MANUAL DE INDUCCIÓN

1.TABLA DE CONTENIDO

2.INTRODUCCIÓN

El contenido de este manual es indispensable para el área de reclutamiento y selección en las

empresas es indispensable la elección de un candidato acorde a las competencias o estándares
establecidos, ya que esto permite que las labores asignadas sean ejecutadas de la mejor
manera, por tal motivo es de vital importancia transmitir de manera global las políticas de le
empresa, la historia, el sector del mercado al cual se dedica la compañía, las metas a corto,
mediano y largo plazo.

Seguido a esto incluir al colaborador en cuanto a la ejecución de las tareas en común que
deben realizar todos los trabajadores de la compañía; por tanto brindar la seguridad y
confianza al trabajador para que se sienta parte del equipo general de la empresa, sin importar
el área y cargo que vaya a desempeñar.

Es por ello que el proceso de inducción o reinducción es un proceso de aprendizaje conciso

y profesional con algunas particularidades, que son transmitidas ya sea a un solo trabajador
o a un grupo, en el cual el área de selección y capacitación da a conocer las
responsabilidades, objetivos y resultados, los cuales el trabajador adquiere en el momento de
ser contratado.
 3. OBJETIVOS DEL MANUAL DE INDUCCIÓN

Dar de manera adecuada la adaptación del nuevo funcionario en la compañía y el cargo que
va a desempeñar, puesto que se informa de manera detallada las principales características y
dimensiones de la misma, teniendo como meta que el SENADO DE LA REPÚBLICA cuente
con el personal idóneo y mejor capacitado.

3.1 Objetivos específicos:

- Estipular las directrices y disposiciones que encaminan las actividades de

inducción de los funcionarios que ingresen a la compañía
- Notificar al funcionario, la misión, visión las políticas, y valores corporativos
- Mantener informado a los funcionarios de los cambios que ocurran a nivel de
capacitación general o específica del cargo

4.ALCANCE, APLICABILIDAD DEL MANUAL

El manual de inducción es una proposición orientada al trabajador, permitiéndole conocer y

mantener la aplicabilidad de las funciones del cargo que desempeña los estándares que están
determinados por la compañía; los cuales deben ser cumplidos a cabalidad; ya que el
trabajador adquiere estos compromisos al momento de la firma del contrato.

Este manual debe ser aplicado a todos y cada uno de los trabajadores, para así tener una
excelente administración del recurso humano de la compañía.
5. POLÍTICAS

- Considerar la capacitación una herramienta poderosa para alcanzar los

objetivos específicos alineado con el plan estratégico de la entidad
- Orientar la capacitación hacia el fortalecimiento de las relaciones internas y
externas
- Impulsar el desarrollo de las capacidades laborales que aumenten la
productividad de los colaboradores en beneficio de un buen clima laboral

6. NIVELES DE RESPONSABILIDAD A LA HORA DE IMPLEMENTAR EL PROCESO

● Talento humano: Es el área encargada de generar los horarios de inducción

coordinación y logística seguida a esto la primer parte de la inducción general
del trabajador; ya que indican la historia de la compañía a groso modo, su
misión, visión y lo que la compañía espera de cada uno de sus trabajadores.

● Jefe o coordinador de área: Es el responsable de indicar a su equipo de trabajo

la vinculación de un nuevo funcionario, coordinar los horarios y designar las
personas que darán capacitación y acompañamiento al nuevo funcionario y
facilitar su proceso de adaptación.

● Personal nuevo: Tener la disposición para los horarios de capacitación

asignados por el área a la que pertenece y coordinada por talento humano, de
la misma manera su participación debe ser activa con el fin de tener el
conocimiento requerido para el óptimo desarrollo de la evaluación de
7. ROLES Y RESPONSABLES

Grafica
La División de Recursos Humanos: Es responsable del diseño, coordinación, ejecución,
logística, programación, evaluación y/o seguimiento de las jornadas de los procesos de
Inducción y Reinducción del programa con apoyo de la Sección de Selección y Capacitación.

Secretario General, secretarios de Comisión, coordinadores de Comisión, jefes de

División, jefes de Sección, jefes de Oficinas y jefes de Unidades: Serán el apoyo
institucional para que se puedan llevar a cabo los procesos de Inducción y Reinducción. Son
responsables de notificar a todo el personal de su dependencia sobre el desarrollo de la
jornada de inducción y de reinducción, guiandolos y motivándolos para que asistan.

Jefes Inmediatos: Son responsables de adelantar la inducción específica y el

acompañamiento en el puesto de trabajo para facilitar el proceso de adaptación a la
dependencia y a la organización, de efectuar seguimiento al resultado de la actividad y de
participar activamente en el diseño y ejecución de las actividades de reinducción. De igual
forma, es responsable de suministrar al empleado los elementos de trabajo de su competencia
y velar para que se le entreguen las herramientas de trabajo y las dotaciones de vestuario si
tiene derecho a ello.

Sección de Suministros: Es responsable de la dotación de vestuario, cuando fuere del caso, y

de los equipos e implementos de oficina necesarios para que el nuevo funcionario cumpla de
manera exitosa con sus funciones.

Funcionario y/o Contratista: Debe asistir de forma obligatoria a la jornada de inducción,

salvo justificación. De igual manera, su participación debe ser activa en el programa de
Inducción y Reinducción mostrando interés para conocer los diferentes temas e iniciativa
para plantear dudas, diligenciar la evaluación de la eficacia de la jornada y la calificación de
las presentaciones. Debe realizar la retroalimentación de la actividad para establecer acciones
de mejora en caso de que se requiera.

8. NIVELES DE RESPONSABILIDAD PARA LA ACTUALIZACIÓN

PERMANENTE DEL MANUAL

La responsabilidad de la actualización permanente del Manual de Inducción y Reinducción es

de la División de Recursos Humanos con el apoyo de la Sección de Selección y Capacitación,
quienes coordinarán con las dependencias responsables de los cambios organizacionales los
temas o nuevos procesos a incluir y, de igual forma, cómo se efectuará la reinducción a todos
los funcionarios y su convocatoria.

9. PROPÓSITO

El propósito del Manual de Inducción y Reinducción es ofrecer una herramienta a la División

de Recursos Humanos, que le permita guiar al nuevo empleado en los temas de mayor
relevancia que este debe conocer al momento de ingresar a la Institución, mediante la
capacitación, el fortalecimiento y desarrollo de los conocimientos y competencias requeridas
por el funcionario para el desempeño de su labor de manera exitosa.

En el mismo sentido, el Manual está orientado a optimizar los tiempos de integración de los
nuevos funcionarios a la cultura organizacional garantizando la efectividad administrativa en
la creación de identidad, sentido de pertenencia por la Entidad, el desarrollo de habilidades y
de servicio.

El propósito del programa de reinducción es la reintegración del empleado a la cultura

organizacional, en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos y procesos
organizacionales.

INDUCCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

Apreciado Funcionario:

En nombre de la gran familia del Honorable Senado de la República, reciba la más cordial
bienvenida. A la vez, queremos felicitarle por haber culminado con éxito nuestro proceso de
Selección y Contratación. Con el objeto de que comience a conocer nuestra Institución, le
ofrecemos el presente compendio.

En esta presentación pretendemos darle a conocer la información básica acerca de nuestro

quehacer, la función y naturaleza del Senado de la República, la historia, organización,
Misión, Visión y los Valores, los servicios que ofrece a los colombianos y a sus servidores;
las prestaciones y beneficios que como empleados tenemos derecho y que son los aspectos
que reflejan la esencia de esta Institución. Le invitamos a que lo lea, se apropie de su
contenido y lo conserve como un documento de ayuda ante cualquier inquietud o duda.
Estamos seguros de que su protagonismo en el entorno laboral será una grata y enriquecedora
experiencia.

Nuevamente, le reiteramos la más cordial bienvenida a la gran familia del Honorable Senado
de la República.

