1 OBJETIVO:

El despacho de las mercancías se refiere a las gestiones, trámites y demás operaciones

que se efectúan con relación a las importaciones o exportaciones de bienes, este principio
básico sobre el comercio o distribución de productos esta direccionado por efectos del
manual de logística con base también a la contribución del almacenamiento oportuno
para la correcta entrega a los clientes.
2. ALCANCE:
Este procedimiento abarca la logística de distribución y almacenamiento de los productos
en base a las cadenas o servicios de comercialización prestados.
3. REFERENCIAS:

COMERCIO ELECTRÓNICO
Legislación Nacional - Colombia
Ley No 527
El Congreso de Colombia

DECRETA:

PARTE I
PARTE GENERAL

CAPITULO I
Disposiciones Generales

Artículo 1. Ámbito de aplicación.

Artículo 2. Definiciones.
Artículo 3. Interpretación.
Artículo 4. Modificación mediante acuerdo.
Artículo 5. Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos.
CAPITULO II
Aplicación de los requisitos jurídicos de los mensajes de datos
Artículo 6. Escrito.
Artículo 7. Firma.
Artículo 8. Original
Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos.
Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos.
Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos
Artículo 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de
terceros.
CAPÍTULO III
Comunicación de los mensajes de datos
Artículo 14. Formación y validez de los contratos.
Artículo 15. Reconocimiento de los mensajes de datos por las partes.
Artículo 16. Atribución de un mensaje de datos.
Artículo 17. Presunción del origen de un mensaje de datos.
Artículo 18. Concordancia del mensaje de datos enviado con el mensaje de datos recibido.
Artículo 19. Mensajes de datos duplicados.
Artículo 20. Acuse de recibo.
Artículo 21. Presunción de recepción de un mensaje de datos.
Artículo 22. Efectos jurídicos
Artículo 23. Tiempo del envío de un mensaje de datos.
Artículo 24. Tiempo de la recepción de un mensaje de datos.
Artículo 25. Lugar del envío y recepción del mensaje de datos.
PARTE II
COMERCIO ELECTRÓNICO EN MATERIA DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS
Artículo 26. Actos relacionados con los contratos de transporte de mercancías.
Artículo 27. Documentos de transporte.
PARTE III
FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN
CAPÍTULO I
Firmas digitales
Artículo 28. Atributos jurídicos de una firma digital.
CAPÍTULO II
Entidades de certificación
Artículo 29. Características y requerimientos de las entidades de certificación.
Artículo 30. Actividades de las entidades de certificación.
Artículo 31. Remuneración por la prestación de servicios.
Artículo 32. Deberes de las entidades de certificación.
Artículo 33. Terminación unilateral.
Artículo 34. Cesación de actividades por parte de las entidades de certificación.
CAPÍTULO III
Certificados
Artículo 35. Contenido de los certificados.
Artículo 37. Revocación de certificados.
Artículo 38. Término de conservación de los registros.
CAPÍTULO IV
Suscriptores de firmas digitales
Artículo 39. Deberes de los suscriptores. Son deberes de los suscriptores:
Artículo 40. Responsabilidad de los suscriptores.
CAPÍTULO V
Superintendencia de Industria y Comercio
Artículo 41. Funciones de la Superintendencia.
Artículo 42. Sanciones.
 CAPÍTULO VI
Disposiciones varias
Artículo 43. Certificaciones recíprocas.
Artículo 44. Incorporación por remisión.
PARTE IV
REGLAMENTACIÓN Y VIGENCIA
Artículo 45. La Superintendencia de Industria y Comercio contará…
Artículo 46. Prevalencia de las leyes de protección al consumidor.
Artículo 47. Vigencia y Derogatorias.

4. DEFINICIONES:
a) Mensaje de Datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros,
el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el
télex o el telefax

b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole
comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más
mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de índole comercial
comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes operaciones: toda operación comercial de
suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo de distribución; toda
operación de representación o mandato comercial; todo tipo de operaciones financieras,
bursátiles y de seguros; de construcción de obras; de consultoría; de ingeniería; de
concesión de licencias; todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público; de
empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial; de transporte de
mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por carretera;

c) Firma Digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de

datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del
iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido
exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado
después de efectuada la transformación;
d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente
Ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las
personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la
transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas
a las comunicaciones basadas en las firmas digitales.

e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de datos de una

computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto.

