Gerencia de Proyectos - Caso de Investigación

Martha Isabel Gómez Cárdenas

Cód. 10206033

Santiago Gutiérrez Puertas

Cód. 10206025

Mónica Mogollón Ricaurte

Cód. 10206062

Corporación Universitaria UNITEC

Especialización en Gerencia de Proyectos

Gerencia de Proyecto

Bogotá D.C.

2020
 TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVOS.....................................................................................................................................5
Objetivo General..............................................................................................................................5
Objetivos específicos....................................................................................................................5
ANÁLISIS DE CASO......................................................................................................................6
Análisis de problemas percibidos por los directivos..................................................................6
Estrategia Kareem Director General para buscar resultados..................................................6
Resultados encontrados en la reunión anual con los Administradores de Departamento y
líderes de equipos.........................................................................................................................7
Análisis de la estrategia establecida pro Kareem por parte de CEO.......................................8
PROPUESTA PARA LA OFICINA DE PROYECTOS PMO STEVENS CORPORATION-
ÁREA DE MEDICAMENTO.........................................................................................................9
Objetivo General..........................................................................................................................9
Objetivos Específicos....................................................................................................................9
Justificación................................................................................................................................10
Impacto.......................................................................................................................................11
PROGRAMA O PORTAFOLIO..................................................................................................12
CREACIÓN DE PMO...................................................................................................................13
Propuesta de modelo PMO KENT CRAWFORD...................................................................14
Funciones de la PMO.................................................................................................................14
BIBLIOGRAFIA............................................................................................................................17
 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Organigrama Portafolio área de medicamentos. Fuente: Los Autores.......................14

Ilustración 2. Organigrama Stevens Corporation. Fuente: Los autores...........................................15

 ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Resultados de reunión anual. Fuente: Autores.....................................................................6

Tabla 2. Análisis de estrategia. Fuente: Los autores..........................................................................7

Tabla 3. Portafolio Empresa Stevens Corporation-Área De Medicamentos. Fuente: Los Autores. . .12
 OBJETIVOS

Objetivo General

Conocer los modelos y metodologías adecuadas para el diseño y puesta en marcha

de una oficina de proyectos PMO en las organizaciones, su importancia y el impacto que
esta puede tener, utilizando el análisis del área de medicamentos de la empresa Stevens
Corporation.

Objetivos específicos

Analizar el caso, sus componentes y el punto de vista de cada uno de ellos para
edificar el problema.

Proponer la estructuración la oficina de proyectos PMO, para la empresa Stevens

Corporation-Área de medicamento, basado en el marco de Gestión de proyectos
organizativos.
 ANÁLISIS DE CASO

Stevens Corporation, compañía reconocida a nivel nacional, con productos

diversificados al servicio de la industria aeroespacial, automotriz, y médica. Su objetivo
principal es convertir a Stevens Corporation en una gran empresa reconocida a nivel
mundial con altos estándares calidad. En ello deben trabajar cada una de las divisiones de la
organización.

Como resultado de las evaluaciones realizadas para el cumplimiento de este objetivo

institucional, se encuentra en la división médica un estancamiento en su crecimiento al
compararla con otras divisiones de la compañía, por lo que solicita a su encargado Kareem
resultados para dicho propósito.

Análisis de problemas percibidos por los directivos

 Junta Administrativa y CEO de Stevens: Administración complaciente, sin

innovación en los productos y los precios son muy altos lo que hace que el
crecimiento no se eleve.
 Kareem Director General de la División: Considera que los productos son buenos,
pero que es necesario que el área de Marketing mejore su trabajo en el momento de
mostrar los beneficios de los artículos a los clientes, mostrando su ventaja en
calidad frente a los otros productos de la competencia que tiene menores precios,
pero menor calidad.
 De igual manera, considera que el departamento de producción puede reducir los
costos, buscando mejores precios con los proveedores.