Dirección General Administrativa

10. ESTRATEGIA DE NEGOCIO

La característica distintiva de los gobiernos que pretenden ser democráticos en su esencia es

la existencia de un cuerpo representativo del pueblo, llamado Parlamento o Congreso. El
Congreso o Parlamento asume una importancia prominente en el ejercicio de la soberanía,
por cuanto le corresponde ejecutar el mando supremo de la Nación en representación de la
voluntad popular. Es él quien dicta las directrices de las instituciones democráticas y
restringe, a través de las leyes, la libertad absoluta del individuo, preocupándose por ejercer
su mandato bajo la orientación del bienestar general del pueblo.
El Senado de la República es una de las dos cámaras del Congreso de la República de
Colombia, es una parte fundamental de la rama legislativa. Es un cuerpo colegiado de
representación directa del pueblo y debe actuar consultando a la justicia y el bien común.
Su origen, según los historiadores, comenzó el 27 de noviembre de 1811, cuando se suscribe
el Acta de Federación de las Provincias Unidas de la Nueva Granada. Desde entonces, se creó
el sistema bicameral y se establecieron sesiones por un periodo de 60 días, para mayo y junio
igualmente. La Constitución de Cundinamarca, de 1812, ratificó las dos Cámaras, dispuso un
período de 2 años y 19 miembros, lo que equivalía a uno por cada 10.000 habitantes.
La composición y poderes del Senado se encuentran estipulados en el Título VI de la
Constitución de Colombia de 1991 y en la Ley 5ª de 1992. El Senado de la República está
integrado por 108 senadores, 100 son elegidos por voto popular en todo el territorio nacional,
cinco son senadores del partido FARC cuyos curules son debidos al proceso de paz, dos en
representación de las comunidades indígenas, a través de circunscripción especial, y uno para
el segundo candidato con mayor votación en las elecciones presidenciales. El Senado de la
República es de suscripción nacional, lo que quiere decir que sus miembros son de elección
nacional y representan a la Nación.
El Senado de la República de Colombia cumple con las siguientes funciones:

1. Función constituyente, para reformar la Constitución Política mediante actos

legislativos.
2. Función legislativa, para elaborar, interpretar, reformar y derogar las leyes y códigos
en todos los ramos de la legislación.
3. Función de control político, para requerir y emplazar a los ministros del Despacho y
demás autoridades y conocer de las acusaciones que se formulen contra altos
funcionarios del Estado. La moción de censura y la moción de observaciones pueden
ser algunas de las conclusiones de la responsabilidad política.
4. Función judicial, para juzgar excepcionalmente a los altos funcionarios del Estado
por responsabilidad política.
5. Función electoral, para elegir Contralor General de la República, Procurador General
de la Nación, Magistrados de la Corte Constitucional y de la Sala Jurisdiccional
Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, Defensor del Pueblo,
vicepresidente de la República, cuando hay falta absoluta, y Designado a la
Presidencia en el período 1992 -1994.
6. Función administrativa, para establecer la organización y funcionamiento del
Congreso Pleno, el Senado y la Cámara de Representantes.
7. Función de control público, para emplazar a cualquier persona, natural o jurídica, a
efecto de que rindan declaraciones, orales o escritas, sobre hechos relacionados con
las indagaciones que la Comisión adelante.
8. Función de protocolo, para recibir a Jefes de Estado o de Gobierno de otras
naciones.”

El Senado de la República cuenta con dos grandes Áreas:

● El Área Legislativa constituida por los 108 Senadores y presidida por la Mesa
Directiva, que, a su vez, está conformada por un Presidente, dos Vicepresidentes y el
 Secretario General. Para cumplir con su labor el Senado de la República se subdivide
en 7 Comisiones Constitucionales, 6 Comisiones Legales y 7 Comisiones Especiales.

● El Área Administrativa es la que apoya al Área Legislativa para que cumpla su labor
misional, se encuentra encabezada por la Dirección General Administrativa y está
conformada por las Divisiones de Recursos Humanos, Jurídica, Financiera y
Presupuesto, Planeación y Sistemas, Bienes y Servicios y las Secciones de Selección
y Capacitación, Registro y Control, Bienestar y Urgencias Médicas, Suministros y
Unidades.

11. MARCO ESTRATÉGICO

A. VISIÓN

A 2020 el Senado de la República será reconocido por la sociedad, como una corporación
transparente, eficiente y determinante en la consolidación de la paz

B. MISIÓN

El Senado de la República en representación del pueblo colombiano, ejerce las funciones

constitucionales y legales, para promover el bien común y el desarrollo de la sociedad.

C. VALORES

1. Tolerancia

2. Respeto

3. Honestidad

4. Compromiso

5. Servicio

12. INDICADORES (TRABAJADOR)

El Senado de la República evaluará el desempeño mediante los siguientes indicadores, los

cuales en algunos casos repercutirán directamente en tu salario.

Indicadores de evaluación: productividad

Para medir la productividad de un empleado hay que dividir las horas de trabajo de dicho
empleado por la cantidad de productos que este ha producido durante un período de tiempo
determinado. Eso sí, ten en cuenta que la productividad es algo inconstante en la mayoría de
los trabajadores y que puede variar por motivos tanto laborales como personales.

Indicadores de desempeño: calidad

Evaluar este indicador de desempeño es muy importante porque hay numerosos empleados
que pueden cumplir muchas tareas, pero que no siempre las hacen de la mejor forma

Indicadores de evaluación: eficacia

Este indicador de evaluación del desempeño se refiere a la capacidad de lograr un objetivo o

resultado buscado a través de una acción específica. Por este motivo, simplemente, alguien
será eficaz si cumple su tarea e ineficaz si no cumple con ella.

Indicadores de desempeño: eficiencia

Se refiere a la capacidad de conseguir un efecto determinado, por lo tanto, una persona que
simplemente hace su trabajo se considera eficaz, mientras que una persona que actúa de
forma rápida y con calidad es eficiente.

13.COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

Tolerancia: La tolerancia es entender y aceptar con generosidad las diferencias. Es sacrificar

un poco de cada uno en beneficio de todos, en el Código de ética se describe así para que
vivamos en armonía y crezcamos en la consideración y el respeto (Senado de la República,
2020, pág. 11), los funcionarios del Senado de la República se deben comprometer a:

● Entender que las diferencias de ideas, opiniones y posturas respecto a un tema o de la

vida misma, enriquecen en la medida en que haya más elementos para tener en cuenta.
● Aceptar a los demás tal como son sin querer cambiarlos y respetar su forma de pensar
y su manera de actuar.
● Dialogar abierta y sinceramente en un ambiente de exposición de motivos y
retroalimentación.
● Evitar el fanatismo, sectarismo, fundamentalismo y extremos irredimibles.
● Manifiesta la capacidad para afrontar de manera serena las dificultades.
● Cumple con las responsabilidades a su cargo pese a circunstancias adversas.
● Es un referente para sus compañeros por su templanza.
● Define la visión de su área.
● Es un referente en su área y en el ámbito de la organización.
Respeto: Posee la capacidad de actuar y sentir de acuerdo a los valores morales, buenas
costumbres y prácticas profesionales, respetando a su vez las políticas organizacionales.

● Reconoce valores morales.

● Valida los valores morales y políticas de la organización.
● Actúa sobre la base de estos valores y políticas organizacionales.
● Es capaz de conducir a su grupo de trabajo a actuar con respeto.
● Es un modelo a seguir por su respeto tanto en lo laboral como en lo personal.
● Establece un marco de trabajo basado en el respeto tanto de las políticas de la
organización como de los valores y principios morales.
● Dirige y actúa respetuosamente sobre la base de valores morales.

Honestidad: Con un equipo de trabajo honesto es sumamente importante, ya que se anulan

las malas prácticas y aumenta el nivel de eficiencia y compromiso de los colaboradores.

● No hacer mal uso de la información de la empresa.

● No simular trabajar y cumplir con los compromisos y actividades.
● No proporcionar información confidencial a personas externas.
● No utilizar los recursos de la empresa para un beneficio personal.
● Aceptar los errores cometidos.
● Cumplir los códigos de ética y conducta de la empresa.
● Ser leal a la empresa y los principios que ésta representa.

Compromiso: Asume con responsabilidad los objetivos y compromisos declarados por la

organización, haciéndolos propios.

● Tiene claridad respecto a la misión, visión y objetivos de la organización.

● Siente como propios los objetivos, misión y visión de la organización.
● Cumple con sus obligaciones laborales según el cargo.
● Muestra respeto por los valores y personas. Motiva a los integrantes del sector a obrar
del mismo modo.
● Es un referente para los otros por cumplir sus tareas u obligaciones laborales.
● Logra un equilibrio entre sus intereses personales y obligaciones laborales.
● Define visión, misión valores y estrategias de la organización y genera en todos los
integrantes, la capacidad de sentirlos como propios.
● Supera los resultados esperados por su gestión.
● Es referente no solo por cumplir sus tareas u obligaciones laborales, sino también, por
su alta productividad.
Servicio: El Senado de la República se caracteriza por la satisfacción a los usuarios internos
y externos de sus necesidades o nivel social, técnico, financiero y de calidad en la
información. Según su código, los funcionarios del Senado de la República se deben
comprometer a:

● Atender sin ningún tipo de discriminación a todos los usuarios de la entidad,

entendiendo como usuarios a los Senadores, compañeros y ciudadanía en general.
● Ser amable en la atención prestada a los usuarios.
● Ser eficiente en la atención de los usuarios, teniendo en cuenta que la labor de la
entidad se debe a ellos (Código de Ética, 2020, pág. 9).
● Identifica y comprende las necesidades de las personas.
● Demuestra interés por las necesidades o requerimientos de las personas.
● Ofrece respuestas a las personas que los requieren con calidad y oportunidad.
● Canaliza las necesidades de las personas hacia las instancias que pueden darle
solución.
● Se muestra respetuosa y cordial frente a la persona que solicita el servicio.