f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar,

recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

5. RESPONSABILIDADES:
ENCARGADO DE MARKETING DIGITAL: Es la persona encargada de captar la atención del
cliente, asegurar una compra y actualizar la plataforma online de la tienda “High Quality”,
de qué manera de esta información suministrada sea en tiempo real.
ENCARGADO DE CORRESPONDENCIA Y RECEPCIÓN DE PEDIDOS: Es la persona que
deberá decepcionar, ordenar o clasificar todos los pedidos en orden cronológico respecto
a la fecha, de manera que permita a la empresa cumplir las expectativas para satisfacer las
necesidades del cliente en base al producto seleccionado.
ENCARGADO DE LA SISTEMATIZACIÓN DE PEDIDO Y FACTURACIÓN: Lleva los archivos de
manera estructurada y ordenado cronológicamente respecto a la fecha de los pedidos
ingresados, deberá tener conocimientos básicos de acuerdo con la gestión de
conocimientos en suministrar o almacenar información en elementos de aplicación de
herramientas básicas Microsoft office, Excel y Word, además conocimiento en el manejo
de software contable para emitir facturas electrónicas.
AUXILIAR DE SELECCIÓN DE PRODUCTOS: Esta persona deberá tener en cuenta los
canales de distribución, mantener el acceso y listado de proveedores, sostener una buena
relación y comunicación con los proveedores.
Además, es encargado de identificar inconsistencias en base al proceso de selección del
producto y notificara al administrativo encargado de la gestión de calidad de forma
oportuna para validar la información y enmendar las inconsistencias no deseadas.
OPERADOR DE ALISTAMIENTO DE PEDIDO: Este tiene la responsabilidad de identificar en
las órdenes del pedido, el destino y demás observaciones, además de hacer un control de
calidad y prepararlos para el despacho oportuno.
AUXILIAR DE ENVIÓ: Es parte fundamental de la logística del envió de los productos ya
que los artículos se encuentran más cerca del cliente. Debe notificar el stock de materiales
para embalaje; cajas, sobres, bolsas, etiquetas, cintas, etc. Contempla cuidado a la hora de
empacar los productos y garantizar que estos lleguen en óptimas condiciones al cliente,
este proceso es el garantiza la satisfacción del envío, la credibilidad y confianza de la
empresa “High Quality”.
RESPONSABLE DE ENVIÓ: Realiza los convenios con transportadoras que cumplan con las
garantías de calidad/costo y además que cubran las diferentes rutas del destino.
TRANSPORTADORA: Se encarga de recibir el producto, emitir una guía de envío para el
seguimiento al envío del producto, también garantiza el cuidado durante el trayecto
periódicamente, para de esta manera entregarlo en buenas condiciones para la
satisfacción del cliente.

6. DESARROLLO:

  ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1 Actualizar artículos Encargado de Marketing 1.1 Verificar el stock en
disponibles en Digital. inventario disponible para la
plataforma digital High venta.
Quality. 1.2 Dar de baja a los artículos
vendidos una vez finalice el
proceso de pago de su pedido.
1.3 Reservar el artículo de 15
a 30 minutos cuando el cliente
agrega al carrito, se debe
hacer seguimiento, si no se
refleja el pago en este tiempo
la reserva se deshace y el
artículo pasa a estar
disponible.
1.4 Clasificar los artículos por
segmentos: Ej Articulos de
aseo, ropa,
electrodomésticos, deporte.
1,5 Detallar en la publicación
del artículo las características:
cantidad, colores, medidas,
peso, referencia.
2 Recepción de un aviso Encargado de 2.1 Destinar un E-mail solo
de pedidos High correspondencia y para avisos de pedidos.
 Quality. recepción de pedidos. 2.2 Articular, clasificar u
organizar el aviso del pedido
en función a la demanda del
Cliente.
2.3 La notificación de pedido
deberá contener datos del
cliente, la forma de envió
seleccionada, forma de pago,
articulo con características
escogido.
3 Documentación del Encargado de la 3.1 Sistematización de datos
pedido Online. sistematización de del cliente: datos del cliente,
pedido y facturación. la forma de envió
seleccionada, forma de pago,
información relativa de los
productos adquiridos,
Referencia, unidades pedidas,
unidades restantes, precio.
3.2 Elaboración de la Factura
de Venta.
4 Selección del Producto Auxiliar de selección de 4.1 Identificar el proveedor
productos. del producto en el inventario
de stock de la tienda: Hacer
planificación de descarga,
control de calidad,
clasificación y elección de
producto.
4.2 Coordinar la entrada de
producto a zona de
preparación del pedido de la
tienda High Quality, ubicar en
la zona de almacenamiento
detectar posibles errores para
no afectar la calidad del
servicio.
4.3 Destinar en la zona de
almacenamiento y ubicar los
artículos de acuerdo a
tamaños, contenido,
volumen, tiempos de entrega.
5 Preparación del Pedido Operador de Recoger las órdenes de
alistamiento de perdido. pedido, Desplazarse a la
ubicación del artículo,
Comprobar y extraer el
 producto solicitado, Informar
de las incidencias por
discrepancia o rotura,
Trasladarse a la zona de
expedición, Confirmar el
pedido en el sistema, Generar
la documentación.
6 Expedición y embalaje Auxiliar de envió. Identificar el nivel de
del pedido. fragilidad de los artículos. Ej:
Vino, objetos de decoración.
Disponer de los materiales
para diferentes tamaños:
cartón, sobes, bolsas, cajas,
esto garantiza que
independientemente de la
fragilidad del producto los
artículos vayan correctamente
presentados y seguros.
Introducir el artículo en
paquete y cuando sea
necesario utilizar papel de
relleno, que protejan el
articulo evitando roturas o
daños en el interior de la caja
Antes de cerrar el paquete
con auto sellado, cinta, o fleje
plástico al interior del
empaque se debe introducir la
factura de la compra con el
detalle de los artículos,
cantidades, información del
proveedor.
Etiquetar el paquete con la
etiqueta de High Quality.