Estrategia Kareem Director General para buscar resultados

 La dirección crea equipos de producción, asignando a cada equipo un producto que
se ve amenazado por productos de la competencia; el objetivo es buscar mejoras y crear un
ambiente de competencia amistosa. Los encargados de cada grupo fueron los
administradores de departamentos:
Resultados encontrados en la reunión anual con los Administradores de
Departamento y líderes de equipos
Tabla 1
Resultados de reunión anual. Fuente: Autores
Encargad Área Percepción del Situación Problema
o
 No existe prioridad en el desarrollo de los
productos
 Enfocados en trabajos habituales no existe
Tania Marketing innovación en los productos
 Poco conocimiento del mercado y de los
intereses de los clientes
 Mala comunicación entre áreas
 Inconvenientes con el departamento de
sistemas, al momento de definir la
importancia de las características de los
Khalid Ingeniería equipos. Lo que hace que los proyectos
Electrónica no progresen.
 Los ingenieros deben dirigir los proyectos.
 Mala comunicación entre áreas
 No se han rediseñado los productos, se
siguen realizando de la misma forma y las
necesidades de los clientes han cambiado.
Lee Ingeniería No hay innovación
Sistemas  Informa de su retiro en el siguiente año.
 Promoción de una de las sub alternas
(Nicol), de no ser así informa de igual
manera de su retiro.
 No permiten la participación en el
desarrollo de los productos, lo que
aumento los costos de producción pues no
Tony Producción toman en cuenta su opinión en el
desarrollo del producto.
 No existe comunicación entre
departamentos y se comparten la
Sugerencia
 Creación de un nuevo cargo. Director
de desarrollo que le informe al área de
Marketing
 Que este departamento sea el
encargado de todos los proyectos
 Funcionar los departamentos en
Sistemas y electrónica en el momento
del retiro del Administración del área
de Sistemas.
 Marketing ni producción deben hacer
parte del proceso ellos deben vender y
fabricar.
 Promover a una de las sub alternas
(Nicol) que cuenta con los
conocimientos, experiencia y
certificados que le atribuirían el
liderazgo para para generar procesos
de innovación.
 Reuniones de Status de desarrollo de
productos para evaluación la situación
y las políticas de trabajo.
 Promover más el trabajo en equipo,
proyectos en equipos.
 información.
 No existe cooperación entre equipos.

Análisis de la estrategia establecida pro Kareem por parte de CEO.

Tabla 2.
Análisis de estrategia. Fuente: Los autores

Encargad Área Percepción del Situación Problema Sugerencia

o
 Se evidencia perdidas por segunda  Contratar a un consultor de
vez en la división médica. administración para que evalué
 La dirección de Kareem no está la situación y brinde
cumpliendo con las expectativas de recomendaciones a la
la empresa y los objetivos organización para mejorar el
CEO Stevens organizacionales por los que están desarrollo de los productos y
Corporatio trabajando. acelerar el proceso.
n  Se continúan realizando las cosas de
la misma manera sin evidencia
cambios en los modelos de gerencia
de los proyectos
 PROPUESTA PARA LA OFICINA DE PROYECTOS PMO STEVENS
CORPORATION-ÁREA DE MEDICAMENTO

Objetivo General

Estructurar la oficina de proyectos PMO, para la empresa Stevens Corporation-Área

de medicamento, basado en el marco de Gestión de proyectos organizativos.

Objetivos Específicos

Realizar una medición del nivel de madurez en gestión de proyectos de la compañía

con la metodología Madurez De Gerard Hill.
Definir el direccionamiento estratégico de la PMO, teniendo en cuenta las
expectativas y necesidades de la organización por medio del modelo Kent Crawford.
Definir los componentes del portafolio de la división de Medicamentos de Stevens
Corporation.
Justificación

Stevens Corporation, tiene como objetivo corporativo ser una empresa reconocida a
nivel mundial, por sus procesos productivos y de desarrollo en forma innovadora. Es así,
como cada uno de sus directivos y colaboradores deben enfocar todos sus esfuerzos en el
desarrollo de estas metas.

Esto se ha evidenciado en la división de industria aeroespacial y automotriz

mostrando un crecimiento gradual a lo largo del año; sin embargo, la división de
medicamentos ha presentado un estancamiento en el desarrollo de sus productos y retroceso
en las ventas y desventajas frente a empresas emergentes que brindan productos de menor
calidad a muy bajos costo.

