanente de superación.
¾ Todo miembro del hospital debe de buscar la satisfacción de los clientes internos y
externos, como medio para mejorar la competitividad del sanatorio
¾ El recurso humano debe ser considerado el factor más importante para el éxito de la
administración.
¾ La gestión debe enfocarse a la búsqueda de mejora continua para alcanzar los mas altos
niveles de eficiencia en la administración de los recursos disponibles y la entrega de
servicios.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Esta parte del manual proporciona el marco general de cómo el sanatorio está planeando
dirigiendo y controlando las operaciones, incluye la asignación de funciones, el nivel de jerarquía
que ocupa en la sociedad cada departamento y el personal del sanatorio requerido para ello.
La asamblea general de accionistas es el órgano supremo del representan el capital social está
constituida por las personas poseedoras de las acciones.
1.1 Objetivo
1.2 Funciones
¾ Celebrar por lo menos una vez al año y en épocas fijadas por los estatutos.
9 Prorroga de la duración
9 Disolución anticipada de la sociedad
9 Aumento o reducción de capital social
9 Cambio de objeto de la sociedad
9 Cambio de nacionalidad
9 Transformación de la sociedad
9 Fusión con otra sociedad
9 Emisión de acciones privilegiadas
9 Amortización por sociedad de sus propias acciones y misión de acciones de goce
9 Emisión de bonos
9 Cualquier otra modificación al contrato social
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
9 Los demás asuntos para loa que la ley o el contrato social exija un quórum especial
Los acuerdos anteriores deben protocolizarse ante notario e inscribirse en el registro público de
comercio.
2. CONSEJO DE ADMINISTRACION
La administración del sanatorio está a cargo de tres consejeros temporales revocables que son
socios.
2.1 Objetivo
Administrar los recursos financieros, humanos y materiales otorgados para el desarrollo de los
objetivos de la sociedad.
2.2 Funciones
Vigilancia
Para poder Verificar que se este llevando a cabo el control adecuado y ver que se este respetando
las decisiones del Consejo de Administración esto se prevé y se establece en el artículo 164 al
171:
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
3. COMISARIO
La vigilancia del sanatorio estará a cargo de un comisario temporal revocable, quien es una
extraña a la sociedad para poder que no haya conflicto de intereses.
3.1 Funciones
4. AUDITORIA EXTERNA
Son profesionales externos de los cuales requerimos para que examinen y evalúen la suficiencia y
efectividad los procedimientos, políticas y el sistema de control interno del sanatorio.
4.1 Objetivo
Obtener parámetros de valuación suyo punto de vista sea objetivo, establecidos por terceros.
4.2 Funciones
9
Establecer las bases sobre las cuales debe haber un estricto control.
9
Dar una opinión de cómo se está siendo administrado el sanatorio a nivel, administrativo, y
operativo
9
Dar sugerencias, y recomendaciones para mejorar el desempeño del las actividades del
sanatorio a nivel administrativo y operativo.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
5. DIRECCION GENERAL
5.1 Objetivo
Dirigir las actividades del sanatorio apegadas a los lineamientos generales establecidos por el
consejo de administración, encaminadas primordialmente a la atención de pacientes, investigación
científica y la contribución al bienestar de la comunidad, que pueden ser llevados a cabo
eficazmente con la satisfacción de pacientes, empleados, personal administrativo y medico.
Asimismo esto se reflejara en la obtención de utilidades, el cargo de la dirección general estará
representado por una persona física, la cual será designada por el consejo de administración.
5.2 Funciones
6. SUBDIRECCION MÉDICA
Es la responsable de manera directa por la dependencia que de ella existe de los servicios
médicos, paramédicos y de los auxiliares de diagnostico y tratamiento
6.1 Funciones
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Debido a la responsabilidad que representa, este puesto deberá ser desempeñado por un medico
cirujano calificado, con una trayectoria intachable dentro de sus actividades y será nombrado por
el consejo de administración, tomando en consideración la opinión del director general.
7. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
Administra y controla las actividades que se realizan en el sanatorio planteándose una serie de
objetivos que tomara como base para llevar de la mano a todos los departamentos y desarrollen
sus actividades a su máxima capacidad para una mayor calidad
7.1 Objetivo
Planear, organizar, controlar, coordinar las actividades administrativas de la dirección general y las
que realizan las unidades a su cargo.
