Gestión de Cadena de Suministro

Tema 4: Gestión de Existencias

Dr. Ing. Francisco Rodríguez Novoa

 Agenda

1. Las existencias: definición y clases

2. Funciones del departamento de Aprovisionamiento
3. El control de materiales
4. Los costos de la gestión de compras.
5. Los costos de almacenamiento
 1. Las existencias: definición y clases

Las existencias son consideradas como los activos poseídos para ser vendidos en el
curso normal del negocio de la empresa (empresas comerciales), para ser consumidos
en el proceso de producción mediante su transformación o incorporación al producto
(empresas industriales) o simplemente para ser consumidas durante la realización de
la actividad empresarial.
Las existencias son bienes que la empresa posee:
 Ser vendidos en el curso ordinario de la explotación (ejemplo: un televisor en una empresa
de electrodomésticos)
 Ser consumidos e incorporados en la producción de bienes y servicios, que luego serán
vendidos al exterior (ejemplo la tela en una sastrería)
 Ser consumidos en el proceso productivo (ejemplo el combustible de la calefacción)
 1. Las existencias: definición y clases

Clasificación General de Materiales

1. Materiales productivos directos

o materias primas.
2. Materiales productivos
indirectos.
3. Productos en proceso.
4. Productos semi-terminados.
5. Productos terminados.
6. Sub-productos.
7. Mercaderías.
1. Las existencias: definición y clases

El ciclo de transformación de los materiales en una empresa industrial

2. Funciones del departamento de aprovisionamiento

El proceso de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que pone

a disposición de la empresa, en las mejores condiciones posibles de
cantidad, calidad, pecio y tiempo, todos los materiales y productos del
exterior necesarios para el funcionamiento de la misma y de su
almacenamiento, de acuerdo con los objetivos que la dirección de la
empresa ha definido.
 2. Funciones del departamento de aprovisionamiento
A. Fase de la gestión de compras
El departamento de compras tiene como objetivo principal proporcionar los elementos
necesarios que se deban adquirir en el exterior para realizar el proceso de producción en la
cantidad necesaria y con el mínimo costo. Es el departamento responsable de negociar el
precio de los materiales con los proveedores.
Dentro de las funciones propias de compra podemos enumerar las siguientes:
 Localizar, seleccionar, establecer las fuentes de abastecimiento de los materiales y demás
suministros de la empresa.
 Seleccionar a los proveedores en función de criterios previamente establecidos.
 Cotejar los precios, calidad y transporte de los materiales
 Negociar condiciones de entrega y pago, así como los de devolución en su caso.
 Emitir las ordenes de compra, según las condiciones acordadas con los proveedores
 Efectuar la clasificación de los materiales
 Llevar el control de existencias.
 2. Funciones del departamento de aprovisionamiento
B. Fase de la gestión de almacén
El almacén es el lugar físico donde se recibe la mercancía del exterior (proveedores) o de otras
secciones de la empresa (fábrica) con la finalidad de reservarlas y custodiarlas para que sean
utilizadas en el proceso productivo. (materias primas, productos semiterminados, etc.) o puestos a
disposición de los clientes (productos terminados).
La finalidad de la posesión de inventarios o stocks en el almacén es:
 Evitar que la empresa se demore en las entregas a sus clientes.
 Garantizar la continuidad del proceso productivo
El volumen de existencias en los almacenes está condicionado por dos variables:
 La demanda
 El plazo de entrega de los proveedores
Estos parámetros no se conocen con certeza por lo que se obligan a tener en almacén una cantidad
de stocks que eviten la ruptura del proceso productivo.
Por otro lado la estacionalidad de los productos obliga a la empresa a mantener un stock mínimo
para atender la demanda.
 3. El control de los materiales

El volumen de materiales que circulan por los almacenes de la empresa se

traduce en un costo, que a veces puede ser excesivo. Por ello es necesario
tener estos materiales controlados en todo momento para conocer su estado.
Los datos principales de los que debe poseer información: son la clase de
artículos, el costo de cada uno de ellos, las entradas, las salidas y su
ubicación.
 3. El control de los materiales

