PROCEDIMIENTO TRAMITES CONCILIATORIOS Y DE ACCIONES DE REPETICION

Versión: 05 Fecha: 14/05/20112 Página: 1 de 3 Código: PT-A-GJ-01

OBJETIVO:
ESTUDIAR, ANÁLIZAR Y DETERMINAR LA PROCEDENCIA DE LAS CONCILIACIONES Y DE LAS ACCIONES DE REPETICION.

ALCANCE:
DESDE LA SOLICITUD DE CONCILIACION O ACCION DE REPETICION HASTA LA VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ DE CONCILIACION

RESPONSABLE:
JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA

MARCO LEGAL:
DECRETO 2097 DE 2002, DECRETO 1214 DE 2000, ARTÍCULOS 90 Y 209 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA, LEY 446 DE 1998, NORMA NTCGP 1000: V2009, ISO 9001: V2008

CONDICIONES GENERALES: LA ACCIÓN DE REPETICIÓN ESTÁ ORIENTADA A GARANTIZAR LOS PRINCIPIOS DE MORALIDAD Y EFICIENCIA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, SIN PERJUICIO DE LOS FINES RETRIBUTIVO Y
PREVENTIVO INHERENTES A ELLA.

ES DEBER DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS EJERCITAR LA ACCIÓN DE REPETICIÓN O EL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA, CUANDO EL DAÑO CAUSADO POR EL ESTADO HAYA SIDO
CONSECUENCIA DE LA CONDUCTA DOLOSA O GRAVEMENTE CULPOSA DE SUS AGENTES. EL INCUMPLIMIENTO DE ESTE DEBER CONSTITUYE FALTA DISCIPLINARIA.

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS QUE TIENEN EL DEBER DE CONFORMARLO O EL REPRESENTANTE LEGAL EN AQUELLAS QUE NO LO TENGAN CONSTITUIDO,
DEBERÁ ADOPTAR LA DECISIÓN RESPECTO DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN Y DEJAR CONSTANCIA EXPRESA Y JUSTIFICADA DE LAS RAZONES EN QUE SE FUNDAMENTA.

EN CUANTO A LA CONCILIACION ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA QUE EL ACTA DE CONCILIACIÓN HACE TRÁNSITO A COSA JUZGADA, ES DECIR QUE LOS ACUERDOS ADELANTADOS
ANTE LOS RESPECTIVOS CONCILIADORES HABILITADOS POR LEY, ASEGURAN QUE LO CONSIGNADO EN ELLOS NO SEA DE NUEVO OBJETO DE DEBATE A TRAVÉS DE UN PROCESO JUDICIAL
O DE OTRO MECANISMO ALTERNATIVO DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS. EL EFECTO MENCIONADO BUSCA DARLE CERTIDUMBRE AL DERECHO Y PROTEGER A AMBAS PARTES DE UNA NUEVA
ACCIÓN O UNA NUEVA SENTENCIA, ES LA RENOVACIÓN DE LA AUTORIDAD DEL ACUERDO CONCILIATORIO QUE AL TENER LA FACULTAD DE NO VOLVER A SER OBJETO DE DISCUSIÓN,
ANULA TODOS LOS MEDIOS DE IMPUGNACIÓN QUE PUEDAN MODIFICAR LO ESTABLECIDO EN ÉL.

DESARROLLO
ACTIVIDAD
FLUJO (flujograma) PC
Entradas Descripción Responsable Salidas
RADICACION REGISTRO DE
INICIO CORRESPONDENCIA RE-A-GJ-03
(SEDE CENTRAL)
RECIBIR SOLICITUD DE CONCILIACION O LA RELACION DE SECRETARIA OFICINA
H X
SENTENCIAS PAGADAS ASESORA JURIDICA
LIBRO ASIGNACION DE
CORRESPONDENCIA
SOLICITUD DE CONCILIACION (SEDE CENTRAL)
1. RECIBIR SOLICITUD Y ASIGNAR
RESPONSABLE
RELACION DE SENTENCIAS
PAGADAS
V REVISAR EL ASUNTO QUE DIO ORIGEN A LA SOLICITUD Y ASIGNA
JEFE OFICINA ASESORA
EL TRAMITE AL ABOGADO QUE TIENE FUNCIONES DE TRAMITE ASIGNADO N/A
JURIDICA
A SECRETARIA TECNICA DEL COMITE DE CONCILIACION

