MANUAL DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO Y CORRECTIVO

INSTALACIONES Y EQUIPOS
DE UNIVERSIDAD
FRANCISCO GAVIDIA
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INDICE

Generalidades del manual 1

Introducción 1
Objetivos del manual de mantenimiento 2
Alcances y limitaciones 3
Objetivos de la unidad de mantenimiento 4
Políticas de la unidad de mantenimiento 4
Justificaciones 5

CAPITULO I
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DEL MANTENIMIENTO
1.1 Definiciones 6
1.2 Clasificación del tipo de trabajo de mantenimiento 7
1.3 Responsabilidades de la administración del mantenimiento 8
1.4 Funciones fundamentales de la administración del mantenimiento 10
1.5 Propósitos de la administración del mantenimiento 10
1.6 Beneficios de la administración del mantenimiento 11

CAPITULO II
ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO
2.1 Organización de la unidad de Mantenimiento 11
2.2 Objetivos 11
2.3 Estructura Organizativa para la unidad de Mantenimiento 12
2.4 Descripción de puestos propuestos 13

CAPITULO III
ADMINISTRACIÓN DEL MANTENIMIENTO
3.1 Generalidades de administración del mantenimiento 17
Instalaciones y equipo 18
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Ciclo de mantenimiento propuesto 21

Codificación de los formularios utilizados en el manual 22
Símbolos de la norma ANSI utilizados en diagramas de flujo 24
Procedimiento General de Mantenimiento 25
3.2 Inspecciones
Generalidades 28
Representación grafica del proceso de inspección 30
Procedimiento de Inspección 31
Descripción del proceso de inspección 34
Formularios de inspecciones 37
3.3 Proceso de planeación
Generalidades 44
Representación grafica del proceso de planeación 46
Procedimiento de Planeación 47
Descripción del proceso de planeación 48
Formularios de planeación 49
3.4 Proceso de organización
Generalidades 54
Representación grafica del proceso de organización 56
Procedimiento de Organización 57
Descripción del proceso de organización 59
Formularios de organización 61
3.5 Proceso de ejecución
Generalidades 65
Representación grafica del proceso de ejecución 67
Procedimiento de Ejecución preventivo 68
Descripción del proceso de ejecución preventivo 70
Procedimiento de Ejecución Correctivo 72
Descripción del proceso de ejecución correctivo 75
Formularios para ejecución 77
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3.6 Proceso de control

Generalidades 83
Representación grafica del proceso de control 84
Procedimiento de Control 85
Descripción del proceso de control 86
Elementos de control 87
Control de satisfacción de usuarios 87
Procedimiento de satisfacción usuarios instalaciones y equipos 88
Descripción del proceso 89
Control de satisfacción de trabajos 90
Procedimiento de satisfacción de trabajos 91
Descripción del proceso 92
Control de calidad del servicio de mantenimiento 93
Procedimiento de Informe de calidad del servicio de mantenimiento 94
Descripción del proceso 95
Control de las actividades de mantenimiento 96
Procedimiento de control de las actividades de mantenimiento 97
Descripción del proceso 98
Formularios utilizados para el control 99

CAPITULO IV
INSTRUCTIVO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL APLICABLE A LAS
ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
4.1 Generalidades 111
4.2 Justificación 111
4.3 Prevención de riesgos laborales 112
4.4 Instructivo de seguridad para Actividades de Mantenimiento 112
Procedimiento para prevención de riesgos 124
Descripción del proceso de prevención de riesgos 127
4.5 Formularios a utilizar para prevención de riesgos 128
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CAPITULO V
PLAN PROPUESTO DE CAPACITACION
5.1 Introducción 131
5.2 Determinación de los temas a presentar 131
5.3 Objetivos 132
5.4 Propuesta del programa de capacitación 132
5.5 Alternativas de facilitadores 133
5.6 Especificaciones de la capacitación 133
5.7 Recursos Tecnológicos 133
5.8 Responsabilidad de Ejecución 133
5.9 Programas y contenidos de la capacitación 133

INSTRUCTIVOS PARA LLENAR FORMULARIIOS DEL MANUAL 142

GLOSARIO 173

ANEXOS
Anexo 1 Protección Cabeza 176
Anexo 2 Protección Vista y Cara 177
Anexo 3 Protección Auditiva 178
Anexo 4 Calzado de Trabajo 179
Anexo 5 Protección Manos 180
Anexo 6 Protección Respiratoria 181
Anexo 7 Protección Anticaidas 182
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Generalidades del Manual