7.2 Funciones
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
X. ESTRUCTURA OPERATIVA
En está parte del manual se establece los departamentos que están directamente desarrollados
con la actividad del sanatorio, son los que directamente se encargan de estar en contacto con los
pacientes, sus familiares, desempeñan un aparte vital para el sanatorio y por ello creemos de vital
importancia enunciar sus funciones.
1. DEPARTAMENTOS MEDICOS
Tiene como finalidad formar una unidad que centralice, promueva y participe en la ejecución de
todos los aspectos pertinentes con la salud individual y comunitaria, con particular énfasis en la
promoción de la salud.
a) Médicos externos
b) Médicos residentes
c) Médicos internos
a) Médicos externos
También sus obligaciones serán las de estudiar y vigilar que el historial clínico de los pacientes.
Este al corriente, comentar con los médicos residentes los resultados ya que halla cumplido con lo
ordenado.
b) Médicos residentes
Deben encargarse de las labores de rutina de los servicios que se les ha señalado y tienen que
conocer los reglamentos.
El personal residente debe permanecer en el sanatorio los días que están de servicio, ya que
generalmente son los encargados de las emergencias d acuerdo con su preparación.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
c) Médicos internos
Harán un internado rotatorio pasando por cada uno de los servicios que existen en el sanatorio por
lo que tendrán que hacer los historiales clínicos ayudados por las notas clínicas de los residentes
y dentro de sus obligaciones están las de asistir a a las conferencias que se dicten, asistir a
quirófanos como observadores o ayudantes.
1.2 Urgencias
En él se presta la atención de los pacientes que presentan alguna urgencia medico- quirúrgico, y
que por lo tanto, deben ser tratados inmediatamente, posteriormente deben continuar en
observación para un tratamiento medico y si es necesario hospitalizarlo para su recuperación.
1.3 Quirófanos
Los quirófanos o salas de operación están bajo la vigilancia de un jefe de quirófanos en las cuales
debe cumplir con diversas normas generales tales como:
Para la intervención inmediata, después de que el paciente ha sido anestesiado y sometido a una
intervención quirúrgica es importante que se pase a la sección de recuperación post- operatoria,
donde recibirá el tratamiento necesario para su alta.
Atiende a las mujeres listas para el parto siguiendo un proceso por el que pasara hasta que nazca
el bebe.
Las actividades que se deben realizar en el departamento para atender este caso son:
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
1.5 Enfermería
9 Tener una central de enfermeras por cada piso o sección del sanatorio
9 Contar con enfermeras tituladas, auxiliares y mixtas.
9 Informar al medico sobre el estado de sus pacientes y vigilar que todos los informes
relacionados con su atención sean completos y verídicos.
9 Asignar al personal de enfermería que deberá ayudar al medico en la exploración,
exámenes y tratamientos que se requieran en su piso.
9 Tener a la mano el equipo y el material necesario para auxiliar el diagnostico o tratamiento
de los pacientes.
9 Acompañar al medico a visitar a los pacientes, sea en la ronda o visita establecida en forma
reglamentaria o cuando éste haga las visitas individuales.
1.6 Dietología
El historial clínico es un reporte escrito de cada paciente el cual debe contener diversos puntos
importantes como son:
9 Identificación.
9 Enfermedad principal.
9 Antecedentes clínicos.
9 Antecedentes familiares.
9 Resultado del examen físico y diagnostico provisional.
9 Consultas.
9 Reportes especiales.
9 Hallazgos patológicos.
9 Hallazgos radiológicos y clínicos.
9 Tratamiento medico o quirúrgico.
9 Ordenes del medico
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
2. DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS
Dentro de este capitulo vamos a llevar a cabo la administración de la contabilidad y tolo lo que va
ligado a ella para un control sobre los diferentes rubros con los que contamos dentro de la
contabilidad en general dividiéndola por áreas para un mayor entendimiento.