V REVISAR LA SOLICITUD JUNTO CON LOS DOCUMENTOS

2. SOLICITAR Y COMPILAR SOPORTE
SECRETARIA TECNICA SOLICITUD REVISADA
INFORMACION TRAMITE ASIGNADO DEL COMITÉ DE N/A
SOLICITAR A LA INSTANCIA CORRESPONDIENTE LA
CONCILIACION OFICIOS REMISORIOS
INFORMACION Y DOCUMENTACION FALTANTE PARA ESTUDIAR
H EL CASO

SECRETARIA TECNICA
FICHA TECNICA ACCION DE REPETICION
ANALIZAR JURIDICAMENTE EL CASO DEL COMITÉ DE
3. ANALIZAR JURIDICAMENTE EL INFORMACION Y DOCUMENTACION RE-A-GJ-09 ò
CONCILIACION
CASO Y ELABORAR FICHAS TECNICAS RECIBIDA DE ACUERDO A LO H
ELABORAR LA FICHA TECNICA DE ACCION DE REPETICION O LA Y/O
SOLICITADO FICHA TECNICA DE CONCILIACION
FICHA TECNICA DE CONCILIACION PROFESIONAL QUE SE
RE-A-GJ-10
DESIGNE

FICHA TECNICA ACCION DE

REPETICION RE-A-GJ-09 ò
4. CONVOCAR A COMITE DE
CONCILIACION SECRETARIA TECNICA
FICHA TECNICA DE CONCILIACION CONVOCATORIA A COMITE DE
H DEL COMITÉ DE N/A
RE-A-GJ-10 CONVOCAR A COMITE DE CONCILIACION Y EL OFICIO REMISORIO CONCILIACION
CONCILIACION
DE ESTA
SOPORTES DOCUMENTALES DEL OFICIO REMISORIO
CASO

FICHA TECNICA ACCION DE

4. ANALIZAR CADA CASO DE
CONFORMIDAD CON LAS FICHAS
TECNICAS
REPETICION RE-A-GJ-09 O
FICHA TECNICA DE CONCILIACION
ANALIZAR CADQA CASO DE CONFORMIDAD CON LAS FICHAS NOTAS ESCRITAS
RE-A-GJ-10 DILIGENCIADA COMITÉ DE
V TECNICA ELABORADAS Y DETERMINAR LA PROCEDENCIA DE X
CONCILIACION
CONCILIAR O DE INICIAR ACCION DE REPETICION GRABACION
CONVOCATORIA A COMITE DE
CONCILIACION

OFICIO REMISORIO

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 PROYECTAR EL ACTA DE LA SESION DEL COMITE DE
5. PROYECTAR Y FIRMAS ACTA DE CONCILIACION EN DONDE CONSTEN LAS DECISIONES TOMADAS
NOTAS ESCRITAS SECRETARIA TECNICA
POR EL MISMO ACTA DE LA REUNION
COMITE DE CONCILIACION P DEL COMITÉ DE X
RE-S-GC-07
GRABACION CONCILIACION
TRAMITAR LA FIRMA DE LOS MIEMBROS DEL COMITE DE
CONCILIACION

6. DAR CUMPLIMIENTO A LAS

DECISIONES ADOPTADAS POR EL DAR CUMPLIMIENTO A LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL
COMITÉ DE CONCILIACIÓN. COMITÉ DE CONCILIACIÓN.

a) CONCILIACION: SE INFORMA AL ABOGADO PARA QUE

a) Conciliacion: se informa al ADELANTE EL TRAMITE DE LA CONCILIACION.
abogado para el tramite
b) NO CONCILIACION: SE INFORMA AL ABOGADO PARA QUE ESTE 1) OFICIO REMISORIO DEL EXPEDIENTE
FORMALICE ANTE LA INSTANCIA PERTINENTE LA DECISION DE AL RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
b) No conciliacion: se informa NO CONCILIAR. DEFENSA JUDICIAL.
al abogado para formalizacion SECRETARIA TECNICA
ante instancia ACTA DE LA SESION
H c) ACCION DE REPETICION: SE INFORMA AL ABOGADO PARA QUE DEL COMITÉ DE 2) OFICIO REMISORIO DE DOCUMENTOS X
RE-S-GC-07
ADELANTE LA CORRESPONDIENTE DEMANDA PARA LO CUAL LA CONCILIACION SOPORTES DEL CASO AL ABOGADO
SECRETARIA TECNICA REMITE LOS DOCUMENTOS SOPORTES AL EXTERNO.
c) Accion de repeticion RESPONSABLE
Conecta con 3) PODER
"PT-A-GJ-02 Procedimiento Defensa Judicial de la Institución"
PT-A-GJ-02
Procedimiento d) SI SE DECIDE NO INICIAR ACCION DE REPETICION, SE
Defensa Judicial ARCHIVA EL EXPEDIENTE