14.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Organigrama de la entidad:
Organigrama de la Sección de Selección y Capacitación:

Características:
 ● Su estructura es Matricial, ya que está organizada por procesos y los productos de
estos procesos.
● Su estructura combina la estructura divisional y funcional
● Se conforman equipos interdisciplinarios de empleados que llevan a cabo el trabajo,
con el fin de aprovechar las competencias de cada cargo y compensar de esta manera
las debilidades funcionales, divisionales y burocráticas de las estructuras.
● Se reconoce al responsable de cada proceso, sin que se tome como un Jefe, ya que se
respeta al Jefe del proceso global de la sección, esto permite que no hayan
inconvenientes con el logro de los objetivos.
● Los colores demuestran la diferenciación de los cargos, los cuales están basados en el
nivel de responsabilidad y decisión de los procesos que determinan el producto final
del Departamento de Capacitación y Desarrollo

15.BENEFICIOS SOCIOECONOMICOS

El Senado de la República a lo largo de su trayectoria, ha desarrollado un plan institucional,

en donde cada unos de sus trabajadores y familiares, se han visto beneficiados como parte de
sus políticas de gestión misional, con la finalidad de fortalecer las competencias laborales,
gracias a la ayuda de Gestión Humana, procurando un ejercicio eficaz,eficiente y efectivo,
mejorando así la capacidad y calidad de sus trabajadores, los beneficios para cada uno de los
trabajadores y familiares son los siguientes:

● Servicio odontológico para toda la familia

● Servicio Médico
● Servicio Psicológico
● Orientación de alimentación
● Cuando cumplen 1 año te dan el 35% proporcional al salario, cuando cumples 5-10-
15-20 años más % al sueldo + 3 días remunerados
● Por año laborado te dan 3 días de permiso remunerados
● Recreación dirigida para los empleados y la familia
● Vacaciones Recreativas para los hijos de los empleados durante una semana 3 veces
al año
● Por temas de la pandemia al no realizarse vacaciones para los hijos, se generará un
bono
● Bonos de familia
● Bonos por quinquenio

16. NORMAS GENERALES

Con los puntos considerados en la segunda parte de este manual, pretendemos que los
servidores de nuevo ingreso, y todo el personal de la institución, cumplan con todos los
requerimientos que son dictados por la Ley 41-08 de Función Pública, y sus Reglamentos de
Aplicación.

Con este Manual de Inducción se pone en conocimiento a todo aquel servidor público de
nuevo ingreso a la institución, tener presente el cumplimiento de la Ley de Función Pública
41-08, documentada en las diferentes normas y políticas de aplicación.

Nosotros como toda institución del Estado, tenemos definidas políticas y normas que deben
ser cumplidas por todo el personal que labora en la institución, las cuales nos encaminan a
realizar el trabajo con dedicación, eficiencia y eficacia acorde con los requerimientos que
demanda la posición que nos corresponda desempeñar

Carnet de Identificación

Todo empleado que pasa a formar parte de esta institución será previsto de un carnet de
identificación el cual es obligatorio y debe ser utilizado dentro de la institución e igualmente
en la participación de actividades fuera de la misma, no llevarlo será considerado como una
falta de primer grado de ser sancionada de manera escrita.

Código de Vestimenta

El Código de Vestimenta es muy importante, ya que esto hace ver a la empresa o institución
importante e imponente inclusive con más clase y calidad en los servicios que ofrece a sus
clientes. El Senado de la República tiene dentro de sus políticas el uso de uniforme, el cual es
obligatorio y de forma continua de lunes a viernes a todo el personal que conforma la
institución, dependiendo el área laboral requiere de distintos vestuarios en función a las
actividades a desempeñar.

● El personal de mensajeros, almacén, servicios Generales, transportación, soporte

técnico se le otorga poloché de varios colores con el logo de la institución, para ser
usado por el personal de esas áreas de lunes a viernes, la entrega se le hace al
momento de ser contratado por la institución, estos pueden ser usado con jeans.
● El personal femenino, después de haber aprobado el período probatorio, el
departamento de Recursos Humanos procede a entregar comunicación con las
especificaciones de las telas y los modelos en anexo de la moda diseñadas para la
confección de los uniformes que tiene la institución.
● Estos uniformes deben ser llevados con zapato cerrado.
 ● En el caso particular de los caballeros el uso de una vestimenta correcta es
obligatorio, camisas y corbata, pantalón formal de tela, calzado cerrado con medias.

Horario de Trabajo

La jornada de trabajo establecida por la institución, en la oficina principal está comprendida

entre las 8:00 A.M. y las 6:00 P.M., de lunes a jueves y los viernes de 8:00 A.M. a 5.00 P.M.

Los empleados de conserjería, debido a la naturaleza del servicio dado, tendrán un horario de
7:00 A.M. a 3:00 P.M.

Esta jornada podrá ser diferente para cumplir con eventos o programas especiales de la
institución, lo cual es obligatorio comunicar oportunamente a los empleados.

Todo Personal cumplirá con la jornada establecida y se considerará una falta el

incumplimiento de la misma.

El personal disfrutará de una (1) hora para el almuerzo, la cual será de 12:00pm. A 1:00pm,
los supervisores programaran con su personal dicho horario, a fin de que las labores de cada
dependencia, puedan seguir realizándose con normalidad durante ese tiempo.

Los Senadores tendrán un receso legislativo del 20 de Junio al 20 de Julio y del 20 de

Diciembre al 26 de Marzo

Asistencia, Puntualidad

La asistencia a las labores diarias se registra a través del reloj digital, se considera tardanza
diez (10) minutos después de la hora de entrada establecida, cada empleado deberá estar en su
lugar de trabajo, en caso de tardanza o ausencia el empleado deberá llenar el formulario de
permiso, ausencias y/o tardanzas que se encuentra en el Departamento de Recursos Humanos,
en caso que requiera ausentarse de manera imprevista debe de comunicarlo a su superior
inmediato o al departamento de Recursos Humanos.

INDUCCIÓN AL PUESTO

17.ESTÁNDARES DE RECIBIMIENTO AL NUEVO FUNCIONARIO:

17.1. Esquema General del Proceso e Inducción

 ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE
INDUCCIÓN AL CARGO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Llenar el registro de inducción al Llene el formulario de registro de Gestión de Talento

cargo inducción al cargo. Humano

· Suscripción de la
Constancia de Inducción en el
Puesto

La persona encargada de su Gestión de Talento Humano Gestión de Talento

proceso de Inducción al cargo, coordina con usted el lugar donde Humano/ Jefe de División
llevará a cabo su proceso desde el se desarrollará el proceso de
sitio donde ejercerá sus funciones. inducción a su puesto de trabajo.
La persona encargada es idónea
para realizar su proceso
específico.
· Bienvenida

· Orientación al servicio
público en la entidad.

Entrega de material audiovisual, En un archivo digital que se le Gestión de Talento

donde se le explicará: entregará, se le incluirá: Humano/ Jefe de División
de Recursos Humanos
1. Organigrama específico del
órgano
· CD de la entidad:
2. Funciones del órgano y la unidad
orgánica Este CD incluye el saludo de
Bienvenida, historia de la entidad,
3. Funciones específicas del puesto Misión, Visión y Valores;
a cubrir Generalidades del Senado de la
República.
4. Gestión del Proceso
4.1. Mapa de Macro procesos · Carpeta con logotipo
corporativo:
5. Expectativas del Cargo en la - Incluye la copia
Unidad del Cargo del reglamento de
trabajo
6. Explicación de las funciones de la
- Incluye la copia
unidad orgánica
del reglamento de
Seguridad y
7. Normas y procedimientos
Salud en el
específicos para el adecuado
trabajo.
ejercicio del
- Incluye los
cargo manuales de
usuarios del
8. Entrega de Documentos sistema, uso de
email y
9. Posición del órgano y unidad
extensiones de la
orgánica dentro del Marco
entidad.
Estratégico
- Acta de entrega
de materiales de
Institucional (PEI y POI).
trabajo

10. Transferencia del cargo directivo - Cartilla de

Bienvenida a la
10.1. Recepción de la Entrega de entidad y los
Cargo beneficios que
ofrece su
10.2. Relación de Colaboradores a vinculación como
su Cargo. servidor público.

10.3. Copia de los Contratos de

Colaboradores 728 y CAS

10.4. Rol de Turnos del Personal

10.5. Recomendaciones pendientes

de la Oficina de Control Interno - OCI

g. Procesos de Adquisiciones que

estén pendientes en el PAC vigente.

Encuentro con personal que apoyará El personal de soporte técnico le Gestión de Talento
el proceso de inducción a su puesto acompañará en su proceso de Humano /
 inducción a su equipo de cómputo acompañamiento del Jefe
para la inducción a su puesto. de División

Evaluación del proceso de inducción Al cumplirse el primer mes de Jefe de División de

haber ingresado, se le realizará Recursos Humanos.
una evaluación de los niveles en
su cargo y su proceso de prueba.

FUENTE: Creación Propia

17.2. Formulario de registro de inducción:

A continuación en la hoja de anexo #__ encontrará la constancia de inducción junto

a una serie de preguntas relacionadas con las actividades que se realizarán en el

proceso de inducción, por lo que agradecemos diligenciar en su totalidad la

información solicitada al inicio y final de su proceso de inducción al puesto; a fin de

aunar esfuerzos y consolidar las acciones de mejora en el procedimiento.

