COMPLEMENTARIO DE LA SESIÓN2

Concepto de grupo de trabajo.

Se considera a la asociación de dos o más personas que se reúnen e interactúan
de determinada manera para lograr uno o más propósitos comunes.

¿Por qué nos agrupamos?

 Por instinto natural: el hombre es un ser que por naturaleza busca la compañía
de sus semejantes.
 Por aprendizaje: No existe un animal que tenga una infancia más prolongada
que la del hombre. Un niño sin atención de sus padres no sobreviviría. Requiere
de compañía y cuidado. Esta dependencia obligada, favorece un aprendizaje de la
vida
 Por necesidad de ayuda o por utilidad: Todos necesitamos de todos. Nos
agrupamos para complementar habilidades y satisfacer necesidades físico-
biológicas y sociales
 Por necesidad de estimulación: Esta estimulación (motivación, aceptación,
afecto, realización, etc.) nos la proporcionan las situaciones psicosociales que
vivimos a diario, de ahí que busquemos la compañía de los demás, a pesar de no
tener cierta necesidad manifiesta de ellos

Grupo primario o pequeño grupo.

 Se caracterizan por una asociación y cooperación íntimas y frente a frente.
 El resultado de esta asociación íntima es una cierta fusión de las
individualidades en un todo común.
 La manera más simple de describir esta totalidad es la de decir que se trata de
un nosotros. Esto implica simpatía e identificación.
 Los grupos primarios aportan al individuo la experiencia más primitiva y
completa de la unidad social.
 Los grupos primarios son fuente de vida, no solamente para el individuo, sino
también para las instituciones sociales.

Características del grupo primario

 Número restringido de miembros, de manera tal que cada uno de ellos pueda
tener una percepción individualizada de cada uno de los otros.
 Prosecución en común y de manera activa de los mismos objetivos.
 Relaciones afectivas, simpatías, empatías, antipatías, que pueden constituir
subgrupos de afinidades.
 Firme interdependencia de los miembros y sentimientos de solidaridad. Unión
moral fuera de reuniones y acciones en común.
 Diferenciación de roles entre los miembros.
 Constitución de normas, creencias, signos y ritos propios del grupo (lenguaje y
 código del grupo)
Por los intercambios afectivos intensos que se llevan a cabo entre sus miembros, la familia
es el ejemplo típico, pero existen tantos más grupos que pertenecen a esta categoría:
casta, clan, comuna, equipo, secta, tribu.

Grupo secundario
El grupo secundario u organización es un sistema social que funciona regido por
instrucciones (jurídicas, económicas, políticas, etc.), dentro de un segmento de la realidad
social (mercado, administración, deporte, trabajo, investigación científica, etc.). Una
empresa industrial, un hospital, una escuela, un partido político o un movimiento
filantrópico son organizaciones. La organización es a la vez, un conjunto de personas que
persiguen fines determinados, idénticos o complementarios. En el grupo secundario, las
relaciones entre los miembros son frías, impersonales, racionales, contractuales y
formales. Las comunicaciones por escrito son más importantes que los intercambios
orales.

Formación o construcción.
Es la etapa del nacimiento del grupo. En esta etapa el líder formal (jefe), asume la
dirección del grupo y éste se limita a pedir instrucciones precisas de qué hacer, cómo
hacerlo, y aún, con que instrumento, sin considerar el para qué es decir ejerce un
liderazgo estilo autocrático. Los resultados de este estilo de trabajo son, generalmente:

 Insatisfacción personal
 Burocracia
 Rutina laboral
 Baja productividad y calidad de los productos y/o servicios.
Formar un equipo de trabajo de ninguna manera significa desconocer la estructura
organizacional, funcional y jerárquica. Se trata solo de utilizar una nueva estrategia para
elevar la productividad y calidad de lo que se ofrece, y más que nada, la calidad de la vida
laboral.

Organización.
Esta etapa del proceso de maduración es la que más apertura y disponibilidad requiere
por parte de los dirigentes. Los miembros del grupo empiezan a manifestar no solo sus
opiniones respecto al trabajo, sino que expresan sus estados de ánimo con más
naturalidad y plantearan sus necesidades o inconformidades con menor temor.
El líder formal deberá utilizar sus habilidades para escuchar los puntos de vista, dialogar,
clarificar las divergencias que hubiera y negociar los términos de un mayor compromiso
(liderazgo estilo democrático). Esta etapa de organización es a los grupos lo que la
adolescencia representa para el individuo en su proceso de maduración (contra
dependencia hacia los padres/líder). Un grupo no llega a constituirse jamás en equipo sino
experimenta la contra dependencia, que se caracteriza por el cuestionamiento y la crítica.