d) No Accion de repeticion:
Archivar expediente

SOLICITAR LA AUDIENCIA DE CONCILIACION ANTE LA

ACTA DE REUNION DEL COMITÉ DE PROCURADURIA A LA CUAL DEBE ASISTIR Y REMITIR EL ACTA DE SOLICITUD DE CONCILIACION
7. SOLICITAR AUDIENCIA DE CONCILIACION LA CONCILIACION A LA OFICINA ASESORA JURIDICA CON LA ANTEPROCURADURIA RADICADA
CONCILIACION H ABOGADO EXTERNO X
DECISION DE LA PROCURADURIA
OFICIOS Y DOCUMENTOS ACTA DE CONCILIACION

DA TRASLADO DEL ACTA DE AUDIENCIA DE CONCILIACION AL

SOLICITUD DE CONCILIACION
8. DAR TRASLADO AL JUZGADO
ANTEPROCURADURIA RADICADA
ADMINISTRATIVO
ACTA DE CONCILIACION
JUZGADO ADMINISTRATIVO PARA APROBAR O NO APROBAR EL
AUTO INTERLOCUTORIO DEL JUZGADO
H ACUERDO CONCILIATORIO PROCURADURIA X
ADMINISTRATIVO

SI LA CONCILIACION ES APROBADA POR EL JUZGADO SECRETARIA TECNICA

AUTO INTERLOCUTORIO DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
ADMINISTRATIVO SE PROCEDE CON LA GESTION DEL DEL COMITÉ DE
JUZGADO ADMINISTRATIVO PRESUPUESTAL
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CONCILIACION

9. A) SI LA CONCILIACION ES
APROBADA GESTIONAR CERTIFICADO PROYECTAR EL ACTO ADMINISTRATIVO ORDENANDO EL PAGO,
GESTIONANDO CON EL ORDENADOR DEL GASTO LA FIRMA SECRETARIA TECNICA
DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD ACTO ADMINISTRATIVO FIRMADO,
A RESPECTIVO, PREVIO VISTO BUENO DEL JEFE DE LA OFICINA DEL COMITÉ DE X
ACTO ADMINISTRATIVO Y REGISTROS PRESUPUESTAL NUMERADO Y FECHADO
ASESORA JURIDICA, LA NUMERACION Y FECHA ANTE LA CONCILIACION
PRESUPUESTAL SECRETARIA GENERAL,

SECRETARIA TECNICA
DEL COMITÉ DE
SE GESTIONA EL REGISTRO PRESUPUESTAL ANTE DEL GRUPO REGISTRO PRESUPUESTAL
ACTO ADMINISTRATIVO FIRMADO, CONCILIACION
DE GESTION PRESUPUESTAL Y EL PAGO ANTE EL GRUPO DE
NUMERADO Y FECHADO
GESTION DE CONTABILIDAD COMUNICACIÓNES

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9. B). SI LA CONCILIACION NO ES
APROBADA SE ANALIZAN CAUSAS Y SE
ARCHIVA, SE CONVOCTA DE NUEVO A
COMITE O SE GESTIONA NUEVA
PRESENTACION DE LA CONCILIACION
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
ACTO ADMINISTRATIVO FIRMADO,
NUMERADO Y FECHADO
REGISTRO PRESUPUESTAL
SI LA CONCILIACION NO ES APROBADA POR EL JUZGADO
ADMINISTRATIVO SE ANALIZAN LAS CAUSALES DE LA NO
FICHA TECNICA DE CONCILIACION
APROBACION Y SEGÚN ESTAS CAUSAS:
RE-A-GJ-10 DILIGENCIADA
1) SE ARCHIVA EL EXPEDIENTE O SECRETARIA TECNICA
CONVOCATORIA A COMITE DE
DEL COMITÉ DE
CONCILIACION
2) CONVOCAR A COMITÉ DE CONCILACION CONCILIACION
V N/A
CONECTA CON ACTIVIDAD 5 O
ACTA DE LA REUNION
RE-S-GC-07 (SI APLICA)
3) INFORMAR AL ABOGADO PARA QUE ESTE PROCEDA A
SOLICITAR NUEVAMENTE AUDIENCIA DE CONCILIACION ANTE LA
OFICIO REMISORIO ABOGADO EXTERNO
PROCURADURIA