Dentro de este departamento podemos encontrar una subdivisión mas como a continuación se
presenta:
2.1 Contraloría.
2.2 Contabilidad
9 La elaboración de pólizas.
9 Captura de la documentación el paquete contable.
9 Elaboración de estados financieros, conciliaciones bancarias, pagos provisionales,
9 Elaboración de la declaración anual, el cálculo de las cuotas obrero patronales ante el
IMSS e INFONAVIT, entre otras.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
2.3 Caja
Este departamento como todos los demás es muy importante ya que tendrá a cargo la
9 Recepción del importe cobrado a los pacientes, los depósitos de la cobranza en bancos,
2.4 Compras.
2.5 Almacén.
Dentro del almacén se llevaran una serie de funciones para tener un control del almacén tales
como son:
Dentro de este departamento se llevaran a cabo la elaboración del manual de organización, para
precisar la organización del sanatorio, interviniendo en la formulación, revisión y aplicación del
contrato de trabajo, así como el reglamento interior de cada puesto, controlar y supervisar los
servicios de mantenimiento, instalaciones, mobiliario y equipo, limpieza entre otros.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
2.6.1 Admisión
9 Llevar a cabo el recibimiento de los pacientes que se presentan en el sanatorio para ser
atendidos en consulta externa, o que ameriten hospitalización.
2.6.2 Personal
Para que exista un buen desempeño en el sanatorio el personal encargado de este departamento
tendrá la obligación de preparar a al demás personal para que sea mas competente y aumentar la
productividad de los empleados, así como establecer una comunicación entre el personal y los
niveles jerárquicos superiores,
2.6.3 Mantenimiento
Mas que para tener una buena presentación el sanatorio debe estar aseado y limpio lo más
posible para evitar infecciones o contagios, en el cual el personal de mantenimiento realizara las
siguientes actividades.
9 Recolección de ropa.
9 Selección de la misma.
9 Lavado y desinfección.
9 Planchado.
9 Zurcido.
9 Manufactura.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
XI. DIRECTORIO
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
DICIEMBRE, 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 64
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 6
Generalidades. 9
10
1. PROCEDIMIENTO DE LA RECEPCIÓN DEL PACIENTE.
11
1.1 Objetivo
11
1.2 Políticas de Operación
12
1.3 Descripción del Procedimiento
2. PROCEDIMIENTO DE LA CANALIZACIÓN DEL PACIENTE AL 13
SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA.
14
2.1 Objetivo
14
2.2 Políticas de Operación
14
2.3 Descripción del Procedimiento
3. PROCEDIMIENTO DE LA CANALIZACIÓN DE PACIENTES AL 16
SERVICIO DE ESPECIALIDADES.
17
3.1 Objetivo
17
3.2 Políticas de Operación
17
3.3 Descripción del Procedimiento
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
38
9. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE
REAPROVISIONAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE
CURACIÓN.
39
9.1 Objetivo
39
9.2 Políticas de Operación
40
9.3 Descripción del Procedimiento
10. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y GUARDA DE LOS BIENES 41
SUMINISTRADOS POR EL ALMACÉN.
42
10.1 Objetivo
42
10.2 Políticas de Operación
43
10.3 Descripción del Procedimiento
11. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y 46
MATERIAL DE CURACIÓN PROVENIENTES DE PROVEEDORES.
47
11.1 Objetivo
47
11.2 Políticas de Operación
47
11.3 Descripción del Procedimiento
12. PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y 49
MATERIAL DE CURACIÓN.
50
12.1 Objetivo
50
12.2 Políticas de Operación
52
12.3 Descripción del Procedimiento
13. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ESTUPEFACIENTES Y 54
SUBSTANCIAS PSICOTRÓPICAS.
55
13.1 Objetivo
55
13.2 Políticas de Operación
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
INTRODUCCIÓN
El sanatorio “Santa María Tetepan, S.A. de C.V.”, tiene como propósito fundamental, el otorgar a
sus pacientes un servicio de calidad y calidez humana, de la mejor manera posible.
La colaboración eficiente y oportuna del cuerpo médico y personal administrativo del sanatorio, en
el cumplimiento de los lineamientos de este manual, se traducirá en el logro de los objetivos
institucionales.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Generalidades.
Las presentes políticas son de observancia general para todo el personal del sanatorio y tienen
por objeto regular la prestación de los servicios médicos que otorga el mismo, su incumplimiento
será motivo de responsabilidades por parte de quien se haga acreedor.
