CICLO DE NÓMINA

INTEGRANTES:
JUAN IGNACIO CAMACHO
MARIA ALEJANDRA DURANGO CHAMORRO
ANGIE VALENTINA MAYORGA GUTIÉRREZ
EDWIN SANTIAGO PENHA LÓPEZ
ANA MARIA GABRIELA PRIETO VERGARA
CLAUDIA CAMILA RINCÓN ALMECIGA
ANDRÉS FELIPE ROBAYO RUBIO

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD :CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA: CONTADURÍA PÚBLICA

BOGOTA, D.C.

2019
 Introducción

El presente trabajo de investigación tiene como objetivo principal explicar la nómina, saber
cuáles son sus principales funciones, y cuál es su importancia en una organización.

El método empleado para la realización de este trabajo principalmente es la investigación y

la fuente principal de información es el libro Accounting Information Systems de Marshall.

Adicionalmente, presentar un caso de la vida cotidiana, en el que se vea reflejada la

importancia de la nómina, reconocer su aplicabilidad y cuáles son sus efectos en la
organización propuesta.
 La nómina

El ciclo de gestión de recursos humanos (HRM), también llamado nómina, es un conjunto

de actividades comerciales y operaciones de procesamiento de datos relacionadas con la
buena gestión y desempeño de los empleados. Entre sus funciones y tareas principales
está:

a. Reclutar y contratar nuevos empleados

b. Capacitación
c. Asignación de trabajo
d. Compensación ( nómina)
e. Evaluación del desempeño de las tareas
f. Despido de los empleados debido a la terminación voluntaria o involuntaria

El sistema de nómina también asigna costos a mano de obra a productos y departamentos

para su uso en precios y productos y decisiones mixtas. En muchas empresas el ( HRM) y
el sistema de nomina estan separados, y son dirigidos y monitoreados por diferentes
organismos. sin embargo los sistemas (ERP) integran los dos conjuntos de actividades.

Las actividades relacionadas con la gestión de recursos humanos ( información,

contratación, despidos, transferencias) y la recopilación de información sobre el uso del
tiempo de los empleados se realizan diariamente.sin embargo, el proceso de la nómina solo
ocurre periódicamente, ya que en las organizaciones se le paga a sus empleados después
de un lapso determinado (generalmente no es diario).

Descripción del proceso de gestión de recursos humanos y necesidades de

información.

El éxito de la organización depende de empleados calificados y motivados ya que sus

conocimientos y actividades afectan la calidad de los bienes y servicios proporcionados a
los clientes. Los empleados son un factor clave en el costo ya que la calidad de su trabajo
afecta la productividad, y el ensamblaje del producto. Por esto se considera que las
habilidades, el conocimiento y la experiencia de los empleados, pueden valer varias veces
el valor de los activos tangibles de una empresa. (como los equipos, inventario y propiedad
y equipos).

Parte del sistema ERP que apoya la gestión de los recursos humanos y de la nómina
Para usar a los empleados de una organización eficazmente el sistema de gestión de
recursos humanos/nómina debe recopilar y almacenar la información que los gerentes
necesitan para responder las siguientes preguntas:

1. ¿cuántos empleados necesita la organización?

2. ¿qué habilidades específicas tienen los empleados?
3. ¿qué habilidades son escasas, y muy demandadas?
4. ¿son efectivos los programas de capacitación para los empleados?

La nómina proporciona parte de la información necesaria para responder estas preguntas.

Sin embargo sólo contiene información descriptiva. Aunque dicha información, permite a los
gerentes tomar decisiones en la organización, no ayuda a proveer conocimiento específico,
es por esto que algunas organizaciones han invertido en el sistema de gestión del
conocimiento , este sistema almacena el conocimiento de los empleados para que otros
puedan compartirlo y usarlo, y estos a su vez pueden mejorar significativamente la
productividad.

Amenazas y controles

Todas las actividades del HMR Dependen de una base de datos integrada que contiene
información sobre los empleados, la nómina y el uso de su tiempo. por lo tanto la primera
amenaza son los datos inexactos o inválidos, estos podrían generar un exceso o falta del
personal. También puede crear ineficiencias debido a la asignación de empleados para
realizar las tareas para las que no están calificados. Otra amenaza es que los datos
inexactos de la nómina pueden dan como resultado errores en los pagos de los empleados
y estos pueden crear problemas a nivel moral. Además la organización puede adquirir
multas por errores cometidos en el pago de los impuestos sobre la nómina.