A. Aplicación del método ABC para el control de inventarios

El método ABC, conocido también como método de Pareto, ya que establece una clasificación
por excepción, es decir busca controlar con mayor dedicación aquellos materiales que tienen un
valor mas significativo para ello realiza una clasificación dividiendo los productos de la empresa
en tres categorías (A, B y C) en función de su importancia técnico-económica.
Los artículos pertenecientes a la categoría A son los mas valiosos, mientras que los que
pertenecen a la categoría C son los menos valiosos.
 3. El control de los materiales

A. Aplicación del método ABC para el control de inventarios

 Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual es el mas elevado, suponiendo pro
tanto una inversión financiera considerable, y normalmente representan un porcentaje bajo de
las categorías de artículos en el almacén.
 Los artículos C son, por el contrario, artículos con el menor valor de consumo, pero ocupan un
porcentaje muy elevado dentro del almacén.
 Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio y un
valor también medio en el almacén de la empresa.
 3. El control de los materiales

B. La generalización del método ABC para el control de otras variables

 Los artículos, los proveedores y los clientes pueden tratarse mediante una gestión unitaria
que permita la aplicación del método ABC. Por ejemplo se puede realizar un estudio de
control de los proveedores en función de la cantidad de compras que se realiza a cada uno.
 Incluso dentro de una categoría, se pueden realizar distintos controles ABC. Así los clientes
son los que se tiene mayor cifra de ventas no son forzosamente los mismos que poseen las
deudas mas elevadas. Los puntos de vista (y los criterios de clasificación) son diferentes
para el jefe de ventas y para el responsable de cuentas por pagar.
 3. El control de los materiales

En el método ABC se ponen en relación los valores acumulados de inversión y unidades almacenadas
 3. El control de los materiales

Método ABC. Ejemplo1

La empresa Frutos del Norte dedicada a la compra y venta de fruta, desea mejorar el control de su
almacén utilizando el sistema ABC. Los datos de los artículos son los siguientes:

Determine la importancia relativa de cada uno de los productos, calculando los porcentajes acumulados.
 3. El control de los materiales

Método ABC. Ejemplo1. Solución

S/. S/.
 3. El control de los materiales

Método ABC. Ejemplo1. Solución

Relación entre el nivel de inversión y las existencias almacenadas

 4. Los costos de la gestión de compras

El volumen de stocks es uno de los problemas fundamentales que se plantea en el

control de los inventarios de la empresa. La solución consiste en encontrar un
equilibrio entre dos fuerzas de sentido opuesto:
 La necesidad de mantener la cantidad suficiente de materiales para abastecer al proceso
productivo y a los clientes
 La inversión que supone la adquisición de materiales y los gastos de conservación de los
mismos.
Para saber si el departamento de compras añade valor a la empresa, será necesario
realizar un control sobre el mismo. Para ello suele establecerse el pedido como el
referente a controlar: tiene que buscarse una rentabilidad en la confección del pedido,
es decir, procurar optimizar la relación entre el importe del pedido y el costo total de
realizar y gestionar dicho pedido.
 4. Los costos de la gestión de compras

Entre los costos a controlar en la gestión del pedido podemos enumerar:

 Sueldos y salarios de las personas que realizan el pedido.
 Gastos de carácter administrativo necesarios para realizar el pedido, como teléfono, fax,
internet y material administrativo necesario.
 Transportes, almacenaje y seguro hasta la recepción de las mercancías en el almacén.

Aunque estos costos son fijos (como sueldos o alquileres) la mayoría son variables es
decir, están relacionados con el número de pedidos que se realizan, y habrá que intentar
minimizarlos reduciendo el número de pedidos de escaso importe.