Se deberá observar la aplicación del presente manual en las áreas que conforman el sanatorio, de
acuerdo a las funciones que desarrollen, considerar la supervisión de la correcta aplicación del
manual de procedimientos.
Se deberán mantener bajo estricta seguridad y en áreas aisladas los materiales peligrosos,
corrosivos, gases tóxicos y radioactivos.
Se prohibirá que al interior de las áreas almacenarías se consuman alimentos, se utilicen estufas,
parrillas, calentadores, encender fósforos o cigarrillos.
Las áreas almacenarías deberán contar con registros e informes que permitan el adecuado control
de las operaciones.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
1.1 Objetivo
Brindar a nuestros pacientes un espacio limpio, agradable y cómodo para su recepción, la cual
fungirá como primer contacto con el mismo y emitirá información en el ámbito de la unidad
médica, la cual será proporcionada cortésmente por el personal asignado al área.
Consulta Externa:
Servicio de Urgencias:
Egresos Hospitalarios:
El área de recepción formulará las relaciones de pacientes que serán atendidos en cada turno,
mismas que enviará al Área de Archivo a fin de que ponga a disposición del área de Enfermería
los expedientes solicitados.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
2.1 Objetivo
Detectar el tipo de paciente para canalizar adecuadamente, de una manera eficiente y oportuna.
El área de Recepción determinará cuales son los pacientes que deben de canalizarse a este
servicio.
El área de Enfermería captará del Archivo los expedientes dispuestos para consulta de los
pacientes, y distribuirá en los consultorios correspondientes después de la toma de los signos
vitales.
Una vez asentados peso, estatura y presión del paciente en el expediente, la enfermera
encargada procederá a indicar al paciente el consultorio al que debe presentarse.
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
3.1 Objetivo.
Ofrecer de manera eficaz los servicios de especialidades con los que cuenta el sanatorio, a través
de médicos profesionales, con un alto valor moral.
El área de especialidades otorgará de una manera eficiente y cordial los servicios a los pacientes
que lo requieran.
Mantener un seguimiento de los pacientes a los que se les brinda el servicio, en cuanto a sus
medicamentos, mejoría, etc.
Determinar el alta del paciente y canalizar nuevamente al servicio de consulta externa, para que
mantenga con su médico constante observación, para evitar alguna recaída.
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
4.1 Objetivo.
A juicio del médico tratante, procederá la hospitalización del paciente en cualquiera de los
siguientes casos.
Cuando el estado de salud del paciente requiera la observación constante o un manejo que sólo
pueda llevarse a efecto en el área hospitalaria.
Se solicitará la presencia de los familiares o responsables legales del interno a fin de autorizar y/o
ejecutar cualquier disposición médica. Asimismo se solicitará la presencia de los padres o
responsables legales de pacientes lactantes o menores hospitalizados, para atender cualquier
disposición médica para efectos de proporcionar los cuidados maternos correspondientes.
El ingreso hospitalario del paciente deberá llevarse a cabo cuidadosamente y con gentileza, de
acuerdo al tipo de paciente; ya sea en silla de ruedas o en camilla.
El área de Enfermería deberá localizar y notificar a los familiares del paciente que se encuentra
internado, siempre que éste haya llegado solo o ingresado en estado de inconsciencia.
Deberá procurarse que durante el ingreso y estancia del paciente hospitalizado, la conversación
gire en torno a su salud y en su caso a la del bebe, además de las cuestiones normativas y
reglamentarias del sanatorio.
El horario de visitas a pacientes hospitalizados será de 10:00 a 12:00 horas y de 16:00 a 18:00
horas de lunes a domingos, siempre y cuando cuenten con el pase correspondiente.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
5.1 Objetivo.
Atender de manera oportuna a los pacientes programados que necesiten de algún tipo de
intervención quirúrgica. Así como a los pacientes que acudan al servicio de urgencias y sea
necesario intervenir de manera inmediata.
Se otorgará el servicio quirúrgico a cualquier paciente que lo requiera, habiéndose realizado todos
los estudios pertinentes, los cuales le han llevado al médico a tomar la decisión de llevar a cabo
una cirugía.