Una forma de disminuir la amenaza es usar los diversos controles de integridad de

procesamiento para minimizar el riesgo de errores en la entrada de datos. también restringir
el acceso a estos datos y configurar el sistema, para que solamente personal autorizado
pueda modificarlos.

La gran mayoría de compañías, incluidas empresas grandes como Walt Disney, Continental
Airlines, Sysco y Amazon com, usan otro tipo de estrategia de control para esta amenaza,
periódicamente requieren que algunos de sus ejecutivos de nivel superior pasen tiempo en
puestos más bajos para comprender mejor las tareas y presiones laborales. La experiencia
puede ayudar a los ejecutivos a identificar los cambios necesarios en las condiciones de
trabajo. Las experiencias de inmersión también permiten a los altos ejecutivos empatizar
mejor con los trabajadores de rango y archivo.

Estas experiencias son importantes porque hay una evidencia de que los empleados que
tienen actitudes positivas contribuyen a mejorar la rentabilidad al estar más dispuestos a
tomar la iniciativa, e intervenir cuando sea necesario para ayudar a cumplir con las
solicitudes de los clientes. Muchas compañías encuestaron regularmente a los empleados
para conocer sus inquietudes. Estas nuevas encuestas reemplazan las preguntas
tradicionales sobre la satisfacción laboral con otras especialmente diseñadas para revelar
mejor las actitudes verdaderas de los empleados sobre su trabajo, compañeros de trabajo y
gerentes. Las respuestas pueden ayudar a los gerentes a tomar medidas específicas para
mejorar la moral y la motivación de los empleados. Al igual que con la experiencia de
inmersión ejecutiva, el seguimiento de dichos datos de la encuesta es crítico porque si las
empresas no actúan sobre la retroalimentación obtenida de los empleados por estos
métodos, la moral y el rendimiento de los empleados disminuyen drásticamente.

En problemas generales con el ciclo de nómina también está el contratar empleados que no
están calificados o que violan las reglas del empleado.

Los controles que se le pueden dar a estas amenazas son verificar constantemente que el
trabajo se esté haciendo correctamente, estar al tanto de cuáles son los cambios que hay
dentro de la empresa; los tiempos de los procesos, el comportamiento de los empleados, y
mantener al tanto a los trabajadores del cambio de las reglas.

2. Actividades del ciclo de nómina

El sistema de nómina cuenta con 5 entradas principales de fuentes:

1. Departamento de gestión de recursos humanos:

Consiste en actualizar la base de datos en cuanto a información sobre alquileres, despidos

y cambios en la tasa de pago debido a aumentos y promociones.

2. Los empleados :

Los empleados reciben cheques de pago individuales en compensación por sus servicios,
siendo la principal salida del sistema de nómina.

Inician cambios de deducciones discrecionales (por ejemplo, contribuciones a planes de

jubilación).
 3. Diversos departamentos:

Los diversos departamentos proporcionan datos sobre las horas reales que trabajan los
empleados.

4. Agencias gubernamentales:

Proporcionan tasas de impuestos e instrucciones para cumplir con los requisitos

reglamentarios.

5. Compañías de seguro y otras organizaciones:

Brindan instrucciones para calcular y remitir varias retenciones.

6. Bancos:

Se envía un cheque de nómina al banco para transferir fondos de las cuentas regulares de
la compañía a su cuenta de nómina.

Los cheques se emiten también a las agencias gubernamentales, compañías de seguros y

otras organizaciones para cumplir con las obligaciones de la compañía (por ejemplo,
impuestos, primas de seguros).

Actualizar la base de datos de nómina

Como actividad principal, en el ciclo de los recursos humanos se ve una actualización en la

base de datos de nómina, donde se ven reflejados cambios realizados internamente, tales
como: Las nuevas contrataciones, terminaciones en los contratos, cambios en los pagos o
cambios en las retenciones. Estos datos se deben actualizar periódicamente para que se
vean reflejados en las deducciones para el proceso del seguro y el porcentaje de impuestos
que paga dicha empresa sobre sus ingresos.

