GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

11

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

INDICE

INTRODUCCION

PROPOSITO DE LA GUIA

CONCEPTO, NATURALEZA, VALUACION Y REGISTRO CONTABLE

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA

EL CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, MEDIANTE LOS SISTEMAS

ELECTRONICOS DE DATOS

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES AL AREA DE

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME

INFORME

SEGUIMIENTO

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 11

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

INTRODUCCION

La comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y

Auditores, elaboró la guía de Propiedad Planta y Equipo, con el propósito fundamental de
presentar los lineamientos básicos y para realizar el trabajo relacionado con dicha area.
El Auditor Interno, debe evaluar las políticas y procedimientos aplicables en el control,
valuación y registro de la propiedad planta y equipo, para recomendar la conveniencia de la
utilización o modificación a los mismos.

En esta guía se presenta el concepto, naturaleza, valuación y clasificación de la propiedad,

planta y equipo; los procedimientos básicos de control, los aspectos relacionados con los
sistemas de procesamiento electrónico de datos; las técnicas y procedimientos de auditoría
aplicables, la discusión del borrador del informe, el informe final y su respectivo seguimiento.

PROPOSITO DE LA GUIA

Los propósitos de la guía son los siguientes:

A. Establecer el concepto, naturaleza, valuación y registro contable de la propiedad,

planta y equipo.
B. Definir los objetivos de la auditoría interna.

CONCEPTO, NATURALEZA, VALUACION Y REGISTRO CONTABLE

CONCEPTO:

De acuerdo con el pronunciamiento No. 4 de Contabilidad Financiera del Instituto

Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores, la Propiedad, Planta y Equipo constituyen
bienes tangibles que tienen por objeto:

A. El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad.

B. La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad.

C. La presentación de servicios a la entidad, a su clientela o al público en general.

 
NATURALEZA

Los Activos Fijos son los bienes tangibles que tienen sustancia corpórea y que son susceptibles
de depreciación tales como los edificios, maquinaria, vehículos, mobiliario y equipo, herramienta
y otros, o no, tales como los terrenos.

VALUACION

Las inversiones en Propiedad, Planta y Equipo deben valuarse al costo de adquisición o de

construcción.

REGISTRO CONTABLE

La clasificación de la Propiedad, Planta y Equipo en el Balance General del Activo Circulante

deduciendo del total de Activos fijos el importe total de la depreciación acumulada;
presentando inicialmente las inversiones no sujetas a depreciación, posteriormente las sujetas
a depreciación y por último las construcciones en proceso.

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL

El Auditor Interno debe verificar la existencia de políticas y procedimientos contable y

administrativos aplicables a la entidad; los cuales deben ser establecidos por la administración,
para la toma de decisiones financiero - administrativas, las que van constituir la base para
efectuar un adecuado programa de auditoría; recomendando como mínimo los procedimientos
siguientes:

ADQUISICION DE ACTIVOS:

A. Establecer que exista autorización por parte de la administración de la compañía, para

la adquisición de activos fijos.
B. Determinar que exista adecuada segregación de funciones en lo que respecta a:
adquisición , venta, custodia y registro contable.
 C. Que existan procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado
adecuadamente los bienes adquiridos.

D. Definir políticas administrativas, para distinguir las adiciones de aquellos gastos por
conservación, reparación y mantenimiento.

E. Establecer que existan registros individuales que permitan la identificación y

localización de los bienes.

F. Que exista comparación mensual de los registros auxiliares contra el saldo de la cuenta
de mayor correspondiente.

G. Determinar que los bienes de la empresa se encuentren adecuadamente asegurados.

H. Que existan verificaciones físicas para comprobar que los bienes adquiridos existen y
que se encuentran en uso.

I. Que los métodos de valuación aplicados sean consistentes con respecto al período
anterior.

J. Que los activos fijos adquiridos se registren contablemente atendiendo a su naturaleza

y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

K. Que existan facturas, escrituras o certificaciones del registro de la propiedad de

inmuebles, que respalden la propiedad del activo, el costo de adquisición, la mano de
obra y otros gastos que se incorporen.

L. Que existan tarjetas de responsabilidad de los activos fijos.

M. Que existan análisis que permitan identificar rentabilidad y productividad por cada
activo y así establecer el costo - beneficio de la inversión.

BAJA DE ACTIVOS FIJOS:

A. Que exista autorización por parte de Funcionario responsable para vender, retirar y
destruir activos fijos.
B. Que se informe al departamento de contabilidad de los activos fijos que fueron dados
de baja.

C. Establecer que la utilidad o pérdida resultante de ventas o retiros de activos fijos

hayan sido correctamente registradas y se haya regularizado la depreciación
acumulada correspondiente; así como, haber cumplido con los requisitos fiscales.
 D. Determinar que existan documentos tales como: facturas y contratos, que respalden
los ingresos provenientes de la venta de activos fijos.

E. Asegurarse de que los activos fijos dados de baja hayan sido regularizados de los
registros auxiliares.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA:

A. Verificar que los activos fijos existan, estén en uso y que sean propiedad de la empresa
y se aprovechen adecuadamente.
B. Establecer su adecuada valuación.

C. Garantizar información financiera confiable y oportuna relacionada con el rubro de

activos fijos.

D. Cumplimiento adecuado de la política establecida por la compañía relacionada con

capitalización de activos fijos, así como de aspectos fiscales.

E. Establecer su adecuada presentación, clasificación y contabilización en los Estados

Financieros.