Introducción
Un manual de mantenimiento describe las normas, la organización y los procedimientos que se
utilizan en una empresa para efectuar la función de mantenimiento. Dicho manual eleva el papel
del mantenimiento a un lugar muy importante de la organización, cuando los procesos se
encuentran ordenados y son llevados a cabo de una forma satisfactoria.
El presente manual de mantenimiento esta compuesto por los procesos básicos de la
administración: planeación, organización, ejecución y control.
Donde en cada una de estas etapas, se describen los procedimientos y las operaciones necesarias
para administrar el proceso de mantenimiento de una forma amplia. Se ha hecho uso de la
Inspección como una herramienta muy valiosa para el apoyo del mantenimiento, cada proceso se
ha desarrollado bajo el esquema entrada- proceso- salida. Se identifica como entradas todos los
elementos con los que inicia o parte el proceso, es decir, información, documentos, normas, etc. En
el proceso se detallan las secuencias llevadas a cabo para transformar las entradas y obtener
resultados llamados salidas, las cuales en procesos continuos son al mismo tiempo entradas de
otros procesos.
Cada uno de estos posee una representación lógica nombrada flujograma que responde a la
pregunta ¿Cómo?, Representa el como lo vamos hacer. Esta es una representación esquemática que
sigue la lógica de inicio y fin de cada proceso.
Continuando con una descripción de cada elemento del flujograma junto al responsable de cada
operación o paso de dicho flujograma, como ultima etapa los formularios o reportes que son parte
del llamado servicio de mantenimiento, los cuales serán parte de cada actividad que será llevada a
cabo desde la notificación de la falla, hasta la finalización del trabajo. Todo trabajo que la unidad
de mantenimiento realiza se hace mediante el servicio propio brindado por la unidad, conocido
como trabajos internos, y también mediante la prestación de servicios de empresas externas,
llamado trabajos externos.
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El manual de mantenimiento esta dirigido a la dirección administrativa a través de de la unidad de

mantenimiento cuya responsabilidad estará para el jefe de la unidad, teniendo este manual como un
apoyo para la administración del mantenimiento.

Objetivos del manual de mantenimiento

General
Proporcionar a la unidad de mantenimiento un sistema de procesos administrativos, mediante las
etapas de planeacion, organización, ejecución, control e inspección, que contribuyan como un
apoyo en las actividades de mantenimiento de las instalaciones y equipos de la Universidad
Francisco Gavidia.

Específicos:
- Controlar las actividades de mantenimiento realizadas a instalaciones y equipos.

- Facilitar las actividades del mantenimiento preventivo y correctivo, ordenando

cada uno de los procesos dentro de la unidad de mantenimiento.

- Controlar la satisfacción de los usuarios de las instalaciones y equipos

- Controlar el servicio prestado por proveedores, mediante la normativa y procesos

adecuados

- Establecer normas de seguridad relacionadas con el trabajo de mantenimiento

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Alcances y limitaciones

Alcances
- El enfoque del manual será la administración del mantenimiento de las
instalaciones y equipos de la UFG y contratación de servicios externos
- El mantenimiento preventivo y correctivo es aplicable a instalaciones y equipos
existentes, así también como a nuevas adquisiciones de equipos e instalaciones
- Prever a la unidad de mantenimiento aspecto de seguridad e higiene industrial
necesarias para la contratación y realización de los servicios de mantenimiento.
- El enfoque de las normas ISO 9000:2000 aplicadas al servicio de mantenimiento
de la universidad
- El manual de mantenimiento es aplicable a la unidad de mantenimiento, para darle
el mantenimiento tanto preventivo como correctivo a todas las instalaciones y
equipos de la universidad a excepción del equipo de computación cuyo
mantenimiento esta bajo la responsabilidad de la dirección de tecnología y
comunicaciones.

Limitaciones
- El procedimiento de compra de servicio lo cubre la unidad de mantenimiento
hasta la recepción de los servicios prestados, los trámites de pagos son ejecutados
por otra unidad.
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Objetivos de la Unidad de Mantenimiento

- Asegurar la disposición de instalaciones y equipos de la Universidad Francisco Gavidia en

condiciones adecuadas al servicio del proceso de educación.

- Mantener muy buena valoración del servicio de mantenimiento por parte de los usuarios
de instalaciones y equipos.

Políticas de la Unidad de Mantenimiento

- La calidad del trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo, tendrá como

base el cumplimiento de los programas de mantenimiento, formularios y
cumplimiento de normas de seguridad Industrial.
- Exigir a los contratistas el cumplimiento de la reglamentación de seguridad
- Concientizar al personal de mantenimiento de la importancia de la calidad en el
servicio prestado por la unidad.
- Evaluar anualmente el servicio prestado por la unidad de mantenimiento.
- Mejorar continuamente los procedimientos del servicio de mantenimiento.
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Justificaciones
- La unidad de desarrollo estudiantil será un apoyo para la unidad de
mantenimiento, para medir la satisfacción de los usuarios de las instalaciones y
equipos. Debido a que esta unidad es la interesada en conocer la percepción de los
diferentes servicios complementarios al proceso educativo que brinda la
institución.
- La codificación utilizada para nombrar los formularios (RT-01, RT-03, RT-05,
RT-06, RT-08) utilizados dentro del manual fue tomada en base a los formularios
ya certificados según los procedimientos de mantenimiento preventivo y
correctivo (PDA -02), donde a estos se les realizaron modificaciones para ser
aplicados en este manual.
- Todos los demás formularios utilizados en este manual poseen las iniciales del
nombre del formularios estos fueron realizados sujetos a cualquier cambio para su
certificación.