PROCESO:

Mientras que el departamento de recursos humanos es responsable de actualizar los

cambios iniciados internamente, más específicamente la base de datos maestros de nómina
(contrataciones, despidos, aumentos de sueldo y promociones.), el departamento de
nóminas es el encargado de actualizar todo lo referido a la información sobre las tasas
impositivas y otras deducciones de nómina. Cuando recibe notificación de cambios de
varias unidades gubernamentales y compañías de seguros tiene que ser actualizado por
otros.
Dicha responsabilidad del departamento de los recursos humanos en cuanto a la
información suministrada a la base de datos maestros de nómina se da para para que todos
los cambios de nómina se ingresen de manera oportuna y se reflejen adecuadamente en el
próximo período de pago.

Amenazas y controles:

Como principal amenaza se dan los cambios no autorizados a los datos maestros de la
nómina que pueden resultar en un aumento de los gastos por pagos injustificados a los
empleados, por dicha razón sólo el departamento de gestión de recursos humanos debe
poder actualizar el archivo maestro de nómina para contrataciones, despidos, aumentos de
sueldo y promociones. La división adecuada de funciones es el procedimiento de control
clave para evitar y controlar esta amenaza.

Los empleados de dicho departamento, no deben participar directamente en la distribución

de nóminas o pagos, para que la división de funciones impida que alguien con acceso a
cheques de pago cree empleados ficticios o altere las tasas de pago y luego intercepte esos
cheques fraudulentos. Además, todos los cambios en el archivo maestro de nómina deben
ser revisados y aprobados por alguien que no sea la persona que recomienda el cambio.

Otra amenaza se da cuando no hay una actualización exacta de los datos maestros de la
nómina, lo que puede causar errores en el pago de los empleados y multas por no notificar
y remitir al gobierno los montos adecuados de impuestos sobre la nómina. Para controlar
esta amenaza, se deben aplicar controles de integridad de procesamiento apropiados, como
verificar la validez en el número de empleados y mirar qué tan razonables son las
transacciones de cambio de nómina. Además, cuando los gerentes de departamento
revisan los informes de todos los cambios realizados en los empleados de su departamento
proporciona una manera clara para detectar errores.

Validar datos y tiempo de asistencia

El segundo paso en el ciclo de la nómina es validar los datos de tiempo y asistencia de cada
empleado

PROCESO:

Muchas compañías y organizaciones usan tarjeta de tiempo para registrar la hora exacta de
entrada y de salida, cuando se tienen empleados pagados por hora. Los empleados que
tienen un salario fijo (gerentes y personal profesional), por el contrario, muy rara vez
registran el esfuerzo laboral en tarjetas de tiempo. En cambio, los supervisores controlan de
manera informal su presencia en el trabajo.

Los boletos de tiempo de trabajo son usados por las compañías manufactureras ya que
desean saber cómo los empleados distribuyen su tiempo de trabajo, los datos del boleto de
tiempo de trabajo se utilizan para asignar costos laborales entre varios departamentos,
centros de costos y trabajos de producción.

Durante mucho tiempo las empresas han utilizado las opciones sobre acciones para
recompensar a los ejecutivos; en los últimos años, demasiadas empresas han decidido
extender esta práctica a sus empleados no ejecutivos, usando como fiel argumento que las
opciones sobre acciones tienen poder de motivación en los empleados para buscar de
manera activa formas de mejorar el servicio y reducir costos, para así poder aumentar el
valor del paquete de compensación. El uso de incentivos, comisiones y bonos requiere
vincular el sistema de nómina y los sistemas de información de ventas y otros ciclos para
reunir los datos utilizados para calcular los bonos. Además, se deben diseñar de manera
adecuada los esquemas de incentivos, con objetivos realistas y que se puedan alcanzar.
También es importante que las metas tengan coherencia con los objetivos que se proponen
y que dichas metas sean controladas por gerentes para asegurar así su viabilidad en todo
momento. Es importante saber que un esquema de incentivos mal diseñado puede
ocasionar comportamientos indeseados en la compañía.

Además de la posibilidad de crear comportamientos no deseados e indeseables, los

esquemas de pago de incentivos mal diseñados también pueden entrar en conflicto con los
requisitos legales, impositivos y reglamentarios. Por lo tanto, los contadores deben
participar en la revisión de las prácticas de compensación de una empresa.