Los elementos que indican que se ha entrado en una etapa de organización son los
siguientes:
 Declinación de la ansiedad
 División del trabajo equitativa y eficiente
 Aparición de un líder natural
 Responsabilidad manifiesta por parte de los integrantes del grupo
 Identificación con el grupo al hablar de “nosotros”
 Disminución de tensiones debido a la obtención de objetivos.

Integración.
La independencia es el paso inmediato a la integración formal de un equipo de trabajo. La
maduración del grupo se refleja en la clara conciencia de la capacidad de cada uno de sus
miembros, así como la aceptación de sí mismos y de los demás con todas sus posibilidades
y limitaciones. Se alcanza la conciencia de lo que el grupo es y de lo que puede llegar a ser.
La distribución de tareas se efectúa de manera funcional o a través de la aceptación por
parte de los miembros.
La distribución de tareas se efectúa de manera funcional o a través de la aceptación por
parte de los miembros. La distribución de tareas se basa en la autoridad cognitiva,
tecnológica y moral, desapareciendo la autoridad formal impuesta y autocrática. La
percepción del jefe se transforma en la de líder o coordinador. Surge una administración
participativa, sin restarle autoridad al jefe jerárquico, se toman decisiones mediante la
discusión conjunta y la aportación de ideas en la solución de problemas.
Ante los obstáculos el equipo ya no concede excesiva confianza a los procedimientos
tradicionales y rutinarios, ni espera que la alta dirección actúe, intenta salir por sí mismo a
través de su propia creatividad y de la generación de nuevas estrategias de trabajo en
equipo (Independencia). La solidaridad entre los miembros se consolida más a cada paso.
Dada la interdependencia, el equipo es capaz de hacerse cargo de sí mismo y expresar de
este modo su autonomía. Sabe evaluar su propio progreso, controlar su funcionamiento,
regular las tensiones que surgen e intervenir activamente para modificar la situación en la
que se encuentra.
Características que indican que se está entrando en la integración
 Estabilización de la estructura del grupo
 Logro de propósitos
 Respuestas eficaces a las tensiones externas e internas
 Consenso y dirección en relación con los objetivos
 Proceso de gobierno y funcionamiento adecuado
 Sentimiento de pertenencia y aceptación
 Espíritu de grupo o solidaridad

 Desarrollo que favorece al cambio

Cuando trabajamos en un grupo de personas debemos tener en cuenta tres aspectos
importantes, a saber:
 La tarea.
 El procedimiento
 El proceso social- humano.

La tarea:
Es simplemente lo que hay que hacer. Está determinada por las directrices recibidas de los
superiores jerárquicos. Para que un grupo operativo logre los resultados esperados, es
necesario que se hallan fijado metas claras que reúnan las siguientes características:
 Que sean específicas para cada caso o situación
 Que estén fijadas en términos precisos y mensurables y que sirvan como
indicadores de resultados
 Que se relacionen unas con otras
 Que sean conocidas por todos los que están implicados en su realización y
que, en la medida de lo posible, resulten compatibles con los objetivos
individuales.

El procedimiento.
Lo constituyen el conjunto de operaciones ordenadas en la secuencia cronológica que
requiere la forma sistemática de hacer un determinado trabajo. Para diseñar los
procedimientos, los coordinadores deben realizar ciertas actividades como las que se
mencionan a continuación:
 Precisar las operaciones necesarias para ejecutar una tarea determinada
 Definir las personas que participan en el procedimiento, de acuerdo a las
funciones identificadas
 Distribuir equilibradamente las cargas de trabajo entre el personal
 Establecer políticas y mecanismos apropiados para la toma de decisiones
vinculadas con el procedimiento

El proceso social-humano.
La tercera dimensión de la dinámica de un grupo se le denomina proceso socio-afectivo,
dinámica grupal o proceso social-humano, lo que es el intercambio entre las personas a
nivel de acciones y reacciones afectivas o emocionales. Algunos de los elementos más
importantes que inciden en la dinámica de un grupo son: la comunicación, la motivación,
el liderazgo, la colaboración y/o competencia y el conflicto. En las diferentes etapas de su
dinámica, un grupo puede centrarse en alguna de las dimensiones que se aluden:
 Los grupos centrados en la tarea son productivos pero sus miembros pueden
sentir insatisfacción a causa de sus necesidades emotivas no resueltas.
 Los grupos centrados en el procedimiento pueden resultar muy técnicos
descuidando la tarea y la satisfacción de las necesidades emocionales.
 Los grupos centrados en el proceso social-humano pueden correr el riesgo de
perderse satisfaciendo únicamente las necesidades socioafectivas.

