UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA NIVEL NACIONAL

INSTRUCTIVO
NOVIEMBRE DE 2016

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA OFERTA ESCRITA Y DEMÁS

RECOMENDACIONES PARA LOS PROCESOS DE INVITACIÓN DIRECTA

En aras de un adecuado desarrollo de la oferta escrita se describen a continuación una serie de

aspectos a tener en cuenta para el correcto y completo desarrollo de la oferta:

1. Hacer una transcripción completa, exacta y en primera persona de las obligaciones

específicas dadas en la directriz técnica dentro de la oferta escrita. Este requisito es
obligatorio para la aprobación por parte de contratación de la oferta.
2. Ajustar todos los valores de la oferta económica en pesos SIN DECIMAS O CENTAVOS
de peso.
3. Revisar que las cantidades de las actividades a las que se le esté invitando en la directriz
técnica o en el formato de invitación, sean las mismas CON DECIMALES que las que esté
escribiendo en la oferta escrita y especialmente en el valor presupuestado.
4. No hacer ningún tipo de anotaciones que excluya entregables o costos de pólizas; o demás

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trámites que deberán ser asumidos por el Contratista; y que la Universidad no asumirá. Se
recomienda estimar estos costos dentro del valor presupuestado para la ejecución del objeto
contractual al cual se le esté invitado.
5. Se deberá enviar toda la información requerida por parte de la Universidad, al correo que se

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encuentra en el formato de invitación (LUGAR Y MEDIO DE PRESENTACIÓN DE LA
OFERTA); o sí es de preferencia del oferente, entregarla en medio físico.
6. Por ningún motivo el oferente y/o Contratista podrá exceder el tiempo límite de
presentación de la oferta; que para algunos casos esta dado en días, y para otros estará en
día y hora límites. Dado que esté sería un motivo de exclusión o rechazo por parte de la
Universidad.
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Se recomienda enviar la propuesta u oferta al correo señalado en el formato de invitación en
horas laborales, antes del vencimiento del plazo; con el objetivo de confirmar el arribo de la
oferta y hacer cualquier ajuste. Así mismo se sugiere confirmar el arribo del correo
electrónico por medio telefónico.
7. Enviar junto con la propuesta u oferta escrita, la copia de la cédula del representante legal
de la empresa.
8. Luego de la notificación del contrato se requiere expedir las pólizas a que haya lugar cada
contrato; por lo que se le sugiere al contratista estar pendiente del día de inicio del contrato
para tramitar estas pólizas.
9. Para hacer el cobro del primer pago, la Universidad le pedirá al Contratista que llene un
FORMULARIO DE DECLARACIÓN TRIBUTARÍA, para lo cual se recomienda que el
Contratista se apoye en su asesor tributario, contador, o demás figuras de asesoría tributaría,
con el fin de que quede bien diligenciado
10. De requerirse un anticipo, describir en el Plan de Manejo del Anticipo, la forma de
amortización en los pagos posteriores (cuando incluya dos o más pagos).
11. Revisar que la certificación de pagos de seguridad social y aportes parafiscales, describa
dentro de su contenido que se cumple con lo establecido por EL ARTÍCULO 50 DE LA

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(1) 3165000 Ext. 18418
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Elaboró: Kevin Estupiñan
Fecha de Elaboración: 23 de noviembre - 2016
 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA PROPUESTA ECÓNOMICA Y PASO A PASO PARA LOS 2/3
PROCESOS DE INVITACIÓN DIRECTA.

LEY 789 DE 2002, y además, que se certifican estos pagos durante los últimos seis meses
(6), a partir de la fecha de expedición del certificado.
12. El representante legal deberá firmar la oferta escrita al final de la propuesta económica.
Indicando nombre completo y cédula de ciudadanía del mismo.
13. Las certificaciones se deben enviar con la siguiente información: nombre de empresa
contratante, nombre de empresa contratista, NIT de las dos partes o cédula en su defecto sí
son personas naturales, valor estimado del contrato, cantidad de metros cuadrados
ejecutados en el contrato sí aplica, objeto del contrato, fechas de inicio y fin del contrato,
datos de contacto de la empresa contratante y por último firma y cédula del representante
legal de la empresa que emite la certificación o de la persona natural. Además, se debe
enviar una certificación donde haya una alusión a dicho tipo de documento (como
CERTIFICA QUE, etc.), y solo se aceptará este tipo de documento. Se rechazará cualquier
otro tipo de documento legal como: contratos, actas de liquidación, facturas, etc.
14. Enviar las certificaciones requeridas en un archivo comprimido, winzip o winrar.

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Revisó: S. Moreno
Fecha de Elaboración: 25 de octubre - 2016
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Revisó: S. Moreno
Fecha de Elaboración: 25 de octubre - 2016