Amenazas y controles:

La principal amenaza para esta actividad de nómina son los datos de tiempo y asistencia
imprecisa. Las inexactitudes en los registros de tiempo y asistencia pueden causar un
aumento de los gastos laborales y de igual manera podría llevar a informes de gastos
laborales incorrectos. Además, cuando no hay exactitud se puede llegar a dañar la moral de
los empleados (si los cheques de pago son incorrectos o faltan) o dar como resultado pagos
por servicios laborales no prestados. La automatización de los datos de origen puede
reducir el riesgo de errores involuntarios al recopilar datos de tiempo y asistencia.
El uso de tecnología para tomar datos de tiempo y asistencia también puede llegar a
mejorar la productividad y reducir costos. Por ejemplo, si una compañía instala lectores de
huellas digitales en las cajas registradoras para que los empleados puedan iniciar sesión e
inmediatamente comenzar a trabajar. La compañía estima que esto eliminaría varios
minutos de tiempo perdido caminando desde el reloj en la parte trasera de la tienda hasta el
registro.

La automatización de los datos de origen también se puede utilizar para reunir datos de
tiempo y datos para el personal de servicio profesional. Por ejemplo, el personal de servicio
interno de AT&T utiliza teléfonos de tonos para iniciar sesión en el tiempo dedicado a
diversas tareas, eliminando así el uso de hojas de tiempo en papel.

La tecnología de la información también puede reducir el riesgo de imprecisiones

intencionales en el tiempo y los datos de asistencia. Por ejemplo, algunas empresas ahora
usan técnicas de autenticación biométrica, como escaneos manuales, para verificar la
identidad del empleado que ingresa y sale del trabajo. El objetivo es evitar que un
empleado salga temprano del trabajo pero que un amigo registre falsamente a esa persona
como si estuviera en su puesto laboral.

La división de funciones también es importante. Los datos de la tarjeta de tiempo, utilizados

para calcular la nómina, deben conciliarse con los datos del ticket de tiempo de trabajo,
utilizados para fines de costos y gestión, por alguien que no está involucrado en la
generación de esos datos.

El tiempo total destinado a todas las tareas, tal como se registra en los boletos de tiempo de
trabajo, no debe exceder el tiempo de asistencia indicado en la tarjeta de tiempo de un
empleado. Por el contrario, todo el tiempo dedicado al trabajo debe contabilizarse en los
tickets de tiempo de trabajo. Además, exigir a los supervisores departamentales que
revisen y aprueben las tarjetas de tiempo y los tickets de tiempo de trabajo proporciona un
control sobre la precisión de los datos de tiempo y asistencia.

3. Preparar nómina

PROCESO:

Primero los datos utilizados para la nómina son editados y se realiza la validación de cada
transacción ordenada de acuerdo con el número del empleado. Cabe aclarar que si la
organización está realizando la nómina de más de una división estas también deben ser
agregadas. Después la nómina ordenada es utilizada para generar los cheques de pago.
Para cada empleado se lee el archivo de la nómina maestra y las transacciones
correspondientes, además de que se calcula el pago bruto. Para los empleados que
trabajan por hora, sus horas de trabajo son multiplicadas por su salario, y luego se le
añaden bonos o horas extras. Para los empleados que funcionan bajo un salario, el pago
bruto es una fracción del salario anual, donde la fracción representa la duración del periodo
de pago. Adicionalmente cualquier comisión, bonu u otros incentivos son incluidos en el
cálculo del pago bruto.

Segundo, las deducciones de la nómina son sumadas, y a el total se le resta el pago bruto
para poder obtener el pago neto. Las deducciones de la nómina se pueden dividir en dos:

● Primera: Son las retenciones de nómina. Estas son todos los impuestos en
los ingresos dentro de los que encontramos federal, estado y local, además
de la seguridad social.
● Segunda: Son las deducciones voluntarias. Estas se basan en las
contribuciones al plan de pensión, las primas para el grupo de vida, la salud y
el seguro de discapacidad. Adicionalmente de las contribuciones a las
caridades.

Tercero, una vez el pago neto es calculado, se actualiza la nómina maestra con los nuevos
datos de cada empleado (campo del año al día del pago bruto, deducciones y pago netos).
Es importante mantener los archivos almacenados de forma exacta por dos razones:

● Primero: ya que existen límites en las deducciones y la retención de

impuestos hecha por la Seguridad Social.
● Segundo: Esta información es utilizada para verificar que la información de
impuestos y deducciones que hayan sido enviadas al gobierno, empresas de
seguros y otras organizaciones sean correctas.

Cuarto, se crea la nómina y las deducciones registradas. El registro de nómina es una lista
de cada empleado y su pago bruto, deducciones de nómina y su pago neto. También sirve
como un documento que apoya la autorización de cualquier transferencia de fondos a la
cuenta corriente de nómina de la organización.