No podrán ser programados los actos quirúrgicos fuera del horario fijado para el efecto, el cual
será de las 8:00 a 14:00 y de 15:00 a 20:00 horas de lunes a sábado, coadyuvando a regularizar
las tareas propias de los especialistas y técnicos médicos que colaboran en el mismo. Únicamente
podrá intervenirse fuera de este horario en cualquier caso de urgencia.
Para la realización de un acto quirúrgico, la enfermera encargada del paciente hospitalizado será
la responsable de prepararlo (atendiendo a todas las indicaciones preoperatorias), y de canalizarlo
al área de quirófano. La enfermera de quirófano será la responsable de realizar la preparación
específica (vestimenta, asepsia, instrumental y material médico, etc.), para su intervención.
DE LA ATENCIÓN QUIRÚRGICA.
Responsable Descripción del procedimiento
1. Enfermera de Piso. 1.1 Requiere del servicio quirúrgico para la atención de un
paciente.
1.2 Si es una intervención de urgencia, informa al área de quirófano
para su preparación inmediata.
1.2.1 Recibe al paciente, prepara los suministros a utilizar y lo
traslada al quirófano para su intervención. Continúa con el paso
2.1.
1.2.2 Posteriormente solicitará al Médico adscrito al área de
Hospitalización la elaboración del formato “Autorización, Solicitud y
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
6.1 Objetivo.
Determinar las verdaderas urgencias, para no saturar ésta área de pacientes que podrían ser
atendidos dentro del mismo sanatorio pero en otra área específica, para así poder atender las
urgencias reales con la mayor prontitud posible.
En los términos de la Ley de Salud, podrá otorgarse servicios de urgencias gratuitos a las
personas que comprueben no tener ingresos suficientes para pagar y será solamente en casos de
urgencias médicas calificadas, hasta lograr estabilizar los signos vitales y eliminar el peligro de
muerte.
Todo paciente ingresado al área de urgencias, deberá ser atendido con la prontitud necesaria,
observando las formalidades del ingreso con los responsables o familiares de éste en su caso.
El médico responsable del servicio de urgencias deberá informar al Director del Sanatorio, sobre
la atención a pacientes cuyo caso clínico se considere como resultado de una colisión o
enfrentamiento personal y sus consecuencias deban ser del conocimiento de las autoridades
judiciales.
Siempre que llegue a la Sanatorio una persona ya fallecida o fallece al momento de recibirla, no
podrá ser extendido el certificado correspondiente por ningún médico de la Unidad, ya que no se
conoce el estado o causas del deceso, ni tampoco recibió atención médica de la misma.
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Al egreso del paciente del servicio, el médico tratante enviará al área de Archivo la hoja de
atención en urgencias.
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
7.1 Objetivo.
Determinar las verdaderas urgencias, para no saturar ésta área de pacientes que podrían ser
atendidos dentro del mismo sanatorio pero en otra área específica, para así poder atender las
urgencias reales con la mayor prontitud posible.
Para el otorgamiento de los servicios auxiliares de diagnóstico, el sanatorio dispondrá de las áreas
de Laboratorio y de Rayos X, las cuales realizarán los exámenes de laboratorio, la toma de placas
simples y estudios por medio de contraste.
Para la canalización del paciente a los servicios auxiliares de diagnóstico deberán presentarse
para el efecto los formatos de Solicitud de Exámenes de Laboratorio o Solicitud de Estudios de
Rayos “X”, expedidos por el médico tratante.
El horario de toma de muestras de consulta externa es de 7:00 a 8:30 de lunes a viernes, y los
resultados se entregarán al día siguiente al Archivo, el cual se encargará de incluirlos en los
expedientes clínicos correspondientes para que en la consulta siguiente se aplique al paciente el
tratamiento adecuado.
El responsable del Laboratorio efectuará visita diaria a las salas de hospitalización para verificar y
recoger las solicitudes de análisis que previamente prescriba el médico de sala y realizar la toma
de muestras.
El horario de toma de placas radiológicas de consulta externa es de 8:00 a 20:00 horas de lunes a
viernes, y la entrega de las placas se realizará directamente al paciente el día de su consulta.
Aquellas placas que sean de interés legal o para la docencia, serán resguardadas, y al término de
la consulta en la que fueron utilizadas para su revisión, el personal de enfermería las recuperará y
las turnará al área de Rayos X para su archivo correspondiente.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Se practicará la toma de placas radiográficas anotando en la solicitud lugar y fecha, nombre del
paciente, edad, estudio realizado, el médico solicitante, el servicio que lo solicita y quien realizó el
estudio.