Los encargados de las áreas manifiestan diferentes factores como falta de claridad
en las políticas y procesos en el momento de abordar los proyectos, falta de comunicación
por los diferentes equipos, no se cuenta con la información en el desarrollo de los
productos, no se tiene en cuenta los mercados y la necesidad de los clientes, falta de
innovación en los productos y servicios. Todo esto ha desencadenado en el deterioro del
trabajo de equipo, no se cuenta con la claridad de los objetivos organizacionales, grandes
perdidas en ventas, estancamiento en el desarrollo de nuevos tecnología e innovación en los
productos y por ende propende al deterioro de la compañía.

Por esta razón, los directivos de Stevens Corporation consideran importante la

estructuración y puesta en marcha de la oficina de proyectos PMO en el área de
medicamentos, basado en el marco de Gestión de proyectos organizativos en el que la
gestión de portafolios, programas y proyectos se integran con los habilitadores
organizacionales para lograr los objetivos estratégicos. [CITATION pmi20 \l 9226 ].
 De esta manera lograr la correcta aplicación de los esquemas y dar solución a las
necesidades, ideas y oportunidades requeridas por la empresa.

Impacto

Mediante la estructuración y puesta en marcha de la oficina de proyectos (PMO),

se logrará el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa. generando de esta
manera una mayor rentabilidad en el área de medicamentos. Esto a través de las
metodologías de gerencia de proyectos organizacionales.
 PROGRAMA O PORTAFOLIO

Tabla 3.
Portafolio Empresa Stevens Corporation-Área De Medicamentos. Fuente: Los Autores

PORTAFOLIO OBJETIVO JUSTIFICACIÓN IMPACTO

DEL ÁREA
MEDICA
Programa de Incrementar la cuota de Direccionar a los Al contar con un análisis
Marketing mercado basados en administradores al logro de profundo de la situación
publicidad, teniendo en objetivos reforzando el actual se logrará un
cuenta los productos compromiso siendo resultado favorable con
actuales de la compañía. eficientes y capaces de las acciones de mejora
responder de manera rápida implementadas y así
y acertada. incrementar la cuota de
mercado a través de
compras aseguradas de
los productos de la
compañía.
Desarrollo de Crear visibilidad de la Fortalecer la imagen Crecimiento en las ventas
página web compañía ante los corporativa en cuanto a la a través de la página web.
clientes. fiabilidad y seguridad que
haga que el cliente Compre
Gestión de Integrar servicios que Necesidad de crear, gestionar Ofrecer distintas
Contenidos otorguen facilidad de y administrar el aspecto posibilidades haciendo
acceso. visual y el contenido de la más eficiente la búsqueda
página web de contenidos y garantizar
la compra.
Capacitación en Mejorar eficiencia de los El mercado está en constante Contar con un nivel alto
Marketing administradores para que cambio y los administradores de calidad no solo en
Empresarial aporten al crecimiento deben estar en la capacidad producto y/o servicio sino
esperado. de competir, crear e innovar en Administradores que
para alcanzar el éxito. estén un paso adelante y
capten la atención del
cliente asegurando
compra.
Programa de Diseñar productos que
Diseño sean robustos,
competitivos, eficientes y
de fácil alcance a los
clientes.
Mejora del Establecer un Mejorar la gestión operativa Mejorar la identidad en el
departamento de mejoramiento de los y aumentar su nivel mercado, actualizándose
Software estándares de desarrollo competitividad en el en los cambios constantes
actuales de software en la mercado. de este.
compañía.
Mejora del Ayudar al rendimiento de Aseguramiento de la Contar con un sistema
departamento de la infraestructura información, aumentando a robusto que garantice el
 Hardware informática de la su vez la productividad ya
compañía que se requiere de menor
tiempo
Fusión del Mejorar los procesos, El hardware son
departamento de garantizando el elementos que se pueden ver
software y de desempeño de las y tocar, mientras que el
hardware actividades informáticas. software responde
elementos digitales y, por
tanto, intangibles, que
carecen de una forma física.
Estos se retroalimentan y
garantizan el rendimiento
esperado de las actividades
informáticas ejecutadas.
Programa de Lograr efectividad y Mantener el flujo a través de
Producción eficiencia en el uso de la fuerza de trabajo y el flujo
recursos y la ejecución de del proceso para obtener un
procesos durante los uso normal de los recursos
tiempos definidos. de la empresa, con un tiempo
de inactividad y cuellos de
botella mínimos, y un nivel
de salida consistente con
todos los recursos puestos en
el proceso.
Mejoramiento Impulsar la compañía un Tener un esquema directo de
del área de proceso de cambio en los comunicación entre cada uno
producción sistemas y gestión de la de los niveles jerárquicos
empresa basado en las que estén enfocados en el
técnicas de mejoramiento mejoramiento continuo de la
continuo empresa, la organización el
planteamiento y la dirección
estratégico de proyectos
deben llevar a la mejora
necesaria para la
comercialización de los
productos de una manera
eficaz y exitosa.
Unificación del Optimizar gestión de los Contribuye a aumentar la
área de procesos y recursos competitividad de la empresa
producción y de encaminados al desarrollo y los recursos de manera
diseño. de los objetivos de cada positiva a través de una
área. gestión integral y eficaz
acorde a la necesidad de cada
desarrollo generado por el
área de diseño y ejecutada
por el área de producción
CREACIÓN DE PMO
soporte de las funciones
específicas que se
requieren en el programa.
los Rendimientos
informáticos positivos que
permiten la efectividad en
a los procesos.
Cumplir con los procesos
y tiempos definidos para
garantizar productos para
las ventas.
Organización en cada uno
de los procesos, llevando
de la mano cada uno de
los sistemas, y mejorar los
estándares de producción
fidelizando cada uno de
los clientes mejorando el
servicio y la calidad de
los productos a entregar.
Lograr la satisfacción del
cliente, enfocando los
esfuerzos en conjunto
basados en los
requerimientos de cada
uno de los interesados
consiguiendo mejores
expectativas en la
captación y fidelización
de clientes.
Propuesta de modelo PMO KENT CRAWFORD