Finalmente, el sistema imprime los cheques de pago de cada empleado. Donde

generalmente se incluyen declaración de ganancias, en la cual se incluye la cantidad de
pago bruto, las deducciones, y el pago neto del periodo actual del año a día para cada
categoría.
Además, el sistema se encarga de ejecutar todas las asignaciones hasta que cada registro
de nómina de empleados se haya procesado correctamente. Ambas columnas, la del libro
mayor de la nómina de los totales y estos totales (las asignaciones de los empleados) son
las bases para la creación de la entrada del diario, y se publica en el libro mayor después de
que se haya impreso todo el cheque de pago.

Controles y amenazas:

La complejidad de realizar el proceso de la nómina son básicamente todas las leyes de

impuestos, lo que hace que la nómina sea extremadamente susceptible a errores. Por
ejemplo existen tres métodos de controles de integridad del procesamiento de datos que
pueden mitigar la amenaza de errores de nómina:

1. Vacíos en los totales: Incluso los sistemas de nómina más avanzados utilizan el
proceso de vacíos. Para usar este proceso es necesario realizarlo el mismo dia que
se subió la información al sistema. Si el total de vacíos no encaja, la organización
está frente a un error de nómina, esto ocurre normalmente por algún error en la
creación del cheque de pago de algún empleado.
2. Cruce del registro de nómina: La columna donde se encuentra el pago neto debe ser
igual a la columna de pago bruto menos el total de deducciones. Si esto no ocurre es
debido a un error en el procesamiento el cual debe ser investigado y corregido.
3. Cuenta de compensación de nómina: Es un libro contable que consta de dos pasos
para la revisión de de la exactitud y lo completo que se encuentre los registros de
nómina.
● Primero: La cuenta de compensación de nómina es debitada por la cantidad
de pago bruto; el efectivo es acreditado por el total de pago neto y varias
retenciones son acreditadas por separado.
● Segundo: El proceso de contabilidad de costos distribuye el costo laboral a
diferentes categorías y créditos. La cantidad de lo que se acreditó a la
nómina debe ser igual a la cantidad previamente debitada cuando se registró
los pagos netos y las retenciones.

4. Desembolso de nómina:

En siguiente paso es el desembolso real del sueldo de los empleados

El pago de los empleados se hace en su mayoría con cheque o mediante depósito directo
del monto neto del pago en su cuenta bancaria personal. Esto proporciona un medio para
documentar el monto de los salarios pagados.

PROCESO:

Después de la preparación del comprobante de pago se genera la autorización de la

transferencia de fondos de la cuenta corriente de la compañía,a la cuenta bancaria de
nómina. Mediante el comprobante del desembolso se registra generando una actualización
del libro mayor.

Posteriormente de la revisión de los registros de la nómina y el comprobante de

desembolso, el cajero prepara y firma un cheque (o inicia una transacción EFT) transfiriendo
fondos a la cuenta bancaria de nómina de la compañía.Si el pago no es reclamado el cajero
debe depositar de inmediato los cheques a la cuenta bancaria de la compañía. Se envía
una lista de cheques de pago no reclamados al departamento de auditoría interna para una
amplia investigación.

El depósito directo es una forma de mejorar la eficiencia ya que reduce los costos de
procesamiento de la nómina. Los empleados que reciben un pago por depósito directo
generalmente reciben una copia del cheque de pago donde se indica el monto depositado.
El sistema de nómina debe generar una serie de archivos para cada banco a través del cual
se realizan depósitos de nómina. Cada archivo contiene un registro para cada empleado
cuya cuenta se mantiene en un banco en particular. Cada registro incluye el nombre del
empleado, el número de seguro social, el número de cuenta bancaria y la cantidad neta de
pago. Estos archivos se envían electrónicamente a cada banco, mediante intercambio
electrónico de datos (EDI). Los fondos se transfieren electrónicamente de la cuenta
bancaria del empleador a la cuenta del empleado. El depósito directo elimina que el cajero
tenga la necesidad de firmar cheques de nómina individuales. Sin embargo, el cajero aún
tiene que autorizar la liberación de fondos de la cuenta corriente regular de la organización.