Considerando lo anterior, la tarea y el procedimiento son, de hecho, revisados y

controlados sistemáticamente, no así los aspectos relativos al factor humano y
psicológico, lo que demanda del coordinador un incremento en su capacidad de
observación a fin de disponer de información importante, suficiente y oportuna para
intervenir eficientemente cuando el proceso grupal lo requiera.

La comunicación dentro del proyecto.

Uno de los aspectos más importantes del trabajo del director de proyectos es promover y
facilitar la comunicación dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran medida la
consecución de los objetivos y la facilidad con la que avance el proyecto. En este artículo
intenta dar un punto de vista práctico de su aplicación en el ámbito de los proyectos, sin
pretender entrar en el detalle de las técnicas de comunicación

Objetivos de la comunicación dentro del proyecto

Uno de los aspectos más importantes del trabajo del director de proyectos es promover y
facilitar la comunicación dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran medida la
consecución de los objetivos y la facilidad con la que avance el proyecto. En este artículo
intenta dar un punto de vista práctico de su aplicación en el ámbito de los proyectos, sin
pretender entrar en el detalle de las técnicas de comunicación Integrar el equipo. Un
proyecto es un conjunto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por personas. Por ello es
importante que los diferentes integrantes del proyecto sepan lo que deben hacer, cuando
lo deben hacer, dispongan de la información necesaria para hacerlo, y se sientan
partícipes del proyecto.

En cualquier proyecto existe siempre un conjunto de personas, que, sin participar

directamente en él, tienen interés o necesitan estar informadas sobre el mismo.
Garantizar que esto ocurra es uno de los objetivos. Ser informado. Como se ha comentado
en otros artículos, dentro de las causas de fracaso del proyecto están los cambios debidos
a alcance escondido, no considerados, riesgos no identificados, etc. Por tanto, la
comunicación debe favorecer la identificación de estos puntos en la fase inicial del
proyecto.

Características de la comunicación dentro del proyecto.

Existen una serie de características que deberían cumplirse para que la comunicación sea
efectiva desde el punto de vista de las necesidades de la gestión de proyectos:

 El hecho de mandar una gran cantidad de información a una misma persona

dificulta que esta pueda focalizarse en aquello que es importante y/o le afecta, lo
que suele generar confusión.

 Dentro de los límites que marca el sentido común, es mejor transmitir

frecuentemente pequeñas cantidades de información, que comunicar mucho de
golpe. Con ello se facilita que el receptor reciba y asimile dicha información, y se
incrementa su vinculación al proyecto. Esto debe hacerse respetando el punto
anterior, lo que significa que no debemos “bombardear” a alguien con pequeñas
cantidades de información que no le afectan.

Tipos de comunicación dentro de un proyecto

A nivel general podemos dividir las comunicaciones que se desarrollan dentro del
proyecto en cuatro grupos, en función de si es formal o informal, e interna o externa.
Comunicación interna formal.
Es toda comunicación que se desarrolla dentro del equipo del proyecto a través de canales
formales. En general corresponde a la distribución de documentación oficial del proyecto,
o de información relacionada con los objetivos de este, la cual debe ser considerada para
ejecutar el trabajo. El hecho de hacerse por canales formales permite el registro y consulta
posterior de dicha información.
La forma y canal que se usa para distribuir esta información debe ser coherente con el
plan de comunicación del proyecto, y en muchos casos ligada a un determinado
procedimiento.

Comunicación externa formal.

De forma similar a la anterior es aquella comunicación que se desarrolla del proyecto
hacia el exterior (cliente, dirección, stakeholders) a través de canales formales.
Se usa este tipo de comunicación cuando se quiere dejar constancia de la información
trasmitida, bien por su importancia, porque afecta a los objetivos, o porque su entrega
forma parte del alcance. Igual que en el caso anterior, esta debe ser coherente con el plan
de comunicación del proyecto, y ligada a un determinado procedimiento cuando
corresponda

Comunicación interna/ externa informal.

Es el tipo de comunicación más habitual dentro del proyecto, la que permite integrar al
equipo, y la mejor para resolver y evitar conflictos. Por su carácter informal no queda
registro de ella, por lo que el director del proyecto debe tener el criterio suficiente para
recoger aquellos temas más importantes que deban ser transmitidos formalmente.
En muchos casos usaremos la comunicación informal para alinear o clarificar puntos de
vista antes de oficializarlos por vía de comunicaciones formales.
Un aspecto importante a considerar es el envío de mails o documentos preliminares como
comunicación informal. Esto es algo habitual, pero debemos considerar que al ser un
soporte escrito puede ser considerado una comunicación formal; no sería la primera vez
que delante de un conflicto aparece un mail o un documento que para el emisor era
informal pero el receptor lo considero como formal. En estos casos lo mejor es clarificar el
carácter informal de la comunicación, bien en el cuerpo del mail o como una nota sobre
los documentos