El área de Laboratorio contará con los envases adecuados y preparados para recolectar las
muestras de los pacientes que serán analizadas. Además manejará un control de identificación
para envasarlas y etiquetarlas, evitando con ello cualquier equivocación.
El personal de laboratorio tomará las medidas de seguridad necesarias para la toma y manejo de
muestras, con la finalidad de evitar riesgos de contraer alguna enfermedad infecciosa-contagiosa.
Cuando por falta de capacidad instalada o por reparación o mantenimiento de los equipos, no sea
posible la prestación de los servicios auxiliares de diagnóstico en el sanatorio, se les pedirá a los
pacientes acudir a su laboratorio de preferencia a realizar los estudios solicitados.
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
8.1 Objetivo.
Determinar las verdaderas urgencias, para no saturar ésta área de pacientes que podrían ser
atendidos dentro del mismo sanatorio pero en otra área específica, para así poder atender las
urgencias reales con la mayor prontitud posible.
Para efectos de control de expedientes clínicos, el sanatorio contará con un área de Archivo
Clínico; la cual llevará un registro minucioso de todos aquellos expedientes que son abiertos o
mantienen incidencias de los pacientes que acuden al servicio.
Para un mejor control e inmediata localización de los expedientes clínicos, éstos serán ordenados
alfabéticamente de acuerdo al registro federal de contribuyentes de cada paciente.
Con la finalidad de mantener un control absoluto en el manejo de los expedientes clínicos y evitar
extravíos o malos manejos, queda estrictamente prohibido sustraer, darlos en préstamo o entregar
éstos a los pacientes o familiares de éstos.
Terminado el turno de consulta externa, el personal de enfermería recogerá de los consultorios los
expedientes utilizados, devolviéndolos con la relación de pacientes atendidos al Área de Archivo
Clínico para su adecuado control y resguardo.
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
9. 1 Objetivo.
Establecer la secuencia de operaciones que deberá cumplir el sanatorio para solicitar al almacén,
los bienes necesarios para la prestación de los servicios médicos.
9. 2 Políticas de Operación:
Sera responsabilidad de la dirección del sanatorio revisar y aprobar en su caso, las solicitudes de:
bienes que le presenten las áreas bajo su responsabilidad, cuidando que estén sustentadas en
necesidades reales y disponibilidad presupuestal para el sanatorio.
La dirección del sanatorio supervisara que las cantidades de bienes requeridas por las áreas bajo
su responsabilidad se ajusten a las políticas señaladas por las subdirecciones médica y
administrativa y sus respectivos departamentos.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
10. 1 Objetivo.
Preparar y programar la recepción oportuna de los bienes suministrados por el almacén para
satisfacer con oportunidad las necesidades de operación del sanatorio.
Sera responsabilidad de la coordinación de recursos materiales recibir y verificar los bienes ante la
presencia del operador de transporte los embarques contra las ordenes de despacho, y levantar
"acta administrativa" en el caso que existan irregularidades en las entregas por faltantes, deterioro
en los bienes y otras fallas que se aprecien para deslindar responsabilidades.
La coordinación de recursos materiales verificará que las cantidades de bienes recibidos, sean las
mismas que se especifican en la "orden de despacho".
Se deberá considerar siempre el plano del almacén y farmacia al programar las áreas físicas
destinadas a la guarda de los bienes a recibir, así como las características específicas de cada
producto.
Se guardaran bajo llave los medicamentos, psicotrópicos y estupefacientes, debiendo observar los
lineamientos de control sanitario emitidos por el sector salud.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
"talón de embarque"
"control de trafico de vehículos"
"solicitud de reaprovisionamiento"
"orden de despacho"
"oficio de autorización farmacias"
1.2 Confronta la "solicitud de reaprovisionamiento" con
los bienes y revisa el numero de piezas contra lo
descrito en el "control de trafico de vehículos". Revisa
clave por clave en cuanto a sus características,
presentación, cantidad, caducidad y estado físico.
1.3 ¿existen errores en la documentación con relación
a los bienes físicos?