El depósito directo proporciona ahorro a los empleadores al eliminar el costo de comprar,

procesar y distribuir cheques en papel. También reduce las tarifas bancarias y los gastos de
envío. En consecuencia, la mayoría de las compañías ahora ofrecen a sus empleados la
opción de pago por depósito directo y los alientan a elegir esta forma de pago . Sin
embargo, algunos empleados pueden no tener cuentas bancarias y, por lo tanto, no pueden
elegir el depósito directo. Las organizaciones para facilitar el proceso de pago de nómina, lo
hacen mediante tarjetas de débito para que puedan realizar compras y pueden retirar
efectivo en los cajeros automáticos. Las tarjetas de débito de nómina son tarjetas de valor
almacenado que no se puede sobregirar, pero se pueden reponer con fondos adicionales
cada día de pago.

Amenazas y controles:

Otra amenaza importante en el proceso de nómina es el robo de cheques de pago o la

emisión de cheques de pago a empleados ficticios o despedidos. Esto puede resultar en un
aumento de los gastos y la pérdida de efectivo.

La aplicación de la nómina de los controles relacionados con otros desembolsos en efectivo,

puede moderar esta amenaza. Específicamente:

● Debe restringirse el acceso a los cheques de nómina bancaria y a la máquina de

firma de cheques. De igual manera, la capacidad de autorizar transferencias
electrónicas de fondos (EFT) debe restringirse y controlarse mediante el uso de un
sistema de seguridad que requiera más de una forma de autenticación para verificar
la legitimidad de una transacción.
● Todos los cheques de nómina se deben numerar secuencialmente y contabilizar
periódicamente. Si la nómina se realiza mediante depósito directo, se deben revisar
todas las transacciones de EFT.
● El cajero debe firmar todos los cheques de nómina solo cuando esté respaldado por
la documentación adecuada (el registro de nómina y el comprobante de
desembolso)

Además, los cheques de nómina no se deben extraer en la cuenta bancaria regular de la

organización.

Para fines de control, se debe utilizar una cuenta bancaria de nómina separada. Hacerlo
limita la exposición a pérdidas de la compañía a la cantidad de efectivo en la cuenta de
nómina separada. También facilita la conciliación de la nómina y la detección de
falsificaciones de cheques de pago. Al igual que la caja menor, la cuenta de nómina debe
funcionar como un fondo de anticipos. Cada día de pago, el monto del cheque escrito (o
transferencia de fondos EFT) para reponer el cheque de nómina debe ser igual al monto del
pago neto para ese período. Por lo tanto, cuando se hayan cobrado todos los cheques de
pago, la cuenta de nómina debe tener un saldo cero. Una cuenta corriente de nómina
separada también facilita la detección de cheques fraudulentos cuando la cuenta se
reconcilia. Al igual que con los otros desembolsos en efectivo, la segregación de deberes es
otro control importante. Por lo tanto, las cuentas por pagar tienen la responsabilidad de
registrar la nómina, pero el cajero es responsable de distribuir los cheques de pago. Es
importante que la persona que distribuye cheques de pago o autorice transacciones de EFT
para depósito directo no tenga otras obligaciones relacionadas con HRM. Para ver por qué
esta segregación de funciones es tan importante, suponga que la persona responsable de
contratar y despedir empleados también distribuye cheques de pago. Esta combinación de
deberes podría permitirle a esa persona olvidarse convenientemente de informar el despido
de un empleado y, posteriormente, conservar los pagos futuros de ese empleado. Además,
la cuenta bancaria de la nómina debe ser conciliada por alguien que no realice otras tareas
de nómina o HRM.

El uso de la autenticación multifactorial y otros controles para restringir el acceso a la base

de datos maestra de nómina reduce el riesgo de crear comprobaciones para los empleados
existentes. Además, se debe exigir a la persona responsable de distribuir los cheques de
pago que identifique positivamente a cada persona que recoge un cheque de pago. Se
proporciona un mayor control al hacer que el departamento de auditoría interna observe
periódicamente, de manera sorpresiva, el proceso de distribución de cheques de pago para
verificar que todos los cheques de pago sean recogidos por empleados válidos.

Se deben utilizar procedimientos especiales para manejar los cheques de pago no

reclamados porque indican la posibilidad de un problema como un empleado inexistente o
despedido. Los cheques de pago no reclamados deben devolverse a la oficina del tesorero
para un nuevo depósito rápido. Luego, se debe rastrear hasta los registros de tiempo y
compararlos con el archivo maestro de nómina de empleados para verificar que realmente
sean legítimos.