Propuesta para la creación de la oficina de proyectos PMO, en la empresa Stevens

Corporation-Área de medicamento, tomando como modelo Kent Crawford, modelo que se
utiliza para definir los procesos básicos que eventualmente serán aplicados en proyectos de
la empresa, este modelo es muy amplio ya que se puede aplicar en diferentes divisiones y
busca la eficiencia mediante la gestión de los recursos, brindando información de su nivel o
capacidad y de esta manera poder tomar decisión adecuadas y que generen impacto positivo
en todos los procesos y resultados de la empresa. Es así como la oficina de proyectos PMO
será el puente entre cada una de las secciones del área de medicamentos y su director
encargado.

Funciones de la PMO

De acuerdo a las necesidades de la empresa Stevens Corporation y al área de

medicamentos y teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de la empresa se busca que la
oficina de PMO cumpla las funciones de:

 Asesoramiento sobre las metodologías y los procesos compartidos, cual sea

el más adecuada al momento de abordar un proyecto y de acuerdo a las
necesidades del mismo, creando los estándares adecuados y actualizando
permanentemente los mismos.
 Dar recomendaciones en el momento de la selección de proyectos.
 Suministrar recursos humanos y asistencia de personal, para la identificación
de la persona adecuada para el proyecto de igual forma deben proporcionar o
coordinar la formación en gestión de proyectos desarrollo de competencias.
 Fortaleciendo así el nivel de conocimiento y el nivel de madurez de la
empresa en el área de proyecto a través de un archivo centralizado de las
lecciones aprendidas, generando un portafolio y gestionándolo de la manera
más óptima para cada una de los grupos del área de medicamentos,
 contribuyendo así al aseguramiento de calidad de los proyectos. [ CITATION
Ama13 \l 3082 ]


De acuerdo a esto la oficina de proyectos PMO estará encargada del portafolio del
área de medicamentos.

Programa de Marketing

Oficina de Proyectos
Gerencia de
Programa de Diseño
Medicamentos

Programa de Producciòn

Ilustración 1. Organigrama Portafolio área de medicamentos. Fuente: Los Autores

Ilustración 2. Organigrama Stevens Corporation. Fuente: Los autores
 BIBLIOGRAFIA

Amaya, V. E. (2013). Diseño de la Oficina de PMO para oleoducto Central S.A. Bogota, D.C:
Universidad EAFIT .

PMI.ORG. (22 de Octubre de 2020). Project Managemen Institute. Obtenido de Project

Managemen Institute: https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/lexicon