INFORME DE GESTIÓN DEL COMITÉ

10. PREPARAR UN INFORME PREPARAR UN INFORME SEMESTRAL DE LA GESTIÓN DEL RE-A-GJ-11 Y DE LA EJECUCIÓN DE SUS
SECRETARIA TECNICA
SEMESTRAL ACTA DE LA SESIÓN H COMITÉ Y DE LA EJECUCIÓN DE SUS DECISIONES DEL COMITÉ DE DECISIONES. N/A
Y REMITIR A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONCILIACION CONCILIACION
COMUNICACIONES

11. REMITIR REPORTE CADA SEIS INFORME DE GESTIÓN DEL

MESES. COMITÉ Y DE LA EJECUCIÓN DE
DILIGENCIAR Y REMITIR A LA DIRECCIÓN DE DEFENSA JUDICIAL SECRETARIA TECNICA REPORTE DILIGENCIADO Y ENVIADO
SUS DECISIONES, OFICIO
A DE LA NACIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA EL DEL COMITÉ DE X
SOPORTE CON LAS PRUEBAS DEL
REPORTE DE LA GESTION DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACION COMUNICACIONES
CUMPLIMIENTO DE LAS
DECISIONES DEL COMITÉ
FIN

,
ACCIÓN DE REPETICIÓN: ACCIÓN CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA QUE DEBE PROMOVER EL ESTADO CUANDO HAYA SIDO CONDENADO A REPARAR DAÑOS COMO CONSECUENCIA DE LA CONDUCTA DOLOSA O GRAVEMENTE CULPOSA DE UN
AGENTE SUYO, PARA RECUPERAR DE SU PECULIO EL VALOR PAGADO. ESTA ACCIÓN SE HA INSTITUIDO PARA RESPONSABILIZAR CIVILMENTE A LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y A TODA PERSONA QUE ACTÚA EN NOMBRE DEL ESTADO, POR SUS
ACTUACIONES; A LA VEZ QUE PARA PROTEGER EL PATRIMONIO PÚBLICO.

CONCILIACION: ES UN MECANISMO DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS A TRAVÉS DEL CUAL, DOS O MÁS PERSONAS GESTIONAN POR SÍ MISMAS LA SOLUCIÓN DE SUS DIFERENCIAS, CON LA AYUDA DE UN TERCERO NEUTRAL Y CALIFICADO,
DENOMINADO CONCILIADOR.

CONTROL DE REGISTROS
Código Titulo
RE-A-GJ-03 Registro de Correspondencia
RE-A-GJ-09 Ficha Técnica Accion de repetición
RE-A-GJ-10 Ficha Técnica Accion de conciliación
RE-A-GJ-11 Informe de gestión del Comité de Conciliación
RE-A-GJ-13 Oficio de Convocatoria al Comité de Conciliación
RE-A-GJ-14 Informe de gestion Comité de conciliacion
RE-A-GJ-16 Invitación al funcionario de la Dirección
RE-A-GJ-17 Oficio Orden del Día
RE-S-GC-07 Acta de reunion
N/A Acto administrativo
N/A Informe de Gestión a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia
HISTORIAL
Lista de distribución
Copia: Nombre Cargo Tipo de almacenamiento y consulta
0 (cero ) Dr. Jair Solarte Padilla Jefe Of Asesora de Planeación Electronico y consulta a traves de red interna

1 (Uno) Dr. Jair Solarte Padilla Jefe Of Asesora de Planeación Almacenamiento fisico en la Oficina Asesora de Planeacion

NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

Versión: Fecha Naturaleza
1 30/09/2008 Primera version oficial del sistema de gestion de calidad en la gestión pública
2 18/09/2009 Segunda versión por modificada por variación en los registros
3 14/04/2011 Actualizacion de la normatividad aplicable
4 14/11/2011 Se eliminan formatos por inaplicabilidad en el procedimiento
5 Para el análisis del caso y elaboración de fichas técnicas se adicionó una persona mas en la responsabilidad de esta
14/05/2012 actividad, ya que no siempre lo realiza la Secretaria del Comité de Conciliaciones
ELABORO REVISO APROBO
Nombre: Dra. Margarita Ricardo Avila Nombre: Dra. Maria Fernanda Moreno Hernandez
Nombre: Honorio Miguel Henriquez Pinedo
Cargo: Jefe Oficina Asesora Jurídica ( E ) Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación ( E )
Cargo: Director Nacional
Firma: ORIGINAL FIRMADO Firma: ORIGINAL FIRMADO
Firma: ORIGINAL FIRMADO

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