¿Cómo hacer un inventario?

24 abril 2012 / Consejos / 1 Comentario

Sin lugar a dudas hacer inventario es una de esas tareas tediosas que más pereza dan a todo
emprendedor. Por desconocimiento o por no ser una actividad digamos, divertida, muchas veces no se
hace con la suficiente continuidad y se pospone demasiado. Los emprendedores dedicados a servicios y
no a la venta de productos también deben hacerlo ya que de está manera saben cuánto patrimonio
tienen invertido.
A continuación os damos unos consejos para enfrentarse al temido inventario y los beneficios que
conlleva el control de los bienes.
1. ¿Cuándo hago el inventario?
Se debe realizar por lo menos una vez al año, puedes aprovechar el final del ejercicio económico para
ello. El problema que conlleva es que se debe parar la actividad económica, por este motivo el
emprendedor puede optar por un inventario cíclico a lo largo del año, de esta manera con el fin del año
ya tendrá todos sus datos.
Consejo: haz inventario de una manera más sistemática y periódica.
2. ¿Cómo empezar?  
Antes de iniciar el inventario se debe saber qué se tiene que contabilizar. Para empezar se cuentan
todos los activos, tanto los circulantes (material de oficina, bombillas…) como fijos (ordenadores,
teléfonos, vehículos…). Para que sea un proceso más sencillo se puede clasificar por rangos de precios
y posteriormente también codificar su ubicación en el almacén.
El inventario es un sistema de control, no se debe pensar que es una cosa fácil de hacer por muy poco
material de oficina que se tenga. Debemos ser metódicos con este procedimiento para no tener luego
sorpresas desagradables.
3. ¿Qué herramientas utilizar?
El avance tecnológico y los programas de gestión de stock agilizan el proceso del inventario. También
es conveniente disponer de una base de datos para ir rellenando las existencias reales. Luego se puede
comparar estos datos con los archivos de control. Si no cuadran los números, es decir, que hay una
desviación, se debe realizar una regularización.
4. ¿Qué ventajas o información útil ofrece el inventario?
La información es poder y con el inventario se consigue mucha y además valiosa para el emprendedor,
sobre todo para los que se dediquen al comercio de productos. Con esta tarea se conoce con exactitud
todos los activos que se poseen y se pueden descontar así los dañados y los sustraídos por hurtos. Es
necesario que conozcamos cuál es el material exacto con el que contamos, y no pensar que tenemos
algo que no tenemos. Otra de las ventajas es saber qué productos son los más demandados, poder tener
datos para previsiones de stock o poder hacer liquidaciones y ofertas, entre otras ventajas.
En definitiva, el inventario es una herramienta útil y necesaria que es aconsejable realizarla de forma
periódica y escalonada y así al final del ejercicio contable anual no se nos vendrá todo encima y ya casi
lo tendremos realizado.
Imagen: Flickr City Self-Storage Spain