Con lo anterior, deberá marcar una X en la casilla correspondiente de acuerdo con

el siguiente criterio:

SENADO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

 DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CONSTANCIA DE INDUCCIÓN EN EL PUESTO DIRECTIVO

FECHA DE INDUCCIÓN AL PUESTO HORA: INICIAL:

FINAL:

N° DE REGISTRO DEL CARGO

NOMBRES Y APELLIDOS DEL

DIRECTIVO

CARGO

NIVEL Y GRADO

DEPENDENCIA

NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE

FECHA DE INCORPORACIÓN A LA
ENTIDAD

ACTIVIDAD EJECUTADA OBSERVACIONES

SI NO

Se le explicó de manera detallada las

funciones y los cargos directivos a quien
se le supervisará

Se le dio a conocer las normas,

procedimientos y políticas referidas a su
unidad o sección

Se le entregó los elementos necesarios

para el cumplimiento de sus funciones
Se le dio a conocer el contenido del PlC y
el plan de metas institucionales, de
equipo e individuales.

Se designó a un directivo como tutor

mientras dure su proceso de adaptación
al puesto.

ITEM 1 2 3 TOTAL

La duración del proceso fue adecuado

El material suministrado como cartillas,

folletos u otro material impreso es claro
y legible.

Los contenidos del material suministrado

son claros y específicos.

El material audiovisual es claro y preciso

en el contenido que pretende informar.

El lugar donde se desarrolló la

exposición está libre de interrupciones y
ruidos.

Se cuenta con todo el material al

momento de realizar la exposición.

El lenguaje manejado por el expositor es

claro y preciso.

TOTAL

COMENTARIOS:

FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE NOMBRE Y FIRMA DEL TRABAJADOR

 DEL PROCESO DE INDUCCIÓN

17.3. Protocolo de Bienvenida:

La finalidad del Manual de Inducción Específico en el Puesto es darle a conocer

el entorno laboral en donde desarrollará sus funciones y actividades, con una visión

integral de alcanzar una óptima formación profesional y un nivel elevado de calidad

en el desarrollo de estas; ya que el personal es el elemento más importante y

representa la parte fundamental en la tarea de construir el desarrollo armónico de la

Entidad y de ésta manera podemos ayudar a nuestro país.

Ahora que tiene la oportunidad de compartir su experiencia, profesionalismo y

voluntad para el desarrollo de las funciones de la Sección de Selección y

Capacitación, recuerde que unidos trabajamos por lograr que nuestro personal esté

cada día comprometido, capacitado y motivado en su aprendizaje constante por

medio de nuestra entidad, así como la facilitación de los trámites correspondientes

que el área legislativa necesita y nuestro país necesita desde nuestras labores

diarias, de forma eficiente, transparente, legal y respetando al personal interno y

externo con la calidad y profesionalismo con el que trabajemos diariamente.

Sabemos que con sus habilidades, actitud y capacidad, logrará las metas

trazadas en aras de enriquecer su formación tanto a nivel personal como

profesional, coadyuvando en el fortalecimiento de las acciones que nos conllevan al

cumplimiento de nuestra misión institucional, porque “El Senado de la República en

representación del pueblo colombiano, ejerce las funciones constitucionales y

legales, para promover el bien común y el desarrollo de la sociedad”; y éste bien

común, es el que podremos propiciar con la capacitación a nuestro propio grupo de

trabajo que labora para nuestra propia nación.

17.4. Orientación al servicio público ¿Quiénes somos?

17.4.1.Objetivos:

· Facilitarle como servidor, la comprensión de nuestra entidad como parte

fundamental de la transformación política de nuestro Estado Colombiano y el

Senado de la República y sus transformaciones en función del cumplimiento de

su Misión: la cual “ejercer las funciones constitucionales y legales, para

promover el bien común y el desarrollo de la sociedad”.

· Familiarizarlo como nuevo servidor en el Senado de la República e iniciar el

proceso de asimilación de la cultura del servicio público, con compromiso y

honestidad, valores por los cuales nos orientamos progresivamente para hacer

realidad la Visión de hacer del Senado de la República “reconocido por la

sociedad, como una corporación transparente, eficiente y determinante en la

consolidación de la paz”

18.MISIÓN, OBJETIVOS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÁREA:

18.1. DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

18.1. MISIÓN:

Nuestra División de Recursos Humanos, es un área importante para la entidad,

implementa las políticas, planes y proyectos que permiten el desarrollo y promoción

de sus funcionarios. La División desarrolla planes, programas, proyectos, estudios e

investigaciones relacionados con la administración del recurso humano del Senado

de la República de acuerdo a lo establecido en el Plan de Desarrollo Institucional.

18.3. OBJETIVOS:

Junto con las Secciones de Registro y Control, Selección y Capacitación, y

Bienestar y Urgencias Médicas, la División coordina importantes procesos como el

de la elaboración de la nómina y el de posesión de nuevos funcionarios. Es

importante saber también, que dentro de la división en su conjunto, realizamos:

- Recomendar y trabajar en la actualización o modificación de los

Manuales Específico de Funciones, Requisitos, Procesos y

Procedimientos, asegurando su estricta aplicación y cumplimiento.

- Participar en la elaboración del Presupuesto anual de la entidad en lo

relacionado al área de su competencia.

- Notificar los actos administrativos relacionados con las actividades

propias de la Dependencia para dar trámite oportuno a los

requerimientos emanados por la Dirección General Administrativa. Y

por otra parte, el jefe de esta división preside la Junta de Personal y el

Grupo de Trabajo de Liquidación de Sentencias y fallos en contra del

Senado.

Temas importantes que maneja el área:

● Políticas públicas sobre y administración de personal

● Plan nacional de capacitación, inducción y entrenamiento

● Programa de salud ocupacional

● Programas de evaluación de desempeño

● Programas de bienestar e incentivos.

● Normas de seguridad social y laboral

18.4. ESTRUCTURA ORGÁNICA:

18.5. SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL:

La Sección de Registro y Control del Senado de la República, trabaja en

conjunto junto con dos secciones más, se encuentra constituida como una

dependencia de apoyo administrativo al reporte de estados concernientes a la

remuneración, situaciones administrativas, historial de estipendios salariales y

certificación de periodos laborados del Recurso Humano vinculado

reglamentariamente a la Corporación.

Entre sus funciones se encuentran las tareas detalladas a Continuación:

· Aplicar los sistemas de registro personal.

· Mantener actualizada en el sistema de nómina la información de la situación

administrativa en que se encuentra cada uno de los miembros del Senado.

 · Supervisar el diligenciamiento, reporte y verificación de la inclusión de

novedades de los procesos de liquidación y pago.

· Expedir certificados de tiempo de servicio del personal activo.

· Expedir certificados para trámite de bono pensional de funcionarios y

exfuncionarios del Senado.

· Verificar la capacidad de endeudamiento para libranzas.

18.6. SECCIÓN DE BIENESTAR Y URGENCIAS MÉDICAS:

Junto con las dos secciones que acompañan la División de Recursos Humanos,

ésta sección tiene como propósito liderar un modelo de trabajo de bienestar y la

Salud Ocupacional, que contribuya con la formación y el mejoramiento de la calidad

de vida integral de los funcionarios de la entidad, enmarcados dentro del desarrollo

del Sistema de Gestión de Calidad que implementa la entidad. Las principales

funciones de ésta sección son:

1. Desarrollar y supervisar los planes, programas, proyectos, estudios e

investigaciones.

2. Coordinar y realizar las gestiones necesarias para asegurar el oportuno y

eficiente cumplimiento de los planes, programas, proyectos, estudios e

investigaciones a su cargo.

3. Ejecutar las acciones que le indique el Jefe Inmediato, aplicando las normas y

procedimientos administrativos y legislativos establecidos en la Corporación.

4. Rendir los informes que le sean solicitados y los que normalmente deban

presentarse acerca de la gestión del área de desempeño.

5. Participar en la formulación del autocontrol en la gestión de la Dependencia, para

contribuir al cumplimiento de la misión corporativa.

6. Propender por el buen uso y racionalización de los recursos físicos y técnicos que

se utilizan en la Dependencia.

7. Coordinar con la División de Planeación y Sistemas la implementación de los

sistemas de información que garanticen agilidad y confiabilidad en los procesos en

que interactúa la Dependencia.

18.7. SECCIÓN DE SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN

18.7.1.Estructura de Cargos Sección de Selección y Capacitación

Ilustración 2. Organigrama de Cargos Sección de Selección y Capacitación

FUENTE: Realización Propia

18.7.2.Misión:

En este apartado, es claro que su importancia está en torno a su fin como nuevo

líder de la sección. La Misión de la sección consiste en organizar y coordinar las

acciones de capacitación, formación y desarrollo profesional para los funcionarios,

para el fortalecimiento y desarrollo de los conocimientos, habilidades, actitudes y

destrezas de los funcionarios y contratistas del Senado de la República, que

favorezcan el desempeño de sus funciones, tanto personal como profesionalmente,

así como preparar y fortalecer los procesos de reclutamiento y posesión de

candidatos, organizar e implementar las evaluaciones de desempeño, clima

organizacional y desarrollo profesional con inclinación siempre por la normatividad

de la entidad.