EL CONTROL DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, MEDIANTE LOS SISTEMAS

ELECTRONICOS DE DATOS:

Los sistemas de Informática, en la actualidad son una herramienta valiosa para la

administración, ya de que facilitan el control de las transacciones; razón por la cual el Auditor
Interno, debe establecer si en la Empresa se cuenta con programas de computación (software)
y equipo (hardware), donde se lleven los controles de la propiedad planta y equipo; razón por la
cual el Auditor debe evaluar lo siguiente:

← El organigrama del departamento

← Definición de puestos
 ← Hardware o equipo utilizado

← Lenguaje en que se desarrollan los programas

← Los tipos de reportes que se producen

← Flujogramas de los procesos

← Limitaciones en el acceso al equipo para efectuar consultas

← Que exista una adecuada segregación de funciones

← Si existe una autorización previa para el cambio de programas

← Procedimientos de verificación del registro de las transacciones

← Métodos de detección de errores o mal funcionamiento del equipo

← Que existan llaves de seguridad

← Preparación de Backups

← Y otros que se consideren necesarios

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES AL AREA DE

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO:

Para evaluar el área de Propiedad Planta y Equipo, el Auditor Interno dispone de algunas
técnicas y procedimientos de Auditoría, como los que a continuación se indican:

FAMILIARIZACION

El Auditor Interno debe familiarizarse con las políticas y procedimientos aplicados por la
empresa, para la realización de las operaciones relacionadas con el área de Propiedad Planta y
Equipo, para lo cual debe tomar en consideración los aspectos que a continuación se indican:

A. Estudiar y Evaluar las políticas y procedimientos que aplique la empresa, para el

control, localización y registro contable de los activos fijos.
 B. Conocer las políticas y procedimientos que tenga establecidos la empresa para la
capitalización, adquisición y bajo de activos fijos; mediante narrativas, cuestionarios de
control interno y/o flujogramas.

NARRATIVAS, ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS:

Mediante las narrativas, cuestionarios de control interno y flujogramas. el Auditor Interno

puede:

A. Conocer los procedimientos que se tienen establecidos para la capitalización adquisición

y baja de activos fijos.
B. Identificar al personal que tiene a cargo las funciones de adquisición y baja de activos
fijos.

C. Conocer las políticas y procedimientos establecidos en los manuales e instructivos para

determinar las fortalezas y debilidades del control interno.

D. Determinar si están cumpliendo con los objetivos establecidos por la empresa.

ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA:

A. El Auditor Interno debe obtener información financiera para formarse un juicio de las
operaciones relacionadas con la propiedad, planta y equipo.
B. Calificar los activos fijos de acuerdo a su naturaleza.

C. Comparar la clasificación de propiedad, planta y equipo con empresas similares.

D. Verificar que las adquisiciones de activos fijos se han efectuado de conformidad con el
presupuesto de inversión.

E. Determinar el comportamiento del área de propiedad, planta y equipo con períodos

anteriores, justificando las variaciones significativas.

F. Establecer que las bajas de activos fijos se hayan efectuado de conformidad con el
procedimiento establecido.

G. Efectuar los análisis de rentabilidad de los activos fijos.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA:

El Auditor Interno debe revisar la documentación que respalda los desembolsos efectuados en
concepto e adquisiciones, así como las bajas de activos fijos, ya sea en forma selectiva o en un
100%, así también puede realizar las investigaciones específicas que considere convenientes,
como las que a continuación se indican:

A. Analizar los manuales o instructivos de políticas y procedimientos, verificando su

actualización y cumplimiento.
B. Analizar los registros contables, tanto principales como auxiliares, así como las formas
existentes para comprobar su funcionalidad y uso adecuado.

C. Evaluar la cobertura de pólizas de seguro y fianzas, para establecer si son suficientes

en caso de siniestro.

D. Efectuar pruebas comparativas con el propósito de establecer tendencias inusuales.

E. Comprobar lo presupuestado con lo real y establecer justificación de las variaciones.

F. Establecer razones de inversión en activos fijos.

G. Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes

financieros y fiscales relativos al control y administración de la propiedad, planta y
equipo.

H. Inventarios físicos de Activos Fijos.

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME

El auditor debe presentar las deficiencias encontradas, con una Cuantificación de las mismas y
presentar sus recomendaciones en borrador y discutirlo con el personal involucrado, con el
propósito de obtener sus puntos de vista, aprovechando su experiencia.

La discusión permitirá:

A. Asegurarse que se trate de problemas cuya solución sea factible, en las circunstancias
actuales ó en futuro inmediato.
B. Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operación y
resultados de la empresa.

C. Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras áreas.

 D. Establecer el costo - beneficio de las recomendaciones a sugerir.

E. Presentar las deficiencias y sus recomendaciones de acuerdo a su prioridad.

INFORME

El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de toda evaluación, como
evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración sencilla.

El informe debe contener una breve descripción del trabajo desarrollado, la identificación y
cuantificación de las debilidades encontradas, así como las deficiencias en los procedimientos
de control; las justificaciones y comentarios del personal involucrado, comentarios de la
administración y recomendaciones.

El informe del auditor en el área de propiedad, planta y equipo debe ser enviado al órgano que
reporta, el cual debe considerar la adopción de las medidas correctivas, siendo importante que
lo escrito en el informe y las decisiones de la administración se les dé el seguimiento
respectivo.

SEGUIMIENTO:

El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al
seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorías anteriores, por lo que debe
tomar en cuenta lo siguiente:

A. Las recomendaciones de auditorías recurrentes.

B. Verificar las acciones correctivas realizadas.

C. Al asegurarse de que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas, se deben

tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la
empresa.

D. Tomar en consideración si la Gerencia o el Consejo de Administración, asumió la

responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.
E. Comunicar los resultados del seguimiento al órgano que reporta.