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
11.1 Objetivo.
Procurar la recepción física y documental de los bienes adquiridos por el sanatorio, conforme a las
condiciones pactadas, para su control en términos de calidad y cantidad.
Será responsabilidad del almacén general o de la farmacia certificar la calidad de los bienes
relacionados en la remisión, previo a asignar sellos de aprobación y firma, y deberán rechazar las
remisiones de los bienes que no cumplan las especificaciones de calidad pactadas con el
proveedor.
El almacén general o la farmacia deberán de recibir, registrar y asignar alta únicamente a las
remisiones que cumplan con los requisitos que establezca la subdirección general de
abastecimientos, y deberán cuidar que las copias documentales contengan información clara,
legible y precisa, con la finalidad de que el procesamiento posterior de la información resulte veraz
y confiable.
Al recibir el suministro de farmacia, se deberá distribuir junto con el suministro ordinario los
insumos a cada unidad operativa de servicio del sanatorio de acuerdo a los requerimientos
planteados.
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
12. 1 Objetivo.
Contar con un sistema de abasto suficiente y bien administrado, que permita planificar
necesidades, mantener disponible un stock permanente, establecer consumos reales, con el fin de
tener un control eficiente de utilización y dar respuesta oportuna y eficiente a las necesidades
ordinarias y extraordinarias que presente el sanatorio.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Estas dos áreas deberán surtir los pedidos de los servicios del sanatorio por turno y en los
horarios establecidos:
Solo deberán surtir material de consumo los días establecidos para cada servicio o
excepcionalmente en caso de urgencia y de acuerdo a la especialidad de cada servicio, con base
a los stocks establecidos, debiendo revisar y ajustar estos en forma semestral.
La coordinación correspondiente deberá verificar que las solicitudes contemplen los siguientes
rubros: nombre del artículo, clave y cantidad solicitada.
La coordinación correspondiente otorgara el visto bueno junto con el jefe de servicios cuando se
soliciten pedidos extraordinarios.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
13. 1 Objetivo.
Establecer los criterios administrativos para el manejo de fármacos sujetos a control oficial.
Se deberá tener un registro actualizado de identificación de los médicos que presten sus servicios
en el sanatorio, mismo que deberá manejarse de conformidad con lo que señale la secretaria de
salud y vigilara que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias respecto al manejo de
estupefacientes y substancias psicotrópicas.
Corresponderá a la farmacia del sanatorio, controlar y custodiar los libros de registro, recetas o
permisos especiales.
Sera responsabilidad de la farmacia del sanatorio atender la revisión o balance que realice la
secretaria de salud sobre documentación del personal de farmacia; croquis; libros; sellos;
etiquetas; área de controlados; seguridad y nombre del responsable; así como verificación y
funcionamiento del libro con las existencias actuales y contra recetas.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
14. 1 Objetivo.
Tramitar la baja de aquellos medicamentos y material de curación que por sus características no
son susceptibles de ser utilizados o canjeados.
Corresponderá a la dirección del sanatorio, revisar por lo menos cada seis meses, los
medicamentos y material de curación que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten
útiles para el servicio o que se encuentren destinados, dictaminando en cada caso, su estado, así
como sus posibilidades de rehabilitación o reaprovechamiento en todas o en algunas de sus
partes.
La dirección del sanatorio deberá ordenar lo conducente para que cuando exista autorización de
baja de bienes se realice la cancelación de los registros contables y de control de los bienes
correspondientes.
La dirección del sanatorio deberá integrar su respectivo archivo con los expedientes de las bajas
de artículos que se hubieren producido, debiendo conservarse durante el tiempo que fijen las
disposiciones en vigor, conteniendo aquellas constancias de los actos administrativos producidas,
así como las actas correspondientes.
Sera responsabilidad de la subdirección medica vigilar que solo se realicen las bajas de los
artículos que tengan a su cargo el servicio de enfermería, la central de equipos y esterilización, el
almacén general y la farmacia, cuando por su estado físico o cualidades técnicas no resulte útil o
funcional o ya no se requiera para el servicio al cual se destino previo dictamen.