18.7.3. Objetivos de la Sección:

1. Coordinar y supervisar el proceso de reclutamiento de las UTL para llevar a

cabo un sistema de posesión eficiente; a través de la determinación, aplicación y

evaluación de metas entre el evaluado y evaluadores, para que contribuyan a la

medición y valoración cuantitativa y cualitativa del rendimiento de los servidores

públicos en sus puestos.

2. Priorizar y planificar el programa institucional de capacitación, a partir de un

diseño efectivo con base en el diagnóstico de necesidades, estrategias

institucionales, objetivos de las divisiones, el desempeño y desarrollo profesional del

personal, presupuestos, áreas de oportunidad u otros, de manera anual.

3. Evaluar y proponer estrategias de capacitación y formación continua a ser

consideradas como proveedoras de fortalecimiento en los conocimientos y

habilidades de los funcionarios y contratistas del Senado de la República, que

busque mejorar las condiciones de calidad en cuanto a recursos, espacios de

capacitación, formadores oferentes y materiales, con el fin de que el proceso y la

experiencia de formación impacta de manera favorable tanto para los objetivos

personales de cada funcionario, como a los objetivos institucionales, de acuerdo a la

normatividad y presupuesto.
4. Promover el desarrollo de los colaboradores a través de la identificación de

conocimientos, habilidades y competencias profesionales y comportamentales, las

cuales son necesarias para mantener y desarrollar las funciones de manera

efectiva, formalizando planes individuales de carrera profesional con desempeño

destacado y planes de sucesión para cargos clave.

18.7.4. Finalidad de la Sección:

Nuestra finalidad de Capacitación, tendrá un desarrollo particular, en la que

en primer lugar, siempre contempla la Visión general institucional; de ésta manera;

la sección se propone trabajar en pro de ser la mejor formación entre entidades

públicas; a brindar el conocimiento que la entidad necesita para ser elegida por su

aporte responsable, ético y transparente al desarrollo y legislación de nuestro país;

a través de diversos modelos de competencias, evaluación del desempeño,

capacitación y desarrollo que fortalezcan el conocimiento, habilidades, actitudes y

valores de los funcionarios y contratistas de la entidad, y es usted, nuevo miembro

del equipo, quien liderará estos procesos para que se ejecuten eficientemente.

19. MISIÓN, OBJETIVOS Y RESULTADOS ESPERADOS DEL CARGO PARA EL

CUAL FUE SELECCIONADO

19.1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:

I IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:

DENOMINACIÓN: JEFE DE SECCIÓN DE SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN

 CÓDIGO:
4.10

GRADO: 09

Marque con X el ESTRATÉGICO X

TIPO DE PROCESO
al cual se asocia MISIONAL
esta cargo
DE APOYO

NOMBRE DEL PROCESO: Proyectos

DEPENDENCIA O ÁREA: Sección de Selección y Capacitación

CARGO DEL JEFE Jefe de División de Recursos Humanos

INMEDIATO:

ÁREAS O PUESTOS EN LOS Todas las dependencias de la entidad

QUE TIENE RELACIÓN

II. PROPÓSITO DEL CARGO: Contribuir a mejorar y fortalecer las competencias laborales,
específicas y personales requeridas por los funcionarios del Senado de la República.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

 ● Diseñar, actualizar y
ejecutar las política de
reclutamiento, selección y
capacitación de personal
de acuerdo a la normativa
vigente
● Organizar y realizar los
procesos de convocatorias
para la ocupación de
vacantes, de acuerdo a las
normas de administración
de personal.
● Rendir informes que le
sean solicitados y los que
normalmente presenta
acerca de la gestión de la
Sección.
● Práctica evaluaciones periódicas sobre los
resultados de los métodos y procesos de
selección y capacitación
● Coordina la implementación de los sistemas
de información que garanticen la celeridad
y confiabilidad en los procesos de
reclutamiento y selección.
● Coordina y realiza entrevistas personales
con los candidatos a los fines de verificar
que sus habilidades y destrezas cumplan o
excedan las expectativas.
● Tramita las postulaciones recibidas
● Elabora y publica ofertas de empleo.
● Elabora y presenta al jefe de la División, el
programa anual de capacitación.
● Presenta informes de indicadores de
capacitación.

● Diseñar y coordinar con ● Planea los programas de capacitación para

instituciones educativas
programas y actividades
de capacitación
● Desarrollar los planes,
programas y proyectos de
capacitación estratégicos
de la organización.
los funcionarios y coordina con las distintas
instituciones externas las actividades de
capacitación.
● Desarrolla procesos administrativos para la
capacitación e inducción de los funcionarios.

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: Comunicación de objetivos y metas claras de su área

encargada, monitoreando y creando compromiso de formación de equipos para delegar autoridad
correspondiente en la consecución de las metas establecidas del PIC y del área, que contribuyan al
beneficio de la entidad y del país.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Visión integral de la entidad, Sistemas de Gestión de

Calidad, herramientas ofimáticas, formulación de proyectos, normas institucionales, conocimiento
de las normas de educación nacional, planeación y organización, Plan Institucional de Capacitación
PIC, normas de auditorías.

VI. REQUISITOS:
ACADÉMICOS: Título universitario en Administración de empresas, en derecho, en psicología.
Especialización en talento humano, en desarrollo organizacional.
DE DESEMPEÑO: Cinco años (5) de experiencia específica de las funciones relacionadas en el
cargo, con el conocimiento fundamental de la organización, abarcando la experiencia requerida de
carrera profesional al interior de la organización, con la que ha adquirido liderazgo de áreas
específicas en la organización, o liderando grupos de trabajo en procesos organizativos relacionados
al área de Recursos Humanos.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO:

Generales:
● Tolerancia
● Servicio
● Responsabilidad
Transversales:
● Capacidad de planificar
● Capacidad de comunicar
● Sentido de dirección y ética

Específicas:

● Negociación
● Dirección de Personas
● Orientación a los resultados

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

COMPETENCIA
CONCEPTO COMPORTAMIENTO NIVEL
ASOCIADO ESPERADO

NEGOCIACIÓ Conocimiento del 1. Es reconocido por su habilidad

N proceso y la para llegar a acuerdos satisfactorios,
modalidad de ya que utiliza herramientas y
negociación, para metodologías para diseñar y
obtener los mejores preparar la estrategia de la 90%
resultados en negociación.
beneficio de la
organización y sus 2. Atiende los objetivos de la
colaboradores. Tener organización y logra convenios o
la habilidad para tratos agradables, centrado en la
influir y persuadir a negociación de personas o
los demás, logrando compañías.
evitar y resolver
conflictos o mejorar 3.Llega a tratos de agrado en el
 situaciones existentes, mayor número de negociaciones a su
ser un líder. cargo, en concordancia con los
objetivos de la organización

DIRECCIÓN Capacidad de 1. Es reconocido en la organización

DE PERSONAS liderazgo, dirección como una persona accesible con
y coordinación para mucho conocimiento, a quien es fácil
guiar a su equipo al consultar sobre cualquier asunto.
logro de los objetivos
y metas estratégicos. 2. Se apropia de su trabajo y
comparte todos los logros 90%
importantes de su gestión,
motivando y apoyando a toda la
organización.

3. Mantiene los espacios requeridos

para que se dé una buena
interrelación y comunicación entre
todos los funcionarios de la
organización.

La capacidad de 1. Establece sus objetivos

dirigir todos los actos considerando los posibles beneficios,
ORIENTACIÓN de la organización comprometiendo a su equipo en el
A LOS hacia la meta deseada, logro de ellos.
RESULTADOS actuando de forma 90%
eficaz, veloz y con 2. Trabaja para alcanzar los
urgencia ante estándares definidos por los niveles
decisiones superiores, en los tiempos previstos y
importantes y que son con los recursos que se les asignan.
necesarias para
satisfacer las 3. Fija Objetivos para su área en
peticiones del cliente, concordancia con los objetivos
superar los estándares estratégicos de la organización,
propios y, finalmente, trabajando para mejorar su
ser mejor que los desempeño introduciendo los
competidores. cambios necesarios en la órbita de su
accionar.

CIUDAD: Bogotá D.C

FECHA DE APROBACIÓN: 12 diciembre de 2020

 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

David Alexander Díaz Jefe de División de Recursos Directora

Humanos Administrativa
Amaury Lambis Castro
Mabel Meriño Oviedo
Juliana Vásquez
Jonatham Astaiza

Perfil Jefe de Sección. Realización propia

19.2. MISIÓN:

El Senado de la República de Colombia se pone a su servicio para contribuir

a mejorar y fortalecer las competencias laborales, específicas y personales

requeridas por los funcionarios del Senado de la República. En nuestra Sección

requerimos de sus habilidades de líder, para contribuir durante el año, al eficiente

desarrollo de las actividades propuestas en el Plan Anual de Formación y

Capacitación, aprobado por la Dirección General Administrativa, desarrollando

diferentes temáticas que fortalezcan las destrezas, habilidades, valores y

competencias fundamentales de los funcionarios con el fin de propiciar su eficacia

personal, grupal y organizacional de manera que posibilite su desarrollo y el

mejoramiento en la prestación del servicio.