Para obtener el costo unitario se suman todos los costos anuales del departamento y se
divide entre el número de pedidos realizados en el periodo.
 4. Los costos de la gestión de compras

Ejemplo 2
La empresa Globo, S.A., publica una revista semanal con los artículos de la realidad nacional que se han
publicado a lo largo de los últimos siete días. Su principal materia prima es el papel. Del departamento de
compras se encargan dos personas con sueldos anuales de S/. 28,000 y S. 30,000. El costo anual de la
cuenta de comunicaciones es de S/. 2,300. La cuenta de primas de seguros correspondientes a lo abonado
por el seguro de la mercancía ha ascendido a S/. 3,000. Por el transporte de la mercancía solicitada se
abonaron S/. 2,222. la energía eléctrica consumida en la empresa en el último año ha ascendido a S/. 2,900.
La empresa prorratea el consumo de luz entre los departamentos en función del número de tubos
fluorescentes que tienen cada departamento :

El número de pedidos realizado a lo largo del año ha sido de 250

A partir de esta información, calcula el costo unitario de cada pedido
 4. Los costos de la gestión de compras

Ejemplo 2. solución

Suma de tubos Sueldo del departamento de compras S/. 58,000.0

120 Comunicaciones S/. 2,300.0
200 Seguro de mercancías S/. 3,000.0
50 Transporte de mercancías S/. 2,222.0
40 Prorrateo de luz eléctrica 2,900 / 470 S/. 6.17
60 Aprovisionamiento 120 * 6.17 S/. 740.426
Total = 470 Costo Total S/. 66,268.60
Costo /pedido S/.265.074
 5. Los costos de almacenamiento

Los costos de almacenamiento o posesión son los derivados de almacenar artículos y

mantenerlos durante el tiempo que permanecen en el almacén. Estos son algunos
ejemplos de este tipo de costos:
 Alquiler del almacén (fácil de determinar)
 Consumo de electricidad (no fácil de determinar)
 Gastos de reparación y conservación.
 Gastos de calefacción o refrigeración.
 Seguros de las mercancías y de los edificios
 Alumbrado
 Manipulación física de los elementos
 Pérdidas por deterioro de valor ante la aparición de elementos mas eficientes en el mercado.
 5. Los costos de almacenamiento

Los stocks, cualquiera que sea su naturaleza de los productos o materias primas que los
componen, representan un capital que queda inmovilizado en la empresa durante el
tiempo que permanece en el almacén.
Desde otro punto de vista, los costos de almacenamiento se subdividen en dos
categorías:
 Costos financieros (intereses y costos de oportunidad)
 Costos propios de mantenimiento

Costo de almacenamiento = Costos financieros + Costos de mantenimiento.

El costo de almacenamiento es determinante para contribuir indicadores de control

como la tasa de posesión de stock.
 5. Los costos de almacenamiento

Tasa de posesión del stock es el cociente entre los costos de almacenamiento y el valor
del stock o inventario medio.

Por ejemplo una empresa con unos costos de almacén de S/. 100,000 y un valor medio
de inventario de S/. 500,00, tendrá una tasa de posesión del 20%. Es importante
conocer la tasa de posesión para intentar reducirla a través de los componentes de la
misma.
 5. Los costos de almacenamiento

Ejemplo 3
Calcula el coste de posesión del papel almacenado por una empresa de papelería que ha
obtenido los siguientes datos:
Intereses anuales de préstamos solicitados : 4,200
Alquiler de los locales ocupados o amortización si son propios: 3,600
Conservación del material : 350
Perdidas por deterioro, mermas y extravíos : 500
Gastos generales y de administración de almacén : 2,200
Valor del stock S/. 50,000
 5. Los costos de almacenamiento

Ejemplo 3. solución

Intereses Anuales 4200

Alquiler locales 3600
Conservación del Material 350
Pérdidas 500
Gastos generales 2200
Costo de Almacenamiento 10850
Valor del stock 50000
Tasa de posesión del stock 0.217
¡Gracias!