La subdirección medica deberá avalar la baja del bien de que se trate y elaborara un registro de
las partes que se puedan reaprovechar, mismas que se separara del bien dado de baja, cuando
las condiciones en que se encuentre el bien no permita su rehabilitación o reasignación, pero
conforme al dictamen alguna o algunas de sus partes pudieran ser reaprovechadas.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Corresponderá al almacén general así como a la farmacia del sanatorio, realizar revisiones
periódicas e identificara los medicamentos rotos y los que se encuentren en mal estado.
El almacén general y farmacia deberán separar los artículos sin etiqueta, evaporados, con
grumos, con hongos, empaque oxidado, etc., elaborara solicitud de baja, anexando relación de
medicamentos, dictamen y acta administrativa.
El almacén general y farmacia identificara en el registro kárdex el tramite de baja, a efecto de que
los saldos que figuren en el mismo, correspondan a existencias disponibles.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
El sanatorio debe contar con los señalamientos preventivos necesarios para brindar un mejor
servicio y seguridad a los pacientes como son: extintores, letreros de no fumar, nombre de las
áreas, el número de consultorio, salida de evacuación, etc.
El personal del sanatorio deberá abstenerse de introducir bebidas, alimento u objetos que
provoquen insalubridad o que interrumpan las labores encomendadas a la misma.
Como medida de seguridad, deberá cuidarse que los accesos a las áreas de almacenaje se
encuentren libres de materiales, equipos u otros, que puedan estorbar el libre e inmediato tránsito
del personal.
Los refrigeradores que se encuentran instalados en el sanatorio, serán de uso exclusivo para la
guarda de medicamentos, materiales o suministros médicos que requieran refrigeración y no
podrán ser utilizados para la guarda de ninguna clase de alimentos.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
En todo momento deberán atenderse las sugerencias o quejas que presenten los pacientes;
existiendo para el efecto un buzón y formatos a la vista.
Para la recepción de quejas y sugerencias se utilizará un formato diseñado para ello, y será la
Administración del sanatorio, el área de responsable de que éstos no falten en su lugar.
El Director del sanatorio, revisará, analizará y determinará las medidas que logren superar
deficiencias o fallas en el mismo, dejando constancia por escrito de lo acordado.
Las quejas que deriven un reembolso de gastos médicos, serán presentadas por el paciente o
quien legalmente lo represente, ante la Dirección del Sanatorio.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre C.P. Ignacio Valencia C.P. Sandra Ortega C.P. Claudia Cantellano
Firma
CONCLUSIONES
El control interno es un instrumento eficiente para las empresas en virtud de que abarca la
organización y las operaciones de las empresas en todos sus aspectos. Ello tiene por objeto
alcanzar la mayor eficiencia en la ejecución de los trabajos y evitar que se cometan
irregularidades y maniobras dolosas. El control interno permite conocer oportunamente
cualquier deficiencia, y al mismo tiempo tratar de solucionarlas de la manera mas
conveniente.
Legalmente el sanatorio debe cumplir con una serie de normas rigurosas para poder operar,
obligándolo a ser un sanatorio de calidad y que la gente se sienta segura de que va ser bien
atendida, y cumpliendo con las obligaciones que le son dispuestas de acuerdo a las leyes
correspondientes.
218
GLOSARIO
219
9 Falla de la atención en salud: Una deficiencia para realizar una acción prevista
según lo programado o la utilización de un plan incorrecto, lo cual se puede
manifestar mediante la ejecución de procesos incorrectos (falla de acción) o
mediante la no ejecución de los procesos correctos (falla de omisión), en las fases
de planeación o de ejecución. Las fallas son por definición no intencionales.
9 Riesgo: Es la probabilidad que un daño ocurra. Tanto las fallas como las violaciones
de la seguridad de la atención en salud incrementan el riesgo, incluso si el daño no
llegara a presentarse.
9 Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos y expectativas.
220
BIBLIOGRAFIA
Gestión empresarial
M.A. Asenjo Sebastián
3ra edición
Editorial Masson España
Administración de personal II
Agustín Reyes Ponce
Edit. Limusa
1998
Pág. 39-45
www.facmed.unam.mx/
www.vinculando.org
http://html.rincondelvago.com/ambiente-empresarial.html
http://www.monografias.com/trabajos21/clasificacion-empresas/clasificacion-empresas.shtml
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/procesoadmvo/temas3.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Estados_Financieros
http://www.mitecnologico.com/Main/CatalogoDeCuentas
222