19.3. OBJETIVOS DEL CARGO:

Para optimizar el servicio con calidad y eficiencia de la Sección de Selección

y Capacitación, la entidad espera la óptima preparación del equipo de trabajo que

queda a su cargo para que en conjunto, construyan una sección que genere de la

manera más eficiente el proceso de posesión que debe asumir frente al

nombramiento del personal que conformará parte de las Unidades de Trabajo

Legislativo de los Honorables Senadores.

19.4. RESULTADOS ESPERADOS:

En el Senado de la República, desde la Sección de Selección y Capacitación,

se tienen estipulados, según los requerimientos de cada división, ciertos oferentes

de capacitación; los cuales, son en su gran mayoría externos.

La División de Recursos Humanos espera que, trabajando en conjunto con la

sección que queda a su cargo, es decir, desde el área de Capacitación, se optimice

el presupuesto para ofrecer al personal interno, las herramientas para actualización

en determinadas áreas que se requieren para estar a la vanguardia de los temas

actuales, esto en temas de Derecho, Administración, Economía, Ciencias Políticas,

Comunicación y Periodismo, entre otros.

Como es de saberse, desde nuestra Sección de Selección y Capacitación, su

liderazgo permitirá la ejecución de los programas necesarios para preparar a los

funcionarios en sus competencias y habilidades, y controlar la ejecución de las

actividades de capacitación a los funcionarios desde sus expectativas personales y

profesionales. Estas actividades son estipuladas desde la Alta Dirección, en

coordinación con los líderes de cada división y de procesos. Las formaciones que

son organizadas por la sección, y controladas por usted, quien ahora es el líder del
departamento, se encargará de indagar en la oferta universitaria, institucional y

nacional del país.

20. FORMA DE TRABAJO DEL CARGO:

El proceso de Capacitación, el cual usted desde hoy lidera, y el cual es encargado de

ejecutar las actividades que se han planeado y aprobado desde la Dirección General

Administrativa en el último trimestre del año, −para desarrollar y aplicar actividades, cursos,

talleres y demás temáticas que propician la formación de los funcionarios de la entidad−; se

propone medir el desempeño de los funcionarios, desde un control de cumplimiento del Plan

Anual de Formación y Capacitación para el transcurso del año en vigencia midiendo la

participación de los funcionarios y la mejora de sus competencias en el área de trabajo.

Éste Plan Anual de Formación o Capacitación PIC, será ejecutado y liderado

desde su planeación, por usted y su equipo de trabajo.

El Senado de la República espera, que con sus competencias en orientación

a resultados, dirección de personas y negociación, pueda proponer estrategias y

mantener nuestros principales oferentes de formación, que anualmente se incluyen,

con el fin de perfilar el camino de formación del senado. La formación que se ejerce

recurrentemente es:

- Convenios con las universidades más importantes de nuestro país.

- Cursos y especializaciones con el SENA en competencias personales y

profesionales para los funcionarios.

- Talleres de Comunicación y Periodismo.

- Actualización en procesos de calidad.

No está demás en decir, que en el grupo de Capacitación, se aplican

estrategias en lo recorrido del Plan Anual, otros cursos que van referidos a temas de

coyuntura como diplomados con universidades reconocidas de la ciudad, cursos de

40 horas o superior para dominar ciertos procesos requeridos en las áreas que se

requerían con prioridad.

Con lo anterior, cabe concluir en este apartado, que en la reunión anual de

planeación del PIC, se reúnen los jefes de sección y división, para planear las

temáticas requeridas en el próximo año con el fin de ver las capacidades actuales y

las potenciales del personal del Senado, y así mantener un control de formación del

Talento Humano. Contamos con su guía al equipo de trabajo que tiene a cargo,

planear y ejecutar de manera sincrónica, los cursos, talleres y eventos de formación

de manera pertinente, coordinar acerca de los tiempos y nivel de disponibilidad y

participación de los funcionarios a los cursos.

21. EXPECTATIVAS EN CUANTO: ÁREA PERSONAL, ÁREA LABORAL Y

ÁREA SOCIAL:

21.1. EXPECTATIVAS EN CUANTO AL ÁREA PERSONAL:

Estimado líder de proceso, esperamos que con su nueva vinculación y sus

competencias profesionales, pueda desenvolverse de la mejor manera posible; y así

mismo pueda desarrollar sus objetivos personales, sintiendo satisfacción con su

trabajo, ejerciendo su labor desde un lugar que hará de usted un gran servidor

público y le hará explorar su mejor potencial profesional desde la entidad con ética

profesional general.

21.2. EXPECTATIVAS EN CUANTO AL ÁREA LABORAL:

Esperamos que en su proceso interno y externo en nuestra entidad, como

líder que entiende el valor añadido a saber manejar los contextos difíciles por los

que atraviesa nuestro país en el mundo político, pueda desempeñar su cargo con

gran sentido profesional; esperamos que pueda crecer laboralmente, adquiriendo

nuevos conocimientos; a pesar del trabajo bajo presión, y los contextos que se

puedan presentar, pueda superar cada una de sus metas profesionales al tiempo en

que ayuda a cumplir las de nuestra entidad.

21.3. EXPECTATIVAS EN CUANTO AL ÁREA SOCIAL:

Esperamos que el camino que pueda recorrer siendo servidor público en

nuestra entidad, le permita estudiar, ampliar sus conocimientos y elevar sus

capacidades profesionales; llevando consigo los mejores valores que en nuestra

entidad no olvidamos, trabajando en conjunto con las personas siempre con

respeto, responsabilidad y honestidad a nuestro país.

Estimado servidor, esperamos que labore con estos tres valores más

importantes para la Sección de Selección y Capacitación, los cuales, entre sus

funciones diarias, objetivos en común y metas a cabo serán siempre actuar y servir

con Transparencia, Tolerancia y Gran Honestidad.

GLOSARIO

EXPECTATIVA: Esperanza de realizar o conseguir algo. 2. Posibilidad

razonable de que algo suceda. 3. Posibilidad de conseguir un derecho, una

herencia, un empleo u otra cosa, al ocurrir un suceso que se prevé (RAE).

SERVIDOR: La persona que presta servicios a la Administración o a nombre

y por cuenta de ésta, más hacia el ámbito público-estatal, como parte de su

organización, en virtud de un acto válido y eficaz de investidura.

OPTIMIZAR: Buscar la mejor manera de realizar una actividad.

POSESIÓN: Relación o estado de hecho que confiere a una persona el poder

exclusivo de retener una cosa para ejecutar actos materiales. Ejercicio legal de algo,

que puede ser conocido por todos.

ANEXOS
22. UBICACIÓN FÍSICA

22.1. OBJETIVO GENERAL

Proporcionarle como nuevo miembro de servidores públicos del Senado de la

República, la información referente al puesto de trabajo y su relación con los demás espacios

de su sección.

22.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ü Darle una información clara respecto a la etapa de inducción al puesto de trabajo.

ü Proporcionarle el entrenamiento adecuado como nuevo empleado, que impacte el

proceso de inducción a fin de que no sienta dudas e inquietudes sobre el manejo

de su espacio físico.

ü Demostrar de manera clara, sencilla y transparente, nuestro modo de trabajo tanto

en la sección, como sus atribuciones con la división y los compañeros a nivel

general de la entidad.

22.3. CRITERIOS:

22.3.1.FUNCIONALIDAD: Los equipos e instrumentos que a usted se le proporcionen,

serán ubicados en las oficinas de la División de Recursos Humanos donde podrá operar

efectivamente.
22.3.2.ECONÓMICO: Contará con un ahorro en distancias recorridas desde la parte

administrativa hasta el capitolio donde deberá presentarse cada momento que se requiera,

toma aproximadamente 8 minutos el recorrido del edificio BCA ubicado en el centro de la

ciudad, en la calle Cl. 12 #7-32, Bogotá; así como también tendrá la utilización plena del

espacio de la ciudad donde contará con fácil acceso a restaurantes y zonas comerciales y de

transporte.

22.3.3.FLUJO: Los procesos podrán darse continuamente, posiblemente tendrán

interrupciones en capacitaciones debido a las plenarias, lo cual deberá ser trabajado en el PIC

y en sus respectivos cronogramas para cada programación donde sea de facilidad para los

funcionarios del área Legislativa.

22.3.4.COMODIDAD: A su disposición tendrá su propia oficina, cuenta con privacidad y

espacio suficiente para el bienestar tanto suyo, como de los trabajadores a su cargo, cada uno

con su escritorio y material de trabajo.

22.3.5.ILUMINACIÓN: Su espacio cuenta con vista a la ciudad, cuenta con la ventaja de

estar ubicada en el último piso Penthouse de la torre BCA.

22.3.6.VENTILACIÓN: Su espacio cuenta con circulación del aire, no

compromete el uso de gases, sin embargo sí puede estar expuesto a

temperaturas poco elevadas en temporadas de clima asoleado.

22.3.7.ACCESOS LIBRES: Tiene libre acceso a los espacios de zona

compartida como la cocina, baños, terraza, sala de juntas del edificio

 del Banco Central Antioqueño BCA ubicado en la Calle 12 No. 7-32

(PH), así como también el acceso al capitolio y la Biblioteca del

Senado de la República, los cuales tendrá acceso a partir de su

credencial como funcionario(a).