7 Transporte y entrega Responsable de envió y Planificar la llegada del

transportadora. transporte, Revisa la
mercancía que se va enviar,
etiquetar el envió, consolidar
la carga del vehículo, laborar
el documento de carga, cargar
el vehículo, cerrar la puerta,
precintar el vehículo, obtener
 la firma de entrega.

7. REGISTROS:

REGISTROS TIEMPO DE RESPONSABLE DE CÓDIGO DE

RETENCIÓN CONSERVARLO REGISTRO

INVENTARIO DE ACTUALIZAR DEPARTAMENTO ANEXO A

ARTÍCULOS INFORMACIÓN DE REGISTRO Y
DISPONIBLES PARA PERIÓDICAMENTE CONTROL
LA VENTA

PLANILLA DE DE 1 A 2 AÑOS, EN ENCARGADO DE ANEXO B

INGRESO DE SU DEFECTO EL MARKETING
PEDIDO TIEMPO DE DIGITAL
GARANTÍA QUE
CONSIDERE EL
PROVEEDOR.

PLANILLA DE 1 AÑO ENCARGADO DE ANEXO C

DATOS DEL CLIENTE CORRESPONDENCIA
DE PEDIDOS

REGISTRO 3 AÑOS ENCARGADO DE ANEXO D

CONTABLE- SISTEMATIZACIÓN
FACTURACIÓN DE PEDIDO Y
FACTURACIÓN.

ANEXO E
PLANILLA DE 5 MESES AUXILIAR DE
PROVEEDORES SELECCIÓN DE
PRODUCTOS

PLANILLA DE 5 MESES AUXILIAR DE ANEXO F

ROTULO DE ENVÍOS
EMBALAJE
PLANILLA DE 5 MESES ENCARGADO DE ANEXO G
REGISTRO, GUÍA Y ENVIÓ DE
RASTREO DE MERCANCÍAS
ENVIÓ.

PLANILLA DE 5 MESES ENCARGADO DE ANEXO H

CONFIRMACIÓN DE ENVIÓ DE
RECIBIMIENTO DEL MERCANCÍAS
PRODUCTO

8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN:
1. DESPACHO DE MERCANCÍA DE PROVEEDORES: El proveedor suministra los artículos en
base a la demanda de “Hight Quality”. Realiza el registro de salida para tener un control
interno como proveedores. Posterior a esto se desplazan los bienes para su total
distribución hacia los clientes.
2. INGRESO DE MERCANCÍA A ZONA DE ALMACENAMIENTO “HIGHT QUALITY”: Se realiza
un registro de ingreso de mercancías, es obligatorio inspeccionar y hacer un control de
calidad de los productos para posteriormente realizar el proceso de embalaje y despacho
del producto.
3. DESPACHO DE MERCANCÍA DE LA TIENDA A LA TRANSPORTADORA: Se debe
diligenciar el proceso de salida de la mercancía, así como los canales de distribución
dependiendo del rango de cada producto demandado por el cliente, Además la
transportadora debe emitir una guía para hacer el seguimiento del envío.

9. HISTORIAL DE REVISIONES

HISTORIAL DE REVISIONES
REVISION FECHA MOTIVO DE REVISION
 0 04/03/21 Versión original del
procedimiento

1 05/03/21 Procedimiento inicial

2 06/03/21 Revisión del documento
3 07/03/21 Actualización del documento
4 08/03/21 Se actualiza el procedimiento,
se modifica el objetivo, alcance
y diferentes criterios dentro de
este documento.

10. ANEXO

SIMBOLO NOMBRE FUNCION

INICIO/FIN Representa el inicio y el final

de un proceso.

LINEA DE FLUJO Indica el orden de la

ejecución de operaciones.

PROCESO Representa cualquier tipo de

operación.

DECISION Nos permite analizar una

situación.

INICIO

PLATAFORMA DIGITAL HIGH Encargado de Marketing Digital

QUALITY
 ¿Cumple la
función?
NO

SI

Verificar el stock en inventario

Encargado de correspondencia Recepción de pedidos

FACTURACION

Identificar el producto en el
SELECCIÓN DEL PRODUCTO
inventario

PREPARACIÓN DEL PEDIDO

EMBALAJE DEL PEDIDO Identificar el nivel de fragilidad

TRANSPORTE Y ENTREGA FIN