Unidad 2 / Escenario 3

Lectura fundamental

Costos basados en actividades

(Activity Based Cost System –
ABC)

Contenido

1 Características del modelo de gestión basada en actividades (Activity Based

Management - ABM)

2 Características del sistema de costos basados en actividades

3 Determinación y cálculo de inductores

4 Asignación de costos a los objetos del costo

5 Presentación de: estados de costos, estado de resultados y estado de la situación

financiera con información determinada a partir del sistema de costos A.B.C.

Palabras clave: cadena de valor, conductor de recursos, direccionador, inductores.

Costos basados en actividades (Activity Based
Cost System – ABC)
El sistema de costos A.B.C, brinda respuesta a la demanda que tiene la gerencia en los procesos de
innovación y generación de sistemas acordes con los cambios que propone una economía globalizada.
Con el estudio de este módulo se pretende reforzar las capacidades en relación con la interpretación,
el análisis, el manejo y la aplicación de los diversos sistemas de costeo que sirvan de herramienta para
el control, la planeación y el seguimiento de los costos en las organizaciones.

Con el desarrollo de esta unidad, obtendrá los conocimientos fundamentales para la implementación
y elaboración de informes de Costos ABC. La presentación de la información y el procesamiento
de los datos, como resultado de las diferentes operacionales conducentes a la elaboración de un
producto, consignadas en el estado de costo de producción y venta, articulado con los estados
financieros básicos del ente económico, esto permitirá el control permanente de los recursos
asignados, trayendo consigo la mayor productividad de la organización.

Esta unidad permite abordar las siguientes temáticas:

1.Características del modelo de gestión basada en actividades (Activity Based Management -

ABM):

• Diferenciación de procesos y actividades en la cadena de valor.

• Características de las actividades que generan valor en la organización.

• Gestión de las actividades que no generan valor en la organización, actividades que generan
reprocesos y actividades que generan estrangulamientos.

2.Características del sistema de costos basados en actividades.

3.Determinación y cálculo de inductores.

4.Asignación de costos a los objetos del costo.

5.Presentación de: estados de costos, estado de resultados y estado de la situación financiera con
información determinada a partir del sistema de costos A.B.C.

6.Presentación de informes de análisis de actividades que generan y no generan valor a la

organización: justificación y toma de decisiones.

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1. Características del modelo de Gestión Basada en Actividades
(Activity Based Management - ABM)

1.1. Diferenciación de procesos y actividades en la cadena de valor

Cuando se pretende gestionar los procesos es necesario situarse en una aposición concreta frente a
la organización; las organizaciones pueden tener el mismo objeto social producir lo mismo o prestar el
mismo servicio, pero la gestión de procesos es propia a cada una.

Para definir los procesos se debe evaluar el tamaño de la organización, la cantidad de actividades
que pueda realizar, los años de experiencia en el mercado, las etapas que ha atravesado, involucrar a
los empleados para que ellos sean quienes ayuden en el levantamiento de la información con el fin
que ellos no sean una barrera; se debe dar a conocer que estos cambios les generaran beneficios
en la forma de desarrollar sus funciones; se les debe escuchar porque son ellos quienes en primera
instancia saben que labores hacen repetidas veces y no dan valor a los procesos.

Las organizaciones desarrollan actividades y estas se agrupan en subprocesos y procesos que se deben
interrelacionar; si esta interacción se rompe se puede llegar a la ineficiencia y a los reprocesos que a
su vez generan costos innecesarios.

Los “procesos misionales” son aquellos que están relacionados directamente con el hecho generador
de los ingresos; para el caso del laboratorio clínico se encontrarían: pinchar, identificar muestras,
calibrar equipos, cambiar reactivos.

Teniendo definidos los procesos en estos grandes grupos se debe elaborar el primer mapa de
procesos, teniendo en cuenta que tanto el principio como la finalidad son el cliente; se habla de
primer mapa de procesos porque esta actividad debe ser reevaluada constantemente hasta lograr un
punto óptimo de gestión donde se disminuyan costos, optimicen procesos y se preste un servicio o
produzca con alta calidad.