Calcular y dirigir los beneficios pagados por el empleador Impuestos y deducciones

voluntarias de los empleados

La actividad final de la nómina es calcular y remitir los impuestos sobre la nómina y los
beneficios de los empleados al gobierno apropiado u otra entidad

PROCESO:

Los empleadores deben pagar los impuestos del Seguro Social además de los montos
retenidos de los cheques de pago de los empleados. Las leyes también requieren que los
empleadores contribuyan con un porcentaje específico del salario bruto de cada empleado,
hasta un límite máximo anual, a los fondos de seguro de compensación por desempleo.
Además de los desembolsos obligatorios relacionados con los impuestos, los empleadores
son responsables de garantizar que otros fondos deducidos de los cheques de pago de los
empleados se calculen correctamente y se envíen de manera oportuna a la entidad
correspondiente. Dichas deducciones incluyen pagos ordenados por la corte por pensión
alimenticia, manutención de niños o bancarrota. Muchos empleadores también contribuyen
con algunas o todas las cantidades para pagar las primas de seguro de vida, discapacidad y
seguro de vida de sus empleados, así como para hacer contribuciones equivalentes a los
planes de jubilación.

Muchos empleadores también ofrecen a sus empleados planes de beneficios flexibles, en

virtud de los cuales cada empleado elige una cobertura mínima en seguros médicos, planes
de jubilación y contribuciones caritativas. Los planes de beneficios flexibles imponen
mayores demandas al sistema de nómina / gestión de recursos humanos de una empresa.
Además, los empleados desean poder realizar cambios en sus decisiones de inversión de
manera oportuna. Las organizaciones pueden satisfacer las demandas de los empleados
para tales servicios sin aumentar los costos al proporcionar acceso a la información de
gestión de recursos humanos de la empresa.

Amenazas y controles:

Las principales amenazas en esta actividad son no realizar lo envios necesarios, las
expediciones prematuras, por errores en esos envíos. Estos problemas pueden dar lugar a
multas de agencias gubernamentales y quejas de los empleados si los errores afectan
negativamente su jubilación u otros beneficios.

5. Oficinas de servicios de nómina y organizaciones profesionales de empleados

Con el fin de reducir costos, muchas empresas en la actualidad optan por subcontratar la
gestión de recursos humanos y separar las funciones de nómina en manos de estas oficinas
de servicios de nómina. Principalmente su objetivo es mantener los datos necesarios para
procesar la nómina para todos los clientes y empleados. Una organización profesional de
empleadores no solo se encarga de procesar la nómina sino que también, brinda servicios
de gestión de recursos humanos, es decir, la administración de beneficios para los
empleados. La oficina de servicios de nómina genera menos costos para la empresa porque
tiene un límite de beneficios para los empleados más reducido que la organización
profesional de empleadores.

Al final de cada periodo de pago, las empresas tienen que enviar datos de asistencia y de
tiempo, asÍ como la información del cambio de personal, tanto la oficina de servicios de
nómina como las organizaciones de empleados recopilan toda esta información y luego se
encargan de realizar los respectivos documentos como los cheques de pago, declaraciones
de ganancias y un registro de la nómina.

Estas dos instituciones son importantes y son principalmente escogidas por las pequeñas
empresas por tres razones:

Costos reducidos: las oficinas de servicios de nómina y la organización profesional de

empleadores se benefician de las economías de escala asociadas con la preparación de
cheques de pago para un gran número de empresas. Pueden cobrar tarifas que
generalmente son menores que el costo de hacer la nómina internamente. Una oficina de
servicios de nómina u organización profesional de empleadores también ahorra dinero al
eliminar la necesidad de desarrollar y mantener la experiencia necesaria para cumplir con
las leyes fiscales en constante cambio.

Gama más amplia de beneficios: las organizaciones profesionales de empleadores

agrupan los costos de administrar los beneficios a todos sus clientes. En consecuencia, una
organización profesional de empleadores permite a las empresas más pequeñas ofrecer la
misma amplia gama de beneficios que las grandes empresas suelen ofrecer.

Liberación de recursos informáticos: una oficina de servicios de nómina de la

organización profesional de empleadores elimina una o más aplicaciones AIS (nómina y
gestión de beneficios). Los recursos informáticos liberados se pueden utilizar para mejorar
el servicio en otras áreas, como la entrada de pedidos de ventas.
BIBLIOGRAFÍA