22.3.8.FLEXIBILIDAD: Es posible que pueda haber cambios en la

estructura, como ampliación de las salas de capacitación o

modificación de las oficinas en proporción del número de contratistas o

funcionarios que se incluyan en la nómina.

22.3.9.INTEGRACIÓN TOTAL: Su cargo será de total distribución e

integración de personal, donde podrá coordinar personas, equipo,

máquinas (audiovisuales) y materiales para que funcionen como una

unidad para el desarrollo de sus actividades como nuevo(a) Jefe de

Capacitación, todo cuanto sea permitido desde la autorización de la

Dirección Administrativa y las demás dependencias que requieran sus

auxilios logísticos y tecnológicos.

22.4. AUXILIOS PARA SU PUESTO:

22.4.1.SALUD Y SEGURIDAD LABORAL:

 Usted se encontrará expuesta(o) como todos los funcionarios y contratistas del

Senado de la República, por lo que contará con la aplicación de medidas y desarrollo

de actividades necesarias para la prevención de riesgos como consecuencia de las

actividades de trabajo. La Sección de Bienestar y Emergencias Médicas le visitará a

su oficina para ofrecer constantemente sus controles y sugerencias en cuanto a la

seguridad en su ambiente laboral, la Antropometría, Antropometría Estática y

Ergonomía del Trabajo. También encontrará un Consultorio Odontológico ubicado en

el Edificio Nuevo del Congreso de la República, ubicado en la Carrera 7 No. 8-68 de

Bogotá.

Edificio Nuevo. Tomado de: SENADO DE LA REPÚBLICA

22.5. FACTORES ERGONÓMICOS:

22.5.1.DISEÑO DEL PUESTO: Con la finalidad de permitirle mayor soltura

y desenvolvimiento para sus funciones laborales diarias, tendrá un

asiento cómodo, regulable en altura y profundidad, con respaldo

reclinable y posición de balanceo. Cuenta con sistema sincro adaptable

a las formas del cuerpo, con materiales que favorecen la transpiración

 y antiestática. También contará con un escritorio a la altura media de

su estómago y un apoya pies.

22.5.2.EQUIPOS Y HERRAMIENTAS: Contará con todos los elementos

para iniciar sus labores, tomando en cuenta su uso, fines, riesgos

posibles, características antropométricas y biomecánicas del individuo.

Contará con un inventario, el cual consiste en 3 block de notas, 3

marcadores para tablero borrables, juego de tijeras, 8 lápices PH # 2,

entre otros elementos dentro del inventario, el cual se entregará a su

secretario de manera bimestral.

22.5.3.COMUNICACIÓN: La racionalización y el concepto ergonómico

sobre señales, localización y símbolos no afectará su atención, están

adaptados para que aumente su eficiencia en la búsqueda de espacios

físicos e indicaciones de normas sociales para el bienestar de los

demás.

22.5.4.ENTORNO: El Senado de la República y nuestro COPASST se

encargan a diario de presentar alternativas y controles para no tener

grados de insalubridad en los espacios del Senado, así como también

reducir en gran medida los agentes físicos que causen ruido,

vibraciones e iluminación inadecuada. Por lo que usted podrá sentirse

tranquilo de permanecer en un espacio que le brindará las comodidades

necesarias para desarrollar sus funciones de manera apropiada.

23. DESCRIPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS PARA
DESARROLLAR SU TRABAJO.

Estimado nuevo miembro del Senado de la República, a continuación encontrará un

cuadro con el protocolo de la descripción sobre su asignación de equipos y herramientas las

cuales le servirán para desarrollar su trabajo. El Senado de la República agradece que pueda

llenar el anexo de Acta de Entrega de sus equipos de trabajo el cual le será dado por uno de

nuestros colaboradores.

PROCESO ¿QUIÉN Y CÓMO? TÉCNICA MEDIOS

DIDÁCTICA

ACTIVIDAD ACOMPAÑAMIENTO

FINALIZACIÓN Una vez El capacitador Jefe Deberá tener a Oficina física,

DE LA terminadas las de División del área mano su individual, con
PRESENTACIÓ presentaciones, el seleccionado le Manual de abastecimiento
N perfil del grupo de acompañará desde Funciones de material de
INTRODUCTOR trabajo y la éste pasó como trabajo.
IA A LA presentación nuevo empleado.
ENTIDAD, A LA general de la
DIVISIÓN Y empresa, el Jefe de
GRUPO DE División le
Ubicación:
TRABAJO. presentará su
puesto de trabajo,
podrá guiarlo a División de
usted como nuevo Recursos
jefe de sección a su Humanos
grupo de trabajo,
donde inicia el Edificio BCA
proceso de etapa
inducción. Cl. 12 #732,
Bogotá

Específica:

Oficina de
Selección y
Capacitación
PRESENTACIÓ El Jefe de Recursos El capacitador (Jefe) Se le -Computador
N DE SU Humanos lo guiará del área de recursos entregarán los servible, marca
EQUIPO como nuevo humanos le documentos No……
TECNOLÓGICO miembro del acompañará, junto escritos-
DE TRABAJO Y Senado a su nueva con el Técnico redactados
ÁREA DE oficina ubicada en Ingeniero de plastificados de
TRABAJO la Sección de Sistemas. cada perfil del
-Oficina física
Selección, su equipo de
ubicación
computador, y trabajo de su
Sección de
material de trabajo sección.
Selección y
importante, con las
Capacitación
carpetas e
historiales de los
funcionarios a
quien tendrá a
cargo. El Ingeniero -Carpetas
de Sistemas historiales de
presentará el posesión
manejo y últimos dos
funcionamiento del años
sistema.

-Perfiles de
cargos en mano.

EQUIPO DE El Jefe de Recursos El capacitador del Computador Videobeam de

LOGÍSTICA Y Humanos abordará área de recursos personal, acta la Sección,
DESARROLLO temas específicos humanos y el de entrega. escritorio,
DE DATOS en cuanto a técnico de sistemas. Inventario de parlantes.
Información sobre los equipos,
la conexión de los materiales e
computadores información de
atados en red. los cuales será
Junto al técnico, el responsable.
Jefe de División
acompañará la
información clave
de sus funciones,
Anexo No. De
respecto al hecho
Acta de
de la protección de
Entrega de
datos y la
Equipos
privacidad de estas
conexiones.

CLASIFICACIÓ Presentación y El Jefe de Recursos Ficha con Impresora

N DE ESPACIOS explicación del Humanos le datos: nombres industrial,
lugar compartido acompaña. de las espacios
de la sala de juntas impresoras y compartidos
y objetos de claves
impresión. correspondient
es.
 EXPLICACIÓN El Jefe de Recursos El jefe de la división No se requiere Llave
DE LOS Humanos le de Recursos personalizada y
ESPACIOS indicará donde Humanos le compartida
COMPARTIDOS están ubicados los acompaña.
PARA EL ÁREA baños y hacer
PERSONAL, entrega de las
ÁREA llaves de estos.
LABORAL Y
ÁREA SOCIAL. Presentar el
espacio de cocina y
espacios sociales
que puedan ser de
agrado para el
nuevo miembro de
la entidad.

COMPAÑEROS El Jefe de División Jefe de División de Documento Hojas blancas

DE TRABAJO le hará entrega de Recursos Humanos con nombres y enmarcadas con
una lista con le acompaña. teléfonos de logo oficial de
nombre, cargo, oficinas la entidad
ubicación y necesarios
extensión de las
personas que
trabajan en la
dependencia.

CONTACTO Se le hará entrega Jefe de División de Documento Hojas blancas

de una guía Recursos Humanos con nombres y enmarcadas con
telefónica de la le acompaña. teléfonos de logo oficial de
entidad. oficinas la entidad
necesarios

PRESENTACIÓ Presentar a los Jefe de División de No se requiere No se requiere

N FINAL empleados de otras Recursos Humanos
PRESENCIAL áreas con las que le acompañará.
AL GRUPO DE va a tener que
TRABAJO- entenderse para el
CIERRE desarrollo de su
trabajo.

Tenga en cuenta que este proceso, también será tenido en cuenta por el capacitador, quien
será su Jefe de División, el deberá mantener una copia (Anexo de Sesión), la cual
corresponde a un personal de reemplazo dado el caso de que éste proceso se interrumpa por
inasistencia.

24. CIERRE
 Estimado funcionario, hasta éste punto, su inducción habrá tomado por finalizada una vez
que el Jefe de División de Recursos Humanos o la persona quien le acompañó le haya
presentado a los empleados de otras áreas con las que va a tener que entenderse para el
desarrollo de su trabajo y a su propio equipo de trabajo quien estará a su cargo.

Con estos pasos desarrollados en conjunto para su desarrollo futuro en la entidad,

esperamos haber tomado su comprensión y atención de la mejor manera posible. Por
consiguiente, se habrá generado un informe de cierre de inducción general, física y dirigida a
su puesto de trabajo. Sin embargo, es necesario comprobar que las novedades de los nuevos
colaboradores se encuentren registradas en nuestro sistema de gestión. En la fecha de cierre
de ésta inducción, el personal que le acompaña registrará los acontecimientos de sus dudas,
inquietudes o preguntas generales, teniendo en cuenta los siguientes criterios o motivos:

- Nunca se preparó el material requerido.

- No llegó a desarrollar alguna o ninguna de las actividades propuestas en su protocolo

de inducción.

- No se cumplió con la actividad de validación propuesta a la información

correspondiente a su futura labor.

Finalmente y con lo anterior, se le dará a conocer un documento-formato evaluativo acerca de

su proceso de inducción, el cual consta de 13 puntos que serán calificados sobre 5.0; cada
punto tendrá un valor de 0.38, lo que nos permitirá obtener:

- Comprobante de sus calificaciones hacia los conocimientos básicos necesarios.

- Estadísticas del proceso de Inducción.

- Reporte de juicios evaluativos desde Selección y Capacitación.

- Formatos de cierre solicitados por el centro de formación.

- Informe cierre de caso.

25. DOCUMENTO DE EVALUACIÓN

 SENADO DE LA REPÚBLICA

SECCIÓN DE SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN

PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Versión: 001

FORMATO: EVALUACIÓN DE CONFORMIDADNúmero

DE LA de página 1 de 5
INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO

EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO

Apreciado funcionario,

A continuación encontrará una serie de preguntas cuya finalidad es conocer su grado de comprensión y aceptación con la inducción al
puesto de trabajo que fue suministrada por su jefe inmediato. Agradecemos su sinceridad en cada una de las respuestas.

Nombre del Funcionario: ________________________________ Dependencia: ____________________________

Fecha en la cual recibió la inducción: ______________________

1. ¿Usted recibió el Manual de funciones que corresponde al cargo que le fue asignado?

Sí ____ Código ____ Grado ____

No____

Si la respuesta es afirmativa por favor indique el código y grado correspondiente a su cargo. Esta información se encuentra
registrada en la parte superior del Manual de funciones que le fue entregado.

2. ¿Fue clara y precisa la información que le suministró su jefe inmediato respecto a su cargo?
Sí ____ No____

Observaciones: _____________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

3. ¿Su jefe inmediato le indicó claramente cuáles son las funciones que usted debe realizar?

Sí ____ No____

Si la respuesta es afirmativa por favor indique las funciones que usted deberá realizar:

1. _____________________________________
2. _____________________________________
3. _____________________________________
4. _____________________________________
5. _____________________________________
6. _____________________________________
7. _____________________________________
8. _____________________________________
9. _____________________________________
10. _____________________________________

4. ¿Le explicaron de manera clara y precisa las técnicas, procedimientos y recursos que usted debe emplear para el desarrollo de
sus funciones?

Sí ____ No ____

Observaciones: _____________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________
5. ¿Le indicaron el estado actual de las actividades que usted va a realizar?

Sí ____ No____

Observaciones: _____________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

6. ¿Le indicaron el tiempo o plazos de los cuales usted dispone para realizar las actividades asignadas?

Sí ____ No ____

Observaciones: _____________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

7. ¿Le indicaron la periodicidad con la cual usted debe realizar las actividades que le fueron asignadas?

Sí ____ No ____

Observaciones: _____________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

8. ¿Le fueron explicadas en su totalidad las actividades que usted debe realizar?

Sí ____ No ____
Si la respuesta no es afirmativa por favor indique cuales actividades no le fueron explicadas:
1. _____________________
2. _____________________
3. _____________________
4. _____________________
5. _____________________

9. ¿Le explicaron en su totalidad el manejo de programas informáticos y aplicaciones especializadas que requiere conocer para el
desempeño de sus funciones?

Sí ____ No____

Si la respuesta es afirmativa por favor indique el nombre de los programas informáticos y/o aplicaciones de los cuales recibió
instrucción de manejo:

1. _____________________
2. _____________________
3. _____________________
4. _____________________
5. _____________________

Comentarios y recomendaciones: _______________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

10. ¿Tiene en cuenta cómo está distribuido el Congreso de la República y las funciones dentro de su distribución?
Sí ____ No ____

Si la respuesta es afirmativa por favor indique la distribución y funciones del Congreso las cuales recibió en la instrucción de
manejo y en la Inducción General.

1. _____________________
2. ____________________
3. ____________________
 4. ____________________
5. _____________________

11. ¿Tiene en cuenta cómo está distribuido el Senado de la República y las Dependencias que los soportan?
Sí ____ No ____

Si la respuesta es afirmativa por favor indique las diferentes dependencias que conforman el Senado las cuales recibió en la
instrucción de manejo y en la Inducción General.

1. ____________________
2. ____________________
3. ____________________
4. ____________________
5. _____________________

12. ¿Tiene en cuenta cómo está compuesto el Congreso de la República?

Sí ____ No ____

Si la respuesta es afirmativa por favor indique cuántos miembros lo componen y cómo están distribuidos, tenga en cuenta si ésta
información fue proporcionada en la Inducción General.

6. ____________________
7. ____________________
8. ____________________
9. ____________________
10. _____________________

13. Por último ¿qué valores son de suma importancia para el Senado de la República y los miembros que lo conforman?
Por favor indique los valores del Senado de la República, los cuales nos representan en nuestras acciones diarias como
funcionarios, tenga en cuenta si esta información fue proporcionada en la Inducción General.

1. ____________________
2. ____________________
3. ____________________
4. ____________________
 5. _____________________

___________________________ ___________________________
Firma del funcionario Firma del Jefe Inmediato

26. LINEAMIENTOS DE SEGUIMIENTO

Estimado nuevo funcionario, esperamos que en cada paso de conocimiento a nuestra entidad
haya sido de gran interés y conocimiento para usted, pues es lo que realmente necesitará para
su camino laboral profesional en el Senado. Sin embargo, al llegar a este paso, en este
proceso de inducción, habrá tenido que seguir el cumplimiento de las etapas y cada una de
sus actividades. Si por alguna razón existiera un retardo en el desarrollo del programa, se
deben tomar las medidas necesarias para corregirlo.

26.1. RETARDO DEL PROCESO:

El retardo en cuanto a las actividades de su proceso de inducción, se habrá de tener en cuenta
por medio la evaluación mencionada en el paso anterior, ésta será aplicada y se le evaluará el
conocimiento adquirido en este proceso (Anexo Evaluación de Inducción). Si al procesar el
instrumento usted obtuviera un puntaje menor a 3.0, se deberá aplicar nuevamente las
actividades que identificó como deficitarias, a través de un video explicativo y la cartilla con
su Manual de Funciones y Manual de Inducción General del Senado, el cual está incluido en
su material entregado.

26.1.1. DECISIONES:
Tenga en cuenta, que en el día (15) quince de su periodo de prueba, se le evaluará
nuevamente este proceso, y se deberá registrar la información, el puntaje obtenido y la
duración del periodo de prueba con observaciones de su Jefe Directo. De no ser su puntaje
superior a 4.0 y no haber cumplido las expectativas, se dará por cancelado su contrato laboral.

27. GLOSARIO

● ANTROPOMETRÍA: Estudio de las proporciones y las medidas del cuerpo

humano.
● CANCELADO: Se denomina a la rescisión por voluntad unilateral de alguna de las
partes ante un incumplimiento. Algo puede estar acabado o puede terminarse.
● COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
● ERGONOMÍA: Estudio de las condiciones de adaptación de un lugar de trabajo, una
máquina, un vehículo, etc., a las características físicas y psicológicas del trabajador o
el usuario.
● ESTATAL: Perteneciente o relativo al Estado.
● ETICA PROFESIONAL: Es el conjunto de normas aplicadas en el desarrollo de una
actividad laboral. Puede verse reflejada en códigos profesionales y a través de una
suma de principios y valores contenidos en postulados.
● FUNCIONARIO: Persona que desempeña profesionalmente un empleo público.
● INSALUBRIDAD: Característica o cualidad de lo que es perjudicial para la salud.
Falta o carencia de salubridad, higiene, salud, limpieza o sanidad.
● RETARDO: Demora, tardanza, retención.

28. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ANEXO JULIANA 1.
ANEXO JULIANA 2.
ANEXO JULIANA 3
 TRABAJOS CITADOS

- https://www.senado.gov.co/index.php/documentos/categoria-transparencia/politicas-
y-planes-historico/politicas-y-planes/politicas-institucionales/803-politica-de-
capacitacion/file

- https://www.funcionpublica.gov.co/preguntas-
frecuentes/-/asset_publisher/sqxafjubsrEu/content/-sabe-usted-que-es-el-manual-de-
funcione-1/28585938#:~:text=El%20Manual%20Espec%C3%ADfico%20de
%20Funciones,de%20conocimiento%2C%20experiencia%20y%20dem%C3%A1s

- REPÚBLICA, C. D.-S. (2020). CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA-

SENADO DE LA REPÚBLICA. Obtenido de Sección de Selección y
Capacitación:https://www.senado.gov.co/index.php/component/finder/search?
q=capacitaci%C3%B3n&Itemid=101
- Senado de la República. (20 de Noviembre de 2020). Código de Ética. Colombia.

- Senado de la República. (21 de Noviembre de 2020). Congreso de la República de

Colombia. Obtenido de https://www.senado.gov.co/index.php/

- Congreso de Colombia. (1995). Ley 186 de 1995. Bogotá, Colombia.