1.1.1. Seguimiento y medición de los procesos

• Según las funciones de la empresa:

• Investigación y desarrollo

• Logística

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En los replanteamientos del mapa de procesos se deben revisar constantemente las actividades propias
de producción, comercialización, administración y entre estas las principales y las secundarias; entre los
factores a revisar se debe tener en cuenta la misión, el alcance, las entradas, las salidas, los responsables,
la documentación, los registros, los indicadores y la descripción y con base a esta revisión se puede
modificar donde se considere pertinente que no está funcionando eficiente y eficazmente.

Misión Documentación Registros

Alcance Responsables Indicadores

Entradas Salidas Descripción

Figura 1. Etapas de implementación Costos ABC

uente: elaboración propia

1.2. Características de las actividades que generan valor en la organización

Las empresas de producción se esmeran por optimizar sus recursos y de esta forma maximizar
sus utilidades.

A continuación, se presentan algunos factores que pueden incrementar los costos de producción:
Observaciones en proceso, reprocesos de material, mala planeación de tiempos de producción,
transporte innecesario, mano de obra no calificada para realizar el producto.

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Para las empresas de servicios es más complicado determinar las actividades que generan sobre
costos porque para poder medir las actividades que incrementan los costos es necesario estar
pendientes sobre las necesidades del cliente, con el fin de minimizar los eventos de insatisfacción.

Las empresas deben buscar herramientas que les permitan identificar las actividades que generan
valor, las identifican, estandarizan y establecen estrategias para hacer seguimiento para alcanzar los
objetivos organizacionales.

1.3. Gestión de las actividades

Para poder realizar un adecuado análisis se requiere tener claridad y diferenciar una actividad de una
tarea y un proceso; una actividad es un conjunto de tareas que generan costo y son necesarias para
la producción o para la prestación del servicio, mientras que las tareas son medios para lograr las
actividades y los procesos son una serie de etapas sucesivas donde se pueden identificar plenamente
las actividades que lo conforman.

En todos los procesos productivos, existen circunstancias que genera tropiezos en el flujo continuo
de la producción o prestación del servicio; estos pueden ser: un individuo, un equipo de personas, un
componente, una máquina o una política de la empresa; es necesaria su plena identificación con el fin
de tomar las medidas necesarias para optimizar el proceso.

1.3.1. Actividades que no generan valor en la organización

Al realizar el análisis de las actividades es necesario identificar que consecuencias generaría eliminar
algunas de las actividades, si se observa que al eliminar alguna la producción no se afecta, esta no
genera valor y por el contrario sobre costea el producto o servicio.

1.3.2. Actividades que generan reprocesos

Las organizaciones desarrollan actividades y estas se agrupan en subprocesos y procesos que se deben
interrelacionar; si esta interacción se rompe se puede llegar a la ineficiencia y a los reprocesos que a
su vez generan costos innecesarios.

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 1.3.3. Actividades que generan estrangulamientos.

El estrangulamiento en los procesos productivos, son cuellos de botella; esta situación se puede dar
por falta de suministros, por escases debido a imprevisiones de planificación, infraestructuras muy
defectuosas, desorganización y la burocracia; esto genera problemas en la producción que origina
sobre costos.

2. Características del sistema de costos basados en actividades

La finalidad principal de la gestión de costos es obtener información eficaz para la toma de decisiones
y de esta forma cumplir con los principales objetivos de las empresas (rentabilidad y crecimiento); los
cambios tecnológicos y la competencia exigen modificar los sistemas tradicionales de administración
y específicamente de administración de costos con la finalidad de disminuirlos; las principales
características de los costos ABC y que las diferencias del costeo tradicional son:

• Utiliza la jerarquía de las actividades como base para realizar la asignación y además utiliza
generadores de costos que están o no relacionados con el volumen.

• Utiliza diferentes bases en función de las actividades relacionadas con dichos costos indirectos.

• Se concentra en las actividades de los hechos generadores de ingreso.

• Primero se lleva a cabo la asignación a las actividades y después a los productos.

• Usa tanto el criterio de asignación con base en unidades como el de los generadores de costos a
través de causa y efecto para llevar a cabo su asignación.

Las principales ventajas y desventajas de los costos ABC son:

Ventajas

• No afecta la estructura organizacional, no obstante, permite tener una visión global de la empresa.

• Facilita el costo por línea de producción no relacionados y ayuda a la reducción de costos.

• Analiza los objetos de costo además de los productos, identifica los costos variables a largo plazo
y ayuda a identificar su comportamiento.

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Facilita el cálculo de indicadores financieros y no financieros para evaluara el rendimiento opcional.

Desventajas

• Consume recursos en las etapas de estudio e implementación.

• Presenta dificultad en identificar los inductores de las actividades a partir del ciclo causa-efecto.

• Demora en el proceso de implementación por resistencia al cambio, en ocasiones no hay

participación activa de todos los miembros de la organización.

3. Determinación y cálculo de inductores

Los direccionadores conocidos también como “cost drivers”, inductor, conductor o base de
asignación en el ABC tienen como objetivo fundamental realizar una adecuada distribución de los
costos y determinar como se distribuyen los recursos de la compañía a las actividades y a los objetos
del costo en los que influyen directa o indirectamente; para seleccionarlos se debe buscar la relación
de causalidad o efecto directo en el producto.

Los inductores o direccionadores se encuentran de dos tipos primario y secundario y estos en tres
niveles, así: recursos, actividades y objetos de costos.

Direccionador Primario

RECURSOS Direccionador Secundario

consumidos por
ACTIVIDADES Direccionador Terciario
consumidas por
OBJETOS
DE COSTO

Figura 2. Estructura de la distribución de costos en ABC

Fuente: elaboración propia

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Direccionador primario es la distribución de los costos o recursos a cada una de las actividades,
direccionador secundario es la distribución de los costos totales de cada una de las actividades a los
diferentes procesos o servicios.

Los recursos especiales, son los que se utilizan en diferentes áreas de responsabilidad o centros
de costos de los cuales no es fácil identificar la porción que corresponde a cada uno, es la primera
asignación de recursos indirectos a los centros de costos; entre estos están:

01
AGUA
Consumo en Metros cúbicos en cada
área de la compañia

02
ARRIENDO
Metros cuadrados utilizados por cada
área

03
ASEO
Número de personas
Metros cuadrados

04
LUZ
Consumo en Kilovatios en cada área
en equipos electricos y electrónicos

05
TELÉFONO
Consumo por número de extensiones
de cada área

06
SEGUROS
Valor de los equipos asegurados en
cada área

Figura 3. Ejemplo de costos y sus inductores

Fuente: elaboración propia

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En este proceso es importante tener claros diferentes criterios, entre los que se encuentran: el
nombre del direccionador, responsable de entregar la información, periodicidad del reporte, fechas de
entrega, formatos, estructura de la información, medio de entrega (reportes, interfaces, etc.).

La asignación de los recursos directos a los objetos del costo, materias primas o materiales, que se
pueden asignar al producto o servicio directamente, es menos compleja; para esto se requiere una
lista de materiales el cual contiene la información de los materiales consumidos por cada uno de los
productos o servicios y que contemple como mínimo los siguientes datos: código de la materia prima
o el material consumido, nombre, tipo, cantidad, unidad de medida, valor unitario, valor total, esta
información es similar a la contenida en las tarjetas Kardex.

La mano de obra total ponderada (MOTP), es el direccionador más utilizado para la distribución de los
costos de personal y consiste en distribuir la asignación salarial con el tiempo de dedicación de cada
uno de los cargos a las actividades.

4. Asignación de costos a los objetos del costo

Se ha identificado que los costos directos se pueden asignar directamente al objeto del costo mientras
que no es viable asignar directamente los costos indirectos al objeto del costo; por esta razón se utiliza
un prorrateo con alguna relación válida hacia el objeto del costo denominada “Base de Asignación”.

Costos Directos
Seguimiento
OBJETO
DEL Costos Indirectos
COSTO Prorrateo

Figura 4. Asignación de costos

Fuente: elaboración propia

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Presentación de estados de costos, estado de resultados y estado de la situación financiera con
información determinada a partir del sistema de costos A.B.C.

Presentación de informes de análisis de actividades que generan y no generan valor a la organización:

justificación y toma de decisiones.

5. Presentación de estados de costos, estado de resultados y estado

de la situación financiera con información determinada a partir del
sistema de costos A.B.C.

• La aplicación de Costos ABC genera un impacto significativo en los estados financieros;

específicamente en el estado de costos, toda vez que el costo del producto o servicio se ve
afectado por el costo de las actividades que generan valor a la producción; (remítase al material
de apoyo ejercicio) se puede observar todo el procedimiento a realizar en costos ABC hasta
obtener los estados financieros

5.1. Costos por recurso

Para cada uno de los recursos se debe conocer el valor total consumido en el periodo objeto de
análisis, para esto es necesario tener claridad de cada uno de estos consumos de acuerdo con los
niveles plan de cuentas de la empresa: cuenta, grupo, subgrupo y auxiliar.

5.2. Costos detallados por centro de costos

En necesario conocer cuánto de cada recurso corresponde a cada centro de costos y estos se deben
asignar al siguiente nivel que correspondan, centros de costos: presidencia, vicepresidencia financiera,
vicepresidencia de operaciones, vicepresidencia jurídica.

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 5.3. Costos detallados por actividad

Las actividades reciben costos y gastos del nivel de centro de costos, este informe debe contener
información de cada uno de los recursos invertidos en el desarrollo de la actividad: presidencia
(actividad 1, actividad 2, actividad 3), vicepresidencia financiera (actividad 1, actividad 2, actividad
3), vicepresidencia de operaciones (actividad 1, actividad 2, actividad 3), vicepresidencia jurídica
(actividad 1, actividad 2, actividad 3).

5.4. Costos detallados por proceso

Un conjunto de actividades con un objetivo común forman un proceso; por esta razón, se debe
informar el costo de cada una de ellas: actividad 1 (medición, análisis, gestión de recursos), actividad 2
(recepción, verificación, generación de informes).

5.5. Costos detallados por servicio

En el costo detallado por servicio es necesario separarlo en recursos consumidos por el objeto del
costo y actividades necesarias para la prestación del servicio; en este caso, adicionalmente se requiere
conocer el costo total y el unitario del producto o servicio.

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Referencias
Cuervo, J. (2013). Costeo basado en actividades ABC: gestión basada en actividades ABM. Bogotá. 2ª
edición. ECOE Ediciones.

Jacks, D. (2010). Trade costs in the first wave of globalization en: Exploration in Economics History.
Vol 47. No. 2.

Limbi007 (2009). Orange dibujos animados entre positivo y negativo. Fondo blanco

Recuperadode:http://previews.123rf.com/images/limbi007/limbi0071306/
limbi007130600022/20200396-Orange-dibujos-animados-entre-positivo-y-negativo-Fondo-
blanco--Foto-de-archivo.jpg

López, F. (2010). Costos ABC y presupuestos: herramientas para la productividad. Bogotá. Editorial
ECOE Publicaciones. 2da Edición. Alfaomega.

Torres, A, (2010). Contabilidad de costos, Análisis para la toma de decisiones, Mc Graw Gill.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Costos Estándar y A.B.C.

Unidad 2: Costos basados en actividades (Activity Based
Cost System – ABC)- Costeo directo y por absorción
Escenario 3: Costos basados en actividades (Activity Based
Cost System – ABC)

Autor: Martha Inés Moreno Medel

Asesor Pedagógico: Luisa Esperanza Rincón Jiménez

Diseñador Gráfico: Cristian Navarro
Asistente: Laura Andrea